Raadsvoorstel Zaak :

Transcriptie

1 Zaak : Onderwerp: Portefeuillehouder De heer W.A. van Engeland Datum raadsvergadering 16 mei 2017 Samenvatting Het voorstel is een uitvoeringskrediet ter beschikking te stellen voor de renovatie en inrichting van het Carré van De Voorste Venne en een structurele bijdrage aan de stichting De Voorste Venne voor de exploitatie. Aanleiding In het coalitieprogramma is de ambitie opgenomen om in deze bestuursperiode het cultureel centrum De Voorste Venne te renoveren. Met dit raadsvoorstel leggen wij u een plan voor dat hierin voorziet en ook de daaruit voortvloeiende financiële gevolgen schetst. We stellen u hierna voor de noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen om het plan te realiseren. Feitelijke informatie Voorgeschiedenis In het voorjaar 2016 strandde de poging, onder leiding van een externe kwartiermaker, om samen met de stichting De Voorste Venne, De Aleph en de Openbare Bibliotheek het Carré van De Voorste Venne te verbouwen tot een multifunctioneel centrum. De Openbare Bibliotheek heeft daarop te kennen gegeven niet betrokken te willen worden in een eventueel vervolgproces. De stichting De Voorste Venne maakte een nadrukkelijk voorbehoud. Kaders (beleid en wettelijk) Op 27 september 2016 heeft u de kaders geformuleerd voor een nieuw proces dat zou moeten leiden tot de renovatie/verbouw van De Voorste Venne in Deze kaders zijn: het eerder vastgestelde financiële kader van een maximale investering van 5 miljoen de gebruikers van de Brugzaal en de Hunenhof krijgen in principe een plek in het vernieuwde complex; een structurele stelpost kapitaallasten van binnen de gemeentelijke begroting voor de ver(nieuw)bouw van omgerekend ; overige structurele extra lasten moeten binnen de bestaande budgetten worden opgevangen; incidentele voordelen (onderuitputting) mogen gebruikt worden voor incidentele lasten / bijdragen. Hoewel niet expliciet besloten gaf u ook aan te streven naar oplevering van het gerenoveerde complex voor 31 december Overige informatie Planontwikkeling Samen met de huidige en potentiële nieuwe gebruikers van De Voorste Venne is in het najaar van 2016 in een zeer kort tijdsbestek een renovatie/verbouwplan gemaakt en vertaald in tekeningen en technisch programma van eisen. Het plan zoals dat is ontwikkeld, is op 17 november 2016 aan u gepresenteerd door de architect Maaike Westinga. Het plan wordt breed gedragen. Het gaat uit van zoveel mogelijk

2 multifunctioneel gebruik van ruimten conform de doelstellingen en beperkt zich tot het Carré van het complex. Dit plan was voor de stichting De Voorste Venne aanleiding om het eerder geformuleerde voorbehoud los te laten en de samenwerking te intensiveren. De inzet van de stichting De Voorste Venne en de Aleph in dit proces stellen we zeer op prijs. Aanbesteding Omwille van enerzijds het tijdselement en anderzijds de nadrukkelijke opgave vanuit de raad om het investeringsbudget te beperken tot 5 miljoen is een aanbesteding doorlopen op basis van Best Value. Dit betekent dat de aannemer die de hoogste kwaliteit, gemeten ten opzichte van de doelstelling van het project, kan leveren voor het beoogde budget, de opdracht gegund wordt. De basis voor deze aanbesteding wordt gevormd door het Voorlopig Ontwerp, het zogenaamde Technisch Programma van Eisen (P.V.E.), het ruimteboek en de aanbestedingsleidraad. In de periode december 2016 tot maart 2017 heeft een meervoudig onderhandse aanbesteding plaatsgevonden voor de renovatie van het cultureel centrum De Voorste Venne. Vijf aannemers zijn uitgenodigd een aanbieding te doen. Door een aannemer, BMV uit Veldhoven, is een inschrijving gedaan waarin de aannemer schriftelijk verklaart het genoemde project zoals omschreven in de documenten (vraagspecificatie, de aanbestedingsleidraad inclusief haar bijlagen) te willen uitvoeren voor de vaste aanneemsom van 4,8 miljoen exclusief btw, mits tijdens de concretiseringsfase optimalisaties kunnen worden doorgevoerd. De andere aannemers hebben niet ingeschreven. Namens de partners heeft de voorzitter van stichting De Voorste Venne deelgenomen in de beoordelingscommissie. Omdat door de inschrijver voorwaarden zijn gesteld aan zijn inschrijving is deze niet ontvankelijk verklaard. Daarom is deze aanbesteding zonder resultaat afgesloten. In overleg met onze adviseurs en partners is vervolgens met BMV een nieuwe aanbesteding gestart in de vorm van een zogenoemde onderhandelingsprocedure zonder aankondiging. Met een raadsmemo hebben wij u hiervan op de hoogte gesteld. Wij zijn blij u nu te kunnen melden dat we erin geslaagd zijn om, zonder al te grote wijzigingen door te voeren in het ontwerp en het Technisch Programma van Eisen, met de aannemer en onze partners overeenstemming te bereiken. Inzet van middelen Dit voorstel heeft de volgende financiële gevolgen: Stichtingskosten Budget Extra bouwbudget Inrichtingskosten Stelpost Btw Bijkomende kosten Beschikbaar gesteld krediet voorbereidingskosten Totaal stichtingskosten Bovenstaande kosten worden geactiveerd en afgeschreven op basis van bij de gebruiksduur passende annuïteiten. De hieruit voortvloeiende kapitaallasten, inclusief de kapitaallasten van het reeds beschikbaar gestelde voorbereidingskrediet van , bedragen (afgerond) Voor afdekking van de kapitaallasten is in de meerjarenbegroting een stelpost beschikbaar van (inclusief kapitaallasten al beschikbaar gesteld voorbereidingskrediet). Zaak:

