LEF! Denken en werken met een Twist binnen de overheid

Transcriptie

1 LEF! Denken en werken met een Twist binnen de overheid

2 EVEN VOORSTELLEN: LEX BRUIJN Ombudscomissie

3 PERSOONLIJKE EFFECTIVITEIT ALS AMBTENAAR

4 De adviseur

5 Intake Checklist Adviesprocedure Formulering adviesvraag Analyse Procesontwerp Advies Uitvoering van het advies Evaluatie

6 Intake Bij Intake: Adviesproces: Regulier (gestandaardiseerd werkproces) Maatwerk (procesontwerp) Persoonlijk Wat wordt er van jou als adviseur verwacht? Dus: wat bied je... Wat heb je nodig om die verwachting waar te maken? Dus: wat krijg je...

7 Formulering Adviesvraag Contract of opdrachtformulering Beschikbare capaciteit van de adviseur Grenzen aan de analyse Doelstellingen van het project (advies) Het soort informatie dat je nodig hebt Rol als adviseur Vorm van het eindproduct Inzet opdrachtgevers Inzet anderen Participatie Procesbeschrijving met tijdschema Vertrouwelijkheid (tijdens proces) Evaluatie

8 Analyse Bron van de vraag Bijvoorbeeld: Gewenst maatschappelijk effect (bijv. uit collegeprogramma) Uitvoeringsactiviteit (in- of externe opdracht) Aanvraag (bijv. vergunning) Probleemverkenning Interviews, Vragenlijsten, Documentenanalyse, Observatie, Eigen ervaring, Betrokkenenonderzoek Actorenscan (of krachtenveldanalyse) Machtsbronnen, Belangen, Vertrouwen, Positie in Netwerken, Opstelling

9 Procesontwerp Regulier Proces Intaker bepaalt toepasselijk proces en wijst toe aan behandelaar(s) (bijv. Wabo) Maatwerk Proces Projectmatig concreet, eindig, urgent en afdwingbaar Procesmatig Netwerk van afhankelijk-heden en bij ontbreken van eenduidige oplossingen

10 Advies Het Advies Benoem uitvoerbare actiepunten Neem informatie over cultuur, stijl, personen, etc. mee in het advies Presenteer plan van aanpak (is de start van het proces) Richt op kansen (i.p.v. verplichtingen) Walk Your Talk & Talk Your Walk Een advies wordt vaak meer gevoelsmatig dan rationeel beoordeeld: wees vertrouwenwekkend Hanteer weerstand bij presentatie

11 Besluit en Evaluatie Besluit en Implementatie Behoort besluitvorming tot de verantwoordelijkheid van de adviseur? En Implementatie? Hoe verloopt implementatie? Routine, Project of Programma? Evaluatie Is de doelstelling gerealiseerd? Is het probleem opgelost? Had het beter of efficiënter gekund. En vooral: Toets de bijdrage van de maatregelen aan het gewenste maatschappelijke effect!

12 Beïnvloedingsvaardigheden 1. Rationeel overtuigen: Gebruiken van logische feiten en argumenten 2. Gunstige sfeer creëren: Complimenteren of vriendelijk of behulpzaam zijn 3. Legitimeren: Wijzen op de redelijkheid van een verzoek 4. Consulteren: Vragen naar de mening van een persoon en hem/haar betrekken bij de aanpak 5. Onderhandelen: Voorstellen elkaar een gunst te verlenen 6. Coalitie sluiten: Zoeken naar en gebruiken van de steun van derden om te overtuigen 7. Inspireren: Enthousiasme oproepen voor een voorstel door in te spelen op de waarden en aspiraties van een persoon 8. Druk uitoefenen: Formuleren van doelen, stellen van eisen, herhaaldelijk controleren 9. Persoonlijk beroep doen: Beroep doen op loyaliteit naar de vrager of naar de organisatie

13 Ga naar Voer de volgende code in: Klik de beïnvloedingstactiek aan die het meest effectief is in jouw ogen Klik op submit en je score wordt zichtbaar.

14 BEÏNVLOEDINGSTACTIEKEN 1. Rationeel overtuigen 2. Gunstige sfeer creëren 3. Legitimeren 4. Consulteren 5. Onderhandelen 6. Coalitie sluiten 7. Inspireren 8. Druk uitoefenen 9. Persoonlijk beroep doen

15 Invloedstactieken en effecten van toepassing Invloedstactiek Typering invloedstactiek Actieve betrokkenheid Gehoor-zaamheid Weer-stand 1. Gebruiken van logische argumenten en feiten om aan te geven dat een verzoek of voorstel uitvoerbaar is en van belang is voor het behalen van gestelde doelen 2. Complimenteren, of vriendelijk en behulpzaam zijn om een persoon in een goede stemming te krijgen voordat een verzoek of voorstel wordt gedaan rationeel overtuigen gunstige sfeer creëren 23% 30% 47% 31% 28% 41% 3. Wijzen op de redelijkheid van een verzoek door aan te geven dat het verzoek in overeenstemming is met het beleid, de regels, de gebruiken of de traditie in de organisatie 4. Vragen naar de mening van een persoon waarvan steun en assistentie wordt verlangd en betrekken van de persoon bij de aanpak of de verandering, zodat rekening wordt gehouden met de suggesties van de persoon legitimeren 0% 56% 44% consulteren 55% 27% 18% 5. Voorstellen elkaar een gunst te verlenen, aangeven bereid te zijn op een later tijdstip iets voor een persoon terug te doen als hij of zij helpt om een taak te volbrengen 6. Zoeken of gebruiken van de steun en hulp van anderen om een persoon te overtuigen een taak uit te voeren, of om een persoon met een voorstel te laten instemmen 7. Enthousiasme oproepen voor een voorstel door in te spelen op de waarden en aspiraties van een persoon, of door aan te geven dat een persoon beschikt over de capaciteiten om een taak goed uit te voeren Onderhan-delen 35% 41% 24% coalitie sluiten 3% 44% 53% inspireren 90% 10% 0% 8. Formuleren van doelen, stellen van eisen en herhaaldelijk controleren, of het doen van indringende verzoeken om een taak uit te voeren of een voorstel te steunen druk uitoefenen 3% 41% 56% 9. Beroep doen op de loyaliteit van een persoon bij de organisatie, of op zijn of haar kennis en ervaring wanneer het verzoek wordt gedaan om een voorstel uit te voeren persoonlijk beroep doen 42% 33% 25%

16 REGISSEREN VAN BELEID TWEE VORMEN VAN REGIE VOEREN BIJ DE LOKALE OVERHEID 1. Regie op uitbestede taken 2. Regie van processen

17 REGIE OP UITBESTEDE TAKEN

18 Doelen-Inspanningen-Middelen (DIM) Maatschap-pelijke Effecten (ER Doelen) Verbetering leefbaarheid Meer veiligheid SMARTdoelen 10% minder klachten beheer openbare ruimte 5% meer toezicht op straat 20% totale woningaanbod in vrije sector Inspanningen Publiciteits -campagne Verhoging budget afd. BOR Aanstellen gem. toezichthouder s Middelen fte. :... fin. :... m 2 of 3 : fte. :... fin. :... m 2 of 3 : fte. :... fin. :... m 2 of 3 : fte. :... fin. :... m 2 of 3 : fte. :... fin. :... m 2 of 3 :

19 Regisseren door programmasturing Wat willen we bereiken? Wat gaan we er voor doen? Wat mag het kosten?

20 onderhandeling REGISSEREN VAN PROCESSEN inhoud Probleemverkenning met opdrachtgever Proces Actorenscan Scan inhoudelijke koppelingen + 1 ste agenda Quick scan configuraties Inhoudelijke dilemma s Procesmatige dilemma s Dilemma sharing Dilemma sharing Vaststelling agenda Vaststelling spelregels Test van het procesontwerp Bemensing

21 DE KUNST VAN HET ONDERHANDELEN Een filmpje

22 FASEN IN HET ONDERHANDELINGSPROCES 1. Waar sta ik in de onderhandeling *- Doel-jezelf bevragen-alternatief(bazo)-weerstandspunt 2. Waar staat mijn onderhandelingspartner *- Zijn doel-zijn belangen/motieven-onderhandelingsbereidheid 3. Hoe ga ik de onderhandeling aanpakken *- Zoek naar win/win-flexibel-los tegengestelde belangen opproefbalonnen-time-out nemen 4. Presenteren van het voorstel *- Noem voordelen andere partij-zijn criteria-houd manoeuvreerruimte

23 ONDERHANDELINGSSTIJLEN

24 ANDERS DENKEN????

25 NEE!!!! GEWOON DOEN!!! Een filmpje

26 PERSOONLIJKE EFFECTIVITEIT 1.GEZONDHEID 2.RELATIE 3.WERK

27 STEL ALTIJD GROOTSE DOELEN filmpje

28 Realiseer je wensen door gedragsverandering

29 EFFICIËNT EN DOELGERICHT WERKEN Bron: Manutan

30 DENK JE HEUS DAT DIT DE GROOTSTE TIJDVERSLINDERS ZIJN? 1. 2.Telefoontjes 3.Plotselinge bezoekjes 4.Post 5.Social media DAN HEB JE HET GOED MIS!!!!!

31 DIT ZIJN DE ECHTE TIJDVERSLINDERS Gebrek aan focus (werken zonder plan of takenlijst) Irreëel tijdsbesef (onderschatten hoeveel tijd iets kost) Perfectionisme Concentratieverlies (bijvoorbeeld door te weinig pauzes) Gebrek aan discipline (waaronder uitstelgedrag) Gepieker of besluiteloosheid

32 De ambtelijke organisatie van de toekomst Waardengedreven Gericht op maatschappelijk rendement Procesbewust, resultaatgericht gericht op het proces tot het bereiken van maatschappelijk resultaat Kostenbewust Werken met publiek geld Zelfbewust dienend Dienstbaar aan het bestuur met een eigen verantwoordelijkheid Tijdgevoelig Handelend in het ritme van de politiek, realtime met de samenleving, met oog voor verleden en toekomst Slim Kennismanagement op orde: proces én inhoud! Lerend Kwaliteitszorg: zelfevaluatie en reflectie. Fouten zijn data! Plat Platte organisatiestructuur met ruimte voor professionals Poreus Geen muren tussen binnen en buiten Bulk & maatwerk Eenvoudig en complex Bron: Ambtelijk vakmanschap 3.0 Paul t Hart

33 De ambtenaar van de toekomst 1. Scherp op resultaat de opgave als ijkpunt 2. Slim op de zaak inhoudelijk geloofwaardig 3. Slim op de relatie emotioneel intelligent en betrouwbaar 4. Slim op de context kansen selecterend in verschillende arena s 5. Politiek bekwaam begrijpend en beïnvloedend 6. Transparant verantwoording zoekend 7. Toegankelijk open voor business (intern, extern, netwerken) 8. Verbonden en verbindend verschillen benuttend (individualisering, multiculturaliteit, virtualisering, fragmentatie, globalisering) Bron: Ambtelijk vakmanschap 3.0 Paul t Hart

34 Kernkwaliteit van de ambtenaar Tegelijk naar binnen en naar buiten kunnen kijken! De schakel tussen de verticaal georganiseerde organisatie en de horizontaal functionerende samenleving

35 Aanbevelingen (voor jullie) Sturing Meer sturen met communicatie (en minder met geld en regels) Werkwijze van beleidsmaker naar procesmanager Overheidsparticipatietrap bewust kiezen voor soort interventie met als doel vitaliteit samenleving te stimuleren Verwachtingen Expliciteer verwachtingen Van sectoraal naar Organiseer meer gebiedsgericht (in plaats van sectoraal) integraliteit

36 Nadere informatie: OverheidXperts Lex Bruijn