Eerste Hulp bij mandaten voor schuldeisers die hun Europese domiciliëringen SEPA manueel ingeven (België) versie augustus ing.

Transcriptie

1 Financial Supply Chain SEPA Eerste Hulp bij mandaten voor schuldeisers die hun Europese domiciliëringen SEPA manueel ingeven (België) versie augustus 2014 ing.be/sepa

2 Concept 1 Regelgeving (Rulebooks) 2 Het domiciliëringsmandaat van SEPA 3 België en Artikel 29 van de Richtlijn betaaldiensten (PSD) 3 ING-templates die u voor het SDD Core-mandaat kunt gebruiken 3 ING-templates die u voor het SDD B2B-mandaat kunt gebruiken 3 Core of B2B: hoe maakt u een keuze? 4 Core 4 B2B 4 Mandaatbeheer 5 Migratie van DOM80-mandaten 5 Nieuwe mandaten: Core of B2B 5 Wat dient u aan uw klant mede te delen? 6 Beheer van de schuldeiser-id 7 Administratie van referten 8 Word SEPA-schuldeiser bij ING 9 Conclusie 9 Bijlage A: PSD in België art 29 en Bijlage B: Gebruik van het NBB bestand (voor de migratie van DOM 80 mandaten) 11 Bijlage C: voorbeeld van een brief voor de migratie van een DOM80-mandaat naar een Core mandaat voor Europese domiciliëring SEPA 16 Bijlage D: voorbeeld van een brief voor de opzet van een nieuw Core mandaat voor Europese domiciliëring SEPA 17 Bijlage E: voorbeeld van een brief voor de opzet van een nieuw B2B mandaat voor Europese domiciliëring SEPA 18

3 Concept Als SEPA schuldeiser kunt u manueel de invordering van de Europese domiciliëring via de gebruikersinterfaces van uw electronisch kanaal (Business Bank of Telelink@Isabel) initiëren. U kunt best eerst vertrouwd geraken met de nieuwe concepten op gebied van mandatenbeheer 1, voordat u start met het innen van Europese SEPA domiciliëringen bij uw klanten. Het mandaat voor de Europese domiciliëring SEPA (SDD) is het document dat het mandaat vervangt dat voor de Belgische domiciliëring (DOM80) gebruikt wordt. Dit is een overeenkomst tussen een schuldenaar (uw cliënt) en uzelf als schuldeiser, op basis waarvan: u de betaalinstructies naar de bank van de schuldenaar stuurt om de rekening van de schuldenaar in ruil voor een product of dienst te laten debiteren; de bank van de schuldenaar de rekening van de schuldenaar debiteert. De regels voor dit mechanisme zijn door de EPC (European Payment Council) vastgesteld en zijn gedocumenteerd in verschillende Rulebooks (Core en B2B). De EPC heeft de gehele verantwoordelijkheid voor het beheer van mandaten bij de schuldeiser gelegd. De banken (zowel de bank van de schuldeiser als de bank van de schuldenaar) hebben geen verplichtingen op dit gebied, met uitzondering van het uitvoeren van bepaalde controles die in de Rulebooks zijn gespecificeerd. Deze controles hebben met name betrekking op de informatie die de schuldeiser verschaft in de betaalinstructie met betrekking tot de mandaten. Het nieuwe mandaten model houdt een belangrijke verandering voor de Belgische schuldeisers in.bij het Belgische DOM80-concept werden de mandaten beheerd en bewaard door de bank van de schuldenaar. Op basis van het DOM70-systeem beheerden schuldeisers al wel zelf de DOM80-mandaten en wisselden zij elektronische bestanden uit om de mandaten te openen en te sluiten. Nu wordt de schuldeiser dus verantwoordelijk voor het beheer van de domiciliëringsmandaten en dat heeft belangrijke juridische gevolgen. In het geval van geschillen ligt de bewijslast volledig bij u als schuldeiser. Daarom is het zeer belangrijk dat u uw mandaten vanaf het begin op de juiste wijze administreert. Op basis van dit document en de brochure die FEBELFIN (de Belgische federatie van de financiële sector) over domiciliëringsmandaten heeft opgesteld, weet u precies wat de juiste aanpak is. Wij adviseren u om het document van Febelfin samen met dit document te lezen. Klik op de onderstaande link om deze documenten te raadplegen: Migratieprocedure van de Belgische domiciliëring (DOM80): 1. In de SEPA terminologie is een mandaat het equivalent van een bericht van domiciliëring. Eerste Hulp bij mandaten voor schuldeisers die hun Europese domiciliëringen SEPA manueel ingeven (België) 3

4 Regelgeving (Rulebooks) Alle informatie over mandaten, verplichte en optionele velden, te gebruiken terminologie en juridische clausules wordt beschreven en is beschikbaar in de SEPA Rulebooks. Die vindt u op de website van de EPC ( bank_list.cfm?documents_category=1). De actuele versies van het Core -schema en Business to Business -schema kunnen hier ook gevonden worden. De mandaataspecten zijn in de achtereenvolgende versies echter niet veranderd. Eerste Hulp bij mandaten voor schuldeisers die hun Europese domiciliëringen SEPA manueel ingeven (België) 4

5 Het domiciliëringsmandaat van SEPA ING heeft diverse templates voor SDD-mandaten opgesteld die u als basis kunt gebruiken om uw eigen mandaten te maken. Deze templates bevatten alle juridische informatie die in België minimaal verplicht is: Het is verplicht om SEPA te vermelden. Het woord Core kan worden weggelaten. Alle verplichte informatie dient op de voorkant van het document te staan. Het is niet toegestaan om de achterzijde van het document voor andere informatie te gebruiken. Voor mandaten die zijn opgesteld in talen die in het land van de schuldenaar ongebruikelijk zijn, luidt onze aanbeveling om een Engelse versie op de achterkant van de lokale versie te printen. België en Artikel 29 van de Richtlijn betaaldiensten (PSD) De Payment Services Directive (PSD) vormt het juridische raamwerk waaronder betalingen op Europees niveau vallen. Dit raamwerk is omgezet in Belgisch recht en op 15 januari 2010 gepubliceerd in het Belgische Staatsblad. Hierin staat een extra verplichting in aanvulling op de PSD (Artikel 29). Het mandaat dient te verwijzen naar de onderliggende overeenkomst. Die verwijzing naar de onderliggende overeenkomst dient expliciet genoeg te zijn om alle mogelijke twijfel weg te nemen waarvoor de schuldenaar tekent. Artikel 55 bepaalt voor SDD B2Bmandaten dat de schuldeiser en de schuldenaar gezamenlijk kunnen besluiten om Artikel 29 niet toe te passen. Voor nadere details verwijzen we naar de PSD-bijlage (Bijlage A). ING-templates die u voor het SDD B2B-mandaat kunt gebruiken U vindt modellen (templates) van de domiciliëringsmandaten SEPA B2B (voor België) met alle verplichte velden op volgende website: onder de paragraaf Templates voor mandaten. De templates zijn beschikbaar in het Nederlands, Frans, Engels, Duits, Spaans, Italiaans en Portugees. Ter herinnering: het is belangrijk om niet te vergeten dat het in België verplicht is om het veld Volgens de voorwaarden beschreven in de overeenkomst toe te voegen (alhoewel dat veld in het Europees schema domiciliëring SEPA van de EPC (European Payments Council) optioneel is). Deze verplichting vervalt indien de schuldeiser en schuldenaar daartoe gezamenlijk overeenkomst bereikt hebben. De EPC heeft een serie officiële vertalingen voor alle talen gepubliceerd. Die kunnen via de volgende link gevonden worden: cfm?page=sepa_b2b_dd_mandate_translations ING-templates die u voor het SDD Core-mandaat kunt gebruiken Hieronder vindt u templates voor SDD Core-mandaten die alle verplichte velden bevatten. Zij kunnen door alle schuldeisers gebruikt worden. onder de paragraaf Templates voor de machtigingen. De templates zijn beschikbaar in het Nederlands, Frans, Engels, Duits, Spaans, Italiaans en Portugees. De EPC heeft een serie officiële vertalingen voor alle talen gepubliceerd. Die kunnen via de volgende link gevonden worden: cfm?page=core_sdd_mandate_transalations Eerste Hulp bij mandaten voor schuldeisers die hun Europese domiciliëringen SEPA manueel ingeven (België) 5

6 Core of B2B: hoe maakt u een keuze? Core Het Core-schema is van toepassing op alle soorten klanten: consumenten en niet-consumenten. U bent niet verplicht om het B2B-schema aan professionele klanten voor te stellen. Een Core-mandaat geeft de schuldenaar het recht op een onvoorwaardelijke terugboeking binnen 8 weken na de datum waarop de rekening is gedebiteerd (voor consumenten of niet-consumenten). Dat geldt sinds 1 april 2010, na de juridische omzetting van de PSD in Belgisch recht, ook al voor het DOM80-schema. De Belgische DOM-80 mandaten kunnen naar SDD Core domiciliëringsmandaten gemigreerd worden. U kunt dit doen via de gebruikersinterfaces van Telelink@Isabel. Zo dient u geen nieuwe Europese domiciliëringsmandaten te doen ondertekenen door uw bestaande klanten. Voor Business Bank gebruikers is de migratie van DOM80 via het systeem niet mogelijk. In dit geval moeten dus nieuwe SEPA mandaten met uw schuldenaars ondertekend worden. B2B Als u het risico wilt vermijden dat er binnen 8 weken alsnog terugboeking plaatsvindt, dan kunt u voor nietconsumenten klanten het B2B-schema kiezen. Het is echter niet toegestaan om DOM80-mandaten naar SDD B2B-mandaten te laten migreren. U dient uw schuldenaren te vragen om voor B2B nieuwe mandaten te tekenen. Daar komt nog bij dat bij gebruik van het B2B-schema de schuldenaar de gegevens van het mandaat aan zijn bank dient te bevestigen. Als de gegevens van het mandaat niet bevestigd zijn, zal de bank van de schuldenaar transacties op basis van dit B2B-mandaat weigeren. We hebben gemerkt dat schuldenaren deze verplichting niet goed begrijpen. Daarom adviseren wij u om hen daarover te informeren. De procedures ter bevestiging van B2B-mandaten variëren van bank tot bank. ING eist dat de kopie van het mandaat dat bij de ING-kantoren wordt afgeleverd de naam, hoedanigheid en originele handtekening van de persoon/ personen bevatten die voor de rekening van de schuldenaar geautoriseerd zijn. Sommige schuldeisers gebruiken mandaten met meerdere doorslagen met een bevestigingsexemplaar voor de bank van de schuldenaar. Dit vormt echter geen waarborg voor de bevestiging van de schuldenaar en daarom adviseert ING om dit soort mandaten niet te gebruiken. Volgens de PSD is het niet toegestaan om een consument (een particulier) een SDD B2B-mandaat te laten ondertekenen. Dezelfde wet verplicht de bank van de schuldenaar om alle B2B-transacties gericht op consumenten te weigeren. Het is wel toegestaan om B2B-transacties vanaf een particuliere rekening uit te voeren, zolang de rekeninghouder heeft bevestigd dat hij voor deze transacties in de hoedanigheid van niet-consument handelt. Eerste Hulp bij mandaten voor schuldeisers die hun Europese domiciliëringen SEPA manueel ingeven (België) 6

7 Mandaatbeheer Migratie van DOM80-mandaten We herinneren u eraan dat de migratie van DOM80- mandaten waarborgt dat de overgang naar het Coreschema rechtmatig verlopen is. Het migreren van DOM80 mandaten via de gebruikersinterface is enkel mogelijk via Telelink@Isabel. U kunt de bank van uw keuze vragen om de elektronische gegevens van al uw mandaten te verstrekken. U dient daartoe de DOM80 Schuldeiser-ID die u gebruikt door te geven. Of vraag uw commerciële contactpersoon bij ING om deze informatie als u de procedure in gang zet om een SEPA SDD-schuldeiser te worden. ING zal de aanvraag bij de Nationale Bank van België (NBB) indienen. Na ontvangst stuurt ING u het bestand door. Meer informatie over het gebruik van dit bestand vindt u in Bijlage B. Nieuwe mandaten: Core of B2B U dient een mandaatformulier mee te sturen waarin alle schuldeiserinformatie is opgenomen met betrekking tot uw aanbod of uw factuur. Vraag uw cliënt om het te ondertekenen en aan u terug te bezorgen. U dient te kiezen tussen het creëren van mandaten die al een referte bevatten (dat uniek dient te zijn zie hieronder), of het toekennen van een referte nadat uw cliënt het getekende mandaat aan u heeft teruggestuurd. De mandaatreferte is aanvankelijk niet verplicht, maar dient zeker aan uw cliënt meegedeeld te worden voordat de eerste invordering plaatsvindt, bijvoorbeeld in de aankondigingsbrief. Voor een B2B-mandaat dient u de cliënt bovendien te informeren dat hij de mandaatgegevens bij zijn bank moet bevestigen. Ons advies luidt om in de maand vóór de eerste invordering iedere klant persoonlijk te informeren over de veranderingen die plaats gaan vinden. Dit om geweigerde invorderingen en aanvragen tot terugbetaling als gevolg van misverstanden te voorkomen. Een persoonlijke brief is geschikter dan alleen maar een opmerking in een brochure. U kunt dit bericht aan uw klanten bijvoorbeeld combineren met de verplichte aankondiging die op zijn laatst 14 dagen voor de eerste domiciliëring dient plaats te vinden. Bij de eerste manuele invordering van een reeks invorderingen via de Telelink@Isabel schermen, kunt u bepaalde karakteristieken van bestaande DOM80 mandaten bijvoegen. Dit zal de migratie naar SEPA mandaten mogelijk maken. De daarop volgende invorderingen dienen normaal als terugkerende invorderingen behandeld te worden. Eerste Hulp bij mandaten voor schuldeisers die hun Europese domiciliëringen SEPA manueel ingeven (België) 7

8 Wat dient u aan uw klant mede te delen? In het geval van een migratie van DOM80-mandaten naar mandaten voor Europese Domiciliëring SEPA: - De reden van de migratie: DOM80 gaat op 1 februari 2014 verdwijnen. - De gevolgen van de migratie: uw cliënt (de schuldenaar) hoeft geen actie te ondernemen; de migratie vindt automatisch plaats 1. In het geval van de aanmaak van nieuwe Core mandaten voor Europese domiciliëring SEPA: - Stuur 2 exemplaren van het domiciliëringsmandaat naar uw cliënt; - Dit formulier kunt u van tevoren al invullen; - Uw cliënt dient het originele document ingevuld en ondertekend terug te sturen. Hij mag de kopie houden. In het geval van een nieuw B2B mandaat Europese domiciliëring SEPA: - Een kopie van het originele mandaat dient door de schuldenaar ter validatie bij zijn bank ingediend te worden. Voorbeelden van brieven vindt u in de bijlagen C, D en E van dit document. 1. Mocht uw cliënt (de schuldenaar) het mandaat via zijn bank intrekken, dan moet u hem een nieuw Europees domiciliëringsmandaat laten ondertekenen. Eerste Hulp bij mandaten voor schuldeisers die hun Europese domiciliëringen SEPA manueel ingeven (België) 8

9 Beheer van de schuldeiser-id Om uw Europese domiciliëringen SEPA te kunnen invorderen, krijgt u een SEPA schuldeisersidentificatienummer wanneer u een contract met uw bank ondertekent. Dit identificatienummer lijkt op een IBAN, bijvoorbeeld: BE 32 ZZZ A B C D Het bestaat uit vier onderdelen: A: BE is de ISO-landencode B: 32 is het controlegetal C: De bedrijfscode van de schuldeiser (de posities 5 tot en met 7, gewoonlijk ZZZ). Die code kan de schuldeiser vrij kiezen. D: De posities 8 tot en met 35 bevatten landspecifieke informatie, voor België het ondernemingsnummer. Uw schuldeiseridentificatienummer kan in alle SEPA-landen en bij alle banken gebruikt worden. De bedrijfscode ZZZ wordt bij de berekening van het controlegetal niet meegenomen. U kunt voor de bedrijfscode ieder karakter/cijfer variërend van A-Z en 0-9 gebruiken. U kunt deze bedrijfscode bijvoorbeeld gebruiken om de verschillende entiteiten binnen uw bedrijf aan te geven die deze code voor uiteenlopende doeleinden kunnen gebruiken. Als u deze codering niet nodig heeft, adviseren wij u deze ZZZ te laten, ten behoeve van een gemakkelijke herkenning. Vervang ZZZ in ieder geval niet door spaties (witruimte). Ieder land hanteert andere regels voor het toekennen van schuldeiseridentificatienummers voor SEPA. De brochure waarin de juiste regels voor ieder land zijn samengevat, vindt u op de website van EPC: bank_detail.cfm?documents_id=161 In België is de identificatie gebaseerd op het ondernemingsnummer. Dat dient bij uw bank aangevraagd te worden (bank van de schuldeiser) wanneer u de procedure in gang zet om een SEPA SDD-schuldeiser te worden. Als u uw ondernemingsnummer niet wenst te gebruiken, dan kan iedere Belgische bank u een identificatiecode verschaffen die bij de bank hoort, bijv. BE30ZZZ300D De oude DOM80-referentie kan echter niet gebruikt worden! Eerste Hulp bij mandaten voor schuldeisers die hun Europese domiciliëringen SEPA manueel ingeven (België) 9

10 Administratie van referten Schuldeisers kunnen mandaatreferten toekennen en bijhouden. Wel dienen daarbij bepaalde regels gevolgd te worden: De referte dient uniek te zijn. Feitelijk dient de combinatie van het SEPA schuldeisersidentificatienummer en de referentie van het mandaat uniek te zijn. Een referte dat in het Core-schema is toegekend, kan niet ook nog in het B2B-schema gebruikt worden 2. De lengte is beperkt tot 35 karakters. Onze aanbeveling luidt om alleen het strikt noodzakelijke aantal karakters te gebruiken (vermijd lange reeksen nullen). Spaties aan het begin en het einde vallen weg, maar niet in het midden. Vermijd ze daar! Sinds november 2011 maakt het niet meer uit of u hoofdletters of kleine letters gebruikt U mag alleen de UTF-8 karakterset gebruiken: a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z / -? : ( )., + Spatie ING adviseert u om hoofdletters te gebruiken (letters A Z) zonder accenten, plus de getallen 0-9. Vermijd spaties, accenten, enz. 2 UMR (Unique Mandate Reference) is de unieke referte van een mandaat om te waarborgen dat die gedurende het gehele proces door de verschillende actoren gevolgd en herkend kan worden, zodat fouten of duplicaten opgespoord kunnen worden. Eerste Hulp bij mandaten voor schuldeisers die hun Europese domiciliëringen SEPA manueel ingeven (België) 10

11 Word SEPA-schuldeiser bij ING Bij ING kunt U de invordering van Europese domiciliëringen SEPA initiëren via de gebruikersinterfaces (schermen) van de volgende kanalen: Business Bank Telelink@Isabel Vraag uw commerciële contactpersoon of u SEPA-schuldeiser bij ING kunt worden. Deze zal u uitnodigen om daartoe één of meer contracten te ondertekenen. Als u met zowel Core- als B2B-schema s wilt werken, dient u 2 verschillende contracten te ondertekenen. Als uw verzoek is aanvaard, kunt u naar verwachting na 2 weken gaan beginnen. Conclusie Het is belangrijk om niet te vergeten dat uw huidige schuldenaren GEEN nieuwe mandaten hoeven te ondertekenen als U uw Belgische DOM80 mandaten via het kanaal migreert. Alle Belgische domiciliëringsmandaten die ondertekend zijn vóór 1 april 2010 kunnen zonder voorwaarden rechtmatig gemigreerd worden. Belgische domiciliëringsmandaten die na 1 april 2010 ondertekend zijn, dienen conform de Belgische invoering van de PSD te zijn. Dat betekent dat zij de clausule volgens de voorwaarden beschreven in de overeenkomst op het papieren mandaat dienen te vermelden. De migratie is uitsluitend mogelijk voor het Core-schema. Het is niet mogelijk om DOM80 naar B2B te migreren. Voor het B2B-schema dient de schuldenaar een nieuw mandaat te ondertekenen en dient hij de mandaatgegevens aan zijn bank te bevestigen. Meer informatie gewenst? Aarzel dan niet om onze ING SEPA-website te raadplegen: Voor alle algemene vragen over SEPA in België kunt u ook hier terecht: Eerste Hulp bij mandaten voor schuldeisers die hun Europese domiciliëringen SEPA manueel ingeven (België) 11

12 Bijlage A: PSD in België art 29 en 55 Art De totstandkoming van de domiciliëring vereist het verlenen van een lastgeving door de betaler aan, naargelang, één of meerdere van de hierna volgende personen : 1 de begunstigde; 2 de betalingsdienstaanbieder van de begunstigde; 3 de betalingsdienstaanbieder van de betaler. Een exemplaar dient overhandigd te worden aan de betaler. 2. Ongeacht of de lastgeving bedoeld in 1, eerste lid, al dan niet is opgenomen in hetzelfde instrumentum van de hoofdverbintenis waarvan zij uitvoering waarborgt, beantwoordt de lastgeving minstens aan de volgende voorwaarden : 1 een uitdrukkelijke instemming van de betaler; 2 de te geven volmacht moet uitdrukkelijk verwijzen naar de onderliggende overeenkomst die op haar beurt de draagwijdte van de gedomicilieerde schuldvorderingen bepaalt m.b.t. de aard, de vervaltermijn en zo mogelijk het juiste bedrag. 4. Een domiciliëring en de hiermee verbonden lastgeving kan door elke partij ten allen tijde rechtsgeldig worden opgezegd, door de kennisgeving aan de medecontractant/ tegenpartij. De opzegging van de domiciliëring door de betaler is rechtsgeldig, en tegenstelbaar aan al zijn lasthebbers, wanneer de betaler hiervan kennis geeft hetzij aan zijn schuldeiser, hetzij aan zijn betalingsdienstaanbieder indien dit laatste uitdrukkelijk werd overeengekomen. Art. 55. Wanneer de betalingsdienstgebruiker geen consument is, kunnen partijen overeenkomen dat de artikelen 28, 3, 29, 35, 37 tot 39, 42, 50 tot 52, en 56, 1, in het geheel of ten dele niet van toepassing zijn. Partijen kunnen ook een andere termijn overeenkomen dan die welke is bepaald in artikel 34. De bepalingen van deze titel doen geen afbreuk aan andere wettelijke bepalingen waarbij bijkomende rechten en plichten worden opgelegd inzake kredietverstrekking, onder meer deze bedoeld door de wet van 12 juni 1991 op het consumentenkrediet. 3. Onverminderd de toepassing van artikel 38, 3, indien het juiste bedrag of de datum van debitering niet bepaald is bij het sluiten van de domiciliëring, geeft de begunstigde hiervan kennis aan de betaler op de overeengekomen datum binnen een redelijke termijn voorafgaand aan het initiëren van iedere betalingstransactie. Eerste Hulp bij mandaten voor schuldeisers die hun Europese domiciliëringen SEPA manueel ingeven (België) 12

13 Bijlage B: Gebruik van het bestand van de Nationale Bank van België (voor de migratie van DOM80 mandaten) Inleiding Achtergrond Sinds september 2009 geeft elke bank waarbij het mogelijk is een Belgische domiciliëring te openen maandelijks een lijst met de electronische gegevens van alle bij de betreffende bank gekende domiciliëringen door aan de Nationale Bank van België (NBB). Dit gebeurt elke 10de van de maand. Deze lijst bevat de DOM80-domiciliëringsnummers, het IBAN-rekeningnummer en de BIC, de naam en de adresgegevens van de schuldenaar. De NBB houdt deze DOM80-mandaten bij in een migratiebestand. Wanneer een domiciliëring werd gemigreerd naar een Europese domiciliëring SEPA (SEPA direct debit, SDD), zal de bank dit niet meer opnemen in zijn lijst, en zal het dus ook verdwijnen uit het NBB-migratiebestand. De banken die domiciliëringen aanbieden, hebben zich ertoe verbonden om elke maand deze gegevens door te geven aan de Nationale Bank. Hoe te verkrijgen Indien u schuldeiser bent, en u wenst over te stappen naar Europese domiciliëringen, dan kan u het uittreksel van uw DOM80-schuldenaars uit het NBB-migratiebestand verkrijgen via uw bank. ING vraagt op basis van uw DOM80- schuldeisersidentificatie de gegevens op bij de NBB. ING stuurt u dit bestand vervolgens door. Opvragingen bij de NBB gebeuren uitsluitend via de bank, u kunt dit nooit rechtstreeks aanvragen bij de NBB. ING stuurt u het bestand door via mail (gezipt minder dan 15 MB max. 5 mails), of op cd gebrand en per post gezonden (gezipt meer dan 15 MB). Indien u wenst, kan u deze cd ook afhalen in het Operationeel Centrum in Gent of Brussel. U kunt dit bestand met uw mandaten op eenvoudige wijze verkrijgen samen met uw aanvraag om schuldeiser SDD (SEPA direct debit) te worden. Mocht u dit nog achteraf moeten aanvragen, dan kunt u contact opnemen met uw commerciële contactpersoon. Formaten ING ontvangt het NBB-migratiebestand van de Nationale Bank van België als een CIRI-formaat zonder lijneindes. U kunt dit ook ontvangen als CIRI-formaat met lijneindes. Dit maakt het bestand makkelijker leesbaar in een eenvoudige tekstverwerker zoals Notepad. Dit formaat is ook eenvoudig te importeren in een rekenblad zoals Excel. Het is eveneens mogelijk het bestand te ontvangen in Access of Excel-formaat (afhankelijk van de grootte van het bestand). Eerste Hulp bij mandaten voor schuldeisers die hun Europese domiciliëringen SEPA manueel ingeven (België) 13

