SEPA Direct Debit PROFESSIONELEN. Succesvol starten met de Europese domiciliëring

Transcriptie

1 SEPA Direct Debit PROFESSIONELEN Succesvol starten met de Europese domiciliëring

2 Inhoud Intro SEPA Direct Debit 3 Starten met nieuwe SDD Business to Customer (B2C) 5 Starten met nieuwe SDD Business to Business (B2B) 8 Migratie van DOM80 naar SDD B2C (Customerschema) 11 Overschakelen van DOM80 op SDD B2B 16 Bijlagen SEPA Direct Debit 20 2 Professionelen

3 Intro SEPA Direct Debit SEPA Direct Debit of de Europese domiciliëring. In elk Europees land bestaan er momenteel één of meer specifieke producten voor binnenlandse betalingen via domiciliëring. Twee mogelijke keuzes voor uw invorderingen: B2C en B2B Met de invoering van SEPA werd de Europese domiciliëring of SEPA Direct Debit (SDD) ontwikkeld, die op termijn alle bestaande nationale producten (zoals DOM80) volledig zal vervangen. De Europese domiciliëring werkt volgens twee verschillende schema s met elk hun eigen normen en regels: Het basisschema Business to Customer (B2C en ook wel "Customer" of "Core" genoemd) richt zich tot schuldeisers met zowel particuliere consumenten als professionelen als schuldenaars. Hierbij hebben schuldenaars een onvoorwaardelijk recht op terugbetaling gedurende 8 weken na het debiteren van hun rekening. Het Business to Business-schema (B2B) is bedoeld voor schuldeisers ter invordering van facturen bij uitsluitend professionele schuldenaars. Hierbij geldt het onvoorwaardelijk recht op terugbetaling niet. Bij BNP Paribas Fortis kunt u als schuldeiser terecht voor invorderingen via zowel B2C als B2B. SEPA Direct Debit 3

4 Intro SEPA Direct Debit BNP Paribas Fortis biedt u de gepaste ondersteuning voor uw Europese domiciliëringen Er kunnen zich verschillende situaties voordoen in uw onderneming: U wil starten met nieuwe domiciliëringen in SDD B2C [zie blz. 5-7]; U wil starten met nieuwe domiciliëringen in SDD B2B [zie blz. 8-10]; U wil migreren van DOM80 naar SDD B2C (Customerschema) [zie blz ]; U wil overschakelen van DOM80 op SDD B2B [zie blz ]. BNP Paribas Fortis kan u in elk van deze gevallen de gepaste ondersteuning bieden. Deze brochure beschrijft voor u alvast de te ondernemen stappen voor elk van deze gevallen. Deze brochure biedt u een overzicht van de 4 mogelijke situaties 4 Professionelen

5 Starten met nieuwe SDD Business to Customer (B2C) 1. Schuldeisercontract tekenen Contractparameters bepalen en het contract tekenen Nieuw schuldeisernummer ontvangen 2. Mandaten creëren 3. Invorderingen uitsturen Prenotificatie sturen naar de schuldenaars Invorderingsbestanden aanmaken in PC banking Pro/PC banking Business of uitsturen via XMLbestand via PC banking Pro/PC banking Business of Isabel 6 1. Schuldeisercontract tekenen Contractparameters bepalen en het contract tekenen Vooreerst dient u een Europees domiciliëringscontract B2C bij BNP Paribas Fortis te tekenen. Bij het sluiten van dit contract dient u o.a. volgende zaken te bepalen: het type invorderingen dat u wenst te gebruiken: eenmalig of wederkerend (recurrent); het kanaal waarlangs u ons de invorderingen wil opsturen bv. PC banking Pro/PC banking Business of Isabel 6; uw gebruikslimieten, i.e.: het maximum aantal "groepen van invorderingen" dat u ons zal opsturen per maand, het maximum aantal invorderingen (facturen) per groep van invorderingen, het maximum bedrag per invordering (factuur), SEPA Direct Debit 5

6 Starten SDD Business to Customer (B2C) Uw SDD Creditor ID is geldig in heel de SEPA-zone het maximum bedrag per groep van invorderingen. Uw gebruikelijke contactpersoon binnen de bank staat ter beschikking voor meer informatie en voor verdere ondersteuning bij het sluiten van het contract. Nieuw schuldeisernummer ontvangen Na het sluiten van het contract ontvangt u van ons een certificaat met daarop uw SDD Creditor ID (schuldeiseridentificatie). Dit is uw nieuw schuldeisernummer dat u nodig hebt om te kunnen werken met Europese domiciliëringen en dat geldig is in alle SEPA-landen, voor alle banken. Het schuldeiseridentificatienummer bevat de volgende elementen: om binnen een onderneming een onderscheid te maken tussen meerdere bedrijfstakken. Wij raden u dus sterk aan om slechts één schuldeiseridentificatienummer in heel de SEPA-zone te hanteren en gebruik te maken van deze "Business codes" om een onderscheid te maken tussen uw verschillende bedrijfstakken. U kunt deze codes zelf aanpassen en daarvoor gebruik maken van zowel letters als cijfers. Hieronder vindt u een voorbeeld iso code controlecijfer businesscode landspecifieke identificatie B E 12 ZZZ Personaliseer uw "Business code" om een onderscheid te maken tussen uw verschillende bedrijfstakken Posities 1 en 2: ISO landcode van de schuldeiser (BE voor België); Posities 3 en 4: Controlecijfer; Posities 5 tot 7: "Business code" (kan door de schuldeiser aangepast worden); Posities 8 tot 20: Landspecifieke identificatie voor België (In België is dit normaal gezien het ondernemingsnummer van de schuldeiser). De "Business code" kan gebruikt worden 2. Mandaten creëren Binnen het SDD-schema is er een akkoord nodig van de schuldenaar alvorens invorderingen via domiciliëring kunnen plaatsvinden. Dit gebeurt via het aanmaken van een mandaat tussen u en uw schuldenaars. Binnen SEPA Direct Debit bent u zelf verantwoordelijk voor het creëren, beheren en archiveren van Volgende tijdslijn is van toepassing op het SDD B2C-schema Een overzicht van bereikbare banken is beschikbaar op: Services-Participants-N=SDD_ Core_SDD_B2B-L=EN.aspx D D-14 D-5 D-2 De rekening wordt gecrediteerd Datum waarde: Debet en Credit D Prenotificatie Invordering B2C: Eenmalig of Eerst Invordering B2C: Recurrent 6 Professionelen