3 Hierna volgt een korte toelichting op de verschillende onderdelen. Bouwkosten De bouwkosten voor het geoptimaliseerd plan bedragen 5,2 miljoen exclusief btw. Het geoptimaliseerd plan ligt voor u ter inzage. In dit bedrag is een post onvoorzien opgenomen van De bouwkosten zijn hoger mede als gevolg van het gegeven dat de bouwkosten sinds 2014 sterk zijn gestegen en er geen sprake meer is van aanbestedingsvoordelen. Indien op dit moment vastgehouden wordt aan bovengrens van 5 miljoen exclusief btw voldoet het gebouw niet aan de gewenste kwaliteitseisen. Inrichtingskosten Behalve het gebouw is ook de inrichting aan vernieuwing toe. Door onze partners is een raming gemaakt van de noodzakelijke inrichtingskosten. Dit betreft investeringen in meubilair, licht en geluid, horecainrichtingen, akoestische voorzieningen ect. Het totaal van de inrichtingskosten (gehele complex) bedraagt 1,05 miljoen excl. btw. De genoemde bedragen zijn gespecificeerd aangeleverd en kritisch bekeken op nut en noodzaak. Met de stichting is afgesproken dat de inkoop van de inrichtingskosten gezamenlijk zal worden opgepakt, waarbij sober en doelmatig het uitgangspunt zal zijn. De raming van de inrichtingskosten ligt vertrouwelijk voor u ter inzage (bijlage 1). Btw Voor wat betreft de btw-aspecten is een advies uitgebracht door Price Waterhouse Coopers. Hiermee is in de raming van de stichtingskosten rekening gehouden. Dit advies moet nog met de belastingdienst worden afgestemd. De definitieve btw-druk moet nog worden bepaald aan de hand van de toerekening van de stichtingskosten. Daarom is nu rekening gehouden met een stelpost van Terreininrichting In de stichtingskosten is geen raming opgenomen voor de herinrichting van het binnenterrein en aanpassingen aan de zijde van het parkeerterrein om de nieuwe entree van het gebouw te accentueren. We zullen in samenspraak met de gebruikers van het Carré onderzoeken in hoeverre met sponsorwerving, subsidies en een stukje zelfwerkzaamheid van eindgebruikers tot een herinrichting van het binnenterrein kan worden gekomen. Voor wat betreft de terreininrichting rondom de nieuwe entree zullen we op zoek gaan naar aanvullende dekkingsmiddelen. Incidentele kosten Naast de kosten van de bouw en inrichting moet ook rekening gehouden worden met incidentele frictiekosten. Als gevolg van o.a. afbouw van accommodatiesubsidies, vertraging in de renovatieplannen uitstel van renovatie en vertrek van huurders om andere redenen is de afgelopen jaren sprake geweest van exploitatietekorten. Dankzij de inzet van het bestuur van de stichting De Voorste Venne dat sinds twee jaar de kar trekt zijn deze beperkt gebleven tot een bedrag van t/m Voor 2017, het jaar waarin de renovatie van start zal gaan, wordt een exploitatietekort voorzien omdat de onderhuurders (stichting Podiumkunsten en De Hunenhof) niet langer in staat zijn aan hun huurverplichtingen te voldoen. Dit omdat de accommodatiesubsidies volledig zijn afgebouwd en het nieuwe exploitatiemodel als gevolg van vertraging in de renovatieplannen nog niet in werking is getreden. Toegezegd is in de raadsvergadering van september 2016 dat hiervoor een maatwerkoplossing zou worden gezocht. We hebben besloten dit probleem voor de huurders van De Voorste Venne op te lossen door in 2017, het jaar dat de renovatie start, bij de stichting De Voorste Venne geen huur in rekening te brengen. Hierdoor wordt de stichting in staat gesteld passende maatwerkafspraken te maken met haar onderhuurders. Zaak:

4 Door de renovatie ontstaan incidentele kosten vanwege verhuizing, tijdelijke huisvesting, doorlopende kosten waar geen inkomsten tegenover staan enzovoorts. Voor De Aleph gaat het om een bedrag van De frictiekosten voor de stichting De Voorste Venne zijn geraamd op uitgaande van een bouwperiode van acht maanden. Dit is volgens de aannemer een haalbare termijn. Het totaal van de hierboven genoemde eenmalige kosten kan worden gedekt uit incidentele voordelen vanwege onderuitputting kapitaallasten in 2016 en 2017 (zijnde de gereserveerde kapitaallasten van de investering die in die jaren niet nodig zijn omdat de investering is vertraagd; twee jaar ). In de bijlage 2 is een opsomming weergegeven van hetgeen mogelijk nog te verwachten is en hoe deze kosten gedekt kunnen worden. Exploitatie Door de stichting De Voorste Venne is een exploitatieopzet gemaakt en voorzien van een uitgebreide toelichting. Uitgangspunt is de exploitatie van het geheel door de stichting De Voorste Venne waarbij De Aleph de enige vaste onderhuurder is. Alle overige ruimten worden multifunctioneel ingezet en op basis van een uur-/dagdeeltarief in rekening gebracht bij de eindgebruikers. In de exploitatieopzet is gerekend met gangbare tarieven die door eindgebruikers, waaronder de Hunenhof, de Harmonie en ONA betaald moeten worden om gebruik te kunnen maken van de diverse ruimten. Zoals ook bij de frictiekosten aangegeven heeft de door de gemeenteraad vanaf 2014 opgelegde algemene bezuinigingstaakstelling voor subsidies zijn weerslag gehad op de exploitatie van de stichting De Voorste Venne. De exploitatie van de vernieuwde De Voorste Venne sluit met een structureel tekort, waarvan de hoogte afhankelijk is van de huurprijs die de gemeente voor het pand in rekening zal brengen. De huurprijs voor het Carré moet nog definitief worden vastgesteld. We willen dit doen op het moment dat er voor de huurvaststelling voor gemeentelijke eigendommen een nieuwe systematiek wordt ingevoerd. Voor de bepaling van de noodzakelijke exploitatiebijdrage aan de stichting De Voorste Venne is nu uitgegaan van een voorlopige huur van voor het vernieuwde Carré. Bij deze huur is een exploitatiebijdrage nodig van om een zelfstandige exploitatie mogelijk te maken. De exploitatieopzet ligt vertrouwelijk voor u ter inzage (bijlage 3). Als in de toekomst, bijvoorbeeld door de invoering van een nieuwe huursystematiek voor de huurbepaling van gemeentegebouwen, de huur voor het Carré wijzigt, zal dit effect hebben op de hoogte van de exploitatiebijdrage. Een hogere huur betekent automatisch een hogere noodzakelijke exploitatiebijdrage. Een nieuwe huurprijs en het effect van lagere energiekosten leiden tot een voordeel op de exploitatie van De Aleph. Met De Aleph is afgesproken dat het voordeel in de huisvestingskosten in hun exploitatie wordt gecorrigeerd met de subsidie die De Aleph van de gemeente ontvangt. Het netto effect van plussen en minnen (hogere huurinkomst voor gemeente, lagere subsidie De Aleph) voor de gemeentebegroting bedraagt (zie bijlage 4). Wij zijn bereid in de voorjaarsnota 2017 hiervoor een structureel benodigd bedrag van maximaal op te nemen. Onderhoud complex De Voorste Venne De renovatie betreft enkel het Carré van het complex. Met stichting De Voorste Venne zal een onderhouds- ABC worden opgesteld zodat duidelijk wordt vastgelegd wie waar verantwoordelijk voor is. In afwachting van de opstelling van een nieuwe meerjarenprognose voor het onderhoud van het Carré zal binnen de begrotingspost voor het onderhoud rekening worden gehouden met de onderhoudslast voor het Carré van De Voorste Venne waarmee de doelstelling heel en veilig kan worden bereikt. Risico's Dit voorstel heeft de volgende risico s: budgettaire tegenvallers tijdens de uitvoering; vertraging in de realisatie en daardoor hogere frictiekosten; Zaak:

5 omdat het btw-aspect nog moet worden afgestemd met de belastingdienst, en de daadwerkelijke btw-druk afhankelijk is van de daadwerkelijke kosten die worden toegerekend aan het deel van het gebouw waar sprake is van btw-vrijgestelde verhuur, kan de btw lager of hoger uitvallen. Afweging In het beleidskader is meegegeven: een structurele stelpost van binnen de gemeentelijke begroting voor de ver(nieuw)bouw van omgerekend Zoals uit bovenstaande informatie blijkt is het niet haalbaar gebleken om De Voorste Venne voor een bedrag van 5 miljoen te renoveren. Het blijkt wel mogelijk om de jaarlasten van de renovatie- en inrichtingskosten te dekken uit de structurele stelpost van waar in het beleidskader sprake van is, uitgaande van de annuïtaire afschrijvingsmethodiek met gebruikelijke afschrijvingstermijnen en het geldende rentepercentage. Bij de behandeling van het procesvoorstel in september 2016 is door de portefeuillehouder aangegeven dat een investering in het pand van De Voorste Venne alleen zin heeft als het cultureel centrum ook duurzaam kan worden geëxploiteerd. Dit betekent in onze visie dat de exploitant een nieuwe exploitatie na oplevering met een schone lei moet kunnen beginnen en zodanig wordt gefaciliteerd dat er zicht is op een rendabele exploitatie in de toekomst. Om te bereiken dat de stichting De Voorste Venne een nieuwe exploitatie met een schone lei kan beginnen, moeten de in het verleden ontstane exploitatietekorten worden aangezuiverd. Daarnaast zal dekking moeten worden gevonden voor de doorlopende kosten tijdens de bouwperiode en de kosten van tijdelijke huisvesting c.a.. Voorgesteld wordt deze eenmalige kosten conform het beleidskader te dekken uit eenmalige voordelen (door onderuitputting). Voor wat betreft de exploitatie hebben we vertrouwen in de prognosecijfers die ons door de stichting De Voorste Venne zijn aangereikt. Aangezien de stichting de Voorste Venne niet over de middelen beschikt om het voorziene exploitatietekort te dekken zal hierin door de gemeente moeten worden voorzien in de vorm van een structurele exploitatiebijdrage. Omdat sprake is van een hogere huur en lagere huisvestingslasten voor De Aleph (en dus lagere subsidie voor De Aleph) blijft het netto budgettair effect voor de gemeentebegroting beperkt tot structureel. Teneinde de gevraagde exploitatiebijdrage in perspectief te plaatsen hebben we deze vergeleken met de gemeentelijke bijdragen aan de exploitatie van De Voorste Venne uit het verleden toen deze via accommodatiesubsidies aan eindgebruikers werd verstrekt. In bijlage 4 is hiertoe een overzicht opgenomen. Door de stichting De Voorste Venne is expliciet gevraagd de exploitatiebijdrage meerjarig (minimaal voor een periode van vier jaar) toe te kennen, zodat de stichting in rust kan bouwen aan een nieuwe opzet voor De Voorste Venne. Wij ondersteunen dit verzoek. Gedurende de periode van vier jaar zal het verloop van de exploitatie gevolgd worden. Procedure / vervolgstappen 2 mei: informatievergadering Samenleving mei/juni planuitwerking 16 mei go/no go beslissing door de raad (kredietvotering) mei gunning vanaf september realisatie oplevering fase 1 carnaval 2018 oplevering fase 2 voorjaar 2018 Zaak:

6 Voorgenomen besluit Wij stellen u voor bijgaand besluit vast te stellen. Het college van Heusden, de secretaris, de burgemeester, mr. H.J.M. Timmermans drs. J. Hamming Zaak:

7 De raad van Heusden in zijn openbare vergadering van 16 mei 2017; gezien het voorstel van het college van 18 april 2017; gelet op de beraadslaging; b e s l u i t : in te stemmen met het geoptimaliseerd plan (ontwerp + technisch programma van eisen) voor de renovatie van De Voorste Venne; een krediet beschikbaar te stellen voor de renovatie en inrichting van De Voorste Venne van ; stichting De Voorste Venne een meerjarige exploitatiebijdrage toe te kennen van in de gemeentebegroting een structurele begrotingspost op te nemen van ter dekking van de extra lasten door de meerjarige exploitatiebijdrage aan stichting De Voorste Venne de subsidie van De Aleph vanaf de ingebruikname van het vernieuwde Carré van De Voorste Venne te verminderen met het bedrag dat de huisvestingslasten lager worden; de frictiekosten en de overige nog te verwachten eenmalige kosten zoals aangegeven in de bijlage ten laste te brengen van het bedrag dat beschikbaar is voor onderuitputting 2016/2017. de griffier, mw. drs. F.E.H.M. Backerra Zaak: