Een praktijkassistent(e) aannemen. Hoe ga ik praktisch te werk?

Transcriptie

1 Een praktijkassistent(e) aannemen. Hoe ga ik praktisch te werk? Handleiding voor de moderator Handleiding voor kwaliteitsverbetering V.U DOMUS MEDICA Antwerpen [ 1 Handleiding voor de moderator- LOK sessie over Praktijkassistentie

2 Deze handleiding heeft als doel huisartsen te laten nadenken over wat praktijkassistentie kan betekenen voor hen zelf en voor de patiënten. De opsplitsing in drie stappen beoogt bij te dragen aan de praktische bruikbaarheid. De handleiding is bedoeld voor de moderator die een LOK groep rond het thema Praktijkassistentie begeleidt. Het is aan te bevelen om de handleiding, de aangereikte power-point en de achtergrondliteratuur op voorhand door te nemen. We wensen u alvast veel succes Luc Baeck Danielle Grouwels Gabie Thijs Dit document wordt beschreven als: Handleidingen voor Kwaliteitsbevordering. LOK Praktijkassistentie. Hoe begin ik eraan. Domus Medica, Kennisdomein Praktijkorganisatie, Handleiding voor de moderator- LOK sessie over Praktijkassistentie

3 INHOUD INHOUDSOPGAVE 1. Doel 2. Voorbereiding door de moderator 3. Tijdschema Programma 4. Begeleidende presentatie 5. Beroepscompetentieprofiel Praktijkassistent Eerstelijnsgezondheidszorg SERV Praktische Literatuur 7. Bijlagen 7.1Uitnodiging voor LOK groep 7.2Evaluatieformulier voor de moderator 7.3Evaluatie formulier voor het thema en de organisatie 3 Handleiding voor de moderator- LOK sessie over Praktijkassistentie

4 1. Doel Deze LOK-module heeft als doelstelling om huisartsen (samen) te laten nadenken over wat praktijkassistentie kan betekenen voor hen zelf en voor de patiënten. Daarnaast wordt achtergrondinformatie aangereikt over het mogelijke takenpakket van praktijkassistenten en praktische informatie als werkgever. De hoofddoelstelling van de LOK-module is dat de deelnemers aan de LOK naar huis gaan met haalbare en concrete ideeën omtrent de aanwerving van praktijkassistentie in de eigen huisartspraktijk. De handleiding zelf is bedoeld ter ondersteuning van de moderator die dit thema in zijn LOK-groep begeleidt. 2. Voorbereidende taken van de moderator Als moderator lees je vooraf de handleiding, de begeleidende power-pointpresentatie en de achtergrondinformatie. Wenst u een externe trainer/begeleider: neem dan contact op met het secretariaat van Domus Medica: secretariaat@domusmedica.be of via tel nummer 03/ Om de vergadering aan te kondigen kan je beroep doen op de uitnodiging in bijlage. Hiermee kondig je het thema aan en zorg je dat mensen voorbereid en gemotiveerd naar deze LOK bijeenkomst komen. Reserveer een zaal die uitgerust is met beamer (of mogelijkheid er een te installeren), een witte wand of scherm en een flip-over (met stiften). Verschuifbare tafels en stoelen zijn handig om kleine werkgroepjes te vormen. Voorzie voldoende blanco bladen voor de verslaggever en/of een extra pc. Reserve stiften voor de flip-over is een aanrader. Omdat wij dit programma goed willen afstemmen op de gebruikers, is het noodzakelijk dat zowel moderator als deelnemers het evaluatieformulier invullen. Deze formulieren vindt u in bijlage x en bijlage Y. Kopieer bijlage Y naargelang het aantal deelnemers dat u verwacht. Na de LOK bezorgt u elke deelnemer de presentatie (pdf) en de bijhorende achtergronddocumenten. Dit kan digitaal desgewenst of onder vorm van handouts (kopie) die u dan vooraf in voldoende aantal voorziet. 4 Handleiding voor de moderator- LOK sessie over Praktijkassistentie

5 3. Tijdschema programma Hieronder vindt u een tijdschema van het LOK-programma. Dit schema is niet bindend, maar een handvat voor het structureren van een LOK van 120 minuten. Wat Tijd Doel Benodigdheden IJsbreker (facultatief) 5 Deelnemers helpen ontspannen aanwezig creativiteit te zijn Aanstellen verslagnemer 5 Vragen en tips bundelen; afspraken Document of pc voor verslag (facultatief) notuleren. Inleiding 5 Programma toelichten Onderwerp schetsen Power point Interactieve presentatie 75 Praktische informatie Discussie en visievorming Inventarisatie vragen 5 Bundelen van praktische vragen van de deelnemers Antwoorden verzamelen 10 Afronding 5 Input en tips van groepsleden aan elkaar Afspraken over verslag, hand-outs en opvolging (inclusief niet-beantwoorde vragen) Power-point Flip-over interactie Flip-over Document of pc voor verslag Document of pc voor verslag Document of pc voor verslag Evaluatie 10 Evalueren van de LOK Formulieren Y en X 5 Handleiding voor de moderator- LOK sessie over Praktijkassistentie

