STAPPENPLAN. Mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid

Transcriptie

1 STAPPENPLAN Mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid

2 Dit product werd ontwikkeld door het Kennispunt Mantelzorg van de Hogeschool West-Vlaanderen met steun van het Europees Sociaal Fonds en de Vlaamse Overheid. Naast de website is dit stappenplan een van de producten ontwikkeld in het kader van het ESF-project Mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid. Dit project liep van maart 2013 tot maart 2015 binnen de opleiding Verpleegkunde van Howest met Herlinde Dely als promotor en Céline Baele, Kaat Cornelis en Sarah Janssens als projectmedewerkers. Het ESF-Agentschap daagt organisaties uit acties op te zetten die het functioneren van de arbeidsmarkt duurzaam verbeteren. Dat doet het met zowel Europese als Vlaamse middelen. Het Agentschap verwerft en deelt kennis zodat het kan bijdragen tot de oplossingen van vandaag en morgen. ESF komt tot dit resultaat door een voortdurende samenwerking met partners. Meer info op Om de leesbaarheid van dit stappenplan te behouden, wordt telkens in de hij -vorm geschreven wanneer het om mantelzorgers/werknemers/werkgevers/ gaat. Uiteraard geldt dit alles zowel voor mannelijke als vrouwelijke mantelzorgers/werknemers/werkgevers. 1

3 INLEIDING Dit stappenplan is een handleiding voor werkgevers en HR-managers om zelfstandig een traject op te zetten rond mantelzorgvriendelijk ondernemen binnen de eigen organisatie, gebruikmakend van het instrumentarium dat werd ontwikkeld in het kader van het ESF-project Mantelzorgvriendelijk Personeelsbeleid ( , Wil men verder gaan dan het top-down introduceren van enkele losstaande maatregelen voor werkende mantelzorgers, en inzetten op het uitbouwen van een duurzaam mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid, dan is een veranderingstraject binnen de organisatie noodzakelijk. Het onderstaande stappenplan geeft een voorbeeld van een modeltraject, met suggesties voor projectmanagement en het gebruik van instrumentarium, alsook enkele kritische succesfactoren (bijlage 1). Dit document wil slechts enkele pistes en tools voorstellen en heeft niet de intentie om exhaustief te zijn. Niettemin worden in dit document enkele suggesties gegeven van concrete stappen die kunnen genomen worden om een mantelzorgvriendelijk beleid te implementeren, met acties voor elk van de drie pijlers van een mantelzorgvriendelijk beleid, nl. visie, cultuur van bespreekbaarheid en maatregelen (bijlage 2). De acties kunnen los ingezet worden, net als het ontwikkelde instrumentarium, maar het geniet de voorkeur om acties in te bedden in een ruimer kader en traject. Bij elke stap worden tools voorgesteld die kunnen helpen bij de concrete uitvoering. In bijlage 3 wordt een overzicht van de tools gepresenteerd. Hoewel dit document dus een richting wil wijzen voor het opzetten van een traject en het gebruik van de tools, hoeven deze stappen niet van begin tot einde gevolgd te worden. De uiteindelijke, concrete inhoudelijke invulling van een mantelzorgvriendelijk beleid is uiteraard altijd afhankelijk van hoe de organisatie eruit ziet, de mate waarin het thema leeft, de manier waarop het beleid werd ontwikkeld, het draagvlak bij het management en de mate waarin de organisatie wil en kan investeren in een mantelzorgvriendelijk beleid: het is met andere woorden het resultaat van een maatwerktraject. 2 Het is absoluut aangewezen om voor het gebruik van het stappenplan, het document Theoretisch kader grondig door te nemen (te raadplegen op onder Start ). Dit document biedt de nodige achtergrond omtrent het thema mantelzorg en schetst de visie achter het concept mantelzorgvriendelijk ondernemen. Het theoretisch kader kan beschouwd worden als de voorbereiding op het lezen van het stappenplan.

4 INHOUDSTAFEL VOORBEREIDING... 4 De eerste stappen... 4 Stap 1: Achtergrondkennis verzamelen over de combinatie van mantelzorg en werk... 4 Stap 2: Draagvlak creëren en bewustzijn verhogen... 4 UITVOERING: op weg naar een mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid... 6 Visieontwikkeling... 6 Stap 3: Bepaal waar jullie heen willen... 6 Stap 4: Communiceer de visie en intenties m.b.t. mantelzorgvriendelijk ondernemen... 6 Huidige situatie in kaart brengen... 7 Stap 5: Probeer inzicht te krijgen in de huidige situatie omtrent werk en zorg binnen de eigen organisatie... 7 Stap 6: Breng de reeds aanwezige sterktes of positieve verhalen in de organisatie in kaart... 7 Uittekenen van het beleid... 8 Stap 7: Bepaal welke actoren betrokken zijn in het mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid en wat hun rol is... 8 Stap 8: Maak beleidskeuzes op het vlak van de drie pijlers (visie, cultuur, maatregelen) van een mantelzorgvriendelijk beleid Stap 9: Formaliseer de beleidskeuzes Introduceren van het beleid... 8 Stap 10: Sensibilisatie-acties... 8 Stap 11: Communicatie over het uitgewerkte mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid... 9 EVALUATIE EN BORGING: instandhouding van resultaten... 9 Evaluatie van het traject... 9 Stap 12: Evalueer de vooropgestelde doelstellingen... 9 Stap 13: Evalueer het proces... 9 Waarborgen van de continuïteit... 9 Stap 14: Zoek naar mogelijkheden om het thema te verankeren BIJLAGE 1: Kritische succesfactoren (pg ) BIJLAGE 2: Mantelzorgvriendelijke maatregelen (pg ) BIJLAGE 3: Overzicht toolbox (pg )

5 Een mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid: stappenplan Er zijn verschillende kritische succesfactoren die bijdragen tot de slagkracht van een traject rond mantelzorgvriendelijk ondernemen. In bijlage 1 worden deze uitgebreid toegelicht. VOORBEREIDING De eerste stappen Stap 1: Achtergrondkennis verzamelen over de combinatie van mantelzorg en werk Waarom? Vooraleer men van start gaat met het implementeren van een mantelzorgvriendelijk beleid, kan men zich best informeren omtrent het thema. Dit om affiniteit te verwerven met wat mantelzorg is en wat het concept mantelzorgvriendelijk ondernemen inhoudt. De website vormt een eerste vertrekpunt voor een traject rond mantelzorgvriendelijk ondernemen. Op de website vindt men onder meer de volgende zaken: Informatie over de term mantelzorg cijfers over (de combinatie van werk en) mantelzorg De maatschappelijke context en relevantie van het thema Het concept mantelzorgvriendelijk ondernemen en de pijlers De meerwaarde van mantelzorgvriendelijk ondernemen De manier waarop mantelzorgvriendelijk ondernemen kan worden verankerd in bestaande beleidslijnen Een overzicht van wettelijke maatregelen Een overzicht van mantelzorgvriendelijke maatregelen Getuigenissen van werkende mantelzorgers Getuigenissen van HR-managers Getuigenissen van de partnerorganisaties van het piloottraject Mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid Een theoretisch kader omtrent mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid Een stappenplan voor een traject rond mantelzorgvriendelijk ondernemen Een overzicht van tools die in een traject kunnen worden ingezet 4 Tools De website is een sensibiliserende website, die ontwikkeld werd om alle geïnteresseerden nuttige achtergrondinformatie te verschaffen over het thema mantelzorg en werk. Het is aangewezen om voor het gebruik van het stappenplan, het bestand Theoretisch kader grondig door te nemen (te downloaden via Start ). Dit document biedt de nodige achtergrond omtrent het thema mantelzorg en schetst de visie achter het concept mantelzorgvriendelijk ondernemen. Stap 2: Draagvlak creëren en bewustzijn verhogen Waarom? Een eerste stap is ervoor zorgen dat het thema werk en mantelzorg gedragen wordt door het (volledige) management en andere betrokken actoren. Dit is belangrijk, wil men duurzame resultaten verkrijgen. Sensibiliseer belangrijke actoren en organen binnen de organisatie over het belang van mantelzorgvriendelijk ondernemen, bijvoorbeeld Directiecomité

6 Raad van Bestuur Evt. Ondernemingsraad Evt. Comité van Preventie en Bescherming op het Werk Denk na over het waarom. Stel jezelf de volgende vragen: - Waarom wil je een mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid implementeren? - Wat is de meerwaarde van het investeren in een mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid? Er zijn verschillende redenen waarom het management van een organisatie kan besluiten aandacht te besteden aan het thema mantelzorg: - Omdat men preventief wil inspelen op de maatschappelijke tendens van het combinatiescenario van werk en mantelzorg; - Omdat men zich bevindt in een sector waar gemiddeld genomen méér werknemers werk en zorg combineren (vb. de zorgsector, sectoren met hogere percentages oudere en/of vrouwelijke werknemers) en van hieruit (preventief) willen inzetten op het harmoniseren van draaglast-draagkracht van werkende mantelzorgers; - Omdat concrete casussen binnen de organisatie interesse hebben gewekt in het thema 'combinatie tussen werk en zorg'. Deze concrete situaties kunnen van verschillende aard zijn: de werkgever heeft een of meerdere werknemers met vragen rond het thema werk en mantelzorg, een concrete situatie heeft de ogen geopend (bijvoorbeeld aanvraag voor zorgof palliatief verlof), leidinggevenden hebben te maken met werknemers met flexibiliteitsvragen, er is uitval of ziekte wegens overbelasting door de combinatie tussen werk en zorg; - Omdat men het HR-beleid op een innovatieve manier wil verbreden/verdiepen en beseft dat een mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid kan aansluiten bij de huidige visie en beleidslijnen (vb. welzijnsbeleid, MVO, leeftijds(fase)bewust personeelsbeleid, duurzame inzetbaarheid en retentie ) 5 Draagvlak bij het management kan bijvoorbeeld verkregen worden door: Maatschappelijke tendensen te schetsen die wijzen op het belang van besteden van aandacht aan werk en mantelzorg; Te wijzen op de voordelen van een mantelzorgvriendelijk beleid voor werkgevers én werknemers; Een businesscase op te maken voor mantelzorgvriendelijk beleid ; De relevantie van het thema mantelzorg voor de eigen organisatie aan te tonen. Om draagvlak te creëren bij het management en andere belangrijke actoren kan het interessant zijn om in kaart te brengen hoeveel mantelzorgers werkzaam zijn binnen de organisatie. Je kan hiertoe zelf een bevraging opzetten of gebruik maken van de Organisatiescan. Meten is weten. Tools Op vind je Getuigenissen van mantelzorgers en HR-verantwoordelijken; De maatschappelijke relevantie en voordelen van mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid; Een voorbeeld van een businesscase. De infosessie managementteam uit de vormingsbundel werd ontwikkeld om het management te introduceren in het thema mantelzorg en mantelzorgvriendelijk ondernemen. De organisatiescan werd ontwikkeld om onder andere in kaart te brengen welk aandeel van de werknemers werk en zorgtaken combineert.

7 UITVOERING: op weg naar een mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid Hieronder volgt een voorbeeld van een mogelijk plan van aanpak voor de uitvoeringsfase. Het plan van aanpak is slechts een procesmatige schets van een mogelijk verloop. Iedere organisatie is vrij om de inhoudelijke invulling van de uitvoeringsfase vorm te geven volgens de eigen mogelijkheden en beperkingen. Voor concrete acties kan je inspiratie vinden op de website de suggesties in de bijlagen van dit stappenplan, en gebruik maken van de tools. Het loont de moeite om een mantelzorgvriendelijk beleid inhoudelijk vorm te geven in samenwerking met alle lagen van de organisatie. De Vormingsbundel bevat een uitgewerkt stramien (workshops en materialen) om een dergelijk traject vorm te geven. Visieontwikkeling Stap 3: Bepaal waar jullie heen willen Waarom? Het is belangrijk om een duidelijk omschreven visie te formuleren, die het kader vormt waarbinnen het traject kan plaatsvinden. De visie vormt de leidraad om te antwoorden op vragen die kunnen rijzen bij het implementeren van een mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid. Het is aan te raden om de visie op mantelzorgvriendelijk ondernemen af te stemmen op de organisatiemissie en visie, en op te hangen aan bestaande beleidslijnen. Dit om de slaagkansen en duurzaamheid van het traject te verhogen. De Test voor werkgevers kan een mooi startpunt vormen van een traject rond Mantelzorgvriendelijk Ondernemen bij het management van een organisatie. De werkgever, HR-managers, of het volledige management vult de test in, die een beeld geeft van de huidige positie van de organisatie op elk van de drie pijlers van een mantelzorgvriendelijk beleid. Naast het in kaart brengen van de huidige situatie, kan de test ook een indicatie geven van de groeimarge per pijler. De niet-aangevinkte uitspraken kunnen dienen als te bereiken doelstellingen in een traject mantelzorgvriendelijk ondernemen. 6 Tools Het management kan zich door de Test voor werkgevers laten inspireren om een visie op te stellen rond mantelzorgvriendelijk ondernemen. Vormingsbundel fiche 22 (Visieontwikkeling) kan gebruikt worden als handleiding om te reflecteren rond visie. Op de website kan men enkele voorbeelden vinden van beleidslijnen waaraan het thema werk en mantelzorg kan worden opgehangen. Laat niet één persoon, maar de verschillende leden van het management de Test voor werkgevers invullen. Dit kan de aanleiding vormen voor een gesprek binnen het management. Waar staat de organisatie momenteel? Waar willen we heen? Wat is ons geambieerd niveau? Ook verschillen in de resultaten van de test tussen de leden van het management kunnen stof tot discussie bieden. Stap 4: Communiceer de visie en intenties m.b.t. mantelzorgvriendelijk ondernemen Waarom? Als organisatie kies je er niet zomaar voor om aandacht te besteden aan mantelzorgvriendelijk ondernemen. Je doet dit omdat je er echt in gelooft, omdat je ervan overtuigd bent dat het loont om aandacht te hebben voor de extra rollen van medewerkers, dat een goede werk-privébalans van je medewerkers belangrijk is en dat de combinatie van werk en zorg een maatschappelijke uitdaging is waar ook werkgevers mee te kampen zullen hebben. Het is dus zeker geen toevallige keuze. Het is van fundamenteel belang dat je echt in het bespreken van

8 het thema en het zoeken naar maatwerkoplossingen met je werknemers gelooft en er het praktische nut van inziet. Dat betekent dat wanneer je als organisatie bewust kiest voor mantelzorgvriendelijk ondernemen, je er de meerwaarde van inziet. Je beseft wat jouw organisatie meer kan bereiken als ze aandacht besteedt aan het haalbaar houden van de combinatie van werk en zorgtaken. Communiceer dit ook op deze manier naar het personeel. Tools De Intentieverklaring kan gebruikt worden als sjabloon om de intenties m.b.t. het thema mantelzorgvriendelijk ondernemen kenbaar te maken aan de betrokken actoren en/of het personeel in het algemeen. De intentieverklaring kan verspreid worden via een interne dienstnota, via het intranet, of kan rechtstreeks op de bedrijfswebsite geplaatst worden, zodat ook externen de intenties kunnen inkijken. Huidige situatie in kaart brengen Stap 5: Probeer inzicht te krijgen in de huidige situatie omtrent werk en zorg binnen de eigen organisatie Is mantelzorg een gekende term binnen de organisatie? Hoeveel werknemers combineren hun job met mantelzorgtaken? Hoe verloopt voor hen de afstemming tussen werk- en zorgtaken? In welke mate is de combinatie van werk en mantelzorg een thema dat besproken wordt op het werk? Waar en bij wie zouden medewerkers informatie zoeken? Krijgen leidinggevenden vragen van mantelzorgers? In welke mate vinden werknemers dat de organisatie aandacht besteedt aan het thema, het thema bespreekbaar is en er maatregelen mogelijk zijn die de afstemming tussen werk en zorg faciliteren (wettelijke en maatwerk)? 7 Tools De Organisatiescan geeft een antwoord op bovenstaande vragen. Stap 6: Breng de reeds aanwezige sterktes of positieve verhalen in de organisatie in kaart Waarom? Van sterke verhalen uit de praktijk valt veel te leren, vandaar dat het loont om op zoek te gaan naar bestaande krachtbronnen binnen de organisatie omtrent de combinatie van werk en zorg. Dit kan bijvoorbeeld door middel van focusgroepen en overlegmomenten met verschillende actoren: werknemers (mantelzorgers, exmantelzorgers en werknemers zonder zorgtaken), leidinggevenden, directie en management. Denk na over volgende vragen: Welke sterktes zijn er aanwezig in jouw organisatie waarop verder gebouwd kan worden? Welke elementen zijn er binnen de organisatie aanwezig die de combinatie tussen werk en zorg kunnen optimaliseren? Tools Vormingsbundel, fiche 11: Hoe mantelzorgvriendelijk is mijn organisatie (2)

9 Uittekenen van het beleid Stap 7: Bepaal welke actoren betrokken zijn in het mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid en wat hun rol is Breng de sociale partners en andere belangrijke actoren tijdig op de hoogte (zelfs in een eerste fase): Preventie-adviseurs (interne of externe) Bedrijfsarts Vertrouwenspersoon Comité van Preventie en Bescherming op het Werk Ondernemingsraad Tools Fiches voor actoren Stap 8: Maak beleidskeuzes op het vlak van de drie pijlers (visie, cultuur, maatregelen) van een mantelzorgvriendelijk beleid In bijlage 1 vind je aanbevelingen rond de concrete invulling van de drie pijlers. Is het onvoldoende duidelijk wat de drie pijlers precies inhouden? Neem dan zeker het Theoretisch kader door. 8 Tools De Test voor werkgevers kan gebruikt worden om richting te geven aan de invulling van de drie pijlers. De Vormingsbundel kan gebruikt worden om in interactie met de verschillende geledingen van de organisatie een inhoudelijke invulling te geven aan het mantelzorgvriendelijk beleid. Stap 9: Formaliseer de beleidskeuzes Neem deze beleidskeuzes op in een intentieverklaring of beleidsnota, die je actief communiceert naar de betrokken actoren en ter beschikking stelt voor alle medewerkers (via verschillende kanalen zoals intranet, personeelskrant, ). Tools De Intentieverklaring kan gebruikt worden om visie en actiepunten te communiceren. Introduceren van het beleid Stap 10: Sensibilisatie-acties Maak de aandacht voor het thema bekend binnen de organisatie. (filmpje vanaf mei 2015 op Tools Postercampagne Intentieverklaring Filmpje Mantelzorgvriendelijk Ondernemen ondernemen.be)

10 Werk met tussentijdse mijlpalen. Telkens het project een mijlpaal heeft bereikt, kan een communicatiefase volgen (aan de directie, aan het personeel in het algemeen, of aan andere betrokken actoren). Stap 11: Communicatie over het uitgewerkte mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid Waarom? Om het mantelzorgvriendelijk beleid daadwerkelijk ingang te laten vinden binnen de organisatie, is het belangrijk dat het personeel op de hoogte wordt gebracht van het traject, de beslissingen die werden genomen en de eventuele acties die daaruit zijn voortgekomen. EVALUATIE EN BORGING: instandhouding van resultaten Evaluatie van het traject Stap 12: Evalueer de vooropgestelde doelstellingen Welke doelstellingen hebben we bereikt? Wat heeft dit alles opgeleverd? Wat gaat goed? Wat kan beter? Welke alternatieven ontwikkelen we? Welke doelstellingen willen we nog bereiken? Welke acties zetten we daartoe op? 9 Stap 13: Evalueer het proces Hoe verliep het traject? Wat is er in beweging gezet? De Test voor werkgevers kan in deze fase opnieuw ingevuld worden door het projectteam om na te gaan op welke pijlers de grootste vooruitgang werd geboekt. Tools Organisatiescan Test voor werkgevers Vormingsbundel fiche 23 Waarborgen van de continuïteit Stap 14: Zoek naar mogelijkheden om het thema te verankeren Consolideer de uitkomsten van het traject. Veranker de maatregelen en de organisatieveranderingen in formele documenten. Richt de blik op de toekomst: Waar wil de organisatie over vijf jaar staan m.b.t. mantelzorgvriendelijk ondernemen? Houd het thema onder de aandacht. Denk na over mogelijkheden om het thema werk en mantelzorg levendig te houden binnen de organisatie (vb. door middel van een brainstorm met de projectgroep, een rondvraag bij het personeel, ).

11 Houd de vinger aan de pols rond wat leeft over het thema mantelzorg. Dit kan bijvoorbeeld door een herafname van de Organisatiescan. Blijf ook ontvankelijk voor suggesties van het personeel en de leidinggevenden rond mogelijkheden om werk en zorg te combineren. Organiseer bijvoorbeeld geregelde overlegmomenten om het te hebben over mantelzorgvriendelijke maatregelen. Stel een verantwoordelijke aan die een aanspreekpunt vormt voor het personeel, het thema behartigt en op regelmatige tijdstippen onder de aandacht brengt door middel van gerichte acties. Elk jaar is er een Dag van de Mantelzorg (in Vlaanderen op 23 juni). Dit is een ideaal moment om het thema opnieuw onder de aandacht te brengen. Kiest men voor het introduceren van een Mantelzorgcoach in de organisatie, dan kan deze persoon die taak op zich nemen. (Lees meer over de mantelzorgcoach op Tools Vormingsbundel fiche 23 Organisatiescan Mantelzorgcoach en Competentieprofiel Mantelzorgcoach 10

