Opleiden, trainen en oefenen in de gemeentelijke crisisbeheersing. Project GROOTER. Taakorganisaties, processen en producten van Bevolkingszorg

Transcriptie

1 Opleiden, trainen en oefenen in de gemeentelijke crisisbeheersing Project GROOTER Taakorganisaties, processen en producten van Bevolkingszorg

2 Colofon Dit document beschrijft de taakorganisaties, processen en producten van Bevolkingszorg. Dit product is tot stand gekomen binnen het project GROOTER, een vervolg op het project GROOT. Opdrachtgever Landelijk Overleg Coördinerend Gemeentesecretarissen (Veiligheidsberaad) Ministerie van Veiligheid en Justitie Opdrachtnemer Dhr. M. Dewachter, adjunct coördinerend gemeentesecretaris, Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant Projectleiders Mw. K. Scheffers, gemeente Tilburg Dhr. R. van Zon, Advante Onderwijskundige ondersteuning Mw. A. Zonneveld, PLATO (Universiteit Leiden) Contactpersonen Expertgroepen Expertgroep Communicatie: Mw. S. van Petten, Veiligheidsregio Gelderland-Zuid (+ secretaris GROOTER) Mw. M. Delfgaauw, Ministerie van Veiligheid en Justitie Expertgroep Publieke zorg: Mw. M. van Dalen, gemeente Den Haag Dhr. M. van de Wetering, Veiligheidsregio Zeeland Expertgroep Omgevingszorg: Dhr. J. van der Heijden, gemeente Lingewaard Dhr. P. van der Pol, Veiligheidsregio Flevoland en Gooi en Vechtstreek Expertgroep Ondersteuning: Mw. M. de Bas, gemeente Papendrecht Mw. A. Barrett, Veiligheidsregio Twente Expertgroep Informatie: Dhr. H. van den Berg, Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland Dhr. M. Schipper, Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond Met dank aan mw. A. Vos, BMC (deskundige RCP/CENS2) en alle overige leden van de Expertgroepen. Adres Waar in dit document hij staat geschreven wordt bedoeld: hij/zij. Waar zijn staat wordt bedoeld zijn/haar. Waar hem staat wordt bedoeld hem/haar. Voor de leesbaarheid is steeds voor de verkorte vorm gekozen. Datum: 22 april 2013 Versie: 1.1 Status: Definitief Projectgroep GROOTER 2

3 Voorwoord Het project GROOTER richt zich op de bevolkingszorgprocessen binnen de crisisbeheersingsorganisatie. Hiertoe zijn binnen GROOTER een aantal documenten ontwikkeld. Het gaat om (beschrijvingen van): - Taakorganisaties, processen en producten van Bevolkingszorg; - Taakkaarten Bevolkingszorg; - Opleidingskaders voor procesopleidingen Bevolkingszorg; - Kwalificatieprofielen, opleidingskaders en model voor 'Proeven van bekwaamheid' voor functiegerichte opleidingen Bevolkingszorg; - Kwalificatieprofielen, opleidingskaders en model voor 'Proeven van bekwaamheid' voor sleutelfuncties binnen de crisiscommunicatie (vastgesteld in september 2012 door het Landelijk Overleg Coördinerend Gemeentesecretarissen). Het eerste document, de beschrijving van taakorganisaties, processen en producten van bevolkingszorg, vormde de basis voor het opstellen van de taakkaarten voor bevolkingszorg en de opleidingskaders voor de procesgerichte opleidingen en de functiegerichte opleidingen (en daarbij behorende kwalificatieprofielen) 1. De documenten moeten dan ook in onderlinge samenhang worden bekeken. Doel project GROOTER Doel van de producten van GROOTER - en hiervoor GROOT - is enerzijds professionalisering van de bevolkingszorg en anderzijds betere uitwisselbaarheid tussen gemeenten en veiligheidsregio's. De producten van GROOTER zijn opgesteld door het veld en voor het veld. Dit betekent dat bij de ontwikkeling van de producten gebruik is gemaakt van functionarissen die in de praktijk een rol binnen de (gemeentelijke) crisisbeheersing vervullen en die daarin ook (praktijk)ervaring hebben opgedaan. Gedurende de looptijd van het project GROOTER zijn we geconfronteerd met enkele andere landelijke projecten, waaronder de uitkomsten van de Commissie 'Bevolkingszorg op orde' (juli 2012), 'Slachtofferinformatiesystematiek (SIS)' (november 2012) en 'Bovenregionale samenwerking' (januari 2013). Onderstaand wordt aangegeven, hoe binnen GROOTER gestalte is gegeven aan de relatie met deze projecten. Relatie met 'Bevolkingszorg op orde' Bij het opstellen van producten van GROOTER zijn de uitkomsten van de Commissie 'Bevolkingszorg op orde' en de visie op zelfredzaamheid waar mogelijk meegenomen. Daarnaast zijn, door de processen te beschrijven, de projectgroep en expertgroepen ook zelf tot de conclusie gekomen dat het verder ontwikkelen van kwalificatieprofielen en opleidingskaders voor bepaalde processen en functionarissen niet nodig was. Het belangrijkste voorbeeld daarvan is het proces Omgevingszorg. De werkzaamheden die vallen onder omgevingszorg zijn praktisch geheel vergelijkbaar met de werkzaamheden die reguliere gemeentelijke afdelingen zoals Milieu, Stadsbeheer en Bouw- en woningtoezicht dagdagelijks uitvoeren. Aanvullende specifieke procesopleidingen en/of functiegerichte opleidingen zijn daarom niet nodig. Wel is het belangrijk dat de betrokken leidinggevenden (HTo Omgevingszorg en teamleiders Milieubeheer, Ruimtebeheer en Bouwbeheer) en procesmedewerkers aansluiting vinden in de crisisorganisatie. Een algemene basisopleiding Bevolkingszorg (uit GROOT) of Crisisbeheersing (uit CENS2), en voor het hoofd taakorganisatie resp. de teamleiders tevens een algemene opleiding tot hoofd taakorganisatie resp. teamleider (uit GROOT), volstaan daarbij. 1 Uitgangspunt voor het eerste document waren het Referentiekader Regionaal Crisisplan 2009 en het product van de Werkplaats Oranje Kolom regionaal crisisplan (september 2011). 3

4 Relatie met 'Slachtofferinformatiesystematiek (SIS) In verband met de ontwikkeling van een slachtofferinformatiesystematiek (SIS) was bij de start van het project GROOTER al besloten om het gemeentelijke proces Registratie van slachtoffers ( CRIB ) nog niet uit te werken. Wel is in de loop van het project besloten, na vaststelling van de slachtofferinformatiesystematiek, om het deelproces Verwanteninformatie niet te positioneren onder de taakorganisatie Communicatie, maar dit terug te geven aan het proces Registratie van slachtoffers. Informatieverstrekking over de uitvoering van verwanteninformatie is beschreven als onderdeel van het proces Pers- en publieksvoorlichting. Het project SIS zorgt voor een goede aansluiting met de regio's en de bevolkingszorgprocessen. De producten van GROOTER zijn daarbij een van de uitgangspunten. Relatie met 'Bovenregionale samenwerking' In januari 2013 heeft het Veiligheidsberaad ingestemd met de uitwerking van het advies van de bestuurlijke werkgroep 'Bovenregionale Samenwerking'. Het verbeteren van de samenwerking tussen overheden richt zich in dit advies o.a. op eenduidigheid in (bovenregionale) crisiscommunicatie (aspect 4). Bij de uitwerking van het advies is uitgegaan van de proces- en productbeschrijvingen, kwalificatieprofielen en opleidingskaders ontwikkeld in het project GROOTER. Verdere professionalisering bevolkingszorg Na vaststelling van bovengenoemde GROOTER-producten door het Landelijk Overleg Coördinerend Gemeentesecretarissen (opdrachtgever project GROOTER) zijn deze beschikbaar voor veiligheidsregio's, gemeenten en opleidingsinstanties. Zij kunnen op basis van deze producten hun medewerkers toerusten voor hun taak bij een crisis of incident. Ik hoop dat hiermee een volgende stap kan worden gezet in de verdere professionalisering van bevolkingszorg, maar ook in uniformiteit en uitwisselbaar van functionarissen in Nederland. Ik wil allen die hieraan hebben meegewerkt hartelijk dankzeggen voor hun professionele inbreng en betrokkenheid. Maarten Dewachter, Opdrachtnemer namens het Landelijk Overleg Coördinerend Gemeentesecretarissen 4

5 Inhoudsopgave Inleiding... 7 Procesbeschrijvingen... 8 Afkortingen van de beschreven processen... 9 Communicatie Het functioneren van de taakorganisatie Communicatie Proces: Analyse en advies Proces: Pers- en publieksvoorlichting Publieke zorg Het functioneren van de taakorganisatie Publieke zorg Proces: Opvang Proces: Voorzien in primaire levensbehoeften Proces: Bijzondere uitvaartzorg Proces: Verplaatsen mens en dier Omgevingszorg Het functioneren van de taakorganisatie Omgevingszorg Proces: Milieubeheer Proces: Ruimtebeheer Proces: Bouwbeheer Ondersteuning Het functioneren van de taakorganisatie Ondersteuning Proces: Bestuurs- en managementondersteuning Proces: Preparatie nafase Informatie Het functioneren van de taakorganisatie Informatie Proces: Informatiemanagement Productbeschrijvingen generiek Totaalbeeld Inzetverzoek (strategisch plan) Inzetopdracht Aanvraag extra mensen en middelen Inzetplan Advies

6 Voortgangs- en afwijkingsinformatie Logboek Evaluatierapport Productbeschrijvingen (proces)specifiek Omgevingsanalyse Adviesrapport omgevingsanalyse Pers- en publieksbericht Q&A s Persstatement Overdrachtsformulier nafase Overdrachtsdossier nafase (incl. advies) ROT e concept plan van aanpak nafase

7 Inleiding In dit document zijn eerst per taakorganisatie de processen met bijbehorende kerntaken, hulpmiddelen, informatieproducten, samenwerkingen e.d. beschreven. Vervolgens is van de genoemde (informatie)producten een productbeschrijving opgenomen. De expertgroepen hebben als uitgangspunt voor deze beschrijvingen het Referentiekader Regionaal Crisisplan 2009 gebruikt, en het product van de Werkplaats oranje kolom regionaal crisisplan (september 2011). De beschrijvingen vormen de basis om procesgericht werken en sturen te implementeren en te borgen in de veiligheidsregio en haar gemeenten. Een belangrijk aspect van procesgericht werken is het scherp krijgen van de werkprocessen. Dit brengt helderheid in de wirwar van activiteiten, zodat duidelijk wordt op welke wijze deze (moeten) samenhangen. Door zicht te krijgen op de processen wordt het vermogen om flexibel in te spelen op de dynamiek van de omgeving aanzienlijk vergroot, tot op het niveau van organisatie (en keten) als geheel. Bij het beschrijven van de processen zijn wegens landelijke ontwikkelingen enkele processen achterwege gelaten. Dit betreft de processen Registratie van schade (CRAS), Registratie van slachtoffers (CRIB/SIS) en Evacuatie (grootschalig verplaatsen van mens en dier). Indien hier behoefte aan is, kunnen deze processen in een vervolgproject worden beschreven. De proces- en productbeschrijvingen van GROOTER kunnen als blauwdruk worden gebruikt voor het inrichten van de bevolkingszorgprocessen in de regio's. Op basis van de blauwdruk kunnen regio's hun bevolkingszorgorganisatie inrichten en draaiboeken, checklists en taakkaarten opstellen resp. aanpassen. Evenals bij het project GROOT, geldt ook voor de producten van GROOTER dat is uitgegaan van een 80% - 20% verdeling: 80% van de inhoud van de producten geldt uniform voor alle regio's; voor de overige 20% geldt een lokale en/of regionale invulling. Dit laatste deel is mede afhankelijk van het regionale risicoprofiel, de organisatievorm en de lokaal en/of regionaal geldende termen. 7

8 Procesbeschrijvingen 8

9 Afkortingen van de beschreven processen Communicatie: A&A P&P Analyse en advies Pers- en publieksvoorlichting Publieke zorg: OP PLB BUZ VMD Opvang Voorzien in primaire levensbehoeften Bijzondere uitvaartzorg Verplaatsen mens en dier Omgevingszorg: MB RB BB Milieubeheer Ruimtebeheer Bouwbeheer Ondersteuning: BMO PrNafa Bestuurs- en managementondersteuning Preparatie nafase Informatie: IM Informatiemanagement 9

10 Communicatie Het functioneren van de taakorganisatie Communicatie Positionering van taakorganisatie in operationele hoofdstructuur Doel van taakorganisatie Voorzien in de maatschappelijke informatiebehoefte op basis van drie operationele doelen: - informatie verstrekken; - schade beperken; - betekenis geven. Randvoorwaarden/uitgangspunten van taakorganisatie - De gemeente/veiligheidsregio X beschikt over een bereikbaarheids- en beschikbaarheidsregeling voor de inzet van de taakorganisatie Communicatie, die garandeert dat de eerste activiteiten binnen 30 minuten na alarmering kunnen starten (Besluit Veiligheidsregio s). - De overheid stimuleert vooraf en tijdens crises dat betrokkenen zichzelf en elkaar informeren (Commissie Bevolkingszorg op orde ; zelfredzamen). - Uiterlijk 30 minuten na aanvang van het incident wordt feitelijke informatie beschikbaar gesteld aan betrokkenen, zodat zij zelfredzaam kunnen handelen (Commissie Bevolkingszorg op orde ; zelfredzamen). - Het boegbeeld ( het gezicht van de overheid ) geeft binnen een uur na aanvang van het incident duiding aan de crisis door afhankelijk van de situatie burgers op te roepen tot (zelf)redzaamheid (Commissie Bevolkingszorg op orde ; zelfredzamen). - Iedere 30 minuten wordt via de (social) media en op geëigende momenten via andere middelen, mede op basis van behoeften van betrokkenen, feitelijke informatie beschikbaar gesteld. Indien nodig worden concrete handelingsperspectieven en/of instructies geboden (Commissie Bevolkingszorg op orde ; verminderd-zelfredzamen). - Het boegbeeld geeft binnen een uur na aanvang van het incident duiding aan de crisis door (afhankelijk van de situatie): o de geschoktheid van de samenleving te adresseren; o burgers op te roepen om te handelen voor het algemene brede belang (Commissie Bevolkingszorg op orde ; verminderd-zelfredzamen). - Iedere twee uur daarna duidt het boegbeeld, afhankelijk van de situatie, opnieuw de crisis (Commissie Bevolkingszorg op orde ; verminderd-zelfredzamen). 10

