Stappen in BCF-cyclus en subsidieproces professionele maatschappelijke instellingen

Transcriptie

1 Stappen in BCF-cyclus en subsidieproces professionele maatschappelijke instellingen Cyclus Termijn Actie Instrument/hulpmiddel Maart-mei Beleidsvorming. Checken of en waar te subsidieren activiteiten/producten een plek krijgen in raadsprogramma en programmabegroting. Inhoudelijke input leveren voor 4-jarig raadsprogramma. Helder doelen beschrijven en producten op hoofdlijnen uitwerken. Begroten budget per product. Marktalyse. Op basis van alyse producten uit programmabegroting in beeld brengen welke organisaties in beeld zijn voor de uitvoering van een marktscan. Maart-mei Juni eerste jaar Juliaugustus Bepalen inkooptraject. Op basis van de alyse van type opdracht en de marktscan bepalen welke inkooptraject (subsidie of besteding) gewenst en noodzakelijk is. De afdeling OCWS doet hiervoor een eerste voorstel de hand van het afwegingsinstrument en treedt dan in overleg met de afdeling inkoop en juridische zaken. Het integrale advies over het in te zetten inkooptraject voor de diverse producten wordt ter besluitvorming het college van B&W voorgelegd. Indien gekozen wordt voor subsidie wordt tevens de bijlage van de beleidsregels, met de producten en instellingen waar een subsidierelatie mee wordt geg, ter vaststelling voorgelegd het college van B&W. Voorbereiden opdrachtformulering Afstemming producten. Bij instellingen die meerdere producten leveren, waar meerdere gemeentelijke productbeheerders bij betrokken zijn, zal inhoudelijke afstemming moeten plaatsvinden Check budgetten. Op basis van de concept programmabegroting en productbegroting zal het budget dat beschikbaar is voor de verschillende onderdelen gecontroleerd moeten worden op beschikbaarheid, juiste opme in begroting etc.. Benchmark kosten. Op basis van ervaringen in voorgde jaren, ervaringen in andere gemeenten en inzicht in de jaarrekening/kostenopbouw van de instellingen zal een beeld verkregen worden wat een redelijke kostprijs is voor de verschillende producten. Hierover kan ook in overleg getreden worden met de instellingen, c.q. de instellingen moeten de kostprijs kunnen onderbouwen. Inrichten dossier en voortgangscontrole Beleidsevaluaties Gemeentelijk format programma s Monitoring en evaluatie van jaarrapportages van instellingen. Sociale kaart. Beleids- en productevaluaties Ervaringen andere gemeenten Orienterende gesprekken instellingen 2.3 Afwegingsinstrument subsidiebesteding 3.5 bijlage Beleidsregels professionele maatschappelijke instellingen Programmabegroting en productbegroting. B.v. TRILL-systematiek en systematiek PIW. 1.4 Checklist dossier en voortgang

2 1 juni Subsidie-vraag Voorafgd Bij subsidiering zal de instelling formeel een subsidie-vraag moeten indienen voor 1 juni voorafgd het. Twee weken voor vraagtermijn (15 mei) versturen attendering voor vraag subsidie ar instelling die in de bijlage bij de beleidsregels zijn opgenomen. Checken of formele subsidie-vraag door instelling op 1 juni binnen is vergezeld van beknopte beschrijving van activiteiten waarvoor subsidie gevraagd wordt en begroting (budget) Indien er nog geen subsidie-vraag binnen is of onvolledig is zal een herinnering gestuurd moeten worden de instellingen. Indien de vullende informatie niet binnen de gestelde informatie geleverd is, dient binnen vier weken een brief verzonden te worden waarin staat dat besloten is de subsidie-vraag niet in behandeling te nemen. Juniseptember 1 september Voorafgd 1 oktober Voorafgd Het is niet de bedoeling dat de instellingen op dit moment al een uitgebreid activiteitenplan indienen. Een subsidie-vraag met daarin vermeld voor welke activiteiten zij een subsidie vragen en voor welk budget, is voldoende. Zij kunnen zich daarbij baseren op de producten en budgetten van het lopende jaar. Formulering vraagstelling Gemeente formuleert de vraag (te verwachten producten/activiteiten) instelling op basis van programmabegroting en halfjaarlijkse rapportage instelling (hiervoor wordt het vaste model gebruikt). Input leveren voor programmabegroting. zal mede op basis van de monitoring en jaarrapportage van de instelling een bijstelling van de programmabegroting plaats vinden. Vervolgens dient de bijgestelde programmabegroting weer vertaald te worden ar het model vraagbod (kolom gemeente). In het van de zal dit veel werk vergen gezien een nieuw beleid is opgesteld. In de volgende jaren betreft het voor de basisproducten veelal beperkte bijstellingen in inhoud en/of volume. De producten vragen telkens extra dacht vanwege het vernieuwende karakter. Verzenden vraagstelling Het ingevulde model (gemeentelijk kolom) wordt togestuurd de instelling. Tevens wordt dit model toegezonden per Aanbod instelling De instelling dient haar gedetailleerd bod in op basis van vraagstelling van gemeente. Hiervoor dient het vast model vraag-bod te worden gebruikt, waarbij de instelling de kolom instelling heeft gevuld. Indien het bod nog niet op 1 oktober binnen is, dient een herinnering, c.q. verzoek vullende informatie gestuurd te worden. Brief 4.1 vraag subsidie Brief 4.2 herinnering vraag Brief 4.3 vullende informatie Brief 4.4 niet in behandeling nemen vraag Jaarrapportage instelling van voorgde jaar. Programmabegroting Model vraag-bod 4.5 Brief Vraagstelling Ingevuld model vraag-bod (gemeentelijk deel) met ingevuld model vraagbod 4.3 Brief vullende informatie

3 Oktober-half Besprekingen/afspraken november voorafgd Tussen gemeente en instelling worden één of meerdere besprekingen gevoerd over het bod van de instelling. De overeengekomen afspraken worden door de gemeente vastgelegd in het model activiteitenplan door middel van ineenschuiven van de beide kolommen die door de gemeente en instelling zijn ingevuld. Het activiteitenplan wordt uiterlijk half november ter verificatie toegezonden de instelling. 31 december Subsidiebeschikking Voorafgd Vervolgens kan het besluit tot subsidieverlening (met overeengekomen activiteitenplan) worden opgesteld en in procedure gebracht. Er zal bij altijd een positieve beschikking zijn in deze fase. Wel zijn er afwijkingen t.o.v. subsidievraag en vraagstelling in budget en/of producten (overeengekomen en vastgelegd in activiteitenplan) mogelijk.. Elk kwartaal 1 juli Afwijzing van subsidie-vraag zal in principe alleen plaatsvinden op basis van: Marktscan, c.q. instelling niet opgenomen in bijlage beleidsregel als te subsidieren instelling (afwijzing begin traject) Niet voldoen formele eisen subsidie (tijdigheid en volledigheid vraag etc.) (afwijzing begin traject) Volstrekt onvoldoende bod in relatie tot gemeentelijke doelstellingen waarbij in onderhandeling met instelling geen verbeteringen zijn afgesproken (afwijzing in fase besluit subsidieverlening). Toezending besluit instelling. Opstarten betalingsregime bevoorschotting. Periodiek voortgangsoverleg Per kwartaal zal overleg tussen productbeheerder en instelling gevoerd worden over de voortgang. Halverwege het jaar vindt dit plaats de hand van de vijfmdsrapportage. Inhoud van de gesprekken is de voortgang, afwijkingen, prognose voor einde van het jaar en eventuele bijstellingen in de afspraken. Deze bijstellingen kunnen betrekking hebben op het volume van activiteiten, verschuiving van activiteiten etc.. Van belang is dat eventuele bijstellingen van afspraken schriftelijk vastgelegd worden. Vijfmdsrapportage De instelling dient voor 1 juli een tussentijdse rapportage instelling over eerste vijf mden van het subsidie jaar. Hiervoor wordt een vast model gebruikt. Inhoud van de rapportage heeft betrekking op voortgang realisatie, afwijkingen en prognose voor het einde van het jaar. Deze rapportage wordt gebruikt om de voortgang te monitoren en eventueel bij te sturen én kan als input gebruikt worden voor de bijstelling van de vraagstelling voor het volgend jaar. Indien de vijfmdsrapportage op 1 juli niet binnen is, dient een herinnering gestuurd te worden. 4.7a Brief afspraken activiteitenplan 4.7b Ingevuld model activiteitenplan 4.8 Brief verlening budgetsubsidie 4.9 Brief afwijzing budgetsubsidie model vijfmdsrapportage 4.9 Brief tussentijdse afspraken Model vijfmdsrapportage 4.10 Brief herinnering rapportages

