Handleiding bij oproep Innovatie door adaptatie

Transcriptie

1 OP ESF Vlaanderen Prioriteit uit OP: 5 Innovatie en Transnationaliteit Handleiding bij oproep Innovatie door adaptatie Deze handleiding schetst het projectverloop voor een project binnen de oproep Innovatie door adaptatie. De verschillende stappen die gezet moeten worden, worden beschreven. Ook de deliverables die tijdens het volledige project ontwikkeld moeten worden en die aan het einde van het project ter validering voorgelegd worden, worden beschreven. INHOUD HOOFDSTUK 1: Projectvoorstel...2 HOOFDSTUK 2: Beoordeling projectvoorstel HOOFDSTUK 3: Projectverloop HOOFDSTUK 4: Op te leveren deliverable op het einde van het project HOOFDSTUK 5: Eindvalidering op het einde van het project Pagina 1 van 40 Handleiding bij oproep Innovatie door adaptatie

2 HOOFDSTUK 1: Projectvoorstel Dit hoofdstuk bestaat uit twee onderdelen: ten eerste uitleg bij de vragen uit het projectvoorstel en ten tweede een overzicht van de vragen die gebruikt zullen worden om projectvoorstellen te beoordelen. Een aantal vragen bestaan uit meerdere onderdelen. Antwoord bondig op de verschillende delen. Relevante uitdaging Vraag 1: Wat is de maatschappelijke uitdaging die u wil aanpakken met uw project voor welke finale doelgroep (uit de bredere groep werkenden en/of werkzoekenden)? Beschrijf hierbij ook de finale doelgroep: wat zijn hun relevante kenmerken (zowel wat betreft hun context als individuele factoren)? Gaat het om een kwetsbare groep betreffende deze uitdaging (omwille van hun socio-economische situatie, geografische situering, taal of cultuur, mentale of fysieke handicap)? Hoe is deze uitdaging relevant voor het beleidsdomein werk en sociale economie, de Vlaamse arbeidsmarkt en het werkgelegenheidsbeleid? Waarom vraagt de afdeling ESF dit? De afdeling ESF is geïnteresseerd in het verschil maken. In Vlaanderen kan dit voortvloeien uit het aantal mensen dat vooruitgang kan boeken betreffende de uitdaging. Maar ook de intensiteit van een problematiek voor de finale doelgroep is van belang. Wellicht zijn er mensen die in grotere mate dan anderen door de problematiek getroffen zijn. Met andere woorden: de weerslag op sociaal, emotioneel, intellectueel, economisch, fysiek, materieel vlak is groter voor hen. In sommige gevallen kan men zelfs spreken over uitsluiting op basis van hun socio-economische situatie, geografische situering, taal of cultuur, mentale of fysieke handicap. Bestaande dienstverlening voldoet dan misschien voor anderen, maar faalt of ontbreekt voor deze groep. In dat geval spreken we van kwetsbare groepen. Kwetsbaarheid is afhankelijk van de aard van de uitdaging (waar eenzelfde persoon kwetsbaar is rond één bepaalde uitdaging is een andere uitdaging misschien zelfs niet van toepassing). Het is dus van groot belang de doelgroep goed te schetsen, maar enkel wat betreft relevante aspecten in functie van de gestelde uitdaging. Het kan hierbij gaan om individuele factoren (bvb. leeftijd, gender, zwangerschap, ziekte, kennis, kunde, ). Het kan echter ook gaan op contextfactoren (bvb. gezinssituatie en bredere sociale context, normen, (in)formele regels, en zelfs de fysieke omgeving). Uiteraard moet het steeds gaan om uitdagingen die relevant zijn voor het beleidsdomein werk en sociale economie, de Vlaamse arbeidsmarkt en het werkgelegenheidsbeleid. Vanuit de afdeling ESF wordt ook aangemoedigd om maatschappelijke uitdagingen te formuleren op basis van gedragswijzigingen (bvb. actor x doet Y i.p.v. Z) en dit te verbinden met een gedragstheoretische aanpak inzake innovatie (zie het hoofdstuk projectverloop voor meer informatie). Pagina 2 van 40 Handleiding bij oproep Innovatie door adaptatie

3 Vraag 2: Wat is de potentiële business case voor het aanpakken van de uitdaging? Argumenteer hiervoor op basis van een kwantificering van maatschappelijke kosten en baten? Neem de evolutie van de finale doelgroep ten opzichte van de uitdaging (bvb. wordt de problematiek alsmaar groter, groeit de doelgroep, ) mee. Waarom vraagt de afdeling ESF dit? Zowel intensiteit van de problematiek, omvang van de doelgroep evenals kwetsbaarheid zijn belangrijke elementen bij het inschatten van het belang van een uitdaging zoals reeds gesteld. Maar het is ook van belang de uitdaging scherp te stellen op basis van maatschappelijke kosten en baten die verbonden zijn aan het gebrek aan afdoende oplossingen en dit ook te projecteren naar de toekomst toe (wordt de problematiek intenser, voor een groter aantal mensen.). Deze zijn: - Directe monetaire kosten: bvb. de uitkeringen, gezondheidskosten. - Indirecte monetaire kosten: bvb. inschattingen van verlies van productieve capaciteit. - Menselijke kosten/baten: baten zoals een goede levenskwaliteit versus kosten zoals criminaliteit, verslaving, ziekte, (alle noden op sociaal, emotioneel, intellectueel, economisch, fysiek, materieel vlak). De monetaire en menselijke kosten zouden door innovatie gereduceerd moeten worden en de menselijke baten verhoogd. Het is nog niet mogelijk om correct in te schatten met hoeveel de kosten gereduceerd en de baten verhoogd zullen worden aangezien er nog geen piloot en impactevaluatie uitgevoerd is. Maar het is wel mogelijk om hypothetische scenario s te geven bvb. stel dat we een oplossing kunnen uitwerken waarbij x aantal personen geholpen worden om (menselijke baten) dan zou zich dit een reductie van monetaire kosten meebrengen van. Citeer hierbij uw bronnen. TIPS: Enkele voorbeelden van een maatschappelijke uitdaging (let wel, deze zijn niet noodzakelijk uitdagingen waar de afdeling ESF zich op wil richten met de ESF oproep, noch accuraat; ze worden enkel ter illustratie meegegeven) worden hieronder gegeven om helder te maken wat de afdeling ESF onder meer verwacht als antwoord op de vragen in het projectvoorstel rond de uitdaging. Voorbeeld 1: Het vroegtijdig afhankelijk worden van anderen door senioren stelt de maatschappij, in het bijzonder de naaste familie en de senioren zelf, voor een uitdaging. De gemiddelde leeftijd waarop mannen afhankelijk worden, is 75 jaar terwijl hun levensverwachting 81 jaar is. Bij vrouwen gaat het respectievelijk om 77 en 83 jaar. Het gebrek aan fysieke activiteit is hiervan een belangrijke oorzaak. Tegelijkertijd blijven de voorzieningen voor deze afhankelijke senioren in gebreke omdat onderschat werd hoeveel deze groep zou groeien. Dit probleem is belangrijk omwille van de hoge menselijke kost, nl. het verlies van levenskwaliteit bij de senioren, inclusief het verlies van sociaal contact, evenals voor hun naaste omgeving waarin senioren veelal een belangrijke rol spelen bij het zorgen voor kleinkinderen of afhankelijke gezinsleden. Maar ook de financiële kost voor de maatschappij is erg hoog. Zo wordt 80% van de kosten voor gezondheidszorg (118 miljard EURO) in de laatste twee levensjaren opgelopen. Toelages voor ongeveer 1 miljoen afhankelijke personen kosten ongeveer 4 miljard per jaar. Pagina 3 van 40 Handleiding bij oproep Innovatie door adaptatie

4 Voorbeeld 2: Terwijl meer en meer jongeren interesse hebben in sociaal ondernemerschap als een manier om sommige van s werelds grootste uitdaging aan te pakken, geraken aspirerende ondernemers veelal niet verder dan de idee fase. Sommigen hebben geen toegang tot netwerken en/of mentors die hen de kennis en ervaring kunnen geven om beslissingen te nemen, anderen geraken dan weer niet aan startkapitaal. Voorbeeld 3: We willen de hoge werkloosheid evenals het lage aantal starters van bedrijven onder jongeren (van jaar) uit probleemwijken in grote steden aanpakken. Volgens een recente studie van het IFOP wil 1 op 2 jongeren uit zulke wijken een eigen bedrijf creëren versus 1 op 5 elders. 38% van de jongeren uit deze wijken is werkloos vergeleken met 20,5% elders. De werkloosheidsuitkeringen voor deze jongeren zonder werk en niet in opleiding lopen op tot 2,5 miljard EURO, naast de uitkeringen voor een minimuminkomen van bijna 700 miljoen EURO. Deze cijfers brengen de menselijke kosten niet in rekening: gebrek aan welbevinden, problemen met criminaliteit, verslavingen, Voorbeeld 4: We willen een HR-toolbox maken om de ontwikkelpunten bij werknemers te screenen. Er is immers nog steeds te weinig kennis bij veel HRverantwoordelijken over hoe medewerkers best geholpen worden om hun ontwikkelpunten te identificeren. Voorbeeld 5: Het is van het grootste belang dat de jeugdwerkloosheid vermindert omdat dit op de voorgrond gesteld wordt door de Europese Unie in haar werkgelegenheidsstrategie. Ook voor het Vlaamse beleid is dit een prioriteit. Bemerkingen in verband met de vijf voorbeelden: - De eerste twee voorbeelden kwantificeren niet om hoeveel personen (senioren, hun gezinsleden / gezinnen, jongeren met interesse in sociaal ondernemen) het gaat. Het derde doet dit wel en komt daardoor beter geïnformeerd over. - Relevante kenmerken die opgesomd worden in de voorbeelden om de doelgroep te omschrijven zijn leeftijd, geslacht, type woonplaats, arbeidsmarktstatus, gezondheidsstatus, Zijn er nog kenmerken die relevant zijn? - De eerste twee voorbeelden geven een breed zicht op enkele belangrijke oorzaken van de uitdaging (gebrek aan beweging, geen toegang tot netwerken, mentors of kapitaal). Het laatste doet dit niet en daardoor is er minder zicht op hoe de uitdaging begrepen wordt door de projectindiener. Naast oorzaken is het ook nuttig om eventuele belangrijke opportuniteiten mee te geven (bvb. dat er meer politieke aandacht is voor ondernemerschap sinds de vorige verkiezingen, etc.). Geen enkele van de voorbeelden doet dit waardoor er minder een gevoel van hoop gecreëerd wordt. - Voorbeeld 1 en 3 geven monetaire kosten aan. In voorbeeld twee is dit niet het geval en dit zorgt ervoor dat het belang van de uitdaging onderschat kan worden. - Voorbeeld 4 geeft helemaal geen zicht op een maatschappelijke uitdaging voor de finale doelgroep. De vraag die men zich zou moeten stellen is: wat is het nut voor de finale doelgroep om gescreend te worden op ontwikkelingspunten? Waarom überhaupt screenen? Wat wordt daar mee opgelost (noden op sociaal, emotioneel, intellectueel, economisch, fysiek, materieel vlak)? - Voorbeeld 5 refereert enkel naar beleid(s)documenten. Maar het citeren van beleid(s)documenten staat niet per definitie gelijk aan het adequaat formuleren noch het argumenteren van een maatschappelijke uitdaging. In vele gevallen zal een beleidsdocument ook een aantal maatregelen opsommen. Maar de ESF-oproep richt zich net op de achterliggende uitdaging en op het nadenken over nieuwe maatregelen. Het is echter wel nuttig om te refereren naar beleidsdocumenten van het beleidsdomein WSE indien er twijfel zou kunnen zijn dat de uitdaging relevant is voor het beleidsdomein WSE. - Soms wordt een bron vermeld voor de uitspraken. Dit geeft weer een beter geïnformeerd beeld. Dit geldt zowel voor cijfermateriaal als voor kwalitatieve uitspraken. Pagina 4 van 40 Handleiding bij oproep Innovatie door adaptatie

5 - In geen enkel van de voorbeelden worden evoluties geschetst. Groeit de doelgroep? Groeit de problematiek en de kostprijs? Dit zou een veel scherper beeld van de noodzaak om te handelen opleveren, vooral indien het gekwantificeerd wordt. - Tenslotte heeft de afdeling ESF interesse in uitdagingen die geformuleerd zijn als gedrag. Zo kan het gaan om: langer zelfstandig blijven (vb 1), starten als sociaal ondernemer (vb. 2), aan de slag gaan (vb. 3), Voor meer tips: kijk eens naar de HCD toolkit p via Innovatieve oplossing Vraag 3: Beschrijf kort het concept van dienstverlening dat u wenst te ontwikkelen: welke interactie wordt voorzien tussen gebruiker (segmenten) en dienstverlener(s)? Hoe worden deze bereikt? Wat is hierin vernieuwend voor Vlaanderen? Waarom is de dienstverlening aantrekkelijk voor de beoogde gebruiker(segmenten)? Vul hierbij ook het onderstaande kader in. Nr Reden voor een gebruiker(segment) om gebruik te maken van de dienst Score (10 punten te verdelen naargelang belang) Waarom vraagt de afdeling ESF dit? De afdeling ESF wil relevante uitdagingen aanpakken met innovatieve diensten. In deze vraag zitten dan ook drie aspecten: a) Dienstverlening De oproep stimuleert het ontwikkelen van dienstverlening waarbij rechtstreeks in interactie gegaan wordt met de gebruiker (= finale doelgroep van werkenden en/of werkzoekenden). Een dienstverlening is immers niets anders dan een reeks interacties tussen dienstverleners en gebruikers (en andere actoren die eventueel mee in de interactie treden, zoals gefaciliteerd door de dienst). De eerste interactie is uiteraard werving. Hoe komt men tot bij de doelgroep (via welke kanalen)? Het opzetten of verbeteren van structuren, samenwerkingsverbanden, informatiesystemen ed. die wel door organisaties gebruikt kunnen worden, maar die enkel indirect een invloed hebben op de situatie van de gebruiker (bvb. omdat door verhoogde efficiëntie meer gebruikers kunnen bediend worden, of meer intensief), zonder duidelijke verschillen in de (reeks van) interactie(s) met de gebruiker, kan niet ondersteund worden binnen deze oproep. Pagina 5 van 40 Handleiding bij oproep Innovatie door adaptatie

6 Zorg er dus voor dat in het antwoord op de vraag duidelijk naar voren komt wie met de finale doelgroep in interactie zal gaan evenals wat de aard van die interactie dan moet zijn. Een behulpzame (niet verplichte) tool om dit te doen is een zgn. experience map. De experience map (of storyboard) visualiseert de ervaring van de dienstverlening vanuit het perspectief van de gebruiker waar je besloten hebt je op te richten van begin tot einde: hoe zal de persoon te weten komen dat je een oplossing hebt? Hoe zal hun eerste contact verlopen? En verder? Hoe eindigt het? Niet alle contacten tussen de dienstverlening en de gebruiker moeten bij één organisatie zitten; het is goed mogelijk dat verschillende organisaties betrokken zijn bij de dienstverlening als geheel en dit moet dan ook duidelijk gemaakt worden. Zie ook het hoofdstuk projectverloop verder in deze handleiding voor meer details. b) Innovatie De oproep is ook op zoek naar innovatieve dienstverlening die het waard is om ontwikkeld te worden. Er zijn verschillende niveaus van innovatie zoals blijkt uit onderstaande figuur. Incrementele innovatie (instrument innovatie) komt binnen deze oproep niet in aanmerking als innovatie. Evolutionaire concepten kunnen, maar krijgen lagere prioriteit dan radicale concepten. Maak voor uw concept van dienstverlening duidelijk om welk type innovatie het gaat en waarom. Maak in het geval van evolutionaire innovatie naar de doelgroep toe, ook duidelijk hoe wijd verspreid in Vlaanderen de te vertalen dienstverlening reeds is. Pagina 6 van 40 Handleiding bij oproep Innovatie door adaptatie

7 c) Aantrekkelijkheid voor gebruikers Tenslotte moet ook geargumenteerd worden dat de innovatieve dienstverlening ook effectief aantrekkelijk is voor de beoogde gebruikers (segmenten) uit de finale doelgroep. Aantrekkelijkheid wordt bepaald door volgende elementen: Waarom van de dienst: er is een fundamenteel probleem dat voor/door de gebruiker opgelost kan worden dankzij de dienstverlening. Stel u hierbii de volgende vragen: wat wil een gebruiker kunnen doen? Waarom? Aan welke nood van de finale doelgroep op sociaal, emotioneel, intellectueel, economisch, fysiek, materieel vlak wordt voldaan? In principe is dit coherent met de uitdaging die door het project vooropgesteld werd. Hoe van de dienst: Wordt er iets op maat aangeboden? Wordt er iets aangeboden dat meer performant is, etc.? Op welke wijze maakt deze oplossing het makkelijker, met minder moeite, sneller, goedkoper, toegankelijker, zekerder, aangenamer, minder frustrerend, meer voorspelbaar, met minder zorgen, met minder fouten, meer functioneel, betrouwbaarder, aanvaardbaarder, passender, minder risicovol, efficiënter, voor de finale doelgroep om aan haar noden te voldoen / haar probleem op te lossen? Wordt de doelgroep gemachtigd (empowerment)? Wordt er gesegmenteerd binnen de bredere groep van gebruikers? Op basis waarvan? Wordt voorzien om daar op in te spelen binnen de dienstverlening? o segmenteren verhoogt immers het bereik én het resultaat van de innovatie: men kan op maat werken wat er toe leidt dat de doelgroepen zich meer aangesproken voelen. o binnen een segment reageert ieder lid op een gelijkaardige manier op de prikkels die je geeft. o de kenmerken (inzake persoonlijke karakteristieken, de context, noden) om te segmenteren moeten dan wel meetbaar zijn om toe te laten de beoogde personen te identificeren. Na reflectie op bovenstaande vragen, geeft u als antwoord in het daartoe voorziene kader in het projectvoorstel de 5 belangrijkste redenen waarom (specifieke segmenten van) gebruikers van de dienst gebruik zouden maken. Om het belang van de redenen aan te geven verdeelt u hierover 10 punten. Vergeet echt niet ook de andere vragen te beantwoorden. Vraag 4: Hoe wordt gestaafd dat het implementeren van de dienstverlening voldoende potentieel biedt om de geschetste uitdaging aan te gaan in Vlaanderen? Op welke hefbomen wordt ingespeeld? Geef aan of vertrokken wordt van een bestaande praktijk of eerder onderzoek waaruit het potentieel blijkt. Waar zitten de grootste onzekerheden bij ontwikkeling waarop prototyping zich in eerste instantie zal richten? Waarom vraag de afdeling ESF dit? Een concept van dienstverlening kan enkel potentieel hebben indien het inwerkt op goed begrepen, specifieke hefbomen om tot resultaten te komen. Deze hefbomen kunnen geïdentificeerd worden op basis van: Praktijkervaring met een reeds bestaand, maar in Vlaanderen nog onderbenut concept waarvan het reeds aangetoond is dat deze succesvol is voor de oorspronkelijke context (of gebruikerssegmenten, noden) maar ook potentieel kan hebben voor een andere context (bvb. een praktijk over te nemen uit het buitenland of reeds toegepast in Vlaanderen maar binnen een andere context dan diegene waar het project zich op wil richten). Pagina 7 van 40 Handleiding bij oproep Innovatie door adaptatie

8 Inzichten die leiden tot een conceptformulering zonder dat dit concept reeds ergens in de praktijk omgezet werd, maar dan wel gestoeld op eerder onderzoek: o academisch onderzoek bvb. empirisch onderzoek betreffende bepaalde theoretische modellen waaruit het potentieel blijkt. o praktijkgericht onderzoek bvb. evaluaties, eerdere service design trajecten, waaruit potentieel blijkt. In het eerste geval (praktijkervaring) wordt het potentieel dus onderbouwd door enerzijds het succes aan te tonen van de dienst in de oorspronkelijke context en anderzijds te bespreken waarom deze resultaten relevant zijn voor de nieuwe, beoogde, context in Vlaanderen en, in het bijzonder, de beoogde uitdaging. Dit vereist bijkomende informatie over gelijkenissen en verschillen tussen de oorspronkelijke en de beoogde context en de relevante uitdagingen. Hierbij komt men dan automatisch terecht bij de onzekerheden voor ontwikkeling. Indien de nieuwe context en uitdaging hetzelfde zou zijn als de oude, dan is er in principe geen nood aan ontwikkeling en kan de bestaande dienstverlening gewoon gerepliceerd worden. Het feit dat er verschillen zijn, is een argument om toe te treden tot de oproep en het ontwikkelproces via prototyping. Deze verschillen moeten dan ook goed begrepen zijn (op basis van thematische expertise) want de onzekerheden (inzake welke elementen van de dienst op welke wijze wat moeten realiseren binnen de dienstverlening als geheel) die ermee gepaard gaan, bepalen wat en hoe men in eerste instantie wil gaan prototypen. In het tweede geval (eerder onderzoek) wordt het potentieel van de (conceptuele want nog nooit in de praktijk omgezette) dienstverlening op basis van studieresultaten aangetoond. Dit kan academisch op basis van (empirisch) goed onderbouwde modellen of vanuit praktijkonderzoek (bvb. evaluaties waar gebruikers zich al positief uitlieten over aspecten van een oplossing in verband met door hen erkende noden). De kwaliteit van dergelijk onderzoek moet ook duidelijk gemaakt worden (bvb. hoe representatief is het onderzoek, is het onafhankelijk uitgevoerd, ). Dergelijk onderzoek, in combinatie met thematische expertise, moet mogelijk maken om de belangrijkste onzekerheden te identificeren waar de eerste iteratie prototyping op zal inspelen. Bijvoorbeeld: eerder onderzoek kan aangetoond hebben dat jongeren de stap naar sociaal ondernemerschap niet zetten o.a. omwille van problemen qua financiering. Zo zou kunnen blijken dat investeerders eerder interesse hebben in groeibedrijven dan echter starters, dat bestaande micro-financiering niet voldoende is en dat sociaal ondernemerschap te kampen heeft met een amateuristisch imago bij investeerders. Er zou dan beslist kunnen worden om met de innovatieve dienstverlening in te spelen op de hefboom van het imago. In alle gevallen moet verwezen worden naar de bronnen (inzake bestaande prakijken of inzake onderzoek en expertise) waar men beroep op doet zodat de basis voor argumentatie kan nagekeken worden door de afdeling ESF. Vraag 5: In hoeverre is de oplossing in principe over te nemen door anderen en/of kan deze uitgebreid worden naar nog meer contexten? Waarom vraagt de afdeling ESF dit? De afdeling ESF wil investeren in dienstverlening die, op termijn, zo veel mogelijk van de beoogde gebruikers kan bereiken. Anderzijds is er de vraag of een dienstverlening, op termijn, naar nog meer andere contexten kan overgezet worden wat het potentieel op Vlaamse schaal om het verschil te maken nog verhoogt. Pagina 8 van 40 Handleiding bij oproep Innovatie door adaptatie

9 Daartoe moet de oplossing repliceerbaar zijn wat betekent dat andere actoren (dan deze die in het project de dienstverlening zullen ontwikkelen en piloteren), deze, op basis van de door het project op te leveren deliverables, relatief makkelijk moeten kunnen overnemen. Het is daarbij van belang dat de elementen die echt de resultaten moeten realiseren, gecodificeerd en aangeleerd kunnen worden. Plan Vraag 6: Maak uw projectplanning op met behulp van het door de afdeling ESF aangeleverde sjabloon (plan van aanpak). Beschrijf hieronder in meer detail de activiteiten die u inplant, hoe elke stap ingevuld (methode, tool, ) wordt (in het bijzonder de eerste iteraties prototyping), welke output deze zullen opleveren. Geef tevens aan welke perso(o)n(en) uit welke organisatie(s) welke acties uit zal/zullen voeren voor hoeveel van de geplande totale inzet. Waarom vraagt de afdeling ESF dit? Het is niet voldoende voor een innovatieproject om werkinstrumenten naar voren te schuiven op het einde van het project. Een goed concept voor dienstverlening moet ingebed zijn in een degelijk business model. Dit business model moet geconcretiseerd worden in een reëel uitgevoerde dienstverlening - een piloot (ondersteund met een draaiboek, op basis van een service blueprint). Om het risico op falen van de piloot te reduceren moeten alle cruciale elementen van de dienstverlening geprototyped zijn met gebruikers en belanghebbenden VOORALEER aan de piloot begonnen kan worden. De piloot moet dan ook nog op impact geëvalueerd worden met robuuste onderzoeksmethoden. Met andere woorden, er komt heel wat kijken bij een dergelijk project. De planning bestaat uit twee aspecten: ten eerste de inzet van goed begrepen werkwijzen om de beoogde deliverables te realiseren. En hierbinnen, ten tweede, een evenwichtige tijdsinzet van bekwame mensen. a) Planning activiteiten Het projectvoorstel moet dan ook zo veel mogelijk garanties bieden dat al de gevraagde deliverables effectief en kwaliteitsvol geproduceerd zullen worden. De deliverables (service blueprint, draaiboek, business model, finaal evaluatieplan, operationeel plan piloot (zie hoofdstuk deliverables verder in deze handleiding) zelf staan al aangegeven in het planning sjabloon dat de afdeling ESF ter beschikking stelt. De kwaliteit van wat afgeleverd wordt, hangt echter in grote mate af van de inzet van de juiste methoden op het juiste moment. Er wordt verwacht dat er gewerkt wordt op basis van innovatieprocessen zoals vooropgesteld door human centred design / design thinking / service design, al dan niet met een gedragstheoretische insteek. Het is dan ook aangeraden om de handleidingen betreffende het projectverloop goed door te nemen en uit te maken of er genoeg expertise in het project aanwezig is. Het moet in de planning duidelijk zijn welke activiteiten zullen bijdragen tot het kwaliteitsvol genereren van die deliverables. Het sjabloon vraagt een detailplanning voor de eerste 6 weken en een algemenere planning voor de periode tot het einde van het project. Hierbij moet ook in detail ingegaan worden op de prototypes die ontwikkeld en getest zullen worden gedurende de eerste periode van zes weken (zie in deze handleiding de uitleg over prototyping in het verloop van het project). Voorbij de initiële ruwe prototyping is het echter van belang om ook live prototyping te voorzien waarbij de reëel beoogde gebruiker ingezet wordt. Pagina 9 van 40 Handleiding bij oproep Innovatie door adaptatie

