Toolbox. Horeca Expo. Chef s place. Praktische info Standinrichting Diensten& Promo Formulieren november 2015 Flanders Expo

Transcriptie

1 All you need to succeed Toolbox Horeca Expo Chef s place november 2015 Flanders Expo Praktische info Standinrichting Diensten& Promo Formulieren

2 Locatie Chef s Place vindt plaats in: Flanders Expo, Gent Hal 8, naast de demokeuken De situering van de hallen en meer details over de bereikbaarheid vindt u op p.5 Data Beurs Als exposant kunt u steeds in de hallen terecht 1 uur voor en 1 uur na de bezoektijden. De beurs is voor het publiek open op: zondag 15/11 van 10u30 tot 19u00 maandag 16/11 van 10u30 tot 19u00 dinsdag 17/11 van 10u30 tot 19u00 woensdag 18/11 van 10u30 tot 19u00 donderdag 19/11 van 10u30 tot 17u00 Opbouw vrijdag 13/11 van 12u30 tot 24u00 zaterdag 14/11 van 06u00 tot 14u00 Ontruiming Degustatietafel De degustatietafel omvat: een tafel van 2 m x 1 m 1 barstoel vermelding van uw firmanaam Stockage en afwasruimte In de gemeenschappelijke stockage en afwasruimte kunnen exposanten gebruilk maken van: 3 grote koelkasten 1 grote diepvries gootsteen om zelf materiaal af te wassen In de koelkasten en diepvries kan elke exposant voeding/drank kwijt voor 1 dag. Heeft u meer koeling nodig, dan kan u die bestellen. Promotiemateriaal De organisatie zorgt voor een mooie, uniforme aankleding. Het is daarom niet toegestaan eigen promotiemateriaal (affiches, banners, enz.) mee te brengen. Bevoorraden tijdens de beurs Van 8u30 tot 10u30, via poort 85 (achteraan hal 8). Op het einde van de beurs voorzien we voldoende tijd om uw stand op te ruimen. Echter, bij het niet tijdig ontruimen van uw stand worden vanaf het eerste uur extra kosten in rekening gebracht. Deze bedragen minimaal 1.000,00/dag/stand. De ontruiming van uw stand kan op: donderdag 19/11 na afsluiting HELP? CUSTOMER.SUPPORT@ARTEXIS.COM PAG 2

3 Contactgegevens Gegevens Artexis NV Artexis NV, Maaltekouter 1 BE 9051 Gent Tel.: +32 (0) Fax.: +32 (0) info@artexis.com BTW BE RPM Gent Rekeningnr: (BNP Paribas Fortis) IBAN: BE Gegevens organisatie Artexis Exhibitions NV, Maaltekouter 1 BE 9051 Gent Toegangsprijzen toegang: 50,00 10,00 voor laatstejaarsstudenten hotelscholen (enkel op donderdag 19/11, mits inschrijving via scholen-formulier). Gratis: voor bezoekers met een toegangskaart voorzien van een toegangscode. De bezoeker moet zich via verplicht op voorhand registreren. Na registratie ontvangt de bezoeker een toegangsbewijs per dat hij/zij op voorhand moet uitprinten en meenemen naar de beurs. Indien niet, betaalt hij/zij 10,00 aan de kassa. kinderen niet toegelaten dieren niet toegelaten Informatie Deelnamereglement U kan het volledige deelnamereglement opvragen bij de organisatie van de beurs. Bestelling Bestelbonnen moeten volledig en correct ingevuld worden. Enkele velden zijn verplicht in te vullen om een reglementaire bestelling te plaatsen en een vlotte verwerking van uw bestelling te garanderen. Noodzakelijk zijn: uw standnummer, uw klant- en facturatiegegevens, uw naam, datum en handtekening. Tarieven en prijzen De prijzen in deze toolbox zijn in euro en exclusief btw. Alle prijzen van materiaal en diensten zijn geldig voor de volledige duur van een beurs, tenzij er sprake is van een uur- of volumetarief. De prijzen zijn onder voorbehoud van drukfouten. Artexis NV behoudt zich het recht om de tarieven op eender welk tijdstip aan te passen aan de gangbare marktsituatie. Preferentieel tarief tot 01/10/2015 In deze toolbox vindt u prijzen aan preferentieel tarief, geldig tot en met 01/10/2015. Bij bestellingen vanaf 02/10/2015 worden de prijzen verhoogd met 25%. Bij bestellingen vanaf de 1 ste opbouwdag worden alle prijzen verhoogd met een toeslag van 50%. HELP? CUSTOMER.SUPPORT@ARTEXIS.COM PAG 3

4 Levering De levering van de verschillende diensten, waaronder elektriciteitsaansluiting, gebeurt slechts na betaling van alle facturen. Het tijdstip van levering is afhankelijk van het soort dienst en van de volgorde waarin de bestellingsopdrachten bij ons zijn binnengekomen. Laattijdige bestellingen krijgen geen voorrang op tijdig bestelde zaken. Bij een onnauwkeurige of onjuiste levering van uw bestelling wordt u verzocht - zo snel mogelijk na levering en dit binnen de 24 uur - contact op te nemen met het beurssecretariaat (Customer Support) om zo uw klacht te kunnen opvolgen. Gehuurde goederen De gehuurde materialen en/of goederen blijven op het terrein van het beursgebouw en worden terugbezorgd bij het einde van de beurs. Materialen en/of goederen die niet of beschadigd worden teruggegeven, worden gefactureerd aan kostprijs. Opgelet! Artexis NV wenst duidelijk te vermelden dat er geen enkele samenwerking is met de Fair Guide, World Business Guide en ExpoGuide. Wij hebben geen toestemming gegeven om onze bedrijfsnaam of enige beursnaam te gebruiken in de verspreiding van hun informatie via mail, fax, brief of welke andere manier ook. Artexis NV neemt of draagt geen enkele verantwoordelijkheid indien u een bestelbon van derden tekent. Neem bij twijfel contact op met customer.support@artexis.com. HELP? CUSTOMER.SUPPORT@ARTEXIS.COM PAG 4

5 Coördinaten STATION GENT SINT-PIETERS Flanders Expo, Maaltekouter 1 BE 9051 Gent Coördinaten: Bereikbaarheid Flanders Expo is gelegen aan afrit 14 van de E40 Brussel-Oostende. Neem tram 1 aan de voorzijde van het station Gent-Sint Pieters. Die brengt u in tien minuutjes tot recht voor Flanders Expo. P P Flanders Expo kan u met de fiets bereiken via de Kortrijksesteenweg of via de R4 langs de voetgangers- en fietstunnel onder de Henri Crombez laan. Parkeren Tijdens de beurs is het parkeren betalend. PARKING P P Voetgangers zone Parking mindervaliden Fietsenstalling Laadzone elektrische auto s Laadzone elektrische fietsen KBC ARTEVELDE TOWER BRUSSEL 50 KM ZAVENTEM KEULEN 255 KM HELP? CUSTOMER.SUPPORT@ARTEXIS.COM PAG 5

6 Elektriciteit Indien u een elektrische aansluiting nodig heeft, kan u deze bestellen via bon Uw bestelling. 230 Volt - 1x16 A - 2x1x16 A Dit omvat een gewone wandcontactdoos met penaarding (type E). De verliesstroomschakelaar 100 ma is in de prijs inbegrepen b 1x16 A (tot W) 230 Volt 200, b 2x1x16 A (tot W) 230 Volt 284, V 230 V 230 V 16 A b 16 A 16 A b Elektriciteit (spanning) is 24/24u aanwezig. Schakel uw elektrische apparatuur uit, met uitzondering van diepvries en frigo, bij het verlaten van de stand. HELP? CUSTOMER.SUPPORT@ARTEXIS.COM PAG 6

7 Koelkasten Koelvitrine 180L (520W) met onderkoeling en TL-lamp, temp +6 C beschikbaar in: wit H 127 x D 62; L x B: 188 x 96 Koelkast (50 l) H 55 x D 56 x B W Koelvitrine 180L 735, koelkast 50 l 57,00 Koelkast (140 l) Glasdeurkoelkast (390 l) H 186 x D 41 - L 62 x B W Koelkast (240 l) H 142 x D 63 x B W H 84 x L 56 x B 62 witte koelkast niet afsluitbaar 110 W wit 65, rood 72, blauw 72, glasdeurkoelkast 380, koelkast 240 l 90, groen 72,00 HELP? CUSTOMER.SUPPORT@ARTEXIS.COM PAG 7