6 4. Begeleidende PowerPoint bij deze sessie De begeleidende power-point omvat alle nodige dia s om uw LOK gestructureerd te modereren, van inleiding tot evaluatie. De notities onder de dia s bieden u waar nuttig bijkomende uitleg. Zie begeleidende power-point-presentatie. 5. Evaluatie Uw mening over deze handleiding is voor ons belangrijk: op die manier kunnen we ingaan op eventuele wensen of opmerkingen, om zo het pakket nog optimaler te maken. Wij willen daarom aandringen op het invullen van de evaluatieformulieren, zowel door de moderator als door de deelnemers. Stuur deze formulieren terug t.a.v. het secretariaat van Domus Medica door middel van de bijgevoegde briefomslag (nb: indien handleiding via download vanaf Domus-website werd verkregen, dan is geen briefomslag beschikbaar. Toch willen we vragen vooralsnog de evaluaties per gewone post naar ons te verzenden). 6. Beroepscompetentieprofiel SERV Beroepssituering De praktijkassistent in de eerstelijnsgezondheidszorg is in Vlaanderen werkzaam in de sector gezondheidszorg, meer bepaald in de subsector huisartsgeneeskunde en eerstelijnsgezondheidszorg. Zij werkt in loondienst bij solopraktijken van huisartsen en in duo- en groepspraktijken. In multidisciplinaire wijkgezondheidscentra nemen over het algemeen meerdere praktijkassistenten ondersteunende taken waar. De kernactiviteit van de huisartsgeneeskunde en de eerstelijnsgezondheidszorg is de eerste opvang van patiënten binnen de gezondheidszorg: inventarisatie, diagnostiek, advies, behandeling, begeleiding, preventie en verwijzing. Tot het basisaanbod van de eerstelijnsgezondheidszorg behoort de eerste opvang van alle klachten en symptomen die samenhangen met gezondheid of ziekte en, afhankelijk van de gepresenteerde klachten en aandoeningen, de verdere afhandeling hiervan. 6.2 Beroepenschets Definitie en omschrijving van het beroep De praktijkassistent in de eerstelijnsgezondheidszorg biedt ondersteuning bij de organisatie, voorbereiding, uitvoering en afronding van de zorgverlening binnen de eerstelijnsgezondheidszorg in al zijn mogelijke praktijkvormen. Op die manier kunnen de huisarts en andere eerstelijnszorgverstrekkers de individuele consultaties en overige interventies efficiënter uitvoeren en zich focussen op hun 1 Sociaal Economische Raad Vlaanderen. Document november Handleiding voor de moderator- LOK sessie over Praktijkassistentie

7 kerntaken. De tijd van het patiëntencontact en de zorg wordt geoptimaliseerd waardoor de organisatie binnen de eerstelijnsgezondheidszorg in al zijn mogelijke praktijkvormen vlotter verloopt. De praktijkassistent in de eerstelijnsgezondheidszorg heeft heel wat diverse taken die kunnen verschillen naargelang het type praktijk waarin ze tewerkgesteld is. Ze vervult opdrachten die zowel administratief als medischtechnisch van aard zijn. Zo is de praktijkassistent verantwoordelijk voor het (telefonisch) onthaal in de praktijk en wordt er van haar verwacht dat ze op een kwaliteitsvolle manier omgaat met patiënten. Zij vangt de patiënten en hun familie op en fungeert als tussenpersoon tussen arts en patiënt. De praktijkassistent coördineert en organiseert de zorgverlening: ze beheert de afspraken en trieert de dringende gevallen. Daarnaast neemt de praktijkassistent tal van administratieve taken op zich: zij opent en sorteert de binnenkomende post; ze verzorgt de uitgaande briefwisseling; ze onderhoudt en actualiseert het (elektronische) dossierbestand en voert patiëntenfiches, rapporten en brieven in; ze onderhoudt de softwarepakketten die gebruikt worden in de praktijk; ze ondersteunt de huisarts/eerstelijnszorgverstrekker 2 bij preventiecampagnes en patiënteneducatie. Ze verricht tevens een beperkt aantal uitvoerende boekhoudkundige taken: opvolgen van voorschriftenboekjes en fiscale boekjes; opvolgen van de inschrijvingen in het Globaal Medisch Dossier (GMD); bijhouden van de kasverrichtingen; opvolgen van de facturatie van de zorgverstrekking aan patiënten via externe organisaties. De praktijkassistent voert onder de eindverantwoordelijkheid van de huisarts een aantal geprotocolleerde medisch-technische taken uit die voornamelijk verband houden met het verzamelen en behandelen van stalen. Tenslotte biedt de praktijkassistent logistieke ondersteuning binnen de eerstelijnsgezondheidszorgpraktijk: ze bestelt medisch materiaal en bureaubenodigdheden, kijkt deze na en vult deze aan; ze onderhoudt de urgentietrousse; ze houdt de praktijkruimtes en de wachtkamers op orde en vult de informatie- en praktijkfolders en affiches aan; ze contacteert laboratoria voor het ophalen van stalen en maakt deze hiertoe klaar Afbakening De praktijkassistent in de eerstelijnsgezondheidszorg werkt altijd onder de eindverantwoordelijkheid van een huisarts of andere eerstelijnszorgverstrekker. De huisarts/eerstelijnszorgverstrekker is de leidinggevende en blijft de eindverantwoordelijkheid dragen. 2 In verband met de leesbaarheid van de tekst is er voor gekozen om in de verdere tekst enkel de term huisarts te gebruiken. Waar huisarts staat, wordt uiteraard ook de eerstelijnszorgverstrekker bedoeld. 7 Handleiding voor de moderator- LOK sessie over Praktijkassistentie

8 In tegenstelling tot de huisarts en de verpleegkundige 3 (of de praktijkondersteuner in Nederland) stelt de praktijkassistent in de eerstelijnsgezondheidszorg geen interpretatieve, therapeutische, diagnostische akten. Zij voert slechts een beperkt aantal sterk geprotocolleerde uitvoerende handelingen uit die een bijdrage leveren tot het zorgproces. Verder assisteert zij mogelijk de huisarts bij kleine ingrepen en verzorgingen. Hierin onderscheidt zij zich van de medisch management assistent 4. Deze laatste neemt ook meer complexe, administratieve taken op zich. Bovendien is het essentieel dat de praktijkassistent in de eerstelijnsgezondheidszorg in staat is de ernst van bepaalde (medische) situaties correct in te schatten. Dit beroepsprofiel beschrijft het gemiddelde takenpakket van de praktijkassistent in de eerstelijnsgezondheidszorg, dus zowel deze die werkzaam is in een solopraktijk als deze die werkt in een (monodisciplinaire) groepspraktijk of een multidisciplinair wijkgezondheidscentrum. Afhankelijk van de plaats van tewerkstelling komt een engere of ruimere invulling van het takenpakket aan bod. In grote groepspraktijken of wijkgezondheidscentra, waar eventueel meerdere praktijkassistenten aan de slag zijn, worden vaak gespecialiseerde functies gevraagd of werkt de praktijkassistent naast een praktijkverpleegkundige, terwijl in solopraktijken een hogere graad van polyvalentie gevraagd wordt. Niet alleen de grootte van de praktijk heeft een invloed op het takenpakket, maar ook de visie van de huisarts op de taakverdeling, het karakter en de interesses van de praktijkassistent zelf en de lokale/regionale afspraken en gebruiken binnen de eerstelijn Vereiste attesten of certificaten De praktijkassistent in de eerstelijnsgezondheidszorg dient te beschikken over een bewijs dat ze medisch is gekeurd in het kader van de preventie tegen besmettelijke ziekten en dat ze ingeënt is tegen hepatitis B. Ze dient tevens een bewijs van goed gedrag en zeden te kunnen voorleggen Arbeidsomstandigheden De volgende arbeidsomstandigheden zijn typisch voor het beroep van de praktijkassistent in de eerstelijnsgezondheidszorg. werktijden: avondwerk mogelijk samenwerken met de huisarts waarbij ook fysiek contact met patiënt en huisarts mogelijk is mogelijke psychische belasting door confrontatie met het lichamelijk en geestelijk leed van patiënten Indien u meer informatie wil over de risico s en preventiemaatregelen die specifieke arbeidsomstandigheden met zich meebrengen, verwijzen wij u naar een nota van de SERV over arbeidsomstandigheden (SERV, 2007) die u op de website kan raadplegen. 3 Het takenpakket van de verpleegkundige staat beschreven in het Koninklijk Besluit nr. 78 betreffende de uitoefening van de gezondheidszorgberoepen. 4 Voor een beschrijving van het takenpakket van de medisch management assistent verwijzen we naar de websites van de onderwijsinstellingen in Vlaanderen die de Bachelor Office Management - Medical Management Assistant of Medisch Management Assistent aanbieden. 8 Handleiding voor de moderator- LOK sessie over Praktijkassistentie

9 6.3 Gemiddeld takenpakket De beroepscompetenties die beschreven staan in deel 6.4 werden afgeleid uit de definitie van het beroep en uit het gemiddeld takenpakket. Hieronder wordt een gemiddeld takenpakket van een praktijkassistent in de eerstelijnsgezondheidszorg weergegeven. Administratief organisatorische taken o Onthaal van patiënten en telefoons (afsprakenbeheer; triage dringende gevallen; specialisten opbellen, ziekenhuizen en andere voorzieningen opbellen en afspraken maken; tussenpersoon arts en patiënt; opvang van patiënten en hun familie) o Administratieve taken (post openen en sorteren; divers typewerk (verwijsbrieven, enz.); aanvullen administratieve gegevens op laboaanvragen) o ICT-taken (updaten van software pakket; updaten en back-up van databanken) o Dossiers in orde houden (patiënten-fiches; opzoekingen; klassement; opvolging gegevens ziekteverzekering, adreswijzigingen, geboortes, overlijden; archief bijhouden) o Stockbeheer (bestellen medisch materiaal en bureaubenodigdheden; urgentietrousse onderhouden; stalen van medicamenten opvolgen; controle en onderhoud lokalen en materiaal) o Boekhouding en financiën (voorschriftenboekjes; fiscale boekjes; facturatie en opvolging ontvangsten; GMD inschrijvingen;...) o Onderhoud (wachtkamer; afwas en sterilisatie medisch materiaal; poetsen lokalen,...) Patiënten-educatie en voorlichting o Informatie- en praktijkfolders en affiches aanvullen/up-to-date houden o Vaccinatieprogramma s administratief opvolgen (call en recall i.f.v. opvolging zuigelingen, griep, tetanus) o Andere preventiecampagnes administratief opvolgen (baarmoederhalsuitstrijkje, rookstop, gezonde levensstijl, medicatiegebruik, enz.) o Gezondheidspromotieboodschappen ondersteunen Medisch-technische taken o Bloedafname o Bloeddrukmeting o Lengte/gewicht meten o Assistentie bij wondzorg en het verwijderen van hechtingen o Assistentie bij kleine ingrepen o Urinecontrole met strip o Zwangerschapstest (urine) o Glycemiebepaling met glucometer 9 Handleiding voor de moderator- LOK sessie over Praktijkassistentie

10 6.4 Beroepscompetenties Competentie: Omgaan met patiënten Omschrijving: De praktijkassistent in de eerstelijnsgezondheidszorg treedt op als aanspreekpunt voor de patiënt zowel voor, tijdens als na de consultatie. De praktijkassistent komt zowel telefonisch als rechtstreeks in contact met de patiënt. Een goed contact met de patiënten zorgt ervoor dat de patiënt een comfortabel gevoel heeft en zich gerespecteerd voelt. Indicatoren: De praktijkassistent in de eerstelijnsgezondheidszorg beantwoordt tijdig de telefoon met het voorstellen van de praktijk en zichzelf en dit zowel in het Nederlands, Frans als Engels. ontvangt de patiënt en begeleidt hem doorheen de organisatie van de praktijk en dit zowel in het Nederlands, Frans als Engels. beantwoordt vragen van de patiënt en verwijst door naar de huisarts indien nodig en dit zowel in het Nederlands, Frans als Engels. fungeert als contactpersoon tussen huisarts en patiënt. schat adequaat de ernst van de situatie in en stelt de patiënt gerust wanneer aangewezen. vangt patiënten en hun familie op die geconfronteerd worden met slecht nieuws. houdt de patiënt op de hoogte van eventuele veranderingen bij afspraken of uitgelopen wachttijden. gaat op een professionele manier om met onbegrip of klachten van de patiënt. gaat respectvol om met gevoelige informatie van de patiënt zodat de privacy en het vertrouwen van de patiënt niet worden geschonden. heeft een verzorgd voorkomen, in overeenstemming met de uitstraling van de praktijk. promoot een gezonde levensstijl. Onderliggende kennis: basiskennis communicatie grondige kennis van het Nederlands basisconversatie in Engels en Frans elementaire basiskennis van de organisatie van de medische sector en de gezondheidszorg inclusief de samenwerkingsverbanden in de eerstelijn geneeskundig vakjargon basiskennis gezonde levensstijl Onderliggende attitudes en sleutelvaardigheden: mondelinge communicatie 10 Handleiding voor de moderator- LOK sessie over Praktijkassistentie

11 dienstverlening discretie contactvaardigheid luisterbereidheid sociale ingesteldheid geduld empathie overtuigingskracht emotionele afstand assertiviteit diversiteit Keuzes en dilemma s: De praktijkassistent in de eerstelijnsgezondheidszorg moet de ernst van een situatie correct kunnen inschatten. De praktijkassistent kan in contact komen met moeilijke en/of veeleisende klanten, welke ze op een professionele manier moet verderhelpen. Opmerkingen: Referentiedocumenten: Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens Wet van 22 augustus 2002 inzake patiëntenrechten 11 Handleiding voor de moderator- LOK sessie over Praktijkassistentie

