SEPA Service Center Gebruikersgids

Transcriptie

1 SEPA Service Center Gebruikersgids

2 Aanmelden op het SEPA platform... 4 Beheren van uw klantenprofiel... 5 Activeren van nieuwe mandaten Het activeren van een individueel mandaat op het platform...12 Activeren van meerdere domiciliëringsmandaten op het platform...15 Activeren via blanco mandaten...19 Activeren via blanco mandatenpacks...20 Bestaande mandaten migreren Een domiciliëringsmandaat weergeven, annuleren, wijzigen of een kopie van een mandaat aanvragen Een mandaat wijzigen...27 Een mandaat annuleren...28 Een mandaat afdrukken...28 Het origineel van een mandaat weergeven...28 Het origineel van een mandaat aanvragen...28 Verzenden van herinneringen Beheren van ongeldige mandaten Statistieken en rapporten SEPA Service Center Gebruikersgids 2

3 Aanmelden op het SEPA platform Om u op het beveiligde SEPA Service Center aan te melden, ga op Selecteer uw taal en voer de gebruikersnaam en het paswoord in die bpost u bij ondertekening van uw contract bezorgde. Uw gebruikersnaam en paswoord mogen door meerdere personen binnen uw onderneming worden gebruikt. Om veiligheidsredenen raden we aan de aanmeldgegevens slechts aan een beperkte groep gebruikers mee te delen. SEPA Service Center Gebruikersgids 3

4 Beheren van uw klantenprofiel Bij de activering van nieuwe domiciliëringsmandaten, de migratie van bestaande mandaten of de verzending van brieven aan uw klanten personaliseert het SEPA Service Center de documenten met uw ondernemingslogo en -gegevens. Hiervoor moeten de volgende gegevens aan het SEPA Service Center via de operationele fiche worden verstrekt, die u bij de ondertekening van het contract zal worden bezorgd: Naam van uw onderneming Logo van uw onderneming Naam van het departement of van de persoon die de brieven die naar uw klanten worden verstuurd, zal ondertekenen Verschilt de naam van uw onderneming volgens de taal, vermeld dan steeds de naam in de 4 talen (NL, FR, DE, EN) (bv.: Secrétariat Social Y Sociaal Secretariaat Y persönliche Sekretärin Y - Social Secretariat Y) Maximaal 30 karakters Digitaal formaat Toegelaten bestandsformaten: JPG of PNG Minimumresolutie van de afbeelding: 300 DPI In zwart-wit of in kleur Verschilt de naam van de afdeling/persoon volgens de taal, vermeld dan steeds de naam in de 4 talen (NL, FR, DE, EN) (bv.: Service comptabilité, Dienst Boekhouding, Accounting-Service, Accounting Service) Maximaal 30 karakters Gegevens van uw Klantendienst Telefoonnr. en adres van uw Klantendienst waarop uw klanten bij vragen over hun domiciliëring contact met u kunnen opnemen. Als de contactgegevens van uw Klantendienst verschillen naargelang de taal van de klant, moet u de gegevens voor de 4 talen (NL, FR, DE en EN) vermelden. Maximaal 30 karakters per veld Gegevens van de hoofdzetel van uw onderneming Adres: Zoning, gebouw (indien van toepassing) vb.: Muntcentrum Straat Huisnummer Eventuele postbus Postcode Gemeente/stad Land Website Ondernemingsnummer (KBO): Registratienummer van uw onderneming bij de Kruispuntbank van Ondernemingen. SEPA Service Center Gebruikersgids 4

5 Crediteurennummer van uw onderneming Gepersonaliseerde velden Nieuw crediteurennr. van uw onderneming (Europees formaat) dat uw bank u bij de ondertekening van uw nieuw crediteurencontract meedeelde. Om bijkomende informatie te verzamelen en/of te controleren of die nuttig is voor uw activiteit biedt SEPA Service Center u de mogelijkheid om (maximaal 3) vrije velden aan de mandaten toe te voegen. Bv.: adres van uw klanten, telefoonnr., Voer de titel van het/de veld(en) in de 4 talen in. Maximaal 68 karakters U kunt in deze velden ook een mededeling opnemen. Voer de zin daartoe in de 4 talen in. Beperk de invoer echter wel tot 68 karakters per veld. SEPA Service Center Gebruikersgids 5

6 Voorbeeld van een SEPA Business-to-Business mandaat gepersonaliseerd met de gegevens van bpost Personalisatie - logo en gegevens van de hoofdzetel van uw onderneming Gepersonaliseerde velden SEPA Service Center Gebruikersgids 6

7 Voorbeeld van een bevestigingsbrief gepersonaliseerd met de gegevens van bpost Personalisatie - logo en gegevens van de hoofdzetel van uw onderneming Personalisatie - gegevens van uw klantendienst Personalisatie - ondertekening van de brief SEPA Service Center Gebruikersgids 7

8 Bij de ondertekening van uw SEPA Service Center contract dient u bpost ook een aantal algemene inlichtingen te verstrekken die zullen worden gebruikt voor administratieve en operationele mededelingen, zoals het versturen van mandaten naar uw onderneming, het verzenden van gegevens van verwerkte mandaten, het toesturen van facturen,... Hiervoor moeten de volgende gegevens aan het SEPA Service Center worden verstrekt via de operationele fiche, die u bij ondertekening van het contract zal worden bezorgd: Taal De taal waarin u de operationele mededelingen van bpost wenst te ontvangen. Ondernemingsnr. Registratienummer van uw onderneming bij de Kruispuntbank van Ondernemingen. Adres voor de verzending van de bestelde blanco mandaten Contactgegevens voor de verzending van de rapporten / gegevens Contactpersoon bij operationele problemen Facturatie adres Adres naar waar de bestelde blanco mandaten zullen worden verstuurd: Naam van de onderneming Departement Geadresseerde (NAAM, Voornaam) Industriezone/gebouw Straat Nr.: Eventuele postbus Postcode Gemeente/stad Land De SEPA Service Center oplossing voorziet de mogelijkheid om uw onderneming gedigitaliseerde mandaten in.pdf (beeld) en onder.xml en/of.csv (gegevens) formaat toe te sturen. Voor het elektronisch verzenden van deze mandaten worden volgende gegevens gebruikt: Naam Voornaam Functie adres Telefoonnummer Naam Voornaam Functie adres Telefoonnummer Naam van de onderneming Afdeling Geadresseerde (NAAM, Voornaam) Zoning/gebouw Straat Nr.: Eventuele postbus Postcode Gemeente/stad Land SEPA Service Center Gebruikersgids 8

9 Klantnr./PRS Opties van de SEPA Service Center-oplossing Uw klantnummer als u al klant bent bij bpost Overzicht van de door u gekozen opties Gegevens op het platform te weergeven en/of te wijzigen. Raadpleeg voor de weergave van uw gegevens "Mijn Profiel > Mijn gegevens". U kunt uw gegevens ook rechtstreeks vanaf het platform wijzigen: Voer de wijzigingen in. Opmerking: Om veiligheidsredenen kunnen bepaalde velden zoals "Inlog-gegevens" en "Opties" niet rechtstreeks op het platform worden gewijzigd. Neem om deze gegevens te wijzigen contact op met bpost. Klik op "Opslaan" om de wijzigingen op te slaan. SEPA Service Center Gebruikersgids 9

10 Activeren van nieuwe mandaten bpost biedt 4 mogelijkheden om nieuwe domiciliëringsmandaten te activeren: het activeren van een mandaat op het platform: voer de gegevens van de debiteur rechtstreeks op het SEPA Service Center platform in. bpost maakt vervolgens met die gegevens een gepersonaliseerd domiciliëringsmandaat voor de debiteur aan en zendt hem dat toe. het activeren van meerdere mandaten op het platform: download een bestand met alle gegevens van de debiteuren die een nieuw mandaat wensen te activeren. bpost maakt vervolgens aan de hand van de gegevens gepersonaliseerde domiciliëringsmandaten aan die het naar de debiteuren verzendt. het activeren via blanco mandaten: bpost maakt blanco mandaten aan en stuurt ze u toe zodat u gemakkelijk via uw verschillende verkooppunten of communicatiekanalen nieuwe domiciliëringen kunt activeren. het activeren via packs van blanco mandaten: bpost maakt blanco mandaten aan en stuurt u die in packs van 25, 100 of 500 toe. De verpakking in packs impliceert ook dat de verwerkingskosten van de mandaten vooruit zijn betaald en dus niet bovenop de productiekosten in rekening worden gebracht. Opmerking: Ongeacht de gekozen activeringswijze, gebruikt bpost mandaatformulieren gepersonaliseerd met het logo en de gegevens van uw onderneming. Deze gegevens staan vermeld onder hoofdstuk "Mijn profiel - mijn gegevens"' van het SEPA Service Center platform. Controleer voordat u nieuwe mandaten activeert dus steeds of uw gegevens up-to-date zijn. (zie pagina 9 voor bijkomende informatie). SEPA Service Center Gebruikersgids 10

