5. D E E L P L A N O N D E R S T E U N I N G

Transcriptie

1 5. D E E L P L A N O N D E R S T E U N I N G adviseur Juridisch adviseur Financieel adviseur Verzekeringen specialist GBA specialist Nafase Team Facilitaire zaken Het team bestaat uit: Functie Naam Mobiel Privé Woonplaats Regionaal Expert Hoofd Ondersteuning Jaap Boskma Juridisch adviseur Dokkum Juridisch adviseur Marieke Stelwagen Groningen Hilda Pel Juridisch adviseur Kollum Financiële adviseur Financiële adviseur Adviseur Verzekeringen Adviseur Verzekeringen Specialist GBA Harm Jan Pijper Jelte Sinnema Wiena de Beer van der Meulen Jan Bart de Bruin OUDWOUDE Siebo de Graaf Specialist Nafase Teamleider facilitaire zaken Ymie Brinksma DAMWALD Auteur: Bevolkingszorg Status: definitief Pagina 1 van 26

2 Functie Naam Mobiel Privé Woonplaats facilitaire ondersteuning facilitaire ondersteuning facilitaire ondersteuning facilitaire ondersteuning facilitaire ondersteuning facilitaire ondersteuning Jaap Cuperus, Dokkum Peter van der Ploeg Damwâld Gelly Jagersma Veenstra Calamiteiten Telefoon Gemeentewurk ICT ondersteuning Archief ondersteuning Monique Bremer - van der Wal Géke de Groot - van Sinderen METSLAWIER Archief ondersteuning Archief ondersteuning Andre Visser DAMWALD Dieuwke Archief ondersteuning Visscher Anneke van der Archief ondersteuning Heide - Archief ondersteuning Oldersma Iemie Talsma - Struiksma Bode Bode Bode Bode Bode Bode Huismeester Wiebe Dijkstra Simon Vellema Klaske Broersma Sjoerd Feenstra Jan Adema Oane Sierksma Melle Boorsma Auteur: Bevolkingszorg Status: definitief Pagina 2 van 26

3 Functie Naam Mobiel Privé Woonplaats Griet Zijlstra Klantcontact Balie (Don) Klantcontact Balie (Don) Maaike Postma van Assen Klantcontact Balie (Dam) Tineke Kingma Klantcontact Balie(Dam) Evie Marra Klantcontact Callcenter Annie den Hartogh Klantcontact Callcenter Thea Kooistra Klantcontact Callcenter Lien Dijkstra- Talma Klantcontact Callcenter Wietske de Vries Klantcontact Callcenter Dictus Benedictus Klantcontact Balie Sjieuwke Kobus Klantcontact Balie Berber Sangers Klantcontact Callcenter Wietske de Vries Marja Verbeek Klantcontact Callcenter Klantcontact Callcenter Anna Zeldenhuis Patricia Adema Klantcontact Callcenter Klantcontact Callcenter Geke Veltman Allround medewerker Burgerzaken Allround medewerker Burgerzaken Allround medewerker Burgerzaken Allround medewerker Burgerzaken Allround medewerker Burgerzaken Allround medewerker Burgerzaken Allround medewerker Burgerzaken Allround medewerker Burgerzaken Allround medewerker Burgerzaken Aukje Brouwer - van Kuik Wiesje Kortenschijl A. van der Meij Ploeg Martin Scherstra Tineke Schoffelmeer Akke Seepma - Waaksma Paulina Vellema - Linthof Willeke van der Wal Hylkje Steen - de Groot Auteur: Bevolkingszorg Status: definitief Pagina 3 van 26

4 Functie Naam Mobiel Privé Woonplaats Allround medewerker Burgerzaken Hylkje Steen - de Groot Allround medewerker Burgerzaken Bote van der Schaaf Allround medewerker Burgerzaken Klarie de Vries - Grijpstra Allround medewerker Burgerzaken Jeltje de Vries Functie Naam Mobiel Privé Woonplaats Journaalschrijver Sylvia Westra Jolanda Journaalschrijver Wijnberg Journaalschrijver Sigrid Sytsma 06 Riejette Journaalschrijver Kooistra Journaalschrijver Duty Kooistra Jolanda Journaalschrijver Veenker Beheerstabel Versie: 3.0 Definitieve versie Auteur: beleidsmedewerker bevolkingszorg Doelgroep: crisisfunctionarissen bevolkingszorg Auteur: Bevolkingszorg Status: definitief Pagina 4 van 26

5 Beheerder document Beleidsmedewerker bevolkingszorg, afdeling Crisisbeheersing, Veiligheidsregio Fryslân Opstel datum 2015 Data wijziging Wat gewijzigd Reden Gewenste vaststelling door Daadwerkelijke vaststelling door Revisiedatum Relatie met andere processen Verzendlijst (incl. namen) Opleidingsaspecten Communicatie aspecten Publicatie Website [adres] Extranet [vindplaats] Gezamenlijke schijf [locatie] Anders, nl... Auteur: Bevolkingszorg Status: definitief Pagina 5 van 26

6 Inhoudsopgave Beheerstabel Ondersteuning Doel Verantwoordelijkheden Doelgroep Uitgangspunten Samenstelling Afspraken met derden Taakkaarten Hoofd taakorganisatie ondersteuning Adviseur juridisch Adviseur financieel Adviseur Verzekeringen Specialist GBA Specialist Nafase Teamleider Facilitaire zaken facilitaire zaken ICT Archief Klantcontact Bijlagen A. aandachtspunten voor schaderegistratie B. Aandachtspunten voor de nafase C. Overdrachtsformulier overdracht en advies Nafase D. Thema s nafase Auteur: Bevolkingszorg Status: definitief Pagina 6 van 26

7 1 Ondersteuning Het deelplan ondersteuning geeft een beschrijving van de werkzaamheden van de taakorganisatie ondersteuning. Hieronder valt de juridisch en financieel adviseur, een adviseur verzekeringen, een specialist GBA, een specialist nafase en het team facilitaire zaken. 1.1 Doel De taakorganisatie ondersteuning ontsluit enerzijds beheersmatige ondersteuning (facilitaire zaken) voor het uitvoeren van bevolkingszorgwerkzaamheden. Anderzijds ontsluit het de inhoudelijke ondersteuning voor het beleidsteam bijvoorbeeld op het gebied van juridische en financiële zaken. Na de acute fase van een crisis is zorg nodig om een terugkeer naar de reguliere situatie te ondersteunen. Om welke zorg het gaat wordt bepaald door het incident. Tijdens de acute fase wordt de nafase dan ook voorbereid op basis van het incident. Ook richt de nafase zich op de adequate overdracht van de crisisorganisatie naar de projectorganisatie nafase. 1.2 Verantwoordelijkheden De taakorganisatie ondersteuning is verantwoordelijk voor: Het beschikbaar stellen van kennis, kunde en capaciteit die binnen een reguliere gemeentelijke organisatie ook worden uitgevoerd. o Het verzorgen van advisering aan de crisisorganisatie van bevolkingszorg. Aandachtsgebieden zijn juridisch, financieel, verzekeringen, GBA en nafase. o Het verzorgen van ondersteuning aan de crisisorganisatie van bevolkingszorg. Dit betreft beschikbaar en gereed maken van ruimten, verbindingen (ICT), bode en catering op de locatie(s) waar vanuit het Team Bevolkingszorg, de taakorganisaties en het GBT werken. Het opstellen van een plan van aanpak voor de nafase met als doel het zorgdragen voor een goede overdracht, waarin aandacht is voor: o Interne procesorganisatie en zorg aan de eigen organisatie o De wijze waarop slachtoffers ondersteund worden als het gaat om de schadeafhandeling, verwijzing naar psychosociale hulpverlening etc. o Collectieve rouwverwerking. o Communicatie, evaluatie en verantwoording over de crisis. 1.3 Doelgroep De taakorganisatie ondersteuning richt zich enerzijds op de ondersteuning van de crisisorganisatie van bevolkingszorg en anderzijds op de nafase. De nafase richt zich op de groep die tijdens de crisis gedupeerd is geraakt en niet weet waar hij of zij terecht kan. Dit kan materieel of immaterieel zijn; ook met een goede doorverwijzing kan iemand geholpen zijn. 1.4 Uitgangspunten Er wordt uitgegaan van de (zelf )redzaamheid van getroffenen. Het merendeel van de betrokkenen zal met behulp van hun sociale netwerk in staat zijn relatief snel de dagelijkse weer te hervatten. Een klein deel van alle betrokkenen is echter niet of beperkt in staat om op eigen kracht het normale leven weer op te pakken, dan verwijst bevolkingszorg de betrokkenen door naar de desbetreffende hulpverlenende instantie(s). Met betrekking tot ondersteuning zijn de volgende uitgangspunten opgenomen: Ondersteuning: Richten op het flexibel inspringen op de behoeften van de samenleving. Nafase: Betrokkenen worden gestimuleerd om via de reguliere weg contact te zoeken met de benodigde hulpverlenende instantie(s). Auteur: Bevolkingszorg Status: definitief Pagina 7 van 26

8 Betrokkenen die zich (toch) bij de overheid melden voor een vorm van zorg worden gefaciliteerd bij het in contact komen met de desbetreffende hulpverlenende instantie(s). Betrokkenen kunnen zich, indien daar behoefte aan is, registreren zodat zij op de hoogte worden gehouden van de afhandeling van de crisis. Zij worden daarbij gefaciliteerd door de overheid. Voordat de crisis is afgerond (normaliter binnen 24 uur) is een plan van aanpak voor de nafase opgesteld. 1.5 Samenstelling De Taakorganisatie ondersteuning bestaat uit de volgende functionarissen: Onderdeel Bezetting Opkomsttijd Taakorganisatie Hoofd taakorganisatie ondersteuning (regionale 90 minuten ondersteuning expertfunctie) Adviseur juridisch (1) Adviseur financieel (1) Adviseur Verzekeringen (1) Specialist GBA (1) Specialist Nafase (1) Teamleider Facilitaire zaken o facilitaire ondersteuning o ICT o Archief o Klantcontact (1 balie, 2 callcenter) Hto ondersteuning Adviseur Juridisch Teamleider Facilitaire zaken Adviseur Financieel ICT Facilitaire zaken Klantcontact Archief Adviseur Verzekeringen Specialist GBA Specialist nafase Auteur: Bevolkingszorg Status: definitief Pagina 8 van 26

9 1.6 Afspraken met derden Salvage Salvage kan door de gemeente worden ingezet ten behoeve van het proces CRAS. Alarmering van Salvage vindt veelal plaats door de brandweer. Indien Salvage nog niet gealarmeerd is, kan deze worden gealarmeerd door of namens de OvD-Bz of de AC-Bz. Ten behoeve van het proces Verzekeringen kan Salvage op verzoek 1 : binnen 12 uur na inzet informatie aanleveren ten behoeve van een schadebeeld (quick damage assessment) voor het operationeel en/of beleidsteam; bemiddelen bij het leveren van schade-experts, zoals bouwkundige inspecteurs (kosten van de inhuur zijn voor de gemeente), voor zover deze experts niet door de eigen verzekeraar worden benoemd; het team (actiecentra) CRAS adviseren bij verzekerbare schade. Een liaison van Salvage kan hiertoe aansluiten bij het team Verzekeringen; Ten behoeve van het proces Verzekeringen S kan de gemeente na overleg met Salvage: o gedupeerden faciliteren door het beschikbaar stellen van schadeformulieren (zie bijlagen) op de gemeentelijke website, in het publieksinformatiecentrum, op de opvanglocatie(s) of het gemeentehuis; de schadeformulieren worden na het incident of periodiek tijdens incident overgedragen aan Salvage. o een ruimte beschikbaar stellen en/of een bijeenkomst organiseren om gedupeerden te informeren over het afhandelen van de schaderegistratie. Convenant Monuta inzake proces uitvaartzorg bij crisis Veiligheidsregio Fryslân heeft een convenant gesloten met de 24-uurs bereikbaarheidsdienst van het Team Bijzondere Uitvaarten van Monuta. Denk hierbij aan ondersteuning bij en regelen van: Overledenenzorg. Vervoer van overledenen. Adviseren van de burgemeester of het beleidsteam. Logistieke en facilitaire ondersteuning bij rampen en calamiteiten. Inrichten en invullen herdenkingsbijeenkomst. Begeleiden van hoogwaardigheidsbekleders. Advies bij communicatie / pers trajecten. Advies en invulling stille tochten. Voorlichting, trainingen en presentaties. Ontwikkeling en inzet bij oefeningen. Advies bij mediabegeleiding rondom overledenenzorg. In overleg met de gemeente wordt bepaald welke diensten worden afgenomen. Monuta levert een kostenbegroting. 1 Protocol van afspraken tussen Stichting Salvage en het landelijke overleg van coördinerend gemeentesecretarissen Auteur: Bevolkingszorg Status: definitief Pagina 9 van 26

10 2 Taakkaarten 2.1 Hoofd taakorganisatie ondersteuning Proces Activiteit Functienaam Ondersteuning Geeft leiding aan facilitaire zaken, specialist nafase, specialist GBA, adviseur verzekeringen en de juridisch adviseur en financieel adviseur. Hoofd taakorganisatie ondersteuning Alarmering door Meldkamer Noord Nederland, via pager en OOV-alert. Ontvangt leiding Leidinggevende team bevolkingszorg van Geeft leiding aan Adviseur juridisch Adviseur financieel Adviseur verzekeringen Specialist GBA Specialist Nafase Teamleider Facilitaire zaken Werkplek Gemeentehuis incidentgemeente Kerntaken 1. Geeft leiding aan de teamleider facilitaire zaken en de adviseurs en specialisten. 2. Adviseren, informeren en rapporteren aan de leidinggevende team bevolkingszorg. start Bevestig je alarmering / je opkomst en start eigen logboek. Raadpleeg LCMS Vorm een actueel beeld van de aard en omvang van het incident Geef opdracht(en) aan de teamleider, adviseurs en specialisten en bepaal het eerste moment van terugkoppeling. uitvoering Informeer, instrueer en geef leiding aan de teamleiders en de adviseurs en specialisten. Analyseer (periodiek) de situatie Draag zorg voor het regelen van (aanvullende) faciliteiten, mensen en middelen Draag zorg voor het bijhouden van een logboek/verslaglegging in de eigen taakorganisatie Bewaak de voortgang van lopende taken en acties en stuur waar nodig bij Rapporteer over de voortgang van je processen, binnen het team bevolkingszorg Maak deel uit van het team bevolkingszorg en coördineer / behartig daarbinnen de zaken die betrekking hebben op je processen Informeer en adviseer vanuit de eigen processen de leidinggevende team bevolkingszorg en de andere hoofden Draag zorg voor een goede afstemming binnen het team bevolkingszorg in gang gezette processen Vertaal afspraken binnen het team bevolkingszorg naar opdrachten voor teamleiders en adviseurs. Vertaal vragen / problemen vanuit de teams naar het niveau van het team bevolkingszorg; draag bij aan het vinden van oplossingen. beëindiging Schaal je eigen werkzaamheden pas af na toestemming van de Leidinggevende Team Bevolkingszorg Informeer de teamleiders en adviseurs hierover en geef opdracht tot afbouw. Auteur: Bevolkingszorg Status: definitief Pagina 10 van 26

11 Werkt samen met / heeft contact met Zorg voor debriefing van de teamleider(s) en adviseurs Draag zo nodig bij aan het plan van aanpak voor de nafase en de overdracht naar de reguliere organisatie. Draag zo nodig bij aan een evaluatie van de processen van de taakorganisatie. Leidinggevende Team Bevolkingszorg Hoofden taakorganisatie Adviseur juridisch Adviseur financieel Adviseur verzekeringen Specialist GBA Specialist nafase Teamleider facilitaire ondersteuning 2.2 Adviseur juridisch Proces Activiteit Functienaam Alarmering door Ontvangt leiding van Werkplek Kerntaken start uitvoering beëindiging Werkt samen met / heeft contact met Ondersteuning Adviseert over juridische zaken Adviseur juridisch Meldkamer Noord Nederland, OOV-alert. Hoofd taakorganisatie Ondersteuning Gemeentehuis incidentgemeente 1. Adviseer, informeer en rapporteer aan het Hoofd ondersteuning 2. Geef uitvoering aan juridische ondersteuning. Bevestig je alarmering / je opkomst en start eigen logboek. Geef uitvoering aan de taken en acties van het Hoofd ondersteuning Bijhouden logboek voor de eigen Geef gevraagd en ongevraagd (juridisch) advies aan het bestuur / crisisorganisatie van algemene aard. Verwijs door indien het vragen betreft van financiële aard naar financieel adviseur Adviseer in aansprakelijkheid- en andere juridische zaken, zoals evaluatie en onderzoek Verzorg de uitwerking van de toe te passen noodbevoegdheden (bijlage..) Ondersteun het bestuur in de breedste zin van het woord Lever aan het proces pers- en publieksvoorlichting informatie over bijvoorbeeld noodverordeningen, noodbevelen en overige bestuurlijke zaken die van belang zijn voor de te volgen gedragslijnen door het publiek (schadebeperking). Lever juridische expertise aan de adviseur Cras, bij het registeren en eventueel verhalen van schade en bestrijdingskosten. Lopen na afschaling nog taken en/of werkzaamheden van de crisisorganisatie door (juridische zaken), dan worden deze overgedragen aan de nafase organisatie. Schaal je eigen werkzaamheden pas af na toestemming van de Hoofd taakorganisatie ondersteuning. Draag zo nodig bij aan het plan van aanpak voor de nafase en de overdracht naar de reguliere organisatie. Draag zo nodig bij aan een evaluatie van de processen van de taakorganisatie. Hoofd taakorganisatie ondersteuning Auteur: Bevolkingszorg Status: definitief Pagina 11 van 26

12 Adviseur financieel Adviseur verzekeringen Specialist GBA Specialist nafase Teamleider facilitaire ondersteuning 2.3 Adviseur financieel Proces Activiteit Functienaam Alarmering door Ontvangt leiding van Werkplek Kerntaken start uitvoering beëindiging Werkt samen met / heeft contact met Bestuursondersteuning Adviseert over financiële zaken Adviseur financieel 2.4 Adviseur Verzekeringen Proces Activiteit Functienaam Alarmering door Ontvangt leiding van Werkplek Kerntaken start Meldkamer Noord Nederland, OOV-alert. Hoofd taakorganisatie Ondersteuning Gemeentehuis incidentgemeente 1. Adviseer, informeer en rapporteer aan het Hoofd ondersteuning 2. Geef uitvoering aan financiële ondersteuning. Bevestig je alarmering / je opkomst en start eigen logboek. Geef uitvoering aan de taken en acties van het Hoofd ondersteuning Bijhouden logboek voor de eigen Geef gevraagd en ongevraagd advies aan het bestuur / crisisorganisatie van algemene aard. Aanvragen van noodfondsen uit het nationale rampenfonds en/of andere rijksmiddelen. Schaal je eigen werkzaamheden pas af na toestemming van de Hoofd taakorganisatie ondersteuning. Draag zo nodig bij aan het plan van aanpak voor de nafase en de overdracht naar de reguliere organisatie. Draag zo nodig bij aan een evaluatie van de processen van de taakorganisatie. Hoofd taakorganisatie ondersteuning Adviseur juridisch Adviseur verzekeringen Specialist GBA Specialist nafase Teamleider facilitaire ondersteuning Ondersteuning Adviseert over verzekeringen en eventuele registratie Adviseur Verzekeringen Meldkamer Noord Nederland, via OOV-alert. Hoofd taakorganisatie ondersteuning Gemeentehuis incidentgemeente 1. Adviseer, informeer en rapporteer aan het hoofd taakorganisatie ondersteuning. 2. Geef uitvoering aan CRAS Bevestig je alarmering / je opkomst en start eigen logboek. Raadpleeg LCMS Analyseer de beschikbare ramp-informatie en adviseer het hoofd taakorganisatie ondersteuning of er een centraal meldpunt voor de Auteur: Bevolkingszorg Status: definitief Pagina 12 van 26

