Vinden, binden en boeien van brandweervrijwilligers. Eindrapportage deelprojectgroep 5

Transcriptie

1 Vinden, binden en boeien van brandweervrijwilligers Eindrapportage deelprojectgroep 5

2 Colofon Titel : Vinden, binden en boeien van brandweervrijwilligers Subtitel : Eindrapportage deelprojectgroep 5 Auteur(s) : Ing. J.W.P. Derks Project : Project regionalisering brandweer in Brabant-Noord Opdrachtgever : Algemeen Bestuur Veiligheidsregio Brabant-Noord Rapportstatus : Definitief, versie , Project regionalisering brandweer in Brabant-Noord. Auteursrecht voorbehouden. Bronvermelding verplicht.

3 Voorwoord In het kader van het op 6 oktober 2008 gestarte project Regionalisering Brandweer Brabant Noord treft u hierbij de eindrapportage aan van de deelprojectleider Vinden, binden & boeien van Vrijwilligers. Deze rapportage dient gezien te worden als input voor het welslagen van het totale project en de uiteindelijk succesvolle totstandkoming van de regionale brandweer. De ruim 1000 brandweervrijwilligers hebben een sleutelrol in het brandweerwerk. De inzet bij branden en andere incidenten wordt in de regio grotendeels door hén geleverd. De effectiviteit van de repressie het hart van de brandweerzorg- staat of valt daarom met de beschikbaarheid en de motivatie van vrijwilligers. Vanuit deze optiek heeft de werkgroep geanalyseerd op welke wijze vorm kan worden gegeven aan vinden, binden en boeien van vrijwilligers in een regionale organisatie. Het document bevat serieuze punten van aandacht en statements die door de gezamenlijke werkgroep worden gedragen. De werkgroep gaat er dan ook vanuit dat het document op de juiste waarde wordt geschat, en bij voorkeur integraal ingepast wordt in de verdere uitwerking van het project. Irma Woestenberg Gemeentesecretaris van s-hertogenbosch Voorzitter van de deelprojectgroep 3

4 Samenvatting De deelprojectgroep vrijwilligers heeft onder het motto Vinden, binden en boeien van Vrijwilligers de succesfactoren onderzocht waardoor de huidige en toekomstige vrijwilligers aan de regionale organisatie van de brandweer kunnen worden verbonden. Deze succesfactoren kunnen als volgt worden samengevat: 1. Erken en respecteer de positie van de vrijwilligers. 2. Waarborg de aandacht voor repressie en daarmee voor de vrijwilligers - in de organisatiestructuur. 3. Zorg voor een actie- en resultaatgerichte organisatiecultuur. 4. Geef voldoende regelruimte aan de lokale commandanten. 5. Benut de voordelen van regionalisatie, maar laat óók lokale ruimte voor de invulling van repressieve taken door vrijwilligers. 6. Laat de sociale functie van het vrijwilligerswerk op lokaal niveau liggen. 7. Wees open in wat er gaat veranderen en laat daarbij zien dat de positie van de vrijwilligers(korpsen) in de afwegingen is meegenomen. Bedoeling is dat de in de rapportage aangegeven punten van aandacht worden meegenomen in de andere deelprojecten van het Project regionalisering brandweer in Brabant-Noord. 4

5 Inhoudsopgave Voorwoord 3 Samenvatting 4 Inhoudsopgave 5 Inleiding 6 1. Vinden van vrijwilligers Koester de lokale binding en werf in een bredere doelgroep Zorg voor eenheid maar geef ruimte voor lokale invulling 7 2. Binden van vrijwilligers Beperk de belasting Borg de positie van de repressie in de structuur van de organisatie Zorg voor erkenning en waardering Boeien van vrijwilligers Zorg voor een actiegerichte organisatiecultuur Geef lokaal speelruimte om maatwerk te leveren 12 5

6 Inleiding Al geruime tijd wordt er gesproken over de mogelijke regionalisatie van de brandweerorganisatie. In juli 2008 heeft het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Brabant-Noord, bestaande uit alle burgemeesters van de deelnemende gemeenten, het voornemen uitgesproken om de brandweer in Brabant-Noord te regionaliseren. Hierbij heeft het bestuur specifiek aandacht gevraagd om het behoud van vrijwilligers in de nieuwe organisatie te borgen. Om ook in de toekomst de repressieve brandweertaak uit te kunnen blijven voeren is het van essentieel belang dat het huidige aantal vrijwilligers op peil blijft. Bij de opzet van het regionaliseringsproject is daarom een deelprojectgroep Vrijwilligers ingericht met als doel aanbevelingen te formuleren voor het vinden, binden en boeien van brandweervrijwilligers. Voor u ligt het rapport van de deelprojectgroep Vinden, binden en boeien van Vrijwilligers. Het is opgebouwd rond een aantal thema s die voort zijn gekomen uit de gesprekken van de deelprojectgroep. Deze deelprojectgroep is samengesteld uit een aantal vrijwilligers, commandanten en gemeentesecretarissen uit de regio: Rob van Hedel (District I) Nico van de Sande (District II) Frank van Krieken (District III) Patrick Peeters (District IV) Hens Peeters-Weem (District V) Heinrich Bonzet (Brandweer Bernheze) Wim Janssen (Brandweer Mill en St. Hubert) Jasper Derks, deelprojectleider (Brandweer Boxtel) Geer Hubers (Gemeente Grave) Irma Woestenberg, voorzitter (Gemeente Den Bosch) Bij het opstellen van het rapport is ervoor gekozen om op basis van de in deze groep aanwezige kennis over brandweervrijwilligers een aantal hoofdthema s te benoemen die van belang zijn als input voor de andere deelprojecten. Als achtergrondinformatie is een aantal beschikbare documenten over het onderwerp Vinden, binden en boeien van brandweervrijwilligers bekeken. De thema s zijn geformuleerd als succesfactoren die meegenomen of uitgewerkt kunnen worden in de andere deelprojecten om zo een goede en stevige verankering van de vrijwilligers in de nieuwe organisatie te realiseren. 6

7 1. Vinden van vrijwilligers Dit hoofdstuk beschrijft de problematiek van het blijven vinden van nieuw potentieel voor de korpsen. Eveneens wordt beschreven hoe eenheid kan worden gecreëerd en lokaal voldoende regelruimte dient te worden geborgd Koester de lokale binding en werf in een bredere doelgroep De motieven om als vrijwilliger in dienst te treden bij de brandweer liggen enerzijds bij de spanning en sensatie die samenhangen met het brandweerwerk en anderzijds bij het ideële motief om een bijdrage te kunnen leveren aan het algemeen belang en mensen te kunnen helpen. Dit laatste aspect heeft een sterke verbondenheid met de lokale sociale omgeving waarbij het van belang is om bij de organisatie te horen en er vrienden of kennissen te hebben. Door de jaren heen zijn hierdoor velerlei verbindingen ontstaan met de lokale gemeenschap, zoals hulp, ondersteuning en/of deelname aan activiteiten die al dan niet een verbinding hebben met het uitvoeren van de brandweertaken. Buiten de directe brandweertaak zorgen deze activiteiten mede voor de betrokkenheid van de brandweervrijwilligers met hun omgeving en omgekeerd geven zij vorm aan de verbondenheid van burgers met de brandweer. Uit ervaringsgegevens blijkt dat een groot deel van de nieuwe vrijwilligers worden geworven uit de directe omgeving van de huidige vrijwilligers. De meeste mensen werden vrijwilliger omdat ze dat gevraagd werd. Dit verwijst naar het cruciale belang van vitale sociale netwerken en het breed onderhouden van informele contacten. Het is hierbij van belang om de vrij gesloten organisatiecultuur van de brandweer onder de loep te nemen en kritisch te kijken naar hoe open en toegankelijk deze is en zou kunnen zijn voor verschillende groepen. Verlaag de drempel en spoor geïnteresseerde buitenstaanders op, bijvoorbeeld door een jeugdbrandweer, het organiseren van Open Dagen of het benaderen van specifieke doelgroepen zoals vrouwen of allochtonen. Behoud hierbij de bestaande brandweercultuur maar maak deze toegankelijker voor buitenstaanders Zorg voor eenheid maar geef ruimte voor lokale invulling Voor de nieuwe regionale organisatie zullen de (aanstellings)eisen voor vrijwilligers gelijk getrokken moeten worden. Regionaal zullen hiervoor de kaders ten aanzien van opleiding, fysieke gesteldheid, beschikbaarheid etc. worden vastgesteld. Daarnaast kan de regio een faciliterende rol spelen door professionele hulpmiddelen te ontwikkelen voor de werving en selectie van vrijwilligers. Bij de uitvoering van de werving en selectie zal de lokale post echter een belangrijke rol spelen. De werkzaamheden van de vrijwilligers worden immers in hoofdzaak 7

8 samen met de eigen collega s van de brandweerpost uitgevoerd. Om tot een goede acceptatie en aansluiting bij de bestaande groep van vrijwilligers te komen is het noodzakelijk hen een belangrijke rol en stem te geven bij de selectie van nieuwe vrijwilligers. Een belangrijke factor bij het aanstellen van nieuwe vrijwilligers is hen ten aanzien van hun verwachtingen goed te informeren over de ins en outs van het vrijwilligerschap. Naast de fysieke en psychische belasting is het van belang om ook de tijdsbelasting en de relatie met het gezin en de hoofdwerkgever duidelijk voor het voetlicht te brengen. Hiermee kan het afbreukrisico in de eerste periode na de aanstelling aanzienlijk worden beperkt. Extra aandacht is nodig om de relatie met de hoofdwerkgever te bevorderen om de vrijwilligers in staat te stellen om tijdens werktijd uit te kunnen rukken. 8

9 2. Binden van vrijwilligers Dit hoofdstuk beschrijft de belasting van de vrijwilliger en hoe deze kan worden beperkt. Eveneens wordt aangegeven hoe de belangen van de vrijwilliger kunnen worden geborgd. Tot slot wordt de zorg voor erkenning en waardering beschreven Beperk de belasting Aan het brandweervak worden de laatste jaren steeds hogere eisen gesteld. De inhoud van de brandweeropleidingen neemt steeds meer toe, er worden striktere eisen gesteld aan de medische en fysieke gesteldheid van het personeel, er moet frequenter worden geoefend om de repressieve vaardigheiden op peil te houden en er worden strengere eisen gesteld aan de bereikbaarheid en beschikbaarheid om de opkomsttijden te kunnen realiseren. Dit kunnen stuk voor stuk redenen zijn om te stoppen met, of af te zien van een functie als vrijwilliger bij de brandweer. Vooral ook omdat de werkgever juist steeds minder mogelijkheden geeft om werk en het vrijwilligerschap te combineren. Voor vrijwilligers kunnen dit redenen zijn om (op termijn) af te haken omdat de belasting te groot wordt. Om de belasting van de vrijwilliger, maar eigenlijk ook voor de brandweerorganisatie als geheel, te beperken kan de nieuwe regionale organisatie zich op landelijk niveau hard maken voor het verlagen van de regeldruk. Door vertegenwoordiging in de daarvoor ingerichte gremia kan met name aandacht worden gegeven aan een kritische houding ten opzichte van nut en noodzaak van nieuwe ontwikkelingen die de belasting verder verhogen. Verder kan bij de implementatie van nieuwe regelgeving creatief, flexibel en met durf worden omgegaan zodat de belasting voor de vrijwilligers zoveel mogelijk wordt beperkt Borg de positie van de repressie in de structuur van de organisatie Voor het goed functioneren van de vrijwillige brandweer is het van belang dat de directe leiding van de vrijwilligers dicht bij post/korps niveau wordt georganiseerd. Dit zorgt ervoor dat directe communicatie mogelijk is en de vrijwilligers in hun directe leiding een aanspreekpunt vinden voor de zaken die lokaal spelen. Deze post/korpsleidinggevende zou moeten beschikken over goede contactuele en communicatieve vaardigheden. In deze functie moet voldoende regelruimte zijn om een adequate aansturing van de lokale vrijwilligersorganisatie mogelijk te maken en voor flexibel lokaal maatwerk te zorgen dat past binnen de regionaal vastgestelde kaders. Hiernaast moet de post/korpsleidinggevende kunnen beschikken over een goede ingang naar het districtelijk en regionaal niveau, mede om te zorgen dat de geluiden uit de posten ook op die niveaus worden gehoord. 9

10 In het verlengde hiervan is een goede borging van de repressie en daarmee het vrijwilligerswerk - in de nieuw te ontwikkelen lijnorganisatie nodig. Ook is het gewenst om de ontwikkeling van het vrijwilligerschap een duidelijke positie te geven in het regionale management. Deze ontwikkelingsportefeuille zou bij voorkeur onderdeel moeten zijn van het integraal management voor de repressiefunctie. Op deze wijze is het mogelijk om op een professionele wijze en vanuit wederzijds respect aspecten die de vrijwilligers aangaan te bespreken en tot een wederzijds acceptabele oplossingen te komen. Vrijwilligheid mag hierbij niet leiden tot vrijblijvendheid. Vanuit beide zijden liggen hierbij verantwoordelijkheden en verplichtingen om richting te kunnen geven aan zaken als verworven rechten, de invoering van nieuwe beleid, het borgen van de operationaliteit of het vaststellen van regionale kaders Zorg voor erkenning en waardering Erkenning en waardering zorgen voor een sterke binding van een vrijwilliger aan het korps. Vrijwilligers zijn trots op het eigen korps en voelen zich hier erg bij betrokken. Voor een deel wordt dit gevoed door de cultuur in het korps en de wijze waarop vrijwilligers erkenning en waardering ontvangen van hun directe collega s bijvoorbeeld tijdens inzetten, oefeningen, wedstrijden en verenigingsactiviteiten. Daarnaast is de leiding van het korps, het gemeentebestuur en de privé-omgeving van de vrijwilliger (thuis, werk, etc.) hierop van invloed. Door een heldere communicatie van de leiding van het korps naar de vrijwilligers kunnen de verwachtingen over het functioneren van vrijwilligers duidelijk worden gemaakt. Verder dient er een eenduidig HRM beleid worden gevoerd, gebaseerd op regionale kaders. Dit geldt met name voor rechtspositionele aspecten zoals criteria voor aanname, ontslag, promotie, etc. Element van erkenning en waardering is vanzelfsprekend ook een behoorlijke rechtspositionele behandeling. Dat moet fatsoenlijk geregeld zijn. Wij laten dat aspect in deze rapportage verder buiten beschouwing, omdat rechtspositie aandacht krijgt van een andere deelprojectgroep. Door een goed verwachtingenmanagement is duidelijk aan welke eisen voldaan moet worden. Dit vormt een basis voor erkenning en waardering. Met name tijdens het proces van regionalisering is het van belang om eenduidig en open te communiceren met de vrijwilliger en zorgzaamheid voor de vrijwilliger uit te dragen. De vrijwilliger moet zich in de nieuwe situatie kunnen herkennen en zich gewaardeerd kunnen voelen. Voor de vrijwilliger is het eveneens van belang dat het gemeentebestuur en de burgerbevolking, vaak vertegenwoordigd door de burgemeester, blijk van waardering voor de brandweervrijwilliger geeft. In de huidige situatie geeft de burgemeester 10

11 regelmatig acte de présence en blijk van waardering voor het werk van de brandweervrijwilliger door het in een breder kader van het maatschappelijk belang te plaatsen. Dit wordt door de vrijwilligers over het algemeen zeer gewaardeerd. Nagegaan moet worden hoe hier binnen de nieuwe organisatie mee omgegaan kan worden. De burgemeester heeft dan immers geen directe invloed meer op het beheer van het lokale korps en is bijvoorbeeld ook niet meer verantwoordelijk voor de aanstelling en bevordering van de vrijwilligers. Als laatste is ook waardering en erkenning vanuit de privé-omgeving voor de vrijwilliger van belang. Het positief imago van de brandweer als een dienstbare en behulpzame organisatie speelt hierbij een belangrijke rol. Hierdoor is er min of meer van zelfsprekend waardering en erkenning vanuit de gezinsituatie, het werk en de sociale omgeving van de brandweervrijwilligers. Het is derhalve van belang om het imago van de brandweer te behouden en daar waar mogelijk te verbeteren. Prachtige gelegenheden hiervoor zijn het organiseren van Open Dagen waarbij de vrijwilligers altijd zeer gedreven zijn om op trotse wijze hun eigen post of korps te presenteren aan de burgers of brandweercollega s. Bij dit onderwerp is een apart woord van aandacht nodig ten aanzien van de zorg voor de oud-leden van de vrijwillige brandweer. Zij worden bij veel korpsen op een voetstuk geplaatst en blijven op een ontspannende wijze na hun FLO bij het korps betrokken. Het is van belang om hiervoor ruimte te bieden, het toetreden tot de oud-leden is immers de toekomst voor de huidige vrijwilligers. 11

12 3. Boeien van vrijwilligers Dit hoofdstuk beschrijft de borging van eigen cultuur en identiteit binnen de korpsen en beschrijft de ruimte die nodig is voor lokaal maatwerk Zorg voor een actiegerichte organisatiecultuur Uit landelijk onderzoek blijkt dat vrijwel alle vrijwilligers gehuwd zijn en de brandweertaak uitvoeren naast een full-time baan. Door de algemene tendens van de alsmaar complexere maatschappij neemt de druk om te presteren in het hoofdberoep toe, met als gevolg een hogere werkbelasting. De vrijwilliger krijgt hierdoor steeds meer behoefte om zich in het vrijwilligerschap vrijblijvend ongecompliceerd te kunnen ontspannen. Het brandweerwerk sluit hier van nature goed op aan door een veelzijdige en spannende hobby te bieden die actiegericht is. Bureaucratie en papierwerk moeten zoveel mogelijk worden vermeden. Bij de inrichting van de nieuwe organisatie moet daarom de focus liggen op een faciliterende organisatie die het voor de vrijwilliger mogelijk maakt om zoveel mogelijk bezig te zijn met uitvoerende taken. Een mooi voorbeeld hiervan is de deelname aan brandweerwedstrijden, waarbij een goede balans van ontspannende spanning ervoor zorgt dat de last van het oefenen en optreden wordt ervaren als een lust Geef lokaal speelruimte om maatwerk te leveren De huidige invulling van de werkzaamheden van de vrijwilligers is erg divers. Sommige korpsen zorgen voor een brede ondersteuning van vrijwilligers vanuit de beroepsbezetting. Binnen andere korpsen wordt juist veel werk verzet door vrijwilligers door bijvoorbeeld het onderhoud van brandkranen uit te voeren, preventiecontroles uit te voeren of oefeningen voor te bereiden en uit te zetten. Vaak is dit historisch gegroeid en vinden vrijwilligers voldoening in het uitvoeren van deze taken en ervaren dit niet als een belasting maar als ontspanning. Daarnaast neemt door de uitvoering van deze taken de kennis van het verzorgingsgebied toe. Regionalisering kan leiden tot efficiency- en kwaliteitsverbetering op lokaal niveau door schaalvoordelen (bijvoorbeeld bij aanschaf materieel), harmonisatie (overal dezelfde minimumeisen) en specialisatie (bijvoorbeeld voor de ontwikkeling van slimme oefenprogramma s). Het is niettemin van groot belang om bij de invulling en borging van deze taken op lokaal niveau ook voldoende eigen regelruimte te bieden en maatwerk mogelijk te maken. Door regionaal de randvoorwaarden en kwaliteitseisen aan te geven en lokaal het hoe in te vullen moet het korps op een aantal punten eigen keuzes kunnen 12

13 maken. Met het oog op de intrinsieke motivatie van de vrijwilliger kunnen bepaalde taken ook in de toekomst door vrijwilligers uitgevoerd blijven worden. Naast de uitvoering van de brandweertaken wordt door vrijwilligers veel energie gestoken in de organisatie van activiteiten van de brandweerverenigingen. Deze verenigingen hebben tot doel om de onderlinge band tussen de vrijwilligers en hun familie te bevorderen. Door deze ongedwongen contacten bieden zij de vrijwilliger ontspanning en vormen de brandweerverenigingen een belangrijk fundament voor het boeien van de vrijwilliger. Het is van belang om de brandweerverenigingen binnen de korpsen voldoende mogelijkheden, zowel in organisatorisch, uitvoerende als financiële zin te bieden. 13