11 Het activeren van een individueel mandaat op het platform Om een individueel mandaat op het platform te activeren: Ga in het gedeelte "Beheer van domiciliëringsmandaten > Aanmaken domiciliëringsmandaat" De gegevens en het logo van uw onderneming verschijnen in de hoofding van het mandaat. Foutieve gegevens kunt u rechtstreeks op het platform corrigeren (zie toelichtingen op pagina 9) Kies het te activeren mandaattype: B2B scheme: voor het activeren van een SEPA Business-to-Business mandaat. Dit type mandaat wordt gebruikt voor het innen van facturen die uitsluitend bestemd zijn voor professionele debiteuren die geen recht op terugbetaling zullen hebben. Core scheme: voor het activeren van een SEPA mandaat gebruikt voor het innen van facturen bestemd voor particuliere of professionele debiteuren die tot 8 weken na het debiteren van hun rekening recht hebben op terugbetaling. Selecteer de taal van het mandaat dat naar de debiteur zal worden verstuurd: Frans (FR), Nederlands (NL), Duits (DE) of Engels (EN). De naam van de in te vullen velden, evenals het logo en de gegevens van uw onderneming worden automatisch aan de geselecteerde taal aangepast. SEPA Service Center Gebruikersgids 11

12 Voer de debiteurgegevens in. Klantgegevens van de debiteur Acthernaam - Voornaam verplichte velden indien het veld "bedrijfsnaam" niet is ingevuld. Voornaam en achternaam van de persoon aan wie het domiciliëringsmandaat zal worden verstuurd. Maximaal 255 karakters per veld. Bedrijfsnaam B2B scheme: verplicht veld Core scheme: veld niet verplicht voor particuliere klanten Adres Verplichte velden, behalve het veld postbus. Ondernemingsnr. verplicht veld indien het veld "bedrijfsnaam " is ingevuld. Maximaal 255 karakters Opmerking: wanneer u dit veld invult, dient u ook het veld "ondernemingsnummer" in te vullen. En omgekeerd. Straat maximaal 30 karakters Nummer maximaal 5 karakters Eventuele postbus maximaal 5 karakters Postcode/plaats Land maximaal 30 karakters Registratienummer van de debiteur bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) Formaat: xxxx.xxx.xxx of xxxxxxxxxx Financiële gegevens van de debiteur IBAN rekeningnr. Optioneel veld BIC - SWIFT code Optioneel veld Bankrekening van de debiteur - IBAN code (16 karakters in België) vb.: BE Bankrekening van de debiteur - BIC code (doorgaans 8 karakters). Formaat: XXXXYY00(111) vb.: BEABBB23 SEPA Service Center maakt de BIC code automatisch aan op voorwaarde dat het IBAN rekeningnummer correct is en met een rekening in België is verbonden. SEPA Service Center onderwerpt ook de BIC-code aan een controle en toont een foutmelding als de BIC en IBAN codes niet overeenstemmen of als de BIC code overeenstemt met een bank die het gekozen mandaattype niet ondersteunt (B2B scheme of Core scheme) Type betaling Terugkerende (standaard) of eenmalige invordering. Verplicht veld SEPA Service Center Gebruikersgids 12