8 Toegangskaarten en badges Toegangskaarten/codes voor uw klanten en prospecten Geprinte toegangskaarten Gepersonaliseerd met uw firmanaam, standnr. en hal bij bestelling voor 27/10/2015. Toegangscodes per U ontvangt een excel met codes, die u naar uw klanten kan sturen. Elke toegangskaart/code bevat een unieke en persoonsgebonden code en kan slechts 1x voor één bezoek gebruikt worden. Met die code moet uw klant zich op voorhand registreren via Na registratie ontvangt uw klant een toegangsbewijs per dat hij/zij op voorhand moet uitprinten en meenemen naar de beurs. Indien niet betaalt hij/zij 10,00 aan de kassa. Hoe kaarten of codes bestellen? Vul de juiste code in op het formulier Uw toegangskaarten en badges. Bestel tijdig en in één keer. Wenst u toch een 2 e bestelling? Dan zijn wij genoodzaakt om administratieve verwerkingskosten aan te rekenen na de beurs. gratis toegangskaarten langs nederlandstalige a Zie facturatie zijde gepersonaliseerd gratis toegangskaarten langs franstalige zijde a Zie facturatie gepersonaliseerd a gratis toegangscodes Zie facturatie Facturatie Na de beurs worden enkel de codes of kaarten die effectief gescand werden aan de ingang van de beurs gefactureerd aan 10,00 per code/kaart. Dit geldt echter pas vanaf de 51 e code/kaart. Wij blijven erop aandringen om zeer selectief te werk te gaan bij het uitnodigen van klanten naar de beurs. U kan als exposant immers actief meewerken aan het optimaliseren van de kwaliteit van de bezoekers. OPGELET Toegangskaarten mogen NIET gebruikt worden voor uw personeel. Voor hen moet u een badge bestellen (zie verder). Wanneer ontvangen? besteld voor 25/08/2015 geleverd voor 07/09/2015 besteld voor 08/09/2015 geleverd voor 21/09/2015 besteld voor 22/09/2015 geleverd voor 05/10/2015 besteld voor 29/09/2015 geleverd voor 12/10/2015 besteld voor 06/10/2015 geleverd voor 19/10/2015 besteld voor 13/10/2015 geleverd voor 26/10/2015 besteld voor 20/10/2015 geleverd voor 02/11/2015 besteld voor 27/10/2015 geleverd voor 09/11/2015 besteld na 27/10/2015 Af te halen op het beurssecretariaat (hal 1) tijdens de opbouw. Niet meer gepersonaliseerd. Hoe de registratiestatus van uw klanten opvolgen? Met uw login en paswoord, die u via Horeca Expo ontvangt, kunt u vanaf 15/10/2014 via volgen welke klanten zich geregistreerd hebben met uw uitnodiging. Badges Elke exposant heeft recht op 2 gratis badges per degustatietafel. U moet deze echter wel bestellen. Indien u bijkomende badges nodig heeft, kunt u deze bestellen: 50,00 (excl. BTW) per stuk. De badges zijn strikt persoonlijk, niet overdraagbaar en moeten tijdens de openingsuren van de beurs zichtbaar gedragen worden. Toegangskaarten kunnen daarom niet gebruikt worden door uw personeel. HELP? CUSTOMER.SUPPORT@ARTEXIS.COM PAG 8

9 Hoe badges bestellen? Vul de juiste code in op het formulier Uw toegangskaarten en badges. Bestel tijdig en in één keer. Wenst u toch een 2 e bestelling? Dan zijn wij genoodzaakt om administratieve verwerkingskosten aan te rekenen na de beurs a gratis badges Gratis a extra badges 50,00/stuk Wanneer ontvangen? besteld voor 25/08/2015 geleverd voor 07/09/2015 besteld voor 08/09/2015 geleverd voor 21/09/2015 besteld voor 22/09/2015 geleverd voor 05/10/2015 besteld voor 29/09/2015 geleverd voor 12/10/2015 besteld voor 06/10/2015 geleverd voor 19/10/2015 besteld voor 13/10/2015 geleverd voor 26/10/2015 besteld voor 20/10/2015 geleverd voor 02/11/2015 besteld voor 27/10/2015 geleverd voor 09/11/2015 besteld na 27/10/2015 Af te halen op het beurssecretariaat (hal 1) tijdens de opbouw. Niet meer gepersonaliseerd. Parkeerabonnement Parkeren tijdens de opbouw Parkeren tijdens de opbouw van de beurs is gratis op de exposantenparkings 4 & 5. Vrachtwagens kunnen stationeren tussen de hallen in, en parkeren na het lossen op de exposantenparkings 4 en 5. Personenwagens worden niet toegelaten tussen de hallen. Parkeren tijdens de beurs Door de infrastructuurwerken rondom Flanders Expo is het aantal parkeerplaatsen en parkeerabonnementen beperkt. De verkeerssituatie en de parkeeromgeving veranderen ook zeer regelmatig. Daarom kan u momenteel geen parkeerabonnement reserveren via deze Toolbox. Onze verontschuldigingen voor dit ongemak. Wij volgen de situatie op en houden u op de hoogte. U ontvangt in juli een aparte bestelbon samen met het laatste nieuws over de bereikbaarheid en de parkeermogelijkheden tijdens uw beurs. Parkeren tijdens de afbouw Ook de richtlijnen over de afbouw en de parkeermogelijkheden tijdens deze afbouw worden u afzonderlijk toegestuurd in de loop van de maand augustus. Scan uw bezoekers Om snel de contactgegevens van uw bezoekers te ontvangen, wordt er een gratis app voor smartphone ontwikkeld voor alle exposanten. Hiermee kunt u op uw stand de badge van uw bezoeker scannen en meer info over de bezoeker ontvangen. Meer info volgt per midden oktober. HELP? CUSTOMER.SUPPORT@ARTEXIS.COM PAG 9

10 Parkeren Parkeren tijdens de beurs Dit najaar worden in de omgeving van Flanders Expo heel wat infrastructuurwerken uitgevoerd. De hinder en verwachte vertragingen vangen wij voor u op met een aanbod aan parkeermogelijkheden buiten de werf. Op deze manier bereikt u vlotter de beurs en behouden we voldoende parkeerplaatsen voor uw bezoekers op de site. Naast de parkeermogelijkheden op de terreinen van Flanders Expo hebben we voor u extra parkeerruimte gereserveerd met een regelmatige shuttle van en naar Flanders Expo, gratis op vertoon van uw exposantenbadge: aan Station Gent-Sint-Pieters, op 10 minuten, shuttle-tram om de 3 minuten, aan sportcomplex Blaarmeersen, op 12 minuten, shuttle-bus om de 10 minuten. Parkeren tijdens de opbouw Parkeren tijdens de opbouw van de beurs is gratis op de exposantenparkings 4 en 5. Vrachtwagens kunnen stationeren tussen de hallen in, en parkeren na het lossen op de exposantenparkings 4 en 5. Personenwagens worden niet toegelaten tussen de hallen. Parkeren tijdens de afbouw De richtlijnen over de afbouw en de parkeermogelijkheden tijdens deze afbouw worden u afzonderlijk toegestuurd in de loop van de maand augustus. Ook dit jaar geldt op vrijdag het waarborgsysteem. Prijzen parkeerabonnementen: Flanders Expo (max. 1 abo te bestellen) 50,00/abo Station Gent-Sint-Pieters (incl. shuttle) Sportcomplex Blaarmeersen (incl. shuttle) Aangetekende zending parkeerabonnement 35,00/abo 25,00/abo 8,50 adm. kosten Vul de juiste code in op het formulier 5.9 Uw parkeerabonnement. Opmerkingen Parkeerkaarten besteld voor 10/10/2015 worden u toegestuurd voor 24/10/2015. Parkeerkaarten besteld na 10/10/2015 kan u afhalen op het secretariaat tijdens opbouw vanaf woensdag 11/11/2015. PRAKTISCHE INFO STANDENBOUW STANDINRICHTING DIENSTEN FORMULIEREN BIJLAGEN HELP? CUSTOMER.SUPPORT@ARTEXIS.COM PAG 10

11 Uw bedrijf extra in de kijker? Op zoek naar mogelijkheden om uw bedrijf extra in de kijker te plaatsen op Horeca Expo 2015? Ontdek hier diverse formules via onze communicatiekanalen. Via de website Uw logo, video s en foto s in de online exposantenlijst Detail: uw logo, 2 video s en foto s op uw profielpagina in de online exposantenlijst aan 100 per exposant. Periode: van 1 september t.e.m. 30 november uw logo, foto s en video s in de online ,00/exposant exposantenlijst Uw bedrijf premium op de online exposantenlijst Detail: uw logo, bedrijfsnaam, standnummer en website bovenaan de exposantenlijst op Uw bedrijf wordt ook in een ander kleur geplaatst, zodat u extra opvalt. Maximum 5 exposanten. Periode: van 1 september t.e.m. 30 november uw logo premium in de kijker op de online ,00/exposant exposantenlijst Uw logo naast de registratiemodule Detail: deze pagina wordt door meer dan professionele bezoekers bezocht tijdens de registratie met hun toegangscode. Uw logo verschijnt op de rechterkant van de registratiemodule op max. 2 exposanten. Periode: van 1 oktober t.e.m. 19 november uw logo op de registratiemodule 5 000,00/exposant HELP? CUSTOMER.SUPPORT@ARTEXIS.COM PAG 11

