voor de tijdsbewuste manager

Transcriptie

1 PRAKTISCHE COACHING voor de tijdsbewuste manager B Y S H U T T E R L A B P H O T O G R

2 Werk je hard, maar heb je weinig impact? Het is een welbekende vloek. We zijn nog nooit zó TOEGEWIJD AAN, VERBONDEN MET EN OVERWELDIGD DOOR ons werk geweest. Cloud Nine Coaching wil helpen, zodat mensen minder hard moeten werken om meer impact te hebben. Een bewezen, krachtige strategie om dat te bereiken is door managers te helpen bij het ontwikkelen van solide, praktische coach gewoontes.

3 Voordat we de essentiële coach gewoontes voor de tijdsbewuste manager uiteenzetten, moeten we eerst begrijpen wat de drie knelpunten zijn waar managers op vast lopen. De drie vervelende vicieuze cirkels Hoe meer het team je nodig heeft, hoe meer antwoorden je zal geven. Zonder precies te weten hoe het gebeurt, is het team overafhankelijk geworden van de manager. Elk gevoel van zelfvoorziening is weg en elke beslissing moet verstrekt en gecheckt worden. Tegelijkertijd is de manager een bottleneck binnen zijn eigen organisatie geworden. Het werktempo is afgezwakt terwijl het team wacht tot de manager antwoorden voorziet en een besluit maakt. Hoe meer focus je verliest, hoe meer je wordt overweldigd. Het moderne werken betekent een oneindige stroom aan mails in je inbox, haasten van vergadering naar vergadering en een vervaging van het 9 tot 5 principe. De moed om focus te hebben - ofwel de moed om nee te zeggen tegen de dingen waar je eigenlijk ja op wilt zeggen - is moeilijk te bereiken, met afleiding en overweldiging als gevolg. Hoe minder impact je hebt, hoe meer je opgeeft. Werk met zichtbaar resultaat - een onderbewust connectie tussen input en output - geeft plezier. Wanneer we binnen ons werkleven overweldigd worden en we onze aandacht moeten verspreiden over vele projecten, verdwijnt de aansluiting tussen wat we doen en waarom het belangrijk is. Wanneer we geen connectie meer hebben, is het moeilijk om te begrijpen waarom we doen wat we doen. Wanneer we de 'waarom' kwijt zijn, is het moeilijk om de impact te zien. En wanneer we geen impact meer waarnemen, verliezen we alle motivatie.

4 Onderzoek wijst uit dat wanneer managers nieuwe en effectieve coach gewoontes kunnen bouwen, de drie vervelende vicieuze cirkels worden verbroken. Wanneer die worden verbroken, zal er een toename zijn van engagement, creativiteit en impact. Alle leiderschapsgoeroes zijn het erover eens; coaching is een essentiële vaardigheid voor de moderne manager. Er is dus inderdaad reden genoeg dat alle organisaties, klein en groot, hun managers proberen bij te scholen als coach. Maar de impact gebeurt alleen als het coachen goed wordt gedaan. Helaas is het aantal managers dat goed coacht nog altijd veel te klein. Als jouw managers sterke coach gewoontes hebben, help je hen en hun team minder hard te werken en meer impact te hebben.

5 Hoe bouw je een gewoonte? Er wordt veel gezegd over het bouwen van gewoontes, hoe we het moeten aanpakken en hoe lang we het moeten volhouden. Maar eigenlijk weten we er nog weinig van en dat is dan ook waarom onze voornemens zo deprimerend en moeilijk te behalen zijn. Het goede nieuws? Er is de afgelopen jaren veel uitgebreide en praktische analyse gedaan naar wat gewoontes vormt, gebaseerd op onderzoek en neurowetenschappen. Er is een simpele en krachtige manier om een gewoonte te definiëren en verankeren. Om te begrijpen hoe, focussen we op het werk van drie vooraanstaande wetenschappers.

6 Charles Duhigg, een New York Times journalist, schrijft in zijn boek The Power of Habit dat gewoonte niet simpelweg gedrag is, maar eerder een drieledig systeem dat hij de gewoonte-loop noemt; een trigger (de situatie die je gedrag ontlokt), het gedrag en de beloning (waarom je brein zegt; doe dit de volgende keer weer). Begrijpen wat het oude gedrag dat je wilt veranderen jou oplevert - de beloning - is belangrijk, omdat je ervoor zal moeten zorgen dat je iets gelijkwaardig of beter ontvangt van het nieuwe gedrag dat je wilt ontwikkelen. Daarnaast is het belangrijk om héél duidelijk te worden over de omstandigheden die het oude gedrag triggeren. Anders blijf je je constant afvragen, wanneer het al veel te laat is, hoe je het in hemelsnaam wéér zover hebt laten komen.

7 BJ Fogg, een Stanford-onderzoeker, focust op het veranderen van menselijk gedrag en één van zijn meest indrukwekkende contributies is een simpele oplossing op hoe we kunnen stoppen met het saboteren van onze inspanningen om nieuwe gewoontes te bouwen. Zijn inzichten tonen aan dat op het moment dat we een brede gewoonte willen creëren, ons brein onmiddellijk op zoek gaat naar een manier om dit plan te hacken. Je hebt niet veel nodig om terug te vallen in comfortabel oud gedrag, terwijl je jezelf belooft dat je morgen écht begint. Volgens Fogg is het cruciaal om een eerste stap naar nieuw gedrag te definiëren die minder dan 60 seconden duurt om uit te voeren. Je creëert de eerste stap - een micro gewoonte - op weg naar de brede gewoonte die je wilt bouwen.

8 Michael Bungay Stanier, een expert op het gebied van coachend leiderschap, combineert beide inzichten en ontwikkelt een simpele, maar krachtige manier om nieuwe gewoontes te bouwen. Hoe ziet een compleet stappenplan naar een nieuwe gewoonte er dan uit? Identificeer de trigger: Als je niet weet wat je trigger is, ga je deze continue missen en daarmee ook de kans om je gewoonte te veranderen. Hoe specifieker je kan zijn, hoe beter. Er zijn slechts vijf type triggers: locatie, tijd, emotionele staat, andere mensen en de direct voorafgaande actie. Identificeer de oude gewoonte: Spreek je oude gewoonte duidelijk uit, zodat je weet waar je mee probeert te stoppen. Opnieuw: Hoe specifieker je het maakt, hoe nuttiger het zal zijn. Definieer de nieuwe gewoonte: Bepaal micro- gedrag waarbij je maximaal 60 seconden nodig hebt om het uit te voeren.

9 De essentiële coach gewoontes voor de tijdsbewuste manager We weten inmiddels tegen welke vervelende vicieuze cirkels de manager aanloopt en hoe het aannemen van de coachende rol die kan doorbreken. We hebben ook een aantal tips gezien over hoe je oude gewoontes kan omzetten in nieuwe, effectieve gewoontes. Welke coach gewoontes kunnen er dan nu voor zorgen dat je als manager minder hard moet werken, terwijl je meer impact hebt?

10 Probeer niet behulpzaam te zijn We zijn zo gefocust om te helpen. Om in te springen. Dingen op te lossen. Om waarde toe te voegen. Om een antwoord, oplossing of volgende stap te bieden. En daar is een goede reden voor. Je hebt een goed hart. Je probeert iemand écht te helpen. En op sommige momenten is het zelfs exact het juiste om te doen. Maar tegelijkertijd is het ook vermoeiend en verzwakkend. Een nieuwe gewoonte is niet simpelweg geen hulp verstrekken. Het is een proces om in kaart te brengen hoe de ander door jou geholpen wil worden. Zo neemt het niet alleen minder tijd in beslag, maar ben je ook veel nuttiger. Een relatie tussen twee volwassenen is er één waar je in staat bent om te vragen wat je wilt, wetende dat het antwoord nee zou kunnen zijn. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Het is moeilijk om te weten wat je wil. Het is vaak nog moeilijker om ervoor te vragen. Aan de andere kant van de relatie is het dan weer moeilijk om je te realiseren dat ja niet het enige antwoord hoeft te zijn wanneer iemand je iets vraagt. De kern van de eerste gewoonte is dan ook om te vragen wat iemand exact van je wil, voordat je het hem of haar verschaft. Op die manier zorg je ervoor dat mensen duidelijke aangeven wat ze écht willen en stop je met het geven van oplossingen die ze naar alle waarschijnlijkheid niet willen of nodig hebben. Je breekt de vicieuze cirkel van overafhankelijkheid.

11 Stop de eerste gewoonte in het stappenplan en bouw een solide, praktische coachgewoonte: De trigger is het moment waarop het lijkt dat iemand je hulp nodig heeft. Binnen de oude gewoonte ga je er van uit dat je begrijpt welke hulp de ander nodig heeft en loop je op de zaken vooruit door een oplossing, antwoord of actieplan voor te stellen. Als nieuwe gewoonte stel je een vraag zoals 'Wat kan ik voor je doen?'.

12 Stop met constant advies te geven Als iemand een probleem begint te beschrijven, denk je precies te weten wat de ander zou moeten doen ook al ken je de persoon amper, heb je weinig details en wordt de schets niet binnen context geplaatst. En toch willen we zo graag dat anderen horen wat we hierover te zeggen hebben. Niet dat advies per definitie iets slechts is, maar probeer als nieuwe gewoonte eens om jouw ideeën trager aan te bieden. Als het je lukt om jouw Je moet en Heb je al gedacht aan zelfs al met één minuut te verlangzamen, zal je impact als manager veranderen. Waarom? Je geeft mensen de tijd om eerst met eigen ideeën te komen. Wanneer mensen hun probleem bij je aankaarten, zullen ze vaak al initiële gedachten en ideeën hebben over hoe ze de uitdaging willen aanpakken. Je zal verstelt staan hoe vaak je enkel en alleen zal moeten instemmen met hun gedachten en hun initiatieven zal moeten aanmoedigen. Tegelijkertijd geef je hen het gevoel dat ze slim zijn en macht hebben over hun eigen beslissingen.

13 Stop de tweede gewoonte in het stappenplan en bouw een solide, praktische coachgewoonte: De trigger is het moment waarop iemand een probleem bij je aankaart of een vraag stelt zoals 'Hoe kan ik...?'. Binnen de oude gewoonte vertel je de ander direct hoe hij het probleem volgens jou zou kunnen behandelen. Als nieuwe gewoonte stel je een vraag zoals 'Wat zijn jouw eerste gedachten over hoe je dat probleem zou kunnen aanpakken?'.

14 Creëer een leermoment John Whitmore omschrijft coachen als het vergroten van iemands potentieel om hun prestaties te maximaliseren door hen te helpen leren in plaats van hen enkel te onderwijzen. Dat is dan ook jouw taak als manager. Mensen leren niet als je hen iets vertelt. Ze leren zelfs niet als ze iets doen. We zijn zo gefocust op dingen proberen dat we constant de gelegenheid om te leren voorbij lopen. Het leerproces schiet pas echt in gang, wanneer mensen reflecteren op wat er gebeurd is en zichzelf afvragen wat heb ik zojuist geleerd?. De derde coach gewoonte gaat daar verder op in. Het creëert een moment aan het einde van een gesprek om te focussen op wat nuttig was, wat waardevol was en wat eruit geleerd kan worden. Niet alleen wordt kennis op die manier verankerd, het zorgt er tevens voor dat je zicht krijgt op wat er in coachgesprekken werkt.

15 Stop de derde gewoonte in het stappenplan en bouw een solide, praktische coachgewoonte: De trigger is het moment waarop een gesprek, zowel éénop-één als in groep, aan het afronden is. Binnen de oude gewoonte beëindig je het gesprek en ga je door naar het volgende op je to-do lijst. Als nieuwe gewoonte stel je een vraag zoals 'Wat was het meest waardevol voor jou in dit gesprek?'.

16 Als je werkt aan het ontwikkelen van de drie essentiële coach gewoontes, creëer je een zeer krachtige vicieuze cirkel: inzicht leidt tot gedragsverandering leidt tot positieve impact.

17 oordat we afronden, voegen we eerst de daad bij het woord: Wat was het meest nuttig of waardevol aan dit rapport? Wat zijn je kerninzichten? Wat zal je vanaf nu anders doen? Bedankt voor je aandacht en veel succes met het bouwen van jouw essentiële coach gewoontes! Als ik verder heb gezien dan anderen, komt dat doordat ik op de schouders van reuzen stond. Dit E-book is een verzameling van onderzoeken uitgevoerd door Michael Bungay Stanier, Charles Duhigg, BJ Fogg and John Whitmore.

18 Begrijp je het belang en de effectiviteit van de coachende manager? Zou je je graag willen verdiepen in hoe je de coachende rol kan vervullen? Neem dan contact met ons op! Cloud Nine Coaching biedt een leuke, interactieve en waardevolle workshop aan voor particulieren en bedrijven. Je vindt alle informatie over deze en andere trainingen op (0) Cloud Nine Coaching door Martine Aarts