B&W. Advies. Doorlichting afdeling Beleid van de hoofdafdeling Welzijn. (f-h;m ^ Zoetermeer steeds ondernemend 2 5 JAN 2011 I. VERGAO'ZniNG B & W

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "B&W. Advies. Doorlichting afdeling Beleid van de hoofdafdeling Welzijn. (f-h;m ^ Zoetermeer steeds ondernemend 2 5 JAN 2011 I. VERGAO'ZniNG B & W"

Christina Thys
6 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 ^^^^ gemeente VERGAO'ZniNG B & W 2 5 JAN 2011 I B&W DM-nr. 2011/495 Advies Versie: 1 Doorlichting afdeling Beleid van de hoofdafdeling Welzijn Verantwoordelijk Portefeuille Mede verantw. Gemeentesecretaris Hoofdafdeling Auteur Weth. Drs. F.J.M. Speel M.E. van Leeuwen dr. T.J. (Edo) Haan drs. J. Dijkstra Wz, Beleid drs. E.M. van der Spruit A.J.C.M. Jansen Tel.: a.j.jansen@zoetermeer.nl (f-h;m ^ Kenmerken Financieel Personeel Juridisch Geheim Adviezenlijst Communicatie OR l&a Ja Behandelschema College Burgemeester en Wethouders Programma 2 - Welzijn en zorg 4 - Jeugd en ondenwijs 5 - Kunst, cultuur en bibliotheek 6 - Sport en bewegen Aard voorstel Besluitvormende bevoegdheid College Bijlage(n) Rapport KplusV: dooriichting afdeling Beleid van de hoofdafdeling Welzijn Vertjeterprogramma Welzijn op trektocht Advies Ondernemingsraad Reactie gemeentesecretaris op advies Ondernemingsraad rr steeds ondernemend

2 ^2^^^^^ ^^^ gemeente Samenvatting In mei 2010 heeft KplusV hetnrapport van het dooriichtingsonderzoek van de afdeling Beleid van de'hoofdafdeling Welzijn opgeleverd. In juni 2010 heeft het college aangegeven een groot deel van de aanbevelingen te onderschrijven. 'De ondernemingsraad heeft advies uitgebracht over het collegeadvies van juni Nu het advies van de ondernemingsraad begin november 2010 ontvangen is, kan het college zijn definitieve standpunt afronden. Het standpunt is dat de aanbevelingen uit het KplusV-onderzoek worden uitgewerkt in het 'Oog voor de toekörnst-uitvoeringsplan'. Tevens wordt aangegeven welke verbeteringen al zijn opgepakt. Te nemen besluit B&W 1. In te stemmen met de aanbevelingen uit het KplusV onderzoek. 2. De aanbevelingen verder uit te werken in het concernbrede plan van aanpak 'Oog voor de toekomst-uitvoeringsplan' dat 1 april 2011 gereed is. 3. In het uitvoeringsplan aandacht te besteden aan de volgende onderwerpen uit het advies van de ondernemingsraad van 8 november 2010: - organisatieprincipes - sturingsprincipes - communicatie 4. Dit voorstel aan te bieden aan de leden van de raad en de rekenkamercomniissie. sfeeds ondernemend

3 qemeente Toelichting B&W sfeeds ^ondernemend

4 gemeente Aanleiding In méi 2010 heeft KplusV het>apport 'Dooriichting afdeling Beleid van de hoofdafdeling Welzijn' opgeleverd. In dit voorstel leest u wat we met de aanbevelingen doen. Het onderzoek had als algemeen doel het beoordelen van het huidig functioneren en presteren vande afdeling Beleid. Het onderzoek is bijgevoegd. In juni 2010 heeft het college zijn reactie op dit dooriichtingsonderzoek gegeven en aangegeven zich te herkennen in een aantal bevindingen. Vervolgens is deze reactie aan de ondernemingsraad voorgelegd voor advies. Nu deze reactie begin november 2010 is opgeleverd kan het college zijn definitieve standpunt afronden. Context Het onderzoek is uitgevoerd in het kader van Verordening ex. art. 213a. Huidige situatie - probleem - analyse Het college heeft aangegeven zich grotendeels te herkennen in de uitkomsten van het onderzoek. Zoals ook uit het Sterigenics onderzoeksrapport bleek, is binnen teveel sprake van interne gerichtheid, non-interventiegedrag en eilandjescultuur. We zien dat er grote inspanningen moeten worden geleverd om te kunnen opereren als een moderne overheidsorganisatie, die in staat is om resultaatgericht en maatschappelijk te ondernemen. Ook de ondernemingsraad geeft aan dat de uitkomsten van het onderzoek herkenbaar zijn, maar vindt tevens dat de focus van het onderzoek teveel ligt op de zaken die niet goed gaan. De ondernemingsraad adviseert aandacht te besteden aan de organisatieprincipes, de sturingsprincipes, de communicatie, de cultuur en de mate waarin medewerkers zich veilig voelen en hun mening geven. Daarnaast adviseert de ondernemingsraad de aanbevelingen uit het rapport uit te werken. De ondernemingsraad vraagt aandacht voor de aansturing op korte termijn omdat medewerkers, zoals blijkt uit het onderzoek, niet altijd eenduidige sturing ervaren. Ontwikkelingen 'oog voor de toekomst' en stand van zaken intern cultuurtraject In de periode na het verschijnen van het dooriichtingsonderzoek is gestart met de uitwerkingen van een aantal aanbevelingen uit het KplusV-onderzoek, en zijn er belangrijke concernontwikkelingen. Ten eerste heeft het college inmiddels de notitie 'Oog voor de toekomst' vastgesteld. In deze notitie wordt de organisatievisie geschetst. Er zijn drie kwartiermakers benoemd om op 1 april 2011 een plan van aanpak voor de organisatieontwikkeling op te leveren aan de algemeen directeur. De kernwaarden van de organisatie (daadkracht, vertrouwen en samenwerking) blijven centraal staan. De nadruk in deze organisatieontwikkeling ligt op het van buiten naar binnen denken, de verbetering van de werkprocessen en de verbetering van de integraliteit. De vier hoofdpunten uit de notitie 'Oog voor de toekomst' zijn: 1. Versterken van de flexibiliteit en versterken van programmamanagement en netwerksturing; gebaseerd op de kernwaarden van de organisatie daadkracht, vertrouwen en samenwerking. 2. Stroomlijnen en standaardiseren van werkprocessen door gebruik te maken van nieuwe ICT. sfeeds ondernemend

5 gemeente 3. Versterken van de samenwerking als concernmanagementteam en het versterken van samenwerking^binnen de organisatie. 4^Vereenvoudigen vanjde hoofdstructuur: er komt een eenheid inwoners, stad en bedrijfsvoering. /Ten tweede is een medewerkersfevredenheidsonderzoek (MTO) uitgevoerd, waarvan de resultaten 1 februari 2011 worden opgeleverd aan de algemeen directeur. De algemeen directeur heeft in zijn brief van 18 november 2010 met de ondernemingsraad afgesproken dat hierirtvragen gesteld zullen worden over de cultuur en de veiligheid in de organisatie. Indien de uitkomsten van het MTO daar aanleiding toe geven zullen maatregelen volgen. Intern cultuurtraject en strategisch personeelsplan Als derde ontwikkeling noemen we het interne cultuurtraject, (bijgevoegd). Dit verbeterprogramma loopt al enige tijd. Een aantal van de aanbevelingen uit het dooriichtingsonderzoek is al werkende weg hierin opgenomen en uitgevoerd. Gewerkt is onder meer aan: - Voortzetten wijkontwikkeling en resultaatgericht werken Interactieve bijeenkomsten, met aandacht voor cultuuraspecten en feedback geven Oriëntatie op een jeugdprogramma (concembreed) - Actieplan flnanciële beheersing Welzijn op orde Inrichten van een bedrijfsbureau binnen Welzijn Strategische personeelsprognoses Opstellen profielen middenmanagement en programma- en projectmanager Inrichten van een breed managementoverieg Herformuleren project- en programmaopdrachten - Ontwikkeling sportbedrijf Spelregels wethoudersoverieg Aanpassen mandaatlijsten en autorisaties Introducfle project- en programmamanagement Inrichten ondersteuning rond hiërarchisch en operafloneel leidinggevenden Medewerkers zijn geïnformeerd via een nieuwsbrief en via intranet. Bewust is gekozen voor een organisch proces, zodat medewerkers betrokken en enthousiast blijven. De interactieve werkvormen worden als positief ervaren. Als vierde ontwikkeling noemen we strategische personeelsplanning. Dit is een concembreed traject, waarin de teammanagers worden opgeleid om een strategisch personeelsplan te kunnen opstellen. Oplossingen - voorstel - keuzes Het is nu belangrijk om ervoor te zorgen dat de aanbevelingen uit het dooriichtingsonderzoek ook daadwerkelijk worden geïmplementeerd. De algemeen directeur heeft daarom opdracht gegeven aan de kwartiermaker van de eenheid inwoners om de aanbevelingen te verdiepen in het plan van aanpak 'Oog voor de toekomst-uitvoeringsplan'. De aanbeveling uit het dooriichtingsonderzoek om de vacature van het afdelingshoofd Beleid in te vullen wordt tevens uitgewerkt in dit plan. Eventuele invulling daarvan vindt plaats nadat het plan van aanpak gereed is. Voor de aansturing op korte termijn is inmiddels een MT-breed ingesteld van waaruit zaken eenduidig worden aangestuurd. steeds (ondernemend

6 gemeente n het uitvoeringsplan 'Oog voor de toekomst' zal het verbeterprogramma 'Welzijn op trektocht' worden geïntegreerd.- Financiën Risico's en uitvoeringsvraagstukken Communicatie en participatie, Gehandicapten en andere doelgroepen (toegankelijkheid) Rapportage en evaluatie Besluit 1. In te stemmen met de aanbevelingen uit het KplusV onderzoek. 2. De aanbevelingen verder uit te werken in het concernbrede plan van aanpak 'Oog voor de toekomst-uitvoeringsplan' dat 1 april 2011 gereed is. 3. In het uitvoeringsplan aandacht te besteden aan de volgende ondenwerpen uit het advies van de ondernemingsraad van 8 november 2010: - organisatieprincipes - sturingsprincipes - communicatie 4. Dit voorstel aan te bieden aan de leden van de raad en de rekenkamercommissie. Begrotingswijziging sfeeds (ondernemend

Vergelijkbare documenten

B&W. '.Mii. Advies. Zorg en Inkomen Zoetermeer. .^lé^l. DM-nr. 2011/317. Versie: 2. jjfi-jorm adv;as Klanttevredenheidonderzoek Werk

B&W. '.Mii. Advies. Zorg en Inkomen Zoetermeer. .^lé^l. DM-nr. 2011/317. Versie: 2. jjfi-jorm adv;as Klanttevredenheidonderzoek Werk ^^^^^^ ^^ II B&W Advies 110033 DM-nr. 2011/317 Versie: 2 jjfi-jorm adv;as 3Sl3t@T!l Klanttevredenheidonderzoek Werk Zorg en Inkomen 2010 Verantwoordelijk Portefeuille Weth. Dr. T.J. Haan Mede verantw.