11 - De communicatieaanpak wordt bepaald vanuit de drie operationele communicatiedoelen. - Communicatie haalt de buitenwereld naar binnen en brengt de binnenwereld naar buiten, via een cyclisch proces van analyse advies aanpak effectmeting. - Communicatie wordt ingezet wanneer de maatschappelijke informatiebehoefte dit vereist, ongeacht of er sprake is van multidisciplinaire opschaling. - De taakorganisatie is ten minste vertegenwoordigd in het CoPI, ROT, BT en team Bevolkingszorg op lokaal of regionaal niveau. Met andere woorden: op operationeel, tactisch en strategisch niveau. - Bij crisisdreiging is de taakorganisatie Communicatie vertegenwoordigd in een (regionale) crisisstaf. - De taakorganisatie Communicatie kent een bestuurlijk gemandateerde handelingsvrijheid voor mensen, middelen en producten van de taakorganisatie. - De gemeente/veiligheidsregio X draagt zorg voor het vakbekwaam zijn, worden en blijven van de communicatieprofessionals. - Er zijn voldoende (technische) hulpmiddelen en faciliteiten ter beschikking. - Er is een herkenbaar, veilig, toegankelijk en op grote bezoekersaantallen berekend (lokaal of regionaal) internetdomein beschikbaar voor het verspreiden van actuele publieksinformatie. - Er zijn samenwerkingsafspraken met de regionale omroep en andere externe crisispartners. Inrichten van taakorganisatie Voorbereiden taakorganisatie Communicatie Het hoofd taakorganisatie Communicatie prepareert de inzetopdrachten voor de processen Analyse en advies en Pers- en publieksvoorlichting Het hoofd taakorganisatie Communicatie formuleert op basis van het inzetverzoek (strategisch plan) van de Algemeen Commandant Bevolkingszorg (of de Officier van Dienst Bevolkingszorg, na overleg met de communicatieadviseur CoPI) en de beschikbare informatie, waaronder het totaalbeeld, een inzetopdracht per benodigd communicatieproces, waarin de inrichting van de taakorganisatie in termen van samenstelling van het team/de teams en de te hanteren hulpmiddelen is beschreven. Hij activeert de bestaande samenwerkingsafspraken met ketenpartners en maakt werkafspraken met sleutelfunctionarissen. Hij zorgt, op basis van een verzoek van de teamleider, voor de inzet van mensen en middelen. Indien nodig doet hij bij het hoofd taakorganisatie Ondersteuning een aanvraag voor extra mensen en middelen, boven de beschikbare capaciteiten en mogelijkheden. Hij legt de ondernomen activiteiten vast in een logboek (of laat deze vastleggen). Kerntaken, bijbehorende deeltaken en informatieproducten: Kerntaak 1: Inrichten van de taakorganisatie Communicatie Bijbehorende deeltaken van het hoofd taakorganisatie Communicatie: - Bepalen, afhankelijk van de aard en omvang van het incident en de (verwachte) informatiebehoefte, welke teams en functionarissen ingezet dienen te worden - Vertalen van inzetverzoek in inzetopdracht(en), toewijzen van Informatieproduct(en)* als input: - Totaalbeeld - Inzetverzoek (strategisch plan) Informatieproduct(en) als output: 11

12 concrete taken en acties - Inzetopdracht - Regelen van (aanvullende) faciliteiten - Aanvraag extra mensen en - Regelen van herbezetting bij langdurige inzet middelen - Zorg dragen voor het hanteren van relevante regels, plannen en procedures door de taakorganisatie - Logboek - Regelen van het bijhouden van een logboek/verslaglegging in de eigen taakorganisatie Hulpmiddelen**, waaronder: - Taakkaarten/werkinstructie - Checklists/formats - Netwerkkaarten/telefoonlijsten - Plannen/procedures/alarmeringslijsten - Convenanten/overeenkomsten - (Mobiel) internet met toegang tot LCMS 2, social media en - (Mobiele) ICT en communicatiemiddelen (GSM) - accounts - Kantoor- en werkplekfaciliteiten * Informatieproducten zijn producten die in de operationele fase van een calamiteit worden gecreëerd. Input-informatieproducten zijn afkomstig uit een ander proces of een andere procesfase/activiteit. Output-informatieproducten kunnen als input voor andere processen of procesfasen/activiteiten worden gebruikt. Achter in dit document zijn de formats voor alle genoemde informatieproducten opgenomen. ** Hulpmiddelen zijn ondersteunende documenten en faciliteiten, die in de preparatieve fase zijn voorbereid om de activiteit te kunnen uitvoeren. Uitvoeren taakorganisatie Communicatie Het hoofd taakorganisatie Communicatie geeft leiding aan de taakorganisatie Communicatie Het hoofd taakorganisatie Communicatie geeft leiding aan de teamleiders Analyse en advies en Pers- en publieksvoorlichting, en aan de communicatieadviseurs in CoPI, ROT en BT. Op basis van de inzetopdracht stellen de teamleiders een inzetplan op. Het hoofd taakorganisatie Communicatie ziet erop toe dat de informatie-uitwisseling binnen de taakorganisatie Communicatie en met de andere taakorganisaties (mono- en multidisciplinair) optimaal verloopt. Daartoe informeert hij de teamleiders en overige hoofden van taakorganisaties en rapporteert, informeert en adviseert hij aan de Algemeen Commandant Bevolkingszorg over de uitvoering van de processen van de taakorganisatie Communicatie. Zodra afwijkingen in de procesuitvoering hiertoe aanleiding geven, zorgt hij voor aanpassing van de inzetopdracht. Bij beëindiging van de activiteiten start hij de afbouw van de taakorganisatie Communicatie. Dit houdt in dat overdracht van producten, faciliteiten en logboek plaatsvindt aan de incidentgemeente en/of het proces Preparatie nafase. De teamleiders leggen de ondernomen activiteiten vast in een logboek (of laten deze vastleggen). Zo nodig wordt het functioneren van de taakorganisatie en/of de uitvoering van het proces geëvalueerd. Het hoofd taakorganisatie bepaalt nut, noodzaak en intensiteit van zo n eventuele evaluatie. De teamleider kan daarbij, op verzoek van het HTo, een bijdrage leveren aan de evaluatie. De resultaten van de evaluatie worden, indien gewenst, vastgelegd in een evaluatierapport. 2 LCMS = landelijk crisismanagementsysteem 12

13 Kerntaken, bijbehorende deeltaken en informatieproducten: Kerntaak 2: Leiding geven aan de taakorganisatie Communicatie Bijbehorende deeltaken van het hoofd taakorganisatie Communicatie: - Leiding geven aan de medewerkers en communicatieadviseurs binnen en buiten de taakorganisatie Communicatie, vanuit de visie dat de maatschappelijke informatiebehoefte het uitgangspunt is van waaruit de taakorganisatie werkt, en met de doelstelling: informatievoorziening, schadebeperking en betekenisgeving - Strategische en tactische kaders en opdrachten vertalen in concrete taken en acties, deze uitzetten binnen de taakorganisatie, voortgang bewaken en waar nodig bijsturen - Zorg dragen voor het afstemmen van werkzaamheden en woordvoeringslijn met externe en interne partners - Opstellen inzetopdracht ten behoeve van teamleiders - Zorg dragen voor het hanteren van relevante regels, plannen en procedures door de taakorganisatie Kerntaak 3: Adviseren, informeren en rapporteren Bijbehorende deeltaken van het hoofd taakorganisatie Communicatie: - De Algemeen Commandant Bevolkingszorg en de andere hoofden taakorganisatie informeren en adviseren over de voortgang van de crisiscommunicatieoperatie - Ontvangen van informatie vanuit de operationele en bestuurlijke lijn, van de Algemeen Commandant Bevolkingszorg en het hoofd Informatie Bevolkingszorg - Ontvangen van informatie vanuit de taakorganisatie - Zorg dragen dat informatie wordt uitgewisseld (tussen de teamleider Analyse en advies, de teamleider Pers- en publieksvoorlichting, en de communicatieadviseurs van CoPI, ROT en BT) over het totaalbeeld en het adviesrapport omgevingsanalyse - Afspraken maken over de woordvoeringslijn, de ingezette communicatiemiddelen, de te ontwikkelen producten en de taakverdeling daarbij - Regelen van het bijhouden van een logboek/verslaglegging - Erop toezien dat de communicatie-inbreng correct wordt overgenomen in LCMS Kerntaak 4: Zorg dragen voor debriefing en nazorg van de medewerkers binnen de taakorganisatie Communicatie Bijbehorende deeltaken van het hoofd taakorganisatie Communicatie: - Zorg dragen voor de debriefing van de taakorganisatie en de communicatieadviseurs van CoPI, ROT en BT - Oog hebben voor emotionele druk en werkdruk bij medewerkers - Zo nodig evalueren van het optreden en zorgen voor opstellen eindrapportage over / evaluatie van het proces - Bij afschaling zorg dragen voor overdracht naar reguliere organisatie Informatieproduct(en) als input: - Totaalbeeld - Inzetopdracht Informatieproduct(en) als output: - (Aangepaste) inzetopdracht Informatieproduct(en) als input: - Inzetopdracht - Omgevingsanalyse - Adviesrapport omgevingsanalyse - Voortgangs- en afwijkingsinformatie (van teamleider naar HTo) Informatieproduct(en) als output: - Voortgangs- en afwijkingsinformatie (van HTo [die de informatie heeft ontvangen van de teamleider] naar ACBz, andere HTo s, teamleiders, communicatieadviseurs) - Logboek Informatieproduct(en) als output: - Evt. evaluatierapport - Overdrachtsformulier voor de nafase 13

14 Hulpmiddelen, waaronder: - Taakkaarten/werkinstructie - Checklists/formats - Netwerkkaarten/telefoonlijsten - Plannen/procedures/alarmeringslijsten - Convenanten/overeenkomsten - (Mobiel) internet met toegang tot LCMS, social media en - (Mobiele) ICT en communicatiemiddelen (GSM) - accounts - Kantoor- en werkplekfaciliteiten Sturing en terugkoppeling binnen taakorganisatie Sturing en terugkoppeling in GRIP 1-situaties: Bij kleinschalige multidisciplinaire inzetten (GRIP 1-incidenten) ligt de coördinatie van de pers- en publieksvoorlichting bij de communicatieadviseur CoPI. De OvD-Bz kan, na overleg met de communicatieadviseur CoPI, een inzetverzoek doen voor extra (gemeentelijke) medewerkers pers- en publieksvoorlichting. De aansturing van deze medewerkers vindt functioneel plaats door de communicatieadviseur CoPI. Operationeel ligt de aansturing bij de OvD-Bz 3. Sturing en terugkoppeling in GRIP 2-situaties en verder: Vanaf GRIP 2-incidenten, of na monodisciplinaire (asynchrone) 4 opschaling, vindt de aansturing van de teamleider plaats door het hoofd van de taakorganisatie, die op zijn beurt werkt op basis van het inzetverzoek (strategisch plan) van de Algemeen Commandant Bevolkingszorg. De teamleider stuurt het onder hem vallende team aan. Schematisch: ACBz Voortgangs- en afwijkingsinformatie ter informatie HTo Inzetplan ter vaststelling Beschikbare informatie, waaronder totaalbeeld Inzetverzoek (strategisch plan) Teamleider Inzetopdracht per proces Inzetplan voor het proces 3 Functionele leiding: het geven van richtlijnen en aanwijzingen vanuit een specifieke vakinhoudelijke verantwoordelijkheid. Operationele leiding: het resultaatgericht aansturen van een concreet werkproces, met de bevoegdheid werkopdrachten te geven binnen bepaalde kaders. 4 Asynchrone opschaling van de taakorganisatie Communicatie kan plaatsvinden als de mediadruk of publieke perceptie daartoe aanleiding geeft. In formele zin is er geen sprake van een 'crisis' of 'ramp', maar de maatschappelijke impact is zodanig dat onder (delen van) de bevolking een informatiebehoefte ontstaat. De omvang van de taakorganisatie Communicatie hangt direct samen met de benodigde hoeveelheid menskracht. Die inschatting moet worden gemaakt in een samenspraak tussen de burgemeester en de communicatiefunctionaris van de getroffen gemeente. 14

15 Sturing van taakorganisatie in multidisciplinair verband De Algemeen Commandant Bevolkingszorg staat onder leiding van de operationeel leider. De adviseur in het CoPI ontvangt operationele leiding van de leider CoPI en functionele leiding van het hoofd taakorganisatie Communicatie. De adviseur in het ROT ontvangt operationele leiding van de operationeel leider en functionele leiding van het hoofd taakorganisatie Communicatie. De adviseur in het beleidsteam ontvangt operationele leiding van de voorzitter van het beleidsteam en functionele leiding van het hoofd taakorganisatie Communicatie. Afstemming en samenwerking - Monodisciplinair: De taakorganisatie Communicatie werkt op het niveau van de taakorganisatie samen met alle andere taakorganisaties van Bevolkingszorg. Dit vindt plaats in het overleg van hoofden taakorganisatie (stafsectie Bevolkingszorg). - Multidisciplinair: Afstemming: Er wordt via de ROT-adviseur multidisciplinair (tactisch) afgestemd met de hulpdiensten en overige crisispartners die actief zijn op het gebied van communicatie naar pers en publiek. Dit vindt plaats in het regionaal operationeel team. Multidisciplinaire afstemming waarvoor geen besluit van het regionaal operationeel team nodig is, kan door onderling contact tussen de secties plaatsvinden (via het HTo). Daarnaast vindt multidisciplinaire (operationele) afstemming plaats via de OvD-Bz in het CoPI. Voor de taakorganisatie Communicatie geldt, dat afstemming met hulpdiensten en overige crisispartners op alle niveaus plaatsvindt. Samenwerking: Er wordt op alle niveaus multidisciplinair in de uitvoering samengewerkt met hulpdiensten en overige crisispartners die actief zijn op het gebied van communicatie naar pers en publiek. Dit betreft onder andere Openbaar Ministerie, Nationaal Crisis Centrum, uitvoeringsorganisaties en bedrijfsleven. Afstemming vindt plaats in het regionaal operationeel team. 15

16 Communicatie Proces: Analyse en advies Positionering van proces in structuur Doel van proces Opstellen van een omgevingsanalyse en een adviesrapport omgevingsanalyse, naar aanleiding van het omgevingsbeeld, op basis waarvan communicatiemiddelen en activiteiten kunnen worden ontwikkeld (geproduceerd) en ingezet. Generieke randvoorwaarden/uitgangspunten van proces - De gemeente/veiligheidsregio X beschikt over een bereikbaarheids- en beschikbaarheidsregeling die garandeert dat zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen 90 minuten 5 na alarmering, het betreffende proces kan worden gestart. - De gemeente/veiligheidsregio X beschikt over toegang tot de daartoe (in eerste instantie) benodigde voorbereide locaties en (ICT-)faciliteiten. - De gemeente/veiligheidsregio X heeft afspraken gemaakt met externe partijen. - De gemeente/veiligheidsregio X heeft afspraken gemaakt over bevoegdheden ten aanzien van capaciteitsinzet en budget van minimaal het hoofd van de taakorganisatie en de teamleider van het betreffende proces. - De medewerkers van het proces beschikken over de specifieke competenties, die hen in staat stellen hun rol naar behoren uit te voeren. Processpecifieke randvoorwaarden/uitgangspunten van proces Het team Analyse en advies beschikt over: - toegang tot radio en televisie in de werkruimte (niet alleen via internet); - onbelemmerde toegang tot (mobiel) internet, social media en ; - onbelemmerde toegang tot (mobiele) ICT-voorzieningen; - onbelemmerde toegang tot LCMS; - gedrukte media. 5 Conform artikel 2.3.1, onder f, van het Besluit Veiligheidsregio's dient het hoofd taakorganisatie Communicatie binnen 30 minuten te starten met de werkzaamheden. Voor de sectie Bevolkingszorg (waaronder communicatie) geldt een tijdspanne van 90 minuten. Natuurlijk is het wenselijk om zo snel mogelijk te starten met de werkzaamheden. 16

