DE WEEK VAN DE LOKALE OMROEP

Transcriptie

1

2 Inhoudsopgave Pagina Voorwoord 3 Inhoud en planning 4 Draaiboek 5 t/m 9 Doelgroepen specificatie 10 t/m 12 Benaderen doelgroepen 13 t/m 15 Een succesvolle open dag 16 Bijlagen 17 t/m 23 Persbericht 17 Advertentie 18 Handleiding aanpassen advertentie 19 t/m 23 2

3 Voorwoord De OLON stimuleert lokale omroepen om deel te nemen aan activiteiten die gericht zijn op de promotie van de sector. Om de sector te laten zien roept de OLON alle lokale omroepen op om mee te aan de landelijke open dagen op 1 en 2 juni De open dagen op 1 en 2 juni 2013 tijdens de Week van de Lokale Omroep (1 t/m 7 juni) zijn dé gelegenheid om het publiek daadwerkelijk de wereld van de lokale omroep te laten zien. Mensen die nog nooit bij een lokale omroep zijn geweest worden uitgenodigd om eens een kijkje te komen nemen. Voor diegenen die de lokale omroep al wel kennen, is dit de kans om op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen. Tijdens open dagen maken mensen kennis met de lokale omroep in al haar facetten. De nadruk tijdens de open dagen ligt op de algemene beeldvorming van de lokale omroep. Je kunt de deuren van jouw omroep openen en de activiteiten presenteren aan belangstellenden uit de buurt, kijkers en luisteraars, adverteerders, lokale pers, burgemeester en wethouders. De open dagen geeft de lokale omroep een gezicht en een positieve impuls aan het beeld dat onder het publiek leeft, van de lokale omroepen in het algemeen en jouw omroep in het bijzonder. Hiernaast kan de open dag natuurlijk ook gebruikt worden voor de werving van nieuwe medewerkers en adverteerders. Daarnaast zal de OLON tijdens de Week van de Lokale Omroep een week lang de kijkers en luisteraars, Kamerleden, gemeenteambtenaren, lokale omroep medewerkers en verder geïnteresseerden laten zien wat voor prachtig werk de lokale omroepen afleveren! Alle lokale omroepen in Nederland worden door de OLON uitgenodigd op 1 en/of 2 juni 2013 een open dag te organiseren. Het merk De Lokale Omroep fungeert hierbij als podium om te laten zien hoe veelzijdig ze zijn, hoeveel creativiteit zij in huis hebben en hoeveel mensen zij dagelijks bereiken met hun boodschap. Het bieden van een podium zorgt ervoor dat De Lokale Omroep een duidelijk gezicht krijgt richting zowel de omroepen als het publiek. Daarnaast zal het merk De Lokale Omroep alle deelnemende omroepen ondersteunen door middel van diverse communicatiemiddelen om de open dagen nog meer gezicht te geven. Dit handboek is samengesteld om jouw omroep bij de organisatie van de open dag te ondersteunen. Op overzichtelijke wijze staan de stappen beschreven die leiden tot een goed georganiseerde en succesvolle open dag! 3

4 Inhoud en planning Heeft jouw omroep besloten deel te nemen aan de open dag? Misschien heeft jouw omroep al jaren een eigen draaiboek dat naar volle tevredenheid werkt. Wie weet bevat dit handboek nog nieuwe tips. Voor omroepen die geen eigen draaiboek hebben kan dit handboek dienen als praktische leidraad voor het (stap voor stap) uitvoeren van een goed georganiseerde en succesvolle open dag. De praktische tips en formulieren helpen jouw omroep hierbij op weg. Een paar tips vooraf Lees het handboek eerst rustig een keer helemaal door voordat je per fase aan de slag gaat. In het schema op de volgende pagina wordt de indeling van het handboek in een aantal fasen weergegeven. Met behulp daarvan kun je zelf een globale tijdsplanning maken. 4