13 Mandaatrefert bpost kent aan ieder geactiveerd mandaat een uniek SEPA referentienummer toe. U kunt echter ook zelf een referentienummer kiezen. Zorg er echter wel voor dat dit nummer uniek is binnen uw onderneming. Voer in dat geval het gewenste referentienummer in. Digitaal formaat - maximaal 19 karakters Bijkomende gegevens Optionele velden Opteerde u voor deze mogelijkheid en beschikt u reeds over bepaalde gegevens voor deze velden, vermeld ze dan. Zo kunnen ze worden gecontroleerd en door de debiteur eventueel worden verbeterd. Maximaal 68 karakters Overeenskomst Contractnummer Verplicht veld Intern contractnr. of klantnr. van de debiteur. Maximaal 35 karakters Opmerking: SEPA Service Center gaat na of eenzelfde contractnr. niet aan meerdere debiteuren werd toegekend. Bij dubbel gebruik toont het systeem een foutmelding met de naam van de verschillende debiteuren die onder dit contractnr. staan geregistreerd. Klik op "Preview" en controleer de gegevens. Klik vervolgens op "Bevestigen" om het mandaat aan te maken en het voor validering en ondertekening naar de debiteur te verzenden. SEPA Service Center Gebruikersgids 13

14 Activeren van meerdere domiciliëringsmandaten op het platform Om meerdere domiciliëringsmandaten gelijktijdig te activeren: Ga in het gedeelte "Beheer van de domiciliëringsmandaten > Nieuwe domiciliëringsmandaten uploaden" Download vervolgens uw database met de gegevens voor alle debiteurs voor wie u een nieuw mandaat wenst te activeren: 1 database per mandaattype (standaard (core scheme) of B2B) csv.- of xml.-formaat Gebruik het voorbeeldactiveringsbestand dat u bij ondertekening van het contract ontving om de naam en de volgorde van de mee te delen informatie te respecteren. Een gegevensregel moet 19 velden (kolommen) bevatten, ook al zijn bepaalde velden leeg. Bepaalde velden zijn verplicht. Als een van deze velden niet is ingevuld of niet aan het vereiste formaat voldoet, wordt de productie van het met de betreffende gegevens verbonden mandaat niet opgestart. U ontvangt dan een kennisgeving met aanduiding van alle foutieve regels van het bestand en met vermelding van de reden waarom het systeem deze regels niet kan verwerken (vb.: ontbrekend verplicht veld, ongeldige IBAN of BIC code, ) Optionele velden die niet werden ingevuld, blijven leeg, maar verhinderen niet dat het mandaat wordt aangemaakt. Alleen de volgende Latijnse lettertekens worden aanvaard: a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z / -?: ( )., ' + "spatie" SEPA Service Center Gebruikersgids 14

15 Informatie op te nemen in de database van uw klanten: Bedrijfsnaam van de debiteur B2B mandaat: verplicht veld Standaard mandaat (core): veld niet verplicht voor particuliere klantendebiteuren Maximaal 255 karakters Naam van het veld in het bestand: <Endcustomer_name> Opmerking: wanneer u dit veld invult, dient u ook het veld "ondernemingsnummer" in te vullen. En omgekeerd. Naam en voornaam van de geadresseerde bij de debiteur Verplichte velden indien u het voorgaande veld "bedrijfsnaam" niet invulde. Particuliere debiteur: naam en voornaam van de debiteur Professionele debiteur: Voornaam en naam van de persoon aan wie het domiciliëringsmandaat zal worden verzonden. Opmerking: beschikt u niet over de naam en de voornaam van een contactpersoon, vermeld dan in het veld "naam" een functie of een afdeling waaraan we de zending kunnen adresseren. Bv.: verantwoordelijke van de afdeling Finance, Afdeling boekhouding, Maximaal 255 karakters per veld. Naam van de velden: <Endcustomer_contact_firstname> <Endcustomer_contact_lastname> Adres van de debiteur Verplichte velden, behalve het nr. en de postbus. Straat maximaal 30 karakters Naam van het veld: <Endcustomer_street> Nr. maximaal 5 karakters Naam van het veld: <Endcustomer_number> Eventuele postbus maximaal 5 karakters Naam van het veld: <Endcustomer_box> Postcode - tussen 3 en 10 karakters Naam van het veld: <Endcustomer_code> Gemeente/stad - tussen 2 en 30 karakters Naam van het veld: <Endcustomer_locality> Land op te geven in de vorm van de landcode Vb.: België: BE Frankrijk: FR Duitsland: GE Nederland: NL Luxemburg: LU Naam van het veld: <Endcustomer_country> SEPA Service Center Gebruikersgids 15