17 Activiteiten, hulpmiddelen en informatieproducten van proces Voorbereiden analyse en advies De teamleider Analyse en advies bereidt aan de hand van de inzetopdracht Analyse en advies het proces Analyse en advies voor De inzetopdracht Analyse en advies vraagt om de inzet van het team Analyse en advies. De teamleider Analyse en advies is de aangewezen verantwoordelijke voor de voorbereiding van dit proces. Hiertoe maakt hij een inzetplan. De teamleider Analyse en advies vormt zich op basis van het totaalbeeld een beeld van de aard en omvang van het incident en de (verwachte) maatschappelijke impact en informatiebehoefte. Hij zorgt voor de inzet van mensen en middelen. Indien nodig doet hij bij het hoofd taakorganisatie Communicatie een aanvraag voor extra mensen en middelen, boven de beschikbare capaciteiten en mogelijkheden. Hij legt de ondernomen activiteiten vast in een logboek (of laat deze vastleggen). Kerntaken, bijbehorende deeltaken en informatieproducten: Kerntaak 1: Inrichten van het team Analyse en advies Informatieproduct(en)* als input: - Totaalbeeld - Vertalen van de inzetopdracht in een inzetplan Analyse en advies TL A&A - Inzetopdracht - Bepalen samenstelling en bezettingsgraad team TL A&A Informatieproduct(en) als output: - Inzetplan Analyse en advies - Alarmeren van de medewerkers in het team TL A&A - Aanvraag extra mensen en - Toewijzen van taken TL A&A middelen - Regelen van (aanvullende) faciliteiten, mensen TL A&A - Logboek en middelen - Regelen van het bijhouden van een logboek/verslaglegging in het eigen team TL A&A Hulpmiddelen**, waaronder: - Taakkaarten/werkinstructie - Checklists/formats - Netwerkkaarten/telefoonlijsten - Plannen/procedures/alarmeringslijsten - Convenanten/overeenkomsten - (Mobiel) internet met toegang tot LCMS, social media en - (Mobiele) ICT en communicatiemiddelen (GSM) - accounts - Kantoor- en werkplekfaciliteiten - Software ten behoeve van analyseren social media en traditionele media * Informatieproducten zijn producten die in de operationele fase van een calamiteit worden gecreëerd. Input-informatieproducten zijn afkomstig uit een ander proces of een andere procesfase/activiteit. Output-informatieproducten kunnen als input voor andere processen of procesfasen/activiteiten worden gebruikt. Achter in dit document zijn de formats voor alle genoemde informatieproducten opgenomen. ** Hulpmiddelen zijn ondersteunende documenten en faciliteiten, die in de preparatieve fase zijn voorbereid om de activiteit te kunnen uitvoeren. 17

18 Uitvoeren analyse en advies De teamleider Analyse en advies stuurt de communicatiemedewerkers aan, die verantwoordelijk zijn voor het opstellen van de omgevingsanalyse en het adviesrapport omgevingsanalyse Aan de hand van het inzetplan Analyse en advies kan worden gestart met de uitvoering van het proces Analyse en advies, onder leiding van de teamleider Analyse en advies. De omgevingsanalist ontvangt van de teamleider Analyse en advies de opdracht een omgevingsanalyse van 'de buitenwereld' te leveren. Vervolgens ontvangen de communicatieadviseurs van de teamleider Analyse en advies de opdracht om het totaalbeeld (LCMS) en de omgevingsanalyse te vertalen in een adviesrapport omgevingsanalyse aan het hoofd taakorganisatie Communicatie. De teamleider Analyse en advies draagt zorg voor de taakverdeling, continuïteit en informatie-uitwisseling binnen het team en met de taakorganisatie. Ook stemt hij het adviesrapport omgevingsanalyse af met het hoofd taakorganisatie Communicatie en de teamleider Pers- en publieksvoorlichting. Eventuele afwijkingen in de uitvoering worden door de teamleider medegedeeld aan het hoofd taakorganisatie Communicatie, met behulp van het product voortgangs- en afwijkingsinformatie. Dit kan leiden tot aanpassing van de inzetopdracht. Indien nodig doet de teamleider bij het hoofd taakorganisatie Communicatie een aanvraag voor extra mensen en middelen, boven de beschikbare capaciteiten en mogelijkheden. De teamleider legt de ondernomen activiteiten vast in een logboek (of laat deze vastleggen). Zo nodig wordt de uitvoering van het proces geëvalueerd. Het hoofd taakorganisatie bepaalt nut, noodzaak en intensiteit van zo n eventuele evaluatie. De teamleider kan daarbij, op verzoek van het HTo, een bijdrage leveren aan die evaluatie, in de overeengekomen (evaluatie)vorm. Kerntaken, bijbehorende deeltaken en informatieproducten: Kerntaak 2: Leiding geven aan het team Analyse en advies - Vertalen inzetplan in concrete taken en acties TL A&A - Bepalen van de frequentie, scope en doelstelling TL A&A van de analyses en adviezen - Bewaken van de voortgang van het proces; waar TL A&A nodig bijsturen - Zorg dragen voor het hanteren van relevante TL A&A regels, plannen en procedures door het team - Bewaken van het welzijn van de medewerkers in TL A&A het team - Zo nodig zorg dragen voor het aanvragen van TL A&A extra mensen en middelen Kerntaak 3: Adviseren, informeren en rapporteren Informatieproduct(en) als input: - Totaalbeeld - Inzetplan Informatieproduct(en) als output: - Aanvraag extra mensen en middelen Informatieproduct(en) als input: - Inzetplan - Het hoofd taakorganisatie Communicatie informeren en adviseren over voortgang, productie en eventuele afwijkingen in de procesuitvoering TL A&A Informatieproduct(en) als output: - Voortgangs- en afwijkingsinformatie 18

19 - Zorgen dat binnen het team iedereen op de hoogte is van voortgang, productie, prioriteiten en effectiviteit - Afstemmen met hoofd taakorganisatie Communicatie, teamleider Pers- en publieksvoorlichting, communicatieadviseur ROT en communicatieadviseur BT - (Laten) bijhouden van een logboek/verslaglegging in het eigen team Kerntaak 4: Uitvoeren van het inzetplan Analyse en advies - Opstellen (en monitoren) van een omgevingsanalyse, mede op basis van het totaalbeeld, het (online) mediabeeld (toon, sfeer, gedrag, vragen, geruchten, onjuistheden, tegenstrijdigheden, onzekerheden, angsten, trends, (voorgenomen) activiteiten en ontwikkelingen), pers- en publieksvragen (FAQ s) en websites van stakeholders - Opstellen van een adviesrapport omgevingsanalyse TL A&A - Logboek TL A&A TL A&A Medewerkers A&A Informatieproduct(en) als input: - Totaalbeeld - Inzetplan Omgevingsanalist - Q&A s Informatieproduct(en) als output: - Omgevingsanalyse - Adviesrapport omgevingsanalyse Communicatieadviseur Kerntaak 5: Afronden van het proces - Geven van een inhoudelijke overdracht (door de teamleider aan het hoofd taakorganisatie), ten behoeve van de nafase TL A&A Informatieproduct(en) als output: - Evt. bijdrage aan evaluatierapport - Zo nodig op verzoek van het hoofd taakorganisatie een bijdrage leveren aan de evaluatie van de uitvoering van het proces, in de overeengekomen (evaluatie)vorm TL A&A Hulpmiddelen, waaronder: - Taakkaarten/werkinstructie - Checklists/formats - Netwerkkaarten/telefoonlijsten - Plannen/procedures/alarmeringslijsten - Convenanten/overeenkomsten - (Mobiel) internet met toegang tot LCMS, social media en - (Mobiele) ICT en communicatiemiddelen (GSM) - accounts - Kantoor- en werkplekfaciliteiten - Software ten behoeve van analyseren social media en traditionele media 19

20 Monodisciplinaire afstemming en samenwerking In principe vindt dit plaats op teamleiderniveau. Daarnaast kan monodisciplinaire afstemming en samenwerking plaatsvinden met de communicatieadviseur CoPI, ROT en BT. De informatie-uitwisseling kan plaatsvinden via LCMS, telefonisch, per mail of face-to-face. Onderstaand zijn de hoofdvoorbeelden van monodisciplinaire afstemming en samenwerking opgenomen. Dit is dus niet een uitputtend overzicht. Tussen proces Analyse en advies en proces Pers- en publieksvoorlichting: - De geregistreerde informatiebehoefte (omgevingsanalyse) vormt de input voor een gerichte communicatieaanpak. Deze wordt door de communicatieadviseur A&A uitgewerkt in het adviesrapport omgevingsanalyse. De informatiebehoefte wordt mede bepaald op basis van veelgestelde publieks- en persvragen. Deze FAQ s worden niet alleen onttrokken aan social media en traditionele media, maar ook aan interne en externe front offices (zoals het gemeenteloket), informatie- en opvangcentra, websites en het publieksinformatienummer, die alle onder regie staan van het team Pers- en publieksvoorlichting. De FAQ s worden door dit team verzameld en doorgegeven aan het team Analyse en advies. Tussen proces Analyse en advies, proces Pers- en publieksvoorlichting en de communicatieadviseurs CoPI, ROT en BT: - Het adviesrapport omgevingsanalyse (van het proces Analyse en advies) bevat de (geactualiseerde) communicatieaanpak. Ze vormt het productiekader voor de producten en diensten van het team Pers- en publieksvoorlichting en de communicatieadviseurs CoPI, ROT en BT. Het adviesrapport omgevingsanalyse geeft een gerichte aanpak voor: o doel- en doelgroepaccenten; o op te stellen pers- en publieksberichten; o keuze van communicatiemiddelen en -kanalen; o woordvoeringslijnen; o gewenste bijdrage(n) van het boegbeeld ; o organisatie, locatie en timing van publieks- en mediaoptreden. - Het proces Analyse en advies kan (door te monitoren) zien of de uitvoering van de communicatieaanpak tot het gewenste effect leidt of dat aanpassing nodig is. De voortgangs- en afwijkingsinformatie is onderdeel van het periodiek te actualiseren adviesrapport omgevingsanalyse. Tussen proces Analyse en advies en proces Preparatie nafase: - Het proces Preparatie nafase ondersteunt de overdracht van de crisisorganisatie naar de projectorganisatie Nafase. Lopen na afschaling nog taken en/of werkzaamheden van de crisisorganisatie door (vanuit het proces Analyse en advies), dan worden deze uitgevoerd door de nafase-organisatie. Multidisciplinaire afstemming en samenwerking Niet van toepassing. 20

21 Communicatie Proces: Pers- en publieksvoorlichting Positionering van proces in structuur Doel van proces Voorzien in de maatschappelijke informatiebehoefte, door het leveren van communicatieproducten en -diensten. Generieke randvoorwaarden/uitgangspunten van proces - De gemeente/veiligheidsregio X beschikt over een bereikbaarheids- en beschikbaarheidsregeling die garandeert dat zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen 90 minuten na alarmering, het betreffende proces kan worden gestart. - De gemeente/veiligheidsregio X beschikt over toegang tot de daartoe (in eerste instantie) benodigde voorbereide locaties en (ICT-)faciliteiten. - De gemeente/veiligheidsregio X heeft afspraken gemaakt met externe partijen. - De gemeente/veiligheidsregio X heeft afspraken gemaakt over bevoegdheden ten aanzien van capaciteitsinzet en budget van minimaal het hoofd van de taakorganisatie en de teamleider van het betreffende proces. - De medewerkers van het proces beschikken over de specifieke competenties, die hen in staat stellen hun rol naar behoren uit te voeren. Processpecifieke randvoorwaarden/uitgangspunten van proces Het team Pers- en publieksvoorlichting beschikt over: - toegang tot radio en televisie in de werkruimte (niet alleen via internet); - onbelemmerde toegang tot (mobiel) internet, social media en ; - onbelemmerde toegang tot (mobiele) ICT-voorzieningen; - mobiele ICT-voorzieningen voor pers- en publieksvoorlichters op locatie (informatie- en opvangcentra) - een herkenbaar, veilig, toegankelijk en op grote bezoekersaantallen berekend (lokaal of regionaal) internetdomein voor het verspreiden van actuele publieksinformatie; - regionale faciliteiten om NL-Alert maatwerkberichten te versturen; - faciliteiten voor het inrichten van een lokaal of regionaal publieksinformatienummer; - faciliteiten voor het inrichten van een lokaal of regionaal persinformatienummer. De producties van het team Pers- en publieksvoorlichting stimuleren (zelf)redzaamheid. 21

22 Activiteiten, hulpmiddelen en informatieproducten van proces Voorbereiden pers- en publieksvoorlichting De teamleider Pers- en publieksvoorlichting bereidt aan de hand van de inzetopdracht Pers- en publieksvoorlichting de pers- en publieksvoorlichting voor De inzetopdracht Pers- en publieksvoorlichting vraagt om de inzet van pers- en publieksvoorlichting. De teamleider Pers- en publieksvoorlichting is de aangewezen verantwoordelijke voor de voorbereiding van dit proces. Hiertoe maakt hij een inzetplan. Hij analyseert en vormt zich een oordeel over de wijze waarop pers- en publieksvoorlichting gerealiseerd kunnen worden. Daarbij maakt hij gebruik van checklists, die al in de preparatiefase zijn gemaakt. De teamleider Pers- en publieksvoorlichting vormt zich, mede op basis van het totaalbeeld en het adviesrapport omgevingsanalyse (op basis van de omgevingsanalyse), een beeld van de aard en omvang van het incident, de (verwachte) maatschappelijke impact en informatiebehoefte. Hij zorgt voor de inzet van mensen en middelen. Indien nodig doet hij bij het hoofd taakorganisatie Communicatie een aanvraag voor extra mensen en middelen, boven de beschikbare capaciteiten en mogelijkheden. Hij legt de ondernomen activiteiten vast in een logboek (of laat deze vastleggen). Kerntaken, bijbehorende deeltaken en informatieproducten: Kerntaak 1: Inrichten van het team Pers- en publieksvoorlichting - Vertalen van de inzetopdracht in een inzetplan TL P&P Pers- en publieksvoorlichting - Bepalen van de samenstelling en bezettingsgraad TL P&P van het team - Alarmeren van de medewerkers in het team TL P&P - Toewijzen van taken TL P&P - Regelen van (aanvullende) faciliteiten, mensen TL P&P en middelen - Regelen van het bijhouden van een TL P&P logboek/verslaglegging in het eigen team Informatieproduct(en)* als input: - Totaalbeeld - Inzetopdracht - Omgevingsanalyse - Adviesrapport omgevingsanalyse Informatieproduct(en) als output: - Inzetplan Pers- en publieksvoorlichting - Aanvraag extra mensen en middelen - Logboek Hulpmiddelen**, waaronder: - Taakkaarten/werkinstructie - Checklists/formats - Netwerkkaarten/telefoonlijsten - Plannen/procedures/alarmeringslijsten - Convenanten/overeenkomsten - (Mobiel) internet met toegang tot LCMS, social media en - (Mobiele) ICT en communicatiemiddelen (GSM) - accounts - Kantoor- en werkplekfaciliteiten 22