4 Septemberdecember Tussentijdse siglering De instelling dient de gemeente direct op de hoogte te stellen van grote afwijkingen en een bijgestelde prognose te geven. Dit geldt met me in de tweede helft van het jaar gezien dan niet meer veel bijstelmogelijkheden zijn. 4.9 Brief tussentijdse afspraken Op basis van dit sigal vindt overleg en eventueel een bijstelling van de afspraken plaats. Siglen uit dit overleg kunnen gebruikt woren bij het opstellen van (een risicoparagraaf van) de 1 april 1 mei 1 juli gemeentelijke jaarrekening. Verzoek vaststelling subsidie en verantwoording De instelling dient voor 1 april een formeel verzoek voor subsidievaststelling in te dienen tezamen met de jaarrapportage (hiervoor wordt een vast model gebruikt) en de jaarrekening. Indien het verzoek subsidievasstelling en de bijbehorende rapportages op 1 april niet binnen zijn, dient een herinnering gestuurd te worden. De instelling dient bij een hogere subsidie dan ,-- een accountantsverklaring voor 1 mei in te dienen. De gemeente checkt of de accountantsverklaring compleet is en de bevindingen positief beoordeelt. Indien de accountantsverklaring op 1 mei niet binnen zijn, dient een herinnering gestuurd te worden. Subsidiebeoordeling en vaststelling De gemeente beoordeelt de hand van de eindrapportage of de afgesproken producten, zoals vastgelegd in het activiteitenplan zijn geleverd. De jaarrekening wordt slechts op hoofdlijnen bekeken. Alleen bij grote afwijkingen of onduidelijkheden wordt de jaarrekening en de accountantsverklaring grondiger bestudeerd. Op basis van de gerealiseerde tal prestatie-eenheden vindt tevens een berekening van de definitieve subsidie plaats. Afwijkingen van 5% ar beneden worden in principe niet verrekend. Op basis van een beoordeling van de jaarrapportage, jaarrekening en accountantsverklaring stelt de gemeente de subsidie vast. Tevens vindt (indien van toepassing) een verrekening van de subsidie plaats (met het laatste voorschot) of een terugvordering. De jaarrapportage wordt tevens gebruikt als input voor de bijstelling van de producten voor het volgend Model jaarrapportage 4.10 Brief herinnering rapportages 4.11 Brief subsidievasstelling

5 Januari-april Beleidsevaluatie. Eenmaal in de vier jaar vindt een uitgebreide beleidsevaluatie plaats. producten Beoordeeld wordt of het gemeentelijk beleid de beoogde effecten heeft gehad en de gesubsidieerde producten/activiteiten hebben bijgedragen de beleidsdoelstellingen. Tevens wordt de inbreng/resultaten van de gesubsidieerde instellingen geevalueerd. Voor deze beleidevaluatie worden diverse instrumenten gebruikt waaronder de jaarrapportage van de gesubsidieerde instellingen. Alyses uit de diverse onderzoeken en instrumenten worden door de gemeente opgesteld en weer gebruikt als input voor: de beleidsvorming en formulering van producten/vraagstelling voor de komende vier jaar marktalyse en bepaling welk inkoopinstrument wordt ingezet en met welke instellingen een subsidierelatie wordt geg (vast te leggen in bijlage bij de beleidsregels) Beleidsevaluaties Jaarrapportages instellingen Wijkmonitoren Vileigheidsmonitiren Burgerpanels Klanttevredenheidsonderzoeken Etc.