LAST MINUTE INFORMATION

Transcriptie

1 LAST MINUTE INFORMATION 7-15 OKTOBER Opgelet: sedert 1 juli 2017 werkt Flanders Expo op exclusieve basis samen met DB Schenker. Het is niet toegelaten om met andere partijen samen te werken voor het huren van heftrucks of andere gemotoriseerde machines voor laden/lossen. Gelieve onze vaste partner DB Schenker hiervoor te contacteren, via +32 (0) of fairs.belgium@dbschenker.com Gelieve ook uw standenbouwer of leverancier(s) op de hoogte te brengen. Het gebruik van eigen heftrucks of gemotoriseerde machines is wel mogelijk, mits toestemming van de organisatie.

2 ALGEMENE INLICHTINGEN ORGANISATIE EN CONTACT Head of Events Kenzo Van Nieuwenhove +32 (0) Sales Executive Kenny Provyn +32 (0) Communication Coordinator Evelyn Demey +32 (0) Event Coordinator Kato Kuipers +32 (0) Technische vragen en bestellingen Silke Van Lippevelde +32 (0) Boekhouding Christine Staelens +32 (0) LOCATIE Flanders Expo hallen 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 Maaltekouter Gent (Sint-Denijs-Westrem) BEREIKBAARHEID Neem het openbaar vervoer, de meest eenvoudige manier om Flanders Expo te bereiken: Trein: Rij tot Gent-Sint-Pieters. Neem tram 1. Stap af aan de eindhalte (Flanders Expo) Bus: Neem bus 76/77 en stap af aan halte Maalte en volg de borden Expo. Met de auto: Neem E40, afrit 14 Sint-Denijs-Westrem en volg de borden Expo.

3 PRAKTISCHE INFO OPBOUW Opbouw voor exposanten met eigen standenbouw Standen <80m² Standen van min 80m² Maandag 2/10 Geen opbouw 07u00 tot 21u00 Dinsdag 3/10 07u00 tot 21u00 07u00 tot 21u00 Woensdag 4/10 07u00 tot 21u00 07u00 tot 21u00 Donderdag 5/10 07u00 tot 21u00 07u00 tot 21u00 Vrijdag 6/10 07u00 tot 19u00 07u00 tot 19u00 Opbouw voor exposanten met een stand van Easyfairs Donderdag 5/10 Vrijdag 6/10 Van 07u00 tot 21u00 Van 07u00 tot 19u00 Secretariaat is open van 07u00 tot 18u00 en op vrijdag tot 20u00. TIJDENS BEURS Toegang & parking: Exposanten kunnen tijdens de opbouw parkeren op de beschikbare parkings. Tijdens de opbouw is geen parkeerkaart vereist. Er worden geen voertuigen meer toegelaten in de hallen vanaf vrijdag 6 oktober. Bezoekersuren: Zaterdag - zondag 07 08/10/17 10u00-18u30 Maandag - donderdag 09-12/10/17 13u00-18u30 Vrijdag nacht van bis 13/10/17 13u00-23u00 (vanaf 18u00) Zaterdag - zondag 14 15/10/17 10u00-18u30 Exposantenuren: Telkens 1 uur voor opening en 1 uur na sluiting van de beurs Opgelet! Tijdens de beursuren wordt de halverlichting in hallen 3 en 7 (gedeeltelijk) gedoofd. Deze hallen worden tevens (gedeeltelijk) verduisterd. Toegang & parking: Toegang voor de exposanten van 1 uur voor opening tot 1 uur na de beurs, via de exposanteningangen (foyer hal 1 en nooddeur 7 achteraan hal 1). Om veiligheidsredenen is het verboden de nooduitgangen te gebruiken om de hallen te betreden of te verlaten. Toegang tot de hal is enkel mogelijk met een exposantenbadge. Parkeren op de exposantenparking is enkel mogelijk met een parkingkaart. Secretariaat: Zaterdag - zondag 07-08/10/17 09u00 17u00 Maandag- donderdag 09-12/10/17 12u00 17u30 Vrijdag 13/10/17 12u00 18u30 Zaterdag 14/10/17 09u30 14u00 Zondag 15/10/17 09u30 19u00

4 AFBOUW Hallen 1, 2, 3, 4, 5, 6 en 7: Voor exposanten met een stand van Easyfairs Zondag 15/10/17 19u00 22u00 Voor exposanten met eigen standenbouw Zondag 15/10/17 19u00 22u00 Maandag 16/10/17 06u00 20u00 Dinsdag 17/10/17 06u00 20u00 Secretariaat is open op maandag van 07u00 17u00 BEURS- SECRETARIAAT Organisatie bis Vooraan hal 1 T. +32 (0) Secretariaat Event Operations: Vooraan hal 1 T. +32 (0) Waarvoor kunt u hier terecht?: - Afhalen exposantenbadges en parkingabonnementen - Bijbestellingen meubilair, elektrische aansluitingen of materiaal - Technische vragen en assistentie - Betalen van openstaande facturen

5 CATERING TIJDENS DE OPBOUW: Fast & Fresh in hal 1 van 11u00 tot 14u30 (dinsdag tot vrijdag) Drankautomaat in foyer hal 1 Frituur (buiten, vlakbij het secretariaat) van 11u00-14u00 (maandag tot vrijdag) TIJDENS DE BEURS: HAL 1 Brasserie Marie & Luigi o op de 1 ste verdieping in hal 1 open op vrijdag vanaf 17u, zaterdag & zondag van 11u tot 15u o u vindt hier zowel de klassieke Belgische keuken als authentieke Italiaanse gerechten Fast & Fresh (vanaf 1/2u voor opening beurs) o cateringpunt met ruim terras in hal 1 & hal 5 o u vindt hier warme en koude dranken, verse soep, koude & warme broodjes, (pasta)salades, ijs & desserts Bistro (vanaf 1/2u voor opening beurs) o een ode aan een deeltje Belgisch cultureel erfgoed: Belgische speciaalbiertjes met perfect serve, vergezeld van onder andere salades, croques, Breydel-bordje HAL 2 Urban Fresh (vanaf 1/2u voor opening beurs) o hier vindt u een healthy break Good Food is Good Mood o verse salades, sandwiches, smoothies and juices zijn hier te verkijgen HAL 4 Coffee & sweets (vanaf 1/2u voor opening beurs) o hier kunt u terecht voor een cheat meal of zoet tussendoortje o op het menu staan boterkoeken, brownies, verse wafels en pannenkoeken HAL 6 Italian Corner (vanaf 1/2u voor opening beurs) o een Italiaans pastakraam ter uwer beschikking o alles voor grote en kleine honger: van verse pizza s en pasta s tot pancetta en grissini HAL 7 Designbar (vanaf 1/2u voor opening beurs) o sfeervolle bar met ruim terras o geniet hier van sushi, pata negra, een glaasje champagne of een gin-tonic en andere lekkernijen

6 TIJDENS DE AFBOUW Frituur (buiten, vlakbij het secretariaat): op maandag 16/10 (van 11u00-14u00) Drankautomaat in foyer hal 1 EVENTS exposantendrink o dinsdag 10/10, van 18u30-22u, in de Bistro (hal 1) o u bent welkom voor een glaasje en een buffet o inschrijven voor maandag 09/10 is vereist nacht van bis o vrijdag 13/10, van 18u00 tot 23u00 o onze cateringpartner voorziet uw stand graag van voldoende eten en drinken voor u en uw klanten (bestellingen plaatsen kan elke dag) afterparty voor exposanten o vrijdag 13/10, vanaf 23u, rondom de Designbar in hal 7 o de ideale gelegenheid om een drukke avond gezellig af te sluiten o DJ Maori zorgt voor de nodige sfeer!

7 PARKING Een parkingabonnement biedt het voordeel dat u kan parkeren op de exposantenparking nabij de hallen en dat u tijdens de gehele beursperiode onbeperkt in en uit kan rijden. Exposantenparking: OPGELET Onze parkings D, A1 en A3 worden vanaf de eerste beursdag afgesloten met slagbomen, maar u kan er makkelijk doorrijden met uw parkeerabonnement met barcode. Om toegangsproblemen te voorkomen bij het begin van de beurs is het belangrijk dat u het gereserveerde abonnement uiterlijk op de laatste opbouwdag ophaalt op het technisch secretariaat. Bezoekersparking: Bezoekers dienen de signalisatie (Bezoekers Expo) te volgen naar parking B en parking C. PD en PA1/PA3 = exposantenparking PB en PC = bezoekersparking

8 ALGEMENE VOORSCHRIFTEN BETALINGEN VERZEKERING BRANDGEVAAR STANDINRICHTING SABAM Betaling van alle facturen is vereist vóór de aanvang van de beurs. Kom zeker langs op het beursecretariaat. De inventarislijst* is verplicht in te dienen voor uw beursdeelname. Indien wij geen inventarislijst van de exposant ontvangen hebben, zal de verzekeringsmaatschappij bij eventuele schade of diefstal niet tussenkomen. * zie inventarislijst in toolbox Het naleven van het brandbeveiligingsreglement zal gecontroleerd worden door de verantwoordelijken van de brandweerdienst. De standplaatsen worden door Artexis op voorhand afgetekend op de grondoppervlakte. De standconstructie mag in geen enkel geval deze aflijning overschrijden. In geval van twijfel, gelieve u tot de verantwoordelijke op het secretariaat te wenden. Achtergrondmuziek: Achtergrondmuziek in de hallen is met SABAM geregeld door de organisatie. Videofilms: Videofilms zonder achtergrondmuziek, zijn niet onderhevig aan auteursrechten. Voor videofilms met muziek, moet de exposant de rechten zelf regelen met SABAM. Noodzakelijk zijn in dat geval: nr. van toelating van SABAM opgave nr. SO/ datum van de toelating De exposant vraagt best deze gegevens op bij de makers/leveranciers van de video s. Voor meer informatie: SABAM CV: Aarlensstraat 75-77, 1040 Brussel Tel. +32(0) , ELEKTRICITEIT DIEFSTAL Alle standen ondergaan een verplichte veiligheidscontrole. Voor standen waar de elektriciteitsinstallatie niet beantwoordt aan de opgelegde veiligheidsnormen, zal de elektriciteitstoevoer afgesloten worden. Sluit uw stand goed af. Laat geen kostbare voorwerpen achter zowel voor, tijdens als na de beurs. Opgelet! Volgens het beursreglement is het verzekeren van stand en goederen verplicht. Indien uw eigen verzekering geen beursdeelname dekt, kunt u steeds via Artexis een verzekering nemen (zie toolbox). In geval van diefstal, meld dit op het secretariaat Event Operations, laat een proces-verbaal opmaken door de politie.

9 PUBLICITAIR MATERIAAL ROOKVERBOD GOEDERENBEHANDELING DOUANE/DB SCHENKER Het is verboden publicitair materiaal buiten de stand op te stellen of uit te delen in de gangen, doorgangen of aan de in- of uitgang. Het is verboden in de hallen te roken als gevolg van de wet van 1 januari Gebruik in geen geval de nooduitgangen om buiten te gaan. Voor goederenbehandeling en douaneformaliteiten, verhuur van heftrucks, contacteer rechtstreeks DB Schenker (zie toolbox). Tel: +32(0) , fairs.belgium@dbschenker.com Betalingen zijn rechtstreeks te regelen met DB Schenker. OPHANGING AAN DAKSTRUCTUUR De ophanging aan de dakstructuren van de hallen is aan strenge regels gebonden. Elke ophanging moet op voorhand worden aangevraagd. TECHNISCHE GEGEVENS HALLEN Vrije hoogte hal 1: 11,00m Vrije hoogte hal 2, 4 en 6: 6,00m Vrije hoogte hal 3, 5 en 7: 6,00m Hoogte poorten: 4,35m Breedte poorten: 5,36m Maximale grondbelasting: 3.500kg/m2 WIELLADER OF RUPSLADER WAARSCHUWING! De schepbak of graafbak van de wiellader moet zonder tanden uitgevoerd zijn. De rupsen mogen niet in metaal zijn, deze moeten voorzien zijn van rubbers. Waarschuwing betreffende: EXPOGUIDE, WORLD BUSINESS GUIDE EN FAIRGUIDE. Artexis NV wenst klaar en duidelijk te vermelden dat er geen enkele samenwerking bestaat met Fair Guide, World Business Guide en ExpoGuide. Zij sturen bedrijven een brief met formulier om gegevens te corrigeren voor vermelding in een catalogus en te tekenen. Artexis NV neemt of draagt geen enkele verantwoordelijkheid indien u dergelijke bestelbon heeft getekend. Na ondertekening van de brief is men gebonden aan een jaarlijkse betaling. Wij maken u er graag attent op dat de bestelbonnen van Artexis nv steeds herkenbaar zijn aan het logo van de beurs en onze coördinaten.