7 uw mandaten. De papieren mandaten dienen omgezet te worden in een elektronische versie. Voor elk mandaat is er één specifiek refertenummer in combinatie met de schuldeiseridentificatie vereist. In bijlage 2 vindt u een voorbeeld van een B2C-mandaat. Dit voorbeeld bevat enkel de verplichte velden en clausules zoals vermeld in bijlage 1. De keuze van de lay-out van het mandaat is vrij maar alle gegevens dienen op de voorzijde vermeld te staan. Wij raden u aan de mandaten in tweevoud op te maken: één voor u als schuldeiser en één voor uw schuldenaar. Mogelijkheid 1: Groep van invorderingen samenstellen in PC banking Pro/PC banking Business. Bestanden invorderingen aanmaken in PC banking Pro/PC banking Business en samen met de elektronische mandaatinformatie van de invorderingen versturen aan uw bank - volgens principe FIRST en RECURRENT. Reken op minstens 1 extra bankwerkdag voor het versturen van groepen van invorderingen en bestanden 3. Invorderingsbestanden aanmaken in PC banking Pro/PC banking Business of uitsturen via XML-bestand via PC banking Pro/ PC banking Business of Isabel 6 Prenotificatie Ten laatste 14 kalenderdagen voor inning dient u uw schuldenaars op de hoogte te brengen van de datum en het bedrag van de inning. Dit kan via een factuur of een vergelijkbaar document. Mogelijkheid 2: Invorderingsbestand uitsturen via XML-bestand in PC banking Pro/PC banking Business of Isabel 6. Om tot inning over te gaan dient u ons een XML-invorderingsbestand te versturen met alle details van de invorderingen alsook de mandaatgegevens van de betrokken schuldenaars. De volledige beschrijving van XML-berichten voor Europese domiciliëringen is terug te vinden op de site van Febelfin: Timing van de invorderingen Als u werkt met een eenmalige invordering dient u de invordering via PC banking Pro/PC banking Business of het XML invorderingsbestand "eerste invordering" (FIRST) te sturen ten minste 5 bankwerkdagen voor de datum van inning. Zodra de invordering geboekt wordt vervalt het mandaat. Voor volgende invorderingen op eenzelfde schuldenaar dient een nieuw mandaat opgesteld te worden. Werkt u met wederkerende (recurrente) invorderingen, dient u de eerste keer de invorderingen samengesteld in PC banking Pro/PC banking Business in een groep type eerste invordering "FIRST" of het XML-invorderingsbestand "eerste invordering" (FIRST) ten minste 5 bankwerkdagen voor de datum van inning te versturen. Tip Indien de invordering niet kon geboekt worden - omwille van bijvoorbeeld onvoldoende saldo bij uw schuldenaar - dient u de eerstvolgende invordering op dit mandaat opnieuw aan te bieden als een type "eerste invordering" (FIRST) en dit ten minste 5 bankwerkdagen voor de datum van inning. Het is mogelijk om met uw schuldenaars een kortere prenotificatietermijn overeen te komen. Dit is mogelijk via een aparte overeenkomst maar kan ook via een aparte clausule (duidelijk gescheiden van de verplichte onderdelen) in het mandaat. Voor terugkerende transacties kunt u één betalingsplan opsturen met verschillende invorderingsdata en afgesproken bedragen. Indien de invordering wel geboekt kon worden, dient u voor alle volgende groepen invorderingen samengesteld in PC banking Pro/PC banking Business of XML-invorderingsbestand het type "terugkerende invordering" (RECURRENT) te gebruiken. Dit dient ten minste 2 bankwerkdagen voor de datum van inning bij de bank toe te komen. SEPA Direct Debit 7

8 Starten met nieuwe SDD Business to Business (B2B) 1. Schuldeisercontract tekenen Contractparameters bepalen en het contract tekenen Nieuw schuldeisernummer ontvangen 2. Mandaten creëren 3. Invorderingen uitsturen Prenotificatie sturen naar de schuldenaars Invorderingsbestanden aanmaken in PC banking Pro/PC banking Business of uitsturen via XMLbestand via PC banking Pro/PC banking Business of Isabel 6 Wanneer u kiest voor B2B, vergeet dan niet dat: het B2B-schema enkel gebruikt kan worden ter invordering van facturen bij uitsluitend professionele schuldenaars; een schuldenaar in dit schema geen onvoorwaardelijk recht op terugbetaling heeft; een schuldenaar die een B2B-mandaat bij u tekent, verplicht is dit mandaat te bevestigen bij zijn bank. Zolang de schuldenaar het mandaat niet bevestigd heeft, zullen alle invorderingen op dit mandaat automatisch onbetaald teruggestuurd worden! dit schema bovendien facultatief is en dat niet elke bank het aan haar klanten zal voorstellen. Een overzicht van bereikbare banken is beschikbaar op: Services-Participants-N=SDD_Core_ SDD_B2B-L=EN.aspx. 8 Professionelen

9 1. Schuldeisercontract tekenen Contractparameters bepalen en het contract tekenen Vooreerst dient u een Europees domiciliëringscontract B2B bij BNP Paribas Fortis te tekenen. Bij het sluiten van dit contract dient u o.a. volgende zaken te bepalen: het type invorderingen dat u wenst te gebruiken: eenmalig of wederkerend (recurrent); het kanaal waarlangs u ons de invorderingen wil opsturen bv. PC banking Pro/PC banking Business of Isabel 6; uw gebruikslimieten, i.e. het maximum aantal "groepen van invorderingen" dat u ons zal opsturen per maand, het maximum aantal invorderingen (facturen) per groep van invorderingen het maximum bedrag per invordering (factuur), het maximum bedrag per groep van invorderingen. Uw gebruikelijke contactpersoon binnen de bank staat ter beschikking voor meer informatie en voor verdere ondersteuning bij het sluiten van het contract. Nieuw schuldeisernummer ontvangen Na het sluiten van het contract ontvangt u van ons een certificaat met daarop uw SDD Creditor ID (schuldeiseridentificatie). Dit is uw nieuw schuldeisernummer dat u nodig hebt om te kunnen werken met Europese domiciliëringen en dat geldig is in alle SEPA-landen, voor alle banken. Het schuldeiseridentificatienummer bevat de volgende elementen: Posities 1 en 2: ISO landcode van de schuldeiser (BE voor België); Posities 3 en 4: Controlecijfer; Posities 5 tot 7: "Business code" (kan door de schuldeiser aangepast worden); Posities 8 tot 20: Landspecifieke identificatie voor België (In België is dit normaal gezien het ondernemingsnummer van de schuldeiser). De "Business code" kan gebruikt worden om binnen een onderneming onderscheid te maken tussen meerdere bedrijfstakken. Wij raden u dus sterk aan om slechts één Opgelet Een schuldenaar die een B2Bmandaat bij u tekent, is verplicht dit mandaat tijdig te bevestigen bij zijn bank. Zolang de schuldenaar het mandaat niet bevestigd heeft, zullen alle invorderingen op dit mandaat automatisch onbetaald teruggestuurd worden. Het is dus noodzakelijk uw B2Bschuldenaars hiervan op de hoogte te brengen. In bijlage 4 vindt u een voorbeeldbrief die u samen met een kopie van het getekende mandaat kan meegeven aan uw schuldenaars, zodat zij op eenvoudige wijze het mandaat kunnen bevestigen bij hun bank. schuldeiseridentificatienummer in heel de SEPA-zone te hanteren en gebruik te maken van deze "Business codes" om een onderscheid te maken tussen uw verschillende bedrijfstakken. U kunt deze codes zelf aanpassen en daarvoor gebruik maken van zowel letters als cijfers. U bent verantwoordelijk voor het creëren, beheren en archiveren van uw mandaten Hieronder vindt u een voorbeeld iso code controlecijfer businesscode landspecifieke identificatie Volgende tijdslijn is van toepassing op het SDD B2B-schema B E 12 ZZZ D D-14 D-1 Prenotificatie Invordering B2B: Eenmalig of Eerst Invordering B2B: Recurrent De rekening wordt gecrediteerd Datum waarde: Debet en Credit D 2. Mandaten creëren Binnen het SDD-schema is er een akkoord nodig van de schuldenaar alvorens invorderingen via domiciliëring kunnen plaatsvinden. Dit gebeurt via het aanmaken van een mandaat tussen u en uw schuldenaars. Binnen SEPA Direct Debit bent u zelf verantwoordelijk voor het creëren, beheren en archiveren van uw mandaten. De papieren mandaten dienen omgezet te worden in een SEPA Direct Debit 9

10 Starten SDD Business to Business (B2B) elektronische versie. Voor elk mandaat is er één specifiek refertenummer in combinatie met de schuldeiseridentificatie vereist. In bijlage 3 vindt u een voorbeeld van een B2B-mandaat. Dit voorbeeld bevat enkel de verplichte velden en clausules zoals vermeld in bijlage 1. De keuze van de lay-out van het mandaat is vrij maar alle gegevens dienen op de voorzijde vermeld te staan. Wij raden u aan de mandaten in tweevoud op te maken: één voor u als schuldeiser en één voor uw schuldenaar. Er zijn 2 manieren om een mandaat te bevestigen: Voor BNP Paribas Fortis klanten/ schuldenaars: in PC banking Pro/PC banking Business of in het kantoor - via de voorbeeldbrief + een kopie van het ondertekend mandaat; Voor niet-bnp Paribas Fortis klanten/schuldenaars: zij contacteren hun bankier en informeren hun kantoor - via de voorbeeldbrief + een kopie van het ondertekend mandaat). PC banking Pro/PC banking Business en samen met de elektronische mandaatinformatie van de invorderingen versturen aan uw bank. Volgens principe FIRST en RECURRENT. Mogelijkheid 2: Invorderingsbestand uitsturen via XML-bestand in PC banking Pro/PC banking Business of Isabel 6. Om tot inning over te gaan dient u ons een XML-invorderingsbestand te sturen Reken op minstens 1 extra bankwerkdag voor het versturen van groepen van invorderingen en bestanden met alle details van de invorderingen alsook de mandaatgegevens van de betrokken schuldenaars. De volledige beschrijving van XML-berichten voor Europese domiciliëringen is terug te vinden op de site van Febelfin: Betalingen. Timing van de invorderingen Als u werkt met een eenmalige invordering dient u de invordering via PC banking Pro/PC banking Business of het XML-invorderingsbestand "eerste invordering" (FIRST) te sturen ten minste 1 bankwerkdag voor de datum van inning (voor 9 uur). Zodra de invordering geboekt wordt vervalt het mandaat. Voor volgende invorderingen op eenzelfde schuldenaar dient een nieuw mandaat opgesteld te worden. Werkt u met wederkerende (recurrente) invorderingen, dan dient u de eerste keer de invorderingen samengesteld in PC banking Pro/PC banking Business in een groep type eerste invordering "FIRST" of het XML-invorderingsbestand "eerste invordering" (FIRST) ten minste 1 bankwerkdag voor de datum van inning (voor 9 uur) te versturen: Indien de invordering niet kon geboekt worden - omwille van bijvoorbeeld onvoldoende saldo bij uw schuldenaar - dient u de eerstvolgende invordering op dit mandaat opnieuw aan te bieden als een type "eerste invordering" (FIRST) en dit ten minste 1 bankwerkdag voor de datum van inning (voor 9 uur). Indien de invordering wel geboekt kon worden, dient u voor alle volgende groepen invorderingen samengesteld in PC banking Pro/PC banking Business of via XML-invorderingsbestand het type "terugkerende invordering" (RECURRENT) te gebruiken. Dit dient ten minste 1 bankwerkdag voor de datum van inning bij de bank toe te komen (voor 9 uur). 3. Invorderingsbestanden aanmaken in PC banking Pro/PC banking Business of uitsturen via XML-bestand via PC banking Pro/ PC banking Business of Isabel 6 Prenotificatie Ten laatste 14 kalenderdagen voor inning dient u uw schuldenaars op de hoogte te brengen van de datum en het bedrag van de inning. Dit kan via een factuur of een vergelijkbaar document: Mogelijkheid 1: Groep van invorderingen samenstellen in PC banking Pro/PC banking Business. Bestanden invorderingen aanmaken in Tip Het is mogelijk om met uw schuldenaars een kortere prenotificatietermijn overeen te komen. Dit is mogelijk via een aparte overeenkomst maar kan ook via een aparte clausule (duidelijk gescheiden van de verplichte onderdelen) in het mandaat. Voor terugkerende transacties kunt u één betalingsplan opsturen met verschillende invorderingsdata en afgesproken bedragen. 10 Professionelen

11 Migratie van DOM80 naar SDD B2C (Customerschema) 1. Schuldeisercontract tekenen Contractparameters bepalen en het contract tekenen Nieuw schuldeisernummer ontvangen 2. Migratie-aanpak bepalen 3. Mandaten beheren Nieuwe mandaten creëren voor nieuwe betalers Bestaande DOM80-mandaten migreren 4. Invorderingen uitsturen Prenotificatie sturen naar de schuldenaars Invorderingsbericht "eerste invordering" uitsturen naar de bank Volgende invorderingsberichten uitsturen U hebt een DOM80-contract en wenst te migreren. Dit kan enkel naar het B2Cschema (Customer) en heeft als grote voordeel dat u uw schuldenaars géén nieuwe mandaten moet laten tekenen. De mandaten van de bestaande DOM80- domiciliëringen blijven rechtsgeldig. 1. Nieuw schuldeisercontract tekenen Contractparameters bepalen en het contract tekenen Vooreerst dient u een Europees domiciliëringscontract Customer (B2C) bij BNP Paribas Fortis te tekenen. Bij het sluiten van dit contract dient u o.a. volgende zaken te bepalen: het type invorderingen dat u wenst te gebruiken: eenmalig of wederkerend (recurrent); het kanaal waarlangs u ons de invorderingen wil opsturen bv. PC banking Pro/PC banking Business of Isabel 6; SEPA Direct Debit 11

