Handboek. 1. Reglement Business Club Moerdijk Lid worden Lid blijven Tips om succesvol lid te blijven 4

Transcriptie

1 Handboek Informatie, toelichting, uitleg begrippen. Inhoud: Pagina 1. Reglement Business Club Moerdijk 2 2. Lid worden 3 3. Lid blijven 4 4. Tips om succesvol lid te blijven 4 5. Taken en bevoegdheden Bestuur - Commissies 5 6. Draaiboek reguliere ontbijtbijeenkomst 7 7. De Pitch 7 8. De Podiumpresentatie 7 9. De Businessronde Gasten Bezoekers Praktische huishoudelijke tips Locatie Business bijeenkomsten Business Club Moerdijk On Tour Overige activiteiten / evenementen Contactgegevens 9 1

2 1. Reglement Business Club Moerdijk: Business Club Moerdijk is een professionele netwerkorganisatie waarvan de leden elke vrijdagochtend bij elkaar komen voor een netwerkontbijt. De doelstelling van Business Club Moerdijk is om de leden meer omzet en naamsbekendheid te bezorgen. Ook kunt u relevante kennis met elkaar delen. Als lid van Business Club Moerdijk beschikt u over een sterk team van professionals die uw organisatie vertegenwoordigen binnen hun eigen netwerk. Bij Business Club Moerdijk is er sprake van branche-exclusiviteit. Dit betekent dat één vertegenwoordiger zich uit elke beroepsgroep mag aansluiten. Deze beroepsgroep mag door één bedrijf en één vaste contactpersoon vertegenwoordigd worden. Dat kan zijn de directeur-eigenaar of een werknemer. Bij wijziging van een vaste contactpersoon, wordt het lidmaatschap opnieuw door de Ledencommissie beoordeeld. Het lidmaatschap kost 365,-- euro per jaar. De kosten voor ontbijt en zaalhuur bedragen 195,-- euro per kwartaal. De inschrijvingskosten bedragen eenmalig 150,-- euro. Een succesvol lidmaatschap staat of valt met aanwezigheid. Aanwezigheid is één van de meest essentiële aspecten van Business Club Moerdijk. Een lid mag maximaal 6 x per 6 maanden zelf niet aanwezig zijn waarvan maximaal 3 x zonder vervanger. Voor de groei van de Business Club is de aanwezigheid van bezoekers van groot belang. Van elk lid wordt een minimum aantal van 8 bezoekers op jaarbasis verwacht. Goede aanbevelingen zorgen voor meer opdrachten en extra omzet. Van elk lid wordt een minimumaantal van 10 aanbevelingen op jaarbasis verwacht. Kwaliteit staat boven kwantiteit. De kwaliteit wordt periodiek door de Ledencommissie getoetst. Aanbevelingen dienen binnen 1 week te worden opgevolgd. Daarnaast dient diegene die de aanbeveling heeft gegeven op de hoogte te worden gehouden van de stand van zaken. De 1-op-1 gesprekken zijn belangrijk om elkaars bedrijf goed te kunnen vertegenwoordigen. Een 1-op-1 gesprek is een bedrijfsbezoek waarbij een van de leden een ander lid uitleg geeft over zijn of haar bedrijf. Als je elkaars bedrijf goed kent, kun je elkaar nog beter aanbevelen binnen het netwerk. Van elk lid wordt een minimumaantal van 15 1-op-1 s verwacht op jaarbasis. Elk lid dient op jaarbasis een minimum omzet van 2.500,-- euro weg te geven aan de andere leden. Met leden die op een of meerdere onderdelen onvoldoende scoren, wordt tijdens gesprekken met de Ledencommissie advies gegeven om verbetering te realiseren als ook het tijdsbestek waarin dit dient plaats te vinden. Medisch verlof is van toepassing bij uitzonderlijke medische omstandigheden. Een lid mag maximaal acht weken medisch verlof opnemen na goedkeuring van de Ledencommissie, mits de contributie voor die periode betaald is. Van het betreffende lid wordt in dit geval wel verwacht dat hij of zij voor deze periode een vervanger regelt. Als de Ledencommissie klachten krijgt over onprofessioneel gedrag (structureel te laat komen, te vroeg vertrekken, een slechte voorbereiding) of als er grote vraagtekens worden geplaatst bij de kwaliteit van de producten of diensten van een van de leden, zal de Ledencommissie hierin in samenwerking met de voorzitter actie ondernemen en, indien van toepassing, het lidmaatschap beëindigen. Als een lid op de volgende onderdelen onvoldoende presteert, dan zal de Ledencommissie hierin, in samenwerking met de voorzitter, actie ondernemen en het lidmaatschap, indien van toepassing, beëindigen: - Het niet nakomen van de afspraken voor wat betreft aanwezigheid per half jaar. 2

3 - Onvoldoende scores op elk van de volgende en benoemde resultaatonderdelen gerelateerd aan de jaardoelstellingen hiervan: A: Het meenemen van bezoekers. B: Het geven van aanbevelingen aan de andere leden. C: Het realiseren van bedrijfsbezoeken met leden. D: Het geven van omzet aan de andere leden. Bezoekers mogen de bijeenkomst maximaal 2 keer bezoeken. Als een bezoeker interesse heeft in een lidmaatschap, zal de aanvraag voor de aspirant-fase opgestart worden. Deze aanvraag kan ingediend worden bij de Ledencommissie door een te sturen naar: ledencommissie@bc-moerdijk.nl. Bezoekers mogen geen zoekvraag stellen als deze branche al wordt vertegenwoordigd. Het lid dat de betreffende bezoeker heeft uitgenodigd, dient diegene voorafgaand aan de bijeenkomst te informeren dat hij/zij geen zoekvraag mag stellen. Bij aanvraag van een nieuw lidmaatschap geldt een proefperiode van 4-6 weken. In deze periode dient het aspirant-lid altijd aanwezig te zijn, één bezoeker mee te nemen en twee aanbevelingen te genereren voor een ander lid. In week 4 tot en met 7 zal de Ledencommissie uitsluitsel geven aan het lid en de voorzitter over het al dan niet aanvaarden van de aanvraag. Bij een bestaand lidmaatschap dient u uiterlijk 2 maanden voorafgaand aan de einddatum van het lidmaatschap aan te geven of u al dan niet door wilt gaan. De Ledencommissie zal uw aanvraag opnieuw beoordelen op basis van de prestaties van het afgelopen jaar. Het succes van Business Club Moerdijk kan een nog positiever effect hebben op elkaars onderneming door de posts op de site en social media van de Business Club en andere leden actief te delen op de eigen online kanalen. Er wordt van u verwacht hieraan online actief deel te nemen. Aan-/afwezigheid en afmelden: Om van club een goed geoliede machine te maken is het belangrijk dat alle leden er iedere vrijdag zijn, en wanneer ze niet kunnen dat ze tijdig, bij voorkeur een vaste, vervanger sturen. Afwezigheid zonder afmelden is alleen te verklaren in geval van noodgevallen zoals brand, sterfgeval, zeer acuut ziekzijn of een verkeersongeluk. Anders geldt dat men dus tijdig (dus niet via de groepsapp 1 avond van tevoren of dezelfde ochtend) zich afmeldt en altijd voor vervanging zorgt. Dus ook bij ziekte. Aanwezigheid is 1 van de belangrijkste zaken voor de club en hier dient dus allesbehalve vrijblijvend mee te worden omgegaan. 2. Lid worden Wanneer er geen brancheoverlapping plaatsvindt (van iedere branche kan 1 bedrijf lid zijn van dezelfde bedrijfstak, bijvoorbeeld; er kan maar 1 aannemer lid zijn, maar meerdere advocaten kan wel wanneer zij niet werkzaam zijn in hetzelfde rechtsgebied, dus bijvoorbeeld een advocaat arbeidsrecht zou in theorie prima naast een advocaat familierecht lid kunnen zijn) kan in principe iedereen aspirant lid worden. Deze fase duurt 4 tot 6 weken, soms langer. Hierna beoordeelt de lidmaatschapscommissie in samenspraak met het bestuur of het aspirant lidmaatschap kan worden omgezet naar een vast lidmaatschap voor de periode van 1 jaar. Beoordeling n.a.v. de volgende punten: Dit zijn de volgende criteria: A) Aanwezigheid B) Aantal goede aanbevelingen C) Aantal meegebrachte gasten van goede kwaliteit D) Aantal bedrijfsbezoeken E) Gegeneerde en gegeven omzet F) Houding, gedrag en algemene bijdrage aan de club 3

4 3. Lid blijven Ruim voor afloop van dat jaar bekijkt de lidmaatschapscommissie of het lid voldoende scoort op de diverse criteria om lid te mogen blijven. Dit zijn de volgende criteria: A) Aanwezigheid B) Aantal goede aanbevelingen C) Aantal meegebrachte gasten van goede kwaliteit D) Aantal bedrijfsbezoeken E) Gegeneerde en gegeven omzet F) Houding, gedrag en algemene bijdrage aan de club De uitslag van de som van deze zaken samen, en natuurlijk de vraag of het lid zelf ook wil verlengen kunnen aanleiding zijn tot een gesprek. Hierin worden de punten besproken die moeten verbeteren en een tijdsplan hiervoor. Daarna wordt bij verbetering lidmaatschap verlengd. Is de score sowieso goed op alle punten wordt medegedeeld dat verlenging geen probleem is, mits natuurlijk het lid zelf ook wil verlengen. Als dit niet zo is, of als het lid niet zichtbaar verbeterd op de besproken punten zal lidmaatschap worden beëindigd en komt de stoel voor die branche weer vrij. 4. Tips om een succesvol lid te zijn: Wie veel geeft zal ook veel terugkrijgen. Dus als jij je als een tijger inzet om een ander lid bij een potentiele klant aan tafel te krijgen, zal dit lid sneller geneigd zijn ook voor jou zijn nek uit te steken. - Spreek met jezelf af dat tijdens de businessronde het gewoon niet kan dat je zegt: geen bijzonderheden. Dit mag eigenlijk niet voorkomen. Ga met de relaties van je medelid om alsof ze van je zelf zijn; dus met respect. En handel altijd elk contact op de juiste, correcte wijze af, met een goede terugkoppeling naar het lid waartoe de relatie behoort. Je investeert je tijd en je geld in de club. Ga er dan ook voor de volle 100%. Presenteer jezelf op de best mogelijke manier, wees fris, representatief en aanwezig. Respecteer elkaars mening en houdt het positief en aangenaam. Communiceer goed met je gasten en de backoffice. Wanneer zijn ze er? Is dat pas over een paar weken, stuur dan ook een reminder. Weten ze waar het is? Heeft de backoffice de naam op de juiste wijze genoteerd? Het is fijn wanneer je je eigen gast wegwijs maakt en voorstelt aan wat leden tijdens het koffiedrinken. Aanwezigheid bij uitjes zoals het kerstdiner wordt zeer gewaardeerd en is een goede manier elkaar op een andere manier te leren kennen. Humor en gezelligheid zijn belangrijk, maar vergeet nooit dat je op een zakelijk netwerk bent. 4

5 5. Taken en bevoegdheden Commissies Business Club Moerdijk Voorzitter Het is de taak van de voorzitter om de bijeenkomsten voor te zitten en erop toe te zien dat de leden van de Business Club zich op succesvolle wijze blijven inzetten. Secretaris/penningmeester De secretaris/penningmeester beheert de financiën van Business Club Moerdijk en houdt de administratie bij van de betalingen voor lidmaatschap en ontbijt en zaalhuur van de leden. Voorzitter Commissies De voorzitter Commissies: Plaatst in samenspraak met de commissievoorzitters de nieuwe leden in een commissie. Heeft regelmatig contact met de commissievoorzitters voor wat betreft de voortgang en ontwikkelingen in de commissies. Is het aanspreekpunt voor het bestuur voor wat betreft zaken die spelen in of tussen de commissies en / of commissieleden. Is lid van het dagelijks bestuur van Business Club Moerdijk. Is vertrouwenspersoon. De leden kunnen de vertrouwenspersoon inschakelen als er bij een lid, of tussen de leden onderling, financiële, persoonlijke of andere vertrouwelijke kwesties spelen. De vertrouwenspersoon heeft een bemiddelende rol en probeert de kwesties tactvol en vertrouwelijk op te lossen, zonder dat de overige leden dit meekrijgen. Indien een minnelijke oplossing niet mogelijk blijkt, zal hij/zij een en ander met het bestuur bespreken, nadat hij/zij de betrokkenen daarover heeft geïnformeerd. Ledencommissie De Ledencommissie volgt in samenwerking met de voorzitter de prestaties van de Business Club en de leden afzonderlijk. De Ledencommissie behandelt de nieuwe aanvragen. Zo trekt de Ledencommissie referenties na en bekijkt deze of er belangenconflicten kunnen ontstaan. De Ledencommissie stelt in samenwerking met de voorzitter het jaarplan op. Pr-commissie De Pr-commissie verzorgt de ontwikkeling van de website en Social Mediakanalen als ook het beheer daarvan. Commissie Activiteiten & Ontwikkeling De Commissie Activiteiten & Ontwikkeling organiseert: Kick-off meetings. - Cursussen en workshops. Deelname aan beurzen en evenementen. Uitjes, eventueel met gasten en / of partners van de leden. Alle overige bijeenkomsten. Daarnaast houdt de Commissie Activiteiten & Ontwikkeling de evenementenkalender bij. 5

6 Bezoekerscommissie Om 06:00 uur zijn er minimaal twee leden van de Bezoekerscommissie aanwezig, zodat er altijd een back-up is. De volgende werkzaamheden zijn om 06:10 uur gereed voor ontvangst van bezoekers en leden: Twee beachflags bij de entree klaarzetten met een parasolvoet. De balie klaarzetten bij de ingang. Een banner in de ontvangstruimte plaatsen. Een banner in de ontbijtzaal of vergaderruimte plaatsen. De bak met visitekaartjes van de leden op de tafel van het bestuur neerzetten. De aanbevelingsbriefjes in de ontbijtzaal of vergaderruimte neerleggen. Batches overhandigen aan de gasten en na de bijeenkomst weer innemen. Overige taken van de Bezoekerscommissie zijn: Het ontvangen van de leden en bezoekers. Drie leden van de Bezoekerscommissie staan hiervoor bij de balie. Eén lid blijft tot aanvang van de bijeenkomst bij de balie. Het schrijven van kwitanties á 15,-- euro (bij voorkeur contant) per bezoeker per ontbijtbijeenkomst. De pinbon wordt gekopieerd voor de administratie van de secretaris/penningmeester. Twee leden van de Bezoekerscommissie begeleiden de bezoekers naar binnen en bieden koffie/thee aan. Daarna worden de gasten aan de leden voorgesteld. (Gasten worden als gasten behandeld en staan dus nooit alleen!) De leden van de Bezoekerscommissie attenderen alle aanwezigen om 06:45 uur om te gaan ontbijten, zodat de bijeenkomst tijdig uiterlijk om 07:00 uur kan beginnen. - Na afloop benaderen de leden van de Bezoekerscommissie de gasten om na te gaan hoe ze de bijeenkomst hebben ervaren. Na twee bezoeken worden de gasten gevraagd om aan te geven of ze al dan niet lid willen worden. - Actief benaderen van potentiële leden (branchegericht). Na de bijeenkomst worden alle goederen bij elkaar gezet, zodat het team van Best Western Hotel de Korenbeurs te Made deze weer kan opbergen Deelname commissies Ieder lid is verplicht deel te nemen in één van de commissies. De commissievoorzitters bepalen vooraf in welke commissies men kan deelnemen. 6

7 6. Draaiboek reguliere ontbijtbijeenkomst Vanaf 06:15 uur inloop/ontvangst, koffiedrinken aan statafels na inschrijven / aanmelden ontvangstbalie. 06:45 uur start ontbijt (ontbijt kun je halen bij het buffet, daarna kies je een plaats in de zaal, er staan bordjes bij de plaatsen voor de gasten). Starten vervolgens om 07:00 uur met een heerlijk ontbijtje en het programma dat tot 08:30 uur duurt. Voorzitter doet welkomstwoord en inleidend verhaal. De vaste leden stellen zich om de beurt voor door te gaan staan en een pitch van 1 minuut te houden met ondersteunende sheet op het scherm. LET OP: wordt een vast lid vervangen door een andere persoon dan pitcht de vervanger eerst voor het lid, en aansluitend voor zijn eigen bedrijf. De aspirant leden volgen. De bezoekers volgen, maar zij worden eerst per persoon geïntroduceerd door de persoon die hen heeft uitgenodigd. Daarna pitchen zij zelf. Hierna volgt de podiumpresentatie (10 minuten) van 1 van de vaste leden. Hierna volgt de businessronde. (Zie hoofdstuk 4) Hierna afsluiting door de voorzitter (circa uur) Vanaf 08:30 uur mogelijkheid tot nabespreken en om vrijblijvend te netwerken. 7. De Pitch Voor vaste leden geldt: 1 minuut maximaal. Je stelt jezelf en je bedrijf voor en eindigt bij voorkeur met een goede gerichte zoekvraag, dus bijvoorbeeld; ik zou graag in contact komen met bedrijf X, de heer Y, in plaats van; ik zoek bedrijven in de bouw (te breed). Voor gasten geldt dat zij langer mogen pitchen (max 2 minuten). Let op: er geldt binnen de club een soort Gentleman s Agreement dat je je gasten meegeeft zich hoffelijk op te stellen tegenover branchegenoten die reeds zittend lid zijn. Wanneer er meer dan 5 bezoekers (gasten) zijn is het zaak dat de vaste leden hun pitch kort houden uur is de eindtijd van de bijeenkomst en zo heeft iedereen voldoende tijd. Niet alleen voor de leden, maar zeker ook voor de gasten geldt: Om een pitch extra kracht bij te zetten kan je één enkele powerpointsheet, formaat 3:4 inzenden die wordt getoond tijdens de pitch. 8. De podiumpresentatie Volgens een rooster is iedereen van de vaste leden 1 á 2 keer per jaar aan de beurt. Mocht je niet kunnen op de ingeplande datum kun je zelf onderling regelen met een ander lid om te ruilen, zodra dit in kannen en kruiken is geef je het pas door om ruis te voorkomen. Middels een PowerPoint of presentatie krijg je 10 minuten de tijd om jezelf en je bedrijf voor te stellen, met ruimte voor vragen achteraf. Deze presentatie neem je mee op een USB-stick die in de laptop gaat. Mail voor de zekerheid de presentatie ook nog een keer naar een adres waar je toegang tot hebt op vrijdagochtend mocht de stick niet werken. Ook stel je een zogenaamde deurprijs ter beschikking. Dit kan een waardebon zijn voor een product of dienst van jouw bedrijf maar het mag ook een ander cadeau zijn zoals wijn, chocolade, verzorgingsproducten, keukenapparatuur etc. De investering mag je zelf bepalen. Deze prijs wordt verloot onder degene die tijdens de businessronde briefjes hebben ingeleverd. 7

8 9. De Businessronde De belangrijkste ronde! De voorzitter start de ronde in bij een willekeurig persoon. Je vertelt tijdens deze ronde wat je de afgelopen week voor de club hebt gedaan. Dit zijn dus: Aanbevelingen (voor toelichting zie separaat document met uitleg over goede aanbevelingen) Of je gasten bij je hebt Of je die week eraan voorafgaand een ander lid een bedrijfsbezoek hebt gebracht. Of je omzet hebt gegenereerd uit de club. Voor al deze punten mag je een briefje schrijven. Hiervan scheur je de witte af, na de businessronde loopt men (meestal de secretaris) rond en haalt deze briefjes op. Niet alleen wordt de deurprijs onder deze briefjes verloot, maar de secretaris werkt ook de administratie bij aan de hand van deze briefjes. Dit is het Excel sheet dat je iedere week samen met de zoekvragen krijgt opgestuurd. Ook is dit het schema waarop dus je prestaties te zien zijn, wat dus doorslaggevend is voor het mogen verlengen van je lidmaatschap. Dit schema wordt namelijk wekelijks bekeken door de lidmaatschapscommissie. 10. Gasten - bezoekers Gasten zijn de motor van de club en dus heel belangrijk. Wanneer je een gast wilt uitnodigen waarvan de branche reeds is vertegenwoordigd in de club is het netjes om dit van tevoren even kort te sluiten met het zittend lid. Het is niet verboden volgens reglement, maar wel zo sympathiek om dit even te communiceren. De kwaliteit van de gasten is belangrijker dan de kwantiteit. ZZP ers kunnen van zeer grote waarde zijn wanneer zij een groot eigen netwerk hebben. Een groot bedrijf kan weer interessant zijn i.v.m. meer mogelijkheden voor nieuwe leveranciers. De Business club probeert hierin een bepaalde standaard hoog te houden en rekent daarbij op de medewerking van haar vaste leden. Om gasten aan te melden ga je naar onderstaande link: Aanmelding procedure spreekt voor zich. 11. Praktische/huishoudelijke tips: De bijeenkomst gaat altijd door behalve op een feestdag of op aanwijzing van het bestuur. Dus ook bij storm, sneeuw of wanneer er daarvoor of daarna een feestdag valt. Wijs gasten er op dat betaling van de 15,00 voor het ontbijt gepast en contant moet bij binnenkomst. Betaal jij voor je gast geef dit dan door aan de bezoekerscommissie en aan de backoffice zodat zij een aangepaste uitnodiging kunnen sturen. Er ligt geen bestek op tafel. Dit neem je dus mee tijdens het ophalen van je ontbijt. Routing ontbijt is langs de zijdeur erin en langs de deur naast de bar eruit. Een aantal keer per jaar is het niet mogelijk in de Korenbeurs te ontbijten. Wanneer de locatie verandert hoor je dit van het bestuur. Dit is ook tijdens de zomermaanden met Business Club on tour, dan zijn we iedere vrijdag op een andere plek. Noteer dit goed voor jezelf en voor je gasten. 8

9 12. Locatie Business bijeenkomsten Best Western Hotel De Korenbeurs (Hotel Restaurant Taverne Party & Congrescentrum) Kerkstraat BA Made Tel: +31 (0) Fax: +31 (0) Er is ruime parkeergelegenheid beschikbaar achter de Korenbeurs (ingang parkeerplaats is rechts van de hoofdingang) 13. Business Club Moerdijk On Tour Gedurende de zomermaanden is er de Business Club Moerdijk On Tour. Dan worden de netwerkbijeenkomsten op een andere nader te bepalen locatie gehouden. Bijgaand een aantal richtlijnen bij het vinden van de juiste locatie voor Business On Tour : De locatie moet ruim voldoende zijn om minimaal aantal personen is 35 te ontvangen; De voorkeur gaat uit naar een bijzondere locatie. Bijv. kasteel, bedrijf, golfclub of? Aanwezigheid van een beamer en projectiescherm op de locatie is gewenst; De locatie zelf zorgt voor 5 gasten (bijvoorbeeld leveranciers, e.d.); Het ontbijt: inkoop voor 12,50 p.p. 14. Overige activiteiten / evenementen Zomerbeurs Kerstdiner Nieuwjaarsreceptie Diverse netwerkbijeenkomsten Business Fairs 15. Contactgegevens: Business Club Moerdijk Telefoon: (076) Backoffice: Backoffice@bc-moerdijk.nl Voorzitter: voorzitter Website: 9