5 Draaiboek Open Dag tijdens de Week van de Lokale Omroep Bijgaand een concept draaiboek voor de aanstaande open dagen op 1 en/of 2 juni Uiteraard kun je hier zelf van alles aan toevoegen en in wijzigen. Bij de opmerkingen hebben we een aantal tips en reminders geplaatst, die je naar eigen inzicht kunt gebruiken. Fase / Deadline Activiteit Wie Opmerking Voorbereiding Week 7 (11-02 t/m 17-02) Voorbereiding Week 7 (11-02 t/m 17-02) Het samenstellen van een projectgroep: max. 4 á 5 personen Denk aan de volgende taken: Eindverantwoordelijk / Contactpersoon Communicatie & PR / Ontvangst Contactpersoon / Aanspreekpunt op Open Dag Technici Het bepalen van datum en tijdstip van de Open Dag: 1 en/of 2 juni 2013 ochtend / middag/ hele dag Projectgroep Voorbereiding Week 8 (18-02 t/m 24-02) Bijeenkomsten projectgroep plannen: Minstens 1 x in de 2 weken bij elkaar te komen om de voortgang en ontwikkelingen te bespreken Projectgroep 5

6 Voorbereiding Benaderen burgemeester en wethouders Degene die wekelijks de Benader deze doelgroep zo vroeg Week 9 / 10 burgermeester interviewt mogelijk aangezien zij een drukke (25-02 t/m 10-03) agenda hebben. Hoe vroeger de benadering hoe groter de kans van slagen zal zijn. Voorbereiding Benaderen adverteerders en potentiële adverteerders Degene die reclame acquisitie Maak een lijst van huidige Week 18 / 19 verzorgt adverteerders, potentiële (29-04 t/m 12-05) adverteerders en adverteerders die vroeger gebruik hebben gemaakt van de diensten van jouw lokale omroep. Voorbereiding Benaderen scholen en verenigingen Maak een lijst van te benaderen Week 18 / 19 scholen en verenigingen. (29-04 t/m 12-05) 6

7 Voorbereiding Week 18 / 19 (29-04 t/m 12-05) Benaderen lokale pers Informeer de lokale pers en nodig ze uit om verslag te kunnen doen van de open dag. Voorbereiding Week 18 / 19 (29-04 t/m 12-05) Voorbereiding Week 18 / 19 (29-04 t/m 12-05) Voorbereiding Extra Week 9 / 10 (25-02 t/m 10-03) Voorbereiding Extra Week 13 (25-03 t/m 31-03) Biedt ze een persbericht aan.(tip!: een persbericht met een goede foto vergroot de kans op plaatsing) Benaderen kijkers en luisteraars Aangezien dit een grote en diverse (Hierbij kan je uitstekend gebruik maken van de middelen van jouw groep is, dien je deze herhaaldelijk te omroep.) benaderen en te voorzien van informatie. blijft de boodschap hangen en komt het beter over. Benaderen netwerk van de medewerkers van de lokale omroep Laat medewerkers hun familie, kennissen en vrienden uitnodigen om te komen kijken tijdens de open dagen. Aanvragen promotiepakket Open Dag Coördinator open dag OLON biedt de deelnemende omroepen een gratis promotiepakket aan die zij kunnen gebruiken voor hun open dagen. Bestellen Flyers Mocht je ervoor kiezen om flyers uit te delen dan dien je rekening te houden met het bestellen en het ontwikkelen ervan. 7

8 Voorbereiding Extra Week 18 / 22 (29-04 t/m 02-06) Uitdelen Flyers Deel de flyers uit op plekken waar veel bezoekers komen (winkelcentrum, station, scholen, verenigingen etc.) Uitvoering 1 en / of 2 juni Uitvoering 1 en / of 2 juni Uitvoering 1 en / of 2 juni Uitvoering 1 en / of 2 juni Maak een callsheet; telefoonnummers en namen van alle medewerkers en gasten van de open dag Foto s maken t.b.v. pers, eigen website, acties etc. Foto s maken van bezoekers Maak gebruik van een gastenboek Denk ook aan technici die standby staan bij uitvallen van medewerkers. Vergeet niet om aan het einde van de dag een groepsfoto te maken van alle medewerkers. Leuk voor de omroep, maar ook voor de pers. Maak van alle bezoekers een foto naast het logo van de omroep. Plaats de foto op Facebook zodat alle bezoekers zichzelf terug kunnen zien. Vraag bezoekers om hun contactgegevens achter te laten. ( adressen, telefoonnummers en dergelijke) Zo kun je zien wie er geweest is en verzamel je contactgegevens van potentiële medewerkers/adverteerders. 8

9 Uitvoering 1 en / of 2 juni Uitvoering 1 en / of 2 juni Vervolg 3 juni Vervolg 3 juni Vervolg Week 27 / 28 (01-07 t/m 14-07) Eventueel video opnames maken Zorg gedurende de dag voor verse koffie, drankjes en eventuele extra s Persbericht schrijven over het verloop van de open dag Verslag en foto voor je eigen website Evalueren van open dag aan de hand van eerder geformuleerde doelstellingen Inclusief foto s, quotes en vergeet vooral niet je website te vermelden. Wacht niet te lang met evalueren van de open dag. Het ideale moment is de dag na de activiteit. 9

10 Doelgroepen: Uiteraard is het heel belangrijk dat er veel bezoekers naar de open dag komen. Voor deze dag zijn verschillende doelgroepen te benaderen; Burgemeester en Wethouders Adverteerders Potentiële adverteerders Lokale Pers Kijkers en Luisteraars Scholen Verenigingen Eigen netwerk Burgemeester en Wethouders Ambtenaren van jouw gemeente, die beslissingen nemen over raadsbesluiten en medewerking verlenen aan de uitvoering van wetten. Nodig ze uit om ze een kijkje in de keuken te geven, waardoor meer feeling met de lokale omroep gecreëerd kan worden. Adverteerders Een groep die tegen betaling gebruik maakt van de diensten van jouw lokale omroep, namelijk adverteren. Adverteerders zorgen met financiële injecties voor financieel gewin en continuïteit. Bij het uitnodigen van deze groep geef je aan, dat je het waardeert dat zij gebruik maken van jouw diensten. Tijdens de open dag zorg je er dan ook voor dat ze betrokken raken met jouw omroep door ze informatie te verstrekken over jouw omroep, de lokale omroep in het algemeen etc. Deze binding kan voor continuïteit zorgen met betrekking tot adverteren en dergelijke. 10

11 Potentiële adverteerders Dit zijn ondernemers of verenigingen in jouw gemeente, die gebruik kunnen maken van de diensten van jouw lokale omroep. Denk aan horecazaken, winkeliers, sportverenigingen. Tijdens de open dag kan je jouw omroep bij deze groep promoten. Door ze te laten zien hoe alles in zijn werk gaat en wat voor bereik/effect adverteren kan hebben. Waardoor ze eerder geneigd zijn om gebruik te maken van jouw diensten. Lokale Pers De lokale pers is een efficiënt middel om de open dag zo goed mogelijk aan de man te brengen. Denk hierbij aan advertenties in dag- en huis aan huisbladen, persberichten met foto s in de regionale krant, radiospotjes via je eigen omroep. Daarnaast kan de schrijvende lokale pers ook worden uitgenodigd voor de open dag. Hierbij kunnen zij verslagen en foto s maken voor artikelen en/of nieuwsberichten. Deze verslagen/berichten zorgen voor een algemene sfeerimpressie richting de lezer. Waardoor men positief geprikkeld kan worden over het beeld dat zij hebben van de lokale omroep. Kijkers en luisteraars Een grote en diverse groep die naar jouw lokale omroep luistert en/of kijkt. Deze kijkers en luisteraars nodig je uit om een kijkje nemen bij de omroep en zo stel je ze op de hoogte van de (nieuwe) ontwikkelingen omtrent jouw omroep. Deze informatie zorgt voor extra binding tussen jouw omroep en de kijkers & luisteraars. Scholen Een school is een ideale plek om jongeren te benaderen. Hier kan je jongeren benaderen die affiniteit hebben met de wereld van de lokale omroep. Daarnaast kan de lokale omroep ook aandacht besteden aan de jongeren om deze te betrekken bij de wereld van de lokale omroep. Denk hierbij aan muziekscholen, creatieve opleidingen (zoals fotografie, film maken etc.) en middelbare scholen bij jou in de buurt. Deze jongeren kunnen ook benaderd worden voor een eventuele stageplek, want scholen komen namelijk graag in contact met toekomstige werk-leer organisaties. 11

12 Verenigingen In jouw gemeente zijn verschillende verenigingen te vinden die benaderbaar zijn voor de open dag. Hierbij moet je denken aan alle verenigingen die de omroep als communicatieplatform willen gebruiken. Verenigingen willen dat hun nieuws via de lokale omroep wordt verspreid. Eigen netwerk Vergeet niet het netwerk van de medewerkers van de lokale omroep, hierbij kan je familie, vrienden en kennissen op de hoogte stellen van de open dag bij jouw omroep. Vraag ook in je eigen netwerk rond of zij belangstelling hebben en/of belangstellende kennen voor de open dag bij jouw omroep. 12

13 Benaderen doelgroepen: De verschillende doelgroepen zijn op meerdere manieren te benaderen. Hieronder zal per doelgroep de benadering worden gespecificeerd. Burgemeester en Wethouders Hierbij kan je gebruik maken van de journalist die wekelijks de burgermeester interviewt. Nodig deze persoonlijk uit en verstuur daarbij ook een schriftelijke uitnodiging naar het adres van de burgemeester. Vergeet ook niet de rest van het college van bestuur persoonlijk en/of schriftelijk uit te nodigen. Adverteerders Maak gebruik van de persoon die de reclame acquisitie verzorgt. Deze kan de adverteerders op de hoogste stellen van de open dag. Vraag bij het uitnodigen ervan of de adverteerders een mail willen ontvangen waarbij zij hun eigen werknemers kunnen informeren over de open dag. Deze benadering kan via telefoon en/of persoonlijke bezoek. Potentiële adverteerders Probeer deze groep persoonlijk te benaderen door een afspraak te maken en/of bezoekje te brengen. Informeer ze over de diensten van de lokale omroep om aan te tonen wat voor effect/ bereik adverteren heeft. Ook kan je ze telefonisch of per uitnodigen. Lokale Pers Stuur een persbericht (TIP!: een persbericht met een goede foto vergroot de kans op plaatsing) naar je lokale schrijvende pers en informeer ze over de open dag tijdens de Week van de Lokale Omroep. Na het versturen van jouw persbericht neem je telefonische contact met je lokale schrijvende pers om te vragen of zij deze hebben ontvangen. Daarnaast nodig je de lokale pers uit om verslag te komen doen van de open dag zelf. Vanuit jouw eigen omroep kan je op verschillende manieren informatie over de open dag naar buiten brengen. Maak gebruik van je eigen kanalen (radiospotjes, kabelkrant, internet etc.) om ze te informeren over de open dag. Mocht het budget het toe laten is er een mogelijkheid om een advertentie te plaatsen in de huis aan huisbladen. Hierbij kan je gebruik maken van de advertentie en/of persbericht, die is samengesteld door OLON. 13

14 Kijkers en Luisteraars Benader deze grote en diverse groep op verschillende manieren. Allereerst kan je gebruik maken van de eigen middelen van jouw lokale omroep (radio, kabelkrant, internet etc.). Ook kan je social media inzetten voor het overbrengen van je boodschap. Denk hierbij aan berichten op LinkedIn, tweets op je Twitterpagina, filmpjes op Youtube en een uitnodiging van een evenement via Facebook. Tot slot informeer deze groep herhaaldelijk en voorzie ze van voldoende informatie over de open dag, zodoende komt de boodschap duidelijk over en verankert die zich bij de ontvanger. Scholen Scholen kun je het beste benaderen door persoonlijk langs te gaan of door telefonisch contact op te nemen. Ook kun je scholen door correspondentie op de hoogte brengen. Benader hierbij basisscholen, middelbare scholen en hogescholen die in de gemeente van jouw lokale omroep zijn huisgevestigd. Nodig scholen uit om langs te komen op de open dag en laat zien wat zien wat de lokale omroep kan betekenen voor deze instellingen. (Bijvoorbeeld voorzie een docent van informatie die hij kan gebruiken voor in zijn lessen) Vraag ook naar verschillende mogelijkheden zoals; het aanbieden van stageplekken, het geven van presentaties over jouw omroep en/of omroepwereld, het neerleggen/uitdelen van flyers (indien budget toelaat), posters ophangen (indien budget toelaat) en het aanbieden van opdrachten in de vorm van casussen voor projectgroepen op school. Verenigingen Onderzoek welke verenigingen erbij jou in de buurt zijn, vraag jezelf af welke verenigingen benaderd kunnen worden voor de open dag en ga na welke dagen er zijn om deze verenigingen te bezoeken. Ook kun je per telefoon en/of contact met de verenigingen opnemen. Tijdens het benaderen van de vereniging kan je ze informeren over het werk dat de lokale omroep levert en over een eventuele samenwerking met de lokale omroep. Tijdens de open dagen kan je ze laten zien hoe nuttig samenwerken met een lokale omroep kan zijn en daarnaast aangeven hoe andere verenigingen hier ook profijt van hebben gehad. 14

15 Eigen netwerk Maak gebruik van mond op mond reclame in het netwerk van jouw lokale omroep, stel ze op de hoogte van de open dagen bij jouw omroep. De medewerkers van de lokale omroep vragen hun vrienden, kennissen en familie om naar de open dag te komen. TIP!: Mocht jouw lokale omroep dichtbij een centrum bevinden dan is het nuttig om op de open dag in het centrum flyers uit te delen en mensen aan te sporen om een kijkje te nemen bij de studio. 15

16 Een succesvolle open dag Welk resultaat heeft jouw omroep voor ogen? Het presenteren van de bezigheden van jouw lokale omroep, positieve beeldvorming van de lokale omroep en de werving van (vrijwillige) medewerkers kunnen randzaken zijn. Het laten zien van wat een lokaal omroep doet staat centraal tijdens de open dag. Je ontvangt dus bezoekers die meer willen weten over de lokale omroep. Daarnaast zijn er bezoekers die zich oriënteren op de mogelijkheden van de lokale omroep. Of je zet de open dag in om de betrokkenheid van familie en vrienden van jouw medewerkers te vergroten. Laat ze zien wat de lokale omroep voor hen kan betekenen. Maar wanneer is jouw deelname geslaagd? Om naderhand een goede afweging te kunnen maken of de deelname van jouw omroep succesvol is geweest, moet je vooraf al bedacht hebben welk resultaat de lokale omroep voor ogen heeft. Het is daarbij aan te bevelen om de doelstellingen van jouw omroep te kwantificeren. Richt je zich bij het informeren over jouw omroep op 15 of 50 bezoekers. Vind je de open dag geslaagd als er een positief verhaal in de lokale pers heeft gestaan? Ben je tevreden als 2 nieuwe adverteerders zich aanmelden? Leg het vooraf vast, zodat je het resultaat na afloop van de open dag kunt toetsen. Het is belangrijk om bij de organisatie van een open dag te denken vanuit de doelgroep. Wat wil de bezoeker weten en zien van de lokale omroep? Naar welke informatie zijn de potentiële adverteerders en toekomstige werknemers op zoek? De antwoorden op deze vragen worden geformuleerd door een projectgroep en vormen de basis voor de informatie die jou en jouw medewerkers op de open dag geven. Valkuilen vermijden Stel uzelf bij de organisatie regelmatig de vragen: Wat doen we? Waar doen we het? Waarom doen we dat? Voor wie doen we het? Wat mag het kosten? Hoe doen we het? 16

17 Persbericht Lokale omroep [naam eigen omroep] opent haar deuren Op 1 en/of 2 juni 2013 opent [naam eigen omroep] haar deuren om jou te laten zien hoe een radioprogramma wordt gemaakt, of hoe een tv-studio er van binnenuit ziet. De open dag is een ideale manier om kennis te maken met jouw lokale omroep en al haar facetten. Tijdens deze dag kan je zelf zien en horen hoe het eraan toe gaat bij de lokale kweekvijver van omroeptalent. [naam eigen omroep] zorgt ervoor dat jij weet wat er in jouw dagelijkse omgeving leeft. Welke onderwerpen er belangrijk zijn. Wie er in jouw wijk of dorp leven en wat diegene denken. [naam eigen omroep] geeft jou een stem en zorgt ervoor dat jij een mening kan vormen. Dat je in actie kan komen, als jij dat nodig vindt. En dat jij het verschil kan maken in jouw dagelijkse omgeving! Daarnaast is de open dag de start van de Week van de Lokale Omroep (1 t/m 7 juni 2013) waarbij in heel Nederland een week lang aandacht wordt besteed aan het werk van de lokale omroepen. Je bent van harte uitgenodigd om op 1 en/of 2 juni een kijkje in de keuken te komen nemen bij [naam eigen omroep] Meer informatie over de Week van de Lokale Omroep is te vinden op (TIP!: Vergeet niet om een bijpassende foto mee op te sturen) 17

18 Advertentie (TIP: Mocht je gebruik willen maken van de bovenstaande advertentie dan heeft OLON een handleiding voor je waarbij stap voor stap wordt uitgelegd hoe je deze kan aanpassen naar de gewenste resultaat/bestand.) 18

19 Handleiding Advertentie aanpassen 19

20 Inleiding De OLON biedt de lokale omroepen een advertentie aan, die ingezet kan worden om de open dagen van 1 en/of 2 juni te promoten. Deze advertentie kan onder andere gebruikt worden voor flyers, huis-aan-huis bladen en/of krantenartikelen. Aangezien niet elke omroep de middelen heeft om een advertentie te ontwerpen of te publiceren, biedt de OLON een in Word aanpasbare advertentie aan. In deze handleiding wordt stap voor stap uitgelegd hoe je deze kunt aanpassen naar de gewenste resultaat/bestand. De advertentie zelf wordt aangeboden via de MediaHub en dient vanaf daar ook te worden gedownload. 20

21 Aanpassen advertentie Bij het aanpassen van de advertentie dienen er twee aanpassingen plaats te vinden voordat je deze kan gebruiken om jouw omroep te promoten. De twee aanpassingen zijn hiernaast in het blauw aangegeven. Het gaat hier om de juiste DATA van de open dag en het LOGO van jouw omroep. De juiste DATA en LOGO zorgen ervoor dat men wordt voorzien van de juiste informatie. LOGO aanpassen DATA aanpassen 21

22 Aanpassen LOGO Om de advertentie te voorzien van het juiste logo dien je de volgende stappen te ondernemen: Stap 1: Klik op de afbeelding Hier uw Logo. Stap 2: De afbeelding is geselecteerd (zie voorbeeld), klik hierbij op de rechtermuisknop en kies voor Afbeelding wijzigen Stap 3: Zoek het juiste bestand op en druk op toevoegen. Stap 4: Pas de juiste grote voor jouw logo toe. Aanpassen DATA Om de advertentie te voorzien van de juiste data dien je de onderstaande stappen aan te houden: Stap 1: Klik op de afbeelding van de data. Stap 2: De afbeelding is geselecteerd (zie voorbeeld), klik hierbij op de rechtermuisknop en kies voor Tekst bewerken Stap 3: Pas de tekst met de juiste data aan en druk daarna op OK om het te voltooien. Stap 4: Na het voltooien wordt de juiste data weergegeven. 22

23 Opslaan advertentie Wanneer de advertentie voldoende is aangepast dan dient deze nog worden omgezet naar een PDF bestand. PDF is een elektronische bestandsindeling met een vaste indeling. Met PDF blijft de opmaak van documenten behouden en kunnen bestanden worden gedeeld. Als bestanden worden afgedrukt of online worden bekeken, blijft de opmaak van het bestand behouden en kunnen de gegevens in het bestand slechts moeilijk worden gewijzigd. PDF is ook geschikt voor documenten die met behulp van commerciële afdrukmethoden worden gereproduceerd. Stap 1: Klik op de Microsoft Office-knop, wijs de pijl naast Opslaan als aan en klik vervolgens op PDF of XPS. Stap 2: Typ of selecteer een naam voor het document in de lijst Bestandsnaam. Stap 3: Klik op PDF in de lijst Opslaan als. Stap 4: Als je het bestand onmiddellijk wilt openen nadat u het hebt opgeslagen, schakel je het selectievakje Bestand openen na publiceren in. Dit selectievakje is alleen beschikbaar als een PDF-reader op de computer is geïnstalleerd. Stap 5: Klik op Publiceren. 23