14 Migratie DOM80 Om uw DOM80-mandaten te migreren naar Europese domiciliëringsmandaten moeten een aantal handelingen uitgevoerd worden. Hieronder vindt u enkele raadgevingen betreffende het gebruik van dit bestand. Verwerken van het NBB-migratiebestand Het doel van het NBB-migratiebestand is het vereenvoudigen van de omzetting van uw huidige DOM80-mandaten naar mandaten voor de Europese domiciliëring SEPA (SDDmandaten), door U een overzicht te geven van al uw huidige DOM80 mandaten (electronische gegevens); Inclusief DOM80-domiciliëringsnummer, naam en adres van de schuldenaar; Waarbij de BBAN-rekeningnummers werden omgezet naar IBAN rekeningnummers; En de corresponderende BIC (Bank Identification Code) werd toegevoegd; Ook het contractnummer gekoppeld aan deze domiciliëringen toe te voegen (referte- of abonneenummer), indien deze informatie beschikbaar is en werd gecommuniceerd door de bank van de schuldenaar. SDD Mandaat Referte & migratie DOM80-mandaat De referentie van een mandaat voor de Europese domiciliëring SEPA (SDD Mandaat referte) is de sleutel om de inning van een Europees domiciliëring te lanceren op basis van alle gegevens van het mandaat dat door de schuldenaar (debtor) werd ondertekend. Gemigreerde Mandaten Een DOM80-mandaat is pas gemigreerd (naar een SDD Core-mandaat) wanneer de bank van de schuldenaar een eerste maal het verschuldigde bedrag van de rekening van de schuldenaar heeft geïnd. Onmiddellijk na deze inning zal de bank van de schuldenaar het DOM80-mandaat deactiveren en markeren als gemigreerd. Vanaf dan is het DOM80-mandaat niet meer bruikbaar, en er is ook geen mogelijkheid om dit opnieuw te activeren. De migratie van een DOM80-mandaat naar een SDD mandaat voor de Europese domiciliëring SEPA is definitief en onomkeerbaar! Het gemigreerde DOM80-mandaat wordt niet meer opgenomen in de maandelijkse lijst voor de Nationale Bank van België, en verdwijnt hierdoor ook uit het NBBmigratiebestand. Noteer dat de geldigheid van een DOM80-mandaat onbeperkt is in de tijd, tenzij: het uitdrukkelijk wordt herroepen (revocation) door één van de betrokken partijen; het DOM80-mandaat gemigreerd werd naar een mandaat voor de Europese domiciliëring SEPA. Een SDD-mandaat daarentegen is niet langer geldig 36 maanden na de laatste inning. U bent vrij om de SDD Mandaat Referte te kiezen, maar deze mag maximaal 35 karakters lang zijn. Bovendien moet deze referentie uniek zijn voor elk mandaat en schuldeiser. Het DOM80-domiciliëringsnummer kan gebruikt worden als SDD Mandaat Referte bij het migreren van de mandaten, maar dit is geen verplichting. Gelieve te noteren dat u informatie over uw mandaten dient te bewaren. De keuze is aan u. We raden aan om de SDD Mandaat Referte eenvoudig en logisch te houden. Het mandaat is effectief gemigreerd na de eerste geslaagde inning. Eerste Hulp bij mandaten voor schuldeisers die hun Europese domiciliëringen SEPA manueel ingeven (België) 14

15 Tips & Tricks DOM80-domiciliëringsnummers - dubbels Vóór de migratie dient u na te gaan of er geen dubbels voorkomen onder de DOM80 mandaatrefertes die voorkomen in de lijst van de NBB. U kunt de verschillende dubbels van mandaten onderscheiden door het veld Mandaatreferte, dat werd toegevoegd aan het NBB migratiebestand. Het gebeurt dat dit veld van 6 karakters enkel nullen bevat, zelfs al komen de DOM80 domiciliëringsnummers meerdere malen voor in de lijst. In dat geval raden wij u aan om het veld Referte- of abonneenummer te gebruiken om de dubbels te onderscheiden. Dit nummer is dat van het contract tussen de schuldenaar (debtor) en u (de schuldeiser / creditor) waarop het mandaat betrekking heeft. Mocht dit veld ook leeg zijn, dan blijft er de Datum opening oorspronkelijke domiciliëring over om de dubbels te onderscheiden. B2B-mandaten Het migreren van een huidig DOM80-mandaat kan enkel naar een SDD-mandaat in het SEPA Core-schema. Het SEPA B2B-schema is nieuw met een specifieke set van regels - en heeft geen equivalent in het DOM80-systeem; het vraagt dan ook steeds om de ondertekening van een nieuw mandaat, waardoor migratie niet mogelijk is. Karakterset De toegelaten karakters beperken zich tot de volgende lijst: a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z / -?: ()., + Spatie Noch door de banken, noch door NBB werden er echter regels opgelegd met betrekking tot de te gebruiken karakterset in de lijsten of het NBB-migratiebestand. Het gevolg hiervan is dat de alfanumerieke velden in het NBB-migratiebestand tekens kunnen bevatten die niet aanvaard worden in de SDD-instructies. Het is aangeraden vooraf na te gaan of het NBBmigratiebestand verboden karakters bevat. Wij raden u aan om enkel cijfers, en eventueel hoofdletters te gebruiken voor de mandaatrefertes. U dient er eveneens rekening mee te houden dat op dit moment hoofd- en kleine letters binnen het systeem SEPA als verschillende karakters worden beschouwd. Dit wil niet zeggen dat het NBB-migratiebestand niet bruikbaar is om de creatie van de nieuwe B2B-mandaten voor te bereiden; het bevat immers alle gegevens om bijvoorbeeld een vooraf ingevuld B2B-mandaatformulier aan te maken. Eerste Hulp bij mandaten voor schuldeisers die hun Europese domiciliëringen SEPA manueel ingeven (België) 15

