1e (concept) plan van aanpak nafase gemeente X

Transcriptie

1 1e (concept) plan van aanpak nafase gemeente X GROOTER - Format 1 e concept plan van aanpak nafase 1

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding: over nafase en het 1 e (concept) plan van aanpak Leidraad ontwikkelen (concept) plan van aanpak Overzicht uit te werken thema s nafase Deelplan Informatie en coordinatie Deelplan Communicatie getroffenen, interne, publieks- en mediacommunicatie Deelplan hulpverlening getroffenen en verwanten Deelplan Rouwverwerking en Herdenking Deelplan regionale, interregionale, nationale en/of internationale afstemming Deelplan monitoren Deelplan juridische afwikkeling Deelplan schademanagement Deelplan financiën Deelplan herstel Deelplan strafrechtelijk onderzoek Politiek bestuurlijke aspecten Deelplan onderzoek en evaluatie Bijlagen Colofon GROOTER - Format 1 e concept plan van aanpak nafase 2

3 1 Inleiding: over nafase en het 1 e (concept) plan van aanpak Het college van burgemeester en wethouders zijn bij wet (art , lid c. Wvr) verplicht om nazorg te bieden aan inwoners van hun gemeente die betrokken zijn geweest bij een ramp of crisis. De wet beschrijft overigens niet wat er precies bedoeld wordt met deze nazorg. In de afgelopen jaren hebben bestuurders er veelal voor gekozen dat de gemeente samen met (gelegenheids)partners doet wat redelijkerwijs binnen haar mogelijkheden ligt om betrokkenen te helpen bij de verwerking van hetgeen gebeurd is. Indien nodig en gewenst (geacht) kan de gemeente ondersteuning bieden bij deze nafase. Deze ondersteuning kan o.a. bestaan uit het coördineren van hulpverlening, het toezien op het nakomen van beloften en nemen van verantwoordelijkheid door betrokken partijen, informeren van betrokkenen over de voortgang van (onderdelen van) het project, loketfunctie m.b.t. vragen van betrokkenen en een zorgvuldige afhandeling van klachten, meldingen en vragen. Omdat de term nazorg in deze context de lading van het proces niet volledig dekt, wordt in dit document gesproken over nafase. De nazorg maakt onderdeel uit van de nafase. Belangrijk voor het welslagen van de nafase is een zorgvuldige afweging gebaseerd op het principe van caring government. Caring government in de nafase betekent het zoeken van een goede balans tussen omgaan met (vaak) heftige emoties, ethiek, zorg bieden en ruimte geven, maar gaat ook over keuzes maken die niet vrijblijvend zijn. Het 1 e (concept) plan van aanpak dient als aanzet en ondersteuning bij deze discussie. Team preparatie nafase is tijdens de crisisbeheersing actief binnen proces Bevolkingszorg, deelproces Ondersteuning. Dit team werkt evenals alle andere (deel)processen Bevolkingszorg onder leiding van het Regionaal Operationeel Team en wordt aangestuurd door de leidinggevende Bevolkingszorg in het ROT. Vanuit de crisisbeheersing is team preparatie nafase verantwoordelijk voor het opleveren van een overdrachtsdossier of een eerste (concept) plan van aanpak nafase (waar de inhoud van het overdrachtsdossier onderdeel van uitmaakt). De keuze voor welk document vanuit het ROT opgeleverd wordt door team preparatie nafase, is afhankelijk van de taakopvatting van het ROT 1 en/of de opdracht vanuit het beleidsteam. Het overdrachtsdossier bevat een overzicht van onderwerpen die na de acute fase van alle in het ROT vertegenwoordigde partijen 2 nog doorlopen ( open eindjes ) gecombineerd met een advies. Het 1 e concept plan van aanpak bevat naast een overzicht van onderwerpen die na de acute fase van alle in het ROT vertegenwoordigde (hulpverlenende) partijen nog doorlopen (de open eindjes ) ook thema s die niet direct in het ROT een rol spelen, maar in de nafase wel relevant zijn. De thema s voor de nafase worden onderverdeeld in deelplannen. Ook bevat dit document een voorstel tot nadere uitwerking hiervan in een definitief plan van aanpak. Het 1 e (concept) plan van aanpak wordt nog tijdens de acute fase gemaakt door het team preparatie nafase om zo tijdig de nafase te kunnen voorbereiden. Tijdige alarmering van dit team is daarom belangrijk. Het eerste (concept) plan van aanpak moet tevens een voorstel bevatten voor de borging van de nafase. Dit kan betekenen dat de nafase geborgd wordt in de reguliere organisatie, of in een (tijdelijk) samenwerkingsverband waarin iedere 1 Strikte taakopvatting behelst alleen overdracht van taken die tot het operationele werkgebied van het ROT behoren, de brede taakopvatting omvat ook advies op het gebied van ROT-overstijgende taken. 2 Meestal GHOR, Politie, Brandweer en Bevolkingszorg. GROOTER - Format 1 e concept plan van aanpak nafase 3

4 betrokken organisatie zijn eigen taak vervuld onder regie van de gemeente, of in een aparte projectorganisatie. E.e.a. hangt af van de omvang en complexiteit van de zorgbehoefte en de mogelijkheid van betrokken organisaties om dit in de reguliere bedrijfsvoering te integreren. Het (concept) plan van aanpak wordt aangeboden aan het beleidsteam. Na vaststelling van dit (concept) plan van aanpak door het (regionaal en/of gemeentelijk) beleidsteam, houdt de crisisbeheersingsorganisatie (team preparatie nafase) als zodanig op te bestaan en kan de daadwerkelijke nafase aanvangen. Eerste stap hierbij is dat het college van B&W de uitgangspunten voor de nafase vaststelt en opdracht geeft tot het nader uitwerken van een plan van aanpak. Dit plan van aanpak wordt opgesteld onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris en is een dynamisch document dat steeds op grond van de actuele situatie wordt bijgewerkt en bestuurlijk (door het college van B&W) vastgesteld. Het verdient aanbeveling om het plan van aanpak (eventueel vertrouwelijk) ter informatie aan te bieden aan de gemeenteraad. In het (concept) plan van aanpak moeten een aantal zaken beschreven worden: 1. een duidelijke opdrachtbeschrijving m.b.t. aard, omvang en reikwijdte; 2. wie zijn opdrachtgever en opdrachtnemer; 3. hoe verantwoordelijkheden verdeeld zijn; 4. welke doelgroepen binnen de nafase te onderscheiden zijn; 5. op welke wijze rekening wordt gehouden met wensen van doelgroepen in relatie tot keuzes die gemaakt worden in de herstelfase 6. op welke wijze en frequentie contact onderhouden wordt met de doelgroepen; 7. op welke wijze de doelstelling van het plan voor de nafase onder de aandacht van de doelgroep gebracht (en gehouden) wordt. Procedure (3 mogelijkheden): Opdracht overdrachtsdossier ROT Opdracht 1 e concept plan van aanpak vanuit BT Opdracht 1 e concept plan van aanpak vanuit BT Team preparatie nafase maakt en biedt aan bij ROT Opdracht overdrachtsdossie rvanuit ROT (vanuit strikte taakopvatting) Opdracht 1 e concept plan van aanpak vanuit ROT (vanuit brede taakopvatting) ROT stelt overdrachtsdossier vast en biedt aan bij BT Team preparatie nafase maakt en biedt aan bij ROT Vaststellen overdrachtsdossier ROT door BT Team preparatie nafase maakt en biedt aan bij ROT ROT stelt 1 e concept plan van aanpak vast en biedt aan bij BT Vaststellen overdrachtsdossier ROT door BT Afschalen ROT (team preparatie nafase maakt 1 e concept plan van aanpak) Vaststellen 1 e concept plan van aanpak ROT door BT Afschalen ROT (BT neemt nafase over) Team preparatie nafase biedt rechtstreeks (evt via HTO en/of AC Bz) 1 e concept plan van aanpak aan bij BT Afschalen ROT (BT neemt nafase over) BT neemt nafase over GROOTER - Format 1 e concept plan van aanpak nafase 4