23 * Informatieproducten zijn producten die in de operationele fase van een calamiteit worden gecreëerd. Input-informatieproducten zijn afkomstig uit een ander proces of een andere procesfase/activiteit. Output-informatieproducten kunnen als input voor andere processen of procesfasen/activiteiten worden gebruikt. Achter in dit document zijn de formats voor alle genoemde informatieproducten opgenomen. ** Hulpmiddelen zijn ondersteunende documenten en faciliteiten, die in de preparatieve fase zijn voorbereid om de activiteit te kunnen uitvoeren. Uitvoeren pers- en publieksvoorlichting De teamleider Pers- en publieksvoorlichting stuurt de communicatiemedewerkers aan, die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de pers- en publieksvoorlichting Aan de hand van het inzetplan Pers- en publieksvoorlichting, het totaalbeeld en het adviesrapport omgevingsanalyse van het team Analyse & Advies, ontvangen de pers- en publieksvoorlichters de opdracht van de teamleider Pers- en publieksvoorlichting, om communicatiemiddelen voor te bereiden en uit te voeren. Dit betreft onder andere pers- en publieksberichten, Q&A s en persstatements. Terwijl de pers- en publieksvoorlichters vervolgens actief informatie aan pers en publiek verstrekken, zorgt de teamleider Pers- en publieksvoorlichting voor de taakverdeling, continuïteit en informatie-uitwisseling binnen het team en met de taakorganisatie. Ook zorgt hij voor afstemming met publieks- en persvoorlichters op locatie, externe callcentra en de teamleider Analyse en advies. Gedurende de periode dat pers- en publieksvoorlichting wordt uitgevoerd, verstrekt de teamleider Pers- en publieksvoorlichting informatie aan het hoofd taakorganisatie Communicatie over de voortgang van de uitvoering. Ook eventuele afwijkingen in de uitvoering worden medegedeeld aan het hoofd taakorganisatie Communicatie, met behulp van het product voortgangs- en afwijkingsinformatie. Dit kan leiden tot aanpassing van de inzetopdracht. Indien nodig doet de teamleider bij het hoofd taakorganisatie Communicatie een aanvraag voor extra mensen en middelen, boven de beschikbare capaciteiten en mogelijkheden. De teamleider legt de ondernomen activiteiten vast in een logboek (of laat deze vastleggen). Zo nodig wordt de uitvoering van het proces geëvalueerd. Het hoofd taakorganisatie bepaalt nut, noodzaak en intensiteit van zo n eventuele evaluatie. De teamleider kan daarbij, op verzoek van het HTo, een bijdrage leveren aan die evaluatie, in de overeengekomen (evaluatie)vorm. Kerntaken, bijbehorende deeltaken en informatieproducten: Kerntaak 2: Leiding geven aan het team Pers- en publieksvoorlichting - Vertalen inzetplan in concrete taken en acties TL P&P - Bepalen welke communicatiemiddelen worden TL P&P ingezet - Bewaken van de voortgang van het proces; waar TL P&P nodig bijsturen - Zorg dragen voor het hanteren van relevante TL P&P regels, plannen en procedures door het team - Bewaken van het welzijn van de medewerkers in TL P&P het team Informatieproduct(en) als input: - Totaalbeeld - Inzetplan - Omgevingsanalyse - Adviesrapport omgevingsanalyse Informatieproduct(en) als output: - Aanvraag extra mensen en middelen 23

24 - Zo nodig zorg dragen voor het aanvragen van extra mensen en middelen Kerntaak 3: Adviseren, informeren en rapporteren - Het hoofd taakorganisatie Communicatie informeren en adviseren over voortgang, productie en eventuele afwijkingen in de procesuitvoering - Zorgen dat binnen het team iedereen op de hoogte is van voortgang, productie, prioriteiten en effectiviteit - Afstemmen met hoofd taakorganisatie Communicatie en teamleider Analyse en advies - (Laten) bijhouden van een logboek/verslaglegging in het eigen team - Erop toezien dat de communicatie-inbreng correct wordt overgenomen in LCMS TL P&P TL P&P TL P&P TL P&P TL P&P Medewerkers P&P TL P&P Informatieproduct(en) als input: - Inzetplan Informatieproduct(en) als output: - Voortgangs- en afwijkingsinformatie - Logboek Kerntaak 4: Uitvoeren van het inzetplan Pers- en publieksvoorlichting - Opstellen van pers- en publieksberichten en Medewerkers verspreiden door middel van beschikbare P&P communicatiemiddelen - Opstellen van Q&A-scripts op basis van FAQ s en Medewerkers beschikbare (proces)informatie P&P - Organiseren van publieksvoorlichting op locatie Medewerkers (zoals informatie- en opvangcentra) en via P&P (externe) front offices (gemeenteloket, publieksinformatienummer en calamiteitenwebsite) - Opstellen van persstatement voor Medewerkers persbijeenkomst/persconferentie P&P Informatieproduct(en) als input: - Totaalbeeld - Inzetplan - Omgevingsanalyse - Adviesrapport omgevingsanalyse Informatieproduct(en) als output: - Pers- en publieksberichten - Q&A s - Persstatement - Organiseren van persconferentie Medewerkers P&P - Begeleiden (desgevraagd) van autoriteiten tijdens contacten met de media en het publiek Medewerkers P&P - Uitvoeren woordvoering bij persvragen Medewerkers P&P Kerntaak 5: Afronden van het proces Informatieproduct(en) als output: - Evt. bijdrage aan 24

25 - Geven van een inhoudelijke overdracht (door de teamleider aan het hoofd taakorganisatie), ten behoeve van de nafase - Zo nodig op verzoek van het hoofd taakorganisatie een bijdrage leveren aan de evaluatie van de uitvoering van het proces, in de overeengekomen (evaluatie)vorm TL P&P TL P&P evaluatierapport Hulpmiddelen, waaronder: - Taakkaarten/werkinstructie - Checklists/formats - Netwerkkaarten/telefoonlijsten - Plannen/procedures/alarmeringslijsten - Convenanten/overeenkomsten - (Mobiel) internet met toegang tot LCMS, social media en - (Mobiele) ICT en communicatiemiddelen (GSM) - accounts - Kantoor- en werkplekfaciliteiten Monodisciplinaire afstemming en samenwerking In principe vindt dit plaats op teamleiderniveau. Daarnaast kan monodisciplinaire afstemming en samenwerking plaatsvinden met de communicatieadviseur CoPI, ROT en BT. De informatie-uitwisseling kan plaatsvinden via LCMS, telefonisch, per mail of face-to-face. Onderstaand zijn de hoofdvoorbeelden van monodisciplinaire afstemming en samenwerking opgenomen. Dit is dus niet een uitputtend overzicht. Tussen proces Pers- en publieksvoorlichting, proces Analyse en advies en de communicatieadviseurs CoPI, ROT en BT: - Het adviesrapport omgevingsanalyse (van het proces Analyse en advies) bevat de (geactualiseerde) communicatieaanpak. Ze vormt het productiekader voor de producten en diensten van het team Pers- en publieksvoorlichting en de communicatieadviseurs CoPI, ROT en BT. Het adviesrapport omgevingsanalyse geeft een gerichte aanpak voor: o doel- en doelgroepaccenten; o op te stellen pers- en publieksberichten; o keuze van communicatiemiddelen en -kanalen; o woordvoeringslijnen; o gewenste bijdrage(n) van het boegbeeld ; o organisatie, locatie en timing van publieks- en mediaoptreden. - Het proces Analyse en advies kan (door te monitoren) zien of de uitvoering van de communicatieaanpak tot het gewenste effect leidt of dat aanpassing nodig is. De voortgangs- en afwijkingsinformatie is onderdeel van het periodiek te actualiseren adviesrapport omgevingsanalyse. Tussen proces Pers- en publieksvoorlichting en proces Opvang: - Op de opvanglocatie geeft een publieksvoorlichter informatie aan gedupeerden (de publieksvoorlichter op de opvanglocatie werkt samen met de leider opvanglocatie). 25

26 - Op de opvanglocatie kan een persvoorlichter de aanwezige pers te woord staan. - Pers- en publieksvoorlichters zijn ogen en oren in de opvanglocatie: zij melden specifieke informatiebehoeften aan het team Pers- en publieksvoorlichting en zorgen dat FAQ s worden beantwoord via Q&A s. - Een verzoek voor een persvoorlichter en/of een publieksvoorlichter op de opvanglocatie wordt gedaan door de teamleider Opvang, aan de teamleider Pers- en publieksvoorlichting. - Vanuit het proces Opvang wordt de opvanglocatie (plus eventueel het adres) gemeld aan het proces Pers- en publieksvoorlichting. Het proces Pers- en publieksvoorlichting kan deze informatie communiceren via de tot haar beschikking staande communicatiemiddelen, zoals website, Twitter en calamiteitenzender. Tussen proces Pers- en publieksvoorlichting en proces Voorzien in primaire levensbehoeften: - Als vanuit het proces Voorzien in primaire levensbehoeften goederen of diensten worden verstrekt, dan moet hierover gecommuniceerd worden via het proces Pers- en publieksvoorlichting. Het gaat dan om informatie over bijvoorbeeld te leveren goederen/diensten, distributiepunten en tijdstippen. Het proces Voorzien in primaire levensbehoeften levert deze informatie aan het proces Pers- en publieksvoorlichting, die op basis hiervan pers- en publieksberichten opstelt en publiceert via de beschikbare communicatiemiddelen en via de publieksvoorlichter Opvanglocatie. Tussen proces Pers- en publieksvoorlichting en proces Bijzondere uitvaartzorg: - Het proces Bijzondere uitvaartzorg levert aan het proces Pers- en publieksvoorlichting informatie over bijvoorbeeld herdenkingsdiensten en stille tochten. - Het proces Pers- en publieksvoorlichting ondersteunt het proces Bijzondere uitvaartzorg door: o het leveren van pers- en publieksvoorlichters bij de activiteiten; o het opstellen en verspreiden van pers- en publieksberichten; o het volgen van een communicatieaanpak, die voor dit doel wordt bepaald door het team Analyse en advies, met het accent op informatie verstrekken en betekenis geven. Tussen proces Pers- en publieksvoorlichting en proces Verplaatsen mens en dier: - Het proces Verplaatsen mens en dier levert aan het proces Pers- en publieksvoorlichting informatie over opstaplocatie en nadere instructies, voor de op te stellen pers- en publieksberichten. Tussen proces Pers- en publieksvoorlichting en proces Milieubeheer: - Het proces Milieubeheer levert aan het proces Pers- en publieksvoorlichting informatie over: o het voorkomen en beperken van milieuschade door burgers en bedrijven; o de door de overheid genomen of te nemen milieumaatregelen. - Als bij de bevolking vragen leven over het milieuproces, dan kan het proces Milieubeheer zorg dragen voor antwoorden voor bijvoorbeeld de Q&A s, welke worden opgesteld en verspreid door het proces Pers- en publieksvoorlichting. Tussen proces Pers- en publieksvoorlichting en proces Ruimtebeheer: - Het proces Ruimtebeheer levert aan het proces Pers- en publieksvoorlichting informatie over: o het voorkomen en beperken van schade aan de openbare ruimte; o de door de overheid genomen of te nemen maatregelen. 26

27 - Als bij de bevolking vragen leven over het ruimteproces (bijvoorbeeld over het afsluiten van wegen), dan kan het proces Ruimtebeheer zorg dragen voor antwoorden voor bijvoorbeeld de Q&A s, welke worden opgesteld en verspreid door het proces Pers- en publieksvoorlichting. Tussen proces Pers- en publieksvoorlichting en proces Bouwbeheer: - Het proces Bouwbeheer levert aan het proces Pers- en publieksvoorlichting informatie over: o het voorkomen en beperken van vervolgschade aan gebouwen; o de door de overheid genomen of te nemen maatregelen. - Als bij de bevolking vragen leven over het bouwproces (bijvoorbeeld de toegankelijkheid van gebouwen), dan kan het proces Bouwbeheer zorg dragen voor antwoorden voor bijvoorbeeld de Q&A s, welke worden opgesteld en verspreid door het proces Pers- en publieksvoorlichting. Tussen proces Pers- en publieksvoorlichting en proces Bestuurs- en managementondersteuning: - Het proces Bestuurs- en managementondersteuning levert aan het proces Pers- en publieksvoorlichting informatie over bijvoorbeeld noodverordeningen, noodbevelen en overige bestuurlijke zaken die van belang zijn voor de te volgen gedragslijn door het publiek (schadebeperking). - Deze informatie wordt door het proces Pers- en publieksvoorlichting verwerkt in pers- en publieksberichten en verspreid via beschikbare of aangewezen communicatiemiddelen. Tussen proces Pers- en publieksvoorlichting en proces Preparatie nafase: - Het proces Preparatie nafase levert aan het proces Pers- en publieksvoorlichting informatie over het informatie- en adviescentrum en alle andere activiteiten in de nafase. - Pers- en publieksvoorlichting is geborgd binnen het informatie- en adviescentrum. - Het proces Preparatie nafase ondersteunt de overdracht van de crisisorganisatie naar de projectorganisatie Nafase. Lopen na afschaling nog taken en/of werkzaamheden van de crisisorganisatie door (vanuit het proces Pers- en publieksvoorlichting), dan worden deze uitgevoerd door de nafase-organisatie. Tussen proces Pers- en publieksvoorlichting en proces Registratie slachtoffers: - Het proces Registratie slachtoffers ( CRIB ) levert via de Algemeen Commandant Bevolkingszorg aan het proces Pers- en publieksvoorlichting informatie over: o waar (bij welke front office) verwanten en getroffenen 6 zich kunnen melden (verwanteninformatienummer, locatie of website); o hoeveel getroffenen inmiddels zijn geregistreerd. - Het proces Pers- en publieksvoorlichting neemt deze informatie op in de pers- en publieksberichten. Daarin wordt/worden: o zelfredzame betrokkenen/getroffenen gestimuleerd zelf actief contact te zoeken met (de contactpersoon van) hun verwanten; o verwanten gestimuleerd zelf actief contact te zoeken met hun betrokken/getroffen familielid/kennis; o verwanten geïnformeerd over doel, doelgroep (verminderd-zelfredzamen) en proces van registreren en informeren; o uitgelegd hoe zelfredzame betrokkenen/getroffenen waar nodig worden gefaciliteerd om in contact te komen met hun verwanten. 6 In lijn met de commissie Bruinooge wordt hier gesproken over getroffenen, waar voorheen over slachtoffers werd gesproken. Dit past in de landelijke discussie over veerkracht en zelfredzaamheid. 27

28 - Het proces Pers- en publieksvoorlichting zorgt ervoor dat het boegbeeld (als onderdeel van de duiding) uitlegt hoe het proces informeren van verwanten is georganiseerd, en welke problematiek dit met zich meebrengt (waaronder zorgvuldigheid versus snelheid). Tussen proces Pers- en publieksvoorlichting en proces Registratie schade: - Het proces Registratie schade ( CRAS ) levert (eventueel via Stichting Salvage) aan het proces Pers- en publieksvoorlichting informatie over: o het totale schadebeeld; o waar gedupeerden onverzekerbare of verzekerbare schade kunnen melden: bij hun verzekeraar of elders. - Als bij gedupeerden vragen leven over het schadeproces, dan kan het proces Registratie schade (eventueel i.s.m. Stichting Salvage) zorg dragen voor antwoorden voor bijvoorbeeld de Q&A s, welke worden opgesteld en verspreid door het proces Pers- en publieksvoorlichting. Multidisciplinaire afstemming en samenwerking Er wordt multidisciplinair in de uitvoering afgestemd en samengewerkt met betrokken hulpdiensten, lokale/ regionale/ nationale overheden en overige betrokken crisispartners die actief zijn op het gebied van communicatie naar pers en publiek. Dit betreft onder andere Openbaar Ministerie, Nationaal Crisis Centrum, uitvoeringsorganisaties en bedrijfsleven. Afstemming vindt formeel plaats in het regionaal operationeel team. Informeel kunnen producten op procesniveau worden afgestemd (bijvoorbeeld gezamenlijk opstellen Q&A s en pers- en publieksberichten). 28

29 Publieke zorg Het functioneren van de taakorganisatie Publieke zorg Positionering van taakorganisatie in operationele hoofdstructuur Doel van taakorganisatie Tijdelijk voorzien in de basisbehoeften van getroffenen (mensen en dieren) ten tijde van een (dreigende) ramp of crisis. Tevens wordt, op basis van behoeften van bevolking en hulpdiensten, de bijzondere uitvaartzorg gefaciliteerd of mede georganiseerd. Randvoorwaarden/uitgangspunten van taakorganisatie - De gemeente/veiligheidsregio X beschikt over een bereikbaarheids- en beschikbaarheidsregeling voor de inzet van de taakorganisatie Publieke zorg, waardoor de eerste activiteiten binnen 60 minuten na alarmering kunnen starten. - De taakorganisatie Publieke zorg kent een bestuurlijk gemandateerde handelingsvrijheid voor mensen, middelen en producten van de taakorganisatie. - De gemeente/veiligheidsregio X draagt zorg voor het vakbekwaam zijn, worden en blijven van de functionarissen binnen de taakorganisatie Publieke zorg. - Er zijn voldoende (technische) hulpmiddelen en faciliteiten ter beschikking. 29