12 Migratie van DOM80 naar SDD B2C (Customerschema) uw gebruikslimieten, i.e. het maximum aantal "groepen van invorderingen" dat u ons zal opsturen per maand, het maximum aantal invorderingen (facturen) per groep van invorderingen, het maximum bedrag per invordering (factuur), het maximum bedrag per groep van invorderingen. Uw gebruikelijke contactpersoon binnen de bank staat ter beschikking voor meer informatie en voor verdere ondersteuning bij het sluiten van het contract. Nieuw schuldeisernummer ontvangen Na het sluiten van het contract ontvangt u van ons een certificaat met daarop uw SDD Creditor ID (schuldeiseridentificatie). Dit is uw nieuw schuldeisernummer dat u nodig heeft om te kunnen werken met Europese domiciliëringen en dat geldig is in alle SEPA-landen, voor alle banken. Voor een vlotte migratie integreert u meteen uw nieuwe klanten in SDD B2C Het schuldeiseridentificatienummer bevat de volgende elementen: Posities 1 en 2: ISO landcode van de schuldeiser (BE voor België); Posities 3 en 4: Controlecijfer; Posities 5 tot 7: "Business code" (kan door de schuldeiser aangepast worden); Posities 8 tot 20: Landspecifieke identificatie (In België is dit normaal gezien het ondernemingsnummer van de schuldeiser). De "Business code" kan gebruikt worden om binnen een onderneming onderscheid te maken tussen verschillende bedrijfstakken. Wij raden u dus sterk aan om slechts één schuldeiseridentificatienummer in heel de SEPA-zone te hanteren en gebruik te maken van deze "Business codes" om een onderscheid te maken tussen uw verschillende bedrijfstakken. U kunt deze codes zelf aanpassen en daarvoor gebruik maken van zowel letters als cijfers. Hieronder vindt u een voorbeeld iso code Om de aanmaak van nieuwe DOM80- mandaten stop te zetten, contacteert u uw kantoor controlecijfer businesscode landspecifieke identificatie B E 12 ZZZ Migratie-aanpak bepalen en eventueel de aanmaak van nieuwe DOM80-mandaten stopzetten Wanneer u migreert van DOM80 naar SDD B2C, dient u te bepalen of u gedurende de migratieperiode nog wil toelaten dat er voor nieuwe klanten nog nieuwe DOM80-mandaten gecreëerd worden of indien u voor nieuwe klanten die erbij komen tijdens de migratieperiode meteen met SDD B2C wil starten. Voor een vlotte migratie én om geen mandaten te vergeten tijdens de migratie, raden wij u aan om nieuwe klanten meteen onder te brengen in SDD B2C, m.a.w. om voor de 2 de methode te kiezen. Om uzelf ervan te verzekeren dat er geen nieuwe DOM80 mandaten aangemaakt kunnen worden dient u uw gebruikelijke contactpersoon aan te spreken. Hij/zij zal u een formulier bezorgen waarop u kunt aangeven dat u de aanmaak van nieuwe DOM80-mandaten wil stopzetten. BNP Paribas Fortis zal dan alle verdere stappen ondernemen. 3. Mandaten beheren Net zoals bij DOM80 is er ook binnen het SDD-schema een akkoord nodig van de schuldenaar alvorens invorderingen via domiciliëring kunnen plaatsvinden. In tegenstelling tot voorheen, wordt het mandaat binnen SDD afgesloten tussen schuldenaar en schuldeiser. 12 Professionelen

13 Nieuwe mandaten creëren voor nieuwe betalers Als u ervoor koos om voor nieuwe betalers meteen met SDD B2C te starten, dient u nieuwe mandaten te creëren. Binnen SEPA Direct Debit bent u zelf verantwoordelijk voor het creëren, beheren en archiveren van uw mandaten. De papieren mandaten dienen omgezet te worden in een elektronische versie. Voor elk mandaat is er één specifiek refertenummer in combinatie met de schuldeiseridentificatie vereist. In bijlage 2 vindt u een voorbeeld van een B2C-mandaat. Dit voorbeeld bevat enkel de verplichte velden en clausules zoals vermeld in bijlage 1. De keuze van de lay-out van het mandaat is vrij maar alle gegevens dienen op de voorzijde vermeld te staan. Wij raden u aan de mandaten in tweevoud op te maken: één voor u als schuldeiser en één voor uw schuldenaar. Bestaande DOM80-mandaten migreren Het is mogelijk uw bestaande DOM80- mandaten te migreren naar het SDD Customerschema (B2C) zonder dat u daarbij nieuwe mandaten moet laten ondertekenen door uw schuldenaars. Overzicht bestaande DOM80- mandaten verkrijgen Om een invordering in SDD-formaat te kunnen opstellen voor bestaande DOM80-mandaten, heeft u een overzicht nodig van uw huidige DOM80-mandaten inclusief domiciliëringsnummers, rekeningnummers in IBAN-formaat en BIC codes van de schuldenaars. De Nationale Bank van België houdt een centrale gegevensbank bij met alle domiciliëringsmandaten die in ons land worden uitgegeven. Elke 11 de van de maand wordt deze gegevensbank geüpdatet. Via BNP Paribas Fortis kunt u hieruit uw persoonlijke selectie ontvangen. Deze selectie bevat de bestaande DOM80- mandaten bij eender welke bank, waarvoor u de begunstigde bent en waarvan de schuldenaar een rekening heeft in België. Indien u wil werken via PC banking Pro/PC banking Business kan BNP Paribas Fortis de gemigreerde mandaten automatisch in SDD-formaat plaatsen in PC banking Pro/PC banking Business (inclusief DOM80-referentie, IBAN en BIC) zodat u meteen aan de slag kunt. Indien u dit wenst, kunt u uw gebruikelijke contactpersoon hierover aanspreken. Volgende tijdslijn is van toepassing op het SDD B2C-schema D D-14 D-5 D-2 Prenotificatie Invordering B2C: Eenmalig of Eerst Invordering B2C: Recurrent PC banking Pro/PC banking Business zet al uw gemigreerde mandaten automatisch om in SDD-formaat zodat u meteen aan de slag kunt De rekening wordt gecrediteerd Datum waarde: Debet en Credit D Hij/zij zal u een formulier bezorgen waarop u kunt aangeven via welk kanaal u het bestand wenst te ontvangen. U dient dit formulier ingevuld en ondertekend terug te bezorgen. Enkele dagen na ontvangst zal de bank u het bestand ter beschikking stellen via het door u gekozen kanaal. Voor meer gedetailleerde informatie over de inhoud van het bestand, zie bijlage 7. Unieke mandaatnummers toekennen Nieuw bij de Europese domiciliëring is het feit dat u als schuldeiser nu zelf verantwoordelijk bent voor het creëren, beheren en archiveren van mandaten. Bij een migratie van DOM80 naar SEPA Direct Debit blijven de oude oorspronkelijke mandaten van de domiciliëringen (papier) echter gearchiveerd bij de bank van de schuldenaar. Als schuldeiser bent u wel verantwoordelijk om aan elk DOM80-mandaat een uniek SDDmandaatnummer toe te kennen. U kunt hiervoor het oude domiciliëringsnummer gebruiken voor zover dit dus uniek is. Uw schuldenaars informeren Zodra u besluit effectief te migreren dient u uw schuldenaars te informeren dat u voortaan via Europese domiciliëringen zal werken. Daarbij dient u eveneens uw schuldenaars op de hoogte te brengen van hun gewijzigde rechten. Een schuldenaar heeft namelijk het recht in het B2C-schema om een Europese domiciliëring te laten terugbetalen door zijn bank. Hij moet zijn verzoek tot terugbetaling indienen binnen de 8 weken na de datum waarop het bedrag van zijn rekening werd gedebiteerd. Zie voorbeeldbrief bijlage 5. SEPA Direct Debit 13

14 Migratie van DOM80 naar SDD B2C (Customerschema) 4. Invorderingsbestanden aanmaken in PC banking Pro/PC banking Business of uitsturen via XML-bestand via PC banking Pro/ PC banking Business of Isabel 6 Prenotificatie sturen naar de schuldenaars Ten laatste 14 kalenderdagen voor inning dient u uw schuldenaars op de hoogte te brengen van de datum en het bedrag van de invordering. Dit kan via een factuur of een vergelijkbaar document. Als u werkt met een eenmalige invordering, vervalt het mandaat vanaf de boeking. Voor de volgende invorderingen op eenzelfde schuldenaar stelt u een nieuw mandaat op Mogelijkheid 1: Groepen van invorderingen samenstellen in PC banking Pro/ PC banking Business. Groepen invorderingen aanmaken in PC banking Pro/PC banking Business en samen met de elektronische mandaatinformatie van de invorderingen versturen aan uw bank. Volgens principe FIRST en RECURRENT. Mogelijkheid 2: Invorderingsbestand "eerste invordering" (FIRST) uitsturen via XML in PC banking Pro/PC banking Business of via Isabel 6. Om tot inning over te gaan dient u ons een XML-invorderingsbestand "eerste invordering" te sturen met alle details van de invorderingen alsook de mandaatgegevens van de betrokken schuldenaars. In dat bericht moeten alle nieuwe gegevens ingegeven worden, maar óók het oude DOM80-domiciliëringsnummer en uw vroegere schuldeisernummer. Timing van de invorderingen Als u werkt met een eenmalige invordering dient u de invordering via PC banking Pro/PC banking Business of het XML invorderingsbestand "eerste invordering" (FIRST) te sturen ten minste 5 bankwerkdagen voor de datum van inning. Zodra de invordering geboekt wordt vervalt het mandaat. Voor volgende invorderingen op eenzelfde schuldenaar dient een nieuw mandaat opgesteld te worden. TAG Naam Vereiste input De volledige beschrijving van XML-berichten voor Europese domiciliëringen is terug te vinden op de site van Febelfin: <seqtp> Sequence Type "FIRST" <dtofsgntr> Date of Signature Vul hier de migratiedatum in, i.e. de datum van verzending <OrgnlMndtId> Orginal Mandate ID Vul hier eerst "DOM80" in, gevolgd door het originele domiciliëringsnummer <OrgnlCdtrSchmeId> Original Creditor Scheme ID Vul hier eerst "DOM80" in, gevolgd door het vroegere schuldeisernummer <AmdmntInd> Amendment Indicator "TRUE" 14 Professionelen

15 Werkt u met wederkerende (recurrente) invorderingen, dient u de eerste keer de invorderingen samengesteld in PC banking Pro/PC banking Business in een groep type eerste invordering "FIRST" of het XML-invorderingsbestand "eerste invordering" (FIRST) ten minste 5 bankwerkdagen voor de datum van inning te versturen. Indien de invordering niet kon geboekt worden - omwille van bijvoorbeeld onvoldoende saldo bij uw schuldenaar - dient u de eerstvolgende invordering op dit mandaat opnieuw aan te bieden als een type "eerste invordering" (FIRST) en dit ten minste 5 bankwerkdagen voor de datum van inning. Indien de invordering wel geboekt kon worden, dient u voor alle volgende groepen invorderingen samengesteld in PC banking Pro/PC banking Business of XML-invorderingsbestand het type "terugkerende invordering" (RECURRENT) te gebruiken. Dit dient ten minste 2 bankwerkdagen voor de datum van inning bij de bank toe te komen. Indien de aangeboden invordering correct geboekt werd, is het mandaat effectief gemigreerd. Het is nu niet meer mogelijk om terug te keren naar het systeem van DOM80. Voortaan zal dit mandaat dus enkel nog via SDD kunnen verwerkt worden. Opheffen van uw DOM80- schuldeisernummer Zodra al uw DOM80-mandaten gemigreerd zijn, dient u uw DOM80-schuldeisernummer te desactiveren. Contacteer hiervoor uw gebruikelijke contactpersoon bij de bank. Hij/zij zal u een formulier bezorgen waarop u kunt aangeven dat u uw DOM80- schuldeisernummer wenst op te heffen. BNP Paribas Fortis zal dan de nodige stappen ondernemen. Reken op minstens 1 extra bankwerkdag voor het versturen van groepen van invorderingen en bestanden Tip Opgelet Het is mogelijk om met uw schuldenaars een kortere prenotificatietermijn overeen te komen. Dit is mogelijk via een aparte overeenkomst maar kan ook via een aparte clausule (duidelijk gescheiden van de verplichte onderdelen) in het mandaat. Voor terugkerende transacties kunt u één betalingsplan opsturen met verschillende invorderingsdata en afgesproken bedragen. Het niet ingeven van de oude gegevens heeft tot gevolg dat de bank van de schuldenaar geen link kan leggen tussen het nieuwe mandaatnummer en het vroegere DOM80-nummer. Als een schuldenaar later de geldigheid van het mandaat betwist, kunnen geen sporen meer teruggevonden worden. SEPA Direct Debit 15

16 Overschakelen van DOM80 op SDD B2B 1. Schuldeisercontract tekenen Contractparameters bepalen en het contract tekenen Nieuw schuldeisernummer ontvangen 2. De aanmaak van nieuwe DOM80- mandaten stopzetten Indien u vandaag werkt met DOM80 en deze domiciliëringen graag zou onderbrengen in het SDD B2B-schema, zal u uw schuldenaars nieuwe mandaten moeten laten ondertekenen. Het is niet mogelijk uw bestaande DOM80-mandaten te migreren naar een B2B-schema! 3. Mandaten creëren 4. Invorderingen uitsturen Prenotificatie sturen naar de schuldenaars Invorderingsbestanden aanmaken in PC banking Pro/PC banking Business of uitsturen via XMLbestand via PC banking Pro/PC banking Business of Isabel 6 Ter herinnering ook nog even een aantal specifieke implicaties wanneer u kiest voor B2B: het B2B-schema kan enkel gebruikt worden ter invordering van facturen bij uitsluitend professionele schuldenaars; een schuldenaar in dit schema heeft geen onvoorwaardelijk recht op terugbetaling; een schuldenaar die een B2B-mandaat bij u tekent, is verplicht dit mandaat 16 Professionelen

17 te bevestigen bij zijn bank. Zolang de schuldenaar het mandaat niet bevestigd heeft, zullen alle invorderingen voor dit mandaat automatisch onbetaald terug worden gestuurd! Dit schema is bovendien facultatief. Een overzicht van bereikbare banken is beschikbaar op: clearing.eu/sdd-services-participants- N=SDD_Core_SDD_B2B-L=EN.aspx. 1. Schuldeisercontract tekenen Contractparameters bepalen en het contract tekenen Vooreerst dient u een Europees domiciliëringscontract B2B bij BNP Paribas Fortis te tekenen. Bij het sluiten van dit contract dient u o.a. volgende zaken te bepalen: Nieuw schuldeisernummer ontvangen Na het sluiten van het contract ontvangt u van ons een certificaat met daarop uw SDD Creditor ID (schuldeiseridentificatie). Dit is uw nieuw schuldeisernummer dat u nodig hebt om te kunnen werken met Europese domiciliëringen en dat geldig is in alle SEPA-landen, voor alle banken. Het schuldeiseridentificatienummer bevat de volgende elementen: Posities 1 en 2: ISO landcode van de schuldeiser (BE voor België); Posities 3 en 4: Controlecijfer; Posities 5 tot 7: "Business code" (kan door de schuldeiser aangepast worden); Posities 8 tot 20: Landspecifieke identificatie voor België (In België is dit normaal gezien het ondernemingsnummer van de schuldeiser). Het B2B-schema kan enkel gebruikt worden ter invordering van facturen bij uitsluitend professionele schuldenaars en creëert geen onvoorwaardelijk recht op terugbetaling 2. De aanmaak van nieuwe DOM80-mandaten stopzetten Zodra u besluit niet langer te werken met DOM80, maar over te schakelen op SDD B2B, dient u uzelf ervan te verzekeren dat er geen nieuwe DOM80- mandaten meer aangemaakt kunnen worden. Hiervoor kunt u uw gebruikelijke contactpersoon aanspreken. Hij/zij zal u een formulier bezorgen waarop u kunt aangeven dat u de aanmaak van nieuwe DOM80-mandaten wil stopzetten. BNP Paribas Fortis zal dan alle verdere stappen ondernemen en u informeren zodra de stopzetting effectief is. 3. Mandaten creëren Binnen het SDD-schema is er een akkoord nodig van de schuldenaar alvorens invorderingen via domiciliëring kunnen plaatsvinden. Dit gebeurt via het aanmaken van een mandaat tussen u en uw schuldenaars. Binnen SEPA Direct Debit bent u zelf verantwoordelijk voor het creëren, beheren en archiveren van uw mandaten. De papieren mandaten Opgelet Het type invorderingen dat u wenst te gebruiken: eenmalig of wederkerend; Het kanaal waarlangs u ons de invorderingen wil opsturen bv. PC banking Pro/PC banking Business of Isabel 6; Uw gebruikslimieten, i.e. het maximum aantal "groepen van invorderingen" dat u ons zal opsturen per maand, het maximum aantal invorderingen (facturen) per groep van invorderingen, het maximum bedrag per invordering (factuur), het maximum bedrag per groep van invorderingen. Uw gebruikelijke contactpersoon binnen de bank staat ter beschikking voor meer informatie en voor verdere ondersteuning bij het sluiten van het contract. De "Business code" kan gebruikt worden om binnen een onderneming onderscheid te maken tussen verschillende bedrijfstakken. Wij raden u dus sterk aan om slechts één schuldeiseridentificatienummer in heel de SEPA-zone te hanteren en gebruik te maken van deze "Business codes" om een onderscheid te maken tussen uw verschillende bedrijfstakken. U kunt deze codes zelf aanpassen en daarvoor gebruik maken van zowel letters als cijfers. Hieronder vindt u een voorbeeld iso code controlecijfer businesscode landspecifieke identificatie B E 12 ZZZ Een schuldenaar die een B2Bmandaat bij u tekent, is verplicht dit mandaat tijdig te bevestigen bij zijn bank. Zolang de schuldenaar het mandaat niet bevestigd heeft, zullen alle invorderingen op dit mandaat automatisch onbetaald teruggestuurd worden. Het is dus noodzakelijk uw B2Bschuldenaars hiervan op de hoogte te brengen. In bijlage 4 en bijlage 6 vindt u een voorbeeldbrief die u samen met een kopie van het getekende mandaat kunt meegeven aan uw schuldenaars, zodat zij op eenvoudige wijze het mandaat kunnen bevestigen bij hun bank. SEPA Direct Debit 17

18 Overschakelen van DOM80 naar SDD B2B dienen omgezet te worden in een elektronische versie. Voor elk mandaat is er één specifiek refertenummer in combinatie met de schuldeiseridentificatie vereist. Ten laatste 14 kalenderdagen voor inning van de vordering dient u uw schuldenaars op de hoogte te brengen van de datum en het bedrag van de invordering In bijlage 3 vindt u een voorbeeld van een B2B-mandaat. Dit voorbeeld bevat enkel de verplichte velden en clausules zoals vermeld in bijlage 1. De keuze van de lay-out van het mandaat is vrij maar alle gegevens dienen op de voorzijde vermeld te staan. Wij raden u aan de mandaten in tweevoud op te maken: één voor u als schuldeiser en één voor uw schuldenaar. Er zijn 2 manieren om een mandaat te bevestigen: Voor BNP Paribas Fortis klanten/ schuldenaars: in PC banking Pro/PC banking Business of in het kantoor - via de voorbeeldbrief + een kopie van het ondertekend mandaat; Voor niet-bnp Paribas Fortis klanten/schuldenaars: zij contacteren hun bankier en informeren hun kantoor - via de voorbeeldbrief + een kopie van het ondertekend mandaat. 4. Invorderingsbestanden aanmaken in PC banking Pro/PC banking Business of uitsturen via XML-bestand via PC banking Pro/ PC banking Business of Isabel 6 Prenotificatie Ten laatste 14 kalenderdagen voor inning van de invordering dient u uw schuldenaars op de hoogte te brengen van de datum en het bedrag van de invordering. Dit kan via een factuur of een vergelijkbaar document. Mogelijkheid 1: Groep van invorderingen samenstellen in PC banking Pro/PC banking Business. Groepen invorderingen aanmaken in PC banking Pro/PC banking Business en samen met de elektronische mandaatinformatie van de invorderingen versturen aan uw bank. Volgens principe FIRST en RECURRENT. Mogelijkheid 2: Invorderingsbestanden uitsturen via XML-bestand Volgende tijdslijn is van toepassing op het SDD B2B-schema D D-14 D-1 De rekening wordt gecrediteerd Datum waarde: Debet en Credit D Prenotificatie Invordering B2B: Eenmalig of Eerst Invordering B2B: Recurrent 18 Professionelen