12 Competentie: Uitvoeren van geprotocolleerde uitvoerende handelingen in aanwezigheid van de huisarts Omschrijving: De praktijkassistent in de eerstelijnsgezondheidszorg verricht een beperkt aantal medisch-technische taken die voornamelijk verband houden met het verzamelen en behandelen van stalen. Zij maakt hiervoor gebruik van in de praktijk aanwezige standaarden, protocollen en kwaliteitsrichtlijnen en verricht deze taken steeds in aanwezigheid van de huisarts. Indicatoren: De praktijkassistent in de eerstelijnsgezondheidszorg staat in voor de bloeddrukmeting. staat in voor de bloedafname bij patiënten. meet lengte en gewicht van de patiënten. assisteert de huisarts bij wondzorg, het verwijderen van hechtingen of andere kleine ingrepen. controleert de urinestalen van patiënten met de daartoe bestemde strip. voert een zwangerschapstest uit o.b.v. een urinestaal. bepaalt het glycemiegehalte met gebruik van de glucometer. volgt bij voorgaande handelingen de aangewezen sequenties zoals voorgeschreven in het protocol. Onderliggende kennis: het correct kunnen uitvoeren van een aantal medisch-technische handelingen basis reanimatietechnieken Onderliggende attitudes en sleutelvaardigheden: discipline handvaardigheid efficiëntie nauwkeurigheid hygiënisch bewustzijn probleemoplossingsgerichtheid organisatievermogen 12 Handleiding voor de moderator- LOK sessie over Praktijkassistentie

13 Competentie Plannen en organiseren Omschrijving: De praktijkassistent in de eerstelijnsgezondheidszorg plant en organiseert naast het eigen werk ook de werkzaamheden in de praktijk. Zij houdt de algemene agenda bij en stemt de eigen werkzaamheden hierop af rekening houdend met de benodigde tijd en middelen. Een goede planning zorgt ervoor dat de werkzaamheden binnen de praktijk vlot verlopen. Indicatoren: De praktijkassistent in de eerstelijnsgezondheidszorg plant afspraken, rekening houdend met de benodigde behandelingstijd, de agenda van de huisarts, de organisatie binnen de praktijk, de wensen van de patiënt. schat de benodigde tijd voor een consultatie of behandeling zo realistisch mogelijk in a.d.h.v. gekregen informatie van de huisarts en patiënt. schat de hoogdringendheid van de oproep van een patiënt in en speelt dringende gevallen door aan de huisarts voor verdere evaluatie. informeert de huisarts over wijzigingen in de agenda en/of dagplanning. plant de eigen werkzaamheden i.f.v. de algemene agenda. selecteert, volgens afspraak met de huisarts, vertegenwoordigers en bezorgt ze een afspraak. contacteert specialisten, ziekenhuizen, sociale diensten, mutualiteiten en andere voorzieningen en/of maakt afspraken voor de huisarts en patiënten of ondersteunt de patiënten bij het maken van afspraken (b.v. door het doorgeven van contactgegevens). hanteert adequaat de mogelijk conflicterende verwachtingen van patiënten, huisartsen en andere actoren. Onderliggende kennis: agendabeheer verschillende soorten consultaties en hun duurtijd duurtijd van de eigen taken mondelinge communicatie in het Nederlands, Frans en Engels basiskennis schriftelijke communicatie Onderliggende attitudes en sleutelvaardigheden: geduld organisatievermogen nauwkeurigheid zelfstandigheid assertiviteit discipline Keuzes en dilemma s: 13 Handleiding voor de moderator- LOK sessie over Praktijkassistentie

14 De praktijkassistent in de eerstelijnsgezondheidszorg moet bepalen welke activiteit voorrang heeft en de juiste prioriteiten stellen, zij moet snel kunnen schakelen tussen verschillende werkzaamheden en toch steeds het overzicht behouden. De praktijkassistent in de eerstelijnsgezondheidszorg moet kunnen omgaan met tegenstrijdige belangen en verwachtingen tussen patiënt en hulpverlener, patiënten onderling of tussen de verschillende actoren van de eerstelijnsgezondheidszorg en moet deze op elkaar trachten af te stemmen. 14 Handleiding voor de moderator- LOK sessie over Praktijkassistentie

15 Competentie Administratie voeren Omschrijving: De praktijkassistent verzorgt zelfstandig zowel de patiëntenadministratie als alle andere administratie van de praktijk. Hiervoor kan gewerkt worden met een softwareprogramma eventueel aangevuld met een papieren dossierbestand. Op deze manier zijn alle gegevens op een vlotte manier toegankelijk voor zowel de praktijkassistent als voor alle huisartsen werkzaam binnen de praktijk. Indicatoren: De praktijkassistent in de eerstelijnsgezondheidszorg opent en sorteert de binnenkomende post en verdeelt deze over de verschillende huisartsen of medewerkers. frankeert en bust de uitgaande post. verzorgt de briefwisseling met andere huisartsen, specialisten, ziekenhuizen, mutualiteiten, leveranciers, sociale diensten, laboratoria zodat de externe communicatie eenvormig gebeurt. voert alle gegevens van de patiënt in, zodat het dossier in het systeem volledig is en in staat is alle nodige attesten, documenten en lijsten te genereren. controleert de gegevens van gekende patiënten zodat de gegevens in het systeem actueel blijven. klasseert of voert volgens interne afspraken patiëntenfiches, rapporten en brieven in, in het Elektronisch Medisch Dossier (EMD) en archiveert deze gegevens. selecteert patiënten voor een recall en verwittigt de patiënt volgens de interne procedure in het kader van preventie, screening of follow-up. beantwoordt s die tot haar bevoegdheid behoren en bedient het antwoordapparaat. kan werken met softwarepakketten. is verantwoordelijk voor het updaten van de softwarepakketten en databanken en het dagelijks maken van een back-up. neemt de nodige zorgvuldigheid in acht bij het verwerken van documenten met persoonlijke informatie. respecteert de privacy van de patiënten bij het werken in de patiëntendossiers. Onderliggende kennis: geneeskundig vakjargon grondige kennis van MS Office en eventueel specifiek softwareprogramma, basiskennis van hardware interne afspraken rond het klasseren en registreren van gegevens basiskennis schriftelijke communicatie Onderliggende attitudes en sleutelvaardigheden: oplettendheid 15 Handleiding voor de moderator- LOK sessie over Praktijkassistentie

16 ordelijkheid betrouwbaarheid nauwkeurigheid schriftelijke communicatie discretie zelfstandigheid Opmerkingen: Referentiedocumenten: Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens Wet van 22 augustus 2002 inzake patiëntenrechten 16 Handleiding voor de moderator- LOK sessie over Praktijkassistentie

17 Competentie Logistieke ondersteuning bieden Omschrijving: De praktijkassistent in de eerstelijnsgezondheidszorg is verantwoordelijk voor alles wat logistieke ondersteuning van de praktijk inhoudt. Zij vult de voorraden aan, bestelt producten en verzorgt de contacten met de leveranciers, labo s, koerierdiensten zodat alle materialen altijd in voldoende mate aanwezig zijn en op de juiste manier gestockeerd worden. Indicatoren: De praktijkassistent in de eerstelijnsgezondheidszorg kijkt de voorraden aan medisch materiaal en bureaubenodigdheden in de praktijkruimtes na en vult deze aan. bestelt, volgens de interne procedures, materialen zodat de stock op peil blijft. controleert de binnengekomen bestellingen a.d.h.v. de bestelbon. stockeert de binnengekomen materialen op hun vaste plaats. contacteert de leveranciers in geval van fouten bij bestellingen, leveringen of facturen. houdt de urgentietrousse in orde en kijkt de ampullen na en vervangt deze indien nodig. houdt de medicijnkast op orde en kijkt de medicijnen na op vervaldata. contacteert de labo s voor het ophalen van stalen en maakt deze hiertoe klaar. vult het praktijkmateriaal aan in de praktijkruimtes. legt gereinigde of gesteriliseerde instrumenten terug op hun plaats volgens interne procedure. vervangt, in afspraak met de huisarts, de versleten of defecte instrumenten. vult de informatie- en praktijkfolders en affiches aan in de praktijkruimtes en wachtkamers. houdt de wachtkamer op orde (gezondheidspromotie, tijdschriften, speelgoed). Onderliggende kennis: voorraadbeheer vakjargon: correcte benaming instrumentarium en materiaal Onderliggende attitudes en sleutelvaardigheden: efficiëntie ordelijkheid zelfstandigheid verantwoordelijkheidszin veiligheidsbewustzijn 17 Handleiding voor de moderator- LOK sessie over Praktijkassistentie

18 Competentie Samenwerken Omschrijving: De praktijkassistent in de eerstelijnsgezondheidszorg moet doelgericht kunnen samenwerken en adequaat inspelen op korte, snel wisselende contacten met uiteenlopende partners zijnde collega s, externe hulpverleners en instanties. Indicatoren: De praktijkassistent in de eerstelijnsgezondheidzorg kan met collega s, externe hulpverleners en instanties een functionele (samenwerkings)relatie opbouwen en onderhouden. met collega s, externe hulpverleners en instanties vragen, problemen en knelpunten in de samenwerking benoemen en bespreken. relevante informatie doorspelen aan de huisarts. (potentiële) conflicten detecteren, benoemen en rapporteren. in uiteenlopende situaties de meest adequate gesprekstechnieken hanteren. in uiteenlopende situaties functioneel schriftelijk en mondeling communiceren. op een efficiënte en overzichtelijke manier informatie schriftelijk of mondeling overdragen aan collega s. adequaat samenwerken met personen in opleiding binnen de praktijk (indien aanwezig). Onderliggende kennis: mondelinge en schriftelijke communicatie eenvoudige mondelinge en schriftelijke rapporteringsvaardigheden Onderliggende attitudes en sleutelvaardigheden: samenwerking assertiviteit luisterbereidheid empathie discretie probleemoplossingsgerichtheid initiatief loyauteit geduld 18 Handleiding voor de moderator- LOK sessie over Praktijkassistentie

19 Competentie Professionele rol ontwikkelen en eigen deskundigheid uitbouwen Omschrijving: De praktijkassistent in de eerstelijnsgezondheidszorg is in de eerste plaats zelf verantwoordelijk voor het goed uitvoeren van haar taak. Ze moet op de hoogte blijven van de belangrijkste nieuwe ontwikkelingen binnen haar werkdomein. Om haar werk goed te kunnen (blijven) doen, moet zij permanent aandacht schenken aan het bijschaven van haar competenties. Indicatoren: De praktijkassistent in de eerstelijnsgezondheidszorg draagt professioneel verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de eigen activiteiten en draagt bij tot het kwaliteitsdenken binnen de praktijk. kan de eigen bekwaamheden onderhouden en zo nodig uitbouwen. volgt relevante bijscholingen al dan niet op advies van de huisarts. luistert naar feedback van de huisarts en andere collega s. volgt richtlijnen op en werkt zelfstandig volgens een omschreven takenpakket. stelt vragen bij twijfel en reflecteert over de eigen mogelijkheden en de grenzen van de eigen bekwaamheid. Onderliggende attitudes en sleutelvaardigheden: assertiviteit initiatief leergierigheid kritische ingesteldheid zelfinzicht 19 Handleiding voor de moderator- LOK sessie over Praktijkassistentie

20 Competentie Hygiënisch, veilig en milieubewust werken Omschrijving: De praktijkassistent in de eerstelijnsgezondheidszorg verzorgt de reiniging en sterilisatie van de instrumenten en uitrusting. Hierbij volgt zij nauwgezet de interne procedure, zodat de huisarts erop kan rekenen dat de reiniging en sterilisatie correct verloopt. Ook tijdens de werkzaamheden is het belangrijk om oog te hebben voor de hygiëne, zodat de praktijk altijd proper is en er op hygiënisch verantwoorde wijze kan gewerkt worden. Ze draagt tijdens de werkzaamheden zorg voor de eigen veiligheid en die van de patiënten en collega s. Tijdens het opruimen van de praktijkruimtes houdt zij rekening met de milieuvoorschriften zodat mens en milieu geen onnodige risico s lopen. Indicatoren: De praktijkassistent in de eerstelijnsgezondheidzorg reinigt en steriliseert de instrumenten volgens interne procedure. verzamelt alle naalden en scherpe voorwerpen in de speciale container. neemt een ergonomische werkhouding aan. sorteert alle afval en wegwerpmaterialen in de daartoe bestemde recipiënten. regelt het afhalen van het niet-huishoudelijk afval met de gespecialiseerde firma s. bestelt tijdig lege containers, zodat het afval correct kan gestockeerd worden. Onderliggende kennis: de interne procedures voor het reinigen, ontsmetten en steriliseren de reinigingsmethode van alle instrumenten en apparaten ergonomie inclusief aandacht voor de gevolgen van beeldschermgebruik sorteren van afval basiskennis infectie-overdracht Onderliggende attitudes en sleutelvaardigheden: ordelijkheid betrouwbaarheid nauwkeurigheid discipline verantwoordelijkheidszin hygiënisch bewustzijn milieubewustzijn veiligheidsbewustzijn Opmerkingen: Referentiedocument: 20 Handleiding voor de moderator- LOK sessie over Praktijkassistentie

21 SERV (2004) Welzijn op het werk. Een beschrijving van de taken en competenties van elke beroepsbeoefenaar ongeacht beroep of sector. Zie ook bijlage II in dit document 21 Handleiding voor de moderator- LOK sessie over Praktijkassistentie

22 Competentie Boekhouding en financiën opvolgen Omschrijving: De praktijkassistent in de eerstelijnsgezondheidszorg verricht een beperkt aantal uitvoerende boekhoudkundige taken. Indicatoren: De praktijkassistent kijkt de voorraad voorschriftenboekjes na en bestelt deze indien nodig. verwerkt de fiscale boekjes en volgt deze op of volgt de facturatie in het kader van de wetgeving betreffende de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging en uitkeringen op. houdt de administratie voor arbeidsongevallen en voor de regeling derdebetaler en voor de regeling aangaande de dringende medische hulpverlening bij en controleert de ontvangsten. staat in voor de facturatie van zorgverstrekking aan patiënten waar externe organisaties bij betrokken zijn in het kader van de inning van de verschuldigde honoraria en volgt de betaling van deze facturen op. geeft de inschrijvingen voor het Globaal Medisch Dossier (GMD) door aan de tarificatiedienst. houdt de kasverrichtingen bij en betaalt de facturen. maakt de maandcijfers op (aantal patiëntencontacten, inkomsten,...). Onderliggende kennis: elementaire kennis boekhouding ifv het kunnen uitvoeren van de vermelde boekhoudkundige taken de structurering van het betalingsverkeer in de gezondheidszorg elementaire kennis sociale wetgeving Onderliggende attitudes en sleutelvaardigheden: betrouwbaarheid nauwkeurigheid verantwoordelijkheidszin zelfstandigheid Opmerkingen: Referentiedocument: de gecoördineerde wet van 14 juli 1994 die de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging en uitkeringen organiseert en reglementeert. Koninklijk Besluit van 12 december 1996 inzake Dringende Medische Hulp 22 Handleiding voor de moderator- LOK sessie over Praktijkassistentie

23 7. Praktische literatuur Boeken o Gesprekken in organisaties. Yvonne Gramsbergen-Hoogland, Henk van der Molen. Noordhoff Uitgevers. ISBN o Praktijkmanagement voor de Huisarts. Birgitte Schoenmaekers, Jan Delepeleire, Bert Aertgeerts. Acco Uitgeverij. ISBN Artikels Huisarts Nu: o J. Borremans, L. Creemers, B. Schoenmakers. Hoe een praktijkassistent aanwerven? Een bruikbaar stappenplan voor de huisarts. HANU Febr 2014Febr2014 o E. Schuerman, B. Schoenmakers. Praktijkorganisatie voor dummies. Een leidraad bij de opstart van verpleegkundige zorgen in een huisartsenpraktijk. HANU Febr 2014 Masterproeven huisartsgeneeskunde o zie >masterproeven o Borremans Jo. Aanwerving van praktijkassistenten. Makkelijk gaat ook. Masterproef Huisartsgeneeskunde o Seghers Lynn, Vandenberghe Stien. Praktijkondersteuning. Perceptie van de Vlaamse huisarts. Masterproef Huisartsgeneeskunde Academiejaar o Geeraert Fien. Aan de slag met een praktijkassisten(e): opstellen van een takenlijst en uitwerken van procedures. Masterproef Huisartsgeneeskunde. Academiejaar o En recentere 8. Bijlagen Bijlage 1: uitnodiging Bijlage 2a: evaluatieformulier voor de moderator Bijlage 2b: evaluatieformulier voor de deelnemers 23 Handleiding voor de moderator- LOK sessie over Praktijkassistentie

24 Bijlage 1 Uitnodiging LOK-vergadering Beste LOK-collega s, Hierbij wil ik u uitnodigen op <datum>, voor onze volgende LOK-vergadering over: Huisartspraktijk & Praktijkassistentie Het doel van deze vergadering is kwaliteitsbevordering voor huisartsen in het gebied van. De sessie heeft als doel Daarom vragen we u ter voorbereiding om de week voorafgaande aan deze sessie eens na te denken over. Welke taken besteed ik nu al uit aan mijn praktijkassistente? Of Welke taken zou ik willen uitbesteden? Waar zou ik nog beter kunnen samenwerken met mijn praktijkassistente? Afspraak te <plaats vergadering>. Start: <uur>. Tot dan, <naam LOK-verantwoordelijke en/of moderator> 24 Handleiding voor de moderator- LOK sessie over Praktijkassistentie

25 Evaluatieformulier voor de MODERATOR Het programma werd gevolgd door: Bijlage 2a O O LOK (naam en/of nummer, en gemeente): andere groep: Score op een schaal van 1 tot 4 1 = helemaal niet akkoord 3= akkoord 2 = niet akkoord 4 = helemaal akkoord Het onderwerp van deze handleiding is een goed onderwerp binnen de setting van een LOK-groep De inhoud van de LOK-vergadering is toepasbaar voor de praktijk Deze handleiding stelt mij als LOK-moderator in staat om kennis, inzicht en vaardigheden m.b.t. gedragsverandering over te brengen aan de LOKdeelnemers (zonder aanwezig expert) Er was goede interactie tussen de moderator en de deelnemers De handleiding stelt mij als LOK-moderator in staat om de LOK-leden in de vergadering zelf tot actie te motiveren Heeft u tips, suggesties, kritieken m.b.t. de handleiding? Welke programma-onderdelen kwamen aan bod? 25 Handleiding voor de moderator- LOK sessie over Praktijkassistentie

26 Evaluatieformulier voor de DEELNEMERS Bijlage 2b Score op een schaal van 1 tot 4 1 = helemaal niet akkoord 2 = niet akkoord 3 = akkoord 4 = helemaal akkoord Het onderwerp van deze handleiding is een goed onderwerp binnen de setting van een LOK-groep Het onderwerp van deze handleiding is belangrijk voor mijn praktijk De voorgestelde aanpak is toepasbaar in mijn eigen praktijksituatie Na deze LOK-vergadering heb ik intentie om de opgedane ervaring te implementeren in mijn eigen praktijk De begeleider/trainer was zeer ervaren en had de sessie goed in de hand De begeleider/trainer was voldoende vertrouwd met de materie Handleiding voor de moderator- LOK sessie over Praktijkassistentie