16 Taal van de debiteur Verplicht veld Taal van het mandaat dat naar de debiteur zal worden verzonden. Frans: FR Nederlands: NL Duits: DE Engels: EN Benaming van: <Endcustomer_language> Ondernemingsnr. van de debiteur Verplicht veld als u het veld "Bedrijfsnaam" invulde. Registratienummer van de debiteur bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) Formaat: xxxx.xxx.xxx of xxxxxxxxxx Naam van het veld: <Endcustomer_KBO> Contractnr. of klantnr. van de debiteur. Verplicht veld IBAN code van de debiteur Optioneel veld Intern contractnr. of klantnr. van de debiteur. Maximaal 35 karakters Naam van het veld: <Endcustomer_contractID> Bankrekening van de debiteur - IBAN code (16 karakters in België) Formaat: bv.: BE Naam van het veld: <Endcustomer_IBAN> BIC code van de debiteur Optioneel veld Bankrekening van de klant - BIC code (doorgaans 8 karakters). Formaat: XXXXYY00(111) vb.: BEABBB23 Naam van het veld: <Endcustomer_BIC> Type betaling dat de klant heeft gekozen Verplicht veld Geef "1" aan indien het gaat om een eenmalige invordering. Ken de waarde "2" toe als het een terugkerende invordering (standaard) betreft = meest voorkomend. Naam van het veld: <Endcustomer_payment_type> SEPA Service Center Gebruikersgids 16

17 SEPA referentienr. Optioneel veld tenzij u zelf het unieke referentienr. van de mandaten wilt kiezen bpost kent aan ieder geactiveerd mandaat een uniek SEPA referentienummer toe. U kunt echter ook zelf een referentienummer kiezen. Zorg er echter wel voor dat dit nummer uniek is binnen uw onderneming. Voer in dat geval het gewenste referentienummer in. Digitaal formaat - maximaal 19 karakters Naam van het veld: <sepa_umref> Optionele velden Het SEPA Service Center biedt u de mogelijkheid om vrije velden (maximaal 3) toe te voegen om bepaalde bijkomende gegevens die nodig zijn voor uw activiteit, te verzamelen. Bezorg ons de titel van deze velden als u deze velden wenst toe te voegen. Zie pagina 4 voor bijkomende informatie Als u voor deze mogelijkheid hebt geopteerd en u reeds enkele gegevens voor deze velden bezit, dient u ze in uw database te vermelden. Zo kunnen ze worden gecontroleerd en eventueel door uw klanten worden verbeterd. Maximaal 68 karakters Naam van de velden: <Endcustomer_option_1> <Endcustomer_option_2> <Endcustomer_option_3> Selecteer vervolgens het type mandaat dat u wenst te activeren: B2B scheme: voor het activeren van een SEPA Business-to-Business mandaat. Dit type mandaat wordt gebruikt voor het innen van facturen die uitsluitend bestemd zijn voor professionele debiteuren die geen recht op terugbetaling zullen hebben. Core scheme: voor het activeren van een SEPA mandaat gebruikt voor het innen van facturen bestemd voor particuliere of professionele debiteuren die tot 8 weken na het debiteren van hun rekening recht hebben op terugbetaling. Klik op "Overzicht". Vervolgens verschijnt een overzicht van de eerste 5 mandaten. Controleer de gegevens en ga na of ze in de overeenstemmende velden zijn ondergebracht. Klik vervolgens op "Bevestigen" om de mandaten aan te maken en ze naar de klanten te versturen. SEPA Service Center Gebruikersgids 17

18 Activeren via blanco mandaten Om blanco mandaten te bestellen: Ga in het gedeelte "Beheer van de domiciliëringsmandaten > Nieuwe domiciliëringsmandaten bestellen" Selecteer vervolgens het type mandaat dat u wenst te bestellen: B2B BLANK: voor het activeren van een SEPA Business-to-Business mandaat. Dit type mandaat wordt gebruikt voor het innen van facturen die uitsluitend bestemd zijn voor professionele debiteuren die geen recht op terugbetaling zullen hebben. Core BLANK: voor het activeren van een SEPA mandaat gebruikt voor het innen van facturen bestemd voor particuliere of professionele debiteuren die tot 8 weken na het debiteren van hun rekening recht hebben op terugbetaling. Kies vervolgens de taal van de mandaten: Frans (FR), Nederlands (NL), Duits (DE) of Engels (EN) evenals het gewenste aantal mandaten (max per bestelling). Klik op "Toevoegen" om het product aan uw winkelmandje toe te voegen. Herhaal deze handeling als u meerdere, verschillende types mandaten wenst te bestellen. Klik nadat u alle stappen heeft uitgevoerd op "bestellen". Controleer de weergegeven samenvatting van uw bestelling. Klik op "Bevestig bestelling" als de gegevens correct zijn. Klik in het andere geval op "Annuleer bestelling ". De aangemaakte blanco mandaten worden per post verstuurd naar het adres vermeld in het gedeelte "Mijn profiel - mijn gegevens". SEPA Service Center Gebruikersgids 18

19 Activeren via blanco mandatenpacks Om blanco mandatenpacks te bestellen: Ga in het gedeelte "Beheer van de domiciliëringsmandaten > Nieuwe domiciliëringsmandaten bestellen" Selecteer vervolgens het type mandaat dat u wenst te bestellen: B2B PACK: voor het bestellen van SEPA Business-to-Business mandatenpacks. Dit type mandaat wordt gebruikt voor het innen van facturen die uitsluitend bestemd zijn voor professionele debiteuren die geen recht op terugbetaling zullen hebben. Core PACK: voor het bestellen van SEPA mandatenpacks gebruikt voor het innen van facturen bestemd voor particuliere of professionele klanten die tot 8 weken na het debiteren van hun rekening recht hebben op terugbetaling. Kies vervolgens: de taal van de mandaten: Frans (FR), Nederlands (NL), Duits (DE) of Engels (EN). het aantal packs: minimum 0 maximum 100 het aantal mandaten per packs: 25, 100 of 500. Maximaal mandaten per bestelling. Klik op "Toevoegen" om het product aan uw winkelmandje toe te voegen. Herhaal deze handeling als u meerdere types mandatenpacks wenst te bestellen. Klik nadat u alle stappen heeft uitgevoerd op "bestellen". Controleer de weergegeven samenvatting van uw bestelling. Klik op "Bevestig bestelling" als de gegevens correct zijn. Klik in het andere geval op "Annuleer bestelling ". De aangemaakte packs met blanco mandaten worden per post verstuurd naar het adres vermeld in het gedeelte "Mijn profiel - mijn gegevens". SEPA Service Center Gebruikersgids 19

20 Bestaande mandaten migreren Voor de migratie van bestaande domiciliëringsmandaten biedt bpost u volgende mogelijkheden: de standaardmigratie van de mandaten omvattende: de migratie van de actuele domiciliëringsnummers naar unieke SEPA referentienummers. de mededeling van deze informatie aan uw klanten via een gepersonaliseerde bevestigingsbrief. de migratie van de mandaten naar SEPA B2B mandaten omvattende: het aanmaken van voorgefrankeerde SEPA B2B mandaten in self-mailer formaat waarop het retouradres voorgedrukt staat zodat de klanten het mandaat gemakkelijk ingevuld en ondertekend kunnen terugsturen. het toesturen van de mandaten vergezeld van een gepersonaliseerde begeleidende brief aan de klanten. het verzenden naar uw klanten na ontvangst en verwerking van hun ingevulde mandaat, van een bevestigingsbrief met uniek nummer en van een kopie van hun mandaat. Hierbij wordt eveneens een tweede kopie bestemd voor hun bank gevoegd. Opmerking: Ongeacht de gekozen activeringswijze, gebruikt bpost mandaatformulieren gepersonaliseerd met het logo en de gegevens van uw onderneming. Deze gegevens staan vermeld onder hoofdstuk "Mijn profiel - mijn gegevens"' van het SEPA Service Center platform. Controleer voordat u nieuwe mandaten activeert dus steeds of uw gegevens up-to-date zijn. (zie pagina 9 voor bijkomende informatie). Bestaande domiciliëringsmandaten migreren Bereid uw database voor die alle gegevens voor alle - particuliere of professionele - klanten bevat en van wie het domiciliëringsmandaat moet worden gemigreerd: 1 database per mandaattype (standaard (core scheme) of B2B) csv.- of xml.-formaat Gebruik het voorbeeldmigratiebestand dat u bij ondertekening van het contract ontving om de naam en de volgorde van de mee te delen informatie te respecteren. Een gegevensregel moet 19 velden (kolommen) bevatten, ook al zijn bepaalde velden leeg. Bepaalde velden zijn verplicht. Als een van deze velden niet is ingevuld of niet aan het vereiste formaat voldoet, wordt de productie van het met de betreffende gegevens verbonden mandaat niet opgestart. U ontvangt dan, voor correctie, een kennisgeving met aanduiding van alle foutieve regels van het bestand en met vermelding van de reden waarom het systeem deze regels niet kan verwerken (vb.: ontbrekend verplicht veld, ongeldige IBAN of BIC code, ) Optionele velden die niet werden ingevuld, blijven leeg, maar verhinderen niet dat het mandaat wordt aangemaakt. SEPA Service Center Gebruikersgids 20

