Handboek Open Dagen mei - Week van de Lokale Omroep 2015

Transcriptie

1 Handboek Open Dagen mei - Week van de Lokale Omroep 2015 Inhoudsopgave Voorwoord Blz. 3 Inhoud en planning Blz. 4 Draaiboek Blz. 5 t/m 8 Doelgroepen specificatie Blz. 9 t/m 12 Benaderen doelgroepen Blz. 13 t/m 16 Een succesvolle open dag Blz. 17 t/m 18 Bijlagen Blz. 19 t/m 20

2 Voorwoord De Open Dagen op 30 en 31 mei in de Week van de Lokale Omroep (30 mei t/m 5 juni 2015) zijn de gelegenheid om het publiek daadwerkelijk de wereld van de lokale omroep te laten zien. Mensen die nog nooit bij een lokale omroep zijn geweest, worden uitgenodigd om eens een kijkje te komen nemen. Voor diegenen die de lokale omroep al wel kennen, is dit de kans om op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen. Door de open dagen tijdens de Week van de Lokale Omroep maken mensen kennis met de lokale omroep in al haar facetten. De nadruk tijdens de open dagen ligt op de algemene beeldvorming van de lokale omroep. Je kunt jouw deuren openen en jouw diensten presenteren aan belangstellenden uit de buurt, kijkers en luisteraars, adverteerders, lokale pers, burgemeester en wethouders. De open dagen geeft de lokale omroep een gezicht en een positieve impuls aan het beeld dat onder het publiek leeft, van de lokale omroepen in het algemeen en jouw omroep in het bijzonder. Hiernaast kan de open dag natuurlijk ook gebruikt worden voor de werving van nieuwe medewerkers, stagiaires en potentiële adverteerders. Alle lokale omroepen in Nederland worden door de OLON uitgenodigd deel te nemen aan de open dag. De Lokale Omroep wil hierbij als podium fungeren voor de omroepen om te laten zien hoe veelzijdig ze zijn, hoeveel creativiteit zij in huis hebben en hoeveel mensen zij dagelijks bereiken met hun boodschap. Het bieden van een podium zorgt ervoor dat De Lokale Omroep een duidelijk gezicht krijgt richting zowel de omroepen als de betrokken. Daarnaast zal De Lokale Omroep alle deelnemende omroepen ondersteunen door middel van diverse communicatiemiddelen om de open dag nog meer gezicht te geven. Dit handboek is samengesteld om jou bij de organisatie van de open dag te ondersteunen. Op overzichtelijke wijze staan de stappen beschreven die leiden tot een goed georganiseerde en succesvolle open dag! 2

3 Inhoud en planning Heeft jouw omroep o besloten deel te nemen aan de open dag? Misschien heeft jouw omroep al jaren een eigen draaiboek dat naar volle tevredenheid werkt. Wie weet bevat dit handboek nog nieuwe tips. Voor omroepen die geen eigen draaiboek hebben kan dit handboek dienen als praktische leidraad voor het (stap voor stap) uitvoeren van een goed georganiseerde en succesvolle open dag. De praktische tips en formulieren helpen jou hierbij op weg. Een paar tips vooraf Lees het handboek eerst rustig een keer helemaal door voordat je per fase aan de slag gaat. In het schema op de volgende pagina wordt de indeling van het handboek in een aantal fasen weergegeven. Met behulp daarvan kun je zelf een globale tijdsplanning maken. 3

4 Draaiboek Open Dag Week van de Lokale Omroep Bijgaand een concept draaiboek voor de aanstaande open dag op 30 en/of 31 mei. Uiteraard kun je hier zelf van alles aan toevoegen en in wijzigen. Bij de opmerkingen hebben we een aantal tips en reminders geplaatst, die je naar eigen inzicht kunt gebruiken. Fase / Deadline Activiteit Wie Opmerking Voorbereiding maart Voorbereiding maart Voorbereiding maart Het samenstellen van een projectgroep: max. 4 á 5 personen Denk aan de volgende taken: Eindverantwoordelijk / Contactpersoon Communicatie & PR / Ontvangst Contactpersoon / Aanspreekpunt op Open Dag Technici Het bepalen van Datum en Tijdstip van de Open Dag: 30 en/of 31 mei 2015 ochtend / middag/ hele dag Bijeenkomsten projectgroep plannen: Minstens 1 x in de 2 weken bij elkaar te komen om de voortgang en ontwikkelingen te bespreken. 4

5 Voorbereiding maart/april Benaderen burgemeester en wethouders Benader deze doelgroep zo vroeg mogelijk aangezien het lastig is om een afspraak te maken. Daarnaast is de kans van slagen groter om ze uit te nodigen voor de open dag i.v.m. drukke/bezette agenda s Voorbereiding Eind april / begin mei Benaderen adverteerders en potentiële adverteerders Maak een lijst van huidige adverteerders, potentiële adverteerders en adverteerders die vroeger gebruik hebben gemaakt van jouw diensten. Voorbereiding Begin mei Benaderen scholen en verenigingen Maak een lijst van te benaderen scholen en verenigingen. 5

6 Voorbereiding Begin mei Benaderen lokale pers Informeer de lokale pers en nodig ze uit om verslag te kunnen doen van de open dag. Voorbereiding Begin april t/m eind mei Voorbereiding Extra Eind maart Voorbereiding Extra Begin april t/m begin mei Biedt ze een persbericht aan.(tip!: een persbericht met een goede foto vergroot de kans op plaatsing) Benaderen kijkers en luisteraars, eigen netwerk Aangezien dit een grote en diverse groep is, dien je deze herhaaldelijk te benaderen en te voorzien van informatie. blijft de boodschap hangen en komt het beter over. Bestellen Flyers Mocht je ervoor kiezen om flyers uit te delen dan dien je rekening te houden met het bestellen en het ontwikkelen ervan. Het bestellen en ontwikkelen van flyers duurt al minimaal 5 werkdagen. Uitdelen Flyers Deel de flyers uit op plekken waar veel bezoekers komen (winkelcentrum, station, scholen, verenigingen etc.) 6

7 Uitvoering Maak een callsheet; telefoonnummers en namen van alle medewerkers en gasten van de open dag. Denk ook aan technici die standby staan bij uitvallen van medewerkers Uitvoering Foto s maken t.b.v. pers, eigen website, acties etc. vergeet niet om aan het einde van de dag een groepsfoto te maken van alle medewerkers. Leuk voor de omroep, maar ook voor de pers Uitvoering Eventueel video opnames maken Uitvoering Zorg gedurende de dag voor verse koffie, drankjes en eventuele extra s Vervolg Persbericht schrijven over het verloop van de open dag Inclusief foto s, quotes en vergeet vooral niet je website te vermelden Vervolg Verslag en foto voor je eigen website Vervolg Evalueren van open dag aan de hand van eerder geformuleerde doelstellingen. 7

8 Doelgroepen: Uiteraard is het heel belangrijk dat er veel bezoekers naar de open dag komen. Voor deze dag zijn verschillende doelgroepen te benaderen; Burgemeester en Wethouders Adverteerders Potentiële adverteerders Lokale Pers Kijkers en Luisteraars Scholen Verenigingen Eigen netwerk Burgemeester en Wethouders Ambtenaren van jouw gemeente, die beslissingen nemen over raadsbesluiten en medewerking verlenen aan de uitvoering van wetten. Daarnaast ook zorg dragen aan hun eigen portefeuille (b.v. Voorlichting en Communicatie). Nodig hun uit om ze een kijkje in de keuken te geven, waardoor meer feeling met de lokale omroep gecreëerd kan worden. 8

9 Adverteerders Een doelgroep, die tegen betaling gebruik maakt van jouw diensten, namelijk adverteren. Adverteerders zorgen met financiële injecties voor financieel gewin en continuïteit. Bij het uitnodigen van deze groep geef je aan, dat je het waardeert dat zij gebruik maken van jouw diensten. Tijdens de open dag zorg je er dan ook voor dat ze betrokken raken met jouw omroep d.m.v. informatie te verstrekken over jouw omroep, de lokale omroep in het algemeen etc. Deze binding kan voor continuïteit zorgen met betrekking tot adverteren en dergelijke. Potentiële adverteerders Dit zijn ondernemers of verenigingen in jouw gemeente, die gebruik kunnen maken van jouw diensten. Waarbij de potentiële adverteerders de lokale inwoners kunnen informeren over hun diensten/producten. Denk aan horecazaken, winkeliers, sportverenigingen. Tijdens de open dag kan je jouw omroep bij deze groep promoten. Door ze te laten zien hoe alles in zijn werk gaat en wat voor bereik/effect adverteren kan hebben. Waardoor men eerder geneigd is om gebruik te maken van jouw diensten. 9

10 Lokale Pers De lokale pers is een efficiënt middel om de open dag zo goed mogelijk aan de man te brengen. Denk hierbij aan advertenties in dag- en huis aan huisbladen, persberichten met foto s in de regionale krant, radiospotjes via je eigen omroep. Daarnaast kan de schrijvende lokale pers ook worden uitgenodigd voor de open dag. Hierbij kunnen zij verslagen en foto s maken voor artikelen en/of nieuwsberichten. Deze verslagen/berichten zorgen voor een algemene sfeerimpressie richting de lezer. Waardoor men positief geprikkeld kan worden over het beeld dat zij hebben van de lokale omroep. Kijkers en luisteraars Een grote en diverse groep die jouw diensten bekijkt en/of beluisterd. Deze kijkers en luisteraars nodig je uit om een kijkje te laten nemen en op de hoogte te stellen van de (nieuwe) ontwikkelingen omtrent jouw omroep. Deze informatie zorgt voor extra binding tussen jouw omroep en de kijkers & luisteraars. Scholen Een school is een ideale plek om jongeren te benaderen. Hier kan je jongeren benaderen die affiniteit hebben met de wereld van de lokale omroep. Denk aan muziekscholen, creatieve opleidingen (zoals fotografie, film maken etc.) en communicatieopleidingen bij jou in de buurt. Deze jongeren kunnen ook benaderd worden voor een eventuele stageplek, want scholen komen namelijk graag in contact met toekomstige werk-leer organisaties. 10

11 Verenigingen In jouw gemeente zijn verschillende verenigingen te vinden die benaderbaar zijn voor de open dag. Hierbij dien je te denken aan verenigingen die zijn te linken aan de lokale omroep. Verenigingen zoals: radioverenigingen, muziekverenigingen, sportverenigingen, theaterverenigingen en vereniging van televisie en filmmakers. Eigen netwerk Vergeet niet je eigen netwerk, hierbij kan je familie, vrienden en kennissen op de hoogte stellen van de open dag bij jouw omroep. Vraag in je eigen netwerk rond of zij belangstelling hebben en/of belangstellende kennen voor de open dag bij jouw omroep. 11

12 Benaderen doelgroepen: De verschillende doelgroepen zijn op meerdere manieren te benaderen. Hieronder zal per doelgroep de benadering worden gespecificeerd. Burgemeester en Wethouders Hierbij kan je mogelijk gebruik maken van jouw connecties binnen jouw netwerk, daarnaast kun je telefonisch of per de ambtenaren uitnodigen voor de open dag. Adverteerders Maak gebruik van je contactpersonen bij de adverteerders en stel ze op de hoogte van de open dag. Vermeld hierbij dat je ze graag uitnodigt om te informeren hoe je omroep te werk gaat en laat ze zien wat voor effect adverteren heeft voor jouw omroep en/of adverteerders. Daarnaast kan je vragen of de adverteerders een mail willen ontvangen waarbij zij hun eigen werknemers kunnen informeren over de open dag. Deze benadering kan via telefoon en/of een persoonlijk bezoek. Potentiële adverteerders Probeer deze groep persoonlijk te benaderen door middel van een afspraak te maken en/of bezoekje te brengen. Nodig ze uit om ze te informeren over jouw diensten en om aan te tonen wat voor effect/ bereik adverteren heeft. Ook kan je ze telefonisch of per uitnodigen. 12

13 Lokale Pers Neem telefonisch contact op met je lokale schrijvende pers en informeer ze over de open dag van jouw lokale omroep. Leg uit dat je een persbericht klaar hebt liggen die je kan opsturen (TIP!: een persbericht met een goede foto vergroot de kans op plaatsing). Ook geef je aan dat je ze graag uitnodigt om verslag te komen doen van de open dag zelf. Vanuit je eigen omroep kan je op verschillende manieren informatie over de open dag naar buiten brengen. Maak gebruik van je eigen kanalen (radiospotjes, kabelkrant, internet etc.) om ze te informeren over de open dag. Mocht het budget het toe laten is er een mogelijkheid om een advertentie te plaatsen in de huis aan huisbladen. Kijkers en Luisteraars Benader deze grote en diverse groep op verschillende manieren. Allereerst kan je gebruik maken van jouw eigen middelen (radio, kabelkrant, internet etc.). Ook kan je social media inzetten voor het overbrengen van je boodschap. Denk hierbij aan berichten op LinkedIn, tweets op je Twitterpagina, filmpjes op Youtube en een uitnodiging van een evenement via Facebook. Tot slot informeer deze groep herhaaldelijk en voorzie ze van voldoende informatie over de open dag, zodoende komt de boodschap duidelijk over en verankert die zich bij de ontvanger. 13

14 Scholen Scholen kun je het beste benaderen door persoonlijk langs te gaan of door telefonisch contact op te nemen. Ook kun je scholen door correspondentie op de hoogte brengen. Benader hierbij scholen die betrekking hebben met de wereld van televisie, internet, radio, kranten enz. (Tip: Maak hierbij gebruik van de connecties van jouw eventuele stagiair) Vraag ook naar verschillende mogelijkheden zoals; het aanbieden van stageplekken, het geven van presentaties over jouw omroep en/of omroepwereld, het neerleggen/uitdelen van flyers (indien budget toelaat), posters ophangen (indien budget toelaat) en het aanbieden van opdrachten in de vorm van casussen voor projectgroepen op school. Verenigingen Onderzoek welke verenigingen erbij jou in de buurt zijn, vraag jezelf af welke verenigingen benaderd kunnen worden voor de open dag en ga na welke dagen er zijn om deze verenigingen te bezoeken. Ook kun je per telefoon en/of contact met de verenigingen opnemen. Tijdens het benaderen van de verenigingen kan je ze informeren over de open dag. Het versturen van een met informatie over de activiteiten, het uitdelen van flyers, mond op mond reclame, netwerken tijdens openingstijden. 14

15 Eigen netwerk Maak gebruik van mond op mond reclame in jouw netwerk, stel men op de hoogte van de open dag bij jouw omroep. Daarbij kan je vrienden, kennissen en familie vragen of zij door willen sturen met de daarbij behorende informatie over de open dag. TIP!: Mocht het budget het toelaten vergeetv dan niet om flyers uit te delen in het centrum, want op drukke dagen (zaterdagen & koopzondagen zondagen) komen er voldoende mensen om te informeren.. Tijdens het uitdelen van de flyers kan je gezellig g een praatje aangaan om mensen te enthousiastmeren. 15

16 Een succesvolle open dag Welk resultaat heeft u voor ogen? Het presenteren van jouw dienstverlening, positieve beeldvorming van de lokale omroep en de werving van personeel kunnen de centrale doelstellingen van de open dag zijn. Je ontvangt dus bezoekers die meer willen weten over de lokale omroep. Daarnaast zijn er bezoekers die zich oriënteren op een baan in de omroepwereld. Of je zet de open dag in om de betrokkenheid van familie en vrienden van jouw medewerkers te vergroten. Maar ar wanneer is uw deelname geslaagd? Om naderhand een goede afweging te kunnen maken of jouw deelname succesvol is geweest, moet je vooraf al bedacht hebben welk resultaat je voor ogen heeft. Het is daarbij aan te bevelen om jouw doelstellingen te kwantificeren. Richt je zich bij het informeren over jouw omroep op 15 of 50 bezoekers. Bij de werving van personeel ben je dan op zoek naar 2 of 10 nieuwe medewerkers. Vind je de open dag geslaagd als er een positief verhaal in de lokale pers heeft gestaan? Ben je tevreden als 2 nieuwe adverteerders zich aanmelden? Leg het vooraf vast, zodat je het resultaat na afloop van de open dag kunt toetsen. Het is belangrijk om bij de organisatie van een open dag te denken vanuit de doelgroep. Wat wil de bezoeker weten en zien van de lokale omroep? Naar welke informatie zijn de potentiële adverteerders en toekomstige werknemers op zoek? De antwoorden op deze vragen worden geformuleerd door een projectgroep en vormen de basis voor de informatie die jou en jouw medewerkers op de open dag geven. 16

17 Valkuilen vermijden Stel uzelf bij de organisatie regelmatig de vragen: Wat doen we? Waar doen we het? Waarom doen we dat? Voor wie doen we het? Wat mag het kosten? Hoe doen we het? 17

18 Bijlagen Lokale omroep [naam eigen omroep] opent haar deuren Op 30 en/of 31 mei 2015 opent [naam eigen omroep] haar deuren om jou te laten zien hoe een radioprogramma wordt gemaakt, of hoe een tvstudio er van binnenuit ziet. De open dag is een ideale manier om kennis te maken met jouw lokale omroep en al haar facetten. Tijdens deze dag kan je zelf zien en horen hoe het eraan toe gaat bij de lokale kweekvijver van omroeptalent. [naam eigen omroep] zorgt ervoor dat jij weet wat er in jouw dagelijkse omgeving leeft. Welke onderwerpen er belangrijk zijn. Wie er in jouw wijk of dorp leven en wat diegene denken. [naam eigen omroep] geeft jou een stem en zorgt ervoor dat jij een mening kan vormen. Dat je in actie kan komen, als jij dat nodig vindt. En dat jij het verschil kan maken in zijn dagelijkse omgeving! Daarnaast is de open dag de start van de Week van de Lokale Omroep (30 mei t/m 5 juni 2015) waarbij in heel Nederland een week lang aandacht wordt besteed aan het werk van de lokale omroepen. Je bent van harte uitgenodigd om op 30 en/of 31 mei een kijkje in de keuken te komen nemen bij [naam eigen omroep] Meer informatie over de Week van de Lokale Omroep is te vinden op en op (TIP!: Vergeet niet om een bijpassende foto mee op te sturen) 18