30 Sturing en terugkoppeling binnen taakorganisatie Sturing en terugkoppeling in GRIP 1-situaties: In geval van kleinschalige multidisciplinaire inzetten (GRIP 1-incidenten) vindt de aansturing van de teamleider plaats door de OvD Bevolkingszorg. De teamleider stuurt op zijn beurt het betreffende team aan. Beschikbare informatie, waaronder totaalbeeld OvD-Bz Inzetplan ter vaststelling Teamleider Inzetopdracht per proces Inzetplan voor het proces Sturing en terugkoppeling in GRIP 2-situaties en verder: Vanaf GRIP 2-incidenten vindt de aansturing van de teamleider plaats door het hoofd van de taakorganisatie, die op zijn beurt werkt op basis van het inzetverzoek (strategisch plan) van de Algemeen Commandant Bevolkingszorg. De teamleider stuurt het onder hem vallende team aan. ACBz Voortgangs- en afwijkingsinformatie ter informatie HTo Inzetplan ter vaststelling Beschikbare informatie, waaronder totaalbeeld Inzetverzoek (strategisch plan) Teamleider Inzetopdracht per proces Inzetplan voor het proces Sturing van taakorganisatie in multidisciplinair verband De Algemeen Commandant Bevolkingszorg staat onder leiding van de operationeel leider. 30

31 Afstemming en samenwerking - Monodisciplinair: De taakorganisatie Publieke zorg werkt op het niveau van de taakorganisatie samen met alle andere taakorganisaties van Bevolkingszorg. Dit vindt plaats in het overleg van hoofden taakorganisatie. - Multidisciplinair: Afstemming: Er wordt via de Algemeen Commandant Bevolkingszorg multidisciplinair afgestemd met de hulpdiensten en overige crisispartners die actief zijn op het gebied van publieke zorg. Dit vindt plaats in het regionaal operationeel team. Multidisciplinaire afstemming waarvoor geen besluit van het regionaal operationeel team nodig is, kan door onderling contact tussen de secties plaatsvinden (via het HTo). Daarnaast vindt multidisciplinaire afstemming plaats via de OvD-Bz in het CoPI. Samenwerking: Er wordt via de teams, in het CoPI en eventueel in het ROT multidisciplinair in de uitvoering samengewerkt met hulpdiensten, crisispartners en overige betrokkenen, onder andere Openbaar Ministerie, Nationaal Crisis Centrum, uitvoeringsorganisaties en bedrijfsleven. 31

32 Publieke zorg Proces: Opvang Positionering van proces in structuur Doel van proces Voorzien in tijdelijke opvang en basale verzorging (zoals ontbijt/lunch/avondeten en zo nodig een overnachtingsplek) van getroffenen op een veilige locatie. Generieke randvoorwaarden/uitgangspunten van proces - De gemeente/veiligheidsregio X beschikt over een bereikbaarheids- en beschikbaarheidsregeling die garandeert dat zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen 90 minuten na alarmering, het betreffende proces kan worden gestart. - De gemeente/veiligheidsregio X beschikt over toegang tot de daartoe (in eerste instantie) benodigde voorbereide locaties en (ICT-)faciliteiten. - De gemeente/veiligheidsregio X heeft afspraken gemaakt met externe partijen. - De gemeente/veiligheidsregio X heeft afspraken gemaakt over bevoegdheden ten aanzien van capaciteitsinzet en budget van minimaal het hoofd van de taakorganisatie en de teamleider van het betreffende proces. - De medewerkers van het proces beschikken over de specifieke competenties, die hen in staat stellen hun rol naar behoren uit te voeren. Processpecifieke randvoorwaarden/uitgangspunten van proces - Tijdelijke opvang dient te worden begrepen als een - meestal - acuut ontstane opvangsituatie, die niet bedoeld is om langer te duren dan strikt noodzakelijk. Zodra een verblijf beschikbaar is dat meer is toegesneden op de individuele noden en behoeften (waaronder terugkeer naar het eigen woonadres of vervangende woonruimte), wordt de opvang beëindigd. - Het proces Opvang richt zich op de opvang van niet-medisch-geïndiceerde en (indien nodig) T3-geïndiceerde getroffenen, dieren en/of eventueel andere betrokkenen (verwanten, getuigen e.a.). Het GHOR-proces Triage (taakorganisatie Spoedeisende medische hulpverlening) voorziet in de medische indicatie van de getroffen doelgroep. Binnen de groep niet-medisch-geïndiceerden richt het proces Opvang zich met name op de nietof verminderd-zelfredzamen en het vanuit de opvangsituatie (waar mogelijk) faciliteren van het herstel van zelfredzaamheid. - Afbakening: de eerste opvang (verzamelplaats) bij acute ontruiming komt doorgaans voor rekening van de parate diensten; snelle overname door het proces Opvang is gewenst, in verband met andere prioriteiten van de parate diensten. 32

33 - Het proces Opvang verzorgt tijdelijke opvang en het basale verzorgingsniveau (zoals ontbijt/lunch/avondeten en zo nodig een overnachtingsplek) in opvangcentra. Een hoger verzorgingsniveau (bijvoorbeeld ook kleding en financiële middelen) en vervangende woonruimte valt in eerste instantie onder het proces Voorzien in primaire levensbehoeften, maar kan desgewenst en indien de situatie dit toelaat ook geregeld worden door het team Opvang. Activiteiten, hulpmiddelen en informatieproducten van proces Onderstaande procesfasen gaan uit van de warme fase, d.w.z. een situatie waarin daadwerkelijke uitvoering van het proces Opvang aan de orde is. Voorbereiden opvang De teamleider Opvang en de leider opvanglocatie bereiden aan de hand van de inzetopdracht Opvang de opvang voor De inzetopdracht Opvang vraagt om de opvang van mensen (en/of dieren). De teamleider Opvang is de aangewezen verantwoordelijke voor de voorbereiding van dit proces. Hiertoe vertaalt hij de inzetopdracht, mede op grond van het totaalbeeld, in een inzetplan. Aan de hand van de inzetopdracht en de verdere informatie die de teamleider Opvang ontvangt van het hoofd taakorganisatie Publieke zorg of de OvD Bevolkingszorg, vormt hij zich een beeld van de aard en omvang van het incident en maakt hij een inschatting van de opvangbehoefte. Hij analyseert de situatie en bepaalt de eerste stappen die nodig zijn om de opvang te realiseren. Hiertoe gebruikt hij de checklists en overzichtslijsten met onder andere locaties, andere middelen en externe partijen. Deze overzichten zijn opgesteld in de preparatiefase en worden voortdurend geactualiseerd. Uiteindelijk bepaalt de teamleider Opvang de aard en de omvang van de in te zetten hoeveelheid mensen en middelen en de opvanglocatie(s), in samenspraak met de leider(s) opvanglocatie. Indien nodig doet hij bij het hoofd taakorganisatie Publieke zorg een aanvraag voor extra mensen en middelen, boven de beschikbare capaciteiten en mogelijkheden. De teamleider Opvang zorgt er ook voor dat hijzelf (met zijn team) kan beschikken over een passende werkplek en bijbehorende faciliteiten (de back office Opvang). In zijn team bevinden zich in elk geval een logboekschrijver en een algemeen assistent. De teamleider Opvang geeft per opvanglocatie een leider opvanglocatie opdracht de opvanglocatie voor te bereiden met de hiervoor benodigde mensen en middelen. De leider opvanglocatie informeert de teamleider over de voortgang. Nadat de voorbereidingen zijn afgerond en voor zover nodig ook tijdens de voorbereidingen rapporteert de teamleider Opvang aan het hoofd Publieke zorg of de OvD Bevolkingszorg dat de opvanglocatie(s) gereed is/zijn. De teamleider Opvang en leiders opvanglocatie zorgen voor het vastleggen van de ondernomen activiteiten in een logboek. Kerntaken, bijbehorende deeltaken en informatieproducten: Kerntaak 1: Inrichten Op te splitsen in: Kerntaak 1a: Inrichten van de back office Opvang bij de start van de opvang Kerntaak 1b: Inrichten van de opvanglocatie(s) bij de start van de opvang Informatieproduct(en)* als input: - Totaalbeeld - Inzetopdracht Informatieproduct(en) als output: 33

34 Kerntaak 1a: Inrichten van de back office Opvang bij de start van de opvang - Opstellen van het inzetplan Opvang, op basis van TL Opvang, evt. de inzetopdracht en het totaalbeeld: met hulp van o Analyseren van de informatie (in elk medewerkers geval inzetopdracht en totaalbeeld) back office o Inschatten van de aard van de Opvang doelgroep op te vangen mensen en/of dieren o Inschatten verwachte tijdsduur opvang, wel/niet overnachten o Inschatten van de zorgbehoefte en bepalen zorgniveau o Kiezen type opvanglocatie en bepalen (voorkeurs)locatie(s) voor opvang o Bepalen locatie back office (wel/niet in opvangcentrum) - Bepalen van de samenstelling en bezettingsgraad TL Opvang van de back office en de opvanglocatie - Inzetplan Opvang - Aanvraag extra mensen en middelen - Logboek - Alarmeren TL Opvang o Raadplegen alarmeringslijst o Formuleren alarmeringsboodschap(pen) met o.a. informatie over aard incident, veiligheidsaspecten, opkomstlocatie en aanrijroute o (Laten) alarmeren leider(s) opvanglocatie(s) o (Laten) alarmeren sleutelhouder(s) opvanglocatie(s) (= locatie-beheerders) o (Laten) alarmeren medewerkers back office o (Laten) alarmeren medewerkers opvanglocatie(s) o Afhankelijk van de ingeschatte eerste zorgbehoefte en in overleg met de leider opvanglocatie: alarmeren / om assistentie vragen van interne en externe partners (bijvoorbeeld NRK, GHOR/GGD, verbindingen, logistiek, catering) - Toewijzen van taken TL Opvang - Regelen van (aanvullende) faciliteiten voor de back office, waar nodig met aanvraag extra mensen en middelen TL Opvang 34

35 - (Laten) bijhouden van een logboek/verslaglegging in het eigen team TL Opvang Medewerkers back office Opvang Kerntaak 1b: Inrichten van de opvanglocatie(s) bij de start van de opvang - In overleg met de teamleider Opvang bepalen en inrichten van de organisatie op de opvanglocatie Leider opvanglocatie - Toewijzen van taken op de opvanglocatie Leider opvanglocatie - Bepalen van de fysieke inrichting van de opvanglocatie Leider opvanglocatie - Regelen van (aanvullende) faciliteiten voor de opvanglocatie via de back office, waar nodig met Leider opvanglocatie aanvraag extra mensen en middelen - (Laten) bijhouden van een logboek/verslaglegging in het eigen team Leider of medewerkers opvanglocatie Hulpmiddelen**, waaronder: - Taakkaarten/werkinstructie - Checklists/formats - Netwerkkaarten/telefoonlijsten - Plannen/procedures/alarmeringslijsten - Convenanten/overeenkomsten - ICT en communicatiemiddelen - accounts - Kantoor- en werkplekfaciliteiten * Informatieproducten zijn producten die in de operationele fase van een calamiteit worden gecreëerd. Input-informatieproducten zijn afkomstig uit een ander proces of een andere procesfase/activiteit. Output-informatieproducten kunnen als input voor andere processen of procesfasen/activiteiten worden gebruikt. Achter in dit document zijn de formats voor alle genoemde informatieproducten opgenomen. ** Hulpmiddelen zijn ondersteunende documenten en faciliteiten, die in de preparatieve fase zijn voorbereid om de activiteit te kunnen uitvoeren. Uitvoeren opvang Het team Opvang voert de opvang uit, onder leiding van de teamleider Opvang Aan de hand van het inzetplan Opvang, alsmede het totaalbeeld, kan worden gestart met de uitvoering van het proces Opvang. De teamleider Opvang draagt zorg voor de taakverdeling, continuïteit en informatie-uitwisseling binnen het team en met de taakorganisatie. De leider opvanglocatie ontvangt van de teamleider Opvang de opdracht om de opvanglocatie open te stellen, te bemensen en in te richten. De leider opvanglocatie zet hiertoe het team Opvang in, en maakt gebruik van checklists en vragenlijsten die in de preparatiefase tot stand zijn gekomen en voortdurend worden geactualiseerd. 35

36 Afhankelijk van aard en omvang van het incident en van het aantal (verwachte) getroffenen op de opvanglocatie, bepaalt de leider opvanglocatie de indeling en structuur van het team Opvang. Waar nodig wijst de leider opvanglocatie groepsleiders of coördinatoren aan, voor bepaalde taken op de opvanglocatie. De leider opvanglocatie omringt zich naar behoefte met een aantal directe medewerkers (bijvoorbeeld logboekschrijver, telefonist, algemeen assistent). Tevens bepaalt hij de overlegstructuur en -frequentie, tussen alle betrokken groepsleiders en coördinatoren (ook die van externe partijen) die op de opvanglocatie werkzaam zijn. Wanneer de opvanglocatie gereed is, meldt de leider opvanglocatie dit onmiddellijk aan de teamleider Opvang. Op de opvanglocatie worden de taken gericht op het realiseren van de tijdelijke opvang en basale verzorging uitgevoerd. De back office Opvang ondersteunt en faciliteert de opvanglocatie. Komt de leider opvanglocatie tot de conclusie dat bepaalde voorzieningen of faciliteiten, die niet aanwezig zijn op de opvanglocatie, op korte of langere termijn nodig zijn, dan dient hij een gemotiveerd verzoek hiertoe in bij de teamleider Opvang. De leider opvanglocatie rapporteert periodiek afhankelijk van de situatie aan de teamleider Opvang. Met deze overlegt hij ook over de voortgang van de opvang. Tevens bepaalt de leider opvanglocatie het aflossingsschema voor zijn medewerkers op de opvanglocatie. Waar nodig, overlegt de leider opvanglocatie met de teamleider Opvang over de inzet van medewerkers uit andere processen of van externe partijen. Is beëindiging van de opvang in zicht, dan bereidt de leider opvanglocatie samen met zijn team de afbouw voor. Eventuele afwijkingen in de uitvoering worden door de teamleider Opvang medegedeeld aan het hoofd taakorganisatie Publieke zorg, met behulp van het product voortgangs- en afwijkingsinformatie. Dit kan leiden tot aanpassing van de inzetopdracht. Indien nodig doet de teamleider bij het hoofd taakorganisatie Publieke zorg een aanvraag voor extra mensen en middelen, boven de beschikbare capaciteiten en mogelijkheden. Alle activiteiten en besluiten die op de opvanglocatie worden genomen/uitgevoerd, worden vastgelegd in het logboek. De leider opvanglocatie is hiervoor verantwoordelijk. Zo nodig wordt de uitvoering van het proces op passende wijze met de betrokkenen geëvalueerd. Kerntaken, bijbehorende deeltaken en informatieproducten: Kerntaak 2: Leiding geven Op te splitsen in: Kerntaak 2a: Leiding geven aan de back office Opvang Kerntaak 2b: Leiding geven aan het team op een opvanglocatie; afhankelijk van de grootte van de hulpvraag te splitsen in leiding: - door de leider opvanglocatie (multidisciplinair) - door de groepsleiders (monodisciplinair) Kerntaak 2a: Leiding geven aan de back office Opvang Informatieproduct(en) als input: - Totaalbeeld - Inzetplan Informatieproduct(en) als output: - Aanvraag extra mensen en middelen - Vertalen inzetplan in concrete acties en taken in de back office - Opdrachten geven tot het uitvoeren van de opvang, o.a.: o Waar? o Hoe lang? o Hoeveel? o Welk zorgniveau? TL Opvang TL Opvang 36

37 - Zorg dragen voor het hanteren van relevante regels, plannen en procedures door het team - Bewaken van de veiligheid en het welzijn van de medewerkers in het team TL Opvang TL Opvang - Bewaken van de voortgang van het proces TL Opvang Opvang en zo nodig bijsturen - Erop toezien dat het team gedurende het incident over de benodigde mensen en middelen kan beschikken; zo nodig zorg dragen voor het aanvragen van extra mensen en middelen en/of zorg dragen voor tijdige aflossing van de ingezette medewerkers TL Opvang Kerntaak 2b: Leiding geven aan het team op een opvanglocatie; afhankelijk van de grootte van de hulpvraag te splitsen in leiding: - door de leider opvanglocatie (multidisciplinair) - door de groepsleiders (monodisciplinair) - Vertalen inzetplan in concrete acties en taken op de opvanglocatie Leider opvanglocatie - Opdrachten geven tot het uitvoeren van de opvang, o.a.: Leider opvanglocatie o Groep(en) samenstellen en taken verdelen, incl. afspraken met externe partijen o Zo nodig groepsleiders aanwijzen o Waarnemer/observator aanwijzen o Werkplekken/ruimtes voor medewerkers en getroffenen bepalen o Huisregels bepalen - Zorg dragen voor het hanteren van relevante regels, plannen en procedures door het team Leider opvanglocatie Groepsleider - Bewaken van de veiligheid en het welzijn van allen die op de opvanglocatie werkzaam zijn en de opgevangen doelgroep Leider opvanglocatie Groepsleider - Bewaken van de voortgang van het proces Opvang op de opvanglocatie (hiertoe ook fysieke inrichting opvanglocatie checken en toetsen aan Leider opvanglocatie Groepsleider eerste zorgbehoefte); zo nodig bijsturen - Erop toezien dat het team gedurende het incident over de benodigde mensen en middelen kan beschikken; zo nodig zorg dragen voor het aanvragen van extra mensen en middelen en/of Leider opvanglocatie Groepsleider 37

38 zorg dragen voor tijdige aflossing van de ingezette medewerkers via de back office Kerntaak 3: Adviseren, informeren en rapporteren Schematisch verloopt de informatieoverdracht als volgt: TL Opvang Leider opvanglocatie Groepsleider(s) - Informeren/adviseren van de leider opvanglocatie over de voortgang, productie en eventuele afwijkingen in de procesuitvoering ten opzichte van het inzetplan - Informeren/adviseren van de teamleider Opvang over de voortgang, productie en eventuele afwijkingen in de procesuitvoering ten opzichte van het inzetplan - Informeren/adviseren van het hoofd taakorganisatie Publieke zorg over de voortgang, productie en eventuele afwijkingen in de procesuitvoering ten opzichte van het inzetplan - Zorgen dat iedereen (de medewerkers back office en allen die op de opvanglocatie werkzaam zijn en/of daar worden opgevangen) op de hoogte is van ontwikkelingen in totaalbeeld, voortgang, prioriteiten en effectiviteit - Fungeren als aanspreekpunt voor de teamleider Opvang, de medewerkers en andere disciplines op de opvanglocatie - Activiteiten, besluiten en ingekomen/uitgaande berichten laten bijhouden in logboek Kerntaak 4: Uitvoeren van het inzetplan Opvang Op te splitsen in: Kerntaak 4a: Uitvoeren taken in back office Opvang Kerntaak 4b: Uitvoeren taken op een opvanglocatie Kerntaak 4a: Uitvoeren taken in back office Opvang - Ondersteunen en faciliteren van de opvanglocatie, bijvoorbeeld: o regelen van drinken, voedsel, communicatiemiddelen en andere zaken voor het benodigde zorgpakket o aanvragen van de inzet vanuit andere Groepsleider Leider opvanglocatie TL Opvang TL Opvang Leider opvanglocatie Groepsleider Leider opvanglocatie TL Opvang Leider opvanglocatie TL Opvang Medewerkers back office Opvang Informatieproduct(en) als input: - Inzetplan Informatieproduct(en) als output: - Voortgangs- en afwijkingsinformatie (incl. bericht Gereed voor opvang ) - Logboek Informatieproduct(en) als input: - Totaalbeeld - Inzetplan 38

39 processen/teams (bijvoorbeeld afstemming met proces Verplaatsen mens en dier, medische en/of psychosociale en geestelijke hulpverlening, inzet crisiscommunicatie, eventueel registratie getroffenen) o zorgen voor aflossing voor medewerkers in back office en opvangcentrum o zorgen voor goede informatie naar het opvangcentrum (ontwikkelingen totaalbeeld e.d.) Kerntaak 4b: Uitvoeren taken op een opvanglocatie - Leiden van het periodieke afstemmingsoverleg met groepsleiders en vertegenwoordigers van andere disciplines; doel is afstemming en coördinatie tussen de diverse processen, bijvoorbeeld: o afstemmen met en bepalen van ruimtelijke indeling en routering (bijvoorbeeld ruimte voor psychosociale en geestelijke hulp, ruimte voor EHBO/medische hulp) o afstemmen huisregels met de andere procesvertegenwoordigers o afstemmen interne communicatie, zodat alle hulpverleners goed geïnformeerd zijn en blijven (o.a. ontwikkelingen in totaalbeeld) o afstemmen informatie naar opgevangen doelgroep (eenduidige en liefst geïntegreerde informatie), zowel over de situatie op de opvanglocatie als de ontwikkelingen rond het incident (o.a. op basis van het totaalbeeld) o afstemmen afscherming/bewaking - Deelnemen aan het periodieke afstemmingsoverleg onder leiding van de leider opvanglocatie, voor afstemming en coördinatie tussen de diverse processen die op de opvanglocatie actief zijn - Openen van de opvanglocatie voor de ontvangst van getroffenen - Ruimtes voor getroffenen (voor zover mogelijk) gereed maken Leider opvanglocatie Groepsleider Medewerkers opvanglocatie Medewerkers opvanglocatie 39

40 - Routing aanduiden Medewerkers opvanglocatie - Huisregels verspreiden Medewerkers opvanglocatie - Doorlopend zorgbehoefte van getroffenen monitoren, t.b.v. bepalen zorgniveau Medewerkers opvanglocatie - Aandacht geven aan speciale groepen (kinderen, ouderen, gehandicapten e.d.) Medewerkers opvanglocatie - Verzorgen van getroffenen: voedsel, kleding, informatie etc. Medewerkers opvanglocatie - Doorlopend de gang van zaken op de opvanglocatie op de vloer monitoren Medewerker opvanglocatie (waarnemer/ observator) - Ontvangen en verzorgen van huisdieren Medewerkers opvanglocatie - Verzorgen van de algemene logistiek op de opvanglocatie, o.a. schoonmaak Medewerkers opvanglocatie - Indien nodig: getroffenen en locatie voorbereiden op langdurige opvang, in het Medewerkers opvanglocatie bijzonder nachtopvang - Faciliteren en waar nodig stimuleren van zelfredzaamheid en zelfwerkzaamheid van getroffenen op de opvanglocatie Leider opvanglocatie Groepsleider Medewerkers opvanglocatie Kerntaak 5: Afronden van het proces - Voorbereiden van beëindiging van de opvang TL Opvang - Signaal Einde opvang geven Leider opvanglocatie - Opvanglocatie(s) ontruimen, schoonmaken en in Medewerkers oude staat herstellen opvanglocatie - Na beëindiging van de opvang: opvangteam(s) TL Opvang ontbinden en opvanglocatie(s) laten sluiten Leider opvanglocatie Groepsleider - Bijdrage leveren aan de inhoudelijke overdracht Allen (aan HTo Publieke zorg) t.b.v. de nafase, onder andere door het inventariseren van lopende activiteiten, mede in relatie tot het totaalbeeld - Debriefen van de deelnemers aan het Leider afstemmingsoverleg opvanglocatie Informatieproduct(en) als output: - Evt. bijdrage aan evaluatierapport 40

41 - Op verzoek van HTo Publieke zorg: zorgen dat het proces op passende wijze wordt geëvalueerd - Evalueren van de totale gang van zaken op de opvanglocatie - Zo nodig zorg dragen voor begeleiding en nazorg van de ingezette gemeentelijke medewerkers Hulpmiddelen, waaronder: - Taakkaarten/werkinstructie - Checklists/formats - Netwerkkaarten/telefoonlijsten - Plannen/procedures/alarmeringslijsten - Convenanten/overeenkomsten - ICT en communicatiemiddelen - Kantoor- en werkplekfaciliteiten TL Opvang Leider opvanglocatie TL Opvang, in samenspraak met leider opvanglocatie en groepsleider Monodisciplinaire afstemming en samenwerking In principe vindt dit plaats op teamleiderniveau, tenzij anders geregeld. De informatie-uitwisseling kan plaatsvinden via LCMS, telefonisch, per mail of face-to-face. Onderstaand zijn de hoofdvoorbeelden van monodisciplinaire afstemming en samenwerking opgenomen. Dit is dus niet een uitputtend overzicht. Tussen proces Opvang en proces Pers- en publieksvoorlichting: - Op de opvanglocatie geeft een publieksvoorlichter informatie aan gedupeerden (de publieksvoorlichter op de opvanglocatie werkt samen met de leider opvanglocatie). - Op de opvanglocatie kan een persvoorlichter de aanwezige pers te woord staan. - Pers- en publieksvoorlichters zijn ogen en oren in de opvanglocatie: zij melden specifieke informatiebehoeften aan het team Pers- en publieksvoorlichting en zorgen dat FAQ s worden beantwoord via Q&A s. - Een verzoek voor een persvoorlichter en/of een publieksvoorlichter op de opvanglocatie wordt gedaan door de teamleider Opvang, aan de teamleider Pers- en publieksvoorlichting. - Vanuit het proces Opvang wordt de opvanglocatie (plus eventueel het adres) gemeld aan het proces Pers- en publieksvoorlichting. Het proces Pers- en publieksvoorlichting kan deze informatie communiceren via de tot haar beschikking staande communicatiemiddelen, zoals website, Twitter en calamiteitenzender. Tussen proces Opvang en proces Voorzien in primaire levensbehoeften: - Is er een opvanglocatie ingericht, dan hebben de teamleider Opvang en de teamleider Voorzien in primaire levensbehoeften afstemmingsoverleg over hun taken en verantwoordelijkheden bij de opvang van gedupeerden en eventueel de overdracht hiervan. 41

42 Tussen proces Opvang en proces Verplaatsen mens en dier: - De teamleider Opvang en de teamleider Verplaatsen mens en dier wisselen informatie uit over: o het adres van de opvanglocatie; o wanneer de opvanglocatie geopend is; o wanneer de opvanglocatie weer wordt gesloten en de bewoners kunnen terugkeren naar huis of vervangende huisvesting. Tussen proces Opvang en proces Bestuurs- en managementondersteuning: - Als er bijvoorbeeld hoogwaardigheidsbekleders naar de opvanglocatie komen, dan kan vanuit het team Bestuurs- en managementondersteuning protocollaire ondersteuning en advies komen aan de teamleider Opvang. Tussen proces Opvang en proces Preparatie nafase: - Het proces Preparatie nafase ondersteunt de overdracht van de crisisorganisatie naar de projectorganisatie Nafase. Lopen na afschaling nog taken en/of werkzaamheden van de crisisorganisatie door (vanuit het proces Opvang), dan worden deze uitgevoerd door de nafase-organisatie. Tussen proces Opvang en proces Registratie slachtoffers: - Op verzoek van de teamleider Registratie slachtoffers, kan registratie van getroffenen plaatsvinden op de opvanglocatie. Tussen proces Opvang en proces Registratie schade: - Op verzoek van de teamleider Opvang: o kan schaderegistratie plaatsvinden op de opvanglocatie; of: o kan iemand vanuit het proces Registratie schade aan gedupeerden informatie verstrekken over het afhandelen van de schade (bijvoorbeeld afhandeling van schaderegistratie door Stichting Salvage of individuele verzekeraars). Multidisciplinaire afstemming en samenwerking Uitgangspunt voor de externe samenwerking is dat externe partijen (naar behoefte) worden ingeschakeld door of via de teamleider Opvang. De leider opvanglocatie geeft aan de teamleider Opvang aan, welke ondersteuning nodig is. Bij twijfel beslist de teamleider Opvang. Het kan gaan om onder andere de volgende externe partijen (niet limitatief): - drinkwatervoorziening; - leveranciers van noodstroomvoorzieningen; - cateraars; - grootwinkelbedrijven/groothandels/supermarkten; - vervoersbedrijven; - huisartsen/dierenartsen; - NRK/EHBO (eventueel BHV); - psychosociale hulpverleners; - geestelijk verzorgers / kerkelijke instellingen; - maatschappelijk werk; - slachtofferhulp; - financiële instellingen (stads- of kredietbank); - dierenasiels/kinderboerderijen/boerenorganisaties; 42

43 - tolkendiensten; - verzekeraars/salvage; - bewakingsbedrijven; - schoonmaakbedrijven; - telecombedrijven. Al deze externe partijen werken op of bij de opvanglocatie onder verantwoordelijkheid van de leider opvanglocatie. Uiteraard hebben zij daarbij hun eigen professionele verantwoordelijkheid, maar ten aanzien van de gang van zaken op de opvanglocatie is de leider opvanglocatie leidend. 43

44 Publieke zorg Proces: Voorzien in primaire levensbehoeften Positionering van proces in structuur Doel van proces Voorzien in noodhulp op een hoger verzorgingsniveau (naast eten en drinken bijvoorbeeld ook kleding en financiële middelen), voor getroffenen die in geval van een ramp of crisis tijdelijk zelf niet in hun levensbehoeften kunnen voorzien, anders dan de tijdelijke opvang en basale verzorging op een opvanglocatie. NB 1. Die tijdelijke opvang en basale verzorging op een opvanglocatie vinden namelijk plaats binnen het proces Opvang. NB 2. Afhankelijk van waar de getroffenen verblijven, vindt het proces Voorzien in primaire levensbehoeften plaats op een opvanglocatie of in de eigen omgeving van de getroffenen. Generieke randvoorwaarden/uitgangspunten van proces - De gemeente/veiligheidsregio X beschikt over een bereikbaarheids- en beschikbaarheidsregeling die garandeert dat zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen 90 minuten na alarmering, het betreffende proces kan worden gestart. - De gemeente/veiligheidsregio X beschikt over toegang tot de daartoe (in eerste instantie) benodigde voorbereide locaties en (ICT-)faciliteiten. - De gemeente/veiligheidsregio X heeft afspraken gemaakt met externe partijen. - De gemeente/veiligheidsregio X heeft afspraken gemaakt over bevoegdheden ten aanzien van capaciteitsinzet en budget van minimaal het hoofd van de taakorganisatie en de teamleider van het betreffende proces. De medewerkers van het proces beschikken over de specifieke competenties, die hen in staat stellen hun rol naar behoren uit te voeren. Processpecifieke randvoorwaarden/uitgangspunten van proces - Het proces Voorzien in primaire levensbehoeften beperkt zich in principe tot de verzorging van particulieren. De problematiek van getroffen bedrijven wordt inzichtelijk gemaakt, om te kunnen beoordelen of gemeentelijke bijstand wenselijk is. - In grote lijnen wordt bij het proces Voorzien in primaire levensbehoeften onderscheid gemaakt in twee situaties: o Voorzien in primaire levensbehoefte indien mensen (al dan niet tijdelijk) ontheemd raken. In dit geval moeten de getroffenen worden opgevangen in een opvangcentrum. In een opvangcentrum voorziet het proces Opvang in het basale verzorgingsniveau (zoals ontbijt/lunch/avondeten en zo nodig een overnachtingsplek). Een hoger verzorgingsniveau (bijvoorbeeld ook kleding en financiële middelen) 44

45 valt in eerste instantie onder het proces Voorzien in primaire levensbehoeften maar kan, indien de situatie dit toelaat, ook geregeld worden door het team Opvang. o Voorzien in primaire levensbehoefte indien mensen in hun eigen omgeving afgesloten raken van de voor hen essentiële hulpbronnen of voorzieningen. In dit geval hoeven de getroffenen niet te worden opgevangen in een opvangcentrum, omdat ze zelf onderdak hebben gevonden of in hun eigen woning kunnen blijven. Ze hebben echter wel primaire levensbehoeften nodig. In dit geval wordt het proces Voorzien in primaire levensbehoeften direct gestart. Primaire levensbehoeften worden onderverdeeld in een aantal productgroepen: o eten en drinken; o kleding, toiletartikelen, sanitaire artikelen; o medicamenten; o financiële noodhulp; o huisvesting, onderdak, noodonderkomen; o aggregaten voor stroom, warmte, koude/koelte, indien cruciaal voor particulieren/instellingen. De distributie van nooddrinkwater valt onder het proces Voorzien in primaire levensbehoeften. Waterleidingmaatschappijen nemen in voorkomende gevallen de levering van nooddrinkwater voor hun rekening. Hiertoe is/wordt een (regionaal) convenant afgesloten. Activiteiten, hulpmiddelen en informatieproducten van proces Voorbereiden voorzien in primaire levensbehoeften De teamleider Voorzien in primaire levensbehoeften bereidt aan de hand van de inzetopdracht Voorzien in primaire levensbehoeften het voorzien in de benodigde primaire levensbehoeften voor De inzetopdracht vraagt om de verstrekking van primaire levensbehoeften. De teamleider Voorzien in primaire levensbehoeften is de aangewezen verantwoordelijke voor de operationele voorbereiding van dit proces. Hiertoe maakt hij een inzetplan. Hij vormt zich, mede op basis van het totaalbeeld, een beeld van aard en omvang van het incident en de behoefte aan primaire levensbehoeften, aan de hand van de inzetopdracht Voorzien in primaire levensbehoeften en het totaalbeeld. Hij analyseert en vormt zich een oordeel over de wijze waarop de primaire levensbehoeften gerealiseerd kunnen worden. Op basis hiervan bepaalt hij de aanpak en maakt hij een inzetplan Voorzien in primaire levensbehoeften. Hierbij maakt hij gebruik van de checklist Voorzien in primaire levensbehoeften en overeenkomsten met leveranciers/locaties/middelen, die al in de preparatiefase zijn gemaakt. Hij zorgt voor de inzet van mensen en middelen. Indien nodig doet hij bij het hoofd taakorganisatie Publieke zorg een aanvraag voor extra mensen en middelen, boven de beschikbare capaciteiten en mogelijkheden. Hij legt de ondernomen activiteiten vast in een logboek (of laat deze vastleggen). Kerntaken, bijbehorende deeltaken en informatieproducten: Kerntaak 1: Inrichten van het team Voorzien in primair levensbehoeften Informatieproduct(en)* als input: - Totaalbeeld 45

46 - Opstellen van het inzetplan Voorzien in primaire levensbehoeften, op basis van de inzetopdracht en het totaalbeeld: o Randvoorwaarden opnemen t.a.v. de kwaliteit van de zorgbehoeften (incl. financiën) o Bepalen wat de behoeften en prioriteiten zijn (aan wie eerst wordt uitgegeven) o Bepalen op welke wijze er wordt uitgegeven en wat de distributiepunten zijn (één of meerdere locaties; huis aan huis) o Bepalen wat de aanrijroute is t.b.v. de distributiepunten o Bepalen wie de goederen levert en vervoert o Handelingsperspectief opnemen t.b.v. zelfredzaamheid: wat kunnen de mensen zelf doen? o Bepalen van de informatievoorziening en communicatiestrategie - Bepalen van de samenstelling en bezettingsgraad van het team TL PLB - Inzetopdracht TL PLB Informatieproduct(en) als output: - Inzetplan Voorzien in primaire levensbehoeften - Aanvraag extra mensen en middelen - Logboek - Formuleren van het alarmeringsbericht; regelen TL PLB menskracht door alarmeren van de medewerkers in het team - Toewijzen van taken TL PLB - Verwerven en laten leveren van de goederen: TL PLB en/of o Contacten leggen met leveranciers, wie wat op welk tijdstip kan regelen medewerker PLB o Afspraken maken over de levering en vervoer; zijn er externe partijen (bijvoorbeeld Defensie) nodig? o Afstemmen met de coördinatoren van de distributiepunten - Regelen van het bijhouden van een logboek/verslaglegging in het eigen team TL PLB en/of medewerker PLB Hulpmiddelen**, waaronder: - Taakkaarten/werkinstructie - Checklists/formats - Netwerkkaarten/telefoonlijsten - Plannen/procedures/alarmeringslijsten - Convenanten/overeenkomsten 46

47 - ICT en communicatiemiddelen - accounts - Kantoor- en werkplekfaciliteiten * Informatieproducten zijn producten die in de operationele fase van een calamiteit worden gecreëerd. Input-informatieproducten zijn afkomstig uit een ander proces of een andere procesfase/activiteit. Output-informatieproducten kunnen als input voor andere processen of procesfasen/activiteiten worden gebruikt. Achter in dit document zijn de formats voor alle genoemde informatieproducten opgenomen. ** Hulpmiddelen zijn ondersteunende documenten en faciliteiten, die in de preparatieve fase zijn voorbereid om de activiteit te kunnen uitvoeren. Uitvoeren voorzien in primaire levensbehoeften Het team Voorzien in primaire levensbehoeften voert het voorzien in primaire levensbehoeften uit, onder leiding van de teamleider Voorzien in primaire levensbehoeften Aan de hand van inzetplan Voorzien in primaire levensbehoeften, alsmede het totaalbeeld, kan worden gestart met de uitvoering van het proces Voorzien in primaire levensbehoeften. De teamleider Voorzien in primaire levensbehoeften draagt zorg voor de taakverdeling, continuïteit en informatie-uitwisseling binnen het team en met de taakorganisatie. De teamleider Voorzien in primaire levensbehoeften verwerft aan de hand van het inzetplan de benodigde goederen en diensten. Hij draagt zorg voor het (doen) verstrekken van de benodigde primaire levensbehoeften. Op de distributiepunten stemt hij de operationele activiteiten periodiek af met de betrokken (keten)partners. Gedurende de periode dat goederen en diensten worden verstrekt, verstrekt de teamleider informatie aan het hoofd taakorganisatie Publieke zorg over de voortgang van de uitvoering. Eventuele afwijkingen in de uitvoering worden door teamleider Voorzien in primaire levensbehoeften middels het product voortgangs- en afwijkingsinformatie doorgegeven aan het hoofd van de taakorganisatie. Bijstelling van de inzetopdracht respectievelijk het inzetplan vindt plaats door het hoofd van de taakorganisatie respectievelijk de teamleider. Indien nodig doet de teamleider bij het hoofd taakorganisatie Publieke zorg een aanvraag voor extra mensen en middelen, boven de beschikbare capaciteiten en mogelijkheden. Zodra de activiteiten worden beëindigd, start de teamleider Voorzien in primaire levensbehoeften met de afbouw van het proces. Iedere medewerker in het proces legt de door hem ondernomen activiteiten vast in een logboek. Zo nodig wordt de uitvoering van het proces geëvalueerd. Het hoofd taakorganisatie bepaalt nut, noodzaak en intensiteit van zo n eventuele evaluatie. De teamleider kan daarbij, op verzoek van het HTo, een bijdrage leveren aan die evaluatie, in de overeengekomen (evaluatie)vorm. Kerntaken, bijbehorende deeltaken en informatieproducten: Kerntaak 2: Leiding geven aan het team Voorzien in primaire levensbehoeften, op het distributiepunt en in de back office - Vanuit het totaalbeeld vertalen van het inzetplan TL PLB in concrete acties en taken - Opdrachten geven tot het voorzien in primaire TL PLB levensbehoeften (= coördineren van de Informatieproduct(en) als input: - Totaalbeeld - Inzetplan Informatieproduct(en) als output: - Aanvraag extra mensen en middelen 47

48 werkzaamheden van de medewerkers) - Bewaken van de voortgang van het proces TL PLB Voorzien in primaire levensbehoeften; zo nodig bijsturen - Zorg dragen voor het hanteren van relevante regels, plannen en procedures door het team TL PLB Coördinator distributiepunt - Bewaken van de veiligheid en het welzijn van de medewerkers, op de distributiepunten en/of bij de verstrekking van goederen TL PLB Coördinator distributiepunt - Erop toezien dat het team gedurende het incident over de benodigde mensen en middelen kan beschikken; zo nodig zorg dragen voor het aanvragen van extra mensen en middelen en/of zorg dragen voor tijdige aflossing van de ingezette medewerkers TL PLB Kerntaak 3: Adviseren, informeren en rapporteren - Informeren van de teamleider Voorzien in Coördinator primaire levensbehoeften over de voortgang van distributiepunt het inzetplan en eventuele knelpunten op het Medewerkers distributiepunt PLB - Informeren van de teamleider Voorzien in Coördinator primaire levensbehoeften wanneer men gereed distributiepunt is voor distributie - Het hoofd taakorganisatie Publieke zorg TL PLB informeren/adviseren over de voortgang van het inzetplan, productie en eventuele afwijkingen in de procesuitvoering, incl. doorgeven van het bericht Gereed voor distributie (afkomstig van de coördinator distributiepunt) - Zorgen dat binnen het team iedereen op de TL PLB hoogte is van voortgang, productie, prioriteiten en effectiviteit - Informatie uitwisselen over het verloop van het TL PLB voorzien in primaire levensbehoeften met de medewerkers - Doorlopend afstemmen met gerelateerde TL PLB teamleiders en partners op operationeel niveau (al dan niet via tussenkomst van OvD-Bz in CoPI) - Activiteiten, besluiten en ingekomen/uitgaande TL PLB berichten (laten) bijhouden in logboek Medewerkers PLB - Bijhouden van de personele bezetting in de back Verslaglegger/ Informatieproduct(en) als input: - Inzetplan Informatieproduct(en) als output: - Voortgangs- en afwijkingsinformatie, incl. bericht Gereed voor distributie - Logboek 48

49 office archiveerder Kerntaak 4: Uitvoeren van het inzetplan Voorzien in primaire levensbehoeften - Verwerven van primaire levensbehoeften en Medewerker verzorgen van alle logistieke processen rond de PLB uitvoering van de taken - Coördineren van de uitgifte van producten op Coördinator het distributiepunt distributiepunt - Inrichten van het distributiepunt Coördinator distributiepunt - Prioriteiten faciliteren (in overleg met de Coördinator teamleider Voorzien in primaire distributiepunt levensbehoeften): wie ontvangt wanneer welk product? - Registreren van de uitgifte t.b.v. de Medewerker PLB voorraad/inkoop - Zorgen voor orde, rust en veiligheid op het Coördinator distributiepunt distributiepunt - Afstemmen t.b.v. de voorraad Coördinator distributiepunt Medewerker PLB - Communicatie t.b.v. de uitgifte bepalen: zijn er Coördinator tolken nodig? distributiepunt bepaalt, medewerker PLB regelt - Ondersteunen van de coördinator distributiepunt Medewerker PLB bij het inrichten van het distributiepunt en de uitgifte van goederen - Uitvoering geven aan de communicatiestrategie TL PLB (in t.b.v. de uitgifte van goederen: exact bepalen samenwerking wat/wanneer/waar wordt uitgegeven, en met team vervolgens met team Communicatie afstemmen Communicatie) wat/wanneer/door wie hierover wordt gecommuniceerd Kerntaak 5: Afronden van het proces - Geven van een inhoudelijke overdracht (door de TL PLB teamleider aan het hoofd taakorganisatie), ten behoeve van de nafase - Inventariseren lopende projecten, mede in TL PLB relatie tot het totaalbeeld - Zo nodig op verzoek van het hoofd TL PLB Informatieproduct(en) als input: - Totaalbeeld - Inzetplan Informatieproduct(en) als output: - Evt. bijdrage aan evaluatierapport 49

50 taakorganisatie een bijdrage leveren aan de evaluatie van de uitvoering van het proces, in de overeengekomen (evaluatie)vorm - Zo nodig zorg (laten) dragen voor begeleiding en (psychologische) nazorg van de ingezette medewerkers Hulpmiddelen, waaronder: - Taakkaarten/werkinstructie - Checklists/formats - Netwerkkaarten/telefoonlijsten - Plannen/procedures/alarmeringslijsten - Convenanten/overeenkomsten - ICT en communicatiemiddelen - accounts - Kantoor- en werkplekfaciliteiten TL PLB Monodisciplinaire afstemming en samenwerking In principe vindt dit plaats op teamleiderniveau, tenzij anders geregeld. De informatie-uitwisseling kan plaatsvinden via LCMS, telefonisch, per mail of face-to-face. Onderstaand zijn de hoofdvoorbeelden van monodisciplinaire afstemming en samenwerking opgenomen. Dit is dus niet een uitputtend overzicht. Tussen proces Voorzien in primaire levensbehoeften en proces Pers- en publieksvoorlichting: - Als vanuit het proces Voorzien in primaire levensbehoeften goederen of diensten worden verstrekt, dan moet hierover gecommuniceerd worden via het proces Pers- en publieksvoorlichting. Het gaat dan om informatie over bijvoorbeeld te leveren goederen/diensten, distributiepunten en tijdstippen. Het proces Voorzien in primaire levensbehoeften levert deze informatie aan het proces Pers- en publieksvoorlichting, die op basis hiervan pers- en publieksberichten opstelt en publiceert via de beschikbare communicatiemiddelen en via de publieksvoorlichter Opvanglocatie. Tussen proces Voorzien in primaire levensbehoeften en proces Opvang: - Is er een opvanglocatie ingericht, dan hebben de teamleider Opvang en de teamleider Voorzien in primaire levensbehoeften afstemmingsoverleg over hun taken en verantwoordelijkheden bij de opvang van gedupeerden en eventueel de overdracht hiervan. Tussen proces Voorzien in primaire levensbehoeften en proces Ruimtebeheer: - Het proces Ruimtebeheer kan ondersteuning leveren aan het proces Voorzien in primaire levensbehoeften bij het inrichten van een distributiepunt, bijvoorbeeld door het zorg dragen voor dranghekken of bewaking. Tussen proces Voorzien in primaire levensbehoeften en proces Bestuurs- en managementondersteuning: - Het proces Bestuurs- en managementondersteuning kan juridische ondersteuning leveren bij de uitvoering van het proces Voorzien in primaire levensbehoeften. Dit betreft bijvoorbeeld het opstellen van noodbevelen en noodverordeningen, maar ook het leveren van algemene juridische kennis over wetgeving op dit punt. 50