21 Alleen de volgende Latijnse lettertekens worden aanvaard: a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z / -?: ( )., ' + "spatie" Informatie op te nemen in de database van uw klanten: Bedrijfsnaam van de debiteur B2B mandaat: verplicht veld Standaard mandaat (core): veld niet verplicht voor particuliere klantendebiteuren Naam en voornaam van de geadresseerde bij de debiteur Verplichte velden indien u het voorgaande veld "bedrijfsnaam" niet invulde. Maximaal 255 karakters Naam van het veld in het bestand: <Endcustomer_name> Opmerking: wanneer u dit veld invult, dient u ook het veld "ondernemingsnummer" in te vullen. En omgekeerd. Particuliere debiteur: naam en voornaam van de debiteur Professionele debiteur: Voornaam en naam van de persoon aan wie het domiciliëringsmandaat zal worden verzonden. Opmerking: beschikt u niet over de naam en de voornaam van een contactpersoon, vermeld dan in het veld "naam" een functie of een afdeling waaraan we de zending kunnen adresseren. Bv.: verantwoordelijke van de afdeling Finance, Afdeling boekhouding, Maximaal 255 karakters per veld. Naam van de velden: <Endcustomer_contact_firstname> <Endcustomer_contact_lastname> Adres van de debiteur Verplichte velden, behalve het nr. en de postbus. Straat maximaal 30 karakters Naam van het veld: <Endcustomer_street> Nr. maximaal 5 karakters Naam van het veld: <Endcustomer_number> Eventuele postbus maximaal 5 karakters Naam van het veld: <Endcustomer_box> Postcode - tussen 3 en 10 karakters Naam van het veld: <Endcustomer_code> Gemeente/stad - tussen 2 en 30 karakters Naam van het veld: <Endcustomer_locality> Land op te geven in de vorm van de landcode Vb.: België: BE Frankrijk: FR Duitsland: GE Nederland: NL Luxemburg: LU Naam van het veld: <Endcustomer_country> SEPA Service Center Gebruikersgids 21

22 Taal van de debiteur Verplicht veld Taal van het mandaat dat naar de debiteur zal worden verzonden. Frans: FR Nederlands: NL Duits: DE Engels: EN Benaming van: <Endcustomer_language> Ondernemingsnr. van de debiteur Verplicht veld als u het veld "Bedrijfsnaam van de debiteur" invulde. Contractnr. of klantnr. van de debiteur. Verplicht veld IBAN code van de debiteur Optioneel veld Registratienummer van de debiteur bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) Formaat: xxxx.xxx.xxx of xxxxxxxxxx Naam van het veld: <Endcustomer_KBO> Intern contractnr. of klantnr. van de debiteur. Maximaal 35 karakters Naam van het veld: <Endcustomer_contractID> Bankrekening van de debiteur - IBAN code (16 karakters in België) Formaat: bv.: BE Naam van het veld: <Endcustomer_IBAN> BIC code van de debiteur Optioneel veld Bankrekening van de klant - BIC code (doorgaans 8 karakters). Formaat: XXXXYY00(111) vb.: BEABBB23 Naam van het veld: <Endcustomer_BIC> Type betaling dat de klant heeft gekozen Verplicht veld Geef "1" aan indien het gaat om een eenmalige invordering. Ken de waarde "2" toe als het een terugkerende invordering (standaard) betreft = meest voorkomend. Naam van het veld: <Endcustomer_payment_type> Actueel domiciliëringsnr. van de debiteur Optioneel veld, tenzij u dit nummer als unieke referentie van het nieuwe mandaat wenst te behouden Actuele referentie van het mandaat van de debiteur - Belgisch DOM 80 of DOM 70 systeem. Formaat: 12 tekens XXXYYYYYYYZZ (zonder streepjes) Naam van het veld: <Endcustomer_Belgian_DOM80_Number> SEPA Service Center Gebruikersgids 22

23 Optionele velden Het SEPA Service Center biedt u de mogelijkheid om vrije velden (maximaal 3) toe te voegen om bepaalde bijkomende gegevens die nodig zijn voor uw activiteit, te verzamelen. Bezorg ons de titel van deze velden als u deze velden wenst toe te voegen. Zie pagina 4 voor bijkomende informatie Als u voor deze mogelijkheid hebt geopteerd en u reeds enkele gegevens voor deze velden bezit, dient u ze in uw database te vermelden. Zo kunnen ze worden gecontroleerd en eventueel door uw klanten worden verbeterd. Maximaal 68 karakters Naam van de velden: <Endcustomer_option_1> <Endcustomer_option_2> <Endcustomer_option_3> Klik, zodra de database klaar is, op "Beheer van de domiciliëringsmandaten > Bestaande domiciliëringsmandaten migreren" in het menu links op het scherm Download uw database SEPA Service Center Gebruikersgids 23

24 Bepaal vervolgens: of u de huidige domiciliëringsnummers al dan niet wenst te behouden (Belgisch DOM 80- formaat) het type migratie: - B2B migratie: om mandaten te migreren naar SEPA Business-to-Business mandaten. Dit type mandaat wordt gebruikt voor het innen van facturen die uitsluitend bestemd zijn voor professionele debiteuren die geen recht op terugbetaling zullen hebben. - Core migratie: voor het migreren van mandaten naar SEPA mandaten gebruikt voor het innen van facturen bestemd voor particuliere of professionele debiteuren die tot 8 weken na het debiteren van hun rekening recht hebben op terugbetaling. Klik op "Toon een overzicht van de mandaten". Vervolgens verschijnt een overzicht van de eerste 5 mandaten. Controleer de gegevens en ga na of ze in de overeenstemmende velden zijn ondergebracht. Klik vervolgens op "Bevestigen" om de mandaten aan te maken en ze naar de debiteuren te verzenden. SEPA Service Center Gebruikersgids 24

25 Een domiciliëringsmandaat weergeven, annuleren, wijzigen of een kopie van een mandaat aanvragen Alle door SEPA Service Center verwerkte mandaten zijn 7d/7-24u/24 op het elektronische platform toegankelijk. Dit laat u toe de mandaten van uw debiteuren als volgt vlot te beheren: het weergeven van de gegevens of de status van een mandaat, het annuleren van een mandaat, het wijzigen ervan of het aanvragen van een originele kopie. Het opzoeken en weergeven van de gegevens van een mandaat Om een mandaat op het platform op te zoeken en de gegevens ervan weer te geven: Klik op "Beheer van de domiciliëringsmandaten > Een domiciliëringsmandaat zoeken" in het menu links op uw scherm Voer een of meerdere criteria in en start de zoekopdracht. Zoekt u het mandaat van een specifieke debiteur, voer dan de gegevens in onder de rubriek "Gegevens van de schuldenaar particulier" Zoekt u het mandaat van een professionele debiteur, voer dan de gegevens in onder de rubriek "Gegevens van de schuldenaar bedrijf" U kunt ook het IBAN-nr., het contractnr., het unieke SEPA referentienr. van het mandaat, of nog, de status van het mandaat onder de rubriek "Andere gegevens" invullen. Aangezien het unieke gegevens betreft, kunt u aan de hand daarvan het gewenste mandaat snel terugvinden. Wenst u een zoekopdracht op basis van een van de criteria te starten die u definieerde als "mijn aangepaste data" op de mandaten (vb.: telefoonnr., adres,...) voer dan de gegevens onder de rubriek "Mijn gegevens" in. SEPA Service Center Gebruikersgids 25