19 via PC banking Pro/PC banking Business of via Isabel 6. Om tot inning over te gaan dient u ons een XML-invorderingsbestand te versturen met alle details van de invorderingen alsook de mandaatgegevens van de betrokken schuldenaars. De volledige beschrijving van XML-berichten voor Europese domiciliëringen is terug te vinden op de site van Febelfin: febelfin.be/febelfin/nl/betalingen. Timing van de invorderingen Als u werkt met een eenmalige invordering, dient u de invordering via PC banking Pro/PC banking Business of het XML-invorderingsbestand "eerste invordering" (FIRST) te sturen ten minste 1 bankwerkdag voor de datum van inning (voor 9 uur). Zodra de invordering geboekt wordt vervalt het mandaat. Voor volgende invorderingen op eenzelfde schuldenaar dient een nieuw mandaat opgesteld te worden. Werkt u met wederkerende (recurrente) invorderingen, dient u de eerste keer de invorderingen samengesteld in PC banking Pro/PC banking Business in een groep type eerste invordering "FIRST" of het XML-invorderingsbestand "eerste invordering" (FIRST) ten minste 1 bankwerkdag voor de datum van inning te versturen. Indien de invordering niet kon geboekt worden - omwille van bijvoorbeeld onvoldoende saldo bij uw schuldenaar - dient u de eerstvolgende invordering op dit mandaat opnieuw aan te bieden als een type "eerste invordering" (FIRST) en dit ten minste 1 bankwerkdag voor de datum van inning (voor 9 uur). Indien de invordering wel geboekt kon worden, dient u voor alle volgende groepen invorderingen samengesteld in PC banking Pro/PC banking Business of via een XML-invorderingsbestand, het type "terugkerende invordering" (RECURRENT) te gebruiken. Dit dient ten minste 1 bankwerkdag voor de datum van inning bij de bank toe te komen (voor 9 uur). Opheffen van uw DOM80- schuldeisernummer Zodra u bent overgeschakeld op SDD B2B, dient u uw DOM80 schuldeisernummer te desactiveren. Contacteer hiervoor uw gebruikelijke contactpersoon bij de bank. Hij/zij zal u een formulier bezorgen waarop u kunt aangeven dat u uw DOM80-schuldeisernummer wenst op te heffen. BNP Paribas Fortis zal dan alle verdere stappen ondernemen en u informeren zodra de stopzetting effectief is. Reken op minstens 1 extra bankwerkdag voor het versturen van groepen van invorderingen en bestanden Tip Het is mogelijk om met uw schuldenaars een kortere prenotificatietermijn overeen te komen. Dit is mogelijk via een aparte overeenkomst maar kan ook via een aparte clausule (duidelijk gescheiden van de verplichte onderdelen) in het mandaat. Voor terugkerende transacties kunt u één betalingsplan opsturen met verschillende invorderingsdata en afgesproken bedragen. SEPA Direct Debit 19

20 Bijlagen SEPA Direct Debit Bijlagen Overzicht. Bijlage 1: Verplichte inhoud mandaat B2C en B2B Bijlage 2: Voorbeeldmandaat B2C (Customer) Bijlage 3: Voorbeeldmandaat B2B Bijlage 4: Voorbeeldbrief B2B-mandaatbevestiging Bijlage 5: Voorbeeldbrief migratie DOM80 naar SDD B2C Bijlage 6: Voorbeeldbrief omschakeling van DOM80 naar SDD B2B Bijlage 7: Lay-out van het migratiebestand 20 Professionelen

21 Bijlage 1 Verplichte inhoud mandaat B2C en B2B. Eén mandaatreferte (bepaald door de schuldeisers en beperkt tot 35 posities) Naam en adres van de rekeninghouder (schuldenaar) Naam en adres van de schuldeiser Schuldeiseridentificatie Naam en adres en/of identificatie van de uiteindelijke schuldeiser (in te vullen enkel wanneer een schuldeiser een betaling invordert namens een uiteindelijke schuldeiser) IBAN en BIC van de schuldenaar Naam van de schuldenaar (in te vullen enkel wanneer de rekeninghouder een betaling doet voor een derde schuldenaar) Identificatie van het onderliggend contract en omschrijving Type betaling (eenmalig of terugkerend) Datum en plaats van ondertekening Handtekening van de rekeninghouder (schuldenaar) De vereiste juridische clausules SEPA Direct Debit 21

22 Bijlagen SEPA Direct Debit Bijlage 2 Voorbeeldmandaat B2C (Customer). De mandaatreferte dient bepaald te worden door de schuldeiser en is beperkt tot 35 posities. Wij raden u aan deze mandaatrefertes zo eenvoudig mogelijk te houden. Dit zal de mandaatbevestiging door debiteuren ten goede komen. Bijgevoegd de toegelaten karakters voor deze referte: a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z Schuldeiser naam Schuldeiser identificatie (zonder spatie) Schuldeiser adres Schuldeiser postcode en gemeente Schuldeiser land OPGELET: onderstaande zijn bij voorkeur te vermijden / -?: ( )., ' + Spatie MANDAAT SEPA EUROPESE DOMICILIERING CORE (B2C) MANDAATREFERTE VOOR EEN TERUGKERENDE / EENMALIGE INVORDERING Door dit mandaatformulier te ondertekenen, geeft u toestemming (A) aan Schuldeisernaam/Identificatie een opdracht te sturen naar uw bank om een bedrag van uw rekening te debiteren; en (B) aan uw bank om een bedrag van uw rekening te debiteren in overeenstemming met de opdracht van Schuldeiser naam/identificatie. U kunt een Europese domiciliëring laten terugbetalen door uw bank. Dit gebeurt volgens de voorwaarden die in uw overeenkomst met de bank zijn vastgelegd. U moet uw verzoek tot terugbetaling indienen binnen de 8 weken na de datum waarop het bedrag van uw rekening werd gedebiteerd. Ondergetekende, Naam van de Schuldenaar Straat en nummer Postcode en gemeente Land IBAN-rekeningnummer BIC-code Nummer van het onderliggende contract Datum (dag/maand/jaar) Handtekening (schuldenaar = debiteur) Plaats 22 Professionelen

23 Bijlage 3 Voorbeeldmandaat B2B. Schuldeiser Schuldeiser naam naam Schuldeiser Schuldeiser identificatie identificatie (zonder (zonder spaties) spatie) Schuldeiser Schuldeiser adres adres Schuldeiser Schuldeiser postcode postcode en en gemeente gemeente Schuldeiser Schuldeiser land land De mandaatreferte dient bepaald te worden door de schuldeiser en is beperkt tot 35 posities. Wij raden u aan deze mandaatrefertes zo eenvoudig mogelijk te houden. Dit zal de mandaatbevestiging door debiteuren ten goede komen. Bijgevoegd de toegelaten karakters voor deze referte: a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z OPGELET: onderstaande zijn bij voorkeur te vermijden / -?: ( )., ' + Spatie MANDAAT SEPA EUROPESE DOMICILIERING - BUSINESS-TO-BUSINESS CORE (B2C) (B2B) MANDAATREFERTE VOOR EEN TERUGKERENDE / EENMALIGE INVORDERING Door dit mandaatformulier te ondertekenen, geeft u toestemming (A) aan Schuldeisernaam/Identificatie naam/id een opdracht een opdracht te sturen te sturen naar naar uw bank uw bank om een om bedrag een bedrag van uw van rekening uw rekening te debiteren; debiteren; en (B) en aan (B) uw aan bank uw bank om een om een bedrag bedrag van van uw rekening uw rekening te debiteren debiteren in overeenstemming overeenstemming met met de opdracht de opdracht van van Schuldeiser Schuldeiser naam/id. naam/identificatie. Dit mandaat is uitsluitend bedoeld voor betalingen tussen bedrijven. U hebt geen recht op terugbetaling nadat U kunt uw een rekening Europese is gedebiteerd, domiciliëring maar laten u terugbetalen hebt tot de vervaldag door uw bank. het recht Dit om gebeurt uw bank volgens te verzoeken de uw rekening voorwaarden niet te die debiteren. in uw overeenkomst met de bank zijn vastgelegd. U moet uw verzoek tot terugbetaling indienen binnen de 8 weken na de datum waarop het bedrag van uw rekening werd gedebiteerd. Ondergetekende, Naam van de debiteur Schuldenaar Straat en nummer Postcode en gemeene gemeente Land IBAN-rekeningnummer BIC-code Nummer van het onderliggende contract Datum (dag/maand/jaar) Handtekening (schuldenaar = debiteur) Plaats SEPA Direct Debit 23

24 Bijlagen SEPA Direct Debit Bijlage 4 Voorbeeldbrief B2B-mandaatbevestiging. Naam schuldenaar (= debiteur) Adres schuldenaar (= debiteur) Tel. schuldenaar (= debiteur) Betreft: Europees domiciliëringsmandaat B2B (Business to Business) Geachte klant Door bijgevoegd mandaat te ondertekenen en terug te sturen geeft u ons de toestemming een opdracht te sturen naar uw bank om een bedrag van uw rekening te debiteren. Een schuldenaar, echter, die een B2B-mandaat tekent, is verplicht dit mandaat ook nog eens te bevestigen bij zijn bank. Dit houdt in dat zolang u bijgevoegd mandaat niet bevestigt bij uw bank, alle invorderingen die wij zouden willen maken op dit mandaat automatisch onbetaald teruggestuurd worden! Mogen wij u daarom vragen dit ondertekende mandaat zo snel mogelijk te bevestigen bij uw bank? U kunt dit doen door de gegevens van bijgevoegd mandaat in te geven in de elektronische toepassing van uw bank indien die functionaliteit bestaat. Indien deze mogelijkheid niet van toepassing is, gelieve dan bijgevoegd mandaat ondertekend voor te leggen in uw bankkantoor zodat zij de bevestiging voor u kunnen ingeven. Met vriendelijke groeten Schuldeiser Naam + functie (hieronder vermelden) Handtekening (hieronder tekenen) 24 Professionelen

25 Bijlage 5 Voorbeeldbrief migratie van DOM80 naar SDD B2C. Naam schuldenaar (= debiteur) Adres schuldenaar (= debiteur) Tel. schuldenaar (= debiteur) Geachte klant Momenteel bestaan er in elk Europees land één of meer specifieke producten voor binnenlandse betalingen via domiciliëring. In België is dit het systeem DOM80. Met de invoering van de SEPA werd o.a. de Europese domiciliëring of ook SEPA Direct Debit (SDD) ontwikkeld. Op termijn houdt het systeem DOM80 op te bestaan. Wij hebben dan ook gekozen om over te schakelen naar het systeem van SEPA Direct Debit om de facturen van onze klanten te innen en dit vanaf --/--/----. Deze migratie vereist geen enkele tussenkomst van u. U blijft genieten van dezelfde rechten, waarvan u een opsomming vindt in de brochure in bijlage. Met vriendelijke groeten Schuldeiser Naam + functie (hieronder vermelden) Handtekening (hieronder tekenen) Bijlage: (brochure Febelfin SEPA Direct Debit 25

26 Bijlagen SEPA Direct Debit Bijlage 6 Voorbeeldbrief omschakeling van DOM80 naar SDD B2B. Naam schuldenaar (= debiteur) Adres schuldenaar (= debiteur) Tel. schuldenaar (= debiteur) Geachte klant Momenteel bestaan er in elk Europees land één of meer specifieke producten voor binnenlandse betalingen via domiciliëring. In België is dit het systeem DOM80. Met de invoering van de SEPA werd o.a. de Europese domiciliëring of ook SEPA Direct Debit (SDD) ontwikkeld. Wij hebben gekozen om over te schakelen naar het systeem van SEPA Direct Debit "B2B" (Business to Business) ter invordering van onze facturen op professionele klanten. Aangezien het Business to Business model enkel gebruikt kan worden ter invordering van professionele debiteuren zoals uzelf, dient een nieuw mandaat getekend te worden. Dit ter vervanging van de bestaande mandaten in DOM80. Mogen wij u dan ook vriendelijk verzoeken om bijgevoegd mandaat te ondertekenen en terug te sturen naar ons. Daarnaast dient u uw bank op de hoogte te brengen vooraleer de eerste invordering via dit mandaat kan gebeuren. Mogen wij u daarom vragen dit ondertekende mandaat zo snel mogelijk te bevestigen bij uw bank? U kunt dit doen door de gegevens van bijgevoegd mandaat in te geven in de elektronische toepassing van uw bank indien die functionaliteit bestaat. Indien deze mogelijkheid niet van toepassing is, gelieve dan bijgevoegd mandaat ondertekend voor te leggen in uw bankkantoor zodat zij de bevestiging voor u kunnen ingeven. Bedankt voor uw medewerking. Met vriendelijke groeten Opgemaakt te... op.. /.. /.... Naam evt. stempel schuldeiser 26 Professionelen

27 Bijlage 7 Lay-out van het migratiebestand. Het migratiebestand bevat een beginopname (= de hoofding van het bestand) en meerdere gegevensopnames (= de details van uw mandaten) in de volgende lay-out: Beginopname 1 1 N Identificatie opname = AN Toepassingscode = SDD 5 1 N Aard bestand = 2 (Download) N Protocolcode van de geadresseerde bank AN Protocolcode van de onderdeelnemer of blanco N Datum aanpak van het bestand (JJMMAAAA) N Volgnummer van het bestand N Totaal aantal bestanden N Aantal gegevensopnamen N Identificatienummer schuldeiser AN Blanco Gegevensopname 1 1 N Identificatie opname = N Volgnummer opname AN Referte- of abonneenummer AN IBAN-rekeningnummer debtor (betaler) N DOM80 domiciliëringsnummer of rekeningnummer betaler N Mandaatreferte of nullen N Datum opening oorspronkelijke domiciliëring (JJMMAAAA) AN Naam debtor (betaler) AN Adres debtor N Postcode debtor AN Lokalitieit debtor AN BIC debtorbank (8 + XXX of blanco's) N DOM80 identificatienummer creditor N Datum recentste download (aan te vullen NBB) SEPA Direct Debit 27