13 uitvoering beëindiging Werkt samen met / heeft contact met registratie en afhandeling van schade moet worden ingericht. Vertaal opdrachten van het hoofd taakorganisatie ondersteuning naar taken. Vertaal de opdrachten in concrete taken en acties Ontwikkel een plan van aanpak waarin is aangegeven 1. wat wordt geregistreerd? Om beeld te krijgen van de aard en omvang (schade aan inboedel, opstallen, infrastructuur), 2. hoe wordt geregistreerd? Maak gebruik van standaard registratieformulier. 3. waar wordt geregistreerd? Draag zorg voor de registratie en coördinatie van schademeldingen. Zorg voor inzicht in de totale omvang van de schade en informeer het bevoegd gezag hierover. Bewaak de voortgang van het proces en stuur waar nodig bij. Schaal je eigen werkzaamheden pas af na toestemming van de Hoofd taakorganisatie ondersteuning. Draag zo nodig bij aan het plan van aanpak voor de nafase en de overdracht naar de reguliere organisatie. Draag zo nodig bij aan een evaluatie van de processen van de taakorganisatie. Hoofd taakorganisatie ondersteuning Adviseur juridisch Adviseur financieel Specialist GBA Specialist nafase Teamleider facilitaire ondersteuning 2.5 Specialist GBA Proces Activiteit Functienaam Alarmering door Ontvangt leiding van Werkplek Kerntaken start uitvoering beëindiging Ondersteuning Adviseert over en ontsluit informatie uit het GBA Specialist GBA Meldkamer Noord Nederland, via OOV-alert. Hoofd taakorganisatie ondersteuning Gemeentehuis incidentgemeente 1. Adviseer, informeer en rapporteer aan het hoofd taakorganisatie ondersteuning. 2. Geef uitvoering aan verzoeken voor het ontsluiten van informatie uit het GBA. Bevestig je alarmering / je opkomst en start eigen logboek. Raadpleeg LCMS Vertaal opdrachten van het hoofd taakorganisatie ondersteuning naar taken. Vertaal de opdrachten in concrete taken en acties Bewaak de voortgang van het proces en stuur waar nodig bij. Schaal je eigen werkzaamheden pas af na toestemming van de Hoofd taakorganisatie ondersteuning. Draag zo nodig bij aan het plan van aanpak voor de nafase en de overdracht naar de reguliere organisatie. Draag zo nodig bij aan een evaluatie van de processen van de taakorganisatie. Auteur: Bevolkingszorg Status: definitief Pagina 13 van 26

14 Werkt samen met / heeft contact met Hoofd taakorganisatie ondersteuning Adviseur juridisch Adviseur financieel Adviseur verzekeringen Specialist nafase Teamleider facilitaire ondersteuning 2.6 Specialist Nafase Proces Activiteit Functienaam Preparatie nafase Adviseert over de nafase Teamleider preparatie nafase Alarmering door Meldkamer Noord Nederland, via OOV-alert. Ontvangt leiding Hoofd Taakorganisatie Ondersteuning van Werkplek Gemeentehuis incidentgemeente Kerntaken 1. Geef leiding aan het proces preparatie nafase 2. Adviseer, informeer en rapporteer aan het hoofd ondersteuning 3. Uitvoeren van het inzetplan preparatie nafse: maken van een overdrachtsdossier nafase (incl. advies) ROT en (indien verzocht) een 1 e concept plan van aanpak nafase 4. Afronden van het proces start Bevestig je alarmering / je opkomst en start eigen logboek. Raadpleeg LCMS, analyseer het totaalbeeld voor de doorvertaling naar de nafase. Neem contact op met het hoofd ondersteuning Vertaal de ontvangen opdrachten in een inzetplan Bepaal (samen met het hoofd ondersteuning) de samenstelling en bezettingsgraad van het team en formeer het team. Alarmeer de teamleden preparatie nafase. uitvoering Informeer het hoofd taakorganisatie ondersteuning over de voortgang, productie en eventuele afwijkingen in de procesuitvoering. Stem af met de betrokkenen buiten het team. Stel een 1e concept plan van aanpak nafase op, op basis van: o het overdrachtsdossier van het ROT en het advies van het ROT m.b.t. de nafase (via de AC Bevolkingszorg); o besluiten van het BT m.b.t. thema s nafase (via de gemeentesecretaris) o Signaleer de behoeften van de omgeving. Leg het 1e concept plan van aanpak nafase, via de AC Bevolkingszorg ter besluitvorming voor aan het bevoegd gezag (BT), pas dit zo nodig op verzoek aan Bewaak de voortgang van het proces en stuur waar nodig bij. beëindiging Bepaal mede (binnen de stafsectie Bevolkingszorg) het moment waarop beëindiging van (een deel van) de in gang gezette processen is aangebroken Schaal de werkzaamheden pas af na afstemming met het hoofd taakorganisatie Draag zorg voor een inhoudelijke overdracht aan het hoofd taakorganisatie Draag zo nodig bij aan de evaluatie/eindrapportage van de uitvoering van het proces. Werkt samen met / Hoofd ondersteuning Auteur: Bevolkingszorg Status: definitief Pagina 14 van 26

15 heeft contact met Teamleider Facilitaire zaken Juridisch adviseur Financieel adviseur Adviseur CRAS 2.7 Teamleider Facilitaire zaken Proces Activiteit Functienaam Alarmering door Ontvangt leiding van Geeft leiding aan Werkplek Kerntaken start uitvoering beëindiging Werkt samen met / heeft contact met Facilitaire ondersteuning Geeft leiding aan het Team facilitaire ondersteuning Teamleider facilitaire ondersteuning Meldkamer Noord Nederland, OOV-alert. Hoofd taakorganisatie ondersteuning s facilitaire ondersteuning Gemeentehuis incidentgemeente 1. Geef leiding aan het proces facilitaire ondersteuning 2. Adviseer, informeer en rapporteer aan het hoofd ondersteuning. Bevestig je alarmering / je opkomst en start eigen logboek. Raadpleeg LCMS Bepaal (samen met het hoofd ondersteuning) de samenstelling en bezettingsgraad van het team Informeer de teamleden en wijs taken toe o Houdt een briefing en leg uit o Wat is er gebeurd? o Wat gaat er gebeuren? o Wie gaat wat doen? o Wat zijn de veiligheidsinstructies? o Wat is het beleid? Regel (aanvullende) faciliteiten, mensen en middelen Regel het bijhouden van een logboek/verslaglegging in het eigen team Vertaal de opdrachten in concrete taken en acties Geef opdracht tot het uitvoeren van de taken en acties Ondersteun en faciliteer de interne crisisorganisatie en GBT met ICT, bodes, telefonisten, etc. Maak zo nodig een schema van aflossing, vervanging en/of aanvulling Bewaak de veiligheid en het welzijn van de teamleden Neem deel aan het overleg van taakorganisatie ondersteuning Bewaak in de taakorganisatie ondersteuning de afstemming van het team Facilitaire ondersteuning met de overige teams Stel de taakorganisaties ondersteuning direct op de hoogte van ontwikkelingen die van invloed zijn op de beeld- en besluitvorming Geef advies aan het hoofd ondersteuning Schaal je eigen werkzaamheden pas af na toestemming van de hoofd ondersteuning. Informeer de teamleden over de afschaling Draag zorg voor een inhoudelijke overdracht aan het hoofd taakorganisatie ondersteuning Draag zorg voor de debriefing van de teamleden Draag zo nodig bij aan het evaluatieproces. Hoofd taakorganisatie ondersteuning Auteur: Bevolkingszorg Status: definitief Pagina 15 van 26

16 2.8 facilitaire zaken Proces Activiteit Functienaam Alarmering door Ontvangt leiding van Geeft leiding aan Werkplek Kerntaken start uitvoering beëindiging Werkt samen met / heeft contact met 2.9 ICT Proces Activiteit Functienaam Alarmering door Ontvangt leiding van Geeft leiding aan Werkplek Kerntaken start Facilitaire zaken Geeft uitvoering aan het proces facilitaire zaken medewerker facilitaire zaken Meldkamer Noord Nederland, OOV-alert. Teamleider facilitaire zaken Nvt Gemeentehuis incidentgemeente 1. Adviseer, informeer en rapporteer de teamleider facilitaire ondersteuning 2. Geef uitvoering aan het proces facilitaire ondersteuning. 3. Neem deel aan het overleg van het Team facilitaire ondersteuning Bevestig je alarmering / je opkomst en start eigen logboek. Geef uitvoering aan de taken en acties van de teamleider facilitaire ondersteuning Bijhouden logboek voor de eigen Deelnemen aan team facilitaire ondersteuning Biedt (algemene) ondersteuning aan de gemeentelijke crisisorganisatie Biedt facilitaire ondersteuning aan de gemeentelijke crisisorganisatie, zoals o Openen gemeentehuis o (ondersteunen) Inrichten van de benodigde ruimten o Regelen van interne en externe beveiliging o Algemene ondersteuning van de gehele crisisorganisatie (bijv. grootschalige kopieeropdrachten) o Eten en drinken o Logistieke ondersteuning, distributie. Schaal je eigen werkzaamheden pas af na toestemming van de Hoofd taakorganisatie ondersteuning. Draag zo nodig bij aan het plan van aanpak voor de nafase en de overdracht naar de reguliere organisatie. Draag zo nodig bij aan een evaluatie van de processen van de taakorganisatie. Teamleider facilitaire zaken Facilitaire zaken Geeft uitvoering aan het proces facilitaire zaken medewerker ICT Meldkamer Noord Nederland, OOV-alert. Teamleider facilitaire zaken Nvt Gemeentehuis incidentgemeente 1. Adviseer, informeer en rapporteer de teamleider facilitaire ondersteuning 2. Geef uitvoering aan het proces facilitaire ondersteuning. 3. Neem deel aan het overleg van het Team facilitaire ondersteuning Bevestig je alarmering / je opkomst en start eigen logboek. Geef uitvoering aan de taken en acties van de teamleider facilitaire ondersteuning. Auteur: Bevolkingszorg Status: definitief Pagina 16 van 26

17 uitvoering beëindiging Werkt samen met / heeft contact met Instellen, werkzaam maken en onderhouden van noodnet Bijhouden logboek voor de eigen Deelnemen aan team facilitaire ondersteuning Biedt ICT ondersteuning aan de gemeentelijke crisisorganisatie Schaal je eigen werkzaamheden pas af na toestemming van de Teamleider facilitaire zaken. Draag zo nodig bij aan het plan van aanpak voor de nafase en de overdracht naar de reguliere organisatie. Draag zo nodig bij aan een evaluatie van de processen van de taakorganisatie. Teamleider facilitaire ondersteuning 2.10 Archief Proces Activiteit Functienaam Alarmering door Ontvangt leiding van Geeft leiding aan Werkplek Kerntaken start uitvoering beëindiging Werkt samen met / heeft contact met Facilitaire zaken Geeft uitvoering aan het proces facilitaire zaken Archief Meldkamer Noord Nederland, OOV-alert. Teamleider facilitaire zaken Nvt Gemeentehuis incidentgemeente 1. Adviseer, informeer en rapporteer de teamleider facilitaire ondersteuning 2. Geef uitvoering aan het proces facilitaire ondersteuning. 3. Neem deel aan het overleg van het Team facilitaire ondersteuning Bevestig je alarmering / je opkomst en start eigen logboek. Geef uitvoering aan de taken en acties van de teamleider facilitaire ondersteuning Bijhouden logboek voor de eigen Deelnemen aan team facilitaire ondersteuning Biedt ondersteuning vanuit het gemeentelijk archief aan de gemeentelijke crisisorganisatie. Schaal je eigen werkzaamheden pas af na toestemming van de Teamleider facilitaire zaken. Draag zo nodig bij aan het plan van aanpak voor de nafase en de overdracht naar de reguliere organisatie. Draag zo nodig bij aan een evaluatie van de processen van de taakorganisatie. Teamleider facilitaire ondersteuning 2.11 Klantcontact Proces Facilitaire zaken Activiteit Geeft uitvoering aan het proces facilitaire zaken Functienaam klantcontact (balie of callcenter) Alarmering door Meldkamer Noord Nederland, OOV-alert. Ontvangt leiding van Teamleider facilitaire zaken (ontvangt informatie van de taakorganisatie communicatie) Geeft leiding aan Nvt Werkplek Gemeentehuis incidentgemeente Auteur: Bevolkingszorg Status: definitief Pagina 17 van 26

