Bibliotheek Zoutleeuw V. Betsstraat 16, 3440 Zoutleeuw T zoutleeuw.bibliotheek.be

Transcriptie

1 Bibliotheek Zoutleeuw V. Betsstraat 16, 3440 Zoutleeuw T bibliotheek@zoutleeuw.be zoutleeuw.bibliotheek.be VERSLAG VERGADERING BEHEERSORGAAN Aanwezig Verontschuldigd Afwezig Ilse Beelen (schepen van de bibliotheek) Lutgarde Denivel Fien De Plancke Michel Herremans Renée Huybrechts Jan Laporte Gaston Pulinckx (voorzitter) Elke Lambilotte (secretaris) Boudewijn Herbots (burgemeester) Henk Foriers Etienne Heeren Vanessa Peerenbooms Hilda Vandevelde José Helaers Nicole Krahy Boudewijn Herbots, sinds januari burgemeester van Zoutleeuw, wordt verwelkomd op de vergadering. 1. Verslag vorige vergadering Vragen of opmerkingen? Het verslag van de vergadering van wordt goedgekeurd. 2. Begroting 2017 goedgekeurd Het overzicht van de goedgekeurde begroting wordt getoond op het scherm. Indien gewenst ontvangen de leden aan copy van de goedgekeurde begroting digitaal. De belangrijkste punten zijn: : voor RFID zelfuitleen en herinrichting (inclusief elektriciteit, netwerkaanpassingen, inkom, ) - Ontvangstkrediet: subsidies -> euro geworden - Krediet gedrukte materialen: (scholen) en (jeugd, volw, kranten, tijdschriften): Krediet dvd s: Krediet lezingen: (2016: 1.500) 3. Project RFID zelfuitleen Het project RFID zelfuitleen wordt toegelicht aan de hand van een presentatie op het scherm. Voorbereiding project: juni 2016-april 2017

2 o Verzamelen objectieve informatie: werkbezoeken, leveranciers, VERA, infomoment RFID o Princiepsbeslissing college RFID en subsidieaanvraag: 16/03/2017 o Subsidieaanvraag 30/03/2017 en toekenning : Subsidiedossier o Inkrimping personeel noopt tot meer efficiëntie: minder routinetaken, meer kwalitatieve begeleiding o Betalingen kaart o Noodzakelijke aanpassing inkomzone o Interne communicatie: personeel, projectgroep (schepen en voorzitter), vrijwilligers, beheersorgaan o Externe communicatie: officiële opening, begeleiding leden tijdens eerste maanden, introducties klassen, handleiding, o Budgetberekening Totale projectkost: Totaal subsidiebedrag: Projectkost BIBPROJECTBUDGET uitgaven inkomsten provinciale projectsubsidies werkingsmiddelen bibregio* 0 eigen middelen deeln. gem/bib** Perceel 2 - Aturis Onderhoudscontract Labels Aturis (perceel 4) Rekken voor ingeleverde materialen Netwerkticketprinter voor reserveringsmodule incl. installatie Kosten aanpassing netwerk en elektriciteit Saldo Projectplanning: mei- juni Raamcontract RFID zelfuitleen voor Bibliotheken via VERA Autonoom Provinciebedrijf. VERA heeft als aanbestedende overheid dit raamcontract opgesteld waarbij zij optreedt als opdrachtencentrale voor lokale overheden in Vlaams-Brabant die zijn toegetreden tot Virtuele Centrumsteden (Hageland)

3 Voordelen: voordelige prijs en vermindering administratief werk want geen gunning meer uitschrijven. - Beslissing college aankoop via raamcontract: 04/05/ Aanvraag gepersonaliseerde offertes hard- en software en labels: mei-juni - Toewijzing leveranciers en bestelling: juni Vergelijking hard- en software Aturis Selfcheck 1000 Kno-Tech 2 stations all-in: 1 met bankcontact en 2 stations ingebouwd en 1 met geldautomaat beveiligingspoorten: Beveiligingspoorten Betaalautomaat extern: Totaal: Totaal: Uitvoering project: september 2017-juni 2018 o Levering labels (zomer) o Conversie software en opleiding o Taggen: aanbrengen labels openkast-collectie o Installatie en implementatie selfscans en meubels + opleiding o Testfase (lente 2018) o Start uitleen publiek (zomer 2018) Evaluatie: RFID facturen ter verantwoording en evaluatieformulier provincie ten laatste oktober 2018 RFID in Vlaams-Brabant: 16 nieuwe subsidiedossiers (allemaal Aturis) 51 RFID bibliotheken en 12 bibliotheken zonder RFID in Vlaams-Brabant vanaf 2018 Vragen leden: - Hoe zit het met de veiligheid als leden zelf verantwoordelijk zijn voor het inleveren en uitlenen? Bij het in of uitscannen verandert er iets in de RFID chip waardoor automatisch het alarm van de beveiligingspoorten afgaat als een niet uitgeleend exemplaar de Bib verlaat. - Kan de inleverbus nog dienst doen bij een RFID systeem? Ja, het personeel moet, zoals nu ook het geval is, de materialen uit de inleverbus via het RFID zelfuitleensysteem inleveren. Er bestaan intelligente (materialen worden automatisch ingeleverd) en semi-intelligente (gaat enkel open indien RFID chip voor de opening wordt gehouden) inleverbussen maar die zijn erg duur in aankoop. - Gaat de Bib kiezen voor stapel-uitleen of stuk-uitleen? De voorkeur gaat uit naar stapel-uitleen omdat dit het minst beperkend is. Met goede communicatie naar leden dat ze aantallen moeten controleren. Het beheersorgaan is de offerte van Aturis gunstig gezind. 4. Project (her)inrichting Inkom: gewijzigde circulatie door herinrichting plein voor de Bib plus folie zonnewering verhindert dat er inkijk is in de Bib. Verandering van de inkom naar leeszaal zou de een oplossing zijn voor beide situaties.

4 - inkom die naar buiten springt te duur. - sas of geen sas: geen sas is veel goedkoper, plaats besparend en visueel aantrekkelijker. Een inkom zonder sas kan wel voor meer kou en luchtverplaatsing in de Bib zorgen. - automatische schuifdeuren of gewone inkom? Gewone inkom minder duur dan automatische schuifdeuren. - een draaideur zal niet goedkoper zijn en is minder praktisch voor rolstolgebruikers indien niet automatisch aangestuurd. - de inkom naar de volwassenafdeling verplaatsen is duurder (ver van technische voorzieningen) en minder praktisch (ver van backoffice). We wachten op de offerte van All Systems om beslissing te nemen over soort inkom. Masterplan - Inkom bepaalt mee de inrichting. - Noodzakelijke herinrichting van de inkom na RFID (nieuwe compactere infobalie, positie zelfscans) en nieuwe inkom. - Werkpunten en voorstellen van plan Landmark Libraries laten uitwerken door leverancier meubilair want tijdens vorige beheersorgaan was een masterplan door Landmark Libraries te duur gebleken. - Schulz: gratis. 1 ste voorstel afgeleverd en opmerkingen doorgegeven. Het huidige voorstel van Schulz wordt getoond op het scherm en de pijnpunten worden besproken. Volgend voorstel: eind mei. - Biblidesign: incl. BTW (Prijs geldig tot 31/10/2017), gratis indien uitