XBRL jaarrekening naast de klassieke jaarrekening - en de impact op de werkzaamheden van de IT auditor-

Transcriptie

1 Scriptie Definitief Vrije Universiteit Amsterdam Postgraduate IT Audit Opleiding Eindscriptie Team 816 Gerard Koning Nico van Roon

2 Voorwoord Deze scriptie is de afsluiting van de Postgraduate IT Audit opleiding aan de Vrije Universiteit van Amsterdam. In de scriptie moet een probleem of vraagstuk uit de dagelijkse praktijk op academisch verantwoorde wijze uitgewerkt worden. Wij hebben een scriptie geschreven met als onderwerp XBRL jaarrekening naast de klassieke jaarrekening en de impact hiervan op de werkzaamheden van de IT auditor. Gezien de actualiteit van het onderwerp en de mogelijke invloed op de werkzaamheden van de IT auditors, is dit een interessant onderwerp om in een scriptie te behandelen. Vanuit de Vrije Universiteit Amsterdam is de heer Jan Pasmooij aangewezen als onze afstudeerbegeleider. Wij willen hem bedanken voor de goede inhoudelijke ideeën, zijn uitleg en het doorlezen van de stukken. Zijn vakkundig inzicht heeft geholpen in het opleveren van dit uiteindelijke resultaat. Jur de Vries, onze bedrijfsbegeleider willen wij graag bedanken voor zijn ondersteuning in de beginfase van dit onderzoek. Wij willen verder onze bedrijfsbegeleider, Jaap van Beek bedanken voor zijn ondersteuning in de slotfase van ons onderzoek en het meelezen en adviseren tijdens de afrondende fase. Marc van Hilvoorde willen wij bedanken voor het leveren van ondersteuning bij het in kaart brengen van XBRL. Ten slotte willen wij de (gast)docenten bedanken voor de leerzame colleges tijdens onze studie. Dit alles heeft ons geholpen bij het schrijven van deze scriptie en ook bij het verbreden van onze vakkennis op het gebied van IT audit. Gerard Koning Nico van Roon 1

3 Voorwoord... 1 Samenvatting Inleiding Aanleiding Doelstelling leeswijzer XBRL Inleiding Wat is XBRL? Taxonomie Linkbases Instance document Stylesheet Global Ledger (GL) Toepassingsgebieden Bedrijfsinformatiestromen Externe rapportage Analyse bedrijfsgegevens Openstellen van systemen voor controle en toezicht XBRL jaarrekening Inleiding Bolt-On methode Integrated methode Conclusie Assurance problematiek Algemeen XBRL jaarrekening Extensies Belangrijkste risico s Instance documents Taxonomie Publicatie Risico s Algemene IT risico s Conclusie Mogelijke maatregelen Werkzaamheden IT auditor Algemene IT beheersmaatregelen Aandachtspunten bij publicatie De toekomst Werkzaamheden IT audit Conclusie Ons onderzoek Reflectie Bijlage A Verklarende woordenlijst Bijlage B Geraadpleegde bronnen Literatuur Websites

4 Samenvatting XBRL 1 Om de elektronische uitwisseling en directe verwerking van gegevens mogelijk te maken, is extensible Business Reporting Language (XBRL), een op XML gebaseerde open standaard, ontwikkeld. In 1998 hebben de accountants het initiatief genomen om XBRL te ontwikkelen, omdat zij voordelen zagen in het elektronisch beschikbaar stellen in een standaardformaat van financiële informatie aan analisten, beleggers en financiële instellingen, maar ook voor eigen gebruik in hun controle. Al snel bleken overheden en toezichthouders hiervoor grote belangstelling te hebben. XBRL is ontwikkeld en wordt onderhouden door XBRL International Inc., een wereldwijd consortium van nu ruim vijfhonderd organisaties. Om aan te kunnen geven welke gegevens(elementen) elektronisch worden uitgewisseld, wordt gebruikgemaakt van een taxonomie waarin de gegevenselementen zijn vastgelegd en beschreven; een soort gegevenswoordenboek. Een taxonomie kan elektronisch beschikbaar worden gesteld op een website. De uit te wisselen gegevens worden voorzien van een label die verwijst naar de taxonomie en daarmee de gegevenselementen eenduidig definieert. De elektronisch uit te wisselen gegevens worden geselecteerd en in XBRL formaat opgenomen in een bestand, dat een instance document wordt genoemd. Dit bestand kan - via het internet - naar een organisatie worden gestuurd of op een website beschikbaar gesteld voor belanghebbenden. Door gebruik te maken van een style sheet kunnen de gegevens ook weer worden gepresenteerd, bijvoorbeeld in de vorm van een balans of een winst-en-verliesrekening. Het is ook mogelijk de gegevens al bij de primaire vastlegging te voorzien van een tag (XBRL general ledger). Door middel van de tag is het gegevenselement herkenbaar door het gehele proces van gegevensverwerking en rapportering, zowel intern als extern. XBRL Jaarrekening Met behulp van XBRL bestaat de mogelijkheid om jaarrekeningen op meerdere wijzen samen te stellen. De eerste methode, een "Bolt-on"-benadering 2 houdt in het ontwikkelen van de XBRL rapporten nadat de klassieke papieren jaarrekening is opgemaakt en gedeponeerd - een proces dat bekend staat als mapping. Bedrijven kunnen XBRL ook gebruiken om de financiële overzichten te voorzien van tags als onderdeel van een integrale benadering van hun financiële verslaglegging. In de Integrated methode, nemen bedrijven XBRL op in hun interne financiële systemen. Deze geïntegreerde aanpak maakt het mogelijk dat financiële overzichten worden gemaakt van de van XBRL tags voorziene financiële systemen, zonder dat deze financiële overzichten eerst moeten worden omgezet in een voor mensen leesbaar formaat. Een jaarrekening in XBRL formaat bestaat dus uit een verzameling gegevenselementen die voorzien zijn van een tag. De presentatie ontbreekt. In ons onderzoek hebben wij ons gericht op de bolt-on benadering om de assurance problematiek te behandelen en te beoordelen welke impact deze vorm van XBRL jaarrekening heeft op de werkzaamheden van de IT auditor. Wij denken dat dit de methode wordt waarmee XBRL verder geaccepteerd zal worden en in combinatie met de vertrouwde klassieke papieren jaarrekening alle belanghebbenden kan voorzien van een jaarrekening op de door hun gewenste wijze. Naar verwachting zal dit het eerste scenario zijn en gevolgd worden door de integrated benadering. Assurance Bij de Bolt-on benadering zal evenals bij de overige benaderingen een antwoord moeten worden gevonden op een aantal belangrijke vragen. Waarom wordt een keuze gemaakt voor een bepaalde taxonomie? Waarom juist die geselecteerde versie van de betreffende taxonomie? Is de gemaakte keuze de juiste geweest? Welke elementen uit de gekozen taxonomie zijn gebruikt? 1 XBRL Nederland Waarom XBRL belangrijk is voor de accountant (2007) 2 Advisory Committee on Improvements to Financial Reporting (2008) 3

5 Waarom is de keuze voor deze elementen gemaakt? Wanneer wordt een XBRL jaarrekening gepubliceerd? Gelijk met de klassieke jaarrekening? Zijn de gegevens in de XBRL jaarrekening ontleend aan de papieren jaarrekening, waarbij in vele gevallen een accountantsverklaring is afgegeven? Zijn de gegevenselementen voorzien van de juiste tags? Dit zijn slechts enkele vragen die wij als IT auditors kunnen stellen. Het vinden van antwoorden is een grotere uitdaging. IT-audit De IT-auditor zou over een aantal zaken moeten nadenken wanneer hem wordt gevraagd de accountant te ondersteunen bij het bieden van assurance bij een XBRL jaarrekening naast de klassieke jaarrekening. De IT-auditor kan de accountant helpen om de juiste vragen te stellen en behulpzaam te zijn bij het bieden van oplossingen. Zo zal hij moeten nadenken over audit tools wanneer een match moet worden gemaakt met de klassieke jaarrekening, over hoe hij vast kan stellen of de data in instance documents voldoen aan wet- en regelgeving en of de aan XBRL gerelateerd documenten voldoen aan wet- en regelgeving. 4

6 1 Inleiding 1.1 Aanleiding IT-auditors verrichten steeds meer werkzaamheden voor de controle van de jaarrekening. De aandacht voor deze werkzaamheden wordt enerzijds geïnitieerd door de wetgeving en hierdoor steeds strakker wordende rapportage richtlijnen en anderzijds door de voortdurend toenemende complexiteit van geautomatiseerde omgevingen waar binnen de werkzaamheden plaats moeten vinden. Aan het eind van de jaren negentig heeft XBRL aangetoond dat het proces van samenstellen van een jaarrekening sneller kan worden doorlopen. De steun die XBRL van veel organisaties wereldwijd krijgt toont aan dat de belangstelling om de jaarrekeningen op te stellen in XBRL groot is. In deze scriptie zullen wij ingaan op het proces van samenstellen en beschikbaar stellen van een jaarrekening in XBRL formaat. Accountants kunnen worden geconfronteerd met jaarrekeningen in XBRL formaat. Zij zullen zich moeten afvragen wat het betekent voor hun werkzaamheden met betrekking tot de jaarrekening als deze wordt samengesteld in XBRL formaat naast de klassieke jaarrekening. Tijdens ons onderzoek hebben wij kunnen vaststellen dat er twee scenario s mogelijk zijn om een jaarrekening in XBRL samen te stellen en beschikbaar te stellen. Een jaarrekening kan op de klassieke wijze worden opgesteld met hiernaast een jaarrekening in XBRL formaat. De tweede optie betreft een jaarrekening volledig in XBRL formaat. Wij zullen dit onderscheid in hoofdstuk 3 verder toelichten. Wij hebben ons in dit rapport gericht op de eerste optie: de klassieke papieren jaarrekening met hiernaast een jaarrekening in XBRL formaat. Wij hebben gemeend dat dit de methode zal zijn waarmee XBRL verder geaccepteerd zal raken en in combinatie met de vertrouwde klassieke papieren jaarrekening alle belanghebbenden kan voorzien van een jaarrekening in het door hun gewenste formaat. 1.2 Doelstelling In ons onderzoek hebben wij ons gericht op de impact van XBRL op de werkzaamheden van de IT auditor met betrekking tot de jaarrekening in XBRL formaat naast de klassieke jaarrekening. Om de impact te kunnen bepalen hebben wij ons ten doel gesteld een antwoord te vinden op de volgende vragen: Wat is XBRL? Hoe kan de XBRL jaarrekening worden samengesteld? Welke assurance problematiek speelt bij een XBRL jaarrekening naast de klassieke jaarrekening? Welke impact heeft de op de werkzaamheden van de IT auditor?. Wat zijn de ontwikkelingen van XBRL met betrekking tot de jaarrekening? 1.3 leeswijzer De lezer zal in de hoofdstukken 2 en 3 een duidelijk beeld kunnen vormen bij het begrip XBRL en haar toepassingsgebieden. Een analyse van de risico s en problemen die XBRL met zich meebrengt wanneer dit wordt gebruikt voor de jaarrekening naast de papieren jaarrekening wordt besproken in hoofdstuk 4. In hoofdstuk 5 wordt de lezer een handvat worden geboden hoe het gebruik van XBRL kan worden 5

7 beheerst. Dit zal geen volledige lijst van beheersmaatregelen betreffen. Wel krijgt de lezer inzicht in de voornaamste maatregelen die kunnen worden getroffen wanneer XBRL wordt gebruikt voor jaarrekening naast de papieren jaarrekening. In hoofdstuk 6 zal een beeld worden geschetst van mogelijk gebruik van XBRL in de toekomst, evenals de mogelijke invloed op de werkzaamheden van de IT auditor. Hoofdstuk 7 zal een conclusie bevatten van ons onderzoek 6

8 2 XBRL 2.1 Inleiding XBRL, voorheen bekend als extensible Financial Reporting Modeling Language (XFRML), krijgt veel aandacht van de accountantskantoren. Het initiatief voor deze ontwikkeling is in 1998 genomen door het Amerikaanse accountantsinstituut, American Institute of Certified Public Accountants (AICPA). Al snel werd duidelijk wat de mogelijkheden konden zijn van XBRL en werd XBRL.org opgezet om de inspanningen ten behoeve van deze ontwikkelingen in goede banen te leiden. 3 Op dit moment zijn ca. 550 organisaties wereldwijd lid; daarnaast kent XBRL International meer dan 16 formele jurisdicties die, met uitzondering van de International Accounting Standards Board, de activiteiten op het gebied van XBRL op nationaal niveau ondersteunen en coördineren. 4 figuur 1: Tijdslijn voor XBRL 1 Jaar Ontwikkeling 1997 Charlie Hoffman (CPA, Knight, Vale & Gregory, Washington VS) stelt XML voor om te gebruiken voor financiële rapportages 1998 AICPA voert een onderzoek uit om een prototype te ontwikkelen genaamd XFRML 1999 AICPA vormt een stuurgroep XBRL.org, enkele tientallen bedrijven sluiten zich hierbij aan 2000 XFRML wordt XBRL - De eerste specificatie wordt vrijgegeven - US CI (Commercieel en industrie) Taxonomy wordt vrijgegeven - APRA (Australian Prudental Regulatory Authority) de eerste organisatie die XBRL 1.0 implementeert 2001 Specificatie 2.0 van XBRL wordt vrijgegeven Belangrijkste eisen voor general ledger(grootboek) worden vrijgegeven Concept taxonomie voor IASC (International Accounting Standards Committee) wordt vrijgegeven - Verschillende internationale symposiums worden gehouden - Meer dan 170 organisaties sluiten verenigen zich onder XBRL International 2004 XBRL Specificatie 2.1 wordt goedgekeurd 2005 XBRL international publiceert de nieuwe GL taxonomie IASCF publiceert de definitieve versie van IFRS taxonomie 2008 Meer dan 550 organisaties hebben zich aangesloten bij XBRL International. In dit hoofdstuk kunt u kennismaken met XBRL. In de hierna volgende paragrafen zetten wij uiteen wat XBRL precies is en hoe XBRL is opgebouwd. Aan de orde komen: Taxonomieën, Linkbases, Instance documents, Stylesheets en XBRL GL. Dit hoofdstuk wordt afgesloten met de toepassingsgebieden van XBRL. 2.2 Wat is XBRL? Organisaties wisselen bedrijfsinformatie uit op de meest uiteenlopende manieren (op papier of elektronisch, als Word-document of als een bestand voor een spreadsheet, etc.). Het ontbreken 3 Deshmukh, Digital accounting The effects of the internet and ERP on accounting (2006) 4 XBRL Nederland - Wat is XBRL? (2008) 7

9 van een algemene standaard voor het uitwisselen van deze gegevens beperkt de mogelijkheden om deze gegevens op eenvoudige wijze te verzamelen, elektronisch uit te wisselen, te analyseren en zonodig nader te bewerken. XBRL biedt hiervoor een oplossing. 2 De standaard voor XBRL is een technische specificatie die als startpunt kan worden gebruikt voor de ontwikkeling van rapportagesoftware. Een standaard is een verzameling van regels en stellingen die de handelwijze van de betrokken partijen moet bepalen en die wordt overeengekomen door overheden, handels of internationale organisaties 5. Een voorbeeld van zulke regels zijn de International Financial Reporting Standards (IFRS). De IFRS-normen zijn standaarden die de presentatie van financiële rapporten regelen. De huidige specificatie voor XBRL is versie 2.1 die men kan vinden op de website van het XBRL consortium: XBRL is een open standaard aangezien het consortium geen licentiepremie vraagt voor het gebruik ervan. De XBRL standaard beschrijft drie componenten die worden gebruikt om rapporten op te stellen: de taxonomie, die structuur aanbrengt in de gegevens, het instance document dat de gegevens bevat en ten slotte de stylesheet, die de conversieregels voor de presentatie van het rapport bevat. De stylesheet is niet specifiek voor XBRL. Er wordt op dit moment gewerkt aan een manier, presenteren standaard te maken binnen XBRL. 6 Door een rapport te creëren, bestaande uit deze drie delen, is het mogelijk om verschillende eindrapporten op te stellen voor verschillende gebruikers aan de hand van dezelfde basisinformatie. 7 De taxonomie (volgens Van Dale een hiërarchische classificatie ) vormt het hart van het XBRL - concept. In de volgende paragraaf zullen wij hier verder op ingaan Taxonomie Bij alle implementaties van digitaal rapporteren staat de rapportagedefinitie centraal. De rapportagedefinitie wordt vastgelegd in een zogenoemde taxonomie. Het bevat de gegevens over de gegevens ook wel genoemd meta-gegevens - die in een rapport worden of zijn opgenomen. De taxonomie bevat dus zelf geen data zoals financiële cijfers, toelichtingen of verklaringen. Een taxonomie kan beschikbaar worden gesteld aan een bepaalde groep van gebruikers of rapporteurs die dan conform die taxonomie kunnen rapporteren. Een XBRL taxonomie is een elektronisch document in XBRL formaat. ICT-technisch gesproken is het een XML schema. Dit document bevat een precieze omschrijving van termen die worden gebruikt, inclusief hun onderlinge samenhang. Hierdoor begrijpt een XBRL-enabled programma dat EBITDA min afschrijvingen & waardeverminderingen" gelijk is aan "EBIT. De interpretatie van financiële data is dus niet langer software-afhankelijk, maar is eenduidig bepaald. Vanuit een XBRL taxonomie kan men naar de elementen van een ander taxonomie raamwerk verwijzen, die dan deel uitmaken van de verwijzende taxonomie. Zo kan uiteindelijk een hiërarchie van taxonomieën worden opgebouwd, zoals in de Verenigde Staten al het geval is. Een taxonomie bestaat uit elementen, attributen en datatype definities. De taxonomie kan eveneens een relatie hebben tussen de elementen of een relatie kan bestaan uit elementen uit verschillende taxonomieën. De U.S. GAAP CI taxonomie bestaat uit 1503 unieke, individueel geïdentificeerde stukjes informatie gerelateerd aan financiële rapportages. Met behulp van deze elementen kan de winst- en verliesrekening, de balans, een overzicht van kasstromen etc. worden opgemaakt. Een taxonomie kan dus worden vergeleken met een woordenboek, met daarin de gegevenselementen en hun betekenis. De gegevenselementen zijn in het algemeen gebaseerd op 5 Bergeron Essentials of XBRL, Financial Reporting in the 21st Century (2003) 6 Hilvoorde Garbellotto, XBRL: The logistics of moving Data (2007) 7 Vanderhaegen Internetverslaggeving met XBRL (2006) 8

10 externe rapportagevoorschriften. In de Verenigde Staten bijvoorbeeld zullen de financiële gegevenselementen in overeenstemming zijn met U.S. GAAP. De taxonomie geeft een definitie van de financiële waarden. XBRL International geeft haar goedkeuring aan taxonomieën. 8 Beschikbare taxonomieën classificeert XBRL International als volgt: Taxonomieën met de recommendation status hebben dezelfde officiële status als de XBRL-specificaties. Het zijn taxonomieën die XBRL International zelf heeft ontworpen en waarover de leden van de XBRL-organisatie consensus hebben bereikt. Deze taxonomieën voldoen volledig aan de laatste XBRL-specificatie en dienen als basis voor de verdere ontwikkeling van nieuwe taxonomieën. Een approved taxonomie voldoet volledig aan een XBRL-specificatie en de geldende best practices. Deze taxonomieën zijn niet door XBRL International ontwikkeld. Acknowledged taxonomieën zijn de taxonomieën die worden gepubliceerd op de website van XBRL International, waarvan alleen is vastgesteld dat deze voldoen aan een XBRL-specificatie. U.S. GAAP CI Om een beter beeld te krijgen bij dat wat zojuist besproken is zullen wij nu dieper ingaan op een specifieke taxonomie, het U.S. GAAP CI taxonomie. Wij hebben deze geselecteerd aangezien dit de eerste niet door XBRL ontwikkelde taxonomie is geweest die de status approved mocht ontvangen. In figuur 2 staan de details weergegeven van deze taxonomie. Dit betreft gegevens zoals deze bij XBRL International staan geregistreerd in maart Op het moment van onderzoek is een nieuw concept van deze taxonomie beschikbaar. Aangezien deze nog niet definitief is gemaakt beperken wij ons tot de gegevens van XBRL International. figuur 2 U.S. GAAP CI taxonomy directory detail 9 US GAAP - Commercial and Industrial (US-GAAP-CI) Taxonomy Approved Summary Information This is the home page of the US GAAP - Commercial and Industrial Taxonomy. Below is summary information for this taxonomy: Status Final XBRL version XBRL Specification 2.1 dated Release type Approved Date issued (28 February 2005) Issued by XBRL-US Name US GAAP - Commercial and Industrial Description This financial reporting taxonomy is intended to provide element relationships that will allow commercial and industrial-type companies that conform to US GAAP to tag financial statements in XBRL. Namespace identifier Recommended namespace prefix us-gaap-ci Relationship to other XBRL taxonomies This taxonomy imports key elements of the United States (US) Financial Reporting (FR) Taxonomy Framework in order to create an industry-level taxonomy for commercial and industrial entities. Click here to view a graphical representation of how this taxonomy fits into the US Financial Reporting Taxonomy Framework Physical location of taxonomy components xsd (Schema) (Presentation linkbase) (Calculation linkbase)

11 Zoals uit figuur 2 kan worden opgemaakt verwijst de U.S. GAAP CI taxonomie naar elementen uit de US FR Taxonomy Framework. Hieruit blijkt dat extensible aan de orde is bij het gebruik en hergebruik van de gegevens Linkbases Een linkbase is een verzameling van links van een bepaalde soort. Die links worden onder elkaar opgenomen in een XBRL bestand en vormen zo een lijst van links die aan elementen kunnen worden toegevoegd. De U.S. GAAP CI taxonomie bestaat uit twee verschillende linkbases. De presentation linkbase en de calculation linkbase. Hierna 10 volgt een beschrijving van deze type linkbases en de overige, op dit moment beschikbare, linkbases. In figuur 3 is het schema bestand opgenomen. De instructies voor de winst- en verliesrekening, income statement, is in zijn geheel weergegeven De onderdelen van elke rij zoals getoond in figuur 4, zijn opgeslagen in dit pakket met XML bestanden. Deze bestanden zijn: XML Schema bestand (.XSD bestand) en XML Linkbases (.XML bestanden). figuur 3: gedeelte XML schema U.S. GAAP CI taxonomie (.XSD) 1 <? <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> - <schema xmlns=" xmlns:xbrli=" xmlns:link=" xmlns:xlink=" xmlns:us-gaapci=" targetnamespace=" elementformdefault="qualified" attributeformdefault="unqualified"> - <annotation> - <appinfo> - <link:roletype roleuri=" id="incomestatement"> <link:definition>income Statement</link:definition> <link:usedon>link:presentationlink</link:usedon> <link:usedon>link:calculationlink</link:usedon> </link:roletype> + <link:roletype roleuri=" id="statementfinancialposition"> + <link:roletype roleuri=" id="cashflowoperationsindirect"> + <link:roletype roleuri=" id="statementcashflows"> + <link:roletype roleuri=" id="cashflowoperationsdirect"> <link:linkbaseref xlink:type="simple" xlink:href="us-gaap-ci presentation.xml" xlink:role=" xlink:arcrole=" xlink:title="presentation Links, all" /> <link:linkbaseref xlink:type="simple" xlink:href="us-gaap-ci calculation.xml" xlink:role=" xlink:arcrole=" xlink:title="calculation Links, all" /> figuur 4 gedeeltelijke beschrijving van de elementen van de U.S. GAAP CI taxonomie 11 ID Bal Per Type NS Labels/Name/Documentation Reference 149 C I Monetary usfrpte 150 D I Monetary usfrpte 151 D I Monetary usfrpte 152 D I Monetary usfrpte Capital Lease Obligations Short-Term and Long-Term Capital Lease Obligations (Terse Label) CapitalLeaseObligationsShortTermLongTerm Obligation related to a capital lease Capital Leased Assets Capital Leased Assets (Terse Label) CapitalLeasedAssetsGross Tangible assets financed by a capital lease agreement Capitalized Interest Capitalized Interest (Terse Label) CapitalizedInterest If interest cost has been capitalized during the period, disclose the total amount of interest cost incurred. Cash Unrestricted Cash (Terse Label) UnrestrictedCash Unrestricted cash available for day-to-day operarting needs. FAS Financial Accounting Standards Board (Standard) Statement of Financial Accounting Standard (FAS) 13 FASB (Standard) Statement of Financial Accounting Standard (FAS) 58 FASB (Standard Regulation S-X Rule SEC x.htm#till (Standard) 10 XBRL Nederland XBRL taxonomieën voor beginners en doeners (2006)

12 Presentation De presentation link bepaalt de positie die een element inneemt ten opzichte van andere elementen, wanneer het gepresenteerd wordt aan de lezer. Het doel van de presentation link is; de leesbaarheid en begrijpelijkheid voor de lezer te vergroten. Dit is nuttig bij het maken van een web-pagina. Zie figuur 5 voor een gedeelte van de presentation linkbase van U.S. GAAP CI. figuur 5 gedeeltelijke weergave U.S. GAAP CI presentation linkbase (.XML) 12 <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> - <linkbase xmlns=" xmlns:xsi=" xmlns:xlink=" xsi:schemalocation=" <roleref xlink:type="simple" xlink:href="../../../common/pte/ /usfr-pte xsd#TupleContentModelsCommonTerms" roleuri=" /> <roleref xlink:type="simple" xlink:href="../../../common/ptr/ /usfr-ptr xsd#notes" roleuri=" /> <roleref xlink:type="simple" xlink:href="../../../common/ptr/ /usfr-ptr xsd#statementstockholdersequity" roleuri=" /> <roleref xlink:type="simple" xlink:href="us-gaap-ci xsd#statementcashflows" roleuri=" /> <roleref xlink:type="simple" xlink:href="us-gaap-ci xsd#cashflowoperationsdirect" roleuri=" /> <roleref xlink:type="simple" xlink:href="us-gaap-ci xsd#cashflowoperationsindirect" roleuri=" /> <roleref xlink:type="simple" xlink:href="us-gaap-ci xsd#incomestatement" roleuri=" /> <roleref xlink:type="simple" xlink:href="us-gaap-ci xsd#statementfinancialposition" roleuri=" /> - <presentationlink xlink:type="extended" xlink:role=" xlink:title="statement of Financial Position"> <loc xlink:type="locator" xlink:href="../../../common/pte/ /usfr-pte xsd#usfrpte_assetsliabilitiesequityabstract" xlink:label="usfr-pte_assetsliabilitiesequityabstract" /> <loc xlink:type="locator" xlink:href="../../../common/pte/ /usfr-pte xsd#usfr-pte_assetsabstract" xlink:label="usfr-pte_assetsabstract" /> <presentationarc xlink:type="arc" xlink:arcrole=" xlink:from="usfrpte_assetsliabilitiesequityabstract" xlink:to="usfr-pte_assetsabstract" order="1" use="optional" /> <loc xlink:type="locator" xlink:href="../../../common/pte/ /usfr-pte xsd#usfr-pte_totalcurrentassetsabstract" xlink:label="usfr-pte_totalcurrentassetsabstract" /> <presentationarc xlink:type="arc" xlink:arcrole=" xlink:from="usfr-pte_assetsabstract" xlink:to="usfr-pte_totalcurrentassetsabstract" order="1" use="optional" /> Calculation Een calculation link beschrijft, geeft aan, of en hoe de waarde van elementen bij elkaar opgeteld of juist van elkaar afgetrokken moeten worden. Hoewel het begrip calculation meer doet vermoeden, is de functie van deze link tot op heden beperkt tot optellen en aftrekken. Calculation links dienen voor het vastleggen van aggregatieregels in een taxonomie en zorgen ervoor dat totalen door de ontvanger van het rapport conform de voorschriften kunnen worden herleid. References Een reference link beschrijft een relatie tussen een element en de betreffende verslaggevingsstandaard of -standaarden. Het biedt daarmee de basisfunctionaliteit van een taxonomie: het relateren van een betekenis aan gegevens. In de reference linkbase zijn verwijzingen opgenomen naar teksten in handboeken of andere beschrijvingen van zo n standaard. In de link staat dus bijvoorbeeld vermeld in welk handboek, welk hoofdstuk en welke paragraaf gekeken moet worden om de betekenis van het betreffende gegeven op te zoeken. Als zo n beschrijving formeel via Internet te benaderen is, dan kan in de linkbase een hyperlink worden opgenomen. Labels Een label link verwijst naar de letterlijke tekst die in een rapportage aan de lezer gepresenteerd moet worden. Het doel is natuurlijk om de betekenis van een element voor mensen begrijpelijk en interpreteerbaar te maken. Waar machines geen moeite hebben met het interpreteren van het begrip ifrs-ci_cashcashequivalents, lezen wij mensen toch liever liquide middelen. De label link wordt dan ook met name gebruikt op het moment dat een individueel rapport wordt afgebeeld op een website of anderszins

13 Definition De definition link beschrijft alle overige relaties die nodig zijn om een element te definiëren. Dat kunnen zijn zowel relaties binnen als buiten de betreffende taxonomie. Het is een bijzonder flexibele technologie die alle mogelijke relaties kan definiëren. De definition link is een goed voorbeeld van de uitbreidbaarheid van XBRL. De relaties die met definition links worden omschreven bepalen vaste structuren tussen elementen zodat software-applicaties controles en validaties kunnen uitvoeren. In de XBRL standaard is een aantal van dit soort relaties opgenomen. Met de general-special relatie kan worden aangegeven dat een begrip een verbijzondering van het andere is. Bijvoorbeeld om aan te geven dat het Nederlandse concept postcode geïnterpreteerd moet worden als een verbijzondering van het algemene internationale concept Postal Code. Een ander voorbeeld van een definition link is de relatie die bepaalt dat het ene element aanwezig moet zijn als een ander element ook aanwezig is. Voor een verdere beschrijving van de elementen binnen XBRL verwijzen wij naar de specificatie zoals beschikbaar op de website van XBRL international Instance document Wanneer de taxonomieën zijn opgesteld kan worden begonnen met het samenstellen van instance documents. XBRL genereert geen rapportages in een voor gebruikers leesbaar overzicht. Met behulp van de stylesheet en andere presentatiemethoden kan het XBRL document in een duidelijk formaat worden weergegeven. XBRL faciliteert immers gegevens uitwisseling en niet gegevens weergave. De XBRL bestanden hebben aparte stylesheet bestanden (.XSL bestanden). Deze bestanden zijn in staat de documenten om te zetten in het gewenste format. Hiermee is het mogelijk om bijvoorbeeld een PDF bestand, HTML bestand of een Word bestand te genereren 14. De XBRL specificatie beschrijft de syntax van een instance document. Deze syntax maakt het voor applicaties, die instance documents verwerken, mogelijk om financiële waarden te selecteren en te analyseren op een efficiënte en effectieve wijze. De syntaxis is gedefinieerd met behulp van XML schema en dit schema definieert de volgende elementen: item, context en tuple (één rij of één record). Een item is een representatie van een financieel concept. Financiële concepten kunnen numeriek of tekst zijn. Context elementen bevatten de benodigde informatie om financiële waarden in hun juiste context te plaatsen. Tuple elementen maken het beheer van onderling afhankelijke bedrijfsgegevens mogelijk. Het group element helpt bij het groeperen van aan elkaar gerelateerde items Stylesheet Een stylesheet is geen XBRL standaard hoewel veel literatuur dit zo wel doet voorkomen. Het is een standaard waarmee XBRL samenwerkt. Een stylesheet is een verzameling van template regels die zijn geschreven als een aanvulling op XML, genoemd Extensible Stylesheet Language 15. Wanneer geïnterpreteerd door een procedurele taal zoals Java, kan een stylesheet de structuur van een XML document veranderen, meerdere XML documenten samenvoegen of meerdere documenten genereren uit één XML bron bestand. Met een stylesheet is veel meer mogelijk aangezien het XSL bestand functies bevat voor het opmaken, sorteren, samenvoegen van teksten, toevoegen van condities (if-then), gebruik van logische taken (and, or, not) en basis numerieke functies (sum, round) die kunnen worden gebruikt door een procedurele taal. Elke regel in een stylesheet bestaat uit een connectie tussen een patroon van gegevens in het XML document en het verwerkingsproces dat moet worden toegepast bij de weer te geven gegevens Deshmukh, Digital accounting The effects of the internet and ERP on accounting (2006) 15 Bergeron Essentials of XBRL, Financial Reporting in the 21st Century (2003) 12

14 Er zijn twee manieren mogelijk waarop een stylesheet kan worden toegevoegd aan een XML document. Mogelijkheid één is een webserver XML over het internet of een intern netwerk te laten verzenden naar de client computer. Hier kan de stylesheet worden toegepast op de PC van de gebruiker. Een voordeel hiervan is dat de XML gegevens gebruikt kunnen worden voor vele doeleinden. Dit is slechts gelimiteerd door de beschikbaarheid van software en verwerkingscapaciteit van de computer. Daarmee is ook gelijk een nadeel benoemd: de computer van de gebruiker moet voldoende capaciteit hebben en de juiste versies van de software moet aanwezig zijn om de bewerking goed uit te kunnen voeren. Deze werkwijze wordt ook wel client side processing genoemd. Mogelijkheid twee betreft het versturen van op de server samengestelde rapporten over het internet of het interne netwerk. XML en stylesheets worden op de server verwerkt tot een HTML document waarna het kan worden verzonden. Op de computer van de gebruiker kan het rapport dan worden weergegeven met behulp van een webbrowser. Deze werkwijze wordt ook wel server side processing genoemd Global Ledger (GL) De hiervoor beschreven toepassing, U.S. GAAP CI taxonomie, is een Financial Reporting (FR) taxonomie. De Global Ledger (GL) taxonomie is bedoeld om efficiënt om te kunnen gaan met financiële- en bedrijfsgegevens binnen een organisatie. Vaak is dit soort informatie verspreid over de hele organisatie in vele verschillende systemen. De GL taxonomie maakt het mogelijk om alles dat is opgenomen in het rekeningschema, journaalposten en historische financiële en niet financiële transacties weer te geven. Voor de GL taxonomie is het niet nodig om een standaard rekeningschema te hebben maar het kan gebruikt worden om het aanwezige rekeningschema over te zetten in een standaard rekeningschema. Op deze manier kan de communicatie binnen een organisatie verbeterd worden. De GL taxonomie vult de FR taxonomie aan door financiële rapportage te verbinden met de onderliggende details. Op deze manier wordt alle specifieke informatie die benodigd is voor audits, budgettering en gedetailleerde rapportages, geleverd Toepassingsgebieden Wanneer een organisatie gebruik wil gaan maken van XBRL, brengt dit consequenties met zich mee voor zowel de organisatie, de informatiesystemen als de inrichting van deze systemen. Zowel de informatiesystemen als de organisatie zullen namelijk geschikt moeten worden gemaakt om met XBRL te kunnen werken

15 Figuur The Business Reporting Supply Chain of The Information Supply Chain 17 XBRL maakt op tal van gebieden een kwaliteits en/of efficiencyverbetering mogelijk in de informatiestromen. Informatie die de ene organisatie oplevert, vormt vaak weer input voor de processen van een andere organisatie. Dit proces wordt wel de information supply chain genoemd. De information supply chain is een model dat het informatievoorzieningsproces vanaf het ontstaan van de transactie binnen de primaire en ondersteunende processen tot en met het gebruik van verslaggevingsinformatie door stakeholders beschrijft. Het informatievoorzieningsproces houdt dus niet op bij de organisatiegrens. De belangrijkste toepassingsgebieden zijn: Bedrijfsinformatiestromen Informatiestromen kunnen worden verbeterd door het koppelen van verschillende systemen. Systemen en toepassingen kunnen vaak niet of onvoldoende met elkaar communiceren zonder een investering in een nieuwe module of het uitvoeren van inefficiënte extra handelingen. XBRL kan daarin verbetering brengen door het harmoniseren van informatiestromen. XBRL maakt een koppeling van verschillende systemen mogelijk zonder dat speciale interfaces nodig zijn. De communicatiemogelijkheden tussen interne systemen zijn vaak gebrekkig. Hetzelfde geldt voor de overdracht van gegevens aan externe partijen. Alleen al het feit dat er in Nederland meer dan 200 verschillende boekhoudpakketten zijn die niet naadloos met elkaar kunnen communiceren maakt dat duidelijk. XBRL vergemakkelijkt die communicatie en dus ook het overstappen naar een nieuw systeem doordat er een uniforme interpretatie van gegevens ontstaat Externe rapportage XBRL maakt het mogelijk om goedkoper, sneller en betrouwbaarder te rapporteren aan de externe wereld. Een organisatie die bijvoorbeeld volgens de IFRS-taxonomie rapporteert, verhoogt met XBRL de transparantie en vergelijkbaarheid, want er is geen twijfel meer mogelijk over de interpretatie van cijfers, en rapportages zijn direct, eenduidig en digitaal met elkaar te 17 KPMG IT Advisory In control over XBRL (2007) 14

16 vergelijken. Aan de ontvangende kant van de informatie analisten, toezichthouders, overheidsinstanties is die uniformiteit van gegevens een belangrijk voordeel. Daardoor ontstaat immers een betere vergelijkbaarheid van informatie Analyse bedrijfsgegevens XBRL biedt gebruikers toegang tot goede informatie die bovendien sneller beschikbaar is. Dat geeft zowel intern als extern kansen om beter gebruik te maken van die informatie. Door het analyseren van gegevens op basis van vastgestelde business rules kan de interne beheersing van processen verbeteren, bijvoorbeeld door bepaalde afwijkingen in grootboekmutaties direct te signaleren aan de verantwoordelijken. Externe partijen kunnen het monitoren van informatie verder automatiseren. Zo kan een bank die een organisatie een lening verstrekt signalen inbouwen in de eigen systemen wanneer solvabiliteitscriteria worden overschreden. En een analist kan de ontvangen XBRL-gegevens direct omzetten in de modellen die hij wenst, zonder inefficiënte handelingen. Dat vergroot het inzicht en de betrouwbaarheid. Ook op het gebied van risk management zijn er verbeteringen mogelijk. Deze belangrijke activiteit vindt bij veel organisaties nu nog plaats op ad-hoc basis en/of middels een arbeidsintensieve verzameling van gegevens. XBRL maakt het mogelijk dit proces te professionaliseren en kan worden gebruikt om realtime signalen over risk management te verzorgen aan het management. Deze voordelen spelen onder andere bij banken die informatie van de bedrijven, waaraan zij kredieten verstrekken, elektronisch ontvangen en analyseren om de kredietwaardigheid te monitoren. Des te meer een reden voor banken om XBRL te implementeren. Door de informatiestroom van de onderneming naar bank te standaardiseren ontstaan betere mogelijkheden voor risicomanagement en data-analyse. In het kader van Basel II, het nieuwe kapitaalsakkoord voor banken, is dat zeer aantrekkelijk Openstellen van systemen voor controle en toezicht XBRL maakt de communicatie met externe systemen ook gemakkelijker. Dit betekent dat bijvoorbeeld accountants, toezichthouders en fiscale autoriteiten desgewenst op eenvoudige wijze kunnen beschikken over de juiste gegevens voor hun analyses en controles. Dit verhoogt de kwaliteit en vermindert de belasting van interne medewerkers. Bovendien wordt het eenvoudiger om te werken met zogenaamde business rules en formulas. Dit houdt in dat softwarematig bepaalde verbanden tussen gegevens kunnen worden gecontroleerd, en/of dat een signalering is ingebouwd wanneer de uitkomsten van bepaalde berekeningen worden overschreden. Dit maakt controle en toezicht effectiever. 15

17 3 XBRL jaarrekening 3.1 Inleiding In de huidige situatie maken de meeste organisaties voor hun financiële jaarrekening aan de aandeelhouders, dan wel eigenaren, bank, belastingdienst, etc, gebruik van de werkzaamheden van hun accountant of administratiekantoor. Op basis van de saldibalans uit het financiële pakket van de organisatie, aangevuld met de nodige gegevens uit de administratie, wordt door de accountant/administrateur de financiële jaarrekening samengesteld. Doelstelling voor alle gebruikersgroepen is, dat deze rapportage zo goed mogelijk aansluit bij de context van de organisatie. Dit betekent dat naast het voldoen aan wet- en regelgeving met betrekking tot deze rapportage zowel de organisatie alsook de accountant verantwoordelijk is voor het juiste beeld dat door die rapportage wordt geschapen. In de praktijk wordt veelvuldig gebruik gemaakt van rapportagesoftware. GAAP Local US IFRS Informationsystems Preparing process Financial Statements Users Manual input Een aantal grote accountantskantoren verwacht dat de komende jaren grote veranderingen zijn te verwachten op het terrein van verslaggeving en rapportering. Dit komt duidelijk naar voren in het in november 2006 verschenen paper Global Capital Markets and the Global Economy, in november 2006 uitgebracht door de CEO s van PricewaterhouseCoopers, Deloitte, Ernst & Young, KPMG, Grant Thornton en BDO. In deze paper schetsen zij onder andere de ontwikkelingen op het terrein van business reporting en het gebruik van XBRL. Het NIVRA heeft begin 2005 met het Canadese accountantsinstituut (CICA) binnen XBRL International, het initiatief genomen voor het oprichten van de internationale Assurance Working Group (AWG). Deze werkgroep had tot doel om, in samenwerking met de International Federation of Accountants (IFAC), de mogelijke gevolgen van het gebruik van XBRL voor de audit en assurance in kaart te brengen. In een research paper van de AWG geeft de werkgroep een analyse van de gevolgen op de huidige controlepraktijk en schets een aantal mogelijke scenario s voor het gebruik van XBRL met bijbehorende assurance services. Deze scenario s zijn onder andere: primair de bestaande financiële jaarrekening op papier (met accountantsverklaring) en secundair een jaarrekening in XBRL-formaat; alleen een jaarrekening in XBRL-formaat; primair een jaarrekening in XBRL-formaat en secundair, als afgeleide, een jaarrekening op papier; 16

18 een verklaring over de gegevens in een instance document; een verklaring over de interne beheersing bij het proces van tot stand komen van een rapportage - die kan zijn een jaarrekening - in XBRL-formaat. In de hierna volgende paragrafen zullen we twee manieren beschrijven van hoe een jaarrekening met behulp van XBRL tot stand kan komen, namelijk de Bolt-on methode 18, de jaarrekening in XBRL-formaat naast de bestaande financiële jaarrekening op papier, en de Integrated methode, alleen een jaarrekening in XBRL-formaat. 3.2 Bolt-On methode De eerste methode, een "Bolt-on"-benadering houdt in het ontwikkelen van de XBRL-rapporten nadat de `papieren jaarrekening is opgemaakt en gedeponeerd - een proces dat bekend staat als "mapping". We zullen de stappen nagaan die een organisatie kan maken om een XBRL instance document te maken vanuit de `papieren jaarrekening. Het proces begint met de `papieren jaarrekening. Daarna wordt de standaard taxonomie geselecteerd, die gebaseerd is op de voor die organisatie toepasbare GAAP, uit de xbrl.org website. Taxonomieën kunnen overal staan, bijvoorbeeld bij de IASB/IASCF als het de IFRS taxonomie betreft. Elk financieel gegevenselement van het brondocument moet worden voorzien van de juiste tag uit de standaard taxonomie. Hierbij kan gemakkelijk een fout worden gemaakt, aangezien veel tags overeenkomsten met elkaar hebben. Als er bij een financieel gegevenselement geen corresponderende tag kan worden gevonden, zal de organisatie een extensie moeten maken op de taxonomie inclusief bijbehorende schema en linkbases. Het instance document kan nu worden gemaakt gebaseerd op de standaard taxonomie en de eventuele nieuwe zelf ontwikkelde taxonomie. GAAP Local US XBRL Taxonomies NL US IFRS IFRS Preparing process XBRL preparing process Informationsystems XBRL Instancedocument Users Manual input Financial Users Statements 3.3 Integrated methode Bedrijven kunnen ook XBRL gebruiken om hun financiële overzichten te `taggen als onderdeel van een integrale benadering van hun financiële verslaglegging. In de Integrated methode, nemen bedrijven XBRL op in hun interne financiële systemen. De gegevens worden bij de primaire vastlegging al voorzien van een tag. Door middel van de 18 Advisory Committee on Improvements to Financial Reporting (2008) 17

19 tag is het gegevenselement dan herkenbaar in het gehele proces van gegevensverwerking en rapportering, zowel intern als extern. Deze geïntegreerde aanpak maakt het mogelijk dat financiële overzichten worden gemaakt van de XBRL-tagged financiële systemen, zonder dat deze financiële overzichten eerst moeten worden omgezet in een voor mensen leesbaar formaat. Een jaarrekening in XBRL-formaat bestaat dus uit een verzameling gegevenselementen die voorzien zijn van een tag. De presentatie ontbreekt. XBRL Taxonomies NL US IFRS XBRL preparing process Informationsystems XBRL Instancedocument Users Manual input 3.4 Conclusie Wij hebben ons in dit rapport gericht op de Bolt-on methode, de jaarrekening in XBRL-formaat naast de bestaande financiële jaarrekening op papier om de assurance problematiek in het volgende hoofdstuk te behandelen. Wij denken dat dit de methode wordt waarmee XBRL verder geaccepteerd zal worden en in combinatie met de vertrouwde klassieke papieren jaarrekening alle belanghebbenden kan voorzien van een jaarrekening op de door hun gewenste wijze. Op dit moment is het onbekend hoeveel bedrijven zijn begonnen met de integratie van XBRL tag in hun interne financiële rapportage systemen. Het is om deze reden niet duidelijk wanneer een aanzienlijk aantal organisaties zal veranderen van een "bolt-on" naar de Integrated methode van XBRL taggen. 18

20 4 Assurance problematiek Absolute zekerheid, assurance, kan niet worden geboden bij de jaarrekening. Er blijft altijd een risico aanwezig van materiele onjuistheden in de jaarrekening. Het hoogste niveau van assurance dat kan worden geboden is reasonable assurance ofwel; een redelijke mate van zekerheid. Dit is het niveau dat van toepassing is op audits. Het doel van een audit is het risico van een material misstatement op een acceptabel niveau te krijgen. In dit hoofdstuk gaan wij in op de assurance problematiek wanneer sprake is van een XBRL jaarrekening naast de klassieke papieren jaarrekening 4.1 Algemeen Het CFA (Chartered Financial Analyst) institute heeft in augustus een onderzoek onder haar leden uitgevoerd. Eén van de doelstellingen van dit onderzoek was zicht te krijgen op belangrijke onderdelen aangaande de ontwikkeling en implementatie van XBRL Leden zijn voor dit onderzoek benaderd. Ongeveer 10% heeft gereageerd en van deze 10% hebben 238 respondenten de vraag beantwoord: Welk niveau van assurance moeten bedrijven bieden bij het weergeven van financiële feiten? 50% van de respondenten gaf aan dat een integrated audit en/of een verklaring van een onafhankelijke derde geschikt zou zijn om XBRL tagging van gerapporteerde feiten te voorzien van het geschikte niveau van assurance. Op deze wijze zou een redelijke mate van assurance geboden kunnen worden dat de gebruikte data is voorzien van de juiste tags binnen de gestelde taxonomie. Deze assurance zou onderdeel uit kunnen maken van de gehele audit of van de jaarrekeningcontrole. 19% van de respondenten hebben aangegeven dat zij vinden dat een separate verklaring van een onafhankelijke auditor moet worden afgegeven om een redelijke mate van assurance te kunnen bieden dat de gebruikte data is voorzien van de juiste tags binnen de gestelde taxonomie. 16% vond dat een verklaring die door de managers van een organisatie wordt afgegeven voldoende is om een redelijke mate van assurance te kunnen bieden dat de gebruikte data is voorzien van de juiste tags binnen de gestelde taxonomie. 11% gaf aan dat een non-audit of review van een onafhankelijke derde voldoende is om een redelijke mate van assurance te kunnen bieden dat de gebruikte data is voorzien van de juiste tags binnen de gestelde taxonomie. De overige 3% zag geen noodzaak in een beoordeling van XBRL onderdelen. Uit deze resultaten blijkt dat het grootste deel van de ondervraagden van mening is dat indien bedrijven rapporteren met behulp van XBRL een verklaring zal moeten worden afgegeven, bij voorkeur door een onafhankelijke derde. Dit wekt vertrouwen bij de organisaties die bijvoorbeeld analyses uitvoeren op de instance documenten die door de organisaties worden gebruikt om jaarrekeningen naar buiten te brengen. Dat een verklaring afgegeven zou moeten worden blijkt wel uit het onderzoek van J. Efrim Boritz. Hij schrijft in zijn onderzoek dat veel organisaties, op het moment van zijn onderzoek 20, hun informatie naar buiten brengen in een vrijwillig programma van de SEC, dit doen met beperkte quality assurance. Dit is te wijten aan een gebrek aan begeleiding door middel van best practices en beperkte betrokkenheid van auditors. Dit is een bedreiging voor de betrouwbaarheid en kwaliteit van XBRL-tagged bedrijfsgegevens en het succes van XBRL. Enkele instance documenten die in zijn onderzoek zijn bekeken bevatte fouten, 19 CFA, XBRL survey report (2007) 20 Boritz - Auditing an XBRL Instance Document (2007) 19