18 Kerntaken beëindiging Werkt samen met / heeft contact met 1. Neem contact op met de taakorganisatie communicatie en overleg over je inzet en de vastgestelde (kern)boodschappen, c.q. al bekende publieksberichten 2. Beantwoord vragen van bewoners en belangstellenden. 3. Verstrek alleen geautoriseerde/feitelijke informatie. 4. Verwijs vragenstellers eventueel door naar andere instanties of naar andere informatiekanalen (calamiteitenzender, website) met behulp van overzicht van relevante telefoonnummers en opvanglocaties. 5. Verwijs pers/media door naar het perscentrum / de Persvoorlichter. 6. Zorg voor correcte doorverwijzing van verwanten van (mogelijke) slachtoffers naar bijv. verwanteninformatienummer. 7. Registreer vragen en reacties, inclusief vragen waarop je nog geen antwoord kunt geven, en geef deze door aan Coördinator Publieksinformatienummer. 8. Meld (dreigende) conflicten, vijandigheid, geruchten en misvattingen vanuit de bevolking aan de taakorganisatie communicatie. Schaal je eigen werkzaamheden pas af na toestemming van de Teamleider facilitaire zaken. Draag zo nodig bij aan het plan van aanpak voor de nafase en de overdracht naar de reguliere organisatie. Draag zo nodig bij aan een evaluatie van de processen van de taakorganisatie. Teamleider facilitaire ondersteuning Auteur: Bevolkingszorg Status: definitief Pagina 18 van 26

19 3 Bijlagen A. aandachtspunten voor schaderegistratie De verwachting wordt al snel gewekt dat de gemeente iets met de afhandeling van schade gaat doen. Dat is echter niet het geval. De gedupeerde zal zich bij zijn eigen verzekeraar moeten melden. Aandachtspunten m.b.t. nut en noodzaak instellen schaderegistratie Als een ramp voldoet aan de criteria van de Wet veiligheidsregio s (Wvr), dan is een gemeente verplicht om schade te registreren. De criteria zijn een gebeurtenis : 1. waardoor een ernstige verstoring van de openbare veiligheid is ontstaan; waarbij het leven en de gezondheid van vele personen, het milieu of grote materiële belangen in ernstige mate worden bedreigd of zijn geschaad en; 2. waarbij een gecoördineerde inzet van diensten en organisaties is vereist om de dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken. TIP: criteria hiervoor kunnen zijn: 1. de aard en omvang van de materiële schade bij het incident; 2. calamiteit met schade waarvoor men zich niet kan verzekeren (bijvoorbeeld: overstromingen door zoet water bij hoogwater of door aardbevingen); 3. samenleving heeft behoefte aan (gecoördineerde) informatie over schaderegistratie, etc. Weeg in uw advies de reactie van het Verbond van verzekeraars. Aandachtspunten m.b.t. het ontwikkelen van een plan van aanpak schaderegistratie Indien blijkt dat er een centraal meldpunt moet worden ingericht wordt onder regie van de teamleider een plan van aanpak ontwikkelt. In het plan is aangegeven: 1. wat wordt geregistreerd?, 2. hoe wordt geregistreerd?, 3. waar wordt geregistreerd? Wat wordt geregistreerd? Hierbij kan gedacht worden aan schade aan inboedel, opstallen, infrastructuur. De registratie is in de eerste plaats bedoeld om een goed beeld te krijgen van de aard en omvang van de schade. Hiervoor registreert een gemeente alle schade, dus zowel de verzekerbare als onverzekerbare schade (bijv. overstroming, aardbeving, terrorisme, uitval nutsvoorziening, etc.). Na een ramp is een gemeente alleen verplicht om schade te registreren. Een gemeente kan de schade ook laten taxeren, maar dit is in eerste instantie op kosten van de gemeente zelf en deze kosten kunnen hoog oplopen. Indien de Wet Tegemoetkoming Schade (WTS) van toepassing is, zal taxatie in opdracht van V&J gebeuren. Het advies aan de gemeente is daarom om te wachten tot dit bekend is. Hoe wordt geregistreerd? Maak gebruik van het standaard registratieformulier (zie bijlage). Waar wordt geregistreerd? Zorg dat mensen op diverse manieren dit formulier kunnen invullen (internet, loket gemeentehuis, toegestuurd via post, opvanglocatie, etc.). Sluit zoveel mogelijk aan bij de dagelijkse werkwijze in de gemeente. Informatie aan de burger: stem met de Hoofd taakorganisatie communicatie de wijze van communiceren en de inhoud van het bericht naar de burgers en bedrijven af. Voor wat betreft de inhoud: benoem de (registratie)procedure en doe geen toezeggingen over eventuele tegemoetkomingen. Aandachtspunten m.b.t. uitvoeren schaderegistratie 1. Betreden rampgebied; voorafgaand aan de daadwerkelijke uitvoering moet er overleg plaatsvinden met de politie en de brandweer. Omdat niet iedereen het rampgebied mag betreden na een ramp, is het van belang dat afspraken met de politie en brandweer worden gemaakt met betrekking tot de betreding van het schadegebied door schade-experts. Auteur: Bevolkingszorg Status: definitief Pagina 19 van 26

20 2. Uitgifte en ontvangst van schade-inventarisatieformulieren; De ingevulde schadeinventarisatieformulieren worden op NAW gegevens gecontroleerd en ingevoerd in de computer. Let er bij controle bijvoorbeeld op dat de meldingen daadwerkelijk uit het rampgebied komen. Gegevens kunnen gecontroleerd worden m.b.v. de Gemeentelijke Basisregistratie van persoonsgegevens (GBA) en Kadastrale registratie. 3. Opnemen van schade aan de gemeentelijke eigendommen 4. Schatten aard en omvang van de schade; na de controle van de ingevulde schadeinventarisatieformulieren en de registratie van de schade aan gemeentelijke eigendommen wordt een schatting gemaakt van de aard en omvang van de schade. De teamleider/ projectleider rapporteert de bevindingen aan de burgemeester. Schaderegistratie gaat om veel meer dan het inzichtelijk maken van de schade zoals gemeld door gedupeerden. De uitdagingen die voorliggen zijn divers en complex. Veel van deze uitdagingen raken aan de cruciale vraag hoe ver de gemeente wil gaan richting gedupeerden. Enkele voorbeelden van vraagstukken die kunnen spelen: De vervangende woonruimte moet worden ingericht. Worden dit nieuwe meubels of wordt het de kringloopwinkel? 'Krijgen' gedupeerden de spullen of wordt het bruikleen? Ondernemers komen in de problemen: krijgen de ondernemers een voorschot? Een lening? Of compensatie die zij mogen houden? Wat zijn de (rand)voorwaarden? Wat zijn de criteria? Individuele burgers lopen tegen knelpunten aan richting hun verzekeraar: gaat de gemeente de partijen samenbrengen? Gaat de gemeente namens boeren steun vragen bij het Rijk? Gaat de gemeente namens gedupeerden contact leggen met verzekeraars of het Verbond van Verzekeraars om te zoeken naar (collectieve) oplossingen? Mensen blijken niet of onderverzekerd: gaat de gemeente financieel ondersteunen? Gaat de gemeente alternatieve fondsen zoeken? Het gaat vooral om het maken van bewuste keuzes. Geen carte blanche. Geen toezeggingen die niet na kunnen worden gekomen. Wel, op maat, keuzes over welke hulp wordt geboden. Dit is een onderwerp dat past in een plan van aanpak voor de nafase. Aandachtspunten m.b.t. de rol van verzekeraars Het Verbond van Verzekeraars heeft een Draaiboek bij rampen geschreven (zie bijlage). Het draaiboek heeft tot doel een zodanige organisatie in het leven te roepen dat een snelle en slagvaardige reactie van verzekeraars kan worden gegarandeerd in geval van (verzekerde) schade bij een rampsituatie. De Stichting Salvage biedt namens de gezamenlijke verzekeraars praktische hulp bij rampen, branden en gerelateerde schades. B. Aandachtspunten voor de nafase Het doel van preparatie Nafase is het geven van inzicht in maatregelen om na de ramp of crisis zo snel mogelijk terug te keren naar de normale situatie. Dit leidt tot een concept plan van aanpak met een advies over: het coördineren van hulpverlening en beperken van financiële schade het toezien op het nakomen van beloften en nemen van verantwoordelijkheid door betrokken partijen, gericht op zoveel voorkomen van nieuw leed het informeren van betrokkenen over de voortgang van (onderdelen van) het project het opzetten/inrichten van een (fysieke of digitale) loketfunctie m.b.t. vragen van betrokkenen en een zorgvuldige afhandeling van klachten, meldingen en vragen de zorg voor bedrijfscontinuïteit het afhandelen van financiële en/of juridische nasleep het laten uitvoeren van een (onafhankelijk) onderzoek/evaluatie Auteur: Bevolkingszorg Status: definitief Pagina 20 van 26

21 De aanpak is gericht op slachtoffers, hulpverleners en andere getroffenen en moet proportioneel zijn. Er moet rekening worden gehouden met (doorloop)tijd en geld (waaronder fte s). Het (concept) plan van aanpak Nafase wordt opgesteld door de specialist nafase in de acute fase als zich een ramp of crisis voordoet met gevolgen voor een grote(re) groep van personen op de middellange of lange termijn. Voor de in dit plan beschreven maatregelen wordt een onderscheid gemaakt in zelfredzamen en niet-zelfredzame personen. Organisatie proces Het proces preparatie nafase wordt uitgevoerd door specialist nafase. De verantwoordelijkheid voor de nafase wordt na verloop van tijd overgedragen aan de reguliere gemeentelijke organisatie van de getroffen gemeente. Dit betekent dat preparatie nafase niet per definitie ook de taken t.b.v. de nazorg uitvoert. Indien de getroffen gemeente wel behoefte heeft aan personele capaciteit in de nafase, zal dit moeten worden overlegd tussen de getroffen gemeente en de gemeente waarbij de medewerkers uit de regionale piketfunctionarissen werkzaam zijn. De processen crisiscommunicatie en/of publieke zorg of delen hiervan kunnen onderdeel uitmaken van de Nafase. Ook processen waarbij de uitvoeringsverantwoordelijkheid bij andere partners ligt, zoals bij GHOR of politie/om, kunnen onderdeel uitmaken van de organisatie van de nafase. Na de crisis In overleg met de gemeentesecretaris houdt de preparatie nafase op te bestaan. De adviseur nafase levert een concept plan van aanpak nafase op voor het GBT/ bestuur (getroffen gemeente) via het ROT. Het bestuur van de getroffen gemeente, tevens stuurgroep Nafase, maakt zelf de overweging in welke omvang zij de nafase organiseren en met welke organisatievorm. De getroffen gemeente maakt altijd zelf de keuze of de in de structurele organisatie worden georganiseerd of dat ze er een aparte projectorganisatie voor in het leven roepen. Het plan van aanpak is altijd een advies aan het lokaal bestuur. Nadat een incident van enige omvang wordt afgeschaald, en/of de veiligheid niet meer in het geding is, is het veelal zo dat sommige processen nog niet afgerond kunnen worden na een incident. De specialist nafase kan om die reden in de acute fase niet altijd een compleet overzicht leveren welke onderwerpen voor de nafase opgepakt dienen te worden. Het is daarom van belang dat er een overdracht van Bevolkingszorg plaatsvindt van het Team Bevolkingszorg & ROT naar (het bestuur van) de getroffen gemeente om compleet te kunnen adviseren. Gebruik hiervoor het overdrachtsformulier. Deze overdracht is belangrijk om de reguliere gemeentelijke organisatie of projectorganisatie inzicht te geven in de benodigde. Het is dan ook vervolgens van belang dat het plan van aanpak op basis van deze overdracht aan de reguliere organisatie/ projectorganisatie, daar waar nodig wordt aangepast door de reguliere organisatie/ projectorganisatie. Resumé: Opdrachtgever: Beleidsteam (GBT/RBT)/ College B&W (Bestuurlijke stuurgroep) Opdrachtnemer: Operationeel Leider (OL) Uitvoering opdracht: specialist nafase Projectorganisatie nafase Het verdient aanbeveling om het Plan van Aanpak (eventueel vertrouwelijk) ter informatie danwel ter vaststelling (met het oog op het kostenaspect) aan te bieden aan de gemeenteraad. Pak als gemeente de regierol en leg de mate van de hulpverlening, de verantwoordelijkheden, de bevoegdheden en de deskundigheden van in- en externe partners en de uitvoerders van de zorg- en dienstverlening vast, alsmede de door hen te declareren kosten. Vraag externe organisaties om advies/hulp (Impact, andere gemeenten) Auteur: Bevolkingszorg Status: definitief Pagina 21 van 26