5 2 Leidraad ontwikkelen (concept) plan van aanpak Beeldvorming nafase Allereerst moet een duidelijk beeld geschetst worden van de ramp/crisis. Het karakter en daarmee ook (de omvang, duur en reikwijdte van) de nafase wordt bepaald door de volgende kenmerken: - maatschappelijke impact; - (grote aantallen) gewonden en/of dodelijke slachtoffers; - impact op ooggetuigen; - grote en/of omvangrijke schade; - grote inzet van hulpverlening waaronder vrijwillige (burger)hulpverleners; - wel/geen opzet; - onduidelijkheid over de oorzaak van de crisis; - plaats van de crisis/ramp (openbaar gebied, plaats voor permanente herinnering); - (inter)nationale componenten; - verwevenheid van getroffenen met de sociale gemeenschap (scholen, kerken, wijken) - mate van zichtbaarheid van de crisis/ramp: (kort, zichtbaar voor buitenwereld en heftig of juist langdurig, minder zichtbaar voor buitenwereld en heftig). Bestuurlijke uitgangspunten Caring government in de nafase betekent het zoeken van een goede balans tussen omgaan met (vaak) heftige emoties, ethiek, zorg bieden en ruimte geven, maar gaat ook over keuzes maken die niet zonder consequenties zijn. Het formuleren van uitgangspunten voor de aanpak van de nafase is daarom een belangrijk vertrekpunt voor het (nader) ontwikkelen van een plan van aanpak. Iedere crisis is anders. Niet alleen de aard van de crisis verschilt, ook de reactie van de bevolking en de mogelijkheden en ideeen van bestuurders verschillen per crisis. Onderstaand vindt u: Bestuurlijke uitgangspunten: De volgende uitgangspunten kunnen als bestuurlijke uitgangspunten gelden en daarmee ook kaderstellend zijn (facultatief): - Zorgvuldigheid gaat voor snelheid, waarbij wel geldt dat procescommunicatie óók communicatie is (en er dus al snel informatie gedeeld kan worden) - De prioriteit ligt bij het verlenen van adequate zorg. - Er wordt tijdig en transparant gecommuniceerd, gebaseerd op feiten. - De aanpak is realistisch en pragmatisch waar mogelijk. - Herstel van imagoschade van gemeente kan mogelijk en wenselijk zijn. - Waar mogelijk worden activiteiten door de reguliere organisatie(s) opgepakt en volgens reguliere uitgangspunten afgehandeld. Waar nodig volgt een specifieke aanpak. - Van iedere getroffene die een beroep doet op wordt een 0-meting (uitgangssituatie) gemaakt en afspraken gemaakt over doelstelling nazorg en wijze van behalen doelstellingen (verwachtingenmanagement) - De wensen van getroffenen zijn leidend in de keuzes met betrekking tot GROOTER - Format 1 e concept plan van aanpak nafase 5

6 de nafase; - Getroffenen en hun verwanten moeten weten welke hulp zij mogen verwachten en op welke manier zij die kunnen krijgen krijgen en van wie; - Er moet ten spoedigste contact gelegd worden met getroffenen en andere betrokkenen; - In alle werkzaamheden wordt rekening gehouden met de justitiële en politionele component; - Voorkomen wordt, dat activiteiten in de zorg de andere componenten hinderen; - De (dagelijkse) bestuurlijke aansturing wordt gedaan door de meest betrokken portefeuillehouder; - Er vindt op regelmatige basis terugkoppeling en/of toetsing van de uitvoering plaats richting/door het college van B&W; - Het afschalen van (delen van) de nafase gebeurt pas na uitdrukkelijke instemming en/of op verzoek van het college van B&W; - Bij de vervulling van die taak spant de gemeente zich maximaal in om de privacy van de getroffenen te beschermen. Praktisch kan dit betekenen dat: - er één loket/ingang is waar getroffenen/betrokkenen terecht kunnen met hun vragen - De organisatie van de nafase op maat ingevuld wordt; - De organisatie werkt op basis van een mandaat van het college van B&W; - De organisatie wordt aangestuurd door de gemeentesecretaris of een functionaris die hiervoor gemandateerd is door de gemeentesecretaris; - Er wordt zoveel mogelijk aangesloten bij reguliere hulpverleningstrajecten, -netwerken en aanbod; Algemene uitgangspunten (facultatief) Uitgangspunten voor het plan van aanpak: - Duidelijk moet zijn wie opdrachtgever en opdrachtnemer zijn; - Duidelijk moet zijn wie de doelgroep van dit plan van aanpak is; - Significante wijzigingen worden direct met de opdrachtgever besproken; - Duidelijk moet zijn wie welke rol vervult; - Duidelijk moet zijn welke openstaande acties er nog zijn en bij wie deze worden belegd; 1.2 Opdrachtbeschrijving (concept) plan van aanpak- doelstelling In het concept plan van aanpak moeten keuzes voorgelegd worden m.b.t. a) opdrachtgever en opdrachtnemerschap; b) doelgroepbeschrijving; c) doelstellingen; d) hoe verantwoordelijkheden belegd zijn (evt. mandaten); e) vaststellen nader uit te werken thema s nafase; f) bugdettaire ruimte; g) voortgang en rapportage; h) verantwoording. Onderstaand worden deze punten nader uitgewerkt: a) opdrachtgever en opdrachtnemerschap Duidelijk moet zijn wie opdrachtgever is van zowel het opstellen van het plan van Aanpak als de uitvoering ervan. Afhankelijk van de keuze door het college van B&W (als wettelijk verantwoordelijke voor de nafase) fungeert het volledige college van B&W of een bestuurlijke stuurgroep als opdrachtgever tijdens de GROOTER - Format 1 e concept plan van aanpak nafase 6

