In geval er sprake is van voogdij door een gecertificeerde instelling is het werkelijke verblijf van de jeugdige bepalend.

Transcriptie

1 Bijlage I Woonplaatsbeginsel Dit stuk heeft als doel gemeenten en aanbieders van jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering in te lichten over het nieuwe woonplaatsbeginsel. In de jeugdwet bepaalt het woonplaatsbeginsel welke gemeente verantwoordelijk is voor het inzetten van jeugdhulp of de uitvoering van de maatregel jeugdbescherming of jeugdreclassering. Daarmee is het woonplaatsbeginsel cruciaal in het bepalen van de bestuurlijke en financiële verantwoordelijkheidsverdeling. Het gegeven is ook nodig voor juiste overdracht van informatie tussen instellingen, ketenpartners, gemeenten en het Rijk. Een belangrijke definitie dus. Daarom wordt in deze notitie die definitie toegelicht en worden er voorbeelden gegeven hoe dat uitwerkt in de praktijk. Gewijzigde definitie De definitie van het woonplaatsbeginsel is met de Tweede Kamer-behandeling gewijzigd ten opzichte van het bij de Tweede Kamer ingediende wetsvoorstel. Definitie woonplaatsbeginsel na behandeling Tweede Kamer De omschrijving van het begrip «woonplaats» komt als volgt te luiden: 1. woonplaats als bedoeld in artikel 12 van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek; 2. ingeval de voogdij over de jeugdige berust bij een instelling als bedoeld in artikel 302 van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek: de plaats van het werkelijke verblijf van de jeugdige; 3. ingeval de woonplaats, bedoeld onder 1 en 2, onbekend is dan wel buiten Nederland is: de plaats van het werkelijke verblijf van de jeugdige op het moment van de hulpvraag. Toelichting definitie Artikel 12 van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek luidt als volgt (eerste lid): Een minderjarige volgt de woonplaats van hem die het gezag over hem uitoefent, de onder curatele gestelde die van zijn curator. Oefenen beide ouders tezamen het gezag over hun minderjarige kind uit, doch hebben zij niet dezelfde woonplaats, dan volgt het kind de woonplaats van de ouder bij wie het feitelijk verblijft dan wel laatstelijk heeft verbleven. In geval er sprake is van voogdij door een gecertificeerde instelling is het werkelijke verblijf van de jeugdige bepalend. Ingeval een gecertificeerde instelling de voogdij heeft over een jeugdige die niet bij zijn ouders verblijft maar in een pleeggezin of in een residentiële instelling, is het niet de bedoeling dat de gemeente waar de ouders van het kind verblijven verantwoordelijk is voor het inzetten van jeugdhulp of de uitvoering van de voogdijmaatregel. Alle eventueel benodigde hulp voor die jeugdige zal moeten worden georganiseerd en gefinancierd door de gemeente waar de betrokken jeugdige op dat moment werkelijk verblijft; dus de gemeente waar het betrokken pleeggezin woont of waar de betrokken residentiële instelling zich bevindt. Die gemeente kan immers het beste beoordelen wat er nodig is om te zorgen dat de jeugdige zich in een veilige en stabiele situatie verder kan ontwikkelen. Ten slotte is geregeld dat als de woonplaats van de ouders onbekend is er altijd een verantwoordelijke gemeente is. De plaats van het werkelijk verblijf van de jeugdige is dan bepalend op het moment van de hulpvraag. Uitgangspunt is daarbij het bestendige werkelijke verblijf van die jeugdige. Gevolgen verdeelmodel Bij de verdeling van het macrobudget uit de meicirculaire 2013 is niet bovenstaande definitie voor woonplaatsbeginsel gebruikt, maar de definitie uit het concept-wetsvoorstel van begin Dat was immers op dat moment de definitie waar men vanuit mocht gaan. Nu deze definitie van het woonplaatsbeginsel aangenomen is in de Tweede Kamer moet de verdeling daarop worden aangepast. Omdat de wet door de Tweede Kamer is aangenomen en de Eerste 1

2 Kamer niet kan amenderen, is dit het definitieve woonplaatsbeginsel. Het algoritme dat voor het verdeelmodel was uitgewerkt om de woonplaats van de jeugdige te bepalen wordt daarom aangepast. Het doel is dat de verdeling van het macrobudget van mei 2014 gebaseerd is om het nieuwe/definitieve woonplaatsbeginsel. Daarvoor hebben de ministerie van VWS en BZK de onderzoekers van het verdeelmodel gevraagd speciaal te kijken naar een passende wijze waarop vestigingsgemeenten van zorginstellingen waar relatief veel voogdijkinderen verblijven de middelen krijgen. De relatieve clustering van inhoudelijke en financiële verantwoordelijkheid van die gemeenten zal immers gepaard moeten gaan met extra middelen. Woonplaatsbeginsel in de regionale transitie-arrangementen Binnen de RTA s hebben regio s bij aanbieders gebruiksgegevens opgevraagd, veelal conform het toen bekende woonplaatsbeginsel. Realiseert u zich dat met de wijziging in de definitie door de Tweede Kamer het kan zijn dat de opgave van aanbieders dus op de oude definitie is gebaseerd. Toepassingsvoorbeelden Om meer gevoel te krijgen bij de toepassing van het woonplaatsbeginsel vindt u op korte termijn een aantal uitgewerkte voorbeelden op of 2

3 Bijlage II Vormgeving van de regionale inkooporganisatie Jeugdhulp Flevoland Bijlage bij Dienstverleningshandvest bij Centrumregeling Sociaal Domein Flevoland 24 september 2014

4 Inleiding De zes gemeenten in Flevoland werken samen bij de vele taken op het sociale domein. Deze samenwerking is vormgegeven op bestuurlijk en ambtelijk niveau. Op sommige terreinen betreft de samenwerking vooral afstemming en kennisuitwisseling, op een aantal terreinen is er sprake van een meer intensieve vorm van samenwerking. De investering van de verschillende gemeenten in deze samenwerking is fors. Beleid komt gezamenlijk tot stand, overleg met maatschappelijke partners wordt gezamenlijk opgepakt en overige taken worden evenredig verdeeld. Het voorzitterschap van het bestuurlijk overleg wordt gevoerd door Zeewolde. Almere faciliteert de samenwerking door het voeren van het secretariaat van bestuurlijke overleg en ambtelijke overleggen. Deze notitie gaat over de regionale samenwerking op het gebied van de jeugdhulp en in het bijzonder over de organisatie van de gezamenlijke inkoop van jeugdhulptaken. De notitie is opgesteld door de gemeente Almere vanuit haar verantwoordelijkheid voor het vormgeven van de regionale inkooporganisatie. Regionale samenwerking rond jeugd in Flevoland De samenwerking op het gebied van jeugd is intensief. De huidige samenwerking is gestart in 2011 en heeft al verschillende afsprakenkaders en beleidsplannen opgeleverd. Meest recent is het Regionaal Beleidsplan Jeugdhulp Flevoland ( ). Belangrijk onderdeel van de samenwerking is de door het rijk opgelegde - gezamenlijke inkoop van gespecialiseerde jeugdhulp. Gemeenten in Flevoland hebben afgesproken deze samenwerking te formaliseren in een centrumregeling. Op basis van deze centrumregeling is een Dienstverleningshandvest opgesteld waarin de verdere uitvoeringsafspraken zijn opgenomen. Almere zal de rol van aankoopcentrale verder genoemd: de regionale inkooporganisatie - namens de zes gemeenten vervullen. De Flevolandse gemeenten en dit geldt ook voor Almere zelf - hechten aan een sterke lokale sturing op de jeugdhulp. De regiogemeenten hebben en houden een belangrijke rol bij de toegang tot jeugdhulp, bij de contacten met instellingen en bij de regie op eventuele nieuwe inkooptrajecten. Alleen die taken waarbij samenwerking verplicht is, of waarbij samenwerking een duidelijke meerwaarde heeft (kosten en/of kwaliteit), worden in 2015 gezamenlijk ingekocht. De uitdaging is om daarbij te komen tot een optimale taakverdeling tussen inkooporganisatie en afzonderlijke gemeenten. Uitgangspunt is dat in ieder geval de technische inkoop en uitvoering ervan bij de inkooporganisatie ligt. Daarnaast is van belang dat de inkoop en de sturing op de uitvoering van zodanige kwaliteit is dat de gewenste inkoopvoordelen en de gewenste beleidsdoelen behaald worden. Gezamenlijke inkoop van hoge kwaliteit kan aanmerkelijke voordelen voor gemeenten opleveren. De afspraken over de taakverdeling voor 2015 tussen de regionale inkooporganisatie en de gemeenten worden in deze notitie vastgelegd. Die afspraken dienen als vertrekpunt voor het jaar 2015 en zijn tegelijk het startpunt van een leerproces. Op grond van de ervaringen die we gezamenlijk opdoen kunnen afspraken bijgesteld worden en kunnen nieuwe afspraken tot stand komen. Voortdurend in gesprek blijven, monitoren en evalueren is nodig. Met de gezamenlijke inkoop beogen de gemeenten efficiencywinst te behalen en de administratieve lastendruk voor aanbieders in de regio te beperken. De inkooporganisatie wordt vanzelfsprekend efficiënt en effectief ingericht. Almere streeft ernaar zo veel mogelijk synergie met de overige lokale en regionale taken Almere te realiseren. Voor Almere geldt dat ze haar verantwoordelijkheid als inkooporganisatie wil kunnen waarmaken. Bij de vormgeving ervan zal ze dus zo goed mogelijk inschatten wat voor een goede uitvoering van deze taken nodig is. Behalve de taken voor de inkooporganisatie wil Almere de komende maanden ook onderzoeken hoe de inzet op alle andere regiotaken zo goed mogelijk gebundeld kan worden, zodat de regio ook op dat vlak optimaal ondersteund wordt. Pagina 2 van 12

5 Regionaal Beleidsplan Jeugd Flevoland In het Regionaal Beleidsplan Jeugd staan onderstaande afspraken over de taken van de aankoopcentrale. Ten aanzien van de inkoop van de jeugdhulp is tijdens het Bestuurlijk Overleg Sociaal Domein op 27 juni 2014 afgesproken dat Almere de rol van aankoopcentrale zal vervullen. Dat betekent onder meer het volgende: - Almere richt zich op de technische kant van de inkoop. Dit omvat: 1. Het voorbereiden en sluiten contracten/overeenkomsten 2. Het verrichten van betalingen en zorg dragen voor de bevoorschotting van aanbieders 3. Het verlenen van de beschikking/opdrachten die horen bij de subsidieverlening of inkoop door Almere en het afwikkelen van bezwaar- en beroepsprocedures. 4. De monitoring/sturing op de afgesproken dienstverlening/producten door de aanbieders. 5. Het zorg dragen voor de verantwoording over de door Almere geleverde diensten aan de overige gemeente van Flevoland. 6. Accounthouder grote zorgaanbieders voor wat betreft regionale inkoop. 7. Centrale advies- en informatiefunctie voor zorgaanbieders voor wat betreft regionale inkoop. - De beschikkingen die horen bij het verlenen van subsidies en verlenen van opdrachten aan instellingen verlopen via Almere. Het afgeven van individuele beschikkingen op basis van een ondersteuningsplan doen de gemeenten zelf. Ook de administratie van deze beschikkingen doen de gemeenten zelf. Dit wordt door Almere uitgewerkt. Daarbij hoort ook een inschatting van de uitvoeringskosten. Vanuit het ministerie is aangegeven dat binnen het macrobudget 1,5768% uitvoeringskosten voor gemeenten zijn meegenomen. Dat is het totale uitvoeringsbudget. Nadere afspraken over het deel dat hiervoor door gemeenten naar Almere moet worden overgeheveld, worden vastgelegd in het Dienstverleningshandvest, evenals de verdeelsleutel tussen gemeenten. Verder staat in het Regionaal Beleidsplan ook een aantal uitgangspunten genoemd over de sturing op de budgetten. In 2015 geldt nog het overgangsrecht en dient goede monitoring en sturing plaats te vinden opdat de bezuinigingstaakstelling gehaald wordt. Daarbij streven gemeenten naar een ombuiging van zwaardere vormen naar lichtere vormen van jeugdhulp. Welke jeugdhulp kopen gemeenten in 2015 gezamenlijk in? Door de regionale inkooporganisatie worden voor het jaar 2015 de volgende pakketten ingekocht: Pagina 3 van 12

6 Onderstaand overzicht geeft inzicht in het aantal contractpartners per pakket, de budgettaire omvang per pakket en de mate van complexiteit ervan Landelijk Transitie Arrangement Reservering van 3,76% van het macrobudget blijft in beheer van regiogemeenten Facturen van instellingen worden ontvangen en betaald door gemeenten Financieel wordt het totaal gevolgd door de aankoopcentrale Pagina 4 van 12

7 Gebruiken Verrichten Contrac teren Denken Inrichten Richten Beschrijving taken regionale inkooporganisatie Uitwerking op hoofdlijnen Voor het beschrijven van de taken van de regionale inkooporganisatie en de rolverdeling tussen de gemeenten en de regionale inkooporganisatie baseren we ons op het hierna beschreven inkoopprocesmodel. Dit model toont alle processen die regulier in een inkoopfunctie zijn te herkennen. De processen zijn onderverdeeld naar voorwaardelijke processen (richten en inrichten) en uitvoeringsprocessen (verrichten). De voorwaardelijke processen zijn in deze notitie niet nader uitgewerkt. De reden hiervoor is dat de regionale inkooporganisatie gebruik maakt van hetgeen Almere al heeft ingericht of nog gaat inrichten voor de inkoop in het sociaal domein. De focus van deze notitie ligt op de rolverdeling bij de uitvoeringsprocessen. In bijlage A is per proces een beknopte definitie weergegeven. Voor de inkoopfunctie 1. Beleid en Kaderstelling 2. Control en Intelligence 3. HRM-processen 4. Inkoopinfrastructuur 5. Demandmanagement Voor wat je inkoopt 6. Categoriemanagement Niet nader uitgewerkt. De regionale inkooporganisatie is primair verantwoordelijk voor haar eigen inrichting. Daarbij maakt zij gebruik van de inrichting van de gemeente Almere zelf. 7. Inkooppakketstrategie 8. Contracteringsproces 9. Contractmanagement 10. Relatiebeheer en -ontwikkeling 11. Verrichten, declaratie en facturatie Voor deze processen is het van belang te bepalen welke rol de regionale inkooporganisatie heeft en welke rol de individuele gemeenten (al dan niet in gezamenlijkheid) hebben. 12. Kwaliteitsbewaking en controle Figuur 1 inkoopprocesmodel ( Significant) Het hierboven geschetste model laat de verschillende processen binnen een inkoopfunctie zien. Per proces is te duiden wie welke rol heeft. Hiermee brengen we de rolverdeling in beeld tussen de individuele gemeenten als opdrachtgever voor de regionale inkooporganisatie en de regionale inkooporganisatie zelf. De rollen worden als volgt gedefinieerd: Responsible verantwoordelijk voor de uitvoering van een proces/activiteit (weergegeven met een R) Accountable resultaatverantwoordelijke voor een proces/activiteit (weergegeven met een A). In de praktijk is dit een beslissingsbevoegde rol Supportive levert ondersteuning bij de uitvoering van een proces/activiteit (weergegeven met een S) Consulted de verplichte (!) raadgevende/adviserende rol (weergegeven met een C) Informed de actor(en) die geïnformeerd worden over de uitkomsten van een proces/activiteit (weergegeven met een I) Vervolgens is per verrichtingsproces op subprocesniveau de rolverdeling tussen de gemeenten en de regionale inkooporganisatie nader uitgewerkt door het toekennen van de hiervoor beschreven rollen. In een aantal processen zal een opdrachtgevende gemeenten activiteiten zelfstandig uitvoeren. De hierbij Pagina 5 van 12

8 Gebruiken Contracteren Denken passende rol is in de onderstaande afbeelding aangeduid met R1. In een aantal andere processen voeren de opdrachtgevende gemeenten activiteiten gezamenlijk uit. Dat betekent dat zij veelal in gezamenlijk overleg de activiteit uitvoeren. Dit is in de afbeelding aangeduid als R2. In de volgende afbeelding is dit grafisch weergegeven: (Basis) Verrichtingsprocessen Regionale Inkooporg. Gemeente 6a. Categorie analyse R A, R1 6b. Categoriedoelen en -strategie R A, R2 7a. Inkooppakket/-segment analyse R A, R1 7b. Inkooppakket doelen en -strategie R A, R2 8a. Specificeren behoefte R A, C 8b. Selecteren aanbieders A, R I 8c. Contracteren aanbieders A, R I 9a. Registreren, beheren, bewaken contracten 10a. Prestatiemeting 10b. Bespreken met zorgaanbieders 11a. Zorgverrichting R R R C I C I, (soms R2) I 11b. Zorgregistratie en declaratie R 11c. Controle en facturatie R 12a. Kwaliteitsbewaking R I, C 12b Materiële controle en factuurcontrole R I Figuur 2 Toekenning van rollen op subproces niveau 1 Toelichting per proces Per (samenhangende) proces(en) is onderstaand een nadere beschrijving gegeven van de rolverdeling en zijn eventuele bijzonderheden geduid. Categorieanalyse en categorie doelen (6a en 6b) We beschouwen alle inkoop voor jeugd als één categorie. De belangrijkste beslissing in dit proces is dan ook of jeugd lokaal of regionaal dient te worden ingekocht. De gemeente en de regionale inkooporganisatie zorgen er voor dat de informatie beschikbaar is om deze keuze te maken. Uiteindelijk bepalen de opdrachtgevende gemeenten of een inkooppakket lokaal wordt ingekocht of dat een inkooppakket regionaal wordt ingekocht. Dit proces is in het kader van deze notitie niet nader toegelicht omdat deze beslissing al is opgenomen in het regionaal beleidsplan. Pagina 6 van 12

9 Inkooppakketanalyse en inkooppakketstrategie (7a en 7b) Dit is voor de samenwerkende gemeenten een belangrijk proces. In dit proces wordt informatie verzameld en geanalyseerd (7a). Vervolgen dient de inkoopstrategie te worden bepaald. Dit resulteert in het in het Dienstverleningshandvest genoemde inkoopplan. Onderwerpen waarover keuzes gemaakt moeten worden zijn: Doelen van de contractering of subsidieverlening Inkoop- of subsidiemodel en inkoop- of subsidieprocedure Tariefstrategie en budgetraming Planning per inkoop- of subsidieproces De uitvoering van de analyse gebeurt zowel door de opdrachtgevende gemeenten individueel als door de regionale inkooporganisatie. De regionale inkooporganisatie heeft de beschikking over informatie om een overall beeld te creëren op pakketniveau in financiële als ook inhoudelijke zin. Daarnaast dient iedere individuele gemeente een eigen analyse uit te voeren om het eigen beeld van de gemeente inzichtelijk te hebben. Vervolgens bespreken de opdrachtgevende gemeenten samen met de regionale inkooporganisatie de uitkomsten uit deze analyse en worden gezamenlijk keuzes doorgenomen en gemaakt. De regionale inkooporganisatie regisseert dit proces zodat tijdig de juiste keuzes gemaakt zijn en er goede afstemming met de opdrachtgevende gemeenten heeft plaatsgevonden. Uiteindelijk beslissen de opdrachtgevende gemeenten over de inhoud van het inkoopplan. Dit inkoopplan vormt vervolgens het kader voor de uitvoering van de inkoopprocessen. In 2014 hebben de gemeenten gezamenlijk dit proces doorlopen. Omdat veel afspraken slechts voor 1 jaar zijn gemaakt, zal in 2015 voor alle pakketten opnieuw een (lange termijn) inkoopstrategie moeten worden opgesteld. Specificeren, selecteren en contracteren (8a, 8b, 8c) Nadat de inkoopstrategie is bepaald volgt de verdere vertaalslag en uitwerking naar inkoop- en subsidiedocumenten. Zodra de voorbereiding is afgerond, start het inkoop- of subsidieproces zelf. In deze processen vindt de interactie plaats met aanbieders en eindigt het proces met de ontvangst van offertes of subsidieaanvragen. Vervolgens volgt de laatste fase waarin de definitieve subsidiebeschikkingen worden gemaakt en verstrekt en overeenkomsten (al dan niet na contractbesprekingen) worden afgerond. Hiertoe behoort tevens de juridische en financiële toets of de af te sluiten overeenkomsten of afgegeven subsidiebeschikkingen passen binnen de afgesproken kaders (beleidsplan, inkoopplan, e.d.). Ook vindt er voordat documenten naar buiten gaan een juridische controle plaats om juridische risico s te beperken in de subsidie of aanbestedingsprocedure. Daarnaast kan juridisch advies nodig zijn bij geschillen tussen aankoopcentrale en gecontracteerde aanbieders en/of gesubsidieerde aanbieders. Voor het voeren van eventuele gerechtelijke procedures schakelt Almere een advocaat in. In feite vinden deze processen plaats binnen het kader zoals vastgelegd in het inkoopplan. De regionale inkooporganisatie heeft tot taak om de documenten op te stellen, de inkoop- en subsidieprocessen uit te voeren en de contractering te regelen. De opdrachtgevende gemeenten hebben in deze processen geen uitvoerende taken. Wel vindt verplichte consultatie plaats over de inkoopdocumenten, omdat daar de uitwerking van het beleid naar uitvoering in wordt vertaald. Het selectie- en contracteringsproces is de resultante van alle voorgaande stappen. De gemeenten op de hoogte gehouden van de voortgang van het selectie- en contracteringsproces. Waar nodig bijvoorbeeld bij een selectieproces dat raakt aan de lokale inkoopprocessen binnen een gemeenten kan consultatie plaatsvinden. Dit op initiatief van de betrokken gemeente. Pagina 7 van 12

10 Registreren, beheren en bewaken van contracten (9) Dit proces is erop gericht om er voor te zorgen dat de vastgelegde afspraken (subsidiebeschikking of overeenkomst) worden nageleefd. Overeenkomsten worden (in een systeem) vastgelegd en de uitputting wordt bijgehouden. Dit is belangrijk proces, omdat ervaringen vanuit het verleden leren dat nauwgezet contractmanagement administratieve onvolkomenheden en fouten voorkomt. De uitvoering van dit proces ligt geheel bij de regionale inkooporganisatie die hier haar systemen op heeft ingericht. Mochten hier specifieke issues uit volgen die belangrijk zijn voor één of alle gemeenten, dan zal de regionale inkooporganisatie dit signaleren naar de gemeenten. Prestatiemeting en bespreken met aanbieders (10) Naast de nakoming van gemaakte afspraken, is het van belang dat er monitoring plaatsvindt op de inhoud van het uitgevoerde werk, dat met aanbieders de voortgang wordt besproken en verbeter- of ontwikkelafspraken worden gemaakt. De inhoud en intensiteit hangt sterk af van het type pakket en (financiële) omvang. Een aantal keer per jaar zal met iedere aanbieder de uitvoering worden besproken aan de hand van beschikbare informatie over de geleverde prestaties. Transformatie maakt hiervan onderdeel uit. De regionale inkooporganisatie voert dit proces uit. Zij zorgt er voor dat er met aanbieders wordt gesproken over adequate uitvoering en maken afspraken over eventuele verbeteringen of ontwikkeling. Het inkoopplan en de overeenkomst of subsidiebeschikking vormt hiervoor het kader. De opdrachtgevende gemeenten worden ter voorbereiding van deze besprekingen geconsulteerd. Ook de informatie en percepties van de gemeenten zijn belangrijk om mee te nemen in gesprekken, met name ook omdat (keten)samenwerking met gemeentelijke toegang of wijkteams belangrijk is. In sommige gevallen, bijvoorbeeld bij grote accounts, kan het van belang zijn dat één (of meer) opdrachtgevende gemeenten meegaan naar een dergelijk gesprek. Bijvoorbeeld omdat in die betreffende gemeente de samenwerking met de aanbieder onvoldoende goed functioneert. Of een opdrachtgevende gemeente aanschuift wordt in overleg tussen de regionale inkooporganisatie en de opdrachtgevende gemeenten besproken. Van bijzonderheden worden de gemeenten op de hoogte gehouden. In de besprekingen over de vormgeving van de regionale inkooporganisatie is het hierboven beschreven punt voor de meeste regiogemeenten cruciaal. Wat doet de inkooporganisatie richting aanbieders en wat is de rol van de regiogemeenten zelf? Het huidige voorstel gaat ervan uit dat de inkooporganisatie de lead heeft in de gesprekken over de regionale contracten. Hierboven is al beschreven dat dit in nauwe samenwerking met de regiogemeenten moet gaan. Hoe dit er precies uit zal zien, zal de praktijk moeten uitwijzen. Zoals door anderen ook werd opgemerkt: er zal een werkbare vorm gekozen moeten worden die recht doet aan alle partijen. Zowel aan de verantwoordelijkheid van de inkooporganisatie als aan de wens voor sturing door de gemeenten. Het voorstel is om hier op dit moment niet te veel discussie meer aan te wijden, maar gewoon in vertrouwen met elkaar aan de slag te gaan en te volgen hoe het gaat. Specifiek voor de beantwoording van vragen van aanbieders over de uitvoering van de contracten verzorgt de regionale inkooporganisatie een advies en informatiefunctie. De regionale inkooporganisatie is voor de aanbieders het eerste gezicht naar buiten en zal automatisch worden benaderd met vragen. Indien dit specifieke vragen betreffen, dan kan de regionale inkooporganisatie deze doorgeleiden naar de gemeenten. Pagina 8 van 12

11 Zorgverrichting, registratie, controle en facturatie (11) De uitvoering van de hulp en zorg ligt bij de aanbieders. In principe heeft de regionale inkooporganisatie geen rol in. Wel kan er altijd consultatie plaatsvinden bij de expertise van de regionale inkooporganisatie over toekenning van specifieke zorg binnen de gemaakte afspraken. Daarnaast vindt er controle plaats over facturen (overeenkomsten) of op de rechtmatigheid van verleende subsidies en eventuele nacalculatie overeenkomstig de subsidiebeschikking. Belangrijk in dit proces is een goede registratie door aanbieders en facturatie aan of bevoorschotting door de regionale inkooporganisatie. Dit betreft uitvoerende (administratieve) taken. De regionale inkooporganisatie zorgt er voor dat binnen de kaders van het inkoopplan en de afgesloten overeenkomsten of afgegeven subsidiebeschikkingen de bekostiging van de zorg plaatsvindt. Kwaliteitsbewaking en materiële controle De bewaking van geleverde kwaliteit en de controle op de uitvoering is van belang om er voor te zorgen dat de geleverde hulp en zorg van voldoende kwaliteit is. Veelal zal dit op basis van signalen en steekproefcontroles plaatsvinden. Voor de diensten die via raamcontracten worden ingekocht wordt deze materiele controle belegd bij Stipter die heeft toegezegd deze controle vanaf halverwege 2015 voor gemeenten te kunnen uitvoeren. De regionale inkooporganisatie voert deze processen uit en bewaakt daarmee de kwaliteit bij aanbieders. Ook hierbij geldt dat de opdrachtgevende gemeenten worden geconsulteerd om de informatie en perceptie over kwaliteit te verzamelen en mee te nemen bij het uitvoeren van dit proces. Mochten uit dit proces bijzonderheden volgen, dan worden de gemeenten hierover geïnformeerd. Inrichting monitoring aan opdrachtgevende gemeenten In de centrumregeling en het Dienstverleningshandvest zijn basis afspraken gemaakt om de monitoring in te richten (vooral in frequentie). De regionale inkooporganisatie dient haar informatievoorziening op in te richten. Hierbij zal zoveel mogelijk gebruik worden gemaakt van geautomatiseerde rapportages waarbij wordt gedacht aan de volgende twee monitoren: Financieel: de regionale inkooporganisatie verzorgt maandelijks een financiële rapportage aan de deelnemende gemeenten over de geleverde/gefactureerde ondersteuning 2. De inhoud van de rapportage wordt nog met de deelnemende gemeenten afgestemd. Inhoudelijk: daarnaast levert de inkooporganisatie een kwartaalrapportage met een inhoudelijke toelichting over trends en ontwikkelingen. Om ook de uitnutting van de subsidieovereenkomsten periodiek te kunnen volgen is het nodig om afspraken met betreffende aanbieders te maken over de periodieke levering van producten/prestaties. Jaarverslag: na afloop van ieder jaar verzorgt de regionale inkooporganisatie een jaarrapportage aan de opdrachtgevende gemeenten waarin zij verslag doet van de uitgevoerde activiteiten en hieraan verbonden vooraf overeengekomen uitvoeringskosten. Dit verslag wordt aangevuld met de IV-informatie en voorzien van een controleverklaring door de externe accountant van Almere. Specifieke situatie in 2015 In de tweede helft van 2014 wordt de regionale inkooporganisatie opgezet en zal de projectorganisatie voor de regionale inkoop hier in overgaan. Daarmee zijn de contracten en subsidies voor 2015 geregeld. Toch zal 2015 nog een bijzonder jaar zijn waarmee de opdrachtgevende gemeenten en de regionale inkooporganisatie rekening moet houden. Dit kan voor de inkooporganisatie én voor de 2 Afhankelijk van de stand van zaken van inrichting van de backoffice-systemen bij Stipter is deze maandrapportage wellicht nog niet direct in begin 2015, maar wel zo snel mogelijk daarna, beschikbaar. Pagina 9 van 12

12 deelnemende gemeenten mogelijk extra inzet vergen. Nauwe onderlinge samenwerking is hierbij van groot belang. De bijzonderheid zit in twee aspecten: Doorontwikkeling van de inkoop voor 2016 e.v.: in het regionaal beleidsplan zijn beleidsvoornemens geuit die nog niet voor 2015 vertaald konden worden. De contracten en subsidies richten zich voornamelijk op de overgangssituatie in 2015 als gevolg van het overgangsrecht in de Jeugdwet. Tevens zal de eerste periode in 2015 in het teken van het versterken van de informatiepositie en kennisontwikkeling staan voor iedereen. Vanaf het begin van 2015 dient een proces te worden gestart die de voorbereiding voor de inkoop van 2016 en verder gaat voorbereiden. Dit zal grotendeels bestaan uit de hiervoor geschetste processen 6, 7 en 8. Er is nog geen sprake van een going concern ; de intensiteit van de regionale samenwerking zal derhalve nog groot zijn. Wel kan de hiervoor geschetste rolverdeling helpen om het proces effectief en efficiënt in te richten. De aangepaste inkoopstrategie kan mogelijk ook effect hebben op de capaciteit van de administratieve organisatie; Oplossen issues: de contractering en subsidieverlening voor 2015 is vooral gericht op de transitie, staat onder hoge tijdsdruk en er zijn pragmatische oplossingen gekozen binnen de beleidskaders. De verwachting is dat de eerste helft van 2015 er allerlei bijzonderheden zijn die moeten worden opgelost: zorgcontinuïteit voor kinderen van buiten de regio, het tijdig op gang brengen van de financiële stromen, fouten in de toepassing van woonplaatsbeginsel etc. Veel van deze issues komen primair terecht bij de regionale inkooporganisatie die de issues dient op te lossen of door te geleiden naar de gemeenten. In de bezetting van de regionale inkooporganisatie en bij de opdrachtgevende gemeenten dient hiermee rekening te worden gehouden. Benodigde formatie regionale inkooporganisatie in 2015 Almere heeft een berekening gemaakt van de benodigde formatie. Die is gebaseerd op bovenstaande beschrijving van inkooppakketten, aantal en complexiteit van de contracten, het procesmodel en de daarin beschreven taken van de inkooporganisatie. Per processtap is een calculatie gemaakt van het benodigd aantal dagen. Vervolgens is gekeken door welke functionarissen die taak uitgevoerd kan worden. De berekening is opgenomen in bijlage B. Dit leidt tot het onderstaande formatie- en kostenoverzicht: Opmerkingen: - Met dit uitvoeringsbudget is 1,14 % van het totale regionale zorgbudget gemoeid. Daarmee blijven we ruim binnen de 1,5768 % dat landelijk wordt gehanteerd voor de uitvoeringskosten. - De berekening is nu zo goed mogelijk gemaakt. De gehanteerde uitgangspunten zijn vergelijkbaar met de uitgangspunten die ook in andere regio s en in andere inkoopprocessen zijn gehanteerd. We stellen dan ook voor dit als startpunt te hanteren. Pagina 10 van 12

13 - Er zal zo lean mogelijk gewerkt worden en er zal een urenregistratie bijgehouden worden. De monitoring gebeurt op basis van daadwerkelijk aantal ingezette Fte s en eventuele advieskosten. Deelnemende gemeenten worden elk kwartaal over de tussenstand geïnformeerd. - Mocht er in de daadwerkelijke uitvoering aanwijsbare redenen zijn waarom de uitvoeringskosten in 2015 hoger uit gaan vallen, dan zal dit onderbouwd en besproken worden. Alleen na bespreking en een positief besluit zou dit kunnen leiden tot een hogere doorbelasting. Als uit de onderbouwing blijkt dat er minder kosten gemaakt worden, zal dit in de eindafrekening verrekend worden. - Bij de kosten van een Fte is uitgegaan van een gemiddeld bedrag van Euro. De reden hiervoor is dat in de verschillende gemeenten andere inschalingen gehanteerd worden en bovendien dat verschillend wordt omgegaan met de kosten voor huisvesting, HRM, ICT en werkplek. - Het formatie-overzicht biedt inzicht in wat er nodig is. De uiteindelijke invulling kan desgewenst deels gerealiseerd worden door inzet vanuit de deelnemende gemeenten. Uitgangspunt is dan wel dat deze functionarissen werken onder de verantwoordelijkheid en aansturing van de regionale inkooporganisatie. - De berekening voor de j-ggz is gebaseerd op het uitgangspunt dat het aantal kleine contracten wat lager ligt dan het huidige aantal aanbieders (200 ipv ruim 300). - De berekeningen zijn gebaseerd op uitgangspunten inkoop 2015, voor andere jaren kunnen de uitgangspunten anders liggen. - De berekeningen zijn exclusief a) tijdelijke capaciteit in de eerste maanden voor het oplossen van problemen en b) een post onvoorzien. Hierover kunnen nadere afspraken worden gemaakt. - De berekeningen zijn gebaseerd op de aantallen contracten/aanbieders zoals genoemd in de notitie. Alleen voor residentiële zorg is uitgegaan van een iets hoger aantal (n.b. het aantal te verwachten voormalige AWBZ-aanbieders ligt hoger). - Het AMHK is buiten beschouwing van de berekeningen gelaten, omdat daar separate afspraken over worden gemaakt. Verdeling van de kosten tussen gemeenten De gehanteerde systematiek voor de kostenverdeling tussen de gemeenten is gebaseerd op het aandeel van een gemeente in het totale regionale zorgvolume. Dat levert het volgende kostenplaatje op: Regionale omzet Kosten aankoopcentrale per gemeente Almere ,9% Lelystad ,7% Dronten ,9% Noordoost ,9% Urk ,5% Zeewolde ,2% Totaal In het dienstverleningshandvest worden nog nadere afspraken gemaakt over bevoorschotting. Dat wordt nu niet in deze notitie meegenomen. Pagina 11 van 12

14 Bijlage A definities inkoopprocesmodel Inhoud van inkoopbeleidsprocessen: ontwikkelings-, implementatie- en beheersprocessen strategische richting en kaderstelling: concern-inkoopbeleid en blauwdruk voor tactische en operationele inkoop (methoden & procedures) Inhoud van Inkoopcontrol & Intelligence: ontwikkeling-, implementatie- en beheersprocessen rond de planning & control cyclus (inkoopjaarplan, het monitoren van de uitgaven, inkoopprestatiemeting) voor de inkoopfunctie inclusief de daartoe benodigde informatievoorziening (intelligence) Inhoud van Inkoop HRM: ontwikkelings-, implementatie- en beheersprocessen voor inkoop Human Resources beleid ( o.a. competentiemanagement, opleidingen, managementdevelopment en leiderschapstijl specifiek voor de inkoopfunctie en inkoopfunctionarissen) Inhoud van Inkoopinfrastructuur: ontwikkeling, implementatie en beheer inkoopinfrastructuur: bestel-, contract-, aanbestedings-, veilingssystemen, prestatiesystemen, koppeling met financiële backoffice, methoden & procedures. Inhoud van Demandmanagementprocessen: de processen rond het vinden, analyseren, verbeteren en bedienen en besturen van behoeften van klantgroepen, en het duurzaam beheren van de relatie van de inkooporganisatie met deze klantgroepen. Inhoud van Categoriemanagement (Jeugd = categorie): strategievorming per op het niveau van een categorie - categorieanalyse (vraag, aanbod), opstellen categoriestrategie en planning,, afspraken over control, financieel Inhoud van Inkooppakketstrategie (residentiële zorg = inkooppakket): strategievorming per inkoopsegment/-pakket - (deel)marktanalyse, vertalen vraag en aanbod aan inkoopstrategieën (single-multiple sourcing, selectieve inkoop etc), tariefstrategie, e.d. Inhoud van Contracteren: het specificeren van de behoefte, het selecteren en contracteren van zorgaanbieders Inhoud van Contractmanagement: registreren en beheren van contracten, bewaken expiratie, evaluatie Inhoud van Relatiebeheer en ontwikkeling: periodiek evalueren van lopende contracten met als doel de prestaties van de leveranciers te optimaliseren. T evens worden op regelmatige basis met leveranciers afgestemd over mogelijke verbeteringen in prestatie of proces Inhoud van Verrichten, declaratie en facturatie: het leveren van zorg, zorgregistratie en declaratie, controle en facturatie Inhoud van Kwaliteitsbewaking en controle: bewaking van de geleverde kwaliteit, materiële controle en factuurcontrole. Bijlage B Zie excel-bestand Calculatie regionale inkoopfunctie Flevoland Pagina 12 van 12

15 Berekening benodigde personele bezetting regionale inkooporganisatie (virtueel) Uitgangspunten: Procesnummer Procesnaam Eenheid t.b.v. calculatie Toelichting Aantal dagen Totaal aantal dagen Functie Opmerking: JGGZ Residentieel Pleegzorg JeugdzorgPlus JB-JR AMHK Totaal Tot contracten 7 Inkooppakketstrategie Aantal dagen analyse per pakket 6,00 30,00 5 pakketten Analist Inclusief tussentijdse vragen Aantal contracten groot pm 16 Aantal dagen uitwerking per pakket 4,00 20,00 5 pakketten Strategisch inkoper Kan ook beleidsstrateeg zijn, incl. proces Aantal contracten middelgroot Contracteringsproces Aantal dagen specificeren per pakket 8,00 40,00 5 pakketten Strategisch inkoper Kan ook beleidsstrateeg zijn Aantal contracten klein Aantal dagen selecteren per pakket 12,00 60,00 5 pakketten Inkoper Aantal pakketten pm 5 Aantal dagen contracteren per contract 0,40 136, contracten Inkoper Inclusief onvoorziene contracten Aantal facturen pm Aantal dagen juridisch control per pakket 2,00 10,00 5 pakketten Jurist Aantal dagen juridisch control per contract 0,30 102, contracten Jurist Zie differentiatie per contractgrootte 9 Contractmanagement Aantal dagen registreren, bewaken per contract groot 0,50 8,00 16 groot contract Administratie Normbedragen per schaal Normbedrag/jr/fte Aantal dagen registreren, bewaken per contract middel 0,50 53, middelgroot contract Administratie Analist Aantal dagen registreren, bewaken per contract klein 0,10 21, klein contract Administratie Beperkte administratieve afhandeling Strategisch inkoper Aantal dagen prestatiemeting per contract groot 3,00 48,00 16 groot contract Contractmanager Inkoper Aantal dagen prestatiemeting per contract middel 1,00 106, middelgroot contract Contractmanager Jurist Aantal dagen prestatiemeting per contract klein 0,00 0,00 0 klein contract Contractmanager Geen prestatiemeting kleine contracten Contractmanager Relatiebeheer Aantal dagen gesprekken contracten groot (4 per jaar) 6,00 96,00 16 groot contract Strategisch inkoper Kan ook accountmanager zijn Administratie Aantal dagen gesprekken contracten middel (2 per jaar) 3,00 318, middelgroot contract Strategisch inkoper Kan ook accountmanager zijn Control Aantal dagen gesprekken contracten klein (0,25 per jaar, 25%) 0,25 54, klein contract Inkoper In 25% van de contracten 1 gesprek (1 dag) Management Verrichten, declaratie en facturatie Aantal dagen controle en facturatie per factuur (reg per gem) 0,04 163, facturen Administratie Zie differentiatie per contractgrootte Control op voorschotten, solidariteit en afrekening (1 per kwartaal/gem) 4,00 24,00 6 gemeenten Control 12 Kwaliteitsbewaking Aantal dagen kwaliteitsbewaking controle per contract (steekproef) 0,10 34, contracten Administratie Inschatting steekproef Uitwerking juridisch control dgn dgn Uitwerking fin adm uren dgn Overig Monitoring, control algemeen Financieel aantal dagen per gemeente/jaar (0,5 per maand/gem) 5,50 33,00 6 gemeenten Control Aantal contracten groot 16 1,00 16, ,50 36,00 en rapportage gemeenten Inhoudelijk aantal dagen per gemeente/kwartaal (1 per kwartaal/gem) 4,00 24,00 6 gemeenten Control Aantal contracten middelgroot 106 0,50 53, ,60 95,40 Afstemoverleg mbt jaarrekening, IV-3, cash-flow en man info (1 per kwartaal/gem) 1,00 6,00 6 gemeenten Control Aantal contracten klein 219 0,15 32, ,10 32,85 Qlik view geautomatiseerde verantwoordingsrapportages (1 per kwartaal/gem) 2,00 12,00 6 gemeenten Control Totaal/gemiddeld 341 0,30 101, ,04 164,25 Jaarverslag aantal dagen per jaar 3,00 3,00 1 boekjaar Control Accountantscontrole op jaarrek en IV-3 2,00 2,00 1 boekjaar Control Totaal aantal dagen voor genoemde processen: / excl man Norm per FTE: 166 dagen Normbedrag budget regio: 59 mln Functie Dagen Fte Kosten Analist 30 0, Strategisch inkoper 474 2, Inkoper 251 1, Jurist 112 0, Contractmanager 154 0, Administratie 281 1, Control 104 0, Exclusief management Management 83 0, Totaal , Percentale uitvoeringskosten tov budget: 1,14% Aantal opmerkingen: Leeswijzer: De berekeningen zijn gebaseerd op uitgangspunten inkoop 2015, voor andere jaren kunnen de uitgangspunten anders liggen bijvoorbeeld als niet alles opnieuw gecontracteerd hoeft te worden De berekeningen zijn exclusief a) tijdelijke capaciteit in de eerste maanden voor het oplossen van problemen en b) een post onvoorzien De berekeningen zijn gebaseerd op de aantallen contracten/aanbieders zoals genoemd in de notitie. Alleen voor residentiële zorg is uitgegaan van een iets hoger aantal (nb het aantal te verwachten voormalige AWBZ-aanbieders ligt hoger) De berekeningen voor de jggz zijn gebaseerd op het uitgangspunt dat het aantal kleine contracten wat lager ligt dan het huidige aantal aanbieders (200 ipv ruim 300) Het AMHK is buiten beschouwing van de berekeningen gelaten, omdat daar separate afspraken over worden gemaakt Op basis van het voorstel voor de regionale inkooporganisatie Jeugdhulp Flevoland is per proces ingeschat hoeveel tijd ervoor nodig is. Aan de rechterbovenkant zijn de vaste gegevens opgenomen mbt uitgangspunten contracten en facturen. Rechtsonder is op basis van een gradatie in groot/middelgroot/klein een nadere specificatie gegeven van juridisch control en financiële administratie. De totaaltelling van het benodigd aantal dagen (1.489) is in de onderste tabel van kosten financieel gemaakt. De kleurtjes verwijzen naar velden die van output weer input geworden zijn. Bij vragen over dit spreadsheet kunt u contac opnemen met Elfrieda Bon gemeente Almere, via mail: ewmbon@almere.nl

16 Inkoopbeleid 2013 April 2013 Inkoopbeleid Almere v01apr13def.docx 1

17 0. Inhoudsopgave 0. Inhoudsopgave Inleiding Gemeentelijke doelstellingen Juridische uitgangspunten Algemeen juridisch kader Uniforme documenten Algemene beginselen bij Inkoop Algemene beginselen van behoorlijk bestuur Grensoverschrijdend belang Mandaat en volmacht Afwijkingsbevoegdheid Ethische en ideële uitgangspunten Integriteit Duurzaam Inkopen Almere Principles SROI Innovatie Economische uitgangspunten Product- en marktanalyse Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie Samenwerkingsverbanden - partnership Kansen zonder voorrang - Lokale economie en MKB Organisatorische uitgangspunten Inkoopbeleid Almere v01apr13def.docx 2

18 1. Inleiding De gevolgen van de Aanbestedingswet 2012, die per 1 april 2013 inwerking treedt, zijn aanleiding geweest om het vigerende Inkoopbeleid Almere 2010 te herzien tot Inkoopbeleid Almere De opzet van het nieuwe Inkoopbeleid wordt gevormd door het VNG Model Inkoopbeleid; met dank aan de VNG. Als alle gemeenten deze basis volgen, is dat winst voor alle potentiële opdrachtnemers. Het maatwerk om te komen tot het specifieke Inkoopbeleid Almere 2013 is geleverd door een brede inkoopgerelateerde vertegenwoordiging vanuit de gemeentelijke organisatie. Qua inhoud heeft het nieuwe Inkoopbeleid naar aanleiding van de Aanbestedingswet 2012 een nieuw juridisch kader gekregen. In bestuurlijk opzicht (Collegeprogramma ), of ten aanzien van de gemeentelijke beleidskaders en doelstellingen is het Inkoopbeleid ongewijzigd gebleven. Zeer waarschijnlijk zullen het volgende Collegeprogramma ( )en/of de invoering van nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijn (2014/2015?) aanleiding vormen tot een integrale evaluatie en vernieuwing van het Inkoopbeleid. Dit inkoopbeleidsdocument is qua hoofdstukken als volgt ingedeeld: 2. Gemeentelijke doelstellingen: welke doelstelling heeft de gemeente Almere met inkoop? 3. Juridische uitgangspunten: hoe gaat gemeente Almere om met de relevante regelgeving op het gebied van inkoop? 4. Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat gemeente Almere om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces? 5. Economische uitgangspunten: hoe gaat gemeente Almere met betrekking tot inkoop om met de markt en Ondernemers? 6. Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt gemeente Almere in? Tot slot voor de leesbaarheid een toelichting op een aantal sleutelbegrippen in dit Inkoopbeleid. Gemeente: Inkoop: Ondernemer: Contractant: De gemeente Almere, zetelend Stadhuisplein 1, 1315 HR te Almere. (Rechts)handeling van de gemeente Almere, gericht op de verwerving van Diensten, Leveringen en/of Werken en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde Diensten, Leveringen en Werken tot gevolg hebben. Een aannemer, een leverancier of een dienstverlener. De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de gemeente Almere. Diensten, Leveringen en Werken: Zaken als bedoeld in art. 1.1 Aanbestedingswet Inkoopbeleid Almere v01apr13def.docx 3

19 2. Gemeentelijke doelstellingen De inkoopfunctie van de gemeente is een belangrijk instrument voor de doelmatigheid, integriteit en effectiviteit van de gemeente. Zo kan een professioneel inkoopapparaat bijdrage leveren aan het stimuleren van het MKB, het sluitend maken van de begroting, aan transparantie ten aanzien van gemeentelijke uitgaven, maar ook het realiseren van sociaal-maatschappelijke doelstellingen. De Gemeente wil met haar Inkoopbeleid de volgende doelstellingen realiseren: a. Rechtmatig en doelmatig. Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. De Gemeente leeft bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoopbeleid na. Daarnaast koopt de Gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven van de Gemeente moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staat centraal. De Gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot opdrachten. b. Integer, transparant en professioneel. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de Gemeente en de Contractant. De Gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces. c. Balans prijs-kwaliteit. Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteit verhouding. Uitgangspunt bij het aanbesteden van Werken, Leveringen en Diensten is dat de Gemeente selecteert op prijs-kwaliteit verhouding. Uitzonderingen op dit principe kunnen voorkomen, maar zullen worden voorzien van een motivering. d. Toegevoegde waarde. Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente Het inkoopproces moet ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen (denk hierbij ook aan het stimuleren van innovatie) en het algemene beleid van de Gemeente. e. Lean. De Gemeente stelt administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers voorop. Zowel de Gemeente als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeente streeft continue naar verlichting van deze lasten. De Gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te Inkoopbeleid Almere v01apr13def.docx 4

20 voeren. Concreet kan de Gemeente hiertoe digitaal inkopen (en aanbesteden). De Gemeente maakt daar waar mogelijk gebruik van de modellen Eigen Verklaring. f. Partnership Binnen de mogelijkheden van de Aanbestedingswet 2012, zal de gemeente ook op het terrein van inkopen en aanbesteden samenwerking aangaan met aanbestedende diensten. Een van de gemeentelijke doelstellingen betreft partnership. Zeker binnen de provincie Flevoland is de Gemeente actief pleitbezorger voor samenwerking (bijvoorbeeld kennis, ervaring en documenten delen). g. Duurzaamheid Waar de Aanbestedingswet 2012 dit toestaat, zal de gemeente samenwerking aangaan met collega aanbestedende diensten. Naast partnership en het stimuleren van innovatie is duurzaamheid, verwoord in de Almere Principles 1, ook een van de gemeentelijke doelstellingen. Dit betekent dat in te kopen producten, diensten en werken, naast de andere criteria zoveel mogelijk worden beoordeeld op basis van milieuvriendelijkheid en duurzaamheid. Meer hierover in hoofdstuk 4. Tot slot, om bovenstaande doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoopbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt. 1 Inkoopbeleid Almere v01apr13def.docx 5

21 3. Juridische uitgangspunten 3.1 Algemeen juridisch kader De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoopbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit: Aanbestedingswet 2012: dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG ( Aanbestedingsrichtlijnen ) en Richtlijn 2007/66/EG ( Recht beschermingsrichtlijn ). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en beperkt onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De Aanbestedingsrichtlijnen vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie. Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten. Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten. 3.2 Uniforme documenten De Gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. De Gemeente past bij de betreffende Inkoop in ieder geval toe: Aanbestedingsreglement werken 2012 ( ARW 2012 ); Richtsnoeren Leveringen en Diensten van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie; Uniforme klachtenregeling van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. Gids Proportionaliteit (januari 2013). Model Eigen Verklaring (maart 2013). Branche modellen, zoals UAV, UAV-GC en RAW/STABU. Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten Algemene beginselen bij Inkoop Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht De Gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten zowel boven als onder de (Europese) drempelwaarden, met een duidelijk grensoverschrijdend belang, de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht: Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden. Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet. Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar te zijn; normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn. 2 Vastgesteld door College B&W Almere d.d. 19 maart Treden in werking per 1 april Inkoopbeleid Almere v01apr13def.docx 6

22 Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden. Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Gemeente. 3.4 Algemene beginselen van behoorlijk bestuur De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel. 3.5 Grensoverschrijdend belang Voorafgaand aan een aanbesteding vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de Gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse. Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd. Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de Gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de Gemeente op haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke platforms, zoals dagbladen. 3.6 Mandaat en volmacht Inkoop en aanbesteden vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmacht regeling van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. 3.7 Afwijkingsbevoegdheid Afwijkingen van dit Inkoopbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een besluit van het College van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Inkoopbeleid Almere v01apr13def.docx 7

23 4. Ethische en ideële uitgangspunten 4.1 Integriteit Bestuurlijke en ambtelijke integriteit: De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop. De ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes, zoals neergelegd in Richtlijn Integer Handelen (8 november 2005) voor ambtenaren en andere medewerkers van de Gemeente. Voor bestuurders geldt de Gedragscode Bestuurders (2 december 2004). Integere Ondernemers: Gemeente Almere wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden. 4.2 Duurzaam Inkopen Almere Principles Duurzaam inkopen is een vorm van maatschappelijk verantwoord ondernemerschap waarbij mens, milieu en financiën in balans zijn. Bij milieu gaat het om de belasting van het milieu en (het behoud van) de natuur. Bij de mens gaat het om sociaal-maatschappelijke zaken als mensenrechten, kinderarbeid, fraude, discriminatie en dergelijke. Bij financiën gaat het om de prijs in relatie tot kwaliteit. Het beleid van de Gemeente is gericht op het bevorderen van de duurzame leefomgeving. Met de ondertekening van de deelnameverklaring d.d. 10 november 2009 geeft de Gemeente aan: de ambitie te hebben om in 2015 voor 100 procent 3 duurzaam in te kopen; in het (milieu-) jaarverslag te zullen rapporteren over concrete resultaten van duurzaam inkopen en de realisatie van bovengenoemde ambitie; mee te werken aan de Monitor Duurzaam Inkopen van het Ministerie van VROM; good practices en ervaringen met duurzaam inkopen te zullen terugkoppelen aan Agentschap.nl. ermee in te stemmen dat op de website van Agentschap.nl wordt vermeld dat haar organisatie deze verklaring heeft ondertekend. Bij inkoop en aanbesteding zal de balans tussen mens, milieu en financiën als volgt worden afgewogen: bij aanvang van elk inkooptraject worden de mogelijkheden tot duurzaam inkopen verkend; in de programma s van eisen worden duurzaamheidscriteria opgenomen, daarbij volgend: duurzaamheid wordt waar mogelijk expliciet meegenomen bij de beoordeling van leveranciers en aanbiedingen, door dit op te nemen in de selectie- en gunningcriteria; duurzaamheidafspraken vormen onderdeel van de contractuele afspraken. 3 De doelstelling 100% betekent dat een organisatie in alle publicaties van aanbestedingen en/of offerteaanvragen alle duurzaamheideisen opneemt en er daarmee voor zorgt dat het resultaat van de inkoop voldoet aan de eisen. De organisatie kan zich verantwoorden over uitzonderingen. Inkoopbeleid Almere v01apr13def.docx 8

24 4.3 SROI Inkoop vindt ook op sociaal-maatschappelijk verantwoorde wijze plaats. De Gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in het arbeidsproces. Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsre-integratie, arbeidsomstandigheden en indien passend sociaal rendement op de gemeentelijke uitgaven een belangrijke rol. De gemeente streeft ernaar daar waar mogelijk SROI (Social Return on Investment) toe te passen. Dat doet zij door bij inkoop en aanbestedingen te bekijken indien en voor zover het mogelijk is om contract compliance, of de mogelijkheid van inbesteding van werkzaamheden in het kader van de SW/werkgelegenheidsbeleid op te nemen in de inkoopbestekken. Daarnaast worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen. 4.4 Innovatie De Gemeente moedigt daar waar mogelijk innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente, binnen kaders van de aanbesteding, ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand product. Inkoopbeleid Almere v01apr13def.docx 9

25 5. Economische uitgangspunten 5.1 Product- en marktanalyse De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door indien mogelijk een product- en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het product en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. 5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk. Gemeente Almere streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers zowel tijdens als na een contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en)), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving. De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers. 5.3 Samenwerkingsverbanden - partnership De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor mogelijke samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor partnership met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving. 5.4 Kansen zonder voorrang - Lokale economie en MKB De Gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Local sourcing kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop. De Gemeente houdt bij haar Inkoop rekening met de mogelijkheden voor het MKB. Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor MKB in het oog. Dit kan de Gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria. Inkoopbeleid Almere v01apr13def.docx 10

26 6. Organisatorische uitgangspunten 6.1 Inkoop in de organisatie - verantwoordelijken Het inkoopproces wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat middels het zogenaamde gecoördineerd inkoopmodel. Dat wil zeggen dat lijnverantwoordelijken c.q. budgethouders van de Gemeente, binnen afgesproken kaders qua budget en procedurekeuze, verantwoordelijk zijn voor de eigen inkoop en aanbesteding. Gemeentelijke inkoopadviseurs adviseren en ondersteunen desbetreffende vakafdelingen/budgethouders bij de uitvoering van het inkoopproces. De aanbestedingsjuristen van de Gemeente bieden hierbij de nodige juridische ondersteuning. Het College van B&W is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoopbeleid. De portefeuillehouder Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor Inkoop. 6.2 Bepalen Inkoopprocedure Bij het bepalen van de meest passende inkoopprocedure hanteert de Gemeente concernbreed de uitgangspunten van het zogenaamde Stoplichtenmodel uit de Gids Proportionaliteit 4. De verantwoordelijk budgethouder maakt voorafgaand de definitieve keuze voor de inkooptactiek een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke financiële raming van de opdrachtwaarde. Deze raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag (EVO) De Gemeente vraagt aan één Ondernemer een offerte. Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag (MVO) De Gemeente vraagt tenminste aan drie en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte. Nationaal aanbesteden Onder de (Europese) drempelbedragen kan de Gemeente nationaal aanbesteden. De Gemeente zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging (TenderNed) plaatsen. Europees aanbesteden Boven de Europese drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Europees aanbesteden. Publicatie van de aanbesteding geschiedt op TenderNed. 6.3 Klachtenregeling De Gemeente conformeert zich aan het op 1 maart 2013 vastgestelde definitieve advies voor de Klachtafhandeling bij Aanbesteden. 6.4 Contractmanagement De Gemeente hanteert contractmanagement door input van getekende contracten en wijzigingen hierop eenduidig en actief vast te leggen, te beheren en te bewaken om de volledige benutting van contracten te faciliteren. De inzet daarbij is dat er klant - leveranciersrelaties ontstaan die gebaseerd zijn op duidelijkheid over gemaakte afspraken, procedures, samenwerking en toegevoegde waarde. 4 Gids Proportionaliteit, zie par Inkoopbeleid Almere v01apr13def.docx 11

27 ALGEMENE SUBSIDIEVERORDENING ALMERE 2011 De raad van de gemeente Almere; Gezien het voorstel van het college; Gelet op het bepaalde in de artikelen 147 en 149 van de Gemeentewet en titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht; Besluit vast te stellen: De Algemene subsidieverordening Almere Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen Artikel 1 Begripsomschrijvingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. college: college van burgemeester en wethouders van de gemeente Almere; b. jaarlijkse subsidie: subsidie die voor een jaar wordt verstrekt dan wel wordt verstrekt ten behoeve van activiteiten die (nagenoeg) een geheel jaar plaatsvinden; c. eenmalige subsidie: subsidie anders dan een jaarlijkse subsidie. Artikel 2 Reikwijdte verordening Het college kan subsidie verstrekken voor activiteiten op de volgende beleidsterreinen: a. algemeen bestuur b. openbare orde en veiligheid c. verkeer, vervoer en waterstaat d. economische zaken e. onderwijs f. kunst, cultuur en recreatie g. sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening h. volksgezondheid, natuur en milieu i. stedelijk beheer waarondervolkshuisvesting j. sport k. internationale betrekkingen l. media m. personeel n. zorg Artikel 3 Nadere regels 1. Het college kan met betrekking tot de in artikel 2 vermelde beleidsterreinen nadere regels vaststellen over: a. Activiteiten waarvoor subsidie kan worden verstrekt en de rechtspersonen of personen die daarvoor in aanmerking komen; b. Criteria om voor verstrekking van subsidie in aanmerking te komen; c. Het te verstrekken bedrag aan subsidie dan wel de wijze waarop dit bedrag wordt bepaald; d. De aanvraag van een subsidie en de besluitvorming daarover; e. De voorwaarden waaronder de subsidie wordt verleend; f. De verplichtingen van de subsidieontvanger; g. De vaststelling van de subsidie; h. De betaling van de subsidie en het verlenen van voorschotten; i. De beslistermijnen.

28 2. Aan een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid of een natuurlijk persoon kan enkel subsidie worden verstrekt indien daartoe is voorzien in nadere regels. Artikel 4. Bevoegdheid college 1. Het college is bevoegd te besluiten over het verstrekken van subsidies met in achtneming van de in de gemeentebegroting opgenomen financiële middelen en - indien de begroting nog niet is vastgesteld, dan wel goedgekeurd - onder de voorwaarde dat voldoende gelden ter beschikking worden gesteld. 2. Naast het nemen van besluiten over het verstrekken van subsidies waaronder het verlenen en vaststellen is het college bevoegd tot het nemen van besluiten over betaling, wijziging en intrekking van subsidies alsmede het opleggen van voorwaarden of verplichtingen aan de subsidieontvanger en het terugvorderen van onverschuldigd betaalde subsidiebedragen of voorschotten. 3. Het college is bevoegd bij afzonderlijk besluit dan wel bij besluit tot subsidieverlening te bepalen dat afdeling van de Algemene wet bestuursrecht geheel dan wel voor nader aangeduide onderdelen van toepassing is. Hoofdstuk 2. Subsidieplafond en begrotingsvoorbehoud Artikel 5. Subsidieplafond en begrotingsvoorbehoud 1. Het college kan jaarlijks besluiten tot het instellen van subsidieplafond(s). 2. Bij de vaststelling van een subsidieplafond wordt aangegeven op welke wijze het beschikbare bedrag wordt verdeeld. 3. Bij de bekendmaking van de subsidieplafonds wordt waar van toepassing gewezen op de mogelijkheid van verlaging en de gevolgen daarvan voor reeds ingediende aanvragen. 4. Een subsidie ten laste van een begroting, die nog niet is vastgesteld, wordt verleend onder de voorwaarde dat voldoende middelen op de begroting beschikbaar zullen worden gesteld. Hoofdstuk 3. Aanvraag van de subsidie Artikel 6. Bij aanvraag in te dienen gegevens 1. De aanvraag voor een subsidie wordt schriftelijk ingediend bij het college door middel van een door het college vastgesteld aanvraagformulier. 2. Bij een aanvraag om subsidie overlegt of vermeldt de aanvrager de volgende gegevens: a. een beschrijving van de activiteiten waar subsidie voor wordt aangevraagd; b. de doelstellingen en resultaten, die daarmee worden nagestreefd, en hoe de activiteiten aan dat doel bijdragen. In bijzonder ook in welke mate de activiteiten gericht zijn op de gemeente of haar ingezetenen en op door de gemeente vastgestelde doelen of beleidsterreinen; c. een begroting en dekkingsplan van de kosten van de activiteiten, waar de subsidie voor wordt aangevraagd. Het dekkingsplan bevat een opgave van bij andere bestuursorganen of private organisaties of personen aangevraagde subsidies of vergoedingen ten behoeve van dezelfde activiteiten, onder vermelding van de stand van zaken daarvan en andere inkomstenbronnen; d. indien van toepassing bij een jaarlijkse subsidie, de stand van de egalisatiereserve op het moment van de aanvraag; e. de meest recente versie van het jaarverslag, de jaarrekening en de balans met dien verstande dat bij een aanvraag om een jaarlijkse subsidie deze stukken enkel bij de eerste aanvraag om subsidie behoeven te worden overgelegd. 3. Het college is bevoegd ook andere dan, of slechts enkele van, de in het tweede lid genoemde gegevens te verlangen, indien die voor het nemen van een beslissing op de aanvraag noodzakelijk, respectievelijk voldoende, zijn.

29 Artikel 7. Aanvraagtermijn 1. Een aanvraag voor een jaarlijkse subsidie wordt gedaan vóór 1 oktober in het jaar voorafgaand aan het jaar waarop de subsidieaanvraag betrekking heeft. In geval de activiteiten, waarop de aanvraag betrekking heeft, gerelateerd zijn aan een schooljaar wordt de aanvraag voor de jaarlijkse subsidie gedaan vóór 1 april voorafgaand aan het schooljaar. 2. Het college kan toestemming verlenen voor het later indienen van een aanvraag dan in het eerste lid is bepaald. 3. Een aanvraag voor een eenmalige subsidie moet tenminste 8 weken vóór de aanvang van de activiteit worden ingediend maar niet eerder dan 26 weken daarvoor. Te vroeg ingediende aanvragen worden aangehouden tot de eerste dag van de periode van 26 weken welke dag als eerste dag van de aanvraag wordt beschouwd. 4. Het college kan andere termijnen stellen voor het indienen van een aanvraag voor daarbij aan te wijzen subsidies. Artikel 8. Beslistermijn 1. Het college beslist op een aanvraag voor een jaarlijkse subsidie uiterlijk vóór 1 januari van het jaar waarop de aanvraag is ingediend. Voorwaarde hiervoor is dat de aanvrager een volledige subsidieaanvraag heeft ingediend uiterlijk vóór 1 oktober van het jaar voorafgaand aan het jaar waarop de subsidie betrekking heeft. 2. Op een aanvraag die ingevolge artikel 7, eerste lid vóór 1 april moet zijn ingediend, beslist het college uiterlijk vóór 1 juli daaropvolgend. 3. In geval het college toestemming heeft verleend voor het later indienen van een aanvraag als bedoeld in artikel 7, tweede lid, beslist het college binnen 3 maanden na ontvangst van de volledige aanvraag. 4. Het college beslist op een aanvraag om een eenmalige subsidie binnen 8 weken na ontvangst van de volledige aanvraag. Indien het college hiertoe regels heeft opgesteld, beslist het college binnen 8 weken gerekend vanaf de uiterste indieningdatum. Hoofdstuk 4. Weigering van de subsidie Artikel 9. Weigeringgronden De aanvraag om subsidieverlening kan naast de in artikel 4:25, tweede lid en artikel 4:35 van de Algemene wet bestuursrecht genoemde gevallen worden geweigerd indien: a. de activiteiten van de aanvrager niet gericht zullen zijn op de gemeente of niet aanwijsbaar ten goede komen aan de ingezetenen van de gemeente; b. niet wordt voldaan aan het bepaalde in deze verordening dan wel aan de in nadere regels vastgestelde criteria om voor subsidie in aanmerking te komen; c. verstrekking van subsidie niet past binnen door het gemeentebestuur vastgesteld beleid; d. de activiteiten niet dan wel niet voldoende bijdragen aan de gemeentelijke doelstellingen; e. gegronde redenen bestaan aan te nemen dat de gelden niet of in onvoldoende mate zullen worden besteed voor het doel waarvoor de subsidie beschikbaar wordt gesteld; f. gegronde redenen bestaan aan te nemen dat de aanvrager doelstellingen beoogt of activiteiten zal ontplooien die in strijd zijn met de wet, het algemeen belang of de openbare orde; g. de aanvrager ook zonder gemeentelijke subsidieverstrekking over voldoende gelden, hetzij uit eigen middelen, hetzij uit middelen van derden kan beschikken om de kosten van de activiteiten te dekken; h. subsidiëring tot ongeoorloofde staatssteun dan wel oneerlijke concurrentie leidt; i. de subsidie is bestemd voor religieuze of politieke activiteiten; j. de aanvrager niet over voldoende kwaliteit en organisatiekracht beschikt om de voorgenomen activiteiten te organiseren.

30 Artikel 10. Wet BIBOB Het college kan voor subsidies binnen door de raad vast te stellen beleidsterreinen of onderdelen daarvan bepalen dat de gevraagde subsidie kan worden geweigerd of de verleende subsidie kan worden ingetrokken in het geval en onder de voorwaarden, bedoeld in artikel 3 van de Wet bevordering integriteitbeoordelingen door het openbaar bestuur. Hoofdstuk 5. Verlening van de subsidie Artikel 11. Verlening subsidie 1. Bij het besluit tot verlenen van de subsidie geeft het college aan op welke wijze de verantwoording van de te ontvangen subsidie plaats vindt. 2. Het college is bevoegd om verplichtingen aan het besluit tot subsidieverlening te verbinden met betrekking tot het beheer en gebruik van de subsidie. Artikel 12. Betaling en bevoorschotting 1. Indien een beschikking tot subsidievaststelling als bedoeld in artikel 16, eerste lid, onderdeel a, wordt gegeven, vindt de betaling van de gehele subsidie in één bedrag plaats. 2. Indien een beschikking tot subsidieverlening als bedoeld in artikel 16, eerste lid, onderdeel b, wordt gegeven, wordt 100% bevoorschot. 3. Indien besloten wordt tot bevoorschotting van de subsidie, worden in het besluit tot subsidieverlening, de hoogte en de termijnen van de voorschotten bepaald. Hoofdstuk 6. Verplichtingen van de subsidieontvanger Artikel 13. Tussentijdse rapportage Bij subsidies, hoger dan euro, kan het college de verplichting opleggen tot het tussentijds afleggen van rekening en verantwoording omtrent de verrichte activiteiten en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten. Artikel 14. Meldingsplicht en controle 1. De subsidieontvanger doet onverwijld melding aan het college, zodra aannemelijk is dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend, niet of niet geheel zullen worden verricht of dat niet of niet geheel aan de in de beschikking tot subsidieverlening verbonden verplichtingen zal worden voldaan. 2. Als blijkt dat niet is voldaan aan de meldingsplicht, kan het college de subsidie lager vaststellen of intrekken. 3. Het college kan de subsidieontvanger verplichten mee te werken aan een controle ten aanzien van de gesubsidieerde activiteiten en de besteding van de subsidiegelden. De subsidieontvanger dient desgevraagd bewijsstukken te overleggen. Artikel 15. Overige verplichtingen van de subsidieontvanger 1. De subsidieontvanger verricht de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend. 2. De subsidieontvanger informeert het college zo spoedig mogelijk schriftelijk over: a. besluiten of procedures die zijn gericht op de beëindiging van de activiteiten, waarvoor subsidie is verleend, dan wel ontbinding van de rechtspersoon; b. relevante wijzigingen in de financiële en organisatorische verhouding met derden; c. ontwikkelingen die er toe kunnen leiden dat aan de beschikking tot subsidieverlening verbonden voorwaarden geheel of gedeeltelijk niet kunnen worden nagekomen; d. wijziging van de statuten voor zover het betreft de vorm van de rechtspersoon, de persoon van de bestuurder(s) en het doel van de rechtspersoon. 3. De subsidieontvanger behoeft de toestemming van het college voor handelingen als vermeld in artikel 4:71 Algemene wet bestuursrecht.

31 4. De subsidieontvanger zal de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens in acht nemen. Hoofdstuk 7. Verantwoording en vaststelling van de subsidie Artikel 16. Verantwoording subsidies tot euro 1. Subsidies tot euro worden door het college: a. direct vastgesteld of; b. ambtshalve vastgesteld binnen 13 weken, nadat de activiteiten uiterlijk moeten zijn verricht. 2. Bij een ambtshalve vaststelling als bedoeld in het eerste lid, onderdeel b, kan het college de aanvrager verplichten om op de door haar aangegeven wijze aan te tonen dat de activiteiten, waarvoor de subsidie wordt verstrekt, zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen. Artikel 17. Verantwoording subsidies vanaf tot euro 1. Indien de subsidieverlening meer bedraagt dan euro, maar minder dan euro, dient de subsidieontvanger uiterlijk 13 weken na het verricht zijn van de activiteiten een aanvraag tot vaststelling in bij het college. 2. De aanvraag tot vaststelling bevat een inhoudelijk verslag, waaruit blijkt dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht. 3. Het college kan bepalen dat ook andere, of minder dan, de in dit artikel bedoelde gegevens en bescheiden die voor de vaststelling van belang zijn, worden overgelegd. Artikel 18. Verantwoording subsidies vanaf euro 1. Indien de subsidieverlening meer bedraagt dan euro, dient de subsidieontvanger een aanvraag tot vaststelling in bij het college: a. bij een eenmalige subsidie, uiterlijk 13 weken na het verricht zijn van de activiteiten; b. bij een jaarlijks verstrekte subsidie, uiterlijk vóór 1 juli in het jaar na afloop van het kalenderjaar, respectievelijk 6 maanden na het subsidietijdvak, waarvoor de subsidie is verleend. 2. De aanvraag tot vaststelling bevat: a. een inhoudelijk verslag, waaruit blijkt dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht; b. een overzicht van de activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten (financieel verslag of jaarrekening); c. een balans van het afgelopen subsidietijdvak met een toelichting daarop in geval van een jaarlijkse subsidie; d. een accountantsverklaring in geval de subsidieverlening meer bedraagt dan euro. 3. Het college kan bepalen dat ook andere, of minder dan, de in dit artikel bedoelde gegevens en bescheiden die voor de vaststelling van belang zijn, worden overgelegd. Artikel 19. Vaststelling subsidie 1. Het college stelt binnen 13 weken na ontvangst van de aanvraag tot subsidievaststelling de subsidie vast, tenzij bij nadere regels anders is bepaald. 2. Indien uit de aard van de subsidie, dan wel de verantwoording daarvan, volgt dat voor de beslissing op de vaststelling van de subsidie een langere termijn nodig is dan de in het eerste lid genoemde termijn, dan bericht het college de subsidieontvanger daarvan zo spoedig mogelijk na ontvangst van de aanvraag tot subsidievaststelling. 3. Het college kan categorieën van subsidies of subsidieontvangers aanwijzen, waarvoor de subsidie direct wordt vastgesteld zonder dat de subsidieontvanger een aanvraag voor subsidievaststelling hoeft in te dienen.

32 4. Indien de aanvraag tot subsidievaststelling niet voor het in het eerste lid genoemd tijdstip is ontvangen, gaat het college zes weken na een eenmalige rappel over tot ambtshalve vaststelling. Artikel 20. Egalisatiereserve 1. In geval al de activiteiten waarvoor een jaarlijkse subsidie is verleend overeenkomstig het besluit tot subsidieverlening zijn uitgevoerd èn de werkelijke kosten van die activiteiten lager zijn dan het bedrag waarvoor subsidie is verleend, kan het college besluiten het verschil geheel of gedeeltelijk terug te vorderen dan wel toestaan dat het verschil geheel of gedeeltelijk ten goede komt aan een afzonderlijk door de aanvrager van de subsidie te vormen dan wel reeds gevormde egalisatiereserve. 2. Een uitgave ten laste van een egalisatiereserve kan enkel worden aangewend om schommelingen op te vangen in de inkomsten en uitgaven betreffende van gemeentewege gesubsidieerde activiteiten in volgende jaren. 3. Aanwending van bedragen vanuit de egalisatiereserve voor andere doeleinden is enkel toegestaan na vooraf verkregen toestemming van het college. 4. In voorkomend geval maakt het college in het besluit tot subsidievaststelling melding van het bedrag aan subsidie dat eventueel voor desbetreffend jaar aan de egalisatiereserve mag worden toegevoegd alsmede het totaal bedrag van deze egalisatiereserve. Artikel 21. Vergoeding vermogensvorming 1. In de gevallen, bedoeld in artikel 4:41, lid 2 van de Algemene wet bestuursrecht, is de subsidieontvanger, voor zover het verstrekken van de subsidie heeft geleid tot vermogensvorming, daarvoor een vergoeding verschuldigd aan de gemeente. 2. De vergoeding is minimaal nihil, en is maximaal niet hoger dan het totale bedrag dat het college aan de subsidieontvanger heeft verstrekt. 3. Indien de subsidieontvanger zijn inkomsten geheel of in overwegende mate ontleent aan de subsidie is deze de maximale vergoeding aan de gemeente verschuldigd. 4. Indien het derde lid niet van toepassing is, wordt de hoogte van de vergoeding bepaald naar evenredigheid van de hoogte van het subsidiebedrag op het totaal van de inkomsten. 5. Bij de bepaling van de hoogte van de vergoeding wordt uitgegaan van de waarde van de vermogensbestanddelen op het tijdstip waarop de vergoeding verschuldigd wordt, met dien verstande dat in geval van ontvangst van schadevergoeding wordt uitgegaan van het bedrag dat als schadevergoeding door de subsidieontvanger wordt ontvangen. 6. Indien het onroerende zaken betreft, geschiedt de waardebepaling door een onafhankelijke deskundige. Hoofdstuk 8. Overige bepalingen Artikel 22. Afwijkende regels De bepalingen van deze verordening zijn niet van toepassing voor zo ver het betreft het verlenen, vaststellen en betalen van een subsidie ten laste van gelden die van een andere overheid zijn verkregen en waaromtrent van deze verordening afwijkende bepalingen van toepassing zijn. Artikel 23. Subsidieverslag Tenzij bij besluit van het college anders is bepaald is artikel 4:24 van de Algemene wet bestuursrecht niet van toepassing. Artikel 24. Standaardberekeningswijzen van uurtarieven en uniforme kostenbegrippen 1. Indien bij de bepaling van de subsidiabele kosten gebruik wordt gemaakt van uurtarieven, kan het college bepalen dat deze tarieven door de subsidieaanvrager

33 worden berekend met gebruikmaking van een door het college voor te schrijven standaardberekeningswijze. 2. Bij het hanteren van kostenbegrippen bij de berekening van uurtarieven wordt uitgegaan van door het college bepaalde definities. Artikel 25. Hardheidsclausule Het college kan, in bijzondere gevallen, een artikel of artikelen van deze verordening buiten toepassing laten of daarvan afwijken, met uitzondering van de artikelen 1, 2, 4 en 9 voor zover toepassing gelet op het belang van de aanvrager of subsidieontvanger leidt tot onbillijkheid van overwegende aard. Het van toepassing verklaren van dit artikel wordt gemotiveerd in het besluit. Artikel 26 Intrekking De Algemene subsidieverordening gemeente Almere 2008 wordt ingetrokken. Nadere regels als bedoeld in artikel 4 van de Algemene subsidieverordening gemeente Almere 2008 behouden met uitzondering van de Nadere regels subsidies Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling, Algemeen na intrekking van de Algemene subsidieverordening gemeente Almere 2008 hun rechtskracht totdat deze worden ingetrokken en worden tot de dag van intrekking geacht gebaseerd te zijn op deze verordening. Artikel 27. Overgangsbepalingen Aanvragen om subsidie die zijn ingediend vóór de inwerkingtreding van deze verordening en waarop nog niet is beslist, worden afgehandeld volgens de bepalingen van deze verordening. Artikel 28. Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op de dag nadat deze is bekend gemaakt. Artikel 29. Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als Algemene subsidieverordening Almere Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad, gehouden op 14 juli De raad voornoemd, De griffier, de voorzitter,

34 Bijlage VI Normenkader voor de rechtmatigheidcontrole Gemeente Almere tussentijds- versie Programma Begrotingsfunctie Wet- en regelgeving extern Verordeningen Andere raadsbesluiten Collegebesluiten Bestuur en bestuurlijke vernieuwing Bestuursorganen (t/m eerste Algemene pensioenwet politieke ambtsdragers Algemene wet bestuursrecht Gemeentewet Grondwet Wet bescherming persoonsgegevens Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen Wet gemeenschappelijke regelingen Wet openbaarheid van bestuur Europese wet- en regelgeving over staatssteun Fiscale wetgeving Wet- en regelgeving t.b.v. (Europees) aanbesteden Regeling rechtspositie burgemeesters Regeling rechtspositie wethouders Algemeen delegatiebesluit Almere 2011 Regeling outplacement gewezen wethouders Richtlijnen representatie Verordening gedragscode bestuurlijke integriteit Verordening geldelijke voorzieningen commissieleden Almere (t/m 4 e wijzigingsverordening d.d. 4 juli 2013) Verordening vergoeding onkosten burgemeester en wethouders 2007 Verordening voorzieningen raadsleden en fracties 2010 Mandaatbesluit 2005 wijzigingsbesluit d.d. 24 maart 2009 en 21e wijzigingssbesluit mandateringslijst d.d. 2 juli 2013) Mandaatbesluit gemeentesecretaris 2005 (t/m 22 e wijzigingsbesluit mandateringslijst d.d. 16 december 2013 ) Rechtspositiebesluit burgemeesters Rechtspositiebesluit raads- en

35 Programma Begrotingsfunctie Wet- en regelgeving extern Verordeningen Andere raadsbesluiten Collegebesluiten commissieleden Rechtspositiebesluit wethouders Bestuursondersteuning college van benw (ondersteuning college, communicatie, innovatie en vernieuwing) Burgerzaken (straatnaamgeving) Wet basisregistraties adressen en gebouwen Bestuurlijke samenwerking Gemeenschappelijke regeling gezamenlijke ombudsman metropool Amsterdam 2013 Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Flevoland 2008 Gemeenschappelijke regeling Werkvoorzieningsschap Tomingroep Bestuursondersteuning Raad en Rekenkamer Gemeentewet Verordening op de rekenkamer Almere (t/m 1 e wijzigingsverordening d.d. 9 juni 2005) Oudheidkunde/ musea (stadsarchief) Veiligheid Brandweer en Per 11/12/13 Gemeenschappelijke regeling -2-

36 Programma Begrotingsfunctie Wet- en regelgeving extern Verordeningen Andere raadsbesluiten Collegebesluiten rampenbestrijding Brandbeveiligingsverordening Almere 2013 Legesverordening Almere 2014 (t/m 1 e wijzigingsverordening d.d. 6 maart 2014) Veiligheidsregio Flevoland 2008 Openbare orde en veiligheid Drank- en Horecawet Gemeentewet Wet op de kansspelen Winkeltijdenwet Subsidieregeling programmafinanciering EVbeleid voor andere overheden ( ) Speelautomatenbesluit 2000 Algemene Plaatselijke Verordening 2011 (t/m 3 e wijzigingsverordening d.d. 5 juni 2014) Drank- en Horecaverordening 2002 Legesverordening Almere 2014 (t/m 1 e wijzigingsverordening d.d. 6 maart 2014) Verordening op de speelautomaten en speelautomatenhallen 2003 (t/m 2 e wijzigingsverordening d.d. 22 december 2011) Verordening Winkeltijden Almere 2011 Sport Sport Wet werk en bijstand Algemene Subsidieverordening Almere 2011 of indien van toepassing voor afrekening eerdere jaren: Algemene Subsidieverordening gemeente Almere 2008 Verordening maatschappelijke participatie

37 Programma Begrotingsfunctie Wet- en regelgeving extern Verordeningen Andere raadsbesluiten Collegebesluiten Onderwijs Openbaar basisonderwijs, huisvesting Wet op de expertisecentra Wet op het primair onderwijs Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Almere 2009 Bijzonder basisonderwijs, huisvesting Wet op de expertisecentra Wet op het primair onderwijs Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Almere 2009 Openbaar (voortgezet) speciaal onderwijs, huisvesting Wet op de expertisecentra Wet op het primair onderwijs Wet op het voortgezet onderwijs Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Almere 2009 Openbaar voortgezet onderwijs, huisvesting Wet op de expertisecentra Wet op het voortgezet onderwijs Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Almere 2009 Bijzonder voortgezet onderwijs, huisvesting Wet op de expertisecentra Wet op het voortgezet onderwijs Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Almere 2009 Gemeenschappelijke baten en lasten onderwijs Wet op de expertisecentra Wet op het primair onderwijs Wet op het voortgezet onderwijs Besluit specifieke uitkeringen gemeentelijk onderwijsachterstandenbeleid Verordening Bestuurlijk Overleg Schoolbesturen Almere Verordening Leerlingenvervoer gemeente Almere (t/m 2 e wijziging d.d. 14 juli 2011) Verordening materiële financiële gelijkstelling onderwijs gemeente Almere Uitleg bestedings- -4-

38 Programma Begrotingsfunctie Wet- en regelgeving extern Verordeningen Andere raadsbesluiten Collegebesluiten mogelijkheid specifieke uitkering aan gemeenten Besluit OAB Volwasseneneducatie Wet educatie en beroepsonderwijs Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek Wet participatiebudget Re-integratie- en participatievoorzieningen Participatiewet (volwasseneneducatie) t/m 2014 Wet participatiebudget Kinderdagopvang Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen Legesverordening Almere 2014 (t/m 1 e wijzigingsverordening d.d. 6 maart 2014) Verordening Wet Kinderopvang (t/m 1 e wijzigingsverordening d.d. 6 september 2007) Jeugd en maatschappelijke ondersteuning Huishoudelijke verzorging Wet maatschappelijke ondersteuning Verordening Adviesraad Sociaal Domein Almere (per 17 mei 2014) Verordening voorzieningen Wmo Almere Besluit tot vaststelling basistarieven voor huishoudelijke hulp Sociaal- cultureel werk Algemene Subsidieverordening Almere 2011 of indien van -5-

39 Programma Begrotingsfunctie Wet- en regelgeving extern Verordeningen Andere raadsbesluiten Collegebesluiten toepassing voor afrekening eerdere jaren: Algemene Subsidieverordening gemeente Almere 2008 Voorzieningen gehandicapten Wet maatschappelijke ondersteuning Verordening Adviesraad Sociaal Domein Almere (per 17 mei 2014) Verordening voorzieningen Wmo Almere Maatwerkvoorzieningen Natura materieel Wmo Wet maatschappelijke ondersteuning Verordening Adviesraad Sociaal Domein Almere (per 17 mei 2014) Verordening voorzieningen Wmo Almere Maatwerkvoorzieningen Natura immaterieel Wmo Wet maatschappelijke ondersteuning Verordening Adviesraad Sociaal Domein Almere (per 17 mei 2014) Verordening voorzieningen Wmo Almere Opvang en beschermd wonen Wmo Wet maatschappelijke ondersteuning Verordening Adviesraad Sociaal Domein Almere (per 17 mei 2014) Verordening eigen bijdrage maatschappelijke opvang en vrouwenopvang 2014 Verordening voorzieningen Wmo Almere Eigen bijdragen maatwerkvoorzieningen en opvang Wmo Wet maatschappelijke ondersteuning Verordening Adviesraad Sociaal Domein Almere (per 17 mei 2014) Verordening voorzieningen Wmo Almere -6-

40 Programma Begrotingsfunctie Wet- en regelgeving extern Verordeningen Andere raadsbesluiten Collegebesluiten Algemene voorzieningen Wmo en Jeugd Wet maatschappelijke ondersteuning Verordening Adviesraad Sociaal Domein Almere (per 17 mei 2014) Verordening voorzieningen Wmo Almere Eerstelijnsloket Wmo en Jeugd Wet maatschappelijke ondersteuning PGB Wmo en Jeugd Wet maatschappelijke ondersteuning Verordening Adviesraad Sociaal Domein Almere (per 17 mei 2014) Verordening voorzieningen Wmo Almere Eigen bijdragen algemene voorzieningen Wmo en Jeugd Wet maatschappelijke ondersteuning Verordening Adviesraad Sociaal Domein Almere (per 17 mei 2014) Verordening voorzieningen Wmo Almere Individuele voorzieningen Natura Jeugd Veiligheid, jeugdreclassering en opvang Jeugd Ouderbijdragen, individuele voorzieningen en opvang Jeugd -7-

41 Programma Begrotingsfunctie Wet- en regelgeving extern Verordeningen Andere raadsbesluiten Collegebesluiten Openbare gezondheidszorg Jeugdgezondheidszorg, uniform Jeugdgezondheidszorg, maatwerk Particiapatie, werk en inkomen Bijstandsverlening en inkomensvoorzieningenen subsidies Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen (IOAZ) Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijke arbeidsongeschikte werkloze werknemers (IOAW) Wet werk en bijstand Maatregelen en handhavingsverordening Publiekszaken 2012/ per 1/7/13 Maatregelen- en handhavingsverordening WWB, IOAW, IOAZ 2013 Toeslagen- en verlagingenverordening Publiekszaken 2012 (t/m 1 e wijzigingsverordening d.d. 13 juni Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 Regeling uitkeringen gemeenten Bbz 2004 voor de uitvoeringsjaren 2012 en volgende 2013) Verordening Adviesraad Sociaal Domein Almere (per 17 mei 2014) Verordening cliëntenparticipatie sociale zaken Verordening langdurigheidstoeslag Wet werk en bijstand Publiekszaken 2012 (t/m 1 e wijzigingsverordening d.d. 13 juni 2013) Per 1/2/13 Verordening verrekening bestuurlijke boete bij recidive WWB

42 Programma Begrotingsfunctie Wet- en regelgeving extern Verordeningen Andere raadsbesluiten Collegebesluiten Sociale werkvoorziening Wet sociale werkvoorziening Verordening cliëntenparticipatie Wet sociale werkvoorziening Gemeenschappelijke regeling Werkvoorzieningsschap Tomingroep Overige sociale zekerheidsregelingen vanuit het Rijk Overige sociale verzekeringswetten Gemeentelijke armoedeen schuldenbeleid Wet gemeentelijke schuldhulpverlening Wet werk en bijstand Verordening Adviesraad Sociaal Domein Almere Verordening participatie schoolgaande kinderen Publiekszaken 2012 Beleidsplan schuldhulpverlening , Schuldhulp in Almere = Schuldhulp op maat Maatschappelijke begeleiding en advies Wet gemeentelijke antidiscriminatievoorzieningen Wet maatschappelijke ondersteuning Wet tijdelijk huisverbod Besluit maatschappelijke ondersteuning Aanwijzing huiselijk geweld en eergerelateerd geweld Regiovisie huiselijk geweld Flevoland (CHECK BIJ KABINET, ZIE MAIL 4/7) Algemene Subsidieverordening Almere 2011 of indien van toepassing voor afrekening eerdere jaren: Algemene Subsidieverordening gemeente Almere 2008 Verordening Adviesraad Sociaal Domein Almere Verordening Antidiscriminatievoorziening gemeente Almere Verordening eigen bijdrage maatschappelijke opvang en vrouwenopvang

43 Programma Begrotingsfunctie Wet- en regelgeving extern Verordeningen Andere raadsbesluiten Collegebesluiten Vreemdelingen Vreemdelingenwet 2000 Wet inburgering Wet maatschappelijke ondersteuning Wet participatiebudget Regeling vrijwillige Inburgering niet-g Verordening eigen bijdrage maatschappelijke opvang en vrouwenopvang 2014 Verordening voorzieningen Wmo Almere Verordening Wet inburgering gemeente Almere 2011 Besluit inburgering Besluit brede doeluitkering sociaal, integratie en veiligheid Uitvoeringsregeling brede doeluitkering sociaal, integratie en veiligheid Re-integratie- en participatievoorzieningen Participatiewet Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen (IOAZ) Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijke arbeidsongeschikte werkloze werknemers (IOAW) Wet participatiebudget Wet sociale werkvoorziening Wet werk en bijstand Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 Reïntegratieverordening Wet werk en bijstand Publiekszaken 2012 Verordening Adviesraad Sociaal Domein Almere Verordening cliëntenparticipatie sociale zaken Verordening cliëntenparticipatie Wet sociale werkvoorziening Gemeenschappelijke Regeling Tomingroep 2008 Verordening persoonsgebonden budget begeleid werken Wet sociale werkvoorziening -10-

44 Programma Begrotingsfunctie Wet- en regelgeving extern Verordeningen Andere raadsbesluiten Collegebesluiten Regeling uitkeringen gemeenten Bbz 2004 voor de uitvoeringsjaren 2012 en volgende Gemeenschappelijke Regeling Tomingroep 2008 Opvang en beschermd wonen Wmo, maatschappelijke en vrouwenopvang Veiligheid, jeugdreclassering en opvang Jeugd (vrouwenopvang en huiselijk geweld) Overige volkshuisvesting (woonlastenfonds) Wet maatschappelijke ondersteuning Besluit maatschappelijke ondersteuning Wet maatschappelijke ondersteuning Wet tijdelijk huisverbod Besluit maatschappelijke ondersteuning Wet op de huurtoeslag Verordening eigen bijdrage maatschappelijke opvang en vrouwenopvang 2014 Verordening eigen bijdrage maatschappelijke opvang en vrouwenopvang 2014 Verordening Woonlastenfonds Almere 2012/ per 1/8/13 Verordening Woonlastenfonds Almere 2013 Publiekszaken Bestuursondersteuning college van benw (burgerjaarverslag en website Almere) Burgerzaken Burgerlijk Wetboek Gemeentewet Invorderingswet 1990 Legesverordening Almere 2014 (t/m 1 e wijzigingsverordening d.d. 6 maart 2014) Tarievennota

45 Programma Begrotingsfunctie Wet- en regelgeving extern Verordeningen Andere raadsbesluiten Collegebesluiten Kieswet Paspoortwet Rijkswet op het Nederlanderschap Wegenverkeerswet 1994 Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens/ per 6/1/14 Wet basisregistratie personen Wet op de identificatieplicht Wet rechten burgerlijke stand Wet regeling grondslag heffing rechten Nederlandse identiteitskaart tot 9/3/14 Verordening basisregistratie personen Almere (Verordening BRP) Verordening tot toekenning van presentiegeld aan leden en plaatsvervangende leden van stembureaus/ per 15/11/13 Verordening toekenning presentiegelden stembureauleden Europese privaatrechtelijke regelgeving Reglement rijbewijzen Besluit basisregistratie personen per 6/1/14 Regeling basisregistratie personen per 6/1/14 Baten secretarieleges burgerzaken Algemene wet inzake rijksbelastingen Gemeentewet Invorderingswet 1990 Legesverordening Almere 2014 (t/m 1 e wijzigingsverordening d.d. 6 maart 2014) Tarievennota 2014 Kunst en cultuur Openbaar Bibliotheekwerk Algemene Subsidieverordening Almere 2011 of indien van -12-

46 Programma Begrotingsfunctie Wet- en regelgeving extern Verordeningen Andere raadsbesluiten Collegebesluiten toepassing voor afrekening eerdere jaren: Algemene Subsidieverordening gemeente Almere 2008 Vormings- en ontwikkelingswerk Wet op het specifiek cultuurbeleid Algemene Subsidieverordening Almere 2011 of indien van toepassing voor afrekening eerdere jaren: Algemene Subsidieverordening gemeente Almere 2008 Kunst Wet op het specifiek cultuurbeleid Algemene Subsidieverordening Almere 2011 of indien van toepassing voor afrekening eerdere jaren: Algemene Subsidieverordening gemeente Almere 2008 Oudheidkunde/musea Algemene Subsidieverordening Almere 2011 of indien van toepassing voor afrekening eerdere jaren: Algemene Subsidieverordening gemeente Almere 2008 Beheer openbare ruimte en milieu Bestuursondersteuning college van benw (grote stedenbeleid) Wegen, straten en pleinen Tracéwet Wegenverkeerswet

47 Programma Begrotingsfunctie Wet- en regelgeving extern Verordeningen Andere raadsbesluiten Collegebesluiten Wegenwet Wet BDU verkeer en vervoer Regeling eenmalige uitkering spoorse doorsnijdingen Besluit administratieve bepalingen inzake het wegverkeer (BABW) Verkeersmaatregelen te land Wet administratiefrechtelijke handhaving verkeersvoorschriften Openbaar vervoer Wet personenvervoer 2000 Parkeren Gemeentewet Wegenverkeerswet 1994 Besluit wegslepen van voertuigen Legesverordening Almere 2014 (t/m 1 e wijzigingsverordening d.d. 6 maart 2014) Parkeerverordening Almere 2014 Wegsleepverordening Almere 2002 Baten parkeerbelasting Algemene wet inzake rijksbelastingen Gemeentewet Invorderingswet 1990 Verordening parkeerbelastingen Almere 2014 (t/m 1 e wijziging d.d. 3 juli 2014) Binnenhavens & waterwegen -14-

48 Programma Begrotingsfunctie Wet- en regelgeving extern Verordeningen Andere raadsbesluiten Collegebesluiten Openbaar groen & openluchtrecreatie Boswet Gemeentewet Kaderwet LNV-subsidies Monumentenwet 1988 Wet milieubeheer Archeologieverordening Overige recreatieve voorzieningen Wet op het specifiek cultuurbeleid Algemene Subsidieverordening Almere 2011 of indien van toepassing voor afrekening eerdere jaren: Algemene Subsidieverordening gemeente Almere 2008 Afvalverwijdering & - verwerking Gemeentewet Wet milieubeheer Afvalstoffenverordening Almere 2010 (t/m 1 e wijziging d.d. 28 augustus 2014) Riolering & waterzuivering Gemeentewet Waterwet Wet milieubeheer Gemeentelijk Waterhuishoudingplan (GWHP) Milieubeheer Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) Wet belastingen op milieugrondslag Wet milieubeheer Circulaire schadevergoedingen Bestedingscriteria voor vervangingsinvesteringen voor de bestedingsreserve schoner, heler en veiliger Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Flevoland & Gooi en Vechtstreek Lijkbezorging Wet op de lijkbezorging Wet werk en bijstand -15-

49 Programma Begrotingsfunctie Wet- en regelgeving extern Verordeningen Andere raadsbesluiten Collegebesluiten Baten reinigingsrechten/ afval Algemene wet inzake rijksbelastingen Gemeentewet Invorderingswet 1990 Wet milieubeheer Verordening reinigingsheffingen Almere 2014 Tarievennota 2014 Leidraad Invordering 2008 Baten rioolheffing Algemene wet inzake rijksbelastingen Gemeentewet Invorderingswet 1990 Verordening rioolheffing 2014 Tarievennota 2014 Leidraad Invordering 2008 Ruimtelijke ordening (beheerplan openbare ruimte) Overige volkshuisvesting (kosten bouwvergunningen, bouw en sloop en ontruiming woningen) Burgerlijk Wetboek Gemeentewet Huisvestingswet Uitvoeringswet huurprijzen woonruimte Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) Wet bevordering eigenwoningbezit Wet op de huurtoeslag Legesverordening Almere 2014 (t/m 1 e wijzigingsverordening d.d. 6 maart 2014) Verordening Starterslening gemeente Almere 2013/ per 22/8/14 Verordening Starterslening gemeente Almere 2014 Verordening Woonlastenfonds Almere 2012/ per 1/8/13 Verordening Woonlastenfonds Almere

50 Programma Begrotingsfunctie Wet- en regelgeving extern Verordeningen Andere raadsbesluiten Collegebesluiten Bouwvergunningen Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) Regeling omgevingsrecht Besluit omgevingsrecht Bouwverordening Almere 2007/ per 1/2/13 Bouwverordening Almere 2012 Legesverordening Almere 2014 (t/m 1 e wijzigingsverordening d.d. 6 maart 2014) Ruimte, wonen en wijken Wegen, straten en pleinen (MIPA en VSBA projecten) Verkeersmaatregelen te land (MIPA en VSBA projecten) Parkeren (MIPA en VSBA projecten) Ruimtelijke ordening Leegstandwet Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) Wet ruimtelijke ordening Legesverordening Almere 2014 (t/m 1 e wijzigingsverordening d.d. 6 maart 2014) Planschadeverordening Almere 2008 Programmaplan Almere Blauwgroene Stad Principebesluiten Financiering kwaliteitsimpuls blauwgroene gebied Besluit ruimtelijke ordening Overige volkshuisvesting (woonbeleid en particulier opdrachtgeverschap) Subsidieverordening bouwbegeleiding particulier opdrachtgeverschap Almere Verordening Starterslening gemeente Almere 2013/ per 22/8/14 Verordening -17-

51 Programma Begrotingsfunctie Wet- en regelgeving extern Verordeningen Andere raadsbesluiten Collegebesluiten Starterslening gemeente Almere 2014 Bouwgrondexploitatie Wet voorkeursrecht gemeenten Exploitatieverordening Almere 2000 Subsidieverordening bouwbegeleiding particulier opdrachtgeverschap Almere Meerjaren Perspectief Grondexploitaties Almere (MPGA) 2012/ per 6/6/13 MPGA Grondprijsbeleid 2014 Economische ontwikkeling Handel en ambacht Telecommunicatiewet Wet Markt en Overheid Telecommunicatieverordening gemeente Almere 2008 (t/m 1 e wijzigingsverordening d.d. 23 september 2010) Baten marktgelden Algemene wet inzake rijksbelastingen Gemeentewet Invorderingswet 1990 Marktverordening Almere 2005/ per 5/2/13 Marktverordening Almere 2012 Verordening marktgelden Almere 2014 Bedrijfsvoering en vastgoed Bestuursondersteuning college van benw (bedrijfsvoering, stadhuis, eigenaarsbeheer vastgoed en Almere Morgen) Handel en ambacht (commercieel vastgoed) Gemeenschappelijke baten en lasten onderwijs -18-

52 Programma Begrotingsfunctie Wet- en regelgeving extern Verordeningen Andere raadsbesluiten Collegebesluiten (gebouw ACTA/PABO) Openbaar Bibliotheekwerk (vastgoed) Vormings- en ontwikkelingswerk (De Voetnoot) Sport (sportgebouwen en zwembaden) Kunst (gebouwen) Openbaar groen & openluchtrecreatie (vastgoed) Sociaal- cultureel werk (buurtcentra) Kinderdagopvang (huisvesting en handhaving) Algemene voorzieningen Wmo en Jeugd (buurten clubhuizen) Openbare gezondheidszorg -19-

53 Programma Begrotingsfunctie Wet- en regelgeving extern Verordeningen Andere raadsbesluiten Collegebesluiten (huisvesting) Algemene baten en lasten (verdeelde loon, prijs- en areaalcompensatie en overige stelposten) Uitvoering Wet woz Algemene wet inzake rijksbelastingen Gemeentewet Invorderingswet 1990 Wet waardering onroerende zaken Lasten heffing en invordering belastingen Financiën Nutsbedrijven Mediawet 2008 Overige financiële middelen Financiële-verhoudingswet Gemeentewet Wet financiering decentrale overheden Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector Wet op de omzetbelasting 1968 Wet op het BTWcompensatiefonds Relevante wet- en Treasurystatuut 2010 Verordening ex art. 212: financiële beheersverordening gemeente Almere (Verordening op de Bedrijfsvoering 2006) (t/m 2 e wijzigingsverordening d.d. 21 oktober 2010) Verordening ex art. 213: controle (Controleverordening) (t/m 1 e wijzigingsverordening d.d. 1 februari 2007) Verordening ex art. 213a: doelmatigheids- en Kadernota Vast Activa Beleid Kadernota inzake het beleid rondom Reserves en Voorzieningen Kadernota Weerstandsvermogen Instemming inpassing werkplan en verantwoordingssystematiek in bestuurlijke P&C-cyclus Convenant Investeringsimpuls Flevoland-Almere (IFA) Nota verbonden partijen Almere

54 Programma Begrotingsfunctie Wet- en regelgeving extern Verordeningen Andere raadsbesluiten Collegebesluiten regelgeving in het kader van Single Information Single Audit Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden Regeling verantwoordingsinforma-tie specifieke uitkeringen doeltreffendheids onderzoeken (Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid 2006) Verordening gemeentegaranties Almere Besluit accountantscontrole decentrale overheden Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten Besluit EFRO programmaperiode Besluit leningvoorwaarden decentrale overheden Regeling EFRO doelstelling 2 programmaperiode Geldleningen en uitzettingen langer of gelijk aan 1 jaar Gemeentewet Wet financiering decentrale overheden Treasurystatuut 2010 Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden -21-

55 Programma Begrotingsfunctie Wet- en regelgeving extern Verordeningen Andere raadsbesluiten Collegebesluiten Besluit leningvoorwaarden decentrale overheden Uitkeringen gemeentefonds Algemene baten en lasten (onverdeelde loon-, prijsen areaalcompensatie en concernposten) Uitkering deelfonds sociaal domein Baten OZB-gebruikers Algemene wet inzake rijksbelastingen Gemeentewet Invorderingswet 1990 Wet waardering onroerende zaken Verordening onroerendezaakbelastingen Almere 2014 Tarievennota 2014 Leidraad Invordering 2008 Baten OZB-eigenaren Algemene wet inzake rijksbelastingen Gemeentewet Invorderingswet 1990 Wet waardering onroerende zaken Verordening onroerendezaakbelastingen Almere 2014 Tarievennota 2014 Leidraad Invordering

56 Programma Begrotingsfunctie Wet- en regelgeving extern Verordeningen Andere raadsbesluiten Collegebesluiten Baten hondenbelasting Algemene wet inzake rijksbelastingen Gemeentewet Invorderingswet 1990 Verordening hondenbelasting Almere 2014 Tarievennota 2014 Leidraad Invordering 2008 Baten reclamebelasting Baten precariobelasting Algemene wet inzake rijksbelastingen Gemeentewet Invorderingswet 1990 Retributie- en precarioverordening Almere 2014 Leidraad Invordering 2008 Lasten heffing en invordering belastingen (voorziening dubieuze debiteuren) Saldo van kostenplaatsen Mutaties reserves Mutaties reserves in verband met toets deelfonds sociaal domein Saldo rekening baten en lasten na bestemming -23-

57 Programma Begrotingsfunctie Wet- en regelgeving extern Verordeningen Andere raadsbesluiten Collegebesluiten -24-

58 Bijlage VIII Uitwerking solidariteit en verevening Regionaal Beleidsplan In het Regionaal Beleidsplan hebben we over solidariteit het volgende opgenomen: als Flevolandse gemeenten hechten we er aan dat we met elkaar zorgen dat de benodigde ondersteuning voor een kind of gezin indien nodig altijd geleverd kan worden. Daarom zorgen we met elkaar dat er een dekkend aanbod aan (dure) voorzieningen en specialistische hulp voor handen is. Ook zorgen we ervoor dat daar waar individuele gemeenten niet altijd voldoende buffer hebben om hele dure jeugdhulp voor een kind op te vangen, we met elkaar die buffer bieden (in de vorm van een marge van 5% die binnen de regio niet wordt verrekend). Want tegelijkertijd willen we dat een gemeente die lokaal zaken erg goed georganiseerd heeft, fors investeert in de kwaliteit van de lokale werkers, en daarmee ook de toestroom naar de zwaardere vormen van hulp weet te verminderen, beloond wordt. Andersom geldt dat natuurlijk ook. Dat betekent dat het algemene uitgangspunt blijft dat elke gemeente uiteindelijk de kosten draagt voor de hulp geboden aan de eigen kinderen. In het kader van de nadere uitwerking wordt gedacht om jaarlijks een afwijking van meer dan 5% te verrekenen (waarbij wel afspraken gemaakt moeten worden hoe de resterende middelen moeten worden besteed). Om risico s binnen de regio te kunnen invullen, wordt daarom voor het opvangen van de diverse risico s (risico verevening) een buffer van 2% aangehouden. Dit wordt in het dienstverleningshandvest verder uitgewerkt. De reservering van het hiervoor benodigde budget blijft onder lokaal beheer en verantwoordelijkheid. Centrumregeling In de centrumregeling Sociaal Domein Flevoland is in het verlengde hiervan de volgende alinea opgenomen onder artikel 6 lid 3: "Ieder jaar worden per deelnemer de voorschotten verrekend met het daadwerkelijke gebruik van die deelnemer. De verrekening methodiek wordt in het dienstverleningshandvest nader uitgewerkt, waarbij in ieder geval het volgende wordt geregeld: a. de totale kosten voor het daadwerkelijke gebruik van alle deelnemers tezamen mag het totale beschikbare budget van de deelnemers niet overschrijden; b. wanneer het totaal van voorschotten van een deelnemer minder dan 5 % afwijkt van het totale daadwerkelijke gebruik, wordt dit niet verrekend met deze deelnemer."

59 Ten aanzien van lid a wordt opgemerkt dat er maatregelen genomen zijn zoals het garanderen van 80% van de omzet van 2013 aan bestaande instellingen. Dit maakt het mogelijk om hier gedurende 2015 op bij te sturen. Daarentegen is in crisissituaties de sturing veel lastiger omdat dan onvermijdelijke kosten kunnen ontstaan, ook als dat leidt tot een overschrijding van het totale beschikbare budget van de deelnemers. Ten aanzien van lid b zijn 3 scenario s in detail uitgewerkt. In deze bijlage wordt het voor 2015 gekozen alternatief toegelicht. Met de ervaringscijfers van 2015 en na de afrekening van 2015 zal besproken worden welk alternatief voor 2016 of verder als solidair en haalbaar gezien wordt. Uitwerking gekozen scenario voor solidariteit en verevening In dit voorgestelde scenario vangen de grootste twee gemeenten (Almere en Lelystad, samen 77% van het regiobudget) naar rato de risico s van de andere vier gemeenten op (uitgaande van de afspraak dat 5% valt binnen de solidariteit). Concreet betekent dit dat Almere reserveert en Lelystad reserveert voor de solidariteit. Dronten, Urk, Noordoostpolder en Zeewolde kunnen dan (naar rato) een beroep doen op deze reservering voor de overschrijdingen op uitgaven voor de Residentiële zorg, de Jeugdbescherming en de Jeugdreclassering. Almere en Lelystad kunnen alleen een beroep doen op elkaars reservering. NB: Deze tabel laat in het rood zien welke prijs Almere en Lelystad betalen voor de solidariteitsafspraak. En in het groen staat wat de solidariteitsafspraak van 5% overschrijding (het kunnen delen van de kosten) op kan leveren. Dit is niet gelijk aan de werkelijke onder-/overschrijding op het budget. In de uitwerking voor Dronten, Noordoostpolder, Urk en Zeewolde betekent dit dat, naast de eigen reservering van 2,3%, zij minimaal een extra buffer krijgen van hetzelfde bedrag. Daarbij is deze buffer mogelijk nog hoger als geen van de anderen op een overschrijding staat. Dit loopt op tot een extra buffer van maximaal het door Almere en Lelystad gereserveerde bedrag. De scenario s zien er als volgt uit:

60

61 Scenario 5%, afgevallen Scenario variabele percentages, afgevallen