22 C. Overdrachtsformulier overdracht en advies Nafase In dit overdrachtsdocument vindt u naast een beknopt overzicht van de en afspraken binnen een aantal thema s ook per thema een advies vanuit het Team Bevolkingszorg (betrek het ROT er ook bij) over de vervolgaanpak met betrekking tot genoemd thema. In dit document worden alle thema s die mogelijkerwijs onderdeel uit kunnen maken van de Nafase én een raakvlak hebben met operationele : Algemeen Datum, aard en omvang van de calamiteit? Aard en omvang ingezette hulpverleningsdiensten? Aard en omvang van aantal slachtoffers/getroffenen? Aard en omvang van de schade? Aard en omvang van de hulpvraag? Omvang van de persvraag? Welke processen gestart zijn in de acute fase? Welke aandachtsgebieden vanuit de gestarte processen moeten doorlopen in de Nafase: Input: Informatie en coördinatie : Wat is er tot nu gebeurd? Waar hebben direct betrokkenen tot nu toe informatie kunnen halen? Hoe is de interne informatiedeling tot op heden georganiseerd? Welke bestuurlijke contacten zijn er geweest? Zijn er klachten over het optreden van de hulpdiensten? Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak? Advies Team Bevolkingszorg & ROT: Input: Communicatie getroffenen, interne, publieks- en mediacommunicatie Wat is er tot nu gebeurd? Hoe is contact met direct betrokkenen tot op heden onderhouden? Waar hebben mensen tot nu toe informatie kunnen halen? Scheiding tussen getroffenencommunicatie, publieksinformatie en persinformatie? Welke vragen spelen er nog? Voeg FAQ-lijst toe. Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak? Advies Team Bevolkingszorg & ROT: Input: Hulpverlening getroffenen en verwanten Wat is er tot nu gebeurd? Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de nog openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak? Advies Team Bevolkingszorg & ROT: Input: Zorg aan de eigen organisatie In hoeverre is tot dusverre aandacht besteed aan het welzijn van personeel eigen organisatie? Zijn bedrijfsopvangteams actief geweest? Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de openstaande acties? Wat gaat er nog spelen Auteur: Bevolkingszorg Status: definitief Pagina 22 van 26

23 op dit vlak? Advies Team Bevolkingszorg & ROT: Input: Rouwverwerking en herdenking Zijn er signalen dat er op korte termijn herdenkingen o.i.d. georganiseerd worden? Wat is er tot nu gedaan op dit vlak? Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak en op welke termijn? Advies Team Bevolkingszorg: Input: Regionale, landelijke en/of internationale afstemming Zijn er regionale / (inter)nationale componenten? Bijvoorbeeld direct getroffenen die niet in betrokken gemeente wonen, buitenlandse verdachte e.d. Welke zijn dit en hoe is daar tot nog toe mee omgegaan. Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak? Advies Team Bevolkingszorg & ROT: Input: Monitoren maatschappelijke impact/onrust Wat is er tot nu gebeurd? Op welke wijze wordt het monitoren vormgegeven? Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak? Advies Team Bevolkingszorg & ROT: Input: Juridische afwikkeling Zijn er juridische vraagstukken actueel binnen? Hoe is daar mee omgegaan? Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak? Advies Team Bevolkingszorg: Input: Schademanagement Wat is er tot nu gedaan aan schademanagement? Is er iets afgesproken m.b.t. aansprakelijkheid? Zijn bij werkzaamheden (te verhalen) kosten gemaakt? Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak? Advies Team Bevolkingszorg: Input: Financiën Auteur: Bevolkingszorg Status: definitief Pagina 23 van 26

24 Welke voor Nafase relevante uitgaven zijn er gedaan of afgesproken? Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn er gemaakt? Welke actiepunten staan nog open? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak? Advies Team Bevolkingszorg: Input: Herstelwerkzaamheden Wat is er tot nu gedaan aan herstel? Is er iets afgesproken m.b.t. aansprakelijkheid? Zijn bij werkzaamheden (te verhalen) kosten gemaakt? Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak? Advies Team Bevolkingszorg: Input: Strafrechtelijk onderzoek Is er overleg met het openbaar ministerie geweest? Welke afspraken zijn er gemaakt over woordvoering? Wat speelt er nog? Met wie zijn afspraken gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak? Advies Team Bevolkingszorg: Input: Advisering beleidsteam Welke bestuurlijke dilemma s zijn vanuit het ROT voorgelegd aan het BT? Welke besluiten zijn genomen en hoe is daar uitvoering aan gegeven? Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van nog openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak? Advies Team Bevolkingszorg & ROT: Input : Verantwoording Is er reeds ingegaan op verantwoordingsvraagstukken? Op welke wijze en richting wie? Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van nog openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak? Advies Team Bevolkingszorg & ROT: Input: Overig onderzoek en evaluatie Welke onderzoeksinstanties hebben zich waar gemeld? Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak? Advies Team Bevolkingszorg & ROT: Aanwijzen centraal contactpersoon voor alle onderzoekende instanties. Input: Verslaglegging en archivering Auteur: Bevolkingszorg Status: definitief Pagina 24 van 26

25 Wat is er tot nu gebeurd aan verslaglegging en archivering? Waar zijn stukken te vinden? Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van nog openstaande acties? Advies Team Bevolkingszorg & ROT: Dit overdrachtsdocument is beschreven voor tenminste GRIP 2 incidenten maar is in essentie ook toepasbaar bij kleinere incidenten om structuur te geven aan de nafase. Auteur: Bevolkingszorg Status: definitief Pagina 25 van 26

26 D. Thema s nafase Thema s (conform format plan van aanpak Sub thema s / voorbeelden nafase) Informatie en coördinatie Organisatiestructuur nafase Coördinatie en vormgeving informatieloket Verslaglegging / archivering Bedrijf continuïteit Klachtenafhandeling Kennisnetwerk Communicatie getroffenen, interne, externe en Getroffenen communicatie media communicatie Interne communicatie Externe publieks- en pers voorlichting / communicatie Hulpverlening getroffenen en verwanten Somatisch en psychosociale hulp Verenigen lotgenoten Rouwverwerking en herdenking Individueel of gezamenlijk Monument / herdenken Rouwrituelen VIP-bezoeken Regionale, interregionale, nationale en/of internationale afstemming Afstemmen met andere overheden over aanpak nafase Monitoren maatschappelijke onrust Hoe verloopt zorg aan getroffenen Voldoende begeleiding Juridische afwikkeling Inventariseren te verwachten juridische gevolgen Schademanagement Omvang schade in beeld brengen Registratie van schade Financiën Kader waarbinnen nafase plaatsvind Budgetbewaking Bestedingsregels Herstel Herhuisvesting Beperken/herstellen milieuschade Begeleiden wederopbouw Strafrechtelijk onderzoek Begeleiden medewerkers die gehoord moeten worden Afstemming met OM m.b.t voor getroffenen / betrokkenen relevante ontwikkelingen Politiek bestuurlijke aspecten Adviseren verantwoording Onderzoek en evaluatie Verantwoording Overig onderzoek en evaluatie Verslaglegging en archivering Auteur: Bevolkingszorg Status: definitief Pagina 26 van 26