10 b) Inzet van mensen De juiste methoden op het juiste moment zullen enkel de beoogde resultaten genereren indien ook de nodige expertise hier wordt voor ingezet in voldoende mate. Ook moet er aandacht zijn voor diversiteit in het projectteam. Uit literatuur en praktijk blijkt dat innovatieteams het best bestaan uit mensen met een diversiteit aan achtergronden. Dit kan gaan om hun kennisdiscipline (bvb. sociologen, economisten, psychologen, antropologen ), hun functie in een organisatie (operationeel, marketing, financieel, research ) en hun ervaring met het domein waarop de uitdaging betrekking heeft (diepe ervaring versus nieuw op het terrein) evenals met innovatieprocessen. Dit leidt tot meer kans om afstand te nemen van de dagelijkse routine en te herdenken wat er moet gebeuren. Tevens is het zo dat innovatieteams best een kern van personen bevatten die het project van begin tot einde zullen meemaken. Dit is om de verantwoordelijkheid voor het project als geheel te benadrukken en om te vermijden dat er onvoldoende eigenaarschap is, vooral in latere fases. Het is echter ook belangrijk dat er minimaal één persoon is die voor de meerderheid (min 50%) van haar/zijn tijd in het project zit. Dit is om te vermijden dat het project voor iedereen een nevenactiviteit is die altijd in verdrukking komt door de hoofdactiviteit. Dit moet niet altijd dezelfde persoon zijn doorheen het hele traject. TIPS: - Wees niet te vaag bij het beschrijven van de tools/methoden die in het project gebruikt zullen worden. Vermijd het overnemen van generieke richtlijnen (bvb. het aanhechten van een handleiding betreffende persona s). Hoe en waarom, evenals met en bij wie u ze gaat inzetten, is belangrijker. Hieruit moet uw kennis van zaken blijken. - Al is het verloop van een innovatieproject moeilijk te voorspellen, er zijn toch een aantal mijlpalen die geïdentificeerd kunnen worden op indicatieve basis. De eerste 6 weken moeten sowieso in meer detail gepland worden. Eens een project gestart is, zal de afdeling ESF steeds planningen voor de volgende drie maanden vragen. - Het is cruciaal dat die personen die betrokken zijn bij prototyping, ook betrokken zijn bij het voorbereiden van de piloot (meer bepaald het draaiboek en het operationeel plan) zodat alle inzichten opgedaan tijdens prototyping zeker geïntegreerd worden in de uiteindelijke dienstverlening. - Idealiter is er een kern van projectmedewerkers die het project van begin tot einde meemaken en die op verschillende momenten meer substantieel bij het project betrokken zijn. Daarrond zijn er medewerkers die een gerichte, veel kleinere bijdrage leveren en niet noodzakelijk doorheen heel het project actief zijn. Maak de diversiteit van het team duidelijk. - Probeer uw planning zo te visualiseren in het bijgeleverd sjabloon, dat ze helder is in één oogopslag. - Vergeet een aantal belangrijke elementen zoals deelname aan de startsessie, de ondersteuningssessies, het opmaken van de deliverables, evenals het opmaken van rapporteringen etc. niet. - Vergeet niet om tijdig over te schakelen van ruwe prototyping naar live prototyping. Verwar live prototyping niet met de piloot. Vraag 7: Argumenteer uw keuze voor de evaluatiebenadering die u denkt te hanteren om de impact van uw dienstverlening na te gaan. Waarom vraagt de afdeling ESF dit? Het uitvoeren van een piloot heeft enkel zin indien deze ook geëvalueerd wordt. Grondig prototypen moet ertoe leiden dat de piloot alvast op degelijke wijze geïmplementeerd kan worden. Maar dit betekent nog niet dat de dienstverlening ook effectief toegevoegde waarde heeft (nl. of ze bijdraagt aan het oplossen van de uitdaging op het niveau van de deelnemers in de piloot). Pagina 10 van 40 Handleiding bij oproep Innovatie door adaptatie

11 Voor de afdeling ESF kan op twee wijzen geëvalueerd worden nl. via: Counterfactual impact evaluatie Case studies Meer info is te vinden in de beschrijving van het procesverloop verder in deze handleiding. Bij het beantwoorden van de vraag is het nog niet nodig om een volledige onderzoeksopzet te beschrijven. Het is wel nodig om een (voorlopige) keuze te maken inzake het soort onderzoek dat men wil uitvoeren. Argumenteer vervolgens waarom u deze opzet kiest, zowel substantief (bvb. men kiest voor process tracing omdat men een zeer gedetailleerd inzicht in bepaalde mechanismen wil verkrijgen) als met betrekking tot de praktische randvoorwaarden (bvb. een experimenteel design is niet mogelijk omdat men niet voldoende deelnemers en niet-deelnemers kan garanderen). Vraag 8: Welke belanghebbenden (intern en extern, organisaties en personen) worden betrokken tijdens het projectverloop? In welke relevante thematische netwerken zijn de promotor en partners actief? Zal u hier beroep op kunnen doen in kader van het project? Hoe wordt senior management van het partnerschap betrokken? Beschrijf hoe en wanneer u wie zal betrekken. Waarom vraagt de afdeling ESF dit? Het betrekken van belanghebbenden (inclusief de finale doelgroep), bvb. in prototyping, kan andere inzichten geven op wat ontwikkeld wordt en waar nog onzekerheid over bestaat (en dus verdere prototyping nodig is). Belanghebbenden zijn andere actoren dan diegene die als medewerkers in de projectplanning voorkomen (als promotor, partner of toeleverancier) en waar middelen aan besteed worden. Sommige van deze belanghebbenden kunnen wel behoren tot een organisatie die promotor of partner is. Zorg er dus voor dat onder deze vraag geen herhaling voorkomt van antwoorden gegeven onder vraag 7. Er moet ook voldoende aandacht zijn voor het project vanuit senior management van de promotor en partners. Als senior management niet nauw betrokken is dan zijn de kansen dat het project en haar medewerkers voldoende ondersteund worden in het uitvoeren van het project, kleiner. Betrokkenheid betekent niet dat het management zelf uitvoerende taken heeft maar het zou wel op cruciale momenten geïnformeerd en geëngageerd moeten zijn, zeker wat betreft het creëren van draagvlak bij cruciale belanghebbenden. De aanwezigheid in relevante thematische netwerken is ook nuttig voor het project. Goede relaties met andere belanghebbenden en een sterke positie zijn immers van groot belang voor de latere inbedding en verspreiding van de innovatie. Tevens is het interessant om te ontdekken op welke wijze een uitdaging verbonden is aan netwerken die wellicht in de toekomst een rol kunnen spelen bij de innovatiewerking van de afdeling ESF. Pagina 11 van 40 Handleiding bij oproep Innovatie door adaptatie

12 TIPS: - Maak een goede analyse van de belanghebbenden (zie bijvoorbeeld de SCIN tool van Flanders Inshape vooraleer u het projectvoorstel schrijft. Soms is een belanghebbende een actor binnen een organisatie (onderdeel), soms een specifieke persoon. Wees zo concreet mogelijk. - Vergeet senior management zowel bij partners als promotor niet! Er wordt niet verwacht dat ze projectuitvoerder zijn, maar de vraag stelt zich wel hoe ze betrokken worden en vooral welke toegevoegde waarde ze zullen bieden aan het project. - Idealiter wordt ook gedacht aan een rol voor relevante vertegenwoordigers uit de overheid, private sector, middenveld en kennisinstellingen betreffende onderdelen van het werk (bvb. academici om het inzicht in de mechanismen waarop de dienst wil inspelen te verhogen). - Geef weer wat relevante netwerken waar men actief in is doen en wie er nog lid van is. - Verhelder wat u zelf in deze netwerken doet. Maak duidelijk wat uw positie is in het netwerk. Neemt u er een actieve en leidende rol in op? Zo ja, beschrijf dit. - Verwijs indien mogelijk naar een website van het netwerk. - Maak duidelijk op welke wijze deze netwerken nuttig zijn voor het project en de uitdaging. - Verwar belanghebbenden niet met projectuitvoerders! Capaciteit van het team Vraag 9: Wat is de missie en wat zijn de kerncompetenties van promotor en partners in verband met de vooropgestelde maatschappelijke uitdaging? Wat is de relevante thematische ervaring van projectuitvoerders (bij promotor, partners en/of toeleverancier)? Waarom vraagt de afdeling ESF dit? Een uitdaging die niet aansluit op de missie en kerncompetenties van de promotor en/of de partners geeft blijk van opportunistisch gedrag. Het zal dan ook moeilijker zijn om de nodige contacten te leggen en geloofwaardig te zijn op het terrein tijdens de uitvoering van het project.. Bij deze vraag wordt dus niet gepeild naar ervaring inzake innovatie (zie volgende vraag) maar naar thematische expertise. Er wordt niet verwacht dat thematische expertise in grote mate verkregen moeten worden via toeleveranciers, al kan dit wel in beperkte mate voor heel specifieke zaken. Niet alle partners moeten thematische expertise hebben. Het is toegelaten om een partner aan te trekken enkel voor de innovatie expertise. TIPS: - Geef weer wat de missie is (de fundamentele bestaansreden) van promotor en partners. Refereer indien mogelijk naar websites of formele documenten) - Beschrijf ook datgene wat hen onderscheidt van anderen waar ze zich typisch mee vergelijken, waar ze beter in zijn. - Verduidelijk hoe dit hen er toe brengt om de uitdaging die ze formuleerden aan te gaan. Pagina 12 van 40 Handleiding bij oproep Innovatie door adaptatie

13 Vraag 10: Wat is de relevante ervaring van de projectuitvoerders (bij promotor, partners en/of toeleverancier) die het innovatieproces moeten ondersteunen? Beschrijf enkele innovaties waaraan de beoogde projectuitvoerders aan hebben meegewerkt en licht toe waarom u deze al dan niet succesvol acht. Onderbouw met cv s en referenties. Indien met een toeleverancier gewerkt zal worden, voeg dan een offerte bij waarin voldoende details aanwezig zijn betreffende de expertise (cv s, referenties, verwijzing naar website). Waarom vraagt de afdeling ESF dit? Niet alleen moet er heel wat ontwikkeld worden via verschillende soorten prototypes, maar de dienstverlening moet uiteindelijk ook geïmplementeerd en op impact geëvalueerd worden. Er is dus relatief weinig tijd om te leren hoe men innovatietrajecten zoals deze het beste opstart en uitvoert. Er is dus zeker voldoende ervaring vereist. Dit geldt ook voor de specifieke expertise die nodig is om evaluatieonderzoek uit te voeren volgens de kwaliteitsnormen van de afdeling ESF. Deze expertise kan ook komen van partners die ook als uitvoerder betrokken zijn in het project. Er kan ook gewerkt worden met toeleveranciers (bvb. door Flanders DC te contacteren die zicht hebben op de nodige expertise in Vlaanderen) die bepaalde taken opnemen of anderen intensief coachen in het uitvoeren van taken. Er moet minimaal één projectmedewerker zijn die minimaal één keer een business model, service blueprint, draaiboek en prototyping, betreffende een dienstverlening, succesvol afgeleverd heeft. Ervaring moet ook gestaafd worden met CVs en referenties betreffende eerdere (succesvolle) innovaties of, indien met een toeleverancier gewerkt zal worden, met een offerte waarin ook voldoende details aanwezig zijn betreffende de expertise (CVs, referenties, verwijzing naar website). Indien de ervaring niet gestaafd is wordt ze niet in rekening gebracht bij de beoordeling. Gezien het belang hiervan wordt hier bij de beoordeling van het projectvoorstel extra gewicht aan gegeven. OPGELET: personen die instaan voor de innovatieprocessen kunnen enkel vervangen worden door iemand met equivalente expertise na goedkeuring van de ESF projectbeheerder. TIPS: - Beschrijf de meerwaarde van die personen die het innovatieproces zullen ondersteunen. Het moet niet om eerdere ervaring met ESF gaan. Het moet wel gaan om ervaring met het innoveren van dienstverlening en het opleveren van alle door ESF verwachte outputs (business model, service blueprint, prototyping, ). - De ervaring met innovatie kan betrekking op een of meerdere van volgende 5 domeinen waarvan de laatste drie extra van belang zijn: 1. Ervaring met veldwerk, observatie, immersie in de leefwereld en context van de finale doelgroep 2. Ervaring met netwerken, creatieve verbanden leggen, verbreden van het perspectief 3. Zichzelf, anderen en de situatie in vraag stellen en uitdagen 4. Actief en iteratief testen met gebruikers 5. Onderzoeken van impact. Wees zo concreet mogelijk bvb. welke rol, bijdrage had de persoon in een project (bvb. junior, senior) - Het is ook belangrijk om mee te geven hoe men succes definieerde betreffende de innovaties waar men aan gewerkt heeft. Pagina 13 van 40 Handleiding bij oproep Innovatie door adaptatie

14 HOOFDSTUK 2: Beoordeling projectvoorstel Zeven beoordelingsvragen, binnen drie hoofdrubrieken, worden gebruikt om te bepalen of een projectvoorstel voldoende kwalitatief is. Voor deze criteria zijn er hulpvragen die een beoordelaar in het achterhoofd houdt wanneer een beoordeling gemaakt wordt. De hulpvragen vindt u steeds terug onder de beoordelingsvraag. Ook wordt steeds verklaard waarom deze belangrijk zijn. Deze hulpvragen worden niet afzonderlijk gescoord. Ze mogen enkel gebruikt worden om voor elk criterium een globale conclusie te formuleren die de score op het criterium bepaalt. 1. RELEVANTIE Beoordelingsvraag 1: In welke mate wordt een belangrijke maatschappelijke uitdaging benoemd die zowel voor de finale doelgroep als het beleidsdomein WSE, de Vlaamse arbeidsmarkt en het werkgelegenheidsbeleid relevant is? 0=Helemaal niet 1=Nauwelijks 2=In redelijke mate 3=In hoge mate 4=In zeer hoge mate - Richt de uitdaging zich op een belangrijk thema voor het beleidsdomein WSE, de Vlaamse arbeidsmarkt en het werkgelegenheidsbeleid? o De uitdaging moet uiteraard passen binnen de scope van het beleidsdomein WSE, de Vlaamse arbeidsmarkt en het werkgelegenheidsbeleid. - Wordt met de uitdaging reeds een interessante gedragswijziging van de finale doelgroep benoemd? o Dergelijke uitdagingen lenen zich ertoe om beroep te doen op gedragstheoretische inzichten. Deze worden gezien als een beloftevolle wijze om tot innovatie te komen. Dit is geen absolute voorwaarde maar kan wel een pluspunt zijn. - Betreft de uitdaging een grote en/of groeiende groep mensen als finale doelgroep? Is er een prangende nood qua intensiteit van de uitdaging bij de finale doelgroep? o Dit kan het verschil maken voor Vlaanderen in termen van het aantal mensen dat vooruitgang boekt EN/OF Dit kan het verschil maken voor Vlaanderen in termen van de intensiteit van de vooruitgang die de finale doelgroep kan boeken. - Is er zicht op een interessante business case? Worden kosten en baten waar mogelijk gekwantificeerd en gemonetariseerd? Worden scenario s vooropgesteld? o Directe monetaire kosten zijn bvb. de uitkeringen, gezondheidskosten, en indirecte monetaire kosten zijn bvb. inschattingen van verlies van productieve capaciteit. o Menselijke kosten/baten: baten zoals een goede levenskwaliteit versus kosten zoals criminaliteit, verslaving, ziekte, (noden op sociaal, emotioneel, intellectueel, economisch, fysiek, materieel vlak). o De monetaire en menselijke kosten zouden door innovatie gereduceerd moeten worden en de menselijke baten verhoogd. Het is uiteraard nog niet mogelijk om correct in te schatten met hoeveel de kosten gereduceerd en de baten verhoogd zullen worden, aangezien er nog geen concept is. Maar het is wel mogelijk om hypothetische scenario s te geven bvb. stel dat we een oplossing kunnen uitwerken waarbij x aantal personen geholpen worden om (menselijke baten) dan zou zich dit een reductie van monetaire kosten meebrengen van - Worden betrouwbare bronnen geciteerd betreffende de kosten en baten, de evoluties van de cijfers, o Onderbouwing kan komen van gepubliceerde studies en cijfers. Pagina 14 van 40 Handleiding bij oproep Innovatie door adaptatie

15 o Dit toont ook de kennis van zaken aan. - Betreft het een uitdaging waar relatief weinig aandacht aan besteed werd in het verleden? Of die een radicaal nieuwe invalshoek belichaamt? EN / OF Gaat het over een doelgroep waar, betreffende uitdaging, relatief weinig aandacht aan besteed werd in het verleden en die dus op een of andere wijze uitgesloten is (omwille van hun socio-economische situatie, geografische situering, taal of cultuur, mentale of fysieke handicap)? o Dit heeft een groter innovatiepotentieel dan problematieken waar reeds zeer veel aandacht en middelen naar gegaan zijn vanuit een bepaalde invalshoek. EN/OF Kwetsbare groepen die om een of andere reden met uitsluiting te maken krijgen, horen vanuit sociale rechtvaardigheid prioriteit te krijgen bij innovatie omdat de reguliere dienstverlening net faalt voor hen. Het is wel van belang dat de kwetsbaarheid in verband staat met de uitdaging en niet als een algemeen gegeven wordt beschouwd. - Is de uitdaging geformuleerd als een gedragsverandering? o Indien er op een gedragsverandering wordt gemikt is de kans op resultaat groter dan indien men zich beperkt tot bewustwording of inzicht. Deze laatsten doen immers nog niets op zich. En zonder actie zal er geen verandering zijn. Dit is geen absolute voorwaarde maar wel een pluspunt. Beoordelingsvraag 2: In welke mate wordt voor de voorgestelde dienstverlening het potentieel onderbouwd om in Vlaanderen een substantieel verschil te maken met betrekking tot de uitdaging? 0=Helemaal niet 1=Nauwelijks 2=In redelijke mate 3=In hoge mate 4=In zeer hoge mate - Wordt een directe interactie tussen een dienstverlening en de finale doelgroep beschreven? o De oproep stimuleert het ontwikkelen van dienstverlening waarbij rechtstreeks in interactie gegaan wordt met de gebruiker (= finale doelgroep van werkenden en/of werkzoekenden). o Het opzetten of verbeteren van structuren, samenwerkingsverbanden, informatiesystemen ed. die wel door organisaties gebruikt kunnen worden, maar die enkel indirect een invloed hebben op de situatie van de gebruiker (bvb. omdat door verhoogde efficiëntie meer gebruikers kunnen bediend worden, of meer intensief), zonder duidelijke verschillen in de (reeks van) interactie(s) met de gebruiker, kan niet ondersteund worden binnen deze oproep. - Worden specifieke hefbomen, afgeleid uit praktijkervaring in een andere context of uit academische/praktijkgericht onderzoek, om tot resultaten te komen, genoemd en is duidelijk dat de dienst hierop gaat inspelen? o Praktijkervaring betreft ervaring met een reeds bestaand, maar in Vlaanderen nog onderbenut concept, waarvan het reeds aangetoond is dat het succesvol is voor de oorspronkelijke context (of gebruikerssegmenten, noden) maar ook potentieel kan hebben voor een andere context (bvb. een praktijk over te nemen uit het buitenland of reeds toegepast in Vlaanderen maar binnen een andere context dan diegene waar het project zich op wil richten). o Eerder onderzoek betreft een concept die nog nergens in de praktijk omgezet werd: academisch onderzoek bvb. empirisch onderzoek betreffende bepaalde theoretische modellen waaruit het potentieel blijkt. Pagina 15 van 40 Handleiding bij oproep Innovatie door adaptatie

16 praktijkgericht onderzoek bvb. evaluaties, eerdere service design trajecten, waaruit potentieel blijkt. - Biedt het concept een superieure oplossing ten opzichte van de huidige situatie en de (al dan niet) bestaande diensten? o Maakt het concept het voor de finale doelgroep makkelijker, met minder moeite, sneller, goedkoper, toegankelijker, zekerder, aangenamer, minder frustrerend, meer voorspelbaar, met minder zorgen, met minder fouten, meer functioneel, betrouwbaarder, aanvaardbaarder, passender, minder risicovol, efficiënter, om vooruitgang te boeken op wat betreft de maatschappelijke uitdaging (op sociaal, emotioneel, intellectueel, economisch, fysiek, materieel vlak) dan wat al (dan niet) bestaat? Wordt de doelgroep gemachtigd (empowerment)? o Zijn er aangepaste kanalen om de finale doelgroep met de oplossing te bereiken en te bedienen? - Is er potentieel om de oplossing op termijn te repliceren en/of om de oplossing uit te breiden naar een andere context waar men ook met een vergelijkbare uitdaging te maken heeft? o Indien een oplossing potentieel enkel maar door één dienstverlener of partnerschap kan gedragen worden dan zijn de echt te realiseren resultaten beperkt (tenzij dit bij mandaat zo is bvb. omdat wetgeving specificeert dat één overheidsinstelling bevoegd is). o Vanuit de afdeling ESF wordt het als cruciaal gezien om te innoveren voor meer dan één dienstverlener indien er meerdere bestaan. o Om te repliceren is het echter belangrijk dat er kan gefocust worden op de elementen die echt de resultaten realiseren en dat deze gecodificeerd en aangeleerd kunnen worden. - Zijn er helder gedefinieerde, meetbare segmenten binnen de beoogde finale doelgroep waar het concept op inspeelt? o Segmenteren verhoogt het bereik én het resultaat van de innovatie. Men kan op maat werken wat er toe leidt dat de doelgroepen zich meer aangesproken voelen. Het helpt te kiezen op basis van wie meest bereikbaar is of meest geholpen kan worden. Binnen een segment reageert ieder lid op een gelijkaardige manier op de prikkels die je geeft. o De kenmerken (inzake persoonlijke karakteristieken, de context, noden) om te segmenteren moeten dan wel meetbaar zijn om toe te laten de beoogde personen te identificeren. o Dit is een pluspunt maar niet strikt noodzakelijk. Beoordelingsvraag 3: In welke mate is het concept voldoende nieuw ten opzichte van wat reeds bestaat en gebruikt wordt in Vlaanderen? 0=Het gaat om instrumentinnovatie 1= Het gaat om een in Vlaanderen reeds zeer sterk verspreide, bestaande dienst die vertaald zal worden naar een nieuwe context, doelgroep, noden waar deze nog niet voor gebruikt wordt 2= Het gaat om een in Vlaanderen reeds bestaande dienst die vertaald zal worden naar een nieuwe context, doelgroep, noden waar deze nog niet voor gebruikt wordt 3= Het gaat om een voor Vlaanderen nieuwe dienst voor een reeds erkende context, doelgroep, nood 4= Radicale innovatie. Bij score 0 kan het project NIET goedgekeurd worden, ongeacht andere scores. - Is, op het Vlaamse niveau, de conceptualisering van de beoogde gebruikers op zich vernieuwend (op basis van gebruikerskenmerken, kenmerken van hun context of de aard van hun noden)? o Hier wordt vanuit de vraagzijde (doelgroep en hun context, noden, kenmerken) geredeneerd. De conceptualisering kan dus al wel gangbaar zijn buiten Vlaanderen. - Wordt een gelijkaardig concept al ergens in Vlaanderen gebruikt (eventueel in een andere context, voor een andere nood of voor een andere doelgroep)? Is dit eerder een uitzondering of de regel? Pagina 16 van 40 Handleiding bij oproep Innovatie door adaptatie

17 o Hier wordt naar de aanbodzijde (dienst, oplossing) gekeken vanuit een Vlaams perspectief. - Gaat het op basis van bovenstaande dan om een incrementele, evolutionaire of radicale innovatie? o Incrementeel betekent dat er een bestaande oplossing voor een bestaand segment (op basis van context, kenmerken of noden) verbeterd wordt. Dit is echter niet wat door de afdeling ESF beoogd wordt. o De afdeling ESF zoekt eerder radicale (nieuw qua vraag- en qua aanbodperspectief) of evolutionaire (nieuw in één van beide perspectieven: bestaande dienst ingezet in nieuwe context; nieuwe dienst in bestaande context) innovaties. 2. HAALBAARHEID Beoordelingsvraag 4: In welke mate is een voldoende participatieve en iteratieve aanpak (ontwikkel-test-feedback-ontwikkel etc.) uitgetekend voor de ontwikkelfase? En is er voldoende zicht op de piloot en evaluatiefase? En is er voldoende verscheidenheid in het uitvoerend projectteam zelf doorheen het projectverloop? En worden cruciale belanghebbenden voluit betrokken? 0=Helemaal niet 1=Nauwelijks 2=In redelijke mate 3=In hoge mate 4=In zeer hoge mate - Wordt er voor de ontwikkelfase een voldoende iteratieve aanpak voorzien waarbij gaandeweg vanuit herhaalde feedback door gebruikers en belanghebbenden vanuit het concept een werkbare dienstverlening ontwikkeld wordt? o In plaats van een lange ontwikkelfase en vervolgens een evaluatiefase en dan bijstellen blijkt continu ontwikkelend testen veel beter te werken. Al van in het begin kan feedback verkregen worden die anders pas veel later komt, als het al moeilijk is om het reeds ontwikkelde nog aan te passen. Te late feedback wordt meestal niet meer meegenomen. o Het is dan ook van belang in de planning aandacht te vinden voor ruwe prototyping (zo snel mogelijk tastbaar maken van elementen van de dienstverlening) als voor live prototyping (testen van verder ontwikkelde elementen, met de reële gebruikers in een realistische context). - Is er voldoende zicht op de evaluatie? o Voor de afdeling ESF kan op twee wijzen geëvalueerd worden nl. via counterfactual impact evaluatie of case studies. o Maakt de promotor hieruit een keuze? o Argumenteert deze op zinvolle wijze waarom deze opzet gekozen wordt? - Zijn meerdere mensen betrokken bij het uitvoeren van het project en is er voldoende diversiteit tussen de projectuitvoerders? o Uit literatuur en praktijk blijkt dat innovatieteams best bestaan uit mensen met een diversiteit aan achtergronden. Dit kan gaan om hun kennisdiscipline (bvb. sociologen, economisten, psychologen, antropologen ), hun functie in een organisatie (operationeel, marketing, financieel, research, ) en hun ervaring met het domein waar de uitdaging betrekking op heeft (diepe ervaring versus nieuw op het terrein). Dit leidt tot meer kans om afstand te nemen van de dagelijkse routine en te herdenken wat er moet gebeuren. o Tevens is het zo dat innovatieteams best een kern van personen bevatten die het project van begin tot einde zullen meemaken. Dit is om de verantwoordelijkheid voor het project als geheel te benadrukken en om tegen te gaan dat er onvoldoende eigenaarschap is, vooral in latere fases. Het is dan ook belangrijk dat er minimaal één persoon is die voor de meerderheid (min 50%) van haar/zijn tijd in het project zit. Dit is om te vermijden dat het project voor iedereen een nevenactiviteit is die altijd in verdrukking komt door de hoofdactiviteit. Dit moet niet altijd dezelfde persoon zijn doorheen het hele traject. Idealiter is er dus een kern van projectmedewerkers die het project van begin tot einde Pagina 17 van 40 Handleiding bij oproep Innovatie door adaptatie

18 meemaken en die op verschillende momenten meer substantieel bij het project betrokken zijn. Daarrond zijn er medewerkers die een gerichte, veel kleinere bijdrage leveren en niet noodzakelijk doorheen heel het project actief zijn. - Wordt participatie van cruciale belanghebbenden (actoren die geen deel uitmaken van het projectteam) voldoende voorzien, zowel van actoren uit de overheid, private sector, middenveld als kennisinstellingen, al dan niet via netwerken? o Er zou een rol moeten zijn voor vertegenwoordigers uit de vier genoemde sectoren in het ontwikkelen en testen (testend ontwikkelen). Beoordelingsvraag 5: In welke mate hebben de promotor/ partners een sterke achtergrond wat betreft de thematiek die in de uitdaging vervat zit? 0=Helemaal niet 1=Nauwelijks 2=In redelijke mate 3=In hoge mate 4=In zeer hoge mate - Heeft de organisatie of het partnerschap een voldoende sterke thematische expertise betreffende de uitdaging? Sluit de uitdaging aan bij de missie van de promotor? o Er is een hoge kans dat een uitdaging die niet aansluit op de missie van de promotor en/of de partners blijk geeft van opportunistisch gedrag. Het zal dan ook moeilijker zijn om de nodige contacten te leggen en geloofwaardig te zijn op het terrein. - Heeft de organisatie of het partnerschap een sterke positie in relevante netwerken van belanghebbenden? Buit ze deze uit? o Goede relaties met andere belanghebbenden en een sterke, toonaangevende positie in relevante netwerken zijn van groot belang voor het uitvoeren van het project evenals voor de latere inbedding en verspreiding van een innovatie. Beoordelingsvraag 6: In welke mate hebben de promotor/ partners / toeleveranciers een sterke achtergrond wat betreft innovatieprocessen? (DUBBELE WEGING) 0=Helemaal niet 1=Nauwelijks 2=In redelijke mate 3=In hoge mate 4=In zeer hoge mate - Hebben de projectuitvoerders een voldoende sterke track-record op het vlak van innovatie? o Er is relatief weinig tijd om te leren hoe men innovatietrajecten het beste opstart en uitvoert. Er is dus zeker ervaring vereist. Deze kan echter komen van partners die ook als uitvoerder betrokken zijn in het project. Er kan ook gewerkt worden met onderaannemers. o Er moet minimaal één projectmedewerker zijn die minimaal één keer een business model, service blueprint, draaiboek en prototyping, betreffende een dienstverlening, succesvol afgeleverd heeft. Indien dit absolute minimum niet gehaald wordt, wordt dit criterium op 0 gescoord. o De ervaring moet gestaafd worden met cv s en referenties betreffende eerdere (succesvolle) innovaties of, indien met een toeleverancier gewerkt zal worden, met een offerte waarin ook voldoende details aanwezig zijn betreffende de expertise (cv s, referenties, verwijzing naar website). Indien de ervaring niet gestaafd is wordt ze niet in rekening gebracht bij de beoordeling. o De ervaring met innovatie heeft betrekking op volgende vijf domeinen waar bij de nadruk moet liggen op de laatste drie: 1. Ervaring met veldwerk, observatie, immersie in de leefwereld en context van de finale doelgroep 2. Ervaring met netwerken, creatieve verbanden leggen, verbreden van het perspectief 3. Zichzelf, anderen en de situatie in vraag stellen en uitdagen 4. Actief en iteratief testen met gebruikers 5. Onderzoeken van impact. Pagina 18 van 40 Handleiding bij oproep Innovatie door adaptatie

19 3. GOED PROJECTBEHEER Beoordelingsvraag 7: In welke mate is er een overzichtelijke planning en aandacht vanuit senior management? 0=Helemaal niet 1=Nauwelijks 2=In redelijke mate 3=In hoge mate 4=In zeer hoge mate - Is er een overzichtelijke planning met cruciale mijlpalen die toestaan om het project op te volgen en afspraken te maken? o Al is het verloop van een innovatieproject moeilijk te voorspellen, er zijn toch een aantal mijlpalen die geïdentificeerd kunnen worden op indicatieve basis (bvb. eerste versie service blueprint). o De eerste 6 weken moeten meer gedetailleerd gepland zijn. o De verplichte einddeliverables moeten ingepland zijn: opleveren service blueprint met draaiboek, business model en impactevaluatie, evenals rapportering over het projectverloop. o Het moet duidelijk zijn wanneer men de piloot wil opstarten. o Het moet ook duidelijk zijn welke activiteiten zullen bijdragen tot het genereren van alle deliverables, door wie en voor hoeveel tijd (indicatief). - Is er aandacht vanuit senior management van de promotor en partners voor het project? o Als senior management niet nauw betrokken is dan zijn de kansen dat het project en haar medewerkers voldoende ondersteund worden in het uitvoeren van het project, kleiner. Betrokkenheid betekent niet dat het management zelf uitvoerende taken heeft maar het zou wel op cruciale momenten geïnformeerd en geëngageerd moeten zijn, zeker wat betreft het creëren van draagvlak bij cruciale belanghebbenden. Pagina 19 van 40 Handleiding bij oproep Innovatie door adaptatie

20 HOOFDSTUK 3: Projectverloop Dit hoofdstuk schetst het projectverloop van een project binnen de oproep Innovatie door adaptatie. 1.1 Inleiding Volgende activiteiten worden verwacht de hoofdmoot uit maken van een project. - Ruwe prototyping In deze fase worden de eerste prototypes opgesteld van de dienstverlening die wordt uitgewerkt. Deze zijn typisch nog zeer ruw en hebben tot doel snel te leren en aanpassingen te doen. Zowel de ontwikkeling als testing van deze eerste prototypes gebeurt doorgaans binnen het projectteam. Methoden die hier gebruikt worden zijn o.a. rollenspellen, serious play, story boarding, customer journeys idealiter gecombineerd met persona s. - Live prototyping In deze fase worden prototypes meer realistisch en concreet. Dit laat toe om veldtesten te doen van onderdelen van de dienstverlening in de wereld van de gebruiker. Dit wil evenwel niet zeggen dat de oplossing volledig klaar moet zijn. Ook deze fase heeft tot doel te leren en aanpassingen door te voeren. - Piloot In de piloot wordt de dienstverlening volledig uitgevoerd binnen de real life context met een testpubliek. Dit impliceert dat de dienstverlening voor de start van de piloot reeds volledig geprototyped is. Het is immers niet de bedoeling om in deze fase nog grote wijzigingen uit te voeren. - Impactevaluatie De piloot moet op impact geëvalueerd worden via quasi-experimentatie en/of case study onderzoek. We geven hieronder enkele bronnen mee die kunnen helpen invulling te geven aan deze activiteiten. Er wordt zoveel mogelijk beroep gedaan op een beperkt aantal (grotendeels overlappende bronnen) namelijk: Een publicatie van Flanders Inshape, Cecilia s Keuze (in het Nederlands), zie ( 34,99 exclusief verzendkosten via Flanders Inshape). Een Human Centered Design toolkit van IDEO (in het Engels): The field guide to human centered design, zie (gratis). Via die pagina wordt ook toegang geboden tot twee gratis online trainingen en coaching trajecten die de IDEO methoden stap voor stap volgt en introduceert. Een publicatie van Design Vlaanderen Service design toolkit verkrijgbaar via (in Engels en Nederlands voor 65). Een publicatie en tools van NESTA specifiek over prototyping via Een publicatie die met voorbeelden heel tastbaar maakt hoe innovatie in diensten kan gebeuren is Service design, insights from nine case studies (gratis, in het Nederlands en het Engels, via ). Pagina 20 van 40 Handleiding bij oproep Innovatie door adaptatie

21 Voor een gedragstheoretische invalshoek wordt verwezen naar Fran Bambust, Het 7E-model, Politeia, 2015 (zie ook ) of naar MINDSPACE, 2010 ( Flanders Inshape heeft ook een website ontwikkeld met methoden (gratis, in het Engels): Projecten moeten aan het einde van de projectperiode een rapport opleveren met: Service blueprint van de dienstverlening. Business Model van de dienstverlening. Draaiboek van de dienstverlening. Dit draaiboek moet, samen met de service blueprint en het business model, andere dienstverleners in staat stellen de ontwikkelde dienstverlening over te nemen binnen de eigen werking. Resultaten van de impactevaluatie. Wat verwacht wordt in verband met deze deliverables wordt verder in de handleiding uitgelegd. Naast deze deliverables moet er ook een rapportering zijn over het projectverloop. Deze rapportering gebeurt aan de hand van de rapporteringsvragen die de afdeling ESF ter beschikking stelt. In wat volgt wordt meer toelichting gegeven bij de verwachte activiteiten. Ook worden nuttige tools en methodieken om deze activiteiten in te vullen aangereikt. 1.2 Ontwikkeling Concretisering concept In het projectvoorstel werd een concept beschreven evenals werd het potentieel hiervan geschetst. Dit concept moet echter zo snel mogelijk verder uitgewerkt worden via een experience map en een business model. 1. Werk een experience map uit De experience map (of storyboard) visualiseert de ervaring van de dienstverlening vanuit het perspectief van de gebruiker waar u besloten hebt u op te richten van begin tot einde: hoe zal de persoon te weten komen dat je een oplossing hebt? Hoe zal hun eerste contact verlopen? En verder? Hoe eindigt het? Niet alle contacten tussen de dienstverlening en de gebruiker moeten bij één organisatie zitten; het is goed mogelijk dat verschillende organisaties betrokken zijn bij de dienstverlening als geheel en dit moet dan ook duidelijk gemaakt worden. Het bouwen van een experience map kan als volgt: Begin met de ideale persona (zie beneden) o achteraf kan je voor verschillende persona bekijken of de experience map anders moet zijn o consolideer dan tot een experience map die voldoet voor alle persona Pagina 21 van 40 Handleiding bij oproep Innovatie door adaptatie

