Vormgeving van de regionale inkooporganisatie Jeugdhulp Flevoland

Transcriptie

1 Vormgeving van de regionale inkooporganisatie Jeugdhulp Flevoland Bijlage bij Dienstverleningshandvest bij Centrumregeling Sociaal Domein Flevoland 24 september 2014

2 Inleiding De zes gemeenten in Flevoland werken samen bij de vele taken op het sociale domein. Deze samenwerking is vormgegeven op bestuurlijk en ambtelijk niveau. Op sommige terreinen betreft de samenwerking vooral afstemming en kennisuitwisseling, op een aantal terreinen is er sprake van een meer intensieve vorm van samenwerking. De investering van de verschillende gemeenten in deze samenwerking is fors. Beleid komt gezamenlijk tot stand, overleg met maatschappelijke partners wordt gezamenlijk opgepakt en overige taken worden evenredig verdeeld. Het voorzitterschap van het bestuurlijk overleg wordt gevoerd door Zeewolde. Almere faciliteert de samenwerking door het voeren van het secretariaat van bestuurlijke overleg en ambtelijke overleggen. Deze notitie gaat over de regionale samenwerking op het gebied van de jeugdhulp en in het bijzonder over de organisatie van de gezamenlijke inkoop van jeugdhulptaken. De notitie is opgesteld door de gemeente Almere vanuit haar verantwoordelijkheid voor het vormgeven van de regionale inkooporganisatie. egionale samenwerking rond jeugd in Flevoland De samenwerking op het gebied van jeugd is intensief. De huidige samenwerking is gestart in 2011 en heeft al verschillende afsprakenkaders en beleidsplannen opgeleverd. Meest recent is het egionaal Beleidsplan Jeugdhulp Flevoland ( ). Belangrijk onderdeel van de samenwerking is de door het rijk opgelegde - gezamenlijke inkoop van gespecialiseerde jeugdhulp. Gemeenten in Flevoland hebben afgesproken deze samenwerking te formaliseren in een centrumregeling. Op basis van deze centrumregeling is een Dienstverleningshandvest opgesteld waarin de verdere uitvoeringsafspraken zijn opgenomen. Almere zal de rol van aankoopcentrale verder genoemd: de regionale inkooporganisatie - namens de zes gemeenten vervullen. De Flevolandse gemeenten en dit geldt ook voor Almere zelf - hechten aan een sterke lokale sturing op de jeugdhulp. De regiogemeenten hebben en houden een belangrijke rol bij de toegang tot jeugdhulp, bij de contacten met instellingen en bij de regie op eventuele nieuwe inkooptrajecten. Alleen die taken waarbij samenwerking verplicht is, of waarbij samenwerking een duidelijke meerwaarde heeft (kosten en/of kwaliteit), worden in 2015 gezamenlijk ingekocht. De uitdaging is om daarbij te komen tot een optimale taakverdeling tussen inkooporganisatie en afzonderlijke gemeenten. Uitgangspunt is dat in ieder geval de technische inkoop en uitvoering ervan bij de inkooporganisatie ligt. Daarnaast is van belang dat de inkoop en de sturing op de uitvoering van zodanige kwaliteit is dat de gewenste inkoopvoordelen en de gewenste beleidsdoelen behaald worden. Gezamenlijke inkoop van hoge kwaliteit kan aanmerkelijke voordelen voor gemeenten opleveren. De afspraken over de taakverdeling voor 2015 tussen de regionale inkooporganisatie en de gemeenten worden in deze notitie vastgelegd. Die afspraken dienen als vertrekpunt voor het jaar 2015 en zijn tegelijk het startpunt van een leerproces. Op grond van de ervaringen die we gezamenlijk opdoen kunnen afspraken bijgesteld worden en kunnen nieuwe afspraken tot stand komen. Voortdurend in gesprek blijven, monitoren en evalueren is nodig. Met de gezamenlijke inkoop beogen de gemeenten efficiencywinst te behalen en de administratieve lastendruk voor aanbieders in de regio te beperken. De inkooporganisatie wordt vanzelfsprekend efficiënt en effectief ingericht. Almere streeft ernaar zo veel mogelijk synergie met de overige lokale en regionale taken Almere te realiseren. Voor Almere geldt dat ze haar verantwoordelijkheid als inkooporganisatie wil kunnen waarmaken. Bij de vormgeving ervan zal ze dus zo goed mogelijk inschatten wat voor een goede uitvoering van deze taken nodig is. Behalve de taken voor de inkooporganisatie wil Almere de komende maanden ook onderzoeken hoe de inzet op alle andere regiotaken zo goed mogelijk gebundeld kan worden, zodat de regio ook op dat vlak optimaal ondersteund wordt. Pagina 2 van 13