7 nafase. b) doelgroepbeschrijving De crisis heeft de levens van een significante groep mensen definitief veranderd. In ieder geval van direct betrokkenen en hun verwanten. Maar ook dat van ooggetuigen en professionele en vrijwillige hulpverleners. Ook de impact op de gemeenschap (wijk, gemeente, regionaal, nationaal) is van invloed op de nafase. Doelgroepen in de nafase kunnen zijn (facultatief): - Getroffenen - Verwanten - Ooggetuigen - Professionele hulpverleners - Vrijwillige hulpverleners - Partners binnen de crisisbeheersing - Inwoners volgens een bepaalde geografische schaal (wijk, stad, dorpen, land) - Inwoners betrokken bij getroffenen via een sociaal verband (sportclub, school, kerk etc. worden dan indirecte doelgroepen) - Bestuur: College van B&W, gemeenteraad, provinciebestuur, ministerie(s) - Consulaten/ambassades - Media c) doelstellingen Het is een belangrijke taak van de (lokale) overheid om ervoor te zorgen dat deze herstelfase zo goed mogelijk verloopt. Het is belangrijk om hierbij duidelijke kaders te stellen, zeker ook om verwachtingen richting de doelgroep te kunnen managen. Wat doet de lokale overheid wel en wat niet? Doelen van de nafase zijn onder andere (facultatief): - Zorg 3 bieden aan gewonde getroffenen en hun verwanten; - Zorg bieden aan de nabestaanden van de dodelijke getroffenen; - Zorg bieden aan ooggetuigen; - Zorg bieden aan burgerhulpverleners en publieke hulpverleners; Dit kan vertaald worden in de volgende doelstellingen (facultatief): - Het ondersteunen bij de verwerking van het verdriet en de woede van de direct getroffenen en diens sociale omgeving; - Het bijdragen aan het (economisch en praktisch) herstel van het functioneren; - Het tijdig informeren van betrokkenen over relevante ontwikkelingen; - Het adequaat adresseren en reduceren van een ontstaan onveiligheidsgevoel - Het adequaat signaleren van sociale ontwrichting en ondersteunen bij herstel naar de situatie voor de ramp/crisis; - Het informeren van de gemeenteraad en het gemeentebestuur over relevante ontwikkelingen; - Het bijdragen en meewerken aan externe onderzoeken; - Het intern evalueren van de crisisbeheersing, mono- en multidisciplinair zodat er ook lering getrokken kan worden uit de afwikkeling van de ramp/crisis. Over de wijze van uitvoering kan ook iets vastgelegd worden (facultatief): - op welke wijze rekening wordt gehouden met de wensen van de 3 Onder zorg wordt verstaan een combinatie van (begeleiding naar) psychosociale hulp en (eventueel) praktische hulp. Zorg is er op gericht om het gevoel van veiligheid, kalmte, zelf- en groepseffectiviteit, verbondenheid met anderen, en hoop te bevorderen. GROOTER - Format 1 e concept plan van aanpak nafase 7

8 doelgroepen in relatie tot keuzes die gemaakt worden in de herstelfase - op welke wijze en frequentie contact onderhouden wordt met de doelgroepen; - op welke wijze de doelstelling van dit project onder de aandacht van de doelgroep gebracht (en gehouden) wordt. d) hoe verantwoordelijkheden belegd zijn (evt. mandaten) Hiermee wordt bedoeld de handelingsvrijheid binnen de (gemandateerde) verantwoordelijkheden die binnen de nafase gerealiseerd wordt voor de (deel)projectleider(s). e) Vaststellen nader uit te werken thema s nafase Afhankelijk van het karakter van de crisis/ramp kunnen de volgende thema s nafase aan de orde zijn: 3.1 Deelplan Informatie en coordinatie 3.2 Deelplan Communicatie getroffenen, interne, externe en media communicatie 3.3 Deelplan hulpverlening getroffenen en verwanten 3.4 Deelplan Rouwverwerking en Herdenking 3.5 Deelplan Regionale, interregionale, nationale en/of internationale afstemming 3.6 Deeplan monitoren 3.7 Deelplan juridische afwikkeling 3.8 Deelplan schademanagement 3.9 Deelplan financiën 3.10 Deelplan herstel 3.11 Deelplan strafrechtelijk onderzoek 3.12 deelplan Politiek bestuurlijke aspecten 3.13 Deelplan onderzoek en evaluatie f) budgettaire ruimte Voor de uitvoering van het project nafase is budget nodig. Bij aanvang van de nafase zijn slechts de contouren van de nafase zichtbaar, exacte invulling volgt veelal later. Daarmee is het maken van een raming lastig, maar wel noodzakelijk. Bijzonder aandachtspunt is, dat het niet alleen gaat om inzicht in begrote en gerealiseerde kosten, maar ook om een duidelijke afbakening van kosten die redelijkerwijs wel en niet aan het project moeten worden toegerekend. De bestedingsregels van het budget worden uitgewerkt in een deelplan Financiën. In het algemeen geldt het uitgangspunt dat de afzonderlijke overheidspartijen in principe hun eigen kosten dragen. Het gaat dan om zowel de directe kosten als gevolg van de ramp/crisis als de kosten die gemaakt worden voor de nafase. Bij aanvang van de herstelfase moet duidelijk zijn wat de financiele grenzen zijn waarbinnen het plan tot stand komt. Binnen het deelplan worden deze grenzen gedurende de looptijd van de nafase bewaakt. g) voortgang en rapportage Op welke momenten en door welke functionarisen wordt verantwoording afgelegd. Ook moet beschreven zijn aan wie verantwoording moet worden afgelegd en wat er in deze rapportages beschreven moet worden. Er kan bijvoorbeeld gekozen worden voor een maandelijkse voortgangsrapportage of een rapportage na ieder afgerond onderdeel van een deelproces. h) fasering Fase 1: Overdracht hulpdiensten, concept plan van aanpak en opbouw plan van aanpak Advies verwachte tijdsduur: maximaal drie werkdagen Kenmerken: er moet veel en snel geregeld worden, de informatiestroom is groot, GROOTER - Format 1 e concept plan van aanpak nafase 8

