Aanlever- en validatiespecificaties CQIbestanden

Transcriptie

1 Aanlever- en validatiespecificaties CQIbestanden GGZ verslagjaar 2014 Significant Thorbeckelaan ED Barneveld KvK GGZ Barneveld, 9 april 2015 Versie: 1.0

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Bestandspecificaties Naamgeving bestanden Heraanlevering Technische validatie Controle op dubbele records Controle op uitsluitingen AMBU Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd WOONZ WOONB KLIN AMBU-v Controle op invulling casemix adjusters AMBU Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd WOONZ WOONB KLIN AMBU-v Overige schoningstappen en verrijking van de data De indicatoren 8 Inhoudsopgave Pagina 2 van 9

3 1. Inleiding 01 Dit document beschrijft de bestandspecificaties en validatieregels voor de aanlevering van CQI-gegevens voor de GGZ. Deze informatie is bestemd voor de meetbureaus die de CQI-gegevens namens de GGZinstellingen aanleveren. Op basis van de volgende vragenlijsten kunnen gegevens worden aangeleverd: 1. CQ-index Beschermd wonen (GGZ) - versie 2.1; 2. CQ-index Begeleid zelfstandig wonen (GGZ) - versie 2.2; 3. CQ-index Klinische GGZ en VZ - versie 2.3; 4. CQ-index Kortdurende ambulante GGZ verkort - versie De vragenlijsten zijn te downloaden op de website van Zorginstituut Nederland. De bestanden kunnen vanaf 1 mei 2015 worden geüpload op De handleiding en het Codeboek zijn te vinden op de site van SBG vanaf het moment dat de portal wordt opengesteld. 03 De periode waarbinnen de bestanden kunnen worden geüpload is: 1 mei 31 mei Bestandspecificaties 04 De bestanden dienen te worden opgesteld in Excel-formaat (.xls of.xlsx): - De eerste regel bevat de variabelenamen zoals die zijn gedefinieerd in het codeboek; - De variabelenamen staan altijd in de volgorde zoals die zijn gedefinieerd in het codeboek; - Alleen de gedefinieerde codes uit het codeboek mogen worden gebruikt per variabele; - Voor datums dient de kolom de celeigenschap datum te krijgen 1.2 Naamgeving bestanden 05 Bij aanlevering van het bestand dient bij de bestandsnaam het volgende schema te worden aangehouden: Gegevens CQ-index Beschermd wonen (GGZ) CQ-index Begeleid zelfstandig wonen (GGZ) CQ-index Klinische GGZ en VZ CQ-index Kortdurende ambulante GGZ verkort i.o. Bestandsnaam (waarbij mn = meetbureau nummer) CQWOONB-mn.xls CQWOONZ-mn.xls CQKLIN-mn.xls CQAMBUv-mn.xls 1. Inleiding Pagina 3 van 9

4 1.3 Heraanlevering 06 Indien de aangeleverde zending na controle is goedgekeurd en er al gegevens aanwezig zijn in de technische database voor een aangeleverde zorgaanbieder en gegevenstype (AMBU, WOONZ, WOONB, KLIN, AMBU-v), dan krijgen de al aanwezige gegevens de status oud en worden de nieuw aangeleverde gegevens als de meest actuele gezien. 07 Het is dus niet mogelijk gedeeltelijke correcties op gegevens aan te leveren. Indien voor een zorgaanbieder nieuwe/gecorrigeerde gegevens worden aangeleverd, dient altijd de hele set voor dat gegevenstype opnieuw te worden aangeboden. 1. Inleiding Pagina 4 van 9

5 08 De validatieprocedure bestaat uit twee momenten: 1. Direct bij aanlevering: technische validatie; 2. Na aanlevering: diverse (inhoudelijke) validaties. Hiervan wordt een verwerkingsverslag opgesteld. 2.1 Technische validatie 09 Bij aanlevering van het bestand wordt direct een technische validatie uitgevoerd. In deze validatie wordt gecontroleerd of: a. Het bestand voldoet aan de technische specificaties zoals hierboven beschreven, bijvoorbeeld: i. tekstuele waarden in een numeriek veld, fout in kolomnamen, verkeerde veldvolgorde; b. De identificerende elementen in het bestand aanwezig zijn (code meetbureau, KvK-nummer zorgaanbieder en uniek code cliënt ). Die moeten verplicht zijn ingevuld voor alle records, anders wordt het bestand afgekeurd; c. Het Kvk-nummer in het bestand overeenkomt met een van de KvK-nummers van de zorgaanbieders die zijn geregistreerd door het meetbureau; d. De waarden van de velden binnen de toegestane waarden passen (domeincontroles). 2.2 Controle op dubbele records 10 Indien in het aangeleverde bestand dubbele records worden gevonden, wordt hiervan een melding gemaakt in het verwerkingsverslag. Identificerend voor een record zijn: a. Bureau: Code meetbureau; b. KvK: KvK-nummer zorgaanbieder; c. Cliënt: Code cliënt. 11 Een combinatie van deze gegevens mag dus slechts één keer voorkomen. Indien er op basis van deze combinatie toch sprake is van dubbele records, zullen deze records de overige schoningsregels doorlopen, waardoor deze records alsnog kunnen worden afgekeurd. Indien beide records de schoningsregels doorstaan, zal later op basis van de CQI-richtlijnen voor het schonen de best ingevulde vragenlijst worden gekozen voor de analyses. U wordt als meetbureau echter verzocht om dubbele records te voorkomen. 2.3 Controle op uitsluitingen WOONZ 12 Indien een van de volgende situaties zich voordoet, wordt het gehele record afgekeurd. - invuldatum in toekomst of voor 1 januari 2014 (onwaarschijnlijke datum); - vr050 = leeg (jonger dan 18 jaar); - vr056 = 2 (hulp door iemand anders) én vr057_01 t/m vr057_05 zijn leeg; - vr057_03 = 1 (iemand anders heeft de vragen beantwoord); - minder dan 25 vragen uit de set v01 t/m v17, v21 t/m, v39, v44 t/m v56 ingevuld. Pagina 5 van 9

6 2.3.2 WOONB 13 Indien een van de volgende situaties zich voordoet, wordt het gehele record afgekeurd. - invuldatum in toekomst of voor 1 januari 2014 (onwaarschijnlijke datum); - vr064 = leeg (jonger dan 18 jaar); - vr070 = 2 (hulp door iemand anders) én vr071_01 t/m vr071_05 zijn leeg; - vr071_03 = 1 (iemand anders heeft de vragen beantwoord); - minder dan 32 vragen uit de set v01 t/m v21, v25 t/m v53, v58 t/m v70 ingevuld KLIN 14 Indien een van de volgende situaties zich voordoet, wordt het gehele record afgekeurd. - invuldatum in toekomst of voor 1 januari 2014 (onwaarschijnlijke datum); - vr065 = leeg (jonger dan 18 jaar); - vr072 = 2 (hulp door iemand anders) én vr073_01 t/m vr073_05 zijn leeg; - vr073_03 = 1 (iemand anders heeft de vragen beantwoord); - minder dan 32 vragen uit de set v01 t/m v09, v12 t/m v23, v27 t/m v56, v60 t/m v72 ingevuld AMBU-v 15 Indien een van de volgende situaties zich voordoet, wordt het gehele record afgekeurd. - invuldatum in toekomst of voor 1 januari 2014 (onwaarschijnlijke datum); - Leeftijd jonger dan 18 jaar (Buiten doelgroep); - Minder dan 9 vragen uit de set v01-v17 ingevuld; 2.4 Controle op invulling casemix adjusters 16 Casemix adjusters zijn vragen die van belang zijn bij het uitvoeren van de casemix-correctie. Indien bij de CQI AMBU-v een record een of meerdere casemix adjusters missing zijn, wordt het betreffende record afgekeurd AMBU-v Let op: bij AMBU-v worden leeftijd en geslacht niet altijd als vraag uitgevraagd. Deze dienen uit het steekproefbestand of het achtergrondbestand te worden gehaald en te worden toegevoegd aan het bestand met de CQI-gegevens (zie hiervoor ook het codeboek). vr018 (ervaren gezondheid) = leeg; vr019 (opleiding) = leeg of 9; leeftijd = leeg; geslacht = leeg. Pagina 6 van 9

7 2.4.2 Bij de overige CQI s geen controle op ontbrekende casemix adjusters in de portal 17 Bij de overige CQI vragenlijsten wordt door de portal geen controle gedaan op de invulling van casemix adjusters. Voor de vergelijkende analyses wordt hier echter wel op geschoond, zodat onderlinge vergelijking tussen aanbieders mogelijk is. In de portal was deze controle voor onderstaande vragenlijsten echter niet ingebouwd. Hieronder worden wel per vragenlijst de casemix adjusters genoemd waarop voor de vergelijkende analyses wordt geschoond WOONZ - vr046 (ervaren gezondheid) = leeg; - vr049 (geslacht) = leeg; - vr050 (leeftijd) = leeg; - vr051 (opleiding) = leeg of WOONB - vr060 (ervaren gezondheid) = leeg; - vr063 (geslacht) = leeg; - vr064 (leeftijd) = leeg; - vr065 (opleiding) = leeg of KLIN - vr062 (ervaren gezondheid) = leeg; - vr064 (geslacht) = leeg; - vr065 (leeftijd) = leeg; - vr066 (opleiding) = leeg of Overige schoningstappen en verrijking van de data 18 Op basis van voorgaande stappen kunnen records worden afgekeurd. Per afgekeurde record wordt in het verwerkingsverslag gemeld op basis waarvan is afgekeurd. Daarnaast zijn er nog schoningstappen waar op basis van records niet kan worden afgekeurd (zie de betreffende werkinstructies van het CKZ). Het betreft bijvoorbeeld het opschonen van antwoorden bij vervolgvragen op screenervragen die onterecht zijn gegeven. Hier wordt geen melding van gemaakt in het verwerkingsverslag. 19 Ten slotte kan het voorkomen dat voor het berekenen van een indicatorwaarde er bij een record niet voldoende (geldige) antwoorden zijn ingevuld. Bij het berekenen van de indicatorwaarden is namelijk een minimumaantal gegevens vereist. Indien een indicator bestaat uit meerdere vragen, dan wordt de indicator berekend als minimaal voor de helft van deze vragen een (geldig) antwoord is gegeven. Indien er bij een record te weinig (geldige) antwoorden zijn gegeven, wordt deze record niet afgekeurd, maar wordt de betreffende indicatorwaarde bij deze record niet berekend. Hier wordt geen melding van gemaakt in het verwerkingsverslag. Pagina 7 van 9

8 20 Op instellingsniveau geldt dat er voor minimaal 10 respondenten een indicatorwaarde beschikbaar is. Is het aantal minder dan 10 respondenten, dan zal de indicatorwaarde voor deze instelling niet worden berekend. Hier wordt geen melding van gemaakt in het verwerkingsverslag. 2.6 De indicatoren 21 Hieronder staan voor de vier vragenlijsten de indicatoren gegeven en per indicator de bijbehorende vragen. WOONZ Indicator Bijbehorende vragen 3.3 Informed consent vr Keuzevrijheid vr Vervulling zorgwensen vr Evaluatie behandelplan vr Continuïteit van zorg vr041 t/m vr Bejegening vr013, vr021 t/m vr Informatieverstrekking vr006 t/m vr008 WOONB Indicator Bijbehorende vragen 2.6 De mate waarin de cliënten zich veilig voelen tijdens een behandeling vr047 in een kliniek, of verblijf in een beschermde woonvorm 3.3 Informed consent vr Keuzevrijheid vr Vervulling zorgwensen vr Evaluatie behandelplan vr Continuïteit van zorg vr055 t/m vr Woon- en leefomstandigheden: cliëntoordeel over de woon- en vr042 t/m vr045 leefomstandigheden in een klinische setting of RIBW-instelling 3.10 Bejegening vr013, vr025 t/m vr Informatieverstrekking vr006 t/m vr008 KLIN Indicator Bijbehorende vragen 1.2 Verandering ernst problematiek vr040 t/m vr Informatie over bijwerkingen vr De mate waarin cliënten zich veilig voelen tijdens een behandeling in vr036 t/m vr038 een kliniek, of verblijf in een beschermde woonvorm 3.3 Informed consent vr Keuzevrijheid vr Vervulling zorgwensen vr Evaluatie behandelplan vr026 Pagina 8 van 9

9 3.7 Continuïteit van zorg vr Woon- en leefomstandigheden: cliëntoordeel over woon- en vr043 t/m vr046 leefomstandigheden in een klinische setting of RIBW-instelling 3.10 Bejegening vr018, vr027 t/m vr031, vr Informatieverstrekking vr006 t/m vr008 AMBU-v Indicator Bijbehorende vragen 3.4 Keuzevrijheid vr011 t/m vr Vervulling zorgwensen vr003 t/m vr Bejegening vr001, vr Informatieverstrekking vr008 t/m vr010 Pagina 9 van 9