12 BIJLAGE 1: Kritische succesfactoren Onderstaande elementen zijn succesfactoren in een traject rond mantelzorgvriendelijk ondernemen. Draagvlak Steun en engagement van het management is cruciaal bij elke organisatieverandering. Zorg dus dat het management mee is in het verhaal van mantelzorgvriendelijk ondernemen. Besteed hier voldoende aandacht aan. Zij zijn de belangrijkste actoren die ervoor kunnen zorgen dat je aan de slag kunt gaan. Vergeet ook de andere actoren niet, die eventueel hun fiat moeten geven voor het project effectief van start kan gaan: de personeelsvertegenwoordiging, preventieadviseur, Raad van Bestuur Verder is het niet de bedoeling dat een visie rond mantelzorgvriendelijk ondernemen in een ivoren toren wordt uitgewerkt, gepresenteerd wordt en dat die daarna in voege treedt. Het zijn namelijk de medewerkers zelf die er effectief voor zullen zorgen dat er een cultuur van bespreekbaarheid rond het thema ontstaat. Draagvlak kan je bijvoorbeeld creëren door werknemers, leidinggevenden, personeelsafgevaardigden te betrekken van bij het begin van het traject. Zo kan je je visie bijvoorbeeld bottom-up laten groeien. Alleen wanneer je de verschillende lagen van je organisatie betrekt, kan je een strategie/actielijnen uitzetten die afgestemd zijn op de noden van de werknemers. Tools De Vormingsbundel bevat een uitgewerkt stramien om een traject rond mantelzorgvriendelijk beleid vorm te geven in interactie met alle geledingen van de organisatie. Verankering in het bestaande beleid Belangrijk is dat een organisatie de relevantie van het thema inziet en het denken rond mantelzorgvriendelijk ondernemen kan inbouwen in bestaande beleidsplannen/actielijnen. Op die manier is aandacht voor het thema werk en mantelzorg verankerd in de missie en visie van de organisatie. Dit vergroot de continuïteit en biedt het kader waarbinnen de aandacht voor de combinatie van werk en zorg een plek krijgt. 11 Een mantelzorgvriendelijk beleid kan ingebouwd worden in beleidslijnen rond: Mensgericht ondernemen Goed werkgeverschap Ethisch ondernemen Maatschappelijk verantwoord ondernemen Welzijn op het werk/ stresspreventie Retentiebeleid Verzuimbeleid Leeftijdsbewust personeelsbeleid, 45+ beleid, Leeftijdsfasebewust personeelsbeleid Werk-privébalansbeleid en gezinsvriendelijk beleid Diversiteitsbeleid Het Nieuwe Werken Duurzame personeelsinzet Innovatieve arbeidsorganisatie I-Deals Tools Vormingsbundel fiche 22: visieontwikkeling

13 Verankering in het organigram Wil men Mantelzorgvriendelijk Ondernemen daadwerkelijk ingang doen vinden binnen de organisatie, dan zal het nodig zijn om de denkoefening te maken op welke manier dit thema kan doorsijpelen in het organigram. Dit kan door te expliciteren welke actoren welke rol opnemen in het mantelzorgvriendelijk beleid. Tools Fiches voor actoren Appreciative inquiry In het piloottraject steunden wij op de pijlers van de waarderende benadering of Appreciative Inquiry. Appreciative inquiry is een benadering voor organisatieverandering die steunt op het benutten van bestaande sterktes binnen een organisatie. Eén van de kernelementen is het stellen van een positieve vraag als uitgangspunt voor organisatieverandering. Voor mantelzorgvriendelijk ondernemen kan dit er zo uit zien: Hoe kunnen we als organisatie op een verantwoorde manier omgaan met onze werknemers die mantelzorger zijn? Hoe kunnen we als organisatie inspelen op de maatschappelijke tendens van het combinatiescenario werk en mantelzorg? (Een minder positief alternatief zou zijn: hoe kunnen we het ziekteverzuim bij mantelzorgers door een moeilijke combinatie tussen werk en zorg terugdringen?). De waarderende benadering is geen probleembenadering maar een perspectiefbenadering. Een probleembenadering richt zich op het in kaart brengen van het probleem en de oorzaken, om tot oplossingen en acties te komen. Een perspectiefbenadering gaat uit van bestaande sterktes en mogelijkheden, vernieuwt wat nodig is en zoekt naar wat mensen willen. (Masselink, R., & Ijbema, J., 2011). Vanuit deze insteek is het absoluut interessant om bij het personeel na te vragen wat zij zien onder een mantelzorgvriendelijk beleid, wat hun wensen zijn, en of zij interessante ideeën hebben. 12 Meer lezen over Appreciative Inquiry? Barrett, F., Fry, R., Wittockx, H. (2010). Appreciative Inquiry. Het basiswerk. Lannoo Campus Masschelink, R., Ijbema, J. (2011). Het waarderend werkboek. Appreciative Inquiry in de praktijk. Gelling Publishing Enthousiasme en emotie aanspreken via succesverhalen In het verhaal rond mantelzorgvriendelijk ondernemen is het niet gemakkelijk om werkgevers op zuiver rationele gronden te overtuigen. Kwantitatieve gegevens over de voordelen van een mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid zijn schaars. Return on investment in termen van medewerkersbetrokkenheid, tevredenheid, verhoogd engagement en vertrouwen zijn moeilijk te meten. Het vraagt een positief mensbeeld en een stuk vertrouwen om als organisatie inspanningen te doen rond mantelzorgvriendelijk ondernemen. Vandaar dat positieve verhalen die inspelen op emotionele argumenten, de kans vergroten dat een werkgever daadwerkelijk over de streep getrokken wordt. Mogelijks stoot je doorheen het proces op succesverhalen rond de combinatie werk en zorg die reeds in de organisatie aanwezig zijn (vb. een mantelzorger die op een creatieve manier werk en zorg combineert, een leidinggevende en mantelzorger die in overleg een concrete regeling hebben uitgewerkt om werk en zorgtaken beter te combineren). Wees trots op deze verhalen en maak deze zichtbaar: ze vormen een uitgangbord. Plaats een verhaal in de bedrijfskrant of op intranet. Op de website wordt meer informatie gegeven over de voordelen van een mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid en komen enkele getuigenissen aan bod. Informeren en sensibiliseren van de leidinggevenden Verandering begint al op het moment dat het traject van start gaat. Plotse aandacht voor het thema mantelzorg en werk kan ervoor zorgen dat leidinggevenden vragen krijgen van werknemers. Zorg dat ze daarop voorbereid

14 zijn. De rechtstreeks leidinggevenden zijn namelijk de spilfiguren in een mantelzorgvriendelijk beleid. Zij dienen in hun dagelijks handelen de nieuwe visie uit te dragen en de omstandigheden te creëren die een mantelzorgvriendelijk beleid mogelijk maken. Vandaar dat het nodig is om te bouwen aan bewustwording van het thema bij leidinggevenden en hun affiniteit met mantelzorg aan te scherpen. Een organisatie kan dan wel een mooie visie hanteren rond mantelzorgvriendelijk ondernemen, als een werkende mantelzorger bij de eigen leidinggevende al bot vangt, dan komt er niet veel van in huis: Practice what you preach. Tools Vormingsbundel Weghalen van barrières en creëren van randvoorwaarden Het spreekt voor zich dat bepaalde aspecten van een mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid moeilijker te implementeren zijn wanneer er een cultuur of procedures zijn die de aandacht voor de werk-privébalans van werkende mantelzorgers bemoeilijken. In die zin kan het investeren in innovatieve arbeidsorganisatie een goede voedingsbodem creëren voor een mantelzorgvriendelijk beleid. Meer informatie? Flanders Synergy, Innovatief aan de slag; Transparante communicatie Plotse aandacht voor het thema mantelzorg kan bedreigend overkomen naar de medewerkers. Communiceer daarom duidelijk over de beweegredenen van de organisatie om aandacht te besteden aan de combinatie van zorg en werk. Het is noodzakelijk om het personeel op de hoogte te houden van het project. Daarbij zal het, net als bij elke organisatieverandering, belangrijk zijn om wantrouwen en onzekerheid te reduceren. Creëer een sfeer van veiligheid. Vragen of onzekerheden die mogelijks kunnen spelen bij het personeel zijn de volgende: 13 Van waar plots die aandacht voor mantelzorg? Wordt er verwacht dat elke medewerker aangeeft of hij/zij al dan niet mantelzorgtaken opneemt? Ik ben geen mantelzorger maar een alleenstaande moeder. Wat wordt er voor mij gedaan? Als ik zeg dat ik mantelzorger ben, zal mijn leidinggevende dat dan zien als een teken dat ik mijn werk wil aanpassen of erger: dat ik het niet meer aankan? Informeer het personeel tijdig over nakende veranderingen. Als er algemeen geldende maatregelen worden uitgewerkt, communiceer dan vanaf welk moment deze in voege treden. Tools De Intentieverklaring is een sjabloon dat kan gebruikt worden om de visie te communiceren. Maatwerk Maatwerk is één van de centrale kenmerken van een mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid. Een mantelzorgvriendelijk beleid is geen one-size-fits-all -beleid. Ook de lijst van mantelzorgvriendelijke maatregelen moet vanuit dit standpunt worden gebruikt. De lijst kan inspiratie bieden, maar ook niet meer dan dat. Consolidatie Zorg ervoor dat de aandacht voor de combinatie van werk en zorg geen stille dood sterft na enkele goedbedoelde acties. Breng het thema regelmatig onder de aandacht, bijvoorbeeld op de Dag van de Mantelzorg (23 juni).

15 BIJLAGE 2: Mantelzorgvriendelijke maatregelen 1. Visie en beleid Ontwikkelen van een visie en kader m.b.t. mantelzorgvriendelijk ondernemen. Communiceren van de visie m.b.t. mantelzorgvriendelijk ondernemen o Naar het personeel o Naar de leidinggevenden o Naar OR/CPBW/syndicale afgevaardigden o Naar alle andere betrokken actoren Uitdenken van een wenselijk (communicatie)traject voor mantelzorgers (Welke aanspreekpunten zijn er? Wie wil je in eerste instantie aanspreken?). Verhelderen van mandaat (vb. inzake toekennen regelingen) van leidinggevenden en andere actoren (vb. personeelsdienst) (Zie ook Fiches actoren ). Rechtstreeks leidinggevenden op een goede manier informeren en ondersteunen om het beleid rond mantelzorg en werk te operationaliseren. o Het delegeren van beslissingsbevoegdheid voor het nemen van bepaalde beslissingen (vb. verlof) tot op het laagste leidinggevend niveau. o Leidinggevenden eventueel de vrijheid (en training en ondersteuning) geven om in individuele gevallen zelf te beslissen en de vraag van de mantelzorger af te toetsen aan de organisatiespecifieke context. o Leidinggevenden de kans geven om onderling casussen (vragen van medewerkers) en de aanpak te bespreken. Zou jij dezelfde regeling goedkeuren? Welke stappen worden gezet? Wiens goedkeuring is nodig? Hoe heb je het team ingelicht? o Leidinggevenden handvaten aanreiken om een gesprek over de combinatie van werk en zorg te voeren met de medewerkers (Zie ook Leidraad mantelzorggesprek ) o Leidinggevenden bijscholen rond het thema mantelzorg en werk (Zie ook Vormingsbundel ) Cultuur van bespreekbaarheid Sensibilisatie- en informatie-acties voeren rond het thema werk en mantelzorg. Een persoonlijk verhaal van een collega-mantelzorger publiceren in de bedrijfskrant of op een ander medium dat voor de werknemers toegankelijk is. Het lanceren van een postercampagne (Zie ook Postercampagne ) Op regelmatige basis (organisatiespecifieke) weetjes over het thema werk en mantelzorg aankondigen op het intranet. Een infoavond organiseren rond het thema werk en mantelzorg, eventueel met een getuigenis van een collega-mantelzorger. Voor een infoavond of een laagdrempelige vorming kan gebruik gemaakt worden van het materiaal in de Vormingsbundel. Acties/communicatie n.a.v. de Dag van de Mantelzorg (in Vlaanderen op 23 juni), zoals een presentje voor mantelzorgers, Een mantelzorglunch organiseren (Waar zitten de bij ons werkende mantelzorgers mee? Wat loopt er goed? Waar hebben ze nood aan?) Thema en visie verankeren: opnemen in formele documenten en HR-instrumenten, bijvoorbeeld: o Personeelshandboek o Arbeidsreglement o Bedrijfs-cao

16 o o o o Onthaalbrochure Onthaalgesprek Verzuimgesprek Functioneringsgesprek Het functioneringsgesprek is door zijn structurele aard een goede manier om het thema mantelzorg te verankeren en op regelmatige wijze bij de medewerkers te bevragen. Een functioneringsgesprek wordt door werknemers echter vaak ervaren als een vorm van evaluatie. Het kan daarom bedreigend overkomen dat er gevraagd wordt naar de privésituatie. Daarom is het aangewezen om het thema pas op het einde van het functioneringsgesprek op een eerder informele manier aan te halen. Bovendien is er weinig tijd om tijdens het functioneringsgesprek dieper in te gaan op de mantelzorgsituatie. Mocht er tijdens het functioneringsgesprek naar voor komen dat de afstemming tussen werk en zorg moeilijk loopt, dan kan ervoor gekozen worden om dit, indien de medewerker dit wenst, verder te bespreken in een volgend gesprek. Handvaten voor een gestructureerd gesprek omtrent de afstemming tussen werk en mantelzorg kan je vinden in de Leidraad Mantelzorggesprek, ) Thema agenderen op een algemene personeelsvergadering, teamvergadering, vergadering van leidinggevenden De visie op mantelzorg en werk communiceren bij werving en selectie. Personen die tewerkgesteld zijn in de zorgsector verlenen vaker mantelzorg dan personen zonder zorgachtergrond. Werkgevers in de zorgsector kunnen hiermee rekening houden bij werving en selectie. Het expliciet vernoemen van de mantelzorgvriendelijke visie in een vacature of tijdens het sollicitatiegesprek kan sollicitanten mogelijks over de streep trekken. 15 Het aanstellen van een persoon binnen de organisatie die de rol van Mantelzorgcoach opneemt. Lees meer over de mantelzorgcoach bij Start op 3. Maatregelen Algemene maatregelen Het communiceren en actief aanreiken van verlofstelsels en andere wettelijke mogelijkheden om de afstemming tussen werk en zorg te maken, bijvoorbeeld bij de personeelsdienst. (Zie ook Mantelzorgwijzer ) Het uitwerken van een scenario voor acute noodsituaties. Dit kan individueel per mantelzorger bekeken worden. o Wie verwittigen bij vertrek of afwezigheid? o Kan de mantelzorger onmiddellijk vertrekken? o Wie is back-up op het werk? o Hebben collega s toegang tot de werkdocumenten van de collega-mantelzorger? Dit is een onderwerp dat tijdens een Mantelzorggesprek (zie uitgewerkt kan worden. Het zich informeren over en ten opzichte van medewerkers beschikbaar stellen van informatie rond over nuttige diensten en instanties. (Zie ook Mantelzorgwijzer ). De mogelijkheid voorzien dat medewerkers maatwerkafspraken maken in dialoog met de leidinggevende (cfr. het systeem van I-deals of cafetariaplannen voor extralegale voordelen. De