9 er is veel onduidelijk over het (verwachte) verloop van de crisis en de nasleep hiervan en daarmee is er dus ook onduidelijkheid over het (verwachte) verloop van de nafase. Er moet een eerste plan van aanpak worden gemaakt waarbij gebruik gemaakt wordt van de bevindingen vanuit het ROT en de eerste verwachtingen vanuit team preparatie nafase. Het (concept) plan van aanpak bevat tenminste een overzicht van thema s die bezien vanuit het perspectief van dit moment een rol gaan spelen in de nafase, een voorstel voor de (projectmatige) aanpak en daarmee eventueel ook een organisatiestructuur, een (personeel) voorstel voor de verdeling van verantwoordelijkheden en taken en de algemene en politiek-bestuurlijke kaders waarbinnen de nafase wordt opgezet. In deze periode gaan de ingezette hulpverlening en zorg onverminderd door. Niet eerder dan na vaststelling van het (eerste) plan van aanpak vindt bestuurlijke besluitvorming plaats over het niveau van benodigde voorzieningen. Fase 1 eindigt met de vaststelling van het plan van Aanpak nafase door het college van B&W. Hiermee eindigt ook de rol van team preparatie nafase. Er is immers geen sprake meer van een acute crisisbeheersingsorganisatie. Er wordt formeel begonnen met de nafase. Dit betekent dat de gemeentesecretaris in opdracht van het college van B&W - officieel opdrachtnemer wordt van de uitvoering van het plan van aanpak nafase. Fase 2: Borging continuïteit in reguliere of projectorganisatie(s) Advies verwachte tijdsduur: afhankelijk van omvang nafase In deze fase moet duidelijk worden welke impact de crisis gehad heeft en duidelijke afspraken met betrokken partijen gemaakt (en nagekomen) worden m.b.t. het coördineren van informatie, hulpverlening en communicatie, inzet van middelen en capaciteit. Het plan van aanpak dient aangepast te worden aan de actuele ontwikkelingen en na bestuurlijke vaststelling uitgevoerd te worden. Getroffenen en verwanten worden gericht geïnformeerd en ondersteund. De behoefte(n) van betrokkenen worden voortdurend in kaart gebracht. Als signalen die hieruit voortkomen, aanleiding geven om over te gaan tot wijziging van het plan van aanpak, wordt dit voorstel aan de bestuurlijke eindverantwoordelijken voorgelegd. Als er gekozen wordt voor het onderbrengen van (onderdelen van) deelplannen binnen de nafase bij anderen dan de lokale overheid, wordt dat in deze fase formeel gedaan. Hetzelfde geldt als besloten is om een projectorganisatie met de zorgtaken te belasten. Eerder beschreven uitgangspunten blijven hierbij van kracht: betrokkenen dienen niets te merken van deze overgang. Fase 3: Monitoring en evaluatie Advies verwachte tijdsduur: Afhankelijk van omvang nafase en afronding Door de overdracht en borging van werkzaamheden zijn er nog nauwelijks activiteiten op het gebied van nafase binnen de gemeentelijke organisatie. Dat betekent echter niet dat de nafase voor de organisatie dan ook voorbij is. Thema s als evaluatie en verantwoording blijven lokaal belegd. Verder blijft het zaak de vinger aan de pols te houden v.w.b. behoeften van betrokkenen. Wordt daar aan voldaan? Ook als e.e.a. extern georganiseerd en belegd is, blijft het college van B&W aanspreekbaar op de ondersteuning en zorg aan betrokkenen. Het blijft ook belangrijk om oog te houden voor bijzondere data (1 jr, 5 jr, 10 jr na dato, uitspraak rechtzaak e.d.). Vaak komt er een natuurlijk moment waarop mensen zelf herdenkingen e.d. willen organiseren en de overheid niet meer nodig hebben. Besluit hiertoe niet eerder dan na constatering dat dit een breed GROOTER - Format 1 e concept plan van aanpak nafase 9

10 gedragen mening is! Afbouw deelplannen en/of (deel)activiteiten: is mogelijk wanneer: - De activiteit in zijn geheel is geborgd binnen de reguliere werkzaamheden van een deelnemende organisatie en/of afdeling; - Alle geformuleerde activiteiten in deelplannen zijn afgerond; - Er bij de doelgroep geen behoefte blijkt te bestaan aan de voorgenomen activiteit; - Het college van B&W besluit dat een voorgenomen deelplan en/of activiteit niet (meer) noodzakelijk/wenselijk is; - Een andere organisatie (die geen deel uitmaakt van de projectorganisatie) voorziet in de voorgenomen activiteit en dit als voldoende wordt beschouwd. Wel moet dan voorzien zijn in afspraken met die partij, zodat kan worden vastgesteld of dit voldoet en eventueel bijgesteld kan worden. 2.1 Organisatiestructuur Afhankelijk van de aard en omvang van de ramp moet er een keuze gemaakt worden met betrekking tot de bestuurlijke aansturing en de uitvoeringsorganisatie. De uitvoering van het plan van aanpak gebeurt in opdracht van het college van B&W bij voorkeur onder leiding van de gemeentesecretaris. Dit wijkt niet af van de normale gang van zaken binnnen een gemeente. Het college kan ervoor kiezen om het proces nafase en de (dagelijkse) bestuurlijke aansturing ervan bij één portefeuillehouder te beleggen. Ook kan ervoor gekozen worden om de bestuurlijke aansturing te realiseren door thematische B&W-vergaderingen te beleggen. De samenstelling van deze uitvoeringsorganisatie is facultatief omdat dit afhankelijk is van de uit te voeren deelplannen ( geen nafase is hetzelfde ). Ook in dit geval kan de gemeentesecretaris de aansturing ervan mandateren. Het verdient de aanbeveling om per deelplan een verantwoordelijk trekker aan te wijzen die verantwoording aflegt aan de gemeentesecretaris (of de persoon die hiervoor gemandateerd is). Getroffenen/betrokkenen hoeven niet te weten hoe de structuur van de nafase in elkaar zit: voor hen is één loket/ingang waar zij terecht kunnen met al hun vragen. Via dit loket komen zij terecht bij de personen en/of organisatie (vertegenwoordigd in één van de deelplannen) waar hun vraag adequaat afgehandeld kan worden. Het is belangrijk dat bij aanvang duidelijk is hoe verantwoordelijkheden belegd zijn, wie welke taken vervult en wat daarbij de bevoegdheden zijn. Advies: voeg een organogram in. 2.2 (Professionele) actoren binnen het plan van aanpak (facultatief): - Het College van Burgemeester en Wethouders (B&W); - ambtelijke organisatie / gemeentelijke diensten; - Gemeenteraad; - Belangenorganisatie getroffenen/belangrijke sleutelpersonen; - Veiligheidsregio; - Consulaten/ambassades; - Omgevingsdienst/Milieudienst; - Het Openbaar Ministerie (OM); - De politie; - Gemeentelijke Gezondheidsdienst (GGD/GHOR); - (vereninging van) ondernemers; GROOTER - Format 1 e concept plan van aanpak nafase 10

