Succesvol contractmanagement: start inkoop Strategische beleidsprioriteiten als basis

Transcriptie

1 Succesvol contractmanagement: start inkoop Strategische beleidsprioriteiten als basis Prof.dr.ing. Jacques J.A.M. Reijniers MBA Congres 2012 inkoop+beleid=meerwaarde Datum: 7 juni 2012 Leadership Entrepreneurship Stewardship info@nyenrode.nl T + 31 (0) x

2 De praktijk: nog steeds een dagelijkse realiteit Succesvol contractmanagement realiseren is een worstelproces, maar Visie, wilskracht, creativiteit, kennis en ervaring nodig Bron: oratie Reijniers

3 Geen 50 sheets, wél uw vragen: een inspiratiebron Masterclass (definitie!)

4 De praktijk over inkoop vandaag is niet acceptabel. Inleiding Door professioneel inkoopproces anders!

5 Praktische worstelingen tijdens uitvoering uitbesteding. Enkele centrale observaties Onduidelijkheid relatie business doelstellingen Niet beantwoorde verwachtingen Uw eigen ervaringen? Té hoge verwachtingen: tijd, resultaat of financiën Discussie contract: commercie vs operatie Onvoldoende bekendheid businessprocessen klant Te veel control tijdens uitvoering: té veel kpi s Inadequate voorbereiding: té rigide? Bron: analyse Reijniers

6 De essentie bij inkopen en uitbesteden Wensen/aanbod op elkaar afstemmen door offerte... Opdrachtgever oplossing probleem op tijd binnen voorwaarden maatschappij 3-P (verzoek) offerte Leverancier opdracht/omzet naamsbekendheid referenties zichtbaar innovatief/flexibiliteit meerwaarde Zes beginselen: objectief gelijke behandeling transparant relevant proportioneel lage admin lasten Vertrouwen of controle na contracteren?

7 Contract management is méér dan beheer: vroegtijdig strategische prioriteiten aangeven Strategie Waarom/hoe Piketpalen slaan 1. Specificeren Wat 2. Selecteren Wie 3. Contracteren Hoe Formeel aanbestedingsproces 4. Bestellen 5. Bewaken/ contract management 6. Nazorg en evaluatie Wanneer X procederen Leveran. Kennis leveranciers vroeg benutten: pull ipv push

8 Beleidsprioriteiten organisatie zijn de basis voor meerwaarde uitbesteding én kpi s contractmanagement. Strategische beleidsaspecten, prioriteiten uitbestedingsbijdrage systemen organisatie proces procedures Resultaat uitbesteding Voorbeelden Kostenbesparing Kwaliteitsverbetering Duurzaamheidsbev. Inkoop/contractmanagementbeleid- en doelstellingen

9 Het spanningsveld intern/extern vraagt om meer integrale oplossingen inkoop organisatie. Marktkennis/inzicht leveranciers Contractmanagement (kpi s vooraf afgesproken tijdens strategiefase) Dynamiserend inspelen op externe ontwikkelingen Hanteren van ondernemende innovatieve inkoopmethoden, bv.:+ het Zeeuws-model concept : kwaliteit binnen budget + ontkoppeling kwaliteit en prijs: Kashiwagi Innovatie benutten gedurende proces: meer toegevoegde waarde

10 Kenmerken professionele zakelijke diensten (omvangrijk binnen publieke sector) zijn uniek. Vooraf precies specificeren operationele behoefte niet gemakkelijk Resultaat eerst na prestaties te beoordelen Moeilijk reproduceerbaar en eerdere ervaring beperkt mee te nemen Kwaliteitsgaranties vooraf slechts beperkt mogelijk Uitgaan van het gewenste eindresultaat tijdens strategiefase bij bepalen kpi s contractmanagment

11 De belangen van betrokkenen zijn verschillend bij bepalen kpi s contractmanagement (voorbeelden) budgethouder: behoefte, oplossing, tijdig, moment, doel facilitymanager: zicht op kwaliteit controller: grip op proces, kosten, transparantie inkoop: regie, faciliteren, adviseren, grip op leveranciers accountant: rechtmatigheid, doelmatigheid, duurzaamheid Samenhangende strategische inbedding als basis

12 Professioneel contractmanagement nodig vanwege Risico-issues en beoordelingscriteria reeds in strategiefase Aantonen rechtmatigheid, doelmatigheid, duurzaamheid, kosten en transparantie door adequate controle en sturing Kostenbesparing door strategisch inzicht en pro-actief anticiperen Continuïteit in bedrijfsvoering door flexibel inspelen Vernieuwing en innovatie tijdens en door evaluaties Realisatie strategie door vroegtijdige borging operaties

13 Afhankelijk soort inkoopvraag, andere aanpak en focus bij contractmanagement Investering Verkoop Shopping Problemsolving Verkoop Transaction Verkoop Partnership Bron: Kraljic, Rackham Investering Inkoop

14 Een operationele aanpak: voorwaarden succes Leveranciersmeerwaarde voor succesvol resultaat als basis voor succesvol contractmanagement. Vroegtijdig innovatie-meerwaarde laten tonen Onderscheidende kracht kunnen laten zien in offerte Eenduidig kunnen lezen van gunningscriteria Kwalitatieve gunningscriteria SMART omschrijven Voldoende gelegenheid tot het stellen van vragen Vervolgens op antwoorden nog eens kunnen reageren Leveranciersmarkt en ontwikkelingen kennen Professionele inkoopaanpak opdrachtgever

15 Essentie succesvolle bijdrage leveranciers Behoeftesteller is leidend! Inkoop is faciliterend en adviserend: dienstbaar Leveranciersmarktkennis, gebruik en -research Professioneel contractmanagement Invulling categoriemanagement Accountportfolio management Lostlaten detailering (technisch specificeren) vooraf Loslaten historisch kopiëren kennis/ervaring r ee t zi n Be ge gin be t!

16 Voorbeelden uit de praktijk. Contractmanagement uitbesteding leerlingenvervoer (Nova uitzending) Prestaties schoonmaak (Zembla uitzendingen) Vele andere uit de geschreven media (Praktijk)

17 Aandachtspunten professioneel contractmanagement Leverancier en opdrachtgever samen optimaliseren contractuitvoering Niet éénzijdig vanuit opdrachtgever Leveranciersmanagement Prestatiebeoordeling Continue verbering prestaties Vroegtijdig inspelen op ontwikkelingen en bijsturen Opdrachtgever en opdrachtnemer randvoorwaarden en condities Focus op eindresultaat (strategische kpi s) Vermijden onnodige en té gedetailleerde kpi s

18 Achtfasenmodel Kotter voor realisatiesucces bij vernieuwing contractmanagement Draagvlak Verandervisie Successen Visie en strategie Leidende coalitie Consolideren Beleidsdoelen! Verankeren Urgentiebesef Consequenties niet doen?

19 Tenslotte, als inspiratiebron vernieuwingen

20 slide 20 Nyenrode Business Universiteit +31 (0) Find us on: