Gemeente Coevorden Boardletter interim-controle Quality In Everything We Do

Transcriptie

1 Gemeente Coevorden Boardletter interim-controle 2011 HI ERNST & YOUNG Quality In Everything We Do

2 01 ERNST & YOUNG Ernst & Young Accountants LLP Leonard Springerlaan KB Groningen Postbus AZ Groningen Tel.: +31 (0) Fax:+31 (0) VERTROUWELIJK De gemeenteraad van de gemeente Coevorden t.a.v. de griffier, de heer B. Kunnen Postbus AA COEVORDEN Groningen, 18 november 2011 SZGR-8NPD65/BJ/75079 Betreft: boardletter interim-controle 2011 van de gemeente Coevorden Geachte raad, In het kader van de aan ons verstrekte opdracht tot de controle van de jaarrekening 2011 van de gemeente Coevorden brengen wij u hiermee verslag uit over onze bevindingen betreffende de interim-controle. Voor een nadere omschrijving van uw opdracht, de reikwijdte en aanpak van onze controle en overige afspraken verwijzen wij naar onze opdrachtbevestiging. In deze boardletter richten wij ons met name op mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en de processen die wij hebben onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening. Dit heeft tot doel een bijdrage te leveren aan de interne beheersing en het zelfcontrolerend vermogen van uw organisatie. Wij spreken graag onze waardering uit voor de plezierige samenwerking met de medewerkers van uw organisatie. Wij vertrouwen er op u met deze boardletter naar tevredenheid van dienst te zijn geweest. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid een nadere toelichting te verstrekken. Hoogachtend, Ernst & Young Accountants LLP S. Zandstra-Gubler Msc. RA.H. Bouman RA Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer OC In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

3 ' EU ERNST & YOUNG Inhoudsopgave 1 Bestuurssamenvatting Ons oordeel over de significante processen Waardering grondposities 1 2 Actuele ontwikkelingen bij de gemeente Coevorden Bezuinigingsopgave tot en met 2014 van 6,7 miljoen Nadere concretisering van afspraken samenwerking BOCE noodzakelijk Risicomanagement gemeentebreed niet verder ontwikkeld, wel op onderdelen 3 3 Attentiepunt van de raad - Planning & Controlcyclus Inleiding Inrichting van de planning & controlcyclus Totstandkoming tussentijdse rapportages Tijdspad rapportages aan de raad 5 4 Grondexploitatie Inleiding Projectbeheersing Vooruitblik jaarrekeningcontrole waarderingsrisico's gronden 7 5 Uw bedrijfsvoering Onze rol bij de beoordeling van de bedrijfsvoering Onze beoordeling van de significante processen Verbijzonderde interne controle 10 6 Tot slot 11 Bijlage - Actuele ontwikkelingen

4 1 1 =U ERNST & YOUNG 1 Bestuurssamenvatting 1.1 Ons oordeel over de significante processen Wij zijn van mening dat de interne beheersing bij de gemeente Coevorden (vanuit het perspectief van de accountant) het afgelopen jaar verder is verbeterd. Dit betekent dat voor alle processen de interne beheersing van voldoende niveau is. De verbeteringen zijn onder meer te zien in het inkoop- en aanbestedingsproces, waarbij de inkoopcoördinator alle inkopen groter dan autoriseert. Daarnaast is de informatievoorziening van de gemeente Emmen aan de gemeente Coevorden voor het proces uitkeringenverstrekkingen verder verbeterd. De beoordeling van de processen heeft geresulteerd in de volgende tabel: Processen: Inkopen en aanbestedingen Onvoldoende Voldoende Uitstekend Betalingsverkeer Personeel en salarissen Afsluitingsproces Belastingen Uit keringen verst rek kingen WMO Subsidies In onze controle maken wij zo veel mogelijk gebruik van de door de gemeente Coevorden uitgevoerde verbijzonderde interne controle. Wij concluderen dat de opzet en uitvoering van deze controles van voldoende niveau zijn. Daarnaast vinden de vastleggingen van de uitgevoerde werkzaamheden op een gestructureerde wijze plaats. Hierdoor kunnen wij in voldoende mate gebruik maken van de verbijzonderde interne controle. 1.2 Waardering grondposities Het belangrijkste aandachtspunt voor de jaarrekeningcontrole betreft ook dit jaar de waardering van de grondexploitaties. De gemeente Coevorden heeft de projectbeheersing van de grondexploitaties de afgelopen jaren verbeterd en in 2010 kritisch naar de grondposities gekeken. Dit heeft geresulteerd in een aantal aanvullende verliesvoorzieningen die in de jaarrekening 2010 zijn verwerkt. Door de aanhoudende recessie blijft de waardering van de in exploitatie genomen en niet in exploitatie genomen projecten ook voor dit jaar een belangrijk risico. Zoals de organisatie zelf ook reeds heeft geconstateerd blijven de verkopen voor met name de woningbouw achter op planning. Indien het verkooptempo niet gerealiseerd kan worden zal dit leiden tot een afwaardering. De organisatie heeft in de planning om in november/december de grondexploitatieopzetten te actualiseren. Evenals voorgaand jaar gaan wij graag vroegtijdig met de organisatie in overleg over de waardering van de gronden en de niet in exploitatie genomen gronden voor de jaarrekeningcontrole 2011.