11 - Verscheidene psychosociale hulporganisaties waaronder Slachtofferhulp, geestelijke verzorging, maatschappelijk werk e.d.; - Sportverenigingen, scholen, - Peuterspeelzalen, kinderopvang, buitenschoolse opvang; - Gemeentebesturen van gemeenten waar getroffenen woonachtig zijn. Verder kan het noodzakelijk zijn om afstemming te hebben met regionale en/of landelijke actoren (zie voor meer volledig overzicht per scenario de bestuurlijke netwerkkaarten via - Ministerie van Veiligheid en Justitie (VenJ) - Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) o.a. psychosociale hulp - Commissaris van de Koningin (CdK) - Nationaal Crisis Centrum (NCC) - Minister-president - Eerste en Tweede Kamer - De provincie - Waterschap 2.3 Informatiecoordinatie en management Om gedurende het gehele proces inzichtelijk te houden hoe processen verlopen en informatiestromen te kanaliseren, is het zeer wenselijk om een informatiecoordinator te benoemen die werkt voor de deelplantrekkers van het gehele proces nafase. Deze informatiecoordinator is verantwoordelijk voor de interne informatievoorziening en het documentenbeheer ten behoeve van het project nafase. Hij bewaakt de informatiestroom tussen alle betrokken actoren en valideert de binnengekomen informatie bij de desbetreffende diensten. Zo zorgt hij 4 voor eenduidigheid van de communicatie. De informatiecoordinator werkt nauw samen met de verantwoordelijke voor het deelplan communicatie. Voor een goede uitvoering van de taak heeft de informatiecoordinator medewerking nodig van alle betrokken partners. Deze functionaris neemt deel aan het overleg van deelplantrekkers van Team nafase. Informatiemanagement moet ertoeleiden dat alle informatie op één punt bijeenkomt en dat alle actoren tijdig worden geïnformeerd over de laatste stand van zaken. Verder bewaakt de informatiecoordinator de digitale archivering van alle relevante documenten (inclusief ). 2.4 Werkafspraken Maak bij aanvang van de werkzaamheden, goede werkafspraken. Het gaat hierbij over de inzet van medewerkers van andere gemeenten en/of organisaties, urenverantwoording van medewerkers, reguliere zaken die blijven liggen (bestuurlijk draagvlak?), bevoegdheden van medewerkers (mandatering), werkplekken, vergaderfrequentie etc. 2.5 Procedure Na opdracht aan team preparatie nafase om een (concept) plan van aanpak nafase te maken, start dit team met beeldvorming en inventarisatie van activiteiten bij alle actieve teams. Dit betreft een multidisciplinaire inventarisatie binnen het ROT en een monodisciplinaire inventarisatie binnen team Bevolkingszorg. Afhankelijk van aard, omvang en regionale invulling wordt een concept plan van aanpak of een eerst plan van aanpak gemaakt op basis van 4 Waar hij staat, kan uiteraard ook zij gelezen worden. GROOTER - Format 1 e concept plan van aanpak nafase 11

12 beschreven inventarisatie. Zelf voegt het team ook politiek-bestuurlijke advisering toe aan het (advies) plan van aanpak. Als gekozen wordt voor een concept plan van aanpak, ligt het voor de hand om ook het eerste plan van aanpak te laten opstellen door team preparatie nafase. Dit is een keuze die het beleidsteam (BT) en/of het college van B&W 5 maakt. 2.6 Inhoudsopgave 1 e (concept) plan van aanpak Openstaande acties uit de crisisorganisatie Afschalingscriteria / overdracht naar reguliere organisatie Projectorganisatie nafase Uitgangspunten nafase Doelgroepen Doelstellingen Opdrachtgever en opdrachtnemerschap; Beleggen verantwoordelijkheden (evt. mandaten); Voortgang en rapportage; Verantwoording. Thema s voor de nafase. Beschrijf per thema: o Doelstelling en doelgroepen o Verantwoordelijke o Activiteiten o Planning o Benodigde capaciteit o Budget o Tijdspad 5 Afhankelijk van de gemaakte keuze. GROOTER - Format 1 e concept plan van aanpak nafase 12

13 3. Overzicht uit te werken thema s nafase In dit hoofdstuk staat een groot aantal thema s beschreven die mogelijk relevant zijn voor de nafase van een ramp/crisis. Het is geen uitputtend overzicht, Ieder deelplan bevat een concept-indeling met een overzicht van bevindingen en advies vanuit het ROT, doelstellingen, doelgroepen, aandachtspunten en een beschrijving van de hoofdactiviteiten binnen het deelplan. De reeds ingevulde informatie is bedoeld ter ondersteuning: uiteraard staat het de gebruiker vrij informatie te verwijderen, wijzigen of toe te voegen. GROOTER - Format 1 e concept plan van aanpak nafase 13

14 3.1 Deelplan Informatie en coordinatie Input vanuit het ROT: Informatie en coördinatie Huidige situatie Wat is er tot nu gebeurd? Waar hebben direct betrokkenen tot nu toe informatie kunnen halen? Hoe is de interne informatiedeling tot op heden georganiseerd? Welke bestuurlijke contacten zijn er geweest? Zijn er klachten over het optreden van de hulpdiensten? Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak? Advies ROT: Trekker: Doelstellingen In dit deelplan zijn de volgende onderdelen van het plan van aanpak uitgewerkt: 1. Organisatiestructuur 2. Coordinatie en vormgeving informatieloket 3. Verslaglegging/archivering 4. Bedrijfscontinuiteit 5. Klachtenafhandeling 6. Kennisnetwerk Doelgroepen (facultatief) - Getroffenen/betrokkenen - Medewerkers betrokken gemeentelijke afdelingen - Bestuur: College van B&W, gemeenteraad, provinciebestuur, ministerie(s) - MT gemeentelijke organisatie - deelplantrekkers - Veiligheidsregio - Met uitzondering van het loket zoals beschreven onder coordinatie en informatie en het kennisnetwerk, is dit vooral een intern gericht proces. - Overwogen moet worden om voor iedere hoofdactiviteit een aparte trekker te benoemen vanwege de diversiteit aan hoofdactiviteiten Hoofdactiviteit 1: Organisatiestructuur In dit onderdeel wordt een beschrijving gegeven van de organisatiestructuur die het best past bij de organisatie van de nafase zoals voorsteld. Dit kan betekenen dat het project wordt opgenomen in de normale structuur van de gemeentelijke organisatie, dat er een projectorganisatie binnen of buiten de gemeentelijke organisatie wordt ingericht of de nafase wordt ondergebracht in bijv. een stichting. Dit is afhankelijk van de omvang van de nafase, de mogelijkheden van de betrokken gemeentelijke organisatie en de wensen van de bestuurlijk verantwoordelijken. Betrokkenen: Exacte doelgroepomschrijving GROOTER - Format 1 e concept plan van aanpak nafase 14