3 egionaal Beleidsplan Jeugd Flevoland In het egionaal Beleidsplan Jeugd staan onderstaande afspraken over de taken van de aankoopcentrale. Ten aanzien van de inkoop van de jeugdhulp is tijdens het Bestuurlijk Overleg Sociaal Domein op 27 juni 2014 afgesproken dat Almere de rol van aankoopcentrale zal vervullen. Dat betekent onder meer het volgende: - Almere richt zich op de technische kant van de inkoop. Dit omvat: 1. Het voorbereiden en sluiten contracten/overeenkomsten 2. Het verrichten van betalingen en zorg dragen voor de bevoorschotting van aanbieders 3. Het verlenen van de beschikking/opdrachten die horen bij de subsidieverlening of inkoop door Almere en het afwikkelen van bezwaar- en beroepsprocedures. 4. De monitoring/sturing op de afgesproken dienstverlening/producten door de aanbieders. 5. Het zorg dragen voor de verantwoording over de door Almere geleverde diensten aan de overige gemeente van Flevoland. 6. Accounthouder grote zorgaanbieders voor wat betreft regionale inkoop. 7. Centrale advies- en informatiefunctie voor zorgaanbieders voor wat betreft regionale inkoop. - De beschikkingen die horen bij het verlenen van subsidies en verlenen van opdrachten aan instellingen verlopen via Almere. Het afgeven van individuele beschikkingen op basis van een ondersteuningsplan doen de gemeenten zelf. Ook de administratie van deze beschikkingen doen de gemeenten zelf. Dit wordt door Almere uitgewerkt. Daarbij hoort ook een inschatting van de uitvoeringskosten. Vanuit het ministerie is aangegeven dat binnen het macrobudget 1,5768% uitvoeringskosten voor gemeenten zijn meegenomen. Dat is het totale uitvoeringbudget. Nadere afspraken over het deel dat hiervoor door gemeenten naar Almere moet worden overgeheveld, worden vastgelegd in het Dienstverleningshandvest, evenals de verdeelsleutel tussen gemeenten. Verder staat in het egionaal Beleidsplan ook een aantal uitgangspunten genoemd over de sturing op de budgetten. In 2015 geldt nog het overgangsrecht en dient goede monitoring en sturing plaats te vinden opdat de bezuinigingstaakstelling gehaald wordt. Daarbij streven gemeenten naar een ombuiging van zwaardere vormen naar lichtere vormen van jeugdhulp. Welke jeugdhulp kopen gemeenten in 2015 gezamenlijk in? Door de regionale inkooporganisatie worden voor het jaar 2015 de volgende pakketten ingekocht: Pagina 3 van 13

4 Onderstaand overzicht geeft inzicht in het aantal contractpartners per pakket, de budgettaire omvang per pakket en de mate van complexiteit ervan Landelijk Transitie Arrangement eservering van 3,76% van het macrobudget blijft in beheer van regiogemeenten Facturen van instellingen worden ontvangen en betaald door gemeenten Financieel wordt het totaal gevolgd door de aankoopcentrale Pagina 4 van 13

5 Gebruiken Verrichten Contrac teren Denken Inrichten ichten Beschrijving taken regionale inkooporganisatie Uitwerking op hoofdlijnen Voor het beschrijven van de taken van de regionale inkooporganisatie en de rolverdeling tussen de gemeenten en de regionale inkooporganisatie baseren we ons op het hierna beschreven inkoopprocesmodel. Dit model toont alle processen die regulier in een inkoopfunctie zijn te herkennen. De processen zijn onderverdeeld naar voorwaardelijke processen (richten en inrichten) en uitvoeringsprocessen (verrichten). De voorwaardelijke processen zijn in deze notitie niet nader uitgewerkt. De reden hiervoor is dat de regionale inkooporganisatie gebruik maakt van hetgeen Almere al heeft ingericht of nog gaat inrichten voor de inkoop in het sociaal domein. De focus van deze notitie ligt op de rolverdeling bij de uitvoeringsprocessen. In bijlage A is per proces een beknopte definitie weergegeven. Voor de inkoopfunctie 1. Beleid en Kaderstelling 2. Control en Intelligence 3. HM-processen 4. Inkoopinfrastructuur 5. Demandmanagement Voor wat je inkoopt 6. Categoriemanagement 7. Inkooppakketstrategie Niet nader uitgewerkt. De regionale inkooporganisatie is primair verantwoordelijk voor haar eigen inrichting. Daarbij maakt zij gebruik van de inrichting van de gemeente Almere zelf. 8. Contracteringsproces 9. Contractmanagement 10. elatiebeheer en -ontwikkeling Voor deze processen is het van belang te bepalen welke rol de regionale inkooporganisatie heeft en welke rol de individuele gemeenten (al dan niet in gezamenlijkheid) hebben. 11. Verrichten, declaratie en facturatie 12. Kwaliteitsbewaking en controle Figuur 1 inkoopprocesmodel ( Significant) Het hierboven geschetste model laat de verschillende processen binnen een inkoopfunctie zien. Per proces is te duiden wie welke rol heeft. Hiermee brengen we de rolverdeling in beeld tussen de individuele gemeenten als opdrachtgever voor de regionale inkooporganisatie en de regionale inkooporganisatie zelf. De rollen worden als volgt gedefinieerd: esponsible verantwoordelijk voor de uitvoering van een proces/activiteit (weergegeven met een ) Accountable resultaatverantwoordelijke voor een proces/activiteit (weergegeven met een A). In de praktijk is dit een beslissingsbevoegde rol Supportive levert ondersteuning bij de uitvoering van een proces/activiteit (weergegeven met een S) Consulted de verplichte (!) raadgevende/adviserende rol (weergegeven met een C) Informed de actor(en) die geïnformeerd worden over de uitkomsten van een proces/activiteit (weergegeven met een I) Vervolgens is per verrichtingsproces op subprocesniveau de rolverdeling tussen de gemeenten en de regionale inkooporganisatie nader uitgewerkt door het toekennen van de hiervoor beschreven rollen. In een aantal processen zal een opdrachtgevende gemeenten activiteiten zelfstandig uitvoeren. De hierbij Pagina 5 van 13

6 Gebruiken Contracteren Denken passende rol is in de onderstaande afbeelding aangeduid met 1. In een aantal andere processen voeren de opdrachtgevende gemeenten activiteiten gezamenlijk uit. Dat betekent dat zij veelal in gezamenlijk overleg de activiteit uitvoeren. Dit is in de afbeelding aangeduid als 2. In de volgende afbeelding is dit grafisch weergegeven: (Basis) Verrichtingsprocessen egionale Inkooporg. Gemeente 6a. Categorie analyse A, 1 6b. Categoriedoelen en -strategie A, 2 7a. Inkooppakket/-segment analyse A, 1 7b. Inkooppakket doelen en -strategie A, 2 8a. Specificeren behoefte A, C 8b. Selecteren aanbieders A, I 8c. Contracteren aanbieders A, I 9a. egistreren, beheren, bewaken contracten 10a. Prestatiemeting 10b. Bespreken met zorgaanbieders 11a. Zorgverrichting C I C I, (soms 2) I 11b. Zorgregistratie en declaratie 11c. Controle en facturatie 12a. Kwaliteitsbewaking I, C 12b Materiële controle en factuurcontrole I Figuur 2 Toekenning van rollen op subproces niveau 1 Toelichting per proces Per (samenhangende) proces(en) is onderstaand een nadere beschrijving gegeven van de rolverdeling en zijn eventuele bijzonderheden geduid. Categorieanalyse en categorie doelen (6a en 6b) We beschouwen alle inkoop voor jeugd als één categorie. De belangrijkste beslissing in dit proces is dan ook of jeugd lokaal of regionaal dient te worden ingekocht. De gemeente en de regionale inkooporganisatie zorgen er voor dat de informatie beschikbaar is om deze keuze te maken. Uiteindelijk bepalen de opdrachtgevende gemeenten of een inkooppakket lokaal wordt ingekocht of dat een inkooppakket regionaal wordt ingekocht. Dit proces is in het kader van deze notitie niet nader toegelicht omdat deze beslissing al is opgenomen in het regionaal beleidsplan. Pagina 6 van 13

7 Inkooppakketanalyse en inkooppakketstrategie (7a en 7b) Dit is voor de samenwerkende gemeenten een belangrijk proces. In dit proces wordt informatie verzameld en geanalyseerd (7a). Vervolgen dient de inkoopstrategie te worden bepaald. Dit resulteert in het in het DienstverleningsHandvest genoemde inkoopplan. Onderwerpen waarover keuzes gemaakt moeten worden zijn: Doelen van de contractering of subsidieverlening Inkoop- of subsidiemodel en inkoop- of subsidieprocedure Tariefstrategie en budgetraming Planning per inkoop- of subsidieproces De uitvoering van de analyse gebeurt zowel door de opdrachtgevende gemeenten individueel als door de regionale inkooporganisatie. De regionale inkooporganisatie heeft de beschikking over informatie om een overall beeld te creëren op pakketniveau in financiële als ook inhoudelijke zin. Daarnaast dient iedere individuele gemeente een eigen analyse uit te voeren om het eigen beeld van de gemeente inzichtelijk te hebben. Vervolgens bespreken de opdrachtgevende gemeenten samen met de regionale inkooporganisatie de uitkomsten uit deze analyse en worden gezamenlijk keuzes doorgenomen en gemaakt. De regionale inkooporganisatie regisseert dit proces zodat tijdig de juiste keuzes gemaakt zijn en er goede afstemming met de opdrachtgevende gemeenten heeft plaatsgevonden. Uiteindelijk beslissen de opdrachtgevende gemeenten over de inhoud van het inkoopplan. Dit inkoopplan vormt vervolgens het kader voor de uitvoering van de inkoopprocessen. In 2014 hebben de gemeenten gezamenlijk dit proces doorlopen. Omdat veel afspraken slechts voor 1 jaar zijn gemaakt, zal in 2015 voor alle pakketten opnieuw een (lange termijn) inkoopstrategie moeten worden opgesteld. Specificeren, selecteren en contracteren (8a, 8b, 8c) Nadat de inkoopstrategie is bepaald volgt de verdere vertaalslag en uitwerking naar inkoop- en subsidiedocumenten. Zodra de voorbereiding is afgerond, start het inkoop- of subsidieproces zelf. In deze processen vindt de interactie plaats met aanbieders en eindigt het proces met de ontvangst van offertes of subsidieaanvragen. Vervolgens volgt de laatste fase waarin de definitieve subsidiebeschikkingen worden gemaakt en verstrekt en overeenkomsten (al dan niet na contractbesprekingen) worden afgerond. Hiertoe behoort tevens de juridische en financiële toets of de af te sluiten overeenkomsten of afgegeven subsidiebeschikkingen passen binnen de afgesproken kaders (beleidsplan, inkoopplan, e.d.). Ook vindt er voordat documenten naar buiten gaan een juridische controle plaats om juridische risico s te beperken in de subsidie of aanbestedingsprocedure. Daarnaast kan juridisch advies nodig zijn bij geschillen tussen aankoopcentrale en gecontracteerde aanbieders en/of gesubsidieerde aanbieders. Voor het voeren van eventuele gerechtelijke procedures schakelt Almere een advocaat in. In feite vinden deze processen plaats binnen het kader zoals vastgelegd in het inkoopplan. De regionale inkooporganisatie heeft tot taak om de documenten op te stellen, de inkoop- en subsidieprocessen uit te voeren en de contractering te regelen. De opdrachtgevende gemeenten hebben in deze processen geen uitvoerende taken. Wel vindt verplichte consultatie plaats over de inkoopdocumenten, omdat daar de uitwerking van het beleid naar uitvoering in wordt vertaald. Het selectie- en contracteringsproces is de resultante van alle voorgaande stappen. De gemeenten op de hoogte gehouden van de voortgang van het selectie- en contracteringsproces. Waar nodig bijvoorbeeld bij een selectieproces dat raakt aan de lokale inkoopprocessen binnen een gemeenten kan consultatie plaatsvinden. Dit op initiatief van de betrokken gemeente. Pagina 7 van 13

8 egistreren, beheren en bewaken van contracten (9) Dit proces is erop gericht om er voor te zorgen dat de vastgelegde afspraken (subsidiebeschikking of overeenkomst) worden nageleefd. Overeenkomsten worden (in een systeem) vastgelegd en de uitputting wordt bijgehouden. Dit is belangrijk proces, omdat ervaringen vanuit het verleden leren dat nauwgezet contractmanagement administratieve onvolkomenheden en fouten voorkomt. De uitvoering van dit proces ligt geheel bij de regionale inkooporganisatie die hier haar systemen op heeft ingericht. Mochten hier specifieke issues uit volgen die belangrijk zijn voor één of alle gemeenten, dan zal de regionale inkooporganisatie dit signaleren naar de gemeenten. Prestatiemeting en bespreken met aanbieders (10) Naast de nakoming van gemaakte afspraken, is het van belang dat er monitoring plaatsvindt op de inhoud van het uitgevoerde werk, dat met aanbieders de voortgang wordt besproken en verbeter- of ontwikkelafspraken worden gemaakt. De inhoud en intensiteit hangt sterk af van het type pakket en (financiële) omvang. Een aantal keer per jaar zal met iedere aanbieder de uitvoering worden besproken aan de hand van beschikbare informatie over de geleverde prestaties. Transformatie maakt hiervan onderdeel uit. De regionale inkooporganisatie voert dit proces uit. Zij zorgt er voor dat er met aanbieders wordt gesproken over adequate uitvoering en maken afspraken over eventuele verbeteringen of ontwikkeling. Het inkoopplan en de overeenkomst of subsidiebeschikking vormt hiervoor het kader. De opdrachtgevende gemeenten worden ter voorbereiding van deze besprekingen geconsulteerd. Ook de informatie en percepties van de gemeenten zijn belangrijk om mee te nemen in gesprekken, met name ook omdat (keten)samenwerking met gemeentelijke toegang of wijkteams belangrijk is. In sommige gevallen, bijvoorbeeld bij grote accounts, kan het van belang zijn dat één (of meer) opdrachtgevende gemeenten meegaan naar een dergelijk gesprek. Bijvoorbeeld omdat in die betreffende gemeente de samenwerking met de aanbieder onvoldoende goed functioneert. Of een opdrachtgevende gemeente aanschuift wordt in overleg tussen de regionale inkooporganisatie en de opdrachtgevende gemeenten besproken. Van bijzonderheden worden de gemeenten op de hoogte gehouden. In de besprekingen over de vormgeving van de regionale inkooporganisatie is het hierboven beschreven punt voor de meeste regiogemeenten cruciaal. Wat doet de inkooporganisatie richting aanbieders en wat is de rol van de regiogemeenten zelf? Het huidige voorstel gaat ervan uit dat de inkooporganisatie de lead heeft in de gesprekken over de regionale contracten. Hierboven is al beschreven dat dit in nauwe samenwerking met de regiogemeenten moet gaan. Hoe dit er precies uit zal zien, zal de praktijk moeten uitwijzen. Zoals door anderen ook werd opgemerkt: er zal een werkbare vorm gekozen moeten worden die recht doet aan alle partijen. Zowel aan de verantwoordelijkheid van de inkooporganisatie als aan de wens voor sturing door de gemeenten. Het voorstel is om hier op dit moment niet te veel discussie meer aan te wijden, maar gewoon in vertrouwen met elkaar aan de slag te gaan en te volgen hoe het gaat. Specifiek voor de beantwoording van vragen van aanbieders over de uitvoering van de contracten verzorgt de regionale inkooporganisatie een advies en informatiefunctie. De regionale inkooporganisatie is voor de aanbieders het eerste gezicht naar buiten en zal automatisch worden benaderd met vragen. Indien dit specifieke vragen betreffen, dan kan de regionale inkooporganisatie deze doorgeleiden naar de gemeenten. Pagina 8 van 13

9 Zorgverrichting, registratie, controle en facturatie (11) De uitvoering van de hulp en zorg ligt bij de aanbieders. In principe heeft de regionale inkooporganisatie geen rol in. Wel kan er altijd consultatie plaatsvinden bij de expertise van de regionale inkooporganisatie over toekenning van specifieke zorg binnen de gemaakte afspraken. Daarnaast vindt er controle plaats over facturen (overeenkomsten) of op de rechtmatigheid van verleende subsidies en eventuele nacalculatie overeenkomstig de subsidiebeschikking. Belangrijk in dit proces is een goede registratie door aanbieders en facturatie aan of bevoorschotting door de regionale inkooporganisatie. Dit betreft uitvoerende (administratieve) taken. De regionale inkooporganisatie zorgt er voor dat binnen de kaders van het inkoopplan en de afgesloten overeenkomsten of afgegeven subsidiebeschikkingen de bekostiging van de zorg plaatsvindt. Kwaliteitsbewaking en materiële controle De bewaking van geleverde kwaliteit en de controle op de uitvoering is van belang om er voor te zorgen dat de geleverde hulp en zorg van voldoende kwaliteit is. Veelal zal dit op basis van signalen en steekproefcontroles plaatsvinden. Voor de diensten die via raamcontracten worden ingekocht wordt deze materiele controle belegd bij Stipter die heeft toegezegd deze controle vanaf halverwege 2015 voor gemeenten te kunnen uitvoeren. De regionale inkooporganisatie voert deze processen uit en bewaakt daarmee de kwaliteit bij aanbieders. Ook hierbij geldt dat de opdrachtgevende gemeenten worden geconsulteerd om de informatie en perceptie over kwaliteit te verzamelen en mee te nemen bij het uitvoeren van dit proces. Mochten uit dit proces bijzonderheden volgen, dan worden de gemeenten hierover geïnformeerd. Inrichting monitoring aan opdrachtgevende gemeenten In de centrumregeling en het Dienstverleningshandvest zijn basis afspraken gemaakt om de monitoring in te richten (vooral in frequentie). De regionale inkooporganisatie dient haar informatievoorziening op in te richten. Hierbij zal zoveel mogelijk gebruik worden gemaakt van geautomatiseerde rapportages waarbij wordt gedacht aan de volgende twee monitoren: Financieel: de regionale inkooporganisatie verzorgt maandelijks een financiële rapportage aan de deelnemende gemeenten over de geleverde/gefactureerde ondersteuning 2. De inhoud van de rapportage wordt nog met de deelnemende gemeenten afgestemd. Inhoudelijk: daarnaast levert de inkooporganisatie een kwartaalrapportage met een inhoudelijke toelichting over trends en ontwikkelingen. Om ook de uitnutting van de subsidieovereenkomsten periodiek te kunnen volgen is het nodig om afspraken met betreffende aanbieders te maken over de periodieke levering van producten/prestaties. Jaarverslag: na afloop van ieder jaar verzorgt de regionale inkooporganisatie een jaarrapportage aan de opdrachtgevende gemeenten waarin zij verslag doet van de uitgevoerde activiteiten en hieraan verbonden uitvoeringskosten. Specifieke situatie in 2015 In de tweede helft van 2014 wordt de regionale inkooporganisatie opgezet en zal de projectorganisatie voor de regionale inkoop hier in overgaan. Daarmee zijn de contracten en subsidies voor 2015 geregeld. Toch zal 2015 nog een bijzonder jaar zijn waarmee de opdrachtgevende gemeenten en de regionale inkooporganisatie rekening moet houden. Dit kan voor de inkooporganisatie én voor de deelnemende gemeenten mogelijk extra inzet vergen. Nauwe onderlinge samenwerking is hierbij van groot belang. 2 Afhankelijk van de stand van zaken van inrichting van de backoffice-systemen bij Stipter is deze maandrapportage wellicht nog niet direct in begin 2015, maar wel zo snel mogelijk daarna, beschikbaar. Pagina 9 van 13

10 De bijzonderheid zit in twee aspecten: Doorontwikkeling van de inkoop voor 2016 e.v.: in het regionaal beleidsplan zijn beleidsvoornemens geuit die nog niet voor 2015 vertaald konden worden. De contracten en subsidies richten zich voornamelijk op de overgangssituatie in 2015 als gevolg van het overgangsrecht in de Jeugdwet. Tevens zal de eerste periode in 2015 in het teken van het versterken van de informatiepositie en kennisontwikkeling staan voor iedereen. Vanaf het begin van 2015 dient een proces te worden gestart die de voorbereiding voor de inkoop van 2016 en verder gaat voorbereiden. Dit zal grotendeels bestaan uit de hiervoor geschetste processen 6, 7 en 8. Er is nog geen sprake van een going concern ; de intensiteit van de regionale samenwerking zal derhalve nog groot zijn. Wel kan de hiervoor geschetste rolverdeling helpen om het proces effectief en efficiënt in te richten. De aangepaste inkoopstrategie kan mogelijk ook effect hebben op de capaciteit van de administratieve organisatie; Oplossen issues: de contractering en subsidieverlening voor 2015 is vooral gericht op de transitie, staat onder hoge tijdsdruk en er zijn pragmatische oplossingen gekozen binnen de beleidskaders. De verwachting is dat de eerste helft van 2015 er allerlei bijzonderheden zijn die moeten worden opgelost: zorgcontinuïteit voor kinderen van buiten de regio, het tijdig op gang brengen van de financiële stromen, fouten in de toepassing van woonplaatsbeginsel etc. Veel van deze issues komen primair terecht bij de regionale inkooporganisatie die de issues dient op te lossen of door te geleiden naar de gemeenten. In de bezetting van de regionale inkooporganisatie en bij de opdrachtgevende gemeenten dient hiermee rekening te worden gehouden. Benodigde formatie regionale inkooporganisatie in 2015 Almere heeft een berekening gemaakt van de benodigde formatie. Die is gebaseerd op bovenstaande beschrijving van inkooppakketten, aantal en complexiteit van de contracten, het procesmodel en de daarin beschreven taken van de inkooporganisatie. Per processtap is een calculatie gemaakt van het benodigd aantal dagen. Vervolgens is gekeken door welke functionarissen die taak uitgevoerd kan worden. De berekening is opgenomen in bijlage B. Dit leidt tot het onderstaande formatie- en kostenoverzicht: Functie Dagen Fte Kosten Analist 30 0, Strategisch inkoper 474 2, Inkoper 251 1, Jurist 112 0, Contractmanager 154 0, Administratie 281 1, Control 104 0, Management 83 0, Totaal , Opmerkingen: - Met dit uitvoeringsbudget is1,14 % van het totale regionale zorgbudget gemoeid. Daarmee blijven we ruim binnen de 1, 5768% dat landelijk wordt gehanteerd voor de uitvoeringskosten. - De berekening is nu zo goed mogelijk gemaakt. De uitgangspunten die zijn gehanteerd zijn vergelijkbaar met de uitgangspunten die ook in andere regio s en in andere inkoopprocessen zijn gehanteerd. We stellen dan ook voor dit als startpunt te hanteren. - Bij de kosten van een Fte is uitgegaan van een gemiddeld bedrag van Euro. De reden hiervoor is dat in de verschillende gemeenten andere inschalingen gehanteerd worden en bovendien dat verschillend wordt omgegaan met de kosten voor huisvesting, HM, ICT en werkplek. Pagina 10 van 13

11 - De monitoring gebeurt op basis van daadwerkelijk aantal ingezette Fte s en eventuele advieskosten. - Er zal zo lean mogelijk gewerkt worden en er zal een urenregistratie bijgehouden worden. Deelnemende gemeenten worden elk kwartaal over de uitkomst geïnformeerd. Indien op basis van nacalculatie blijkt dat de werkelijke kosten 2015 hoger zijn dan en er tegelijkertijd een positief saldo te verevenen is, dan zal uit dit positieve saldo eerst de door Almere gemaakte meerkosten vergoed worden. - Het formatie-overzicht biedt inzicht in wat er nodig is. De uiteindelijke invulling kan desgewenst deels gerealiseerd worden door inzet vanuit de deelnemende gemeenten. Uitgangspunt is dan wel dat deze functionarissen werken onder de verantwoordelijkheid en aansturing van de regionale inkooporganisatie. - De berekening voor de j-ggz is gebaseerd op het uitgangspunt dat het aantal kleine contracten wat lager ligt dan het huidige aantal aanbieders (200 ipv ruim 300). - De berekeningen zijn gebaseerd op uitgangspunten inkoop 2015, voor andere jaren kunnen de uitgangspunten anders liggen. - De berekeningen zijn exclusief a) tijdelijke capaciteit in de eerste maanden voor het oplossen van problemen en b) een post onvoorzien. Hierover kunnen nadere afspraken worden gemaakt. - De berekeningen zijn gebaseerd op de aantallen contracten/aanbieders zoals genoemd in de notitie. Alleen voor residentiële zorg is uitgegaan van een iets hoger aantal (n.b. het aantal te verwachten voormalige AWBZ-aanbieders ligt hoger). - Het AMHK is buiten beschouwing van de berekeningen gelaten, omdat daar separate afspraken over worden gemaakt. Verdeling van de kosten tussen gemeenten De gehanteerde systematiek voor de kostenverdeling tussen de gemeenten is gebaseerd op het aandeel van een gemeente in het totale regionale zorgvolume. Dat levert het volgende kostenplaatje op: egionale omzet Kosten aankoopcentrale per gemeente Almere ,9% Lelystad ,7% Dronten ,9% Noordoost ,9% Urk ,5% Zeewolde ,2% Totaal In het dienstverleningshandvest worden nog nadere afspraken gemaakt over bevoorschotting. Dat wordt nu niet in deze notitie meegenomen. Pagina 11 van 13

12 Bijlage A definities inkoopprocesmodel Inhoud van inkoopbeleidsprocessen: ontwikkelings-, implementatie- en beheersprocessen strategische richting en kaderstelling: concern-inkoopbeleid en blauwdruk voor tactische en operationele inkoop (methoden & procedures) Inhoud van Inkoopcontrol & Intelligence: ontwikkeling-, implementatie- en beheersprocessen rond de planning & control cyclus (inkoopjaarplan, het monitoren van de uitgaven, inkoopprestatiemeting) voor de inkoopfunctie inclusief de daartoe benodigde informatievoorziening (intelligence) Inhoud van Inkoop HM: ontwikkelings-, implementatie- en beheersprocessen voor inkoop Human esources beleid ( o.a. competentiemanagement, opleidingen, managementdevelopment en leiderschapstijl specifiek voor de inkoopfunctie en inkoopfunctionarissen) Inhoud van Inkoopinfrastructuur: ontwikkeling, implementatie en beheer inkoopinfrastructuur: bestel-, contract-, aanbestedings-, veilingssystemen, prestatiesystemen, koppeling met financiële backoffice, methoden & procedures. Inhoud van Demandmanagementprocessen: de processen rond het vinden, analyseren, verbeteren en bedienen en besturen van behoeften van klantgroepen, en het duurzaam beheren van de relatie van de inkooporganisatie met deze klantgroepen. Inhoud van Categoriemanagement (Jeugd = categorie): strategievorming per op het niveau van een categorie - categorieanalyse (vraag, aanbod), opstellen categoriestrategie en planning,, afspraken over control, financieel Inhoud van Inkooppakketstrategie (residentiële zorg = inkooppakket): strategievorming per inkoopsegment/-pakket - (deel)marktanalyse, vertalen vraag en aanbod aan inkoopstrategieën (single-multiple sourcing, selectieve inkoop etc), tariefstrategie, e.d. Inhoud van Contracteren: het specificeren van de behoefte, het selecteren en contracteren van zorgaanbieders Inhoud van Contractmanagement: registreren en beheren van contracten, bewaken expiratie, evaluatie Inhoud van elatiebeheer en ontwikkeling: periodiek evalueren van lopende contracten met als doel de prestaties van de leveranciers te optimaliseren. T evens worden op regelmatige basis met leveranciers afgestemd over mogelijke verbeteringen in prestatie of proces Inhoud van Verrichten, declaratie en facturatie: het leveren van zorg, zorgregistratie en declaratie, controle en facturatie Inhoud van Kwaliteitsbewaking en controle: bewaking van de geleverde kwaliteit, materiële controle en factuurcontrole. Pagina 12 van 13

13 Bijlage B Zie excel-bestand Calculatie regionale inkoopfunctie Flevoland Pagina 13 van 13