16 Bereikbaarheid van banken Sinds 1 november 2009 zijn alle banken in de eurozone bereikbaar voor het SEPA SDD Core-schema (verplicht naar een Europese wet). Dit wil zeggen dat zij de nodige diensten aanbieden om uw SDD Core instructies te verwerken. Deze verplichting bestaat niet voor het SDD B2B-schema, dit schema is optioneel. In België zijn alle banken bereikbaar via het Core-schema, en kunt u zonder problemen SDD-instructies uitsturen wanneer u het NBB-migratiebestand heeft gebruikt om te migreren. In België is meer voorzichtigheid geboden wanneer u het NBB-migratiebestand wenst te gebruiken om de creatie van uw B2B-mandaten voor te bereiden: Nagenoeg alle Belgische banken zijn bereikbaar in het SDD B2B-schema. Wanneer een bank niet bereikbaar is, heeft het geen zin uw schuldenaar een mandaat te laten ondertekenen; de bank zal uw SDD-instructies toch niet kunnen verwerken. U dient met uw schuldenaar dan een andere oplossing te zoeken (bijvoorbeeld toch een Core-mandaat i.p.v. een B2B-mandaat). U kunt de bereikbaarheidslijsten vinden op de website van EBA, via: N=SDD_Core_SDD_B2B-L=EN.aspx Aan de hand van de BIC van de rekening van de schuldenaar kunt u terugvinden of de betreffende bank deelneemt (bereikbaar is) aan het schema. Er is een lijst voor Core en een lijst voor B2B. Inactieve mandaten Het NBB-migratiebestand bevat alle electronische gegevens van de DOM80-mandaten van de schuldeiser, in veel gevallen ook niet actieve DOM80-mandaten. De praktijk leert dat ook al werd het contract tussen schuldeiser en schuldenaar beëindigd dikwijls wordt nagelaten om aan de bank van de schuldenaar door te geven dat het DOM80- mandaat moet worden gedeactiveerd. zij worden gemigreerd als actieve SDD mandaten; de kans bestaat dat u SDD-instructies uitvoert op deze inactieve mandaten, met gevolgen als problemen in de relatie met uw klanten, aanvragen tot terugbetaling... etc. ING adviseert u daarom om vooraf na te gaan of het NBBmigratiebestand inactieve DOM80-mandaten bevat en deze eventueel te verwijderen uit uw klantendatabase. Overigens biedt dit een prima aangelegenheid om ook uw andere gegevens te bekijken; de gegevens in het NBBmigratiebestand zijn de meest recente waarover de banken beschikken het loont de moeite om deze te vergelijken met de informatie die u heeft. Let er wel op bij de controles (op alfanumerieke velden zoals naam en adres) dat deze op een niet-hoofdletter gevoelige manier gebeuren. In het NBB-migratiebestand worden gegevens aangeleverd in hoofd- en/of kleine letters door elkaar (afhankelijk van de input van de banken). Evolutie van de migratie Zoals hiervoor reeds aangegeven worden de gemigreerde mandaten niet opgenomen in de lijsten, en dus ook niet meer in het NBB-migratiebestand. Wanneer u uw migratie heeft gestart, zal het NBBmigratiebestand dan ook maand na maand kleiner worden. Hierdoor wordt het mogelijk om uw migratie ook op te volgen. Er dient wel rekening mee gehouden te worden dat wanneer er tijdens de migratieperiode ook nog nieuwe DOM80-mandaten worden aangemaakt, deze ook worden opgenomen in het NBB-migratiebestand. In dit geval is de vermindering van DOM80-mandaten in het bestand dus niet gelijk aan het aantal gemigreerde mandaten. Het kan echter ook gebeuren dat kleinere banken hun lijsten niet tijdig doorsturen naar NBB. In het NBB-migratiebestand van de betreffende maand zullen de DOM80-mandaten van deze bank dan ook ontbreken (zonder dat zij gemigreerd werden naar SDD-mandaten)! De gevolgen voor u (als schuldeiser) kunnen aanzienlijk zijn wanneer deze inactieve DOM80-mandaten niet verwijderd worden voor de migratie: Eerste Hulp bij mandaten voor schuldeisers die hun Europese domiciliëringen SEPA manueel ingeven (België) 16