15 Activiteiten: Capaciteit: Tijd, mensen, middelen. Budget: Hoeveel geld is nodig om activiteiten (incl. mensen en middelen) te kunnen bekostigen? Tijdspad: Op welk moment vinden welke activiteiten plaats? Inplannen voorbereidingen en evaluatie. Afschalingscriteria: wanneer is dit deelplan/deze deelactiviteit afgerond? Hoofdactiviteit 2: Coördinatie en vormgeving informatieloket In dit onderdeel wordt de 1-loket gedachte voor zowel interne als externe doelgroepen vormgegeven. Dit betreft de frontoffice voor vragen van externe getroffenen/betrokkenen die zij begeleiden richting de backoffice (vertegenwoordigd in één of meerdere deelplannen), de sturing binnen het totale project nafase, de interne informatievoorziening en het documentenbeheer ten behoeve van het project nafase. Omdat zowel de front-office als projectsturing in deze hoofdactiviteit zijn opgenomen, is de front-office tijdig op de hoogte van wijzigingen/aanpassingen in deelplannen en omgekeerd is de projectsturing op de hoogte van (het soort) vragen die richting de nafase-organisatie komen. Informatiemanagement moet ertoe leiden dat alle informatie op één punt bijeenkomt en dat alle actoren tijdig worden geïnformeerd over de laatste stand van zaken. Op deze manier kan ook een adequate coördinatie van alle deelplannen en hun hoofdactiviteiten plaatsvinden. Betrokkenen: Exacte doelgroepomschrijving Activiteiten: Capaciteit: Tijd, mensen, middelen. Budget: Hoeveel geld is nodig om activiteiten (incl. mensen en middelen) te kunnen bekostigen? Tijdspad: Op welk moment vinden welke activiteiten plaats? Inplannen voorbereidingen en evaluatie. GROOTER - Format 1 e concept plan van aanpak nafase 15

16 Afschalingscriteria: wanneer is dit deelplan/deze deelactiviteit afgerond? Hoofdactiviteit 3: Verslaglegging en archivering Deze activiteit bevat uitsluitend de (interne) verslaglegging en archivering van stukken met betrekking tot het team preparatie nafase, het beleidsteam en/of college van B&W, op zowel team- als individueel niveau. Hieronder vallen alle schriftelijke communicatie-uitingen zoals brieven, persberichten, Q&A s, mail e.d. Doelstellingen - nauwkeurige verslaglegging Betrokken organisaties Activiteiten - Verslaglegging van vergaderingen Stuurgroep en verspreiding en archivering van verslagen. Verantwoordelijke: secretaris Stuurgroep. - Verslaglegging van vergaderingen team nafase en verspreiding en archivering van verslagen. Verantwoordelijke: ondersteuners team nafase. - Opstellen en bewerken van papieren archief, digitaal archief en mailarchief van de totale nazorgorganisatie. Verantwoordelijke: informatiemanager. De registratie en archivering worden specifiek en concreet uitgewerkt in een onderliggend werkdocument met als titel: Registratie en archivering nafase. Capaciteit Budget Aandachtspunten 1. Tijdigheid (binnen 24 uur en voor start van opvolgende overleggen) van de verslaglegging door en aan alle betrokkenen, afstemming van verslaglegging met verantwoordelijken voor communicatie en de werkgroep Onderzoek en verantwoording. 2. (eventuele) informatieverzoeken. Aanbeveling om i.o.m. een jurist een protocol op te stellen over hoe om te gaan met informatieverzoeken en welke consequenties dit heeft voor verslaglegging en archivering. 3. privacygevoelige gegevens: hoe te archiveren. Afschalingscriteria Afschaling van deze hoofdactiviteit loopt parallel aan afschaling van het gehele project nafase. Vermindering van capaciteit naar gelang er minder overleggen plaatsvinden en minder informatieverzoeken zijn. Hoofdactiviteit 4: Bedrijfscontinuiteit Het is belangrijk dat de dienstverlening vanuit de lokale overheid waarvan veel onderdelen een wettelijke verplicht karakter hebben niet in gevaar komt. Er bestaat een reële kans dat dit wel gebeurt als er teveel capaciteit wordt ingezet binnen de nafase. Het is daarom belangrijk dit in beeld te brengen en te houden en zonodig op bij te sturen. Betrokkenen: GROOTER - Format 1 e concept plan van aanpak nafase 16

17 Exacte doelgroepomschrijving Activiteiten: Capaciteit: Tijd, mensen, middelen. Budget: Hoeveel geld is nodig om activiteiten (incl. mensen en middelen) te kunnen bekostigen? Tijdspad: Op welk moment vinden welke activiteiten plaats? Inplannen voorbereidingen en evaluatie. Afschalingscriteria: wanneer is dit deelplan/deze deelactiviteit afgerond? Hoofdactiviteit 5: klachtenafhandeling Conform wettelijke voorschriften (Hoofdstuk 9 Algemene Wet Bestuursrecht AWB) moeten afspraken gemaakt worden over de (wijze van) afhandeling van klachten. Binnen een project zoals de nafase is de kans op ontevredenheid van betrokkenen over de dienstverlening, niet ondenkbaar. Hoewel voorkomen moet worden dat er klachten ontstaan, is het wel belangrijk om klachten die wel ingediend worden, zorgvuldig af te handelen. Betrokkenen: Exacte doelgroepomschrijving Activiteiten: Capaciteit: Tijd, mensen, middelen. Budget: Hoeveel geld is nodig om activiteiten (incl. mensen en middelen) te kunnen bekostigen? Tijdspad: Op welk moment vinden welke activiteiten plaats? Inplannen voorbereidingen en evaluatie. Afschalingscriteria: wanneer is dit deelplan/deze deelactiviteit afgerond? Hoofdactiviteit 6: Kennisnetwerk Een ramp en crisis trekken altijd de belangstelling van mensen die ervan willen leren. Als het gaat om een ramp/crisis van grote omvang en/of impact, is het GROOTER - Format 1 e concept plan van aanpak nafase 17

18 vaak wenselijk hiervoor één loket in te richten en een richtlijn op te stellen hoe om te gaan met deze vragen en de capaciteit die deze inzet vraagt. Betrokkenen: Exacte doelgroepomschrijving Activiteiten: Capaciteit: Tijd, mensen, middelen. Budget: Hoeveel geld is nodig om activiteiten (incl. mensen en middelen) te kunnen bekostigen? Tijdspad: Op welk moment vinden welke activiteiten plaats? Inplannen voorbereidingen en evaluatie. Afschalingscriteria: wanneer is dit deelplan/deze deelactiviteit afgerond? GROOTER - Format 1 e concept plan van aanpak nafase 18