51 Tussen proces Voorzien in primaire levensbehoeften en proces Preparatie nafase: - Het proces Preparatie nafase ondersteunt de overdracht van de crisisorganisatie naar de projectorganisatie Nafase. Lopen na afschaling nog taken en/of werkzaamheden van de crisisorganisatie door (vanuit het proces Voorzien in primaire levensbehoeften), dan worden deze uitgevoerd door de nafase-organisatie. Multidisciplinaire afstemming en samenwerking Er wordt multidisciplinair afgestemd en samengewerkt met: - Andere kolommen: o politie: voor de processen ordehandhaving, bewaken en beveiligen (in geval van distributiepunten); o brandweer: eventueel assistentie van de taakorganisatie Ondersteuning binnen Brandweerzorg, met facilitaire en personele middelen. Dit is met name van toepassing bij transport en logistiek, eventuele pompen/verlichting en eventuele catering van personeel rond distributiepunten. - Externe partners (niet limitatief): o Nutsbedrijven (water, energie, telecom e.d.); o leveranciers van noodstroomvoorzieningen; o grootwinkelbedrijven/groothandels/supermarkten; o vervoersbedrijven; o maatschappelijk werk; o financiële instellingen (stads- of kredietbank); o tolkendiensten; o verzekeraars/salvage. Uitgangspunt voor de externe samenwerking is dat externe partijen (naar behoefte) worden ingeschakeld door of via de teamleider Voorzien in primaire levensbehoeften. 51

52 Publieke zorg Proces: Bijzondere uitvaartzorg Positionering van proces in structuur Doel van proces Faciliteren en/of (mede) organiseren van de collectieve rouwverwerking (stille tochten en herdenkingsdiensten) en bijzondere uitvaartzorg, op basis van behoefte van de bevolking en hulpdiensten. Generieke randvoorwaarden/uitgangspunten van proces - De gemeente/veiligheidsregio X beschikt over een bereikbaarheids- en beschikbaarheidsregeling die garandeert dat zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen 90 minuten na alarmering, het betreffende proces kan worden gestart. - De gemeente/veiligheidsregio X beschikt over toegang tot de daartoe (in eerste instantie) benodigde voorbereide locaties en (ICT-)faciliteiten. - De gemeente/veiligheidsregio X heeft afspraken gemaakt met externe partijen. - De gemeente/veiligheidsregio X heeft afspraken gemaakt over bevoegdheden ten aanzien van capaciteitsinzet en budget van minimaal het hoofd van de taakorganisatie en de teamleider van het betreffende proces. - De medewerkers van het proces beschikken over de specifieke competenties, die hen in staat stellen hun rol naar behoren uit te voeren. Processpecifieke randvoorwaarden/uitgangspunten van proces - Bij dit proces wordt de reguliere uitvaartzorg buiten beschouwing gelaten. - Op verzoek van de hulpdiensten kan gevraagd worden een morgue in te richten. Dit dient in de preparatieve fase georganiseerd te worden. 52

53 Activiteiten, hulpmiddelen en informatieproducten Voorbereiden bijzondere uitvaartzorg De teamleider Bijzondere uitvaartzorg bereidt aan de hand van de inzetopdracht Bijzondere uitvaartzorg de bijzondere uitvaartzorg voor De inzetopdracht Bijzondere uitvaartzorg vraagt om bijzondere uitvaartzorg. De teamleider Bijzondere uitvaartzorg is de aangewezen verantwoordelijke voor de operationele voorbereiding van dit proces. De teamleider vormt zich, mede op basis van het totaalbeeld, een beeld aan de hand van de aard en omvang van het incident en de behoefte aan bijzondere uitvaartzorg. Hij analyseert en vormt een oordeel over de wijze waarop deze bijzondere uitvaartzorg gerealiseerd kan worden. Op basis hiervan bepaalt hij de aanpak en maakt hij een inzetplan Bijzondere uitvaartzorg. Hierbij maakt hij gebruik van de checklist Bijzondere uitvaartzorg, die al in de voorbereidingsfase is gemaakt. Afhankelijk van de aard van de bijzondere uitvaartzorg en het aantal benodigde mensen, doet hij een aanvraag voor extra mensen en middelen bij het hoofd taakorganisatie Publieke zorg. Wanneer er een akkoord is op de aanvraag mensen en middelen kan de uitvoering starten. De teamleider legt de ondernomen activiteiten vast in een logboek (of laat deze vastleggen). Kerntaken, bijbehorende deeltaken en informatieproducten: Kerntaak 1: Inrichten van het team Bijzondere uitvaartzorg Informatieproduct(en)* als input: - Totaalbeeld - Vertalen van de inzetopdracht in een inzetplan Bijzondere uitvaartzorg TL BUZ - Inzetopdracht - Bepalen van de samenstelling en bezettingsgraad TL BUZ Informatieproduct(en) als output: van het team - Inzetplan Bijzondere - Alarmeren van de medewerkers in het team TL BUZ uitvaartzorg - Toewijzen van taken TL BUZ - Aanvraag extra mensen en middelen - Regelen van (aanvullende) faciliteiten, mensen TL BUZ - Logboek en middelen - Regelen van het bijhouden van een logboek/verslaglegging in het eigen team TL BUZ Hulpmiddelen**, waaronder: - Taakkaarten/werkinstructie - Checklists/formats - Netwerkkaarten/telefoonlijsten - Plannen/procedures/alarmeringslijsten - Convenanten/overeenkomsten - ICT en communicatiemiddelen - accounts - Kantoor- en werkplekfaciliteiten * Informatieproducten zijn producten die in de operationele fase van een calamiteit worden gecreëerd. Input-informatieproducten zijn afkomstig 53

54 uit een ander proces of een andere procesfase/activiteit. Output-informatieproducten kunnen als input voor andere processen of procesfasen/activiteiten worden gebruikt. Achter in dit document zijn de formats voor alle genoemde informatieproducten opgenomen. ** Hulpmiddelen zijn ondersteunende documenten en faciliteiten, die in de preparatieve fase zijn voorbereid om de activiteit te kunnen uitvoeren. Uitvoeren bijzondere uitvaartzorg Het team Bijzondere uitvaartzorg voert de bijzondere uitvaartzorg uit, onder leiding van de teamleider Bijzondere uitvaartzorg Aan de hand van het inzetplan Bijzondere uitvaartzorg, alsmede het totaalbeeld worden mensen en middelen verworven en locatie(s) ingericht. Het team Bijzondere uitvaartzorg draagt er zorg voor dat de activiteiten worden uitgevoerd. De teamleider Bijzondere uitvaartzorg draagt zorg voor de taakverdeling, continuïteit en informatieuitwisseling binnen het team en met de taakorganisatie. De teamleider Bijzondere uitvaartzorg stemt de operationele activiteiten periodiek af met de betrokken (keten)partners. Er wordt informatie verstrekt over de voortgang van de uitvoering. Eventuele afwijkingen in de uitvoering worden medegedeeld aan het hoofd taakorganisatie Publieke zorg, zodat nieuwe besluiten kunnen worden genomen. Dit leidt tot aanpassing van de inzetopdracht. Na beëindiging van de activiteiten wordt gestart met de afbouw van het proces en/of vindt een doorstart plaats in de nafase (zie proces Preparatie nafase). Indien nodig doet de teamleider bij het hoofd taakorganisatie Publieke zorg een aanvraag voor extra mensen en middelen, boven de beschikbare capaciteiten en mogelijkheden. De teamleider legt alle ondernomen acties vast in een logboek (of laat deze vastleggen). Zo nodig wordt de uitvoering van het proces geëvalueerd. Het hoofd taakorganisatie bepaalt nut, noodzaak en intensiteit van zo n eventuele evaluatie. De teamleider kan daarbij, op verzoek van het HTo, een bijdrage leveren aan die evaluatie, in de overeengekomen (evaluatie)vorm. Kerntaken, bijbehorende deeltaken en informatieproducten: Kerntaak 2: Leiding geven aan het team Bijzondere uitvaartzorg - Vanuit het totaalbeeld vertalen van het inzetplan TL BUZ in concrete acties en taken - Opdrachten geven tot het voorbereiden van de TL BUZ bijzondere uitvaartzorg - Bewaken van de voortgang van het proces TL BUZ Bijzondere uitvaartzorg; zo nodig bijsturen - Zorg dragen voor het hanteren van relevante TL BUZ regels, plannen en procedures door het team - Bewaken van het welzijn van de medewerkers in TL BUZ het team - Zo nodig zorg dragen voor het aanvragen van TL BUZ extra mensen en middelen Kerntaak 3: Informeren en rapporteren Informatieproduct(en) als input: - Totaalbeeld - Inzetplan Informatieproduct(en) als output: - Aanvraag extra mensen en middelen Informatieproduct(en) als input: - Inzetplan 54

55 - Het hoofd taakorganisatie Publieke zorg informeren over de voortgang, productie en eventuele afwijkingen in de procesuitvoering TL BUZ - Informatie uitwisselen over het verloop van (het TL BUZ voorbereiden van) de bijzondere uitvaartzorg met de medewerkers in het team - Afstemmen met de betrokkenen buiten het team TL BUZ Medewerkers BUZ - (Laten) bijhouden van een TL BUZ logboek/verslaglegging in het eigen team Medewerkers BUZ Kerntaak 4: Uitvoeren van het inzetplan Bijzondere uitvaartzorg: maken van een advies voor de bijzondere uitvaartzorg - Maken van een globale analyse van de omgeving Medewerkers BUZ - Analyseren van het netwerk en de sociale Medewerkers omgeving BUZ - Maken van een plan van aanpak voor uitvoering Medewerkers van het proces Bijzondere uitvaartzorg BUZ - Actief netwerkpartners betrekken bij de Medewerkers uitvoering van het proces BUZ - Afspraken maken met de teamleider Bijzondere Medewerkers uitvaartzorg over verantwoordelijkheden en BUZ taakverdeling bij de bijzondere uitvaartzorg - Advies (aan GBT/RBT) opstellen voor de Medewerkers bijzondere uitvaartzorg, incl. bijvoorbeeld: BUZ o draaiboek voor herdenkingsbijeenkomst o draaiboek voor stille tocht Kerntaak 5: Afronden van het proces - Geven van een inhoudelijke overdracht (door de TL BUZ teamleider aan het hoofd taakorganisatie), ten behoeve van de nafase - Zo nodig op verzoek van het hoofd TL BUZ taakorganisatie een bijdrage leveren aan de evaluatie van de uitvoering van het proces, in de overeengekomen (evaluatie)vorm - Zo nodig zorg (laten) dragen voor begeleiding en TL BUZ (psychologische) nazorg van de ingezette medewerkers Hulpmiddelen, waaronder: - Taakkaart teamleider Bijzondere uitvaartzorg Informatieproduct(en) als output: - Voortgangs- en afwijkingsinformatie - Logboek Informatieproduct(en) als input: - Totaalbeeld - Inzetplan Informatieproduct(en) als output: - Advies (aan GBT/RBT) m.b.t. de bijzondere uitvaartzorg, incl. bijvoorbeeld: o draaiboek voor herdenkingsbijeenkomst o draaiboek voor stille tocht Informatieproduct(en) als output: - Evt. bijdrage aan evaluatierapport 55

56 - Checklist inrichten bijzondere uitvaartzorg (benodigde faciliteiten, capaciteit en middelen ten behoeve van inrichten morgue of organiseren herdenkingsdienst en/of stille tocht) - Netwerkkaart (inclusief korte taakomschrijving) / telefoonlijsten - Alarmeringslijst regionale pool bijzondere uitvaartzorg; alarmeringslijst/overzicht grote uitvaartonderneming - Voorbeeld draaiboek herdenkingsbijeenkomst - Voorbeeld draaiboek stille tocht - Wet op de lijkbezorging - ICT en communicatiemiddelen - accounts - Kantoor- en werkplekfaciliteiten Monodisciplinaire afstemming en samenwerking In principe vindt dit plaats op teamleiderniveau, tenzij anders geregeld. De informatie-uitwisseling kan plaatsvinden via LCMS, telefonisch, per mail of face-to-face. Onderstaand zijn de hoofdvoorbeelden van monodisciplinaire afstemming en samenwerking opgenomen. Dit is dus niet een uitputtend overzicht. Tussen proces Bijzondere uitvaartzorg en proces Pers- en publieksvoorlichting: - Het proces Bijzondere uitvaartzorg levert aan het proces Pers- en publieksvoorlichting informatie over bijvoorbeeld herdenkingsdiensten en stille tochten. - Het proces Pers- en publieksvoorlichting ondersteunt het proces Bijzondere uitvaartzorg door: o het leveren van pers- en publieksvoorlichters bij de activiteiten; o het opstellen en verspreiden van pers- en publieksberichten; o het volgen van een communicatieaanpak, die voor dit doel wordt bepaald door het team Analyse en advies, met het accent op informatie verstrekken en betekenis geven. Tussen proces Bijzondere uitvaartzorg en proces Bestuurs- en managementondersteuning: - Het proces Bestuurs- en managementondersteuning kan het bevoegd gezag ondersteunen in geval van herdenkingsdiensten en stille tochten, bijvoorbeeld door het opstellen van een noodverordening/noodbevel of bij protocollaire zaken. Tussen proces Bijzondere uitvaartzorg en proces Preparatie nafase: - Het proces Preparatie nafase ondersteunt de overdracht van de crisisorganisatie naar de projectorganisatie Nafase. Lopen na afschaling nog taken en/of werkzaamheden van de crisisorganisatie door (vanuit het proces Bijzondere uitvaartzorg), dan worden deze uitgevoerd door de nafase-organisatie. Multidisciplinaire afstemming en samenwerking Er wordt multidisciplinair in de uitvoering samengewerkt met: - Politie: Op verzoek van de politie kan gevraagd worden een morgue in te richten, in geval van veel (onherkenbare) slachtoffers en/of lichaamsdelen. - Externe partners: Er kan worden samengewerkt met vervoerders (transportbedrijven); Defensie (bijvoorbeeld bij het inrichten van een morgue); brancheorganisaties van uitvaartondernemingen. - Burgers: Het initiatief om te herdenken ligt vaak bij burgers. De gemeente(n) kunnen meedenken, regie voeren en/of coördineren. 56

57 Publieke zorg / Evacuatie Proces: Verplaatsen mens en dier Positionering van proces in structuur Doel van proces In veiligheid brengen van mensen en dieren, door deze te verplaatsen of te zorgen dat zij zich verplaatsen van een getroffen of bedreigde plaats naar een veilige plaats. Generieke randvoorwaarden/uitgangspunten van proces - De gemeente/veiligheidsregio X beschikt over een bereikbaarheids- en beschikbaarheidsregeling die garandeert dat zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen 90 minuten na alarmering, het betreffende proces kan worden gestart. - De gemeente/veiligheidsregio X beschikt over toegang tot de daartoe (in eerste instantie) benodigde voorbereide locaties en (ICT-)faciliteiten. - De gemeente/veiligheidsregio X heeft afspraken gemaakt met externe partijen. - De gemeente/veiligheidsregio X heeft afspraken gemaakt over bevoegdheden ten aanzien van capaciteitsinzet en budget van minimaal het hoofd van de taakorganisatie en de teamleider van het betreffende proces. - De medewerkers van het proces beschikken over de specifieke competenties, die hen in staat stellen hun rol naar behoren uit te voeren. Processpecifieke randvoorwaarden/uitgangspunten van proces - Het hoofd taakorganisatie Publieke zorg treedt tevens op als hoofd taakorganisatie Evacuatie. Dit tenzij de situatie zo complex en/of grootschalig is, dat een extra HTo wordt ingezet als hoofd taakorganisatie Evacuatie. - Afbakening: de eerste verplaatsing (naar de verzamelplaats) bij acute ontruiming komt doorgaans voor rekening van de parate diensten. Het proces Verplaatsen mens en dier richt zich in dit geval op de eventuele verdere verplaatsing van de verzamelplaats naar een beter toegeruste opvanglocatie. 57