5 2 2 Actuele ontwikkelingen bij de gemeente Coevorden 2.1 Bezuinigingsopgave tot en met 2014 van 6,7 miljoen De gevolgen van de recessie zijn voor de gemeente Coevorden duidelijk merkbaar. Uit de begroting 2012 blijkt dat de gemeente tot en met 2014 voor een bezuiningsopgave staat van 6,7 miljoen. Het college heeft in een visiedocument aangegeven waar de prioriteiten liggen. Op basis van dit document zijn ongeveer 50 ombuigings- en bezuinigingsvoorstellen geformuleerd. Deze voorstellen hebben grotendeels betrekking op taakreductie en het efficiënter uitvoeren van activiteiten. De gemeenteraad wordt vier keer per jaar geïnformeerd over de voortgang van de bezuinigingen. Het laatste rapportagemoment was bij de perspectiefnota Hieruit blijkt dat van de taakstelling voor 2011 ruim 2,7 miljoen van 3,7 miljoen is gerealiseerd en dat ongeveer 1 miljoen onderhanden is. De gemeente Coevorden verwacht dat de taakstelling voor 2011 gehaald gaat worden. Wij zien vaak dat in bezuinigingsplannen voorstellen gedaan worden die de verslaggevingsregels kunnen raken. Bij de gemeente Coevorden is een ombuigingsvoorstel opgenomen voor het doorschuiven van afschrijvingstermijnen. Wij hebben begrepen dat dit voorstel nog niet nader is ingevuld en uitgewerkt. Wij denken graag vroegtijdig mee in hoeverre de bezuinigingsmaatregelen passen binnen de verslaggevingsregels. 2.2 Samenwerking BOCE De afgelopen jaren heeft de gemeente Coevorden op verschillende beleidsterreinen samenwerkingsinitiatieven ontplooid met de gemeenten Borger-Odoorn en Emmen (BOCE). Samenwerken brengt mooie kansen met zich mee, maar ook risico's. Kansen op het gebied van kwaliteitsverbetering, een betere dienstverlening en een efficiëntere bedrijfsvoering. Tegelijk is het van belang dat u bewust nadenkt welke risico's uw gemeente loopt en of u deze risico's accepteert dan wel passende maatregelen treft. Enkele belangrijke vragen op het gebied van risico's en kansen zijn: Op welke wijze stuurt, meet en beheerst u de organisatie en bewaakt u dat u kwaliteit biedt en/of efficiënter werkt? Ontvangt u voldoende informatievoorziening en houdt u voldoende grip op de risico's in het nieuwe samenwerkingsverband en heeft u hiervoor goede afspraken gemaakt? Via de stuurgroep BOCE zijn de drie gemeenten bezig om te komen tot een overkoepelend kader voor de samenwerking. De samenwerking richt zich (voorlopig) op de sociale zaken en automatisering. Over de samenwerking op andere gebieden is de gemeente Coevorden in overleg met de andere gemeenten.

6 3 Gemeente SLA Samenwerking SLA Gemeente Coevorden Borger-Odoorn SLA Gemeente Emmen De gemeente Coevorden ontvangt maandelijks informatie van de gemeente Emmen. Onder meer over de gemaakte uitgaven/aantallen in relatie tot het budget. Daarnaast heeft naar aanleiding van de ervaringen bij de jaarrekeningcontrole 2010 een evaluatie plaatsgevonden tussen de BOCE-gemeenten. De aandachtspunten die hieruit naar voren komen, zullen worden meegenomen voor de jaarrekeningcontrole Wij adviseren u voor de reeds uitbestede werkzaamheden schriftelijke afspraken te maken met de gemeente Emmen over de verantwoordelijkheden, de dienstverlening, kosten en de informatievoorziening. De gemeente Coevorden is zich bewust van het belang hiervan en is hierover in overleg met de gemeente Emmen. Recent hebben wij een boekje ontwikkeld "effectief samenwerken". Hierin worden belangrijke aandachtspunten vanuit de invalshoeken organisatorisch, bestuurlijk juridisch, informatietechnologie, financieel en fiscaal uitgewerkt. Een aantal exemplaren van dit boekje hebben wij aan de organisatie ter beschikking gesteld. 2.3 Risicomanagement gemeentebreed niet verder ontwikkeld, wel op onderdelen De gemeente Coevorden heeft in 2010 het initiatief opgepakt om risicomanagement te implementeren. Wij zien bij veel gemeenten ontwikkelingen op dit gebied vanwege het toenemende risicoprofiel van gemeenten. Risicomanagement stelt organisaties in staat om op basis van een gestructureerde aanpak risico's vooraf proactief te beheersen in plaats van ad hoe achteraf. De planning was om in 2011 risicomanagement verder te implementeren in de organisatie. Vanwege andere prioriteiten is de verdere ontwikkeling van risicomanagement gemeentebreed tot stilstand gekomen. Wel is op onderdelen verder vorm gegeven aan risicomanagement, bijvoorbeeld bij grondexploitatieprojecten en RSP project. De bedoeling is om het risicomodel van het RSP project als blauwdruk te gebruiken voor de verdere implementatie van risicomanagement binnen projecten. Wij zijn van mening dat de gemeente Coevorden, met het voorstel om risicomanagement in de organisatie te implementeren, een goed initiatief heeft genomen. De concerncontroller wil in 2012 risicomanagement gemeentebreed oppakken.

7 4 3 Attentiepunt van de raad - Planning & Controlcyclus 3.1 Inleiding De auditcommissie heeft ons gevraagd dit jaar specifiek aandacht te besteden aan de inrichting, de totstandkoming en het tijdspad van de planning & controlcyclus. Het aandachtspunt is met name gericht op de wijze waarop het college de raad informeert en of dit adequaat en tijdig plaatsvindt. Het bewaken en beheersen van budgetten en kredieten en hierover rapporteren is in tijden van crisis vee! belangrijker dan voorheen. Dat heeft invloed op de inrichting van de informatiecyclus. Veel meer dan in voorgaande jaren zal aan het college worden gevraagd aan te geven hoe de stand van de realisatie van de bezuinigingen is en of deze zal worden gehaald. Dit vraagt niet alleen om meer transparantie naar de raad, maar tevens om snellere en meer nauwkeurige informatie. In dit hoofdstuk hebben wij dit onderwerp nader uitgewerkt. Uitgangspunt daarbij is een beoordeling op hoofdlijnen, zodat u vanuit uw controlerende taak kan bepalen of nader onderzoek naar deze onderwerpen gewenst is. 3.2 Inrichting van de planning & controlcyclus De kern van een planning & controlcyclus is dat sprake is van een voortdurend proces van (be)sturing, beheersing en het bijsturen of het aanpassen van de doelen. Hiervoor is het van belang dat enerzijds een duidelijke planning wordt opgesteld (wat gaan we doen) en anderzijds dat continue beheersing (wat hebben we gedaan) plaatsvindt. Voor de uiteindelijke bijsturing is het van belang dat u als de raad juist en tijdig wordt geïnformeerd over de voortgang. Dit geeft u de mogelijkheid om tussentijds tijdig haar plannen aan te passen. BESTURING = PLANNING (richting geven) Maken plannen en toewijzen middelen BEHEERSING = CONTROL (op koers houden) Toetsen werkelijkheid aan plannen BIJSTUREN OF PLANNEN AANPASSEN De inrichting van de planning & controlcyclus van de gemeente Coevorden is vastgelegd in de financiële verordening. De gemeenteraad heeft deze verordening vastgesteld. Hierin is opgenomen dat de gemeenteraad jaarlijks de volgende rapportages ontvangt: perspectiefnota; programmabegroting; twee bestuursrapportages (Beraps); jaarrekening en jaarverslag. De financiële verordening heeft als doel om afspraken te maken over de inrichting van het financieel beheer en de informatievoorziening tussen raad en college. In de financiële verordening is uitsluitend voor de perspectiefnota vastgelegd dat de raad deze uiterlijk 15 juli moet vaststellen. De inrichting van de verordening is vergelijkbaar met andere gemeenten. Het is wettelijk geregeld dat de raad de begroting voor 15 november moet hebben vastgesteld. Voor de overige 'producten' is in de verordening en/of regelgeving geen tijdspad vastgelegd. Dit tijdspad wordt jaarlijks bepaald en vastgelegd in het 'spoorboekje planning en controlcyclus gemeente Coevorden'. Dit 'spoorboekje' gaat ter kennisgeving naar de raad.

8 5 Dit betekent dat u als de raad niet formeel heeft besloten op welke moment zij tussentijds geïnformeerd wil worden. Daarnaast is niet formeel vastgelegd of, wanneer en hoe u geïnformeerd zal worden indien bijvoorbeeld tussentijds grote afwijkingen worden geconstateerd. Uit gesprekken hebben wij begrepen dat de gemeente zelf de raad afzonderlijk informeert over grote afwijkingen en dat daarnaast de raad ook op eigen verzoek over diverse onderwerpen gedurende het jaar wordt geïnformeerd. Indien u behoefte heeft aan een andere inrichting c.q. kwaliteit van de informatievoorziening dan adviseren wij u om de financiële verordening nader te beoordelen en vast te stellen of deze nog aan hun behoefte voldoet. 3.3 Totstandkoming tussentijdse rapportages De Berap is een belangrijk sturingsmechanisme van de raad. Het is derhalve van belang dat deze betrouwbaar is. Derhalve hebben wij het proces rond de totstandkoming van de Beraps nader beoordeeld. In dit proces speelt de afdeling planning en kwaliteit een coördinerende en sturende rol. Zijn gaan op basis van de informatie uit financiële administratie in gesprek met de verantwoordelijke afdelingsmanagers en budgethouders. Tijdens dit gesprek wordt de voortgang binnen het budget besproken en worden prognoses opgesteld over de ontwikkeling richting het einde van het jaar. Wij hebben geconstateerd dat bij het opstellen van de tussentijdse rapportages geen formele afsluitingsprocedure plaatsvindt. Een procesbeschrijving, waarin staat welke controlewerkzaamheden uitgevoerd dienen te worden, ontbreekt. Verder vindt bijvoorbeeld geen nadere analyse van de balansposten plaats, zoals het opnieuw beoordelen van de voorzieningen en beoordeling van de tussenrekeningen en wordt de volledigheid van de urenregistraties niet vastgesteld. Wel vindt een analyse plaats van de exploitatierekening in relatie tot de begroting. De totstandkoming van de tussentijdse cijfers kan het college verder ontwikkelen, door invulling te geven aan het tussentijds analyseren van balansposten en het tussentijds formeel afsluiten van de administratie. Wij merken hierbij op dat de afgelopen twee jaren geen grote resultaatafwijkingen zijn geconstateerd tussen de gewijzigde begroting en de jaarrekening. Hieruit concluderen wij dat het begrotingsbeheer van de gemeente Coevorden van voldoende niveau is. 3.4 Tijdspad rapportages aan de raad De perspectiefnota en begroting zijn kaderstellend, waarbij richting wordt gegeven aan het te voeren beleid. De jaarrekening is verantwoordend van aard, hierbij is bijsturing echter niet meer mogelijk. In de Beraps heeft de raad nog de mogelijkheid om bij te sturen op het vastgestelde beleid of de planning aan te passen. De eerste Berap is, in overeenstemming met het 'spoorboekje 2011', eind juni in de raad vastgesteld en de tweede verschijnt eind november in de raad. In 2010 zijn de peildata van de bestuursrapportages gewijzigd, zodat de rapportages meer gespreid over het jaar plaatsvinden. Hiermee ontvangt de raad eenmaal in de vier maanden een rapportage over het lopende boekjaar. Het moment van opstellen (respectievelijk april en september) tot en met het vaststellen van deze rapportages (respectievelijk juni en november) kent een doorlooptijd van twee maanden.

9 =ü ERNST & YOUNG 6 Om als raad uw toezichthoudende rol goed te kunnen vervullen, is het van belang dat u voldoende informatie ontvangt om goed te kunnen (bij)sturen. Dit betekent naar onze mening dat u toezicht houdt op hoofdlijnen. Naar onze mening kan de inhoud van de rapportages op een tweetal punten worden verbeterd, zodat u uw rol als toezichthouder beter kan vervullen, te weten: het opnemen van een samenvatting in de Beraps; in de begroting en jaarrekening de risicoparagraaf nader uit te werken en vorm te geven. Dit sluit aan met de ambitie van de gemeente Coevorden om risicomanagement gemeentebreed in de organisatie te implementeren.

10 7 4 Grondexploitatie 4.1 Inleiding De afgelopen jaren hebben wij uitgebreid gerapporteerd over de grondexploitatie van de gemeente Coevorden. Door de aanhoudende recessie en het uitblijven van herstel van de economie blijft de waardering van zowel de in exploitatie genomen als de niet in exploitatie genomen gronden (NIEGG) een belangrijk risico. Uit recent onderzoek van het ministerie van BZK blijkt dat de in 2010 landelijk geraamde afwaardering van 2,4 miljard in 2011 en volgende jaren wel eens kan oplopen tot 2,9 miljard. Veel gemeenten hebben dit nog niet verwerkt in de waardering van hun gronden en plannen. De grondposities van de gemeente Coevorden bedragen ultimo ,3 miljoen en maken een belangrijk onderdeel uit van het balanstotaal (2010: 26%). Dit betekent dat het daarom noodzakelijk is om de grondposities ook dit jaar opnieuw met een kritische blik te beoordelen. 4.2 Projectbeheersing Wij hebben geconstateerd dat de afgelopen jaren goede stappen zijn gezet in de beheersing van de grondexploitaties. In 2011 is veel aandacht besteed aan de verdere doorontwikkeling en inbedding van projectcontrol in de organisatie. Dit uit zich onder meer in: het opzetten van tussentijdse rapportage om de voortgang van de projecten te bewaken en te analyseren; het in kaart brengen van specifieke projectrisico's. Wij zijn van mening dat met bovenstaande ontwikkelingen de projectbeheersing steviger in de organisatie is verankerd. Een betere beheersing biedt de mogelijkheid om waar mogelijk (bij) te sturen op de risico's, maar ook om de financiële impact hiervan af te zetten tegen het weerstandsvermogen. Om de projectbeheersing nog verder te ontwikkelen kunt u denken aan de implementatie van een verplichtingenadministratie en het inrichten van een meerjarenraming per project in de projectadministratie. 4.3 Vooruitblik jaarrekeningcontrole waarderingsrisico's gronden Gronden in exploitatie (ultimo 2010: 29,5 miljoen) Voorafgaand aan de begroting van 2012 heeft de gemeente Coevorden haar grondexploitaties geactualiseerd en zijn als gevolg daarvan diverse wijzigingen doorgevoerd. De planning is dat in november en december de grondexploitatieprojecten verder worden geactualiseerd zodat bij het opstellen van de jaarrekening een duidelijke inschatting van de waardering bestaat. Bij het opstellen van de begroting 2012 was reeds duidelijk dat de grondexploitaties onder druk blijven staan. Met name de woningbouwprojecten maken een negatieve ontwikkeling door als gevolg van het achterblijvende verkooptempo. Dit heeft aanzienlijke financiële consequenties voor de grondexploitaties, omdat in veel gevallen de investeringen (kosten) al wel zijn gemaakt, maar de opbrengsten (verkopen) nog gerealiseerd moeten worden. Indien het verkooptempo vertraagt, ontstaat renteverlies en wordt het resultaat op de grondexploitaties lager.

11 8 Wij hebben voor de vier grootste projecten beoordeeld of het verwachte verkooptempo voor het komende jaar reëel is gezien de voortgang van de verkopen. Hieruit concluderen wij dat de geplande verkopen voor de woningbouw (Osssehaar) naar alle waarschijnlijkheid niet gerealiseerd gaan worden. Voor de geplande opties op de bedrijventerreinen is het echter onzeker of deze daadwerkelijk zullen leiden tot verkopen. Project Verwachte verkopen in 2011 Werkelijke verkopen t/m 31 oktober 2011 Opties Europark 1,0 miljoen Nihil 3,5 miljoen Ossehaar 1,6 miljoen 0,5 miljoen Geen Leeuwerikenveld II 1,0 miljoen 0,7 miljoen 3,5 miljoen Holwert-Noord-Oost 0,5 miljoen Nihil Geen Totaal 4,1 miljoen 1,2 miljoen Voor een goede onderbouwing van de waardering van deze gronden is het van belang dat deze zijn onderbouwd met reële verwachtingen. Indien het verkooptempo niet gerealiseerd kan worden zal dit leiden tot een afwaardering (verliezen moet je immers nemen zodra deze bekend zijn). Wij verzoeken het college voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole 2011 de uitgangspunten (met name de verwachte verkopen) van de grondexploitaties te onderbouwen en te vertalen in de hercalculatie, waarbij tevens voor alle projecten in samenhang wordt onderzocht of het uitgiftetempo in de tijd gezien reëel is. Wij gaan graag vroegtijdig met de organisatie in overleg over de uitkomsten van deze actualisatie en de gevolgen hiervan voor de jaarrekening van Niet in exploitatie genomen gronden (ultimo 2010: 13,9 miljoen) De niet in exploitatie genomen gronden (NIEGG) betreffen gronden die zijn aangekocht met het doel om deze op termijn te gaan ontwikkelen. Door de vertraging in de lopende plannen bestaat het risico dat ook de ontwikkeling van de NIEGG wordt uitgesteld. In de begroting 2012 wordt uitgegaan van een sluitende grondexploitatie voor de NIEGG. Een duidelijke onderbouwing voor dit uitgangspunt, bijvoorbeeld door middel van een globale grondexploitatieberekening, ontbreekt. Hierdoor bestaat het risico dat gronden te hoog zijn gewaardeerd en dat mogelijke risico's niet worden meegewogen in de bepaling van het weerstandsvermogen. Met een huidige boekwaarde van 13,9 miljoen en het jaarlijks toevoegen van ongeveer 0,4 miljoen, bestaat het risico dat de boekwaarde (aankoopwaarde vermeerderd met bijgeschreven rente en kosten) niet meer rendabel in te brengen is in een grondexploitatie ook in relatie tot de vertraging in de lopende grondexploitatieprojecten. In dit geval dient een afwaardering plaats te vinden. Het is niet ondenkbaar dat voor bepaalde gronden een afwaardering van de boekwaarde noodzakelijk is. Dit vraagt om een andere analyse van de (lange termijn)visie op deze gronden, de huidige boekwaarde en m 2 -prijzen van de gronden in relatie tot de markt en mogelijke plannen. Wij adviseren het college om voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole een analyse te maken van de waardering van de NIEGG.

12 9 5 De bedrijfsvoering van de gemeente Coevorden 5.1 Onze rol bij de beoordeling van de bedrijfsvoering Bij onze controle maken wij zo veel mogelijk gebruik van interne beheersmaatregelen in een organisatie, zoals de administratieve organisatie, de planning & controlcyclus, interne controle etc. Deze interne beheersmaatregelen, ook wel de bedrijfsvoering, zijn bepalend voor de beheersing en sturing van een organisatie. Wij beoordelen deze interne beheersmaatregelen in de eerste plaats ten behoeve van de controle van jaarrekening van de gemeente Coevorden. Daarnaast besteden wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, in gesprekken en rapportages veel aandacht aan de verdere ontwikkeling van de bedrijfsvoering en bestuurlijke informatievoorziening. 5.2 Onze beoordeling van de significante processen Om u een inzicht te verschaffen in de kwaliteit van de administratieve organisatie van de gemeente Coevorden hebben wij de belangrijkste (significante) processen van de gemeente Coevorden aan de hand van een aantal criteria beoordeeld en vergeleken met de norm. Hierbij hebben wij de volgende criteria gehanteerd: Is het proces beschreven? Is de opzet van het proces toereikend? Werkt het proces ook daadwerkelijk conform de beschreven opzet? Is het proces onderdeel van (tweedelijns) interne controle? Is de interne controle voldoende met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid? Is de managementinformatie uit het proces betrouwbaar en toereikend? Zijn voldoende beheersmaatregelen genomen in de applicaties waarvan het proces gebruik maakt? Hebben wij vanuit de externe controle bevindingen rondom dit proces? Is de juridische control beoordeeld en getoetst? Is het proces beoordeeld op doelmatigheid? De beoordeling van de significante processen heeft geresulteerd in de volgende tabel: Processen: Inkopen en aanbestedingen Betalingsverkeer Personeel en salarissen Afsluitingsproces Onvoldoende Voldoende Uitstekend Belastingen i Uit keringen verst rek kingen WMO Subsidies Grondexploitatie I

13 10 De vorenstaande tabel heeft als doel in één oogopslag inzicht te geven in ons oordeel over de mate van beheersing van de significante processen vanuit het perspectief van de accountant. De stippellijn is de beoordeling van de processen in Wij zijn van mening dat de interne beheersing het afgelopen jaar verder is verbeterd. Uit vorenstaande tabel blijkt dat alle processen van voldoende niveau zijn. 5.3 Verbijzonderde interne controle Met de verbijzonderde interne controle bedoelen wij de controle, waarin wordt gecontroleerd in hoeverre de controle in de processen is uitgevoerd, in feite is dit dus de controle op de controle. De gemeente Coevorden heeft een interne controleplan 2011 opgesteld dat de basis is voor de uit te voeren interne controlewerkzaamheden. Voor het eerste half jaar concluderen wij dat de opzet en de uitvoering van de interne controles over het algemeen van voldoende niveau is. Wij zijn van mening dat de vastleggingen van de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden op een gestructureerde wijze plaatsvinden. Daarnaast is de dossiervorming ter onderbouwing van het oordeel toereikend. In het interne controleplan wordt de ambitie uitgesproken om vanaf het tweede half jaar van 2011 de interne controle op een andere wijze te organiseren. Het doel hiervan is om de uitvoering van de interne controles te beleggen bij de uitvoerende afdelingen en/of teams, zodat het team Planning en Kwaliteit (P&K) een coördinerende en adviserende rol krijgt. Wij zijn van mening dat een dergelijk aanpak het controlebewustzijn van de afdelingen ten goede komt (integraal management), maar willen er op wijzen dat een dergelijke aanpak vraagt om een intensieve rol vanuit het team P&K. Dit met name om de kwaliteit en onafhankelijkheid van de uitgevoerde interne controles te (blijven) waarborgen.

14 Illll"" =U ERNST & YOUNG 11 6 Tot slot In deze boardletter richten wij ons primair op mogelijke verbeterpunten in de significante processen die wij hebben onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening van de gemeente Coevorden. Dit heeft tot doel een bijdrage te leveren aan de interne beheersing en het zelfcontrolerend vermogen van de organisatie. Dit betekent echter ook dat wij niet expliciet rapporteren over de goed georganiseerde processen en onderwerpen. Wij hopen u met deze brief een goed inzicht te hebben gegeven in onze controlebevindingen.

15 ÊU ERNST & Boardletter 2011 YOUNG 12 Bijlage Gemeente Coevorden Actuele ontwikkelingen In deze paragraaf geven wij een kort overzicht van de belangrijkste externe ontwikkelingen en uitdagingen waarvoor de gemeente Coevorden staat. Het doel hiervan is om vanuit onze natuurlijke adviesrol mee te denken over de mogelijke gevolgen en risico's van dergelijke ontwikkelingen voor de bedrijfsvoering van de gemeente Coevorden. Kijkend naar de vele externe ontwikkelingen, schatten wij in dat met name de decentralisaties rondom de Wet werken naar vermogen (Wwnv), de AWBZ en de Jeugdzorg belangrijke gevolgen kunnen hebben. De overheveling van deze taken naar de gemeenten en de daarbij gepaard gaande bezuinigingen betekent een belangrijke opgave voor de organisatie van de gemeente Coevorden. Daarnaast zien wij de herverdeling van het gemeentefonds of Algemene Uitkering als belangrijke ontwikkeling. Decentralisatie rijkstaken De drie decentralisaties, Wwnv, AWBZ en Jeugdzorg, hebben tot doel meer nadruk te leggen op het participeren in de samenleving en hebben deels betrekking op dezelfde doelgroepen. Met deze decentralisaties krijgen gemeenten de mogelijkheid integraal maatwerk te leveren aan de doelgroepen. Daarbij ligt wel een belangrijke bezuinigingsdoelstelling aan de basis van deze decentralisaties. Wet werken naar vermogen Op 1 januari 2013 wordt de Wet werken naar vermogen (Wwnv) ingevoerd. Het doel hiervan is dat meer mensen bij reguliere werkgevers aan de slag gaan (evt. met loondispensatie). Door de invoering van de Wwnv worden WWB, WSW en de WAJONG (gedeeltelijk) gebundeld en komt er één budget. Tegelijkertijd wordt er fors bezuinigd op het re-integratiebudget (werkdeel), op het WSW-budget (het subsidiebedrag wordt afgebouwd naar in 2015) en zijn er veel gemeenten die de overschrijding op het inkomensdeel moeten opvangen. Landelijk gaat het bij deze decentralisatie om een bedrag van tussen de 2 en 2,5 miljard. Naar verwachting zal uiteindelijk zal nog maar één derde van het huidige bestand in de SW werkzaam zijn. AWBZ Het Kabinet heeft besloten dat met ingang van 2013/2014 vanuit de AWBZ taken (extramurale zorg) naar de gemeenten worden overgeheveld. Gemeenten worden daarmee verantwoordelijk om thuiswonende inwoners met een matige tot ernstige beperking vanuit de Wmo te compenseren door het bieden van passende ondersteuning. Landelijk gaat het bij deze decentralisatie van de AWBZ om een bedrag van tussen de 2,1 en 3,3 miljard in 2014.