19 3.2 Deelplan Communicatie getroffenen, interne, publieks- en mediacommunicatie Input vanuit het ROT: communicatie getroffenen, interne, publieks- en mediacommunicatie Huidige situatie Wat is er tot nu gebeurd? Hoe is contact met direct betrokkenen tot op heden onderhouden? Waar hebben mensen tot nu toe informatie kunnen halen? Scheiding tussen getroffenencommunicatie, publieksinformatie en persinformatie? Welke vragen spelen er nog? Voeg FAQ-lijst toe. Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak? Advies ROT: Trekker(s): Doelstellingen Stel bij iedere boodschap vast in welke volgorde communicatieboodschappen gedeeld worden. Uitgangspunt kan zijn van binnenuit naar buiten werken: dus eerst getroffenen, dan interne doelgroepen en dan pas externe doelgroepen. Beschrijf hier welke doelstellingen er worden gesteld per aparte doelgroep: Getroffenencommunicatie: Interne communicatie: Externe pers- en publieksvoorlichting/communicatie: Doelgroepen (facultatief) - Getroffenen - Verwanten - Ooggetuigen - Professionele hulpverleners - Vrijwillige hulpverleners - Inwoners volgens een bepaalde geografische schaal (wijk, stad, dorpen, land) - Inwoners betrokken bij getroffenen via een sociaal verband (sportclub, school, kerk etc. worden dan indirecte doelgroepen) - Bestuur: College van B&W, gemeenteraad, provinciebestuur, ministerie(s) - Veiligheidsregio - Consulaten/ambassades - Media Betrokkenen (facultatief) - Getroffenen individueel of in groepsverband - Direct betrokken overheden (gemeente, provincie, waterschap, ministerie denk m.n. aan NCC/NCtB e.d.) - Betrokken bedrijf - Openbaar Ministerie - GGD / GHOR - Sociale omgeving getroffenen - Toezichthoudende instanties (provincie, ministerie e.d.) - Onderzoekers (IOOV, OVV e.d.) Communicatiemomenten (facultatief) GROOTER - Format 1 e concept plan van aanpak nafase 19

20 - herdenkingsmomenten - Start onderzoek naar oorzaak - Openbaar maken onderzoeksconclusies - wijzigingen in situatie getroffenen (uit het ziekenhuis, overleden) - nieuwe feiten m.b.t. verloop van crisis of onderzoek naar de oorzaak (evt. tussenrapportage) - punten die herstelfase markeren (herbouw, oppakken werkzaamheden of dagelijks leven e.d.) - verantwoordingsmomenten bestuur - als er externe aandacht is voor de crisis (als tv-programma gemaakt is of boek verschenen is, er elders een soortgelijk incident plaatsvindt e.d.) - realiseer dat niet alleen de overheid contacten onderhoudt en informatie verstrekt aan betrokkenen. Voorkom dubbeling en zoek indien mogelijk afstemming - niet alleen de gekozen middelen zijn belangrijk, vooral ook de toon is belangrijk. Die kan per doelgroep afwijkend gewenst zijn Hoofdactiviteit 1: getroffenencommunicatie Hoe is tot dusverre gecommuniceerd met getroffenen? Aansluiten bij eerdere keuzes of aanpassen? Is er een onderverdeling te maken in de groep getroffenen (subgroepen)? Welke informatiebehoefte hebben (subgroepen) van getroffenen? Is er behoefte aan structuur in de communicatie? (vaste momenten?) Hoe is de doelgroep te bereiken? (mail, brief, persoonlijk e.d.) Hoe wordt gecontroleerd of communicatiekeuzen nog aansluiten bij wensen van de doelgroep? Hoe wordt gecontroleerd of de boodschap overkomt zoals beoogd? Betrokkenen: Exacte doelgroepomschrijving: gaat het om een homogene groep of om gefragmenteerde groepen, individuen? Activiteiten (facultatief): - 0-meting m.b.t. behalen doelstellingen - regelmatige updates - bijeenkomsten - bijhouden besloten deel website - inventariseren informatiebehoefte Capaciteit: Tijd, mensen, middelen. Budget: Hoeveel geld is nodig om activiteiten (incl. mensen en middelen) te kunnen bekostigen? Tijdspad: Op welk moment vinden welke activiteiten plaats? Inplannen voorbereidingen en evaluatie. - Voorkom dat betrokkenen informatie van derden krijgen en/of via teveel GROOTER - Format 1 e concept plan van aanpak nafase 20

21 kanalen dezelfde informatie krijgen. Betrek de psychosociale hulpverlening bij communicatie-uitingen: toets hoe bepaalde boodschappen over kunnen komen. Maak afspraken over het delen van vertrouwelijke informatie. Afschalingscriteria: wanneer is dit deelplan afgerond? Hoofdactiviteit 2: interne communicatie Hoe is tot dusverre gecommuniceerd met deze groep? Aansluiten bij eerdere keuzes of aanpassen? Is er een onderverdeling te maken in deze groep? Welke informatiebehoefte heeft deze groep? Is er behoefte aan structuur in de communicatie? (vaste momenten?) Hoe is de doelgroep te bereiken? (mail, brief, persoonlijk e.d.) Hoe wordt gecontroleerd of communicatiekeuzen nog aansluiten bij wensen van de doelgroep? Hoe wordt gecontroleerd of de boodschap overkomt zoals beoogd? Betrokkenen: Exacte doelgroepomschrijving Activiteiten (facultatief): - 0-meting m.b.t. behalen doelstellingen - regelmatige updates - bijeenkomsten - inventariseren informatiebehoefte Capaciteit: Tijd, mensen, middelen. Budget: Hoeveel geld is nodig om activiteiten (incl. mensen en middelen) te kunnen bekostigen? Tijdspad: Op welk moment vinden welke activiteiten plaats? Inplannen voorbereidingen en evaluatie. - Voorkom dat betrokkenen informatie van derden krijgen en/of via teveel kanalen dezelfde informatie krijgen. Maak afspraken over het delen van vertrouwelijke informatie. Afschalingscriteria: wanneer is dit deelplan afgerond? Hoofdactiviteit 3: publiekscommunicatie Hoe is tot dusverre gecommuniceerd met deze groep? Aansluiten bij eerdere keuzes of aanpassen? Is er een onderverdeling te maken in deze groep? Welke informatiebehoefte heeft deze groep? Is er behoefte aan structuur in de communicatie? (vaste momenten?) Hoe is de doelgroep te bereiken? (mail, brief, persoonlijk e.d.) Hoe wordt gecontroleerd of communicatiekeuzen nog aansluiten bij GROOTER - Format 1 e concept plan van aanpak nafase 21

22 wensen van de doelgroep? Hoe wordt gecontroleerd of de boodschap overkomt zoals beoogd? Betrokkenen: Exacte doelgroepomschrijving Activiteiten (facultatief): - 0-meting m.b.t. behalen doelstellingen - regelmatige updates - inventariseren informatiebehoefte Capaciteit: Tijd, mensen, middelen. Budget: Hoeveel geld is nodig om activiteiten (incl. mensen en middelen) te kunnen bekostigen? Tijdspad: Op welk moment vinden welke activiteiten plaats? Inplannen voorbereidingen en evaluatie. - Oog hebben voor wanneer informatie niet meer voor het grote publiek bedoeld is. Vaak ebt na verloop van tijd de aandacht weg, dan is de behoefte om geïnformeerd te worden minder groot en derhalve hoeft er dan minder op ingezet te worden. Afschalingscriteria: wanneer is dit deelplan afgerond? Hoofdactiviteit 4: mediacommunicatie Hoe is tot dusverre gecommuniceerd met deze groep? Aansluiten bij eerdere keuzes of aanpassen? Welke afspraken zijn er gemaakt? Is er een onderverdeling te maken in deze groep? (lokaal, regionaal, landelijk) Welke informatiebehoefte heeft deze groep? Is er behoefte aan structuur in de communicatie? (vaste momenten?) Hoe is de doelgroep te bereiken? (mail, brief, persoonlijk e.d.) Betrokkenen: Exacte doelgroepomschrijving Activiteiten (facultatief): - regelmatige updates - interviews - website bijhouden Capaciteit: Tijd, mensen, middelen. Budget: Hoeveel geld is nodig om activiteiten (incl. mensen en middelen) te kunnen bekostigen? GROOTER - Format 1 e concept plan van aanpak nafase 22