22 Ga voor sleutelmomenten in de dienstverlening Gebruik post-its met tekeningen Schrijf er tekst bij die weergeeft wat er gebeurt Je kan ook beelden/audio (foto, video, geluidsopnames) gebruiken die de ervaring tastbaarder maken Er kunnen ook contrasterende beelden/audio gebruikt worden om duidelijk te maken hoe de ervaring NIET zal zijn Experience maps / customer journey: HCD toolkit, p Service design toolkit, p. 11 en 12 en p Zie en voor handleidingen van de Vlaamse innovatiecentra. Zie ook Cecilia s keuze p. 154 Idealiter worden met persona s gewerkt: persona s zijn archetypes van klanten, gebruikers of andere stakeholders. Ze stellen gekende data over stakeholders voor op een concrete, heldere en visuele manier. Een persona lijkt op een echte mens, met een naam, familienaam, met karaktertrekken, frustraties en verhalen. Een persona is dus een fictief personage met heel concrete eigenschappen. Zie en voor handleidingen van de Vlaamse innovatiecentra. Zie ook Cecilia s keuze p Zie ook Service design toolkit, p. 13 en 14 Voor een gedragstheoretische insteek rond segmenteren is het hoofdstuk Explore: verken je doelgroep van het 7-E model verhelderend (specifiek met behulp van het context ei ) ofwel p van MINDSPACE. Een initiële experience map bevat nog tal van onzekerheden. Vandaar dat aangeraden wordt om deze zo snel mogelijk te prototypen (zie infra). 2. Werk een business model uit Een Business Model beschrijft de wijze waarop een organisatie waarde creëert, levert en capteert (zie deliverable voor de afdeling ESF verder in deze handleiding). Centraal bij de opmaak van een nieuw Business Model staat de gebruiker en de klantenwaarde propositie. Met andere woorden welk probleem los je voor die gebruiker op of hoe help je hem/haar hierbij? Pagina 22 van 40 Handleiding bij oproep Innovatie door adaptatie

23 Het Business Model moet opgebouwd worden uit 9 constructie-elementen: 1. klanten 2. klantenrelaties 3. kanalen 4. klantenwaarde 5. kernprocessen 6. kernmiddelen 7. partners 8. inkomstenstroom 9. kostenstructuur Het business model doorloopt verschillende niveaus doorheen het project en gaat van een ruw idee tot een uitgewerkt business model. 1. Initieel: ruw idee 2. Business model: wat is er nodig? 3. Business case: is het haalbaar? - Klantenwaarde - Inkomstenstroom - Alle elementen - Algemene logica is helder - Relaties tussen alle elementen zijn helder - Potentieel is helder (hoeveel gebruikers, groei, welke impact ) - Gegevens betreffende geloofwaardigheid (bvb. interviews) - Alle elementen - Belangrijke gegevens betreffende alle elementen - Kosten en inkomsten - Sensitiviteitsanalyse op de cijfers Vooraleer met de piloot gestart kan worden, moet een business model (niveau 2) gepresenteerd worden. Het is dus nog niet nodig om kosten en inkomsten gedetailleerd te berekenen. Het is wel nodig om een idee te geven of de kosten door inkomsten gedekt kunnen worden en hoe. Er moeten ook gegevens zijn die de logica en stellingen uit het business model onderbouwen (bvb. interviews met partners, gebruikers, ) en het verhaal geloofwaardig maken. Een boeiend verhaal om een business model te communiceren is een must. Dit kan gebeuren vanuit het perspectief van de dienstverlener. Het kan ook vanuit het perspectief van de gebruiker. Zorg er ook voor dat er rekening gehouden wordt met de context: wat doen andere belanghebbenden in dit verhaal (bvb. andere dienstverleners die niet meegaan in het partnerschap). Gebruik niet enkel woorden maar ook beelden, video/audio, rollenspellen, tekeningen, Pas op het einde van het project moet er een volledige business case (niveau 3) zijn, gestoeld op wat geleerd is uit het testen van de oplossing gedurende de piloot. Het is echter aangeraden om zo snel mogelijk het business model ingevuld te krijgen. Uiteraard kan dit eerste model nog sterk wijzigen doorheen de prototyping. Werken aan het business model verloopt dan ook parallel en in interactie met het ontwikkelen en integreren van de elementen van de dienstverlening. Beide activiteiten informeren elkaar. Pagina 23 van 40 Handleiding bij oproep Innovatie door adaptatie

24 Een aangeraden mogelijkheid is om via een (aantal) workshop(s) het business model uit te werken. Het is aangeraden om hiervoor een ervaren facilitator te gebruiken. a) Voorbereiding van de workshop(s): Stel bij voorkeur een divers team samen voor het opmaken van een model (leeftijd, ervaring, functie, klantenkennis, expertise ). Organiseer vervolgens een business model workshop. Voor deze workshop trek je best 3 à 4 uur tijd uit. Dit is evenwel afhankelijk van de complexiteit van de business evenals van de mate van discussie tussen de deelnemers. Kleef enkele flip charts aan elkaar en breng de typische template structuur aan (ook verkrijgbaar via Flanders DC ). Andere benodigdheden zijn voldoende post-it notes en enkele viltstiften. Vanuit de eerdere activiteiten in het project zijn wellicht reeds heel wat ideeën opgeborreld en geprioritiseerd. Zorg ervoor dat alle deelnemers aan de workshop hiervan op de hoogte zijn. b) Verloop van de workshop(s): Ga na welke ideeën betreffende het concept gerelateerd zijn aan volgende elementen: - Kernmiddelen - Klantenwaarde - Klanten - Kostenstructuur - Inkomstenstroom - Andere elementen Klantenwaarde is meestal een vruchtbaar startpunt. Let wel: voor de afdeling ESF is de klant in eerste instantie altijd iemand uit de finale doelgroep van werkenden/werkzoekenden. In het business model staat die dan ook centraal als er over klantenwaarde gepraat wordt. Klantenwaarde moet in eerste instantie voor de afdeling ESF gerelateerd worden aan een sociaal, emotioneel, intellectueel, economisch, fysiek, materieel voordeel voor de finale doelgroep. Een generiek overzicht van mogelijke voordelen wordt hieronder als hulpmiddel weergegeven (voor meer informatie zie: HUMAN SCALE DEVELOPMENT: CONCEPTION, APPLICATION AND FURTHER REFLECTIONS van Manfred A. Max-Neef bvb. op Pagina 24 van 40 Handleiding bij oproep Innovatie door adaptatie

25 Het is echter mogelijk dat er naast het business model voor de finale doelgroep ook een tweede (of meerdere) business modellen moeten ontwikkeld worden. In het geval van bvb. een sociale onderneming is het immers mogelijk dat er commerciële activiteiten (bvb. een restaurant) worden ontplooid naar gewone klanten (niet de doelgroep) die als doel hebben om de finale doelgroep kansen te bieden, (bvb. een kansarme jongere kan meedraaien in de keuken). In dat geval zijn er twee parallelle business modellen: eentje dat voor de afdeling ESF centraal staat, en dat zich richt op de finale doelgroep (bvb. kansarme jongeren) en eentje dat zich richt op een commerciële klant. Het laatste staat in functie van het eerste maar moet uiteraard ook goed draaien omdat het eerste er afhankelijk van is. Er moeten in zo n geval dus twee modellen uitgebouwd worden. Een goed hulpmiddel voor hoe dit in z n werk gaat is Using the Business Model Canvas for Social Enterprise Design van Ingrid Burkett Knode (gratis via Een gelijkaardige situatie, waarbij twee businessmodellen moeten uitgewerkt worden, kan zich voordoen als de dienstverlener beroep wil doen op een partij die in het business model naar de finale doelgroep toe een partner moet worden, maar die daar zelf ook continu voor overtuigd moet worden. Bijvoorbeeld, als een dienst bepaalde personen in de kring van de finale doelgroep wil inzetten om die op vrijwillige basis te ondersteunen, dan zullen die dat enkel doen indien de dienstverlener ook waarde biedt aan de vrijwilligers. Er kan dus een business model opgesteld worden voor die vrijwilligers, wat een voorwaarde is om hen op Pagina 25 van 40 Handleiding bij oproep Innovatie door adaptatie