16 =U ERNST & YOUNG 13 Boardletter 2011 Gemeente Coevorden Bijlage Jeugdzorg Met de gefaseerde decentralisatie vanaf 2013 van de Jeugdzorg worden gemeenten financieel en uitvoeringstechnisch verantwoordelijk voor de uitvoering van alle jeugdzorg die nu onder het Rijk, de provincies, de gemeenten, de AWBZ en de Zorgverzekeringswet (jeugd GGZ) valt. Het gaat hierbij om de GGZ-jeugd, de provinciale jeugdzorg, de gesloten jeugdzorg, Jeugdreclassering, Jeugdbescherming, licht verstandelijk gehandicapte jeugd, preventie en vrijwillige hulpverlening. Deze overgang moet in 2016 volledig zijn beslag hebben gekregen, inclusief budgetten (via algemene uitkering en/of doeluitkeringen). Landelijk gaat het bij deze decentralisatie om een bedrag van naar schatting 3,5 miljard. Gevolgen voor gemeente Coevorden De bovenstaande decentralisatie hebben in financiële zin een omvang van ongeveer 10% van het totale gemeentefonds en zijn dus zeer omvangrijk en ingrijpend. Om die reden is het van belang tijdig de financiële, de organisatorische en uitvoeringstechnische consequenties van deze decentralisaties uit te werken. In de begroting 2012 heeft de gemeente Coevorden opgemerkt dat de invoering van de Wet werken naar vermogen voor veel onduidelijkheden zorgen. Onder andere ten aanzien van de continuïteit van de bedrijfsvoering van de EMCO-groep wordt een onzekerheid uitgesproken. Hierbij is de gemeente Coevorden mede afhankelijk van de besluiten van de gemeente Emmen en zullen wellicht gezamenlijk naar mogelijke vervolgacties moeten kijken. Terecht wordt dan ook door de gemeente Coevorden geconstateerd dat de gevolgen van de ontwikkelingen aanzienlijk zijn en dat dit vraagt om een heroverweging van de bestaande organisatie. Wij zijn van mening dat gezien de forse financiële consequenties op korte termijn concreet moet worden gemaakt hoe zal worden ingespeeld op deze ontwikkelingen en dat hiervoor een goede planning moet worden opgesteld. Vanuit onze ervaring bij andere gemeenten en gemeenschappelijke regelingen constateren wij dat ingrijpende veranderingen in de bedrijfsvoering en bundelingen van taken niet uit kunnen blijven. Wij gaan hierover graag met u in gesprek. Aanpassing Algemene Uitkering Sinds 1997 is het huidige systeem voor de gemeentefinanciën in gebruik. De minister van BZK heeft eind september de VNG geconsulteerd over een aanpassing van de systematiek van de Algemene Uitkering uit het gemeentefonds. De aanleiding hiervoor zijn verschillende zoals de economische onzekerheid en financiële krapte voor alle overheden, de omvangrijke decentralisaties en de scheefheden in de verdeling. Met het nieuwe verdeelsysteem wil de minister een gelijkwaardige startpositie geven aan vergelijkbare typen gemeenten, waarbij een beter verband wordt gelegd tussen de uitgaven en de maatschappelijke opgaven van gemeenten. De gevolgen van een aanpassing in de financieringssystematiek zijn op dit moment nog erg onzeker, maar kunnen wel belangrijke effecten hebben voor de begroting en financiële positie van de gemeente Coevorden.