23 Tijdspad: Op welk moment vinden welke activiteiten plaats? Inplannen voorbereidingen en evaluatie. - Lokale media hebben andere behoeften dan landelijke media. De lokale media zullen vanwege het lokale belang en interesse veel langer geïnteresseerd blijven in de crisis dan de landelijke media. Een onderverdeling maken is zinvol. Verschillende partijen hebben verschillende behoeften, het is wel belangrijk om alle partijen op de juiste manier te bedienen. Afschalingscriteria: wanneer is dit deelplan afgerond? GROOTER - Format 1 e concept plan van aanpak nafase 23

24 3.3 Deelplan hulpverlening getroffenen en verwanten Input vanuit het ROT: Hulpverlening getroffenen en verwanten Huidige situatie Wat is er tot nu gebeurd? Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de nog openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak? Advies ROT: Input vanuit het ROT: Zorg aan de eigen organisatie Huidige situatie In hoeverre is tot dusverre aandacht besteed aan het welzijn van personeel eigen organisatie? Zijn bedrijfsopvangteams actief geweest? Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak? Advies ROT: Trekker(s): Doelstellingen - Conform besluit beleidsteam en deelplan Hulpverlening getroffenen en verwanten m.b.t. psychosociale en geneeskundige hulpverlening. - Begeleiden opstart en vormgeving vereniging van lotgenoten en/of zelforganisatie en/of vereniging van belangen (één stem namens een grotere groep) van getroffenen op facilitair niveau Beschrijf hier welke doelstellingen er worden gesteld per aparte doelgroep: getroffenen: verwanten: ooggetuigen: (vrijwillige) hulpverleners: Doelgroepen (facultatief) - Getroffenen - Verwanten - Ooggetuigen - Professionele hulpverleners - Vrijwillige hulpverleners Betrokkenen (facultatief) - Getroffenen individueel of in groepsverband - Bedrijfopvangteams - Direct betrokken overheden (gemeente, provincie, waterschap, ministerie denk m.n. aan NCC/NCtB e.d.) - Betrokken bedrijf - Openbaar Ministerie - GGD / GHOR - Sociale omgeving getroffenen - Toezichthoudende instanties (provincie, ministerie e.d.) GROOTER - Format 1 e concept plan van aanpak nafase 24

25 - Onderzoekers (IOOV, OVV e.d.) - Inwoners volgens een bepaalde geografische schaal (wijk, stad, dorpen, land) - Inwoners betrokken bij getroffenen via een sociaal verband (sportclub, school, kerk etc. worden dan indirecte doelgroepen) - Media - Niet alle mensen die zorg nodig hebben, zullen direct in beeld zijn. Houd altijd de mogelijkheid open dat er meer mensen hulp nodg hebben dan in eerste instantie gedacht - Afstemming tussen verschillende hulpverleners is belangrijk: zo voorkom je dat mensen steeds hetzelfde verhaal moeten vertellen (clientvolgsysteem?, casemanager?) - Zorgvuldige overgang van zorgvormen bijvoorbeeld van ziekenhuis naar thuiszorg - Overweeg voor iedere doelgroep en/of individuen een 0-meting. Hoewel alle doelgroepen betrokkenen zijn geweest bij dezelfde ramp/crisis, betekent dat niet dat allen hetzelfde vertrekpunt hebben. Hierdoor is zorg op maat eenvoudiger te realiseren en eenvoudiger te detecteren of de hulpvraag verdergaand is dan redelijkerwijs van de nazorg passend bij de ramp/crisis, verwacht mag worden. - Een vereniging van lotgenoten en/of zelforganisatie en/of vereniging van belangen (één stem namens een grotere groep) kan helpen tijdens de verwerking van het gebeurde, indien gewenst is het goed dit te ondersteunen. Wees alert op belangenverstrengeling en tegengestelde belangen (zorgende overheid vs claimende burger) Hoofdactiviteit 1: Betrokkenen: Exacte doelgroepomschrijving Activiteiten: Capaciteit: Tijd, mensen, middelen. Budget: Hoeveel geld is nodig om activiteiten (incl. mensen en middelen) te kunnen bekostigen? Tijdspad: Op welk moment vinden welke activiteiten plaats? Inplannen voorbereidingen en evaluatie. Afschalingscriteria: wanneer is dit deelplan/deze deelactiviteit afgerond? GROOTER - Format 1 e concept plan van aanpak nafase 25

26 3.4 Deelplan Rouwverwerking en Herdenking Input vanuit het ROT: Rouwverwerking en herdenking Huidige situatie Zijn er signalen dat er op korte termijn herdenkingen o.i.d. georganiseerd worden? Wat is er tot nu gedaan op dit vlak? Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak en op welke termijn? Advies ROT: Rouwverwerking en herdenking Collectieve rouwverwerking (bijeenkomsten, herdenking etc.) Monument en herdenken Rouwrituelen (condoleanceregister, stille tochten) VIP-bezoeken (erkenning slachtoffers, protocollen) Trekker(s): Doelstellingen Beschrijf hier welke doelstellingen er worden gesteld per aparte doelgroep: Doelgroepen (facultatief) - Getroffenen/betrokkenen - Verwanten - Ooggetuigen - Professionele hulpverleners - Vrijwillige hulpverleners - Inwoners volgens een bepaalde geografische schaal (wijk, stad, dorpen, land) - Inwoners betrokken bij getroffenen via een sociaal verband (sportclub, school, kerk etc. worden dan indirecte doelgroepen) Betrokkenen (facultatief) - Getroffenen individueel of in groepsverband - Direct betrokken overheden (gemeente, provincie, waterschap, ministerie denk m.n. aan NCC/NCtB e.d.) - Betrokken bedrijf - Openbaar Ministerie - GGD / GHOR - Sociale omgeving getroffenen - Toezichthoudende instanties (provincie, ministerie e.d.) - Onderzoekers (IOOV, OVV e.d.) - Kies een mate van sturing, organisatie en coördinatie, afhankelijk van de wens van getroffenen/betrokkenen - Zoek samenwerking met relevante partners (familierechercheurs, LTFO) - Zorg voor aanspreekpunten namens (groepen) getroffenen/betrokkenen - Spanningsveld verschil in wensen betrokkenen onderling, overheden e.d. - Werk met een draaiboek - Financiele kaderstelling door bestuur (wat kan er, wat niet) GROOTER - Format 1 e concept plan van aanpak nafase 26