12 Via de app voor smartphone Uw bedrijf premium op de online exposantenlijst van de app Detail: uw bedrijf bovenaan de exposantenlijst op de app voor smartphone. Uw bedrijf wordt ook in een ander kleur geplaatst, waardoor u extra opvalt. Maximum 5 exposanten. Periode: van 31 oktober t.e.m. 30 november uw bedrijf premium op de exposantenlijst ,00/exposant van de app (max. 5 exposanten) Via de nieuwsbrief Advertorial in de maandelijkse nieuwsbrief Detail: vermelding van uw bedrijf met logo in onze maandelijkse nieuwsbrief. Periode: 4 e week van september of oktober. Max. 1 exposant per maand. Specificaties: uw logo + 70 karakters tekst advertorial in de maandelijkse nieuwsbrief 500,00/exposant Heeft u zelf nog een origineel idee om uw bedrijf in de kijker te plaatsen op Horeca Expo? Alle ideeën zijn welkom. Aarzel niet om ons te mailen: horecaexpo@easyfairs.com. * Na het ontvangen van uw bestelling, neemt de organisatie contact met u op omtrent de specificaties en aanlevermodaliteiten. HELP? CUSTOMER.SUPPORT@ARTEXIS.COM PAG 12

13 Butler- en standenservice Flanders Expo Food & Beverage is uw exclusieve* partner op het gebied van standcatering. Onze mogelijkheden en uw voordelen: Bestellen kan tot 24 uur op voorhand. Dit is ook mogelijk nog vóór de start van de beurs. Cateringmateriaal kan u tot zeven dagen op voorhand reserveren. Op de beurs is één centraal afhaalpunt, eenvoudig te herkennen aan het logo van onze butlerservice. U vindt ons ook terug op het beursplan. Levering op uw stand is eveneens mogelijk tegen een meerprijs van 20,00. Hygiëne staat bij ons voorop. Uw bestelling is met zorg verpakt. Alle bereiding zijn met dagverse producten. U bent zeker van de beste kwaliteit. Hotel services Holiday Inn* biedt u een hotel service op wandelafstand van het beursterrein Flanders Expo. Deze omvat onder andere: ruime privé parking gratis Wi-Fi in het gehele hotel en high-speed op aanvraag uitgebreid Amerikaans ontbijtbuffet Voor meer informatie, offertes en bestellingen: Vergeet niet de correcte beurs of evenement mee te delen. Voor meer informatie en bestellingen: * Over de exclusiviteit Flanders Expo Food & Beverage. Door de strenge hygiënenormen is Flanders Expo Food & Beverage gebonden aan de HACCP-regels waardoor we de exclusieve cateraar zijn van de hallen. Het is daarom niet toegestaan dranken en voeding te laten bezorgen door derden, zonder de uitdrukkelijke toestemming van Flanders Expo. * Holiday Inn is door Artexis aangesteld als partner van Flanders Expo. HELP? CUSTOMER.SUPPORT@ARTEXIS.COM PAG 13

14 VERPLICHT Verzekeringen All Risk Verzekering Zonder inventarislijst bent u niet verzekerd! Alle exposanten zijn verplicht hun stand, de tentoongestelde materialen, goederen en alle ingehuurde materialen te verzekeren in all risk. Een minimumpremie van 50,00 wordt automatisch aangerekend samen met de facturatie van uw andere bestellingen en geldt als forfaitaire tussenkomst voor het gehuurde materiaal bij Artexis + de waarde van de gehuurde stand (met een maximum van ,00). De verzekering voor uw eigen goederen is enkel geldig op voorwaarde dat een gedetailleerde en gevaloriseerde inventarislijst werd ingediend bij Artexis NV voor het vertrek van de goederen uit de firma. Bij het niet terugsturen van de inventarislijst bent u, mits betaling van de minimumpremie, enkel verzekerd voor het gehuurd materiaal bij Artexis + de gehuurde stand. Na ontvangst van de inventarislijst is de berekening van de premie als volgt:» Indien de waarde van eigen stand/materiaal en/of goederen + gehuurd materiaal bij Artexis + gehuurde stand het maximum van ,00 niet overschrijdt, blijft de forfaitaire tussenkomst van 50,00 geldig.» Voor bedragen vanaf ,00 bedraagt de premie 50,00 + 0,48% op de waarde boven de ,00. Bij schade of diefstal is het noodzakelijk om binnen de 24 uur het beurssecretariaat op de hoogte te brengen en een schadeaangifte formulier in te vullen, alsook in geval van diefstal een proces verbaal te laten opstellen door de politie. De verzekering all risk werd onderschreven door Artexis NV voor rekening van de exposanten. Artexis NV treedt niet op als medeverzekeraar, noch als verzekeringstussenpersoon. Verzekeringsvoorwaarden Polis alle risico s (= polis van nagel tot nagel) behalve de contractuele uitsluitingen.* De dekking geldt van alle punten van de wereld naar de beurs en terug, met andere woorden het transport alsook het verblijf op de beurs. Deze wordt opgeheven indien tijdens de inventariscontrole door een aangestelde van de verzekeraar fouten ontdekt worden. Echte juwelen kunnen niet verzekerd worden (deze dienen door de exposant zelf verzekerd te worden via een aparte polis, gekoppeld aan een afstand van verhaal t.o.v. Artexis). Uitbetaling:» Bij totaal verlies of volledige diefstal: maximaal wordt het opgegeven kapitaal voor het verzekerd voorwerp uitbetaald.» Bij gedeeltelijke schade: de schade komt voor uitbetaling in aanmerking voor zover het opgegeven kapitaal voor dit voorwerp voldoende is. Indien onvoldoende wordt de onderverzekering toegepast en zal de verzekerde dus zijn eigen aandeel in de schade betalen. Er zal geen vergoeding uitbetaald worden zolang niet alle facturen conform het reglement van Artexis NV betaald werden. De waarborg: is tijdens de opbouw- en afbraakhandelingen (d.w.z. de periode voor datum en uur van de officiële opening van de beurs en juist na de sluiting van de beurs - laatste dag van de beurs) slechts verworven voor het permanent bewaakt materiaal. Vrijstelling bij diefstal/verdwijning: 10% van de verzekerde waarde met minimum 250,00 en maximum 1.250,00 per schadegeval. *Uitsluitingen van vergoeding Schade ingevolge eigen gebrek, slijtage, chemische, atmosferische en thermische krachten, werking der goederen, elektrische, elektronische en mechanische storingen is uitgesloten. Indirecte schade en schade aan derden ten gevolge van risico s van roest en oxidatie voor goederen niet verpakt in volle kisten tijdens transport en/of schade voortvloeiend uit een gebrekkige verpakking. HELP? CUSTOMER.SUPPORT@ARTEXIS.COM PAG 14

15 Verplichte verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid Alle exposanten zijn verplicht zich te verzekeren voor hun burgerlijke aansprakelijkheid voor deelname aan beurzen. De verzekering burgerlijke aansprakelijkheid werd onderschreven door Artexis NV voor rekening van de exposanten. Artexis NV treedt niet op als medeverzekeraar, noch als verzekeringstussenpersoon. De verzekeringspremie bedraagt 25,00. De dekking bedraagt maximum ,48 voor lichamelijke, stoffelijke en onstoffelijke schade vermengd per schadegeval. De vrijstelling ten laste van de exposant bedraagt 61,97 per schadegeval. Verzekeringsvoorwaarden Polis Burgerlijke aansprakelijkheid - AXA Belgium - polis Binnen de dekking en de bovenvermelde limiet van de toepasselijke polissen, waarborgt deze verzekering de geldelijke gevolgen van de burgerlijke aansprakelijkheid van de deelnemers-exposanten en organisatoren wegens schade toegebracht aan derden tijdens deelname aan beurzen en manifestaties. Deze verzekering is verworven ten suppletieve titel, t.t.z. treedt pas in werking na uitputting van ieder andere polis - zelfs later afgesloten - die dit risico dekt. Facturatie: de premie wordt automatisch aangerekend samen met de facturatie van uw andere bestellingen. U hoeft niets in te vullen voor deze verzekering en geen bestelbon terug te sturen. TO DO Stap 1 Druk uw Formulieren af in deel 5. Stap 2 Stap 3 Vul het formulier 5.3 Uw inventarislijst en verzekeringen in. Stuur uw formulieren naar customer.support@artexis.com of per fax +32 (0) HELP? CUSTOMER.SUPPORT@ARTEXIS.COM PAG 15

16 1 Uw bestelling HORECA EXPO NOVEMBER 2015 VERPLICHT Uw gegevens Facturatie gegevens Standnummer: Bedrijf: Contactpersoon: Naam: Adres: Btw-nr.: Telefoonnr. contactpersoon: contactpersoon: Postcode: Klantnummer: Plaats: vb Code Modelreferentie Aantal Per stuk Totaal Dit is een voorbeeldreferentie 2 00,00 00,00 Opgelet Vanaf 02/10/2015 wordt er een supplement aangerekend van 25% op de vermelde prijs. Vanaf de 1 ste opbouwdag wordt er een supplement aangerekend van 50% op de vermelde prijs. Heeft u vragen of opmerkingen? Contacteer ons. +32 (0) TO DO Fax/mail/stuur uw bestelling terug naar: +32 (0) customer.support@artexis.com Artexis NV - Customer Support Maaltekouter Gent (Belgium) Naam Datum: Handtekening: Vanaf 02/10/2015 > +25 % Vanaf 11/11/2015 > +50 % TOTAAL (excl. btw) Door het ondertekenen van dit formulier aanvaardt u de algemene verkoopsvoorwaarden en betalingsmodaliteiten van Artexis NV, zoals beschreven in bijlage A. Algemene voorwaarden Artexis, p.98. Alle prijzen zijn exclusief btw. Artexis NV, Maaltekouter 1, B-9051 Gent Btw-nr. BE

17 2 Uw inventarislijst en verzekeringen 1/2 HORECA EXPO NOVEMBER 2015 VERPLICHT 1. All Risk Verzekering De inventarislijst is verplicht in te vullen. Zonder ingevulde inventarislijst bent u niet verzekerd! Omschrijving Aantal Per stuk Totaal Uw gegevens vb Dit is een voorbeeldreferentie 2 00,00 00,00 Standnummer(s): 1 Bedrijf: 2 Contactpersoon: 3 Handtekening: Eigen stand/materiaal en/of goederen Gelieve hiernaast een detail te geven van de te verzekeren zaken + hun waarde (aankoopprijs). Zonder gedetailleerde en gevaloriseerde lijst, verleent de verzekeraar geen dekking. Indien u op de terugstuurdatum nog niet over alle info beschikt om deze lijst op te maken, kan u deze lijst nog afgeven op het beurssecretariaat tijdens de opbouw. Echte juwelen kunnen niet verzekerd worden (deze dienen door de exposant zelf verzekerd te worden via een aparte polis, gekoppeld aan een afstand van verhaal t.o.v. Artexis). 18 Ga verder op volgende pagina. TOTAAL te verzekeren waarde punt 1: Artexis NV, Maaltekouter 1, B-9051 Gent Btw-nr. BE

18 2 Uw inventarislijst en verzekeringen 2/2 HORECA EXPO NOVEMBER 2015 VERPLICHT 2. Waarde van de gehuurde stand Artexis NV (indien van toepassing): Uw gegevens Degustatietafel waarde 1.800,00 TOTAAL te verzekeren waarde punt 2: Standnummer(s): Bedrijf: Contactpersoon: Handtekening: 3. Gehuurd materiaal Artexis NV (indien van toepassing) Maak een totaal van alle gehuurde materialen en bereken de verzekeringswaarde (door te vermenigvuldigen x 3). Vul dit hier in. Totale huurwaarde... x 3 =... TOTAAL te verzekeren waarde punt 3: 4. Totale te verzekeren waarde Maak de som van de waarde bij punt 1, punt 2 en punt 3. TOTAAL te verzekeren waarde (1+2+3): Opgelet Indien u de inventarislijst niet terugstuurt tegen uiterlijk de eerste opbouwdag, is enkel het bij Artexis NV gehuurde materiaal verzekerd, mits betaling van de basispremie. Indien de basispremie niet betaald is, bent u volledig aansprakelijk bij diefstal en schade. Heeft u vragen of opmerkingen? Contacteer ons. +32 (0) Totaal is hoger dan ,00 0 Totaal te verzekeren waarde is hoger dan ,00 =... 1 Verminder de totale waarde met , ,00 2 U verkrijgt de bijkomende te verzekeren waarde =... 3 Vermenigvuldig deze waarde met 0,0048 x 0,0048 U verkrijgt de bijkomende premie. Door deze bijkomende premie te betalen zijn uw 4 materiaal en goederen verzekerd. =... (Artexis NV factureert u deze premie bij ontvangst formulier.) Totaal is lager dan ,00 De reeds gefactureerde premie van 50,00 volstaat. Uw materiaal en goederen zijn verzekerd. TO DO Fax/mail/stuur uw formulier (2 pagina s) naar: +32 (0) customer.support@artexis.com Artexis NV - Customer Support Maaltekouter Gent (Belgium) Door het ondertekenen van dit formulier aanvaardt u de algemene verkoopsvoorwaarden en betalingsmodaliteiten van Artexis NV, zoals beschreven in bijlage A. Algemene voorwaarden Artexis, p.98. Alle prijzen zijn exclusief btw. Artexis NV, Maaltekouter 1, B-9051 Gent Btw-nr. BE

19 3 Uw toegangskaarten en badges HORECA EXPO NOVEMBER 2015 VERPLICHT Uw gegevens Verzend gegevens* Standnummer: Bedrijf: Contactpersoon: Naam: Adres: Postcode: Plaats: Klantnummer: * Enkel in te vullen indien anders dan op Aanvraag tot deelname. Vanaf de 51 ste gescande kaart/code wordt u na de beurs gefactureerd. Noteer het aantal toegangskaarten, codes en badges dat u wenst te bestellen. Badges a Gratis badges (2 per degustatietafel) Aantal: a Extra badges ( 50/badge) Aantal:... Toegangskaarten en codes Naam: Datum: Handtekening: a Gratis toegangskaarten langs Nederlandstalige zijde gepersonaliseerd Aantal: a Gratis toegangskaarten langs Franstalige zijde gepersonaliseerd Aantal: a Gratis toegangscodes Aantal:... Heeft u vragen of opmerkingen? Contacteer ons. +32 (0) Wanneer ontvangt u uw kaarten of codes? besteld voor 25/08/2015 geleverd voor 07/09/2015 besteld voor 08/09/2015 geleverd voor 21/09/2015 besteld voor 22/09/2015 geleverd voor 05/10/2015 besteld voor 29/09/2015 geleverd voor 12/10/2015 besteld voor 06/10/2015 geleverd voor 19/10/2015 besteld voor 13/10/2015 geleverd voor 26/10/2015 besteld voor 20/10/2015 geleverd voor 02/11/2015 besteld voor 27/11/2015 geleverd voor 09/11/2015 besteld na 27/11/2015 Af te halen op het beurssecretariaat (hal 1) tijdens de opbouw. Niet meer gepersonaliseerd. TO DO Fax/mail/stuur uw formulier terug naar: +32 (0) customer.support@artexis.com Artexis NV - Customer Support Maaltekouter Gent (Belgium) Artexis NV, Maaltekouter 1, B-9051 Gent Btw-nr. BE

20 4 Uw parkeerabonnement HORECA EXPO NOVEMBER 2015 VERPLICHT Uw gegevens Verzendadres parkeerabonnement Standnummer: Bedrijf: Contactpersoon: Naam: Adres: Btw-nr.: contactpersoon: Postcode: Plaats: Ja, ik wens 1, 2 of 3 parkeerabonnementen te reserveren* Flanders Expo (maximum 1 parkeerabonnement bestellen) 1 50, Station Gent-Sint-Pieters (incl. shuttle) 1 OF 2 OF 3 35,00 Datum: Handtekening: Voor bestellingen van 4 of meer parkeerabonnementen Voor een bestelling van 4 parkeerabonnementen en meer verzorgt onze mobility verantwoordelijke de verdeling van de parkeerkaarten over de terreinen, naargelang de beschikbaarheid. De facturatie van de parkeerabonnementen volgt vanzelfsprekend de verdeling over de verschillende parkeerterreinen. Aantal:... Uw voorkeur: Ik wens liefst parking op Flanders Expo Ik wens liefst parking op Station Gent St.Pieters prijs volgt Opmerking Parkeerkaarten besteld voor 10/10/2015 worden u toegestuurd voor 24/10/2015. Parkeerkaarten besteld na 10/10/2015 kan u afhalen op het secretariaat tijdens opbouw vanaf woensdag 11/11/2015. TO DO Fax/mail/stuur uw bestelling terug naar: +32 (0) customer.support@artexis.com *naar gelang beschikbaarheid Artexis NV - Customer Support Maaltekouter Gent (Belgium) Door het ondertekenen van dit formulier aanvaardt u de algemene verkoopsvoorwaarden en betalingsmodaliteiten van Artexis NV, zoals beschreven in bijlage A. Algemene voorwaarden Artexis, p.18. Alle prijzen zijn exclusief btw. Artexis NV, Maaltekouter 1, B-9051 Gent Btw-nr. BE