17 leidraad mantelzorggesprek, het reflectie-instrument voor medewerkers en het doe-het-zelfpakket kunnen hiertoe interessante handvaten bieden. Idiosyncratische deals of I-deals I-deals zijn niet-standaard afspraken over werk en arbeidsvoorwaarden die medewerkers en hun leidinggevende onderling sluiten en die gunstig zijn voor zowel de medewerker als de organisatie (Rousseau, 2005). I- deals zijn specifiek en uniek: ze komen in dialoog tot stand, zijn afgestemd op de medewerker in kwestie en gelden niet automatisch voor andere medewerkers in vergelijkbare functies (van de Ven et al., 2012). Het ondersteunen van werkende mantelzorgers in het verkennen van hun noden en wensen inzake de afstemming tussen werk en zorg. De leidraad mantelzorggesprek is een semi-gestructureerde leidraad voor het gesprek tussen mantelzorger en leidinggevende. Het doe-het-zelfpakket is een reflectie-instrument voor werkende mantelzorgers, dat zij zelfstandig kunnen hanteren. Een flexibel verlofaanvraagsysteem introduceren (bijvoorbeeld per uur verlof kunnen opnemen). Deeltijds werken mogelijk maken (ook in leidinggevende functies) De mogelijkheid creëren dat mantelzorgers op het werk een netwerkmoment kunnen organiseren en informatie en ervaringen met elkaar kunnen uitwisselen (de omkadering bieden: lokaal ter beschikking stellen, koffie en thee voorzien ) In organisaties waar warme maaltijden worden aangeboden, kan het interessant zijn dat de mogelijkheid bestaat dat medewerkers extra (verpakte) maaltijden kunnen bestellen om mee te nemen voor zichzelf en/of de persoon voor wie ze zorgen In de planning en uurroosters waar mogelijk rekening houden met de wensen van de medewerkers (mantelzorgers en collega s). De mogelijkheid bieden om shiften of taken te wisselen met collega s Het aanbieden van loopbaanbegeleiding voor medewerkers Het cultiveren van een goed contact met collega s. Dit vergroot het werkplezier en daardoor de pauze van het zorgen Manieren introduceren om medewerkers meer polyvalent te maken (o.a. door roterende diensten, doorschuifsystemen op de werkvloer, e.d.), en zo een meer flexibele inzetbaarheid te creëren. Het communiceren en correct hanteren van voorrangsregels voor het toekennen van tijdskrediet (vb. tijdskrediet met motief zorg krijgt voorrang) Workshops/cursussen aanbieden aan werknemers (stresshantering, werk-privébalans, timemanagement, zelfzorg ) Transparantie bieden m.b.t. loopbaanpaden van werknemers (bijvoorbeeld voor werknemers die langdurig beroep doen op verlofstelsels) Doorverwijzen naar of voorzien van loopbaanbegeleiding voor mantelzorgers met loopbaanvragen. Folder rond werk en mantelzorg of rond regelingen in introductiemap voor nieuwe werknemers meegeven Coaching aanbieden aan mantelzorgers (intern en/of door derden) Cao-regelingen bekendmaken, mantelzorg opnemen in cao Functiecontracten introduceren i.p.v. arbeidsduurcontracten (output i.p.v. input) Systemen van verlof- en levensloopsparen (Goudswaard & Riemens) Spreekuur voor mantelzorgers met vertrouwenspersoon, trajectbegeleider of mantelzorgcoach Werk maken van een tijdige aankondiging van roosterwijzigingen, vergaderingen, overwerk of trainingen en werkzaamheden ver(der) weg, zodat men zich kan voorbereiden Zorgverzekering opnemen in pakket extralegale voordelen van werknemers Extra diensten zoals kinderopvang, strijkdienst aanbieden 16

18 Het vergroten van de individuele regelruimte/autonomie voor de medewerkers (controle over werklast, werkindeling, fysieke en psychosociale condities van werk) Maatregelen die de afstemming tussen werk en zorg voor individuele mantelzorgers kunnen faciliteren Uurroosterregelingen o Zelfroostering o Glijdende uren o Meer werken in minder dagen (bijvoorbeeld dagen van 9 uur en één vrije dag) o Minder uren op de werkplek doorbrengen en een deel van het werk mee naar huis nemen o Tijdelijk 120% werken, op andere momenten 80% o Werkplaatsregelingen (flexibiliteit in plaats van werken vb. thuiswerk, satellietkantoren, ) Arbeidsduurregelingen (vrijwillige contractvermindering of beroep doen op wettelijke maatregelen) o Tijdskrediet (gewoon stelsel en eindeloopbaanstelsel) o Thematisch verlof (palliatief verlof, ouderschapsverlof, zorgverlof ) o Omstandigheidsverlof o De Mantelzorgwijzer bundelt basisinformatie over enkele wettelijke mogelijkheden om werk en zorg te combineren. Deeltijds werken (ook in leidinggevende functies) Shiften of taken wisselen met collega s Mantelzorguren schrijven : zorgtaken uitvoeren en die onder werktijd inschrijven (Nederland) Verlof zonder wedde opnemen Uren opsparen en opnemen bij onverwachte zorgsituaties Omscholing naar andere functie binnen de eigen organisatie Extra (betaald) (mantelzorg)verlof Gebruik kunnen maken van communicatie- of vervoersmiddelen van de organisatie Tijdelijk minder zware projecten opnemen Overuren sparen en opnemen bij onverwachte zorgsituaties Gelegenheid om op het werk te bellen met thuis of met instanties/diensten die enkel tijdens de kantooruren bereikbaar zijn Bereikbaar mogen zijn tijdens werktijd (met de eigen gsm of via een telefoonlijn op het werk) De toestemming hebben om afspraken met behandelaars in werktijd te plannen (en de verloren tijd al of niet in te halen) Het voorzien van een eigen parkeerplek bij de bedrijfsingang zodat de mantelzorger snel naar huis kan bij noodgevallen Bedrijfsmaatschappelijk werker inschakelen Een voorschot krijgen op verlofdagen (bijv. wanneer langdurend zorgverlof de mantelzorger in financiële problemen brengt). Jaarafspraken maken m.b.t. gepresteerde uren: in bepaalde periodes meer of minder uren maken dan contractueel is afgesproken Jobrotation: tijdelijk of permanent van baan wisselen met iemand anders Jobsharing: samen met iemand anders een baan delen. Het in overleg optimaliseren van de functie: een aangepaste jobinhoud kan de voldoening die men krijgt op het werk, vergroten. Dit helpt om te focussen op werk en minder met de zorgsituatie bezig te zijn. Let wel: Optimaliseren houdt niet noodzakelijk in dat de functie minder uitdagend wordt gemaakt. 17

19 18 Figuur 1 en Figuur 2: sfeerbeelden uit de workshop Mantelzorgvriendelijke maatregelen Deze workshop vond plaats in het najaar van 2014, in het kader van het piloottraject van het ESF-project Mantelzorgvriendelijk Personeelsbeleid. Aan de deelnemers (een tiental leidinggevenden) werd gevraagd om in kleine groepjes na te denken over een vijftal suggesties/maatregelen die mantelzorgers zouden kunnen helpen in de combinatie tussen werk- en zorgtaken, los van het feit of ze al dan niet mogelijk zijn/reeds gebruikt worden binnen de organisatie. De 15-tal maatregelen die op die manier naar boven kwamen, werden in de grote groep besproken en gecategoriseerd onder (in principe) haalbaar binnen onze organisatie, twijfelgeval en niet haalbaar. Daarnaast kregen de deelnemers elk enkele strookjes met maatregelen overhandigd door de trainers. Dit waren voorbeelden van best practices uit andere organisaties, ook buiten België. Op dezelfde manier werden deze maatregelen besproken en aan één van de drie bovenstaande categorieën toegekend. De lijst van in principe haalbare maatregelen bleek langer te zijn dan de lijst van niet-haalbare maatregelen en twijfelgevallen, hetgeen de deelnemers erg tevreden stemde. Alle informatie die nodig is om de workshop zelf te organiseren, is terug te vinden in de Vormingsbundel, fiche 17: Mantelzorgvriendelijke Maatregelen.

20 BIJLAGE 3: Overzicht toolbox Hierbij wordt een overzicht gegeven van het ontwikkelde instrumentarium, met telkens een fiche met meer uitleg per tool. Alle tools zijn te downloaden op d website via Start en Overzicht tools. TEST VOOR WERKGEVERS ORGANISATIESCAN VORMINGSBUNDEL COMPETENTIEPROFIEL MANTELZORGCOACH LEIDRAAD MANTELZORGGESPREK MANTELZORGWIJZER 19 FICHES ACTOREN DOE-HET-ZELFPAKKET TRAIN DE TRAINER POSTERCAMPAGNE INTENTIEVERKLARING MAATREGELEN

21 1. Test voor werkgevers Algemeen De test voor werkgevers is een beknopte zelftest opgebouwd uit stellingen, gebaseerd op de drie pijlers van een mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid (visie, cultuur van bespreekbaarheid en mantelzorgvriendelijke maatregelen). De test haalt verschillende elementen aan die tot de essentie van een mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid horen. De test kan online ingevuld worden en genereert automatisch feedback. Werkgevers en/of HR-managers kunnen aan de hand van deze test zicht krijgen op de huidige stand van zaken van de eigen organisatie op vlak van elk van de drie pijlers. Op die manier kunnen ze inschatten wat hun bestaande sterktes op vlak van mantelzorgvriendelijkheid zijn, en op welke pijler(s) of elementen extra kan worden ingezet. De test voor werkgevers werkt met andere woorden sensibiliserend en is een laagdrempelige aanzet tot een gepersonaliseerd traject rond mantelzorgvriendelijkheid. Het biedt de organisatie handvaten om de eigen (toekomst)visie op mantelzorgvriendelijk ondernemen, een bijhorende strategie, heel concreet uit te tekenen. Praktische info Wie Wanneer Werkwijze Aandachtspunten Extra info De test voor werkgevers is ontwikkeld voor werkgevers, HR-managers en/of leden van het managementteam van een organisatie. De test kan ingevuld worden aan het begin van een traject rond mantelzorgvriendelijk ondernemen. De test dient als trigger om managers en andere actoren te laten nadenken over het thema mantelzorg en hoe dit thema in de eigen organisatie (al dan niet) zichtbaar is. Men krijgt ook handvaten om een gepersonaliseerd traject rond mantelzorgvriendelijkheid uit te bouwen. De test is indicatief, en kan op (een) toekomstige tijdstip(pen) herhaald worden om een beeld te krijgen over de evolutie van de organisatie op vlak van mantelzorgvriendelijkheid. De werkgevers, HR-managers en/of leden van het managementteam vullen individueel of in groep de test voor werkgevers in. Dit kan online op de website Wanneer de test ingevuld is, krijgt men onmiddellijk feedback over hoe mantelzorgvriendelijk de organisatie reeds is, welke sterktes er in de organisatie aanwezig zijn en op welke pijlers er nog extra kan worden ingezet. De resultaten kunnen een startpunt vormen om concrete acties te ondernemen op vlak van het uitbouwen van een mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid. Het is belangrijk dat de werkgevers, HR-managers en/of leden van het managementteam de test waarheidsgetrouw invullen en enkel een stelling aanvinken wanneer men er zeker van is dat dit voor de organisatie van toepassing is. Men wordt met andere woorden aangespoord om de stelling enkel aan te duiden wanneer concrete voorbeelden kunnen gegeven worden over de manier(en) waarop de stelling van toepassing is binnen de eigen organisatie. De test beoogt werkgevers, HR-managers en/of leden van het managementteam aan te zetten om intern kritisch na te denken over hoe mantelzorgvriendelijk de eigen organisatie reeds is, en waar de opportuniteiten en aandachtspunten liggen om hier verder in te investeren. Het waarheidsgetrouw beantwoorden van de test kan leiden tot een interessante dialoog in het managementteam over verschillen en overeenkomsten in percepties en ervaringen. Deze kunnen op zich ook indicatief zijn voor wenselijke stappen in een implementatieproces rond mantelzorgvriendelijkheid. De resultaten van de test voor werkgevers kunnen naast de resultaten van de organisatiescan worden gelegd, waardoor het beeld van de werkgever, HR-manager en/of leden van het managementteam omtrent de (gepercipieerde) mantelzorgvriendelijkheid van de organisatie afgetoetst wordt aan dat van de werknemers. 20

22 2. Organisatiescan Algemeen De organisatiescan is een bevraging rond het thema werk en mantelzorg die organisatiebreed kan worden afgenomen en die anoniem wordt ingevuld. De werkgever/hr-manager kan deze enquête digitaal doorsturen naar de werknemers, en krijgt nadien een geautomatiseerde rapportage van de resultaten. Deze resultaten geven een beeld over de aanwezigheid van mantelzorgers, en over het belang van het investeren in een mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid binnen de context van de eigen organisatie. Het invullen van de scan kan het bewustzijn van medewerkers rond het thema (werk en) mantelzorg verhogen. Voor werkgevers/hr-managers kan deze scan een eyeopener zijn omtrent de ervaringen en percepties van hun medewerkers met betrekking tot werk en mantelzorg. Praktische info Wie Wanneer Werkwijze Aandachtspunten Extra info De werkgever/hr-manager van een organisatie kan ervoor kiezen om de organisatiescan organisatiebreed af te nemen, d.w.z. van alle werknemers binnen zijn/haar organisatie. De organisatiescan kan bij aanvang van een traject naar mantelzorgvriendelijkheid afgenomen worden om een beeld te krijgen van de mate waarin en de manieren waarop het thema mantelzorg aanwezig is binnen de eigen organisatie (vb. aantal mantelzorgers in de organisatie, kennis van het begrip mantelzorg, bespreekbaarheid binnen individuele mantelzorgsituaties, ). Er kan voor gekozen worden om de organisatiescan op het einde van het implementatietraject of op een later tijdstip opnieuw af te nemen om, zo in te kunnen schatten wat de evolutie is van de organisatie op vlak van mantelzorgvriendelijkheid, en wat de ondernomen acties opgeleverd hebben. De organisatiescan wordt door de werkgever/hr-manager naar (een steekproef van) de werknemers doorgestuurd (digitaal). Dit kan via de website De medewerkers ontvangen een link die hen naar de organisatiescan leidt. Wanneer zij de organisatiescan (anoniem) ingevuld hebben, kan de werkgever/hr-manager de resultaten via de website opvragen. Per thema krijgt de werkgever/hr-manager een rapportage. De werkgever kan er tevens voor kiezen om de resultaten naar de werknemers door te sturen. Het peilen naar mantelzorgtaken bij medewerkers door middel van een organisatiescan kan vragen oproepen. Het is daarom aan te raden deze afname enigszins voor te bereiden door bijvoorbeeld vooraf te communiceren wanneer en waarom je als werkgever/hr-manager de organisatiescan wil afnemen. Wanneer de leidinggevenden hiervan de hoogte zijn, kunnen zij eveneens vragen van medewerkers opvangen. Een rapportage naar de werknemers over de resultaten van de scan, maakt bovendien deel uit van een cultuur van bespreekbaarheid, bevordert de transparantie en creëert rust. Samen met de test voor werkgevers kan de organisatiescan een eerste aanzet geven tot keuzes rond implementatie van mantelzorgvriendelijke maatregelen. Hiertoe worden ook suggesties gegeven in de rapportage. Het naast elkaar leggen van de resultaten van de test voor werkgevers en de organisatiescan, kan het beeld van de werkgever, HR-manager en/of leden van het managementteam omtrent de (gepercipieerde) mantelzorgvriendelijkheid van de organisatie nuanceren en aanvullen. Hieruit kan bijvoorbeeld blijken dat intenties of beleidslijnen op managementniveau wel aanwezig zijn, maar op de werkvloer niet of slechts gedeeltelijk ervaren worden. Dergelijke observatie kan bijvoorbeeld een aanzet zijn tot acties omtrent het investeren in (top-down en bottom-up) communicatiekanalen. 21

23 3. Vormingsbundel Algemeen De vormingsbundel is een bundeling van vormingsmethodieken rond het thema werk en mantelzorg voor alle beroepsgroepen binnen de organisatie. De vormingen zijn opgebouwd als een interactief traject met als output een organisatiespecifiek mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid. Ze zijn opgesplitst in een pakket voor de bedrijfsleiding, een pakket voor rechtstreeks leidinggevenden, en één voor de overige medewerkers. De vorming kan begeleid worden door een interne HR-medewerker, een externe consultant, een vormingsmedewerker of een interne mantelzorgcoach. Het vormingspakket is hapklaar, maar kan desgewenst ook selectief toegepast worden. Wie als organisatie aanvullende vormingen wil geven voor bepaalde doelgroepen of rond bepaalde thema s, of wie de standaardvormingen met andere oefeningen wil uitbreiden, kan de extra fiches op het einde van de vormingsbundel benutten. Praktische info Wie Wanneer De vormingsbundel betracht verschillende doelgroepen binnen de organisatie te bereiken. Er zijn standaardvormingen voor het managementteam, voor de rechtstreeks leidinggevenden en voor de werknemers. Het vormingsaanbod kan begeleid worden door een HR-medewerker of mantelzorgcoach binnen de eigen organisatie of door een externe consultant of vormingsmedewerker. Het vormingspakket helpt organisaties om het traject naar mantelzorgvriendelijkheid volgens de eigen wensen en noden vorm te geven, met input en feedback van diverse actoren binnen de organisatie. De uitgewerkte vormingen vinden doorheen het ganse traject plaats. In de vormingsbundel is er verduidelijkt op welke manier de verschillende vormingen elkaar kunnen opvolgen en aanvullen. De vormingen en/of extra fiches kunnen eveneens benut worden om het thema mantelzorgvriendelijkheid binnen de organisatie op langere termijn op te frissen en te verdiepen. 22

24 4. Competentieprofiel mantelzorgcoach Algemeen Organisaties kunnen ervoor kiezen om iemand het mandaat van mantelzorgcoach te geven. Een mantelzorgcoach is een centrale referentiepersoon binnen de organisatie die expertise omtrent het thema werk en mantelzorg bundelt, en/of naar nuttige interne of externe instanties hieromtrent kan doorverwijzen. De rol van mantelzorgcoach is geen aparte functie en kan in principe aan om het even welke actor in de organisatie toegekend worden. Idealiter heeft deze enige affiniteit met het thema mantelzorg (mogelijks door een eigen mantelzorg-ervaring). Verder wordt hij/zij bij voorkeur gepercipieerd als toegankelijk, discreet, voldoende matuur en kan hij/zij samenwerken met andere betrokken actoren zoals rechtstreeks leidinggevenden. Het specifieke mandaat van de mantelzorgcoach binnen een organisatie kan vormgegeven worden op basis van bestaande hiaten, en in complementariteit met andere betrokken actoren. De rol kan een iets andere kleur krijgen naargelang ze opgenomen wordt door bijvoorbeeld een medewerker van de personeelsdienst of vertrouwenspersoon. In het eerste geval kan hij/zij mogelijks advies geven omtrent mogelijke mantelzorgvriendelijke maatregelen en hun impact op de loopbaan; in het tweede geval gaat hij/zij eerder een luisterend oor bieden en doorverwijzen, etc. Doorgaans is het aangewezen om de rol van mantelzorgcoach niet door een leidinggevende te laten opnemen. Dit neemt niet weg dat ook leidinggevenden een aanspreekpunt zijn voor werknemers met mantelzorgtaken. Beide rollen zijn complementair en dienen binnen de organisatie goed op elkaar afgestemd te worden. De aanwezigheid en bekendmaking van de mantelzorgcoach in de organisatie werkt sensibiliserend rond het thema werk en mantelzorg. Praktische info Wie Wanneer Werkwijze De rol van mantelzorgcoach kan in principe aan om het even welke actor binnen de organisatie toegewezen worden, mits rekening gehouden wordt met de nodige competenties (zie competentieprofiel). De rol van mantelzorgcoach wordt bij voorkeur toegekend aan iemand die informeel reeds, naast de rechtstreeks leidinggevende, de rol van aanspreekpunt voor medewerkers waarneemt. De organisatie kiest zelf of en wanneer ze iemand als mantelzorgcoach aanstelt. Het traject van vormgeving van een mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid in een organisatie maakt vaak op een vrij organische manier duidelijk of er al dan niet nood is aan dergelijke rol, en zo ja, gekoppeld aan welk mandaat. Het is goed om medewerkers op regelmatige tijdstippen te herinneren aan het bestaan, de plaats en het mandaat van de mantelzorgcoach. Het competentieprofiel mantelzorgcoach en de handleiding met extra informatie kan door de organisatie gebruikt worden om na te denken of een mantelzorgcoach aangesteld moet worden, wie deze rol het beste kan opnemen, op welke manier de rol ingevuld wordt, en hoe deze persoon optimaal kan samenwerken met leidinggevenden en andere betrokken actoren. De organisatie kan ervoor kiezen om deze persoon bijvoorbeeld voor enkele uren per maand vrij te stellen om deze rol naar behoren op te kunnen nemen en/of om deze persoon nuttige vormingen te laten volgen omtrent bijvoorbeeld gesprekstechnieken of mantelzorg. Afspraken hieromtrent kunnen vastgelegd worden. Het is belangrijk om medewerkers op de hoogte te brengen van het bestaan van de mantelzorgcoach, diens rol en mandaat. Het kan goed zijn om een mantelzorgcoach een vrij proactieve rol te geven in een mantelzorgvriendelijk personeelsbeleid. Hij/zij fungeert dan als de zogezegde waakhond wat betreft aandacht voor mantelzorg binnen de organisatie. 23