Assurance bij verantwoordingen in elektronische vorm

Transcriptie

1 Assurance bij verantwoordingen in elektronische vorm Verslag van de 8 januari 2009 gehouden Rondetafel bijeenkomst. De panelleden in deze bijeenkomst vertegenwoordigen hun organisatie als: Naam Initialen Organisatie Opmerking Gebruikers Michel Hameleers MH Eumedion Mw. Drs. M.S. MO NVBA Beleggersclub Oomkes Ingo Dekker ID ABN-AMRO Lid NTP Hans Pirovano HP OCW Inrichting jaarverslaggeving Onderwijsveld Verschaffers Kees Dubbelboer KD Shell/FINAD Head reporting Toezichthouders/ gebruikers Geert Pieter Vermeulen GV BFT Ivo Vis IV AFM Regulier toezicht Nic van der Ende NE DNB Toezicht rapportages Regelgevers Nicole Hagemans NH Min. van Justitie Wetgeving Laura Kompier LK Min. van Justitie Wetgeving Ronald Smittenberg RS RJ Deloitte Projectgroep Marc van Hilvoorde MH Belastingdienst Hans Verkruijsse HV CCR E&Y Andries van Pijkeren AP PWC Jan Pasmooij JP XBRL NIVRA NIVRA/ NOvAA Rob Bosman RB NIVRA Lonneke van Ierland LI NOvAA Piet Nobel PN NIVRA Henk Lagendijk HL Dagvoorzitter UvA/ NIVRA-Nyenrode Overige Zie getekende presentielijst belangstellenden De bijeenkomst is georganiseerd in het kader van het kernproject Assurance bij verantwoordingen in elektronische vorm. Om de problematiek rond dit thema helder te krijgen zijn vertegenwoordigers van diverse gremia uitgenodigd. Uit bovenstaande lijst van panelleden blijkt dat gebruikers van verantwoordingen, verschaffers van verantwoordingen, toezichthouders en regelgevers aanwezig zijn. Het kernthema is de verantwoording in elektronische vorm en in welke mate wordt hierbij een zekere mate van assurance of in het geheel geen assurance verwacht en welke rol zou het NIVRA hierin moeten vervullen.

2 Om alle aanwezigen een gelijke start bij de discussie te geven, wordt door Hans Verkruijsse (HV) het begrip assurance toegelicht. De prangende vraag is of de zogenaamde beeldverklaring nog gegeven kan worden als beeld en gegevens worden losgekoppeld. Marc van Hilvoorde (MH) geeft een toelichting op XBRL en maakt met een demo duidelijk wat XBRL betekent. Hij maakt duidelijk dat er verschillende rapportages samengesteld kunnen worden uit een massa op XBRL-basis gedefinieerde data-elementen. Jan Pasmooij (JP) verstrekt informatie over de huidige stand van zaken met betrekking tot de invoering en het gebruik van XBRL. Conclusie: om XBRL kunnen we niet meer heen. Aan de hand van stellingen wordt onder leiding van Henk Langendijk gediscussieerd door de panelleden. Bij alle stellingen zijn de volgende randvoorwaarden van belang. Het samenstelproces wordt intern kwalitatief beheerst Er zijn voldoende waarborgen voor: identificatie rapportage, authentificatie en integriteit Stelling A-1: In de NL-situatie is het voor het verstrekken van assurance bij verantwoordingen in XBRL-formaat NIET noodzakelijk de gebruikte taxonomie te beoordelen, omdat deze onder verantwoordelijkheid van de NL overheid zijn ontwikkeld en worden onderhouden en de overheid de verantwoordelijkheid neemt voor de juistheid en volledigheid van de taxonomie De banken zijn nauw betrokken bij de bankenextensie van de Nederlandse Taxonomie en hebben alleen nog behoefte aan het gegeven of de mapping juist is. 1 Van de zijde van de regelgevers wordt opgemerkt dat zij van mening zijn dat het gehele proces van totstandkoming van de taxonomie beoordeeld zou moeten worden. De daarop gestelde vraag of de RJ de taxonomie zou moeten goedkeuren wordt ontkennend beantwoord. Een taxonomie is volgens de regelgevers géén vertaling van regels. RJ uitingen en IFRS zijn principle based en een taxonomie zou rule based zijn. 2 De toezichthouders (NE) willen eigenaar van de taxonomie zijn. Stelling A-2: Indien een organisatie al dan niet verplicht gebruik maakt van de IFRS taxonomie is het voor het verstrekken van assurance bij verantwoordingen in XBRL formaat NIET noodzakelijk de gebruikte taxonomie(s) te beoordelen, omdat deze onder de verantwoordelijkheid van een gezaghebbende organisatie zijn ontwikkeld en worden onderhouden. HV merkt op dat de accountant ook moet vaststellen of de norm waaraan hij toetst wel juist is. Volgens RB ligt hier ook een verantwoordelijkheid bij de verschaffer van de informatie. Bij Shell wordt XBRL intern niet gebruikt. XBRL is volgens KD rule based in plaats van principle based. Stelling A-3: Indien een organisatie gebruik maakt van een organisatie specifieke taxonomie als aanvulling (extensie) op een algemene (basis of core) taxonomie, is het voor het 1 Kanttekening Nobel: bagger in een financieel pakket met een juiste mapping en de juiste taxonomie levert nog steeds bagger 2 Kanttekening Nobel: Een taxonomie is een vertaling van de regels. Alle opties uit de RJ en IFRS worden omgezet in de taxonomie. Taxonomie is dus niet dwingend! RJ zou als gezaghebbend orgaan taxonomie moeten vaststellen.

3 verstrekken van assurance bij verantwoordingen in XBRL formaat WEL noodzakelijk de gebruikte taxonomie(s) te beoordelen. Als iedere gebruiker/ land met een eigen aanvullende extensie komt, neemt de complexiteit voor een partij die wereldwijd actief is, wel erg toe. IFRS zou mondiaal toegepast kunnen worden, maar dit wordt doorkruist door bijvoorbeeld de EU die met eigen bepalingen komt. Daarnaast komt nog dat binnen organisaties een grote behoefte bestaat aan meer, veelal andere informatie. Hiertegenover staat de opmerking van HP die aangeeft dat er binnen de overheid wel zeker behoefte is aan eigen specifieke extensies, bijvoorbeeld voor Onderwijs en Zorg. Er zou geen behoefte zijn aan assurance met betrekking tot de gebruikte taxonomie. Wel wordt informatie gewenst over welke taxonomie is gebruikt. KD vraagt zich af waar het nut van verregaande standaardisatie blijft als er zo veel verschillende extensies komen. Van de zijde van de beleggers (MO) komt nu de vraag of off-balance posten ook in een extensie gevat gaan worden. In aansluiting op deze stelling legt HL aan de panelleden voor wat zij ervan vinden dat alle extensies eerst door regelgevers vastgesteld worden. Dit zal leiden tot veel versiebeheer. Iedere wijziging in IFRS zal doorvertaald moeten worden in de taxonomie. HV merkt op dat IFRS in de papierenversie ook een versiebeheer kent. Welke versie is op welk moment van toepassing en gevalideerd door een gezaghebbend orgaan. RS vraagt zich af of bij het gebruik van de juiste taxonomie ook wordt verklaard dat deze inhoudelijk is beoordeeld 3. De bank heeft grote aarzeling bij het vragen van assurance bij elke toepassing. Assurance bij het ontstaan/ opstellen van een taxonomie achten zijn wel van belang. Stelling B-1: Bij het rapporteren van de huidige jaarrekening in XBRL formaat wordt de presentatie gescheiden van de inhoud wat betekent dat de huidige beeldverklaring niet meer kan worden gebruikt, omdat deze mede betrekking heeft de presentatie van de informatie. Voor een aantal panelleden is het niet duidelijk dat er een wezenlijk verschil bestaat tussen een papieren jaarrekening en een jaarrekening in XBRL formaat. Wat is het verschil tussen een overzicht ontleend aan een papieren jaarrekening en informatie ontleend aan een dataset in XBRL? De Bank geeft aan voldoende te hebben aan de garantie dat een document samengesteld op basis van XBRL data gelijk is aan de oorspronkelijke papierenversie. Of wel de data ingelezen in het juiste instance document is volledig hetzelfde als de papierenversie. De bank hoeft hier geen assurance bij, maar verwacht wel dat het systeem van tot stand komen is beoordeeld. (audit op het systeem) Volgens RS is dit wel een probleem. Bij een papieren versie wordt een verklaring bij het geheel afgeven en bij XBRL op losse delen. RB merkt in dit kader nog op dat de huidige papieren jaarrekening voldoet aan wettelijk formaat. Bij XBRL is sprake van een massa aan gegevenselementen. Welke data vallen onder een wettelijk formaat? Voor NH en HP is het verschil in rapportages nog niet duidelijk. 3 Kanttekening Nobel: Niet nodig als de RJ deze gezaghebbend heeft vastgesteld.

4 HV vraagt wat stakeholders nodig hebben. Nu verkrijgt men de informatie uit een totaalbeeld en in de toekomst kan men selectief informatie ophalen. Stelling B-2: Indien de assurance betrekking heeft op de informatie in XBRL formaat in het instance document, zal deze betrekking hebben op - het gebruik van de juiste taxonomie(s) - het correct gebruik van de juiste labels - alle verantwoorde bedragen met toelichting IV stelt dat hij als toezichthouder vooralsnog niet zonder de papierenversie kan. XBRL niet verplicht stellen. Papierenversie werkt goed en zij willen assurance. Door RS wordt de opmerking gemaakt dat wij wel bedragen controleren, maar een verklaring afgegeven bij het totaal. NE denkt weer aan de maandstaten en aan assurance bij het proces van totstandkoming. Wat is de kwaliteit van de informatie afkomstig uit het proces? XBRL is dan een hulpmiddel. De bank (ID) ziet graag periodiek informatie van haar cliënten. Bij deze periodieke stroom geen behoefte aan assurance, maar wel 1x per jaar. Beleggers (MO) sluiten zich aan bij de bank en hebben meer behoefte aan toekomst gerichte informatie. KD wijst op het hoge bedrag aan kosten in het kader van de externe verslaggeving. (400 mln. dollar) Stelling E-1: Indien naast de bestaande papieren rapportage dezelfde informatie in XBRL formaat als extra beschikbaar wordt gesteld, verwacht de belanghebbende geen assurance: - dat de informatie in XBRL formaat is ontleend aan de bestaande papieren rapportage en - deze dezelfde gegevens (bedragen en tekst bevat! Gebruikers vinden dat hier wel assurance bij gegeven moet worden. Ook van de zijde van de regelgevers (NH) wordt dit onderstreept. Gebruikers moeten daarvan op aan kunnen. KD ziet hier ook een rol voor de gebruiker. Voor de verstrekker van informatie een inspanningsverplichting. Extra assurance is iets voor de gebruiker. RS haakt hierop in met de opmerking dat de accountant kan voorzien in de behoefte die leeft in het veld tussen de gebruiker en de verschaffer van informatie. HP stelt dat het bestuur (onderwijs) moet verklaren dat de elektronische versie in overeenstemming is met de papierenversie. Steekproefsgewijs wordt dit door de Auditdienst van het Ministerie getoetst. Stelling H: Omdat in de toekomst de belanghebbenden zich met name zullen richten op de gegevens die een organisatie verstrekt, is assurance over de basisgegevens en het totstandkomingsproces in de vorm van een soort in-control statement, de oplossing om alle belanghebbenden op een doelmatige wijze een vorm van assurance te geven over de informatie die de organisatie verstrekt! JP stelt dat verstrekkers van informatie zich zouden moeten melden om de discussie voort te zetten. In dit panel zitten geen bedrijven. KD is bereid om mee te doen met de verdere discussie tussen gebruiker/ toezichthouder/ verstrekker (VNO-NCW) en zal hiervoor een afspraak maken met JP. (Actie JP).

5 MO is ook bereid om verdere discussie hierover te hebben. JP zal een afspraak met haar maken. (actie JP) ID zal binnen de bankensector een en ander afstemmen. Bij deelnemers niet duidelijk wat verschil is in gebruik van een rapportage op papieren en een rapportage in XBRL formaat Deelnemers begrijpen niet wat het betekent dat de accountant wel (afzonderlijke) bedragen controleert, maar een verklaring bij het geheel afgeeft Taxonomieën moeten door bevoegd gezag worden gevalideerd RJ blijft afwachtende houding aannemen in tegenstelling tot IASB en FASB Terughoudendheid bij het opstellen van specifieke eigen extensies Zie ook: urance+boeie