Notitie prioritering

Transcriptie

1 Notitie prioritering Inleiding Het DMT wil graag meer rust en ruimte brengen in het werk van zowel ambtelijke als bestuurlijke organisatie. Afgesproken is dat de rust en ruimte gevonden wordt door werkzaamheden te prioriteren. Daarbij is het belangrijk inzichtelijk te maken welke onderwerpen in welke periode worden behandeld in het college van D&H. Definitie prioriteitenlijst De prioriteitenlijst bevat onderwerpen die door D&H zijn aangemerkt als prioriteiten. Bij deze onderwerpen is duidelijk in welke periode het onderwerp door D&H zal worden behandeld. De organisatie pakt deze onderwerpen met voorrang op. Voorgestelde werkwijze In een PFO of bilateraal kunnen portefeuillehouder en sectorhoofd onderling afstemmen welke onderwerpen op de prioriteitenlijst moeten komen en wat dat betekent voor andere onderwerpen op de lijst binnen zijn of haar portefeuille. Het DMT bespreekt periodiek per kwartaal de voortgang die wordt gemaakt. Deze bespreking kan gekoppeld worden aan te maken kwartaalrapportages. Dit kost geen extra werk, geen extra informatiestroom en geeft gelijk zicht op de prioriteiten die in den breedte worden gesteld (afgewogen tegen het werkpakket als geheel). De monitoring van de voortgang wordt ingebed in de bestaande control-instrumenten. Daaruit volgen dan weer de wijzigingen (per kwartaal), die worden doorgevoerd op de prioriteitenlijst. Op basis van de bespreking in het DMT wordt een rapportage gemaakt voor het college van D&H met een toelichting op de afwijkingen (reden versnelling of vertraging onderwerp). Het college kan hier kennis van nemen, dan wel op basis van actuele inzichten wijzigingen aanbrengen in de planningen. De agendering van deze rapportage wordt gekoppeld aan de planning & controlcyclus. Met het invoeren van een prioriteitenlijst blijft nog wel enige ruimte over om in te kunnen spelen op zaken die opeens actueel worden en prioriteit behoeven in de afhandeling. De lengte van de prioriteitenlijst wordt bepaald door het college. Daarbij is het een randvoorwaarde dat de onderwerpen realistisch in de tijd gepland zijn, zodat er voldoende rust en ruimte is om het uit te voeren. Deze eerste lijst is samengesteld op basis van de huidige inzichten, hierbij zijn eventuele uitkomsten van het kadernotaproces logischerwijs nog niet meegenomen. Voor het tweede kwartaal wordt de lijst aangepast op basis van de kadernota. notitie D&H 27 april

2 Prioriteitenagenda onderwerp PFH OG 2010/Q1 2010/Q2 2010/Q3 2010/Q4 2011/Q1 2011/Q2 2011/Q3 2011/Q4 2012/Q1 2012/Q2 2012/Q3 2012/Q4 1 Besluitvorming en ondersteuning van SH BCC bestuur 2 Planning en control Wiegman SH EFZ 2.1 Verbeteren planning en concern controlcyclus Wiegman controller 2.2 Verbeteren werkgroepen financiën SH EFZ Wiegman 2.3 Opzetten systeem SH EFZ managementrapportages Wiegman 2.4 Actualiseren AO concern Wiegman controller 2.5 Acties managementletter 2009 concern Wiegman controller 3 Strategisch informatieplan van directie 4 Strategische agenda van 5 Implementatie WOU! van 6 Management Development Delfland van 7 Projectmanagement en - Wiegman instrumentarium SH BCC/B&O SH WS SH MID SH PIB 8 Duurzaamheid ter Woorst SH ZB 9 Innovatie Wiegman SH ZB 10 Deltaprogramma van TL IB (B&O) 11 Kadernota/ambitiecheck van directie / Wiegman 12 Rioleringsopgave van der TL IB (B&O) Ende 13 programmamanagement 'stevige dijken' Bom SH WS 14 programmamanagement 'schoon ter Woorst SH WS water' 15 programmamanagement 'voldoende van den SH WS water' Berg 16 programmamanagement van der SH ZB 'samenwerken in de afvalwaterketen' Ende 17 Adequate zoetwatervoorziening van den Berg TL WH (B&O) 18 Grondwater van den Berg TL WH (B&O) 19 Vastgoedbeleid Wiegman SH MID PFH = Portefeuillehouder OG = Opdrachtgever SH = Sectorhoofd TL= Teamleider notitie D&H 27 april

3 Omschrijvingen Organisatieonderwerpen 1. Besluitvorming en ondersteuning bestuur (SH BC&C) Het eindproduct is een overkoepelende notitie waarin de samenhang tussen verschillende reeds in gang gezette acties wordt verduidelijkt en waarin wordt aangegeven hoe het geheel wordt gemonitord. Het gaat hierbij om onder andere: - onderzoeken mogelijkheden om besluitvormingsproces te versnellen en te verbeteren - kanalisering en prioritering vragen van VV en hoogheemraden - verbetering ondersteuning bestuur, door maatwerk in ondersteuning door sectorhoofden en bestuursassistenten - verbetering kwaliteit stukken, door ontwikkelen criteria, invoeren opleiding etc 2. Planning en control (SH EFZ) Voor dit onderwerp wordt een nadere onderverdeling gemaakt naar vijf onderwerpen. 2.1 Verbeteren planning en control cyclus (concerncontroller) In 2010 wordt de inrichting van de planning en controlcyclus vastgesteld op basis van de voorbereidingen die daarvoor in 2009 zijn getroffen. De uitvoering van de planning en controlcyclus wordt vervolgens over een periode van 3 jaar geïmplementeerd: - In 2010 wordt de planningsfase volgens nieuwe formats uitgevoerd: Meerjarenraming en Begroting In 2011 wordt de rapportage-fase volgens nieuwe formats uitgevoerd: Burap s en Marap s (Dirap s en Sector-rap s). - In 2012 wordt de verantwoordingsfase volgens nieuwe formats uitgevoerd. 2.2 Verbeteren functioneren werkgroepen rond het financiële instrumentarium, bijv GIDS (SH EFZ) Gedurende de periode van de implementatie van de planning en control-cyclus zullen werkgroepen zonodig invulling geven aan gewenste verbeteringen van het financiële instrumentarium. 2.3 Opzetten systeem voor managementrapportages (SH EFZ) De doorontwikkeling van de managementinformatie zal gedurende de periode van de implementatie van de planning en control-cyclus plaatsvinden. Gedurende deze periode zal de informatiebehoefte steeds verder bepaald worden en kan de beschikbaarheid van managementinformatie worden geregeld. Dit zal zoveel mogelijk met behulp van de centrale rapportage-tool plaats vinden. Hierbij wordt rekening gehouden met de managementinformatie die nodig is om programmasturing goed in te kunnen vullen. 2.4 Actualiseren Administratieve Organisatie (concerncontroller) Beschrijving van procedures is een belangrijke stap om in control te komen binnen een organisatie. Dit is een onderdeel van de administratieve organisatie. Het verbeteren van de interne besturing van Delfland vergt op verschillende terreinen inzet. Hierbij is het van belang om te zorgen voor een juiste balans tussen het doen van onderzoeken en het zorgdragen voor het verbeteren van de processen. In dit kader is er besloten om de hoofdprocessen binnen Delfland te beschrijven. Bij het beschrijven van deze hoofdprocessen worden onderwerpen als rechtmatigheid, betrouwbaarheid en doelmatigheid in het acht genomen. Het maakt het ook mogelijk om interne controles uit te voeren waardoor de organisatie in control blijft. 2.5 Acties managementletter 2009 (concerncontroller) In de managementletter 2009 heeft de accountant aanbevelingen en verbeteracties opgesomd. Deze trajecten werpen hun eerste vruchten al af maar gezien de complexiteit notitie D&H 27 april

4 en breedte van het onderwerp, vergen de verbeterprocessen inzet van enkele jaren voordat optimaal effect en in-control-zijn binnen de organisatie bereikt wordt. Voor een overzicht van alle verbeteracties wordt verwezen naar plan van aanpak managementletter Het college zal ieder kwartaal een rapportage ontvangen waarin over de voortgang van de verbeteracties wordt gerapporteerd. 3. Strategisch informatieplan (directie) - Geven van een kader voor de ontwikkelingsrichting van de informatievoorziening. Een zorgvuldige afweging bij de prioriteitstelling en uitvoering van maatregelen op het gebied van informatievoorziening wordt hiermee mogelijk gemaakt. - Het strategisch informatieplan is op 4 februari vastgesteld in de VV. - Het strategisch informatieplan wordt vervolgens uitgewerkt in deelinformatieplannen per sector en een overkoepelend concernbreed informatieplan - Het strategisch informatieplan wordt ook uitgewerkt naar de automatiseringsstrategie. - De rapportage volgt in het 4 e kwartaal 2010, en wordt ingebed in de planning en controlcyclus. 4. Strategische agenda (SH BC&C) - Werkwijze van strategen - Agendering van strategische onderwerpen die Delfland nu of in de toekomst raken 5. Implementatie WOU! (SH WS) De ontwikkeling van WOU vindt thans stapsgewijs plaats. De organisatie wordt nu ingericht om de gewenste veranderingen vorm te geven en er is een start gemaakt met programmamanagement. Thans wordt getracht de ontwikkelingen binnen WOU voor de komende jaren meetbaar te maken. De processen worden verder uitgewerkt. In het eerst halfjaar zal nader advisering plaatsvinden voor verdere invulling van programmamanagement. Daarnaast wordt uitgewerkt hoe de verhouding is tussen de programmatische sturing en de voorgestane gebiedsgerichte aanpak. 6. Management Development Delfland (SH MID) In 2010 wordt gestart met het ontwikkelen van een samenhangend management development programma dat de afzonderlijke managementdagen uit het verleden grotendeels gaat vervangen. In dit programma komen diverse onderwerpen samen die als rode draad hebben de continue verbetering van de sturing door het management. Basis hiervoor is de gedachte dat management en leidinggeven een vak is dat ook continue ontwikkeling en bijscholing nodig heeft. Als uitgangspunt zal het INK-model worden gehanteerd, waarbij vervolgens voor 2010 in elk geval uitwerking zal plaatsvinden in bijvoorbeeld Financieel Management, Integriteitsbeleid, de gesprekscyclus (Planning, Voortgang en Beoordelingsgesprekken). De onderdelen moeten bijdragen tot verdere versterking van integraal management. Het uitgangspuntenmemo wordt ter informatie naar D&H verstuurd. 7. projectmanagement en instrumentarium (SH PIB) - invoeren lijnsturing PIB (kanteling) - invoeren uniforme wijze van ramen (SSK) - check op projectramingen van lopende projecten (Schoon Schip) - invoeren van risicomanagement in projecten (RiscMan) notitie D&H 27 april

5 Beleidsonderwerpen 8. Duurzaamheid (SH ZB) - Beleidsuitgangspunten en de duurzaamheidstoets worden gezamenlijk in de eerste helft van 2010 vastgesteld door D&H, daarna door de VV. - Uitgangspunt voor Delfland bij haar manier van werken - Focus onder andere op het aansluiten bij onze kerntaken (speciale aandacht voor klimaat) en op het uitdragen van datgene dat we al duurzaam doen. 9. Innovatie (SH ZB) - Ontwikkelen eigentijds innovatiebeleid (2e kwartaal 2010) - Hoe gaan we innovatie organiseren - Sterker aanhalen van banden met de buitenwereld - Aansluiting zoeken met ontwikkelingen in de omgeving door het aangaan en optimaliseren van samenwerkingsverbanden en allianties 10. Deltaprogramma (TL IB) - bijdrage leveren aan een uitvoeringsplan voor het deltaprogramma en behartigen van de belangen van Delfland - Ondersteunen van de dijkgraaf als bestuurlijk vertegenwoordiger kustwaterschappen in de Stuurgroep deelprogramma Kust; - Behoud zoetwatervoorziening op korte en lange termijn vooral via de zuidzijde van Delfland; - Veiligheid en investering Delflandse Dijk op lange termijn (wegvallen Maeslantkering) In het 2 e kwartaal 2010 wordt D&H geïnformeerd over de insteek van Delfland in het Deltaprogramma In het 3 e kwartaal 2010 volgt de voortgangsrapportage Deltaprogramma met koppeling naar de verschillende plannen van aanpak van de verschillende deelprogramma s. 11. Kadernota/ambitiecheck (directie) - Uitvoering van de motie Dijkema c.s. met als uitkomst één scenario (de kadernota) welke vervolgens wordt uitgewerkt in MJR etc. - In de kadernota worden de bezuinigingsvoorstellen evenals de consequenties van de operatie Storm (voor zover bekend) meegenomen. - Om optimaal uitgerust te zijn voor de toekomst, zal Delfland zaken slimmer en effectiever aanpakken. Dit betekent dat Delfland sterker prioriteiten stelt om het werk tegen de laagste kosten te kunnen realiseren. - Dit betekent dat we kiezen voor een marktgerichte (kosten- en batenbewust), gebiedsgerichte en effectgerichte aanpak. - De uitkomsten van het kadernotaproces hebben onder andere ook gevolgen voor de verschillende programma s en de KRW-opgave. 12. Rioleringsopgave (TL IB) - terugdringen riool-overstorten (basisinspanning) - Monitoring voortgang realisatie van de rioleringsopgave door gemeenten - Afronden riolering buitengebied Westland (1 e kwartaal 2011) - Voor dit onderwerp is sprake van afstemming met het uitvoeringsprogramma KRW opgaven 13. Programmamanagement: Stevige Dijken (SH WS) De ontwikkeling van het programmamanagement is gestart, de eerste resultaten worden geboekt. Hierbij staat het sturen op doelen en effectiviteit centraal. De programma s zullen in onderlinge samenhang rekening houdend met hun eigen dynamiek worden ontwikkeld. De ontwikkeling van de programma s en de bijbehorende rapportages is een belangrijk aandachtspunt voor de komende periode. Daarnaast zullen de effecten van de kadernota in de programma s moeten worden vertaald. notitie D&H 27 april

6 14. Programmamanagement: Schoon water (SH WS) het programma omvat de volgende elementen: - verantwoord gebruik van zwemplassen en recreatief medegebruik oevers en waterstaatkundige werken - oplossen belangrijkste knelpunten voor de vismigratie. - verbeteren van de kwaliteit van het oppervlaktewater - verbeteren van de inrichting van waterlichamen als randvoorwaarde voor een goed ecosysteem Kenmerken bij de uitvoering dit programma zijn de combinatie van hoge ambities en de integrale aanpak met andere partijen c.q. andere programma s. Voor al deze onderwerpen geldt dat herijking zal plaatsvinden in de kadernota, waarbij ambities, financiën en planning mogelijk worden bijgesteld. Op basis van de kadernota moet dit worden uitgewerkt in het Programmaplan Schoon water (Q1 2011) waarin de strategie en resultaten wordt neergelegd en welke in het najaar in de VV wordt besproken. Voor 2010 geldt dat worden waar mogelijk op basis van bestaand beleid en afspraken en in lijn met de kadernota no-regret maatregelen zoveel mogelijk doorgezet. De eerste uitvoeringsperiode geldt tot 2015 daarna zijn er fasen tot 2021 en 2027, waarbij 2015 een belangrijk maatgevend jaar is Programmamanagement: Voldoende water (SH WS) De ontwikkeling van het programmamanagement is gestart, de eerste resultaten worden geboekt. Hierbij staat het sturen op doelen en effectiviteit centraal. De programma s zullen in onderlinge samenhang rekening houdend met hun eigen dynamiek worden ontwikkeld. De ontwikkeling van de programma s en de bijbehorende rapportages is een belangrijk aandachtspunt voor de komende periode. Daarnaast zullen de effecten van de kadernota in de programma s moeten worden vertaald. 16. Programmamanagement: samenwerken in de afvalwaterketen (SH ZB) - Samenwerken in de afvalwaterketen verder uitwerken e.e.a. is afhankelijk van de uitkomst van Actie Storm - Verwachting qua planning is dat dit nog wel tot eind 2012 doorloopt (afhankelijk van de beslissingen in Actie Storm ). 17. Adequate zoetwatervoorziening (TL WH) - Delfland is actief betrokken bij dit externe proces, waarbij Delfland op verschillende punten meedraait. - Eind 2010 volgt een tussenrapportage waarin de aanpak zal worden weergegeven richting de besluitvorming in Grondwater (TL WH) - vaststellen van een beleidsmonitoringsplan, waarin wordt uitgewerkt hoe Delfland in 2012 tot eigen beleid kan komen. (3 e kwartaal 2010) - Vaststellen van de eerste GGOR (Berkel, Pijnacker, Delft) (4 e kwartaal 2010) 19. Vastgoedbeleid (SH MID) (Juridische) handleiding grondverwerving incl. werkprocessen voor verwerving en overdracht naar beheer. De startnotitie wordt geagendeerd in het 2 e kwartaal van 2010, de handleiding is gereed in het 4 e kwartaal van De start van de implementatie volgt in het 1 e kwartaal van notitie D&H 27 april

7 Bijlage I afkortingen SH TL WS ZB B&O PIB V&H EFZ MID BC&C WSK WH WK RP IB PIV sectorhoofd teamleider watersystemen zuiveringsbeheer beleid en onderzoek Project- en ingenieursbureau vergunning en handhaving economische en financiële zaken Middelen bestuur, communicatie en crisisbeheersing watersysteemkwaliteit waterhuishouding waterkeringen ruimtelijke planvorming integraal beleid programmamanagement en informatievoorziening notitie D&H 27 april