NOTULEN BESTUURSVERGADERING VVCM Motel de Witte Bergen te Eemnes 27 april 2005

Transcriptie

1 NOTULEN BESTUURSVERGADERING VVCM Motel de Witte Bergen te Eemnes 27 april 2005 Aanwezig: Afwezig: De heer M. Westhuis voorzitter De heer G. Bekkers penningmeester De heer W. Mul De heer G. Kampman Pascale Jongejans notuliste Mevrouw C. van Doleweerd secretaris De heer J.P. Klaver De heer T. Bijleveld 1. Opening Mannes Westhuis opent om uur de vergadering. Jan Pieter en Carola hebben zich reeds eerder afgemeld. Tom heeft dat zojuist gedaan. 2. Notulen vergadering 3 maart jl. De notulen worden goedgekeurd. Op bladzijde 3 staat de vermelding dat S& vg failliet is. Pascale checkt nogmaals of de facturen voldaan zijn. Actiepuntenlijst. Financiën: Gerard maakt afspraak voor hemzelf en Mannes met Bart. Daarna volgt afspraak met de kascommissie. Incasso: De heer Tak is failliet, daarvoor zal een andere zaak worden uitgezocht die kansrijk is. Kiekens is in behandeling. Vertaling website. Gerard heeft contacten met een beëdigd vertaalster. Gaat informeren naar de kosten. Pascale zal ook navraag doen bij haar contact. EDR: status is onbekend. Jan Pieter moet Mannes daar even over informeren. Er wordt gediscussieerd over de activiteitencommissie. Is de kleine bijeenkomst die nu wordt georganiseerd voor 12 personen wel zinvol. Moet je dit soort onderwerpen dan niet bijvoorbeeld 6 x aanbieden, gespreid over Nederland? Zodat je meer leden benaderd. Kleinschalig kan, maar daarnaast ook andere activiteiten. Mannes zal met Jan Pieter overleggen Haagse commissie: Mannes heeft gesproken met Sjoerd en Pieter. De Haagse Commissie wordt nieuw leven in geblazen. Mannes verzoekt de bestuursleden onderwerpen voor de lobbyagenda aan te dragen. Enquête: waar willen we op segmenteren. Mannes zal dit met Carola doorspreken. Jan Schneider Maassen komt niet in de opleidingscommissie. Wel uitwisseling. 3. Lustrum 2005 De uitnodiging is verstuurd en de eerste reacties komen gestaag binnen. Rond de 20 e mei moet er gecontroleerd worden wie er niet betaald hebben. Deze leden een sturen dat ze niet worden toegelaten, mits tegen contante betaling. Pascale zal de ereleden een briefje sturen dat ze gratis mogen deelnemen. De vraag volgt of er aandacht wordt besteed aan het Lustrum in de pers. De pers is in ieder geval uitgenodigd om de activiteiten overdag bij te wonen. Pascale zal aan Eveline vragen of zij maandag 2 mei met Gerard wil bellen inzake de persactiviteiten. Spreekstalmeester is Jan Willem Rikkers. De definitieve sponsorlijst is compleet. Nog een paar vraagtekens in verband met de definitieve invulling. Inzake de begroting voor het lustrum gaan de kosten binnen het budget van ,- vallen. De schatting is dat de kosten rond de ,- uit gaan komen. 1

2 Voor de invulling van het avondprogramma zijn een paar ideeën. Als Carola volgende week terug komt wordt daar verder over gesproken. 4. Algemene Ledenvergadering Er moet nog een officiële agenda de deur uit. Een van de agendapunten is de herverkiezing van Gerard als penningmeester. In de uitnodiging hier melding van maken. 1. opening 2. jaarverslag secretariaat 3. financieel jaarverslag 4. kascommissie 5. voorstel winstbestemming 6. bestuursverkiezing 7. rondvraag 8. sluiting Gerard deelt de concept jaarrekening uit en deze wordt besproken. ad 3. Liquide middelen Vordereringen let op spelling. Gerard zal dit doorgeven aan Bart. Hoe is de debiteurenstand tot stand gekomen? Is erg hoog. Gerard zal er voor zorgdragen dat daar een goede verklaring voor is. Gerard zal aan Bart vragen een specificatie van deze post te geven. Overweging voor de toekomst is om de contributie te innen via automatische incasso. Voor het Onverdeeld resultaat moet een bestemming worden gezocht. Er is nog geen rekening gehouden met de vrijval voorzieningen. In de begroting 2004 staat nog een vrijval van 5000,-. Die moet naar het onverdeeld resultaat toe. Continuïteit waarborgen = reserve opbouwen van een verenigingsjaar. Reservering doen voor opleiding is ook een suggestie. Wil een ieder hier alvast over nadenken. Overige schulden en overlopende passiva ( ) zijn vooruitbetaalde cursusgelden. Ongeveer de helft daarvan is cursusgeld. Zitten ook aardig wat docentenkosten in. Gerard zal ervoor zorgen dat hij een specificatie achter de hand heeft. Exploitatierekening Toelichting geven op opleiding CCP. Vs. Begroting Regioactiviteiten uitgaven zijn hoger. Dit is te verklaren en is ook in de ALV van december al uitgelegd. Verder geen gekke zaken hierin. Gertjan merkt op dat in bijlage kostentoewijzing een verschil zit in de saldi. Dit zijn de kosten CCP, RCM en CredIT.. De cijfers van het eerste kwartaal 2005 zitten er ook bij. De begroting 2005 zit er achter. Geen bijzonderheden. Winstbestemming: 2

3 Het voorstel is om ,- aan de opleidingen toe te kennen en 5.000,- naar CreditExpo en 5.000,- naar de opstart van de nieuwe commissies (denk aan Haagse commissie en de Fecmacommissie). De vrijval in 2005 was als volgt bestemd: 25000,- ten laste van lustrum, ,- ten laste van de opleiding, 2500,- ten laste van internet en 2500,- ten laste van de ledenactiviteiten. Volgend jaar gaan we pas weer reserve opbouwen voor het vierde lustrum. De vraag wordt gesteld of het adverteren ten behoeve van de opleiding ten laste van de voorzieningen moet komen of uit de algemene middelen van de opleidingen. Het bestuur is van mening dat het uit de algemene middelen van de opleidingen moet komen. De opleidingscommissie is van plan om te wachten tot half mei om te kijken wat er aan inschrijvingen is binnengekomen. Daarna eventueel adverteren. Dhr. Vinkeles Melchers stuurt rekeningen met opslagen voor gereden kilometers en administratiekosten etc. waar met name de penningmeester en het secretariaat veel werk mee hebben. Mannes zal Hylke hierover een brief schrijven en nog een keer duidelijk aangeven dat de VVCM een bepaalde policy heeft en dat wij toch een bepaalde mate van loyaliteit ten opzichte van de vereniging verwachten. Als Hylke zich hierin niet kan conformeren dan zal het bestuur uit gaan zien naar een andere marketingdocent. Kopie van deze brief zal Mannes aan alle bestuursleden en de opleidingscommissie sturen. 5. Opleidingscommissie De stand van zaken is door Wim naar iedereen toegestuurd. Lex van Aubel heeft positief op gereageerd op het verzorgen van de diplomauitreieking inzake de CCP. Ook hier zal een award worden gekoppeld aan de uitreiking. Atradius doet de CCM diplomauitreiking nog steeds. De opleidingscommissie is bezig met een advertentieplan voor de CCM en de CCP. Alle CCP ers krijgen uiteraard een oproep om deel te gaan nemen aan de CCM opleiding. Ed van der Nol heeft een opzet gestuurd inzake het businessplan. Het is een goede zaak om dit uit te besteden en de vaart er in te houden. Het bestuur is van mening dat het te vroeg is om met een aparte stichting te gaan is werken. Ook is een wetenschappelijk instituut voorgesteld. Daarvoor zul je toch een aantal jaren bewezen moeten hebben om continuïteit te kunnen waarborgen. De opleidingscommissie is ervan overtuigd dat ze waarschijnlijk wel partijen geïnteresseerd krijgen om mee te doen. Het bestuur is van mening dat het erg belangrijk is om down to earth te blijven, gezien het praktische karakter van het vak. Aan het bestuur de vraag of zij zich kunnen vinden in het uitbesteden van de opdracht voor een businessplan voor de toekomst. Het bestuur wil een aantal zaken helder hebben en dat is onder andere dat het vanzelfsprekend is dat het besluit tot uitvoering voorbehouden blijft aan het bestuur. Er is weerstand tegen de gedachte om de VVCM tot een exameninstituut te maken. Laten we ons voorlopig richten op het volledig zelfstandig uitvoeren van de opleidingen. Zoals het secretariaat en dan met name Carla, de ondersteuning nu biedt loopt het prima, deze koers er in houden. Het is nu goed te behappen, en het is belangrijk dat we de fase waarin we nu zitten goed evalueren en leren van hetgeen we nu doen. 3

4 4 Het bestuur stelt voor dat de opleidingscommissie een kostenindicatie geeft voor het (laten) maken van het businessplan. Graag voor de volgende vergadering een voorstel dan kan een en ander in september in werking gezet worden. Er is een gezamenlijke brief ontvangen met daarin de afmelding van de 3 kandidaat commissieleden. In deze brief, die door de voorzitter wordt voorgelezen, stellen de drie kandidaten dat ze zich niet juist bejegend voelen en teleurgesteld zijn over de wijze waarop een en ander gelopen is. De voorzitter heeft de veronderstelling dat er een absoluut verkeerd signaal is afgegeven naar deze leden toe en neemt het voorval hoog op. Wim legt uit dat er in november een oproep is gedaan naar nieuwe commissieleden. Hiervoor hebben zich toen drie leden gemeld. Op verzoek is door deze drie mensen gereageerd met het sturen van een motivatie en een c.v. Carla heeft tussentijds veel contact gehad met de drie kandidaten. Uiteindelijk is er in maart jl. een gesprek geweest met een aantal commissieleden en de kandidaten. Wim heeft toen excuses gemaakt en verteld wat de ontwikkelingen zijn en ook melding gemaakt van het feit dat het ongeveer nog een maand of twee zal duren voordat men definitief iets hoort van de commissie. De brief heeft hem dan ook verbaasd. Het bestuur heeft desalniettemin het gevoel dat er iets aan de hand is. Wim zal dit onderzoeken door alledrie de kandidaten te benaderen om na te gaan wat er aan de hand is. Gerard merkt op dat hij het een beetje vreemd vindt dat men zo zwaar is met het beoordelen van deze mensen. Mannes en Gertjan hebben hetzelfde idee. Waarom betrek je enthousiaste leden er niet direct bij? Dit moet voor de ALV uit de lucht. Er wordt aan Wim gevraagd om in het gespek in ieder geval namens het bestuur excuus maken naar deze drie leden en te kijken of zij eventueel bereid zijn zich elders in te zetten. 6. VVCM goes America Er gaat een kleinere groep weg dan zich in eerste instantie heeft aangemeld. Op het laatste moment hebben toch wel wat mensen afgehaakt. Sponsoren gaan er daarom nu ook wat anders mee om en zijn er wat minder activiteiten. Er zijn ook wat vluchten hoteltoeslagen die de prijs iets hebben opgedreven. Het bedrag zal ongeveer op 1.750,- p.p. uit gaan komen. Er is nog geprobeerd om iemand van de redactiecommissie mee te nemen voor de helft van de prijs om een en ander te verslaan. Daar is vanwege de kosten toch van af gezien. Mannes zal daarom aan Dianne Goes vragen om een dagboekje bij te houden en aan Mario Peters zal hij vragen om een verslag te maken van een aantal sessies. 7. CreditExpo Mannes deelt de brochure rond. Zien er prima uit. Deze brochure komt ook in het Engels uit. Mannes neemt een stapel mee naar Malta en zal aldaar informeren naar de aantallen die elk land nodig heeft. Vanuit Rai ontvangen we een voorstel voor een geschikt hotel inzake de Fecma council. Mannes heeft een aantal ideeen voor sprekers en workshops etc. Hij zal verder informeren of hij er achter kan komen of Neelie Smit Kroes beschikbaar is. De opzet is als volgt: Er zijn 3 mogelijkheden voor een bezoek aan de CreditExpo. 1. Standbezoek en bijwonen productpresentaties. 2. Alles onder 1, plus vakinhoudelijke workshops.

5 3. Alles onder 1 en 2. Dat is dan inclusief 2 dagen toegang, de workshops, het internationale congres en het diner. Mannes heeft heel veel ideeën over de invulling van een aantal workshops etc. Er zijn ook al een paar aanmeldingen binnen voor de platinumsponsoring. Eind mei moet er ,- aan sponsorgeld binnen zijn, anders zit er nog een kans in dat het niet doorgaat. De verwachting is echter dat het gaat lukken. De bij ons bekende sponsoren zullen volgende week benaderd worden. Pascale zal ervoor zorgen dat de bestuursleden een lijst krijgen van de aangeschreven sponsoren. Leden die deelnemen aan optie 3 krijgen 100,- korting. De Rai wil er een groot succes van maken. Er is zelfs een mogelijkheid om naar een grote zaal te gaan voor het congres, indien dit nodig mocht zijn. Pascale zal een set brochures naar Jan Schneider Maassen sturen. Mannes stuurt haar daar nog een over. Waarschijnlijk mogen de Fecma leden gratis deelnemen. Mannes is aan het overdenken of hij Tom Fagerström zal vragen het voorzitterschap op zich te nemen voor de tweede dag van het congres. 8. Vergadersystematiek Mannes doet het volgende voorstel. Om en om een vergadering met het bestuur zelf en de volgende keer het bestuur in combinatie met de commissievoorzitters. Hij heeft hiervoor drie argumenten, namelijk het beter kunnen informeren, betrokkenheid bij het grote geheel en tijdswinst. Ook zullen commissievoorzitters zich zo meer onderdeel gaan voelen uitmaken van de vereniging. Discussie volgt en de conclusie is dat om en om niet ideaal is. Besloten wordt om het als volgt te verdelen. De ene keer een vergadering met het bestuur alleen. Dit zal dan een avondvergadering zijn, waarbij verzameld wordt (voor de liefhebbers) om uur om een hapje te eten en er om uur wordt begonnen met vergaderen, tot uur. De andere keer is er dan een vergadering in combinatie met de commissievoorzitters. Start om uur, anderhalf uur vergaderen met de commissieleden en dan om uur voorzetting van de vergadering zonder commissieleden en met dus alleen het bestuur. Sluiting om uur. Voor de liefhebbers kan er daarna een hapje gegeten worden. Het secretariaat zal dit in een briefje aan de commissievoorzitters kenbaar maken. Jan Pieter moet haar even informeren wie hij aanwijst voor deze taak binnen zijn regiocoordinatoren. Het vergaderschema voor de rest van 2005 is als volgt: Woensdag 1 juni bestuur uur Donderdag 14 juli cie.vz en bestuur en van uur Woensdag 24 aug. Bestuur uur Donderdag 6 okt. Cie.vz. en bestuur en van uur Donderdag 17 nov. Bestuur uur Donderdag 15 december Algemene ledenvergadering 9. Vergoedingsprotocol vrijwilligers Wordt doorgeschoven naar de volgende vergadering. 5

6 10 Huisstijl VVCM Nakijken door Pascale: Staat Port betaald op de juiste plek op de envelop. Afmeting visitekaartjes checken. Zou mooi zijn als voor het lustrum e.e.a. op de website zou zijn aangepast in de nieuwe huisstijl. Pxl verzoeken om grafische bestanden naar Gertjan te sturen i.v.m. het aanpassen van de website. Credit Manager Prijzen zijn bij Pxl en Tijbosch opgevraagd. Verschillen niet veel van elkaar. Beiden hebben een opzet gemaakt voor een nieuwe layout. Mannes laat beide voorstellen rondgaan. Daarbij valt direct op dat het voorstel van Pxl zeer creatief is. De aanwezigen zijn ook allemaal enthousiast over de lay-out die Pxl presenteert. Mannes koppelt dit terug aan Tom. 11. Rondvraag Mannes: Enquête RHI. Uitkomsten zijn bekend maar nog niet toegestuurd aan het bestuur. In het kader van de enquête komt er morgen bij Mannes een tekst binnen. Daar wordt een drieluik van gemaakt die tijdens het lustrum wordt gepresenteerd. Mannes zal dit aan de bestuursleden toesturen. Vrijdag a.s. moet daar de terugkoppeling al van zijn. Fecmasecretariaat: Engeland stopt na mei met het voeren van het secretariaat. Zij hebben ondermeer bij Nederland en Frankrijk de vraag uitgezet of zij mogelijkheden zien om dit over te nemen. Mannes heeft dat bij Pascale nagevraagd en zij ziet daar mogelijkheden voor. Zij zorgt ervoor dat Mannes voor 5 mei a.s. een kostenindicatie ontvangt van de werkzaamheden. De inschatting is dat het gaat om ongeveer 8 uur werk per maand en 2 x per jaar een reis naar het buitenland. De bedreiging is dat de Engelsen uit gaan stappen. De beste oplossing is dan om de oude stichting te liquideren. Er zal dan een nieuwe stichting opgericht moeten worden onder het Nederlands recht. Gertjan vraagt aan Pascale om alle data op de website weer eens even te checken. De datum (woensdag 28 september) voor de golfdag is geregeld en de baan (in Ommen) is gereserveerd. CreditForce gaat dit evenement sponsoren. Mannes heeft een gestuurd inzake het deelnemen aan dit toernooi. Tom heeft daarop gereageerd. Zijn mening is dat de deelname van de CreditForceklanten niet de overhand moet krijgen. Wees daar voorzichtig mee. Mannes geeft aan dat CreditForce exclusief voor haar klanten een golfdag organiseert in mei. Vanwege het toch vaak moeilijk vol krijgen van zo een dag is zijn voorstel om de lege plekken op te vullen met klanten.. Wim geeft de suggestie dat de sponsor in ieder geval 10 plaatsen zelf in mag vullen voor zowel de clinic als de wedstrijd en als er na de inschrijving van de leden nog plaatsen over zijn deze ook naar hun toe vallen. In dit voorstel kan zich iedereen vinden. Mannes wil de intake laten gaan tot 100. Uitnodigingen via het secretariaat in de week na het lustrum. Pascale zal een voorzet voor de uitnodiging naar Mannes sturen zodat hij kan schieten. 6

7 Het takenpakket van Gertjan gaat er iets anders uitzien. Hij gaat ook de incassoactiviteiten van Atradius in Duitsland verder ontwikkelen. Zijn werkaanbod zal hierdoor groter worden en hij zal het dus drukker krijgen. Hij is nu bezig te overwegen of hij zich herkiesbaar wil stellen in december Laat dat op tijd weten, zodat het bestuur op tijd kan anticiperen. 11. Sluiting Mannes sluit om uur de vergadering. De volgende vergadering is op woensdag 1 juni We starten om uur voor degenen die wat willen eten en de vergadering is van uur tot uur in Motel de Witte Bergen te Eemnes. 7

8 8 ACTIEPUNTENLIJST NAV BESTUURSVERGADERING 27 april 2005 Datum ACTIE PUNT DOOR WIE EIND- DATUM April 04 Samenwerking website magazine Gertjan en Tom April 04 Intranet via website Gertjan Juli 04 Gesprek met Bart van der Kwast Gerard en Mannes 17, 18 mei en kascontrole 19 of 20 mei. Sept 04 Incasso afhandelen (Kiekens plus andere Gerard Nov 04 kansrijke zaak) Sept 04 Statische inhoud website bekijken plus engelse Webteam Febr 05 versie Nov 04 EDR avondbijeenkomst Jan Pieter Mrt 05 Jan 05 Enquêtevragen doen Pascale Febr 05 Mrt 05 Beleidsplan Mannes en April 05 secretariaat Mrt 05 S&vG openstaande factuur indienen Gerard Mrt 05 Mrt 05 Jan Schneider Maassen uitnodigen voor gesprek Wim Mrt 05 April 05 Facturen betaald S& vg Pascale April 05 Afspraak met Mannes, Gerard en Bart Pascale April 05 Afspraak met de kascommissie Pascale April 05 Incasso.com informeren dat ze andere zaak Pascale moeten uitzoeken April 05 Kostenindicatie opvragen vertaling website in het Engels Gerard Pascale April 05 Mannes informeren over status EDR bijeenkomst Jan Pieter April 05 Segmentatiecriteria opstellen inzake enquete Carola en Mannes April 05 Ereleden uitnodigen voor Lustrum (gratis) Pascale April 05 Na 20 mei mail naar niet betaalde leden inzake Pascale Lustrum April 05 Eveline contact laten opnemen met Gerard op 2 Pascale mei inzake persactiviteiten April 05 Uitnodiging en agenda ALV Pascale April 05 Jaarrekening conform besprokene aanpassen Gerard April 05 Toelichtingen op jaarrekening helder hebben Gerard April 05 Brief aan Hylke schrijven, kopie rondsturen Mannes April 05 Voorstel kostenindicatie businessplan opleidingen Wim April 05 3 kandidaat commissieleden bellen Wim April 05 Naam doorgeven van voorzitter Jan Pieter regiocoordinatoren April 05 Brief met vergaderschema aan commissieleden Pascale April 05 Huisstijl Pascale April 05 Terugkoppeling aan Tom layout magazine Mannes April 05 Terugkoppelen voor 29 april a.s. enquete aan Allen Mannes April 05 Ideeen aandragen voor nieuwe commissies Allen

9 Volgende vergadering Evaluatie Lustrum VVCM goes America Vergoedingsprotocol CreditExpo Algemene afspraken Presentatiesheets hand-outs maken voor bestuur Secretariaat belt niet op komen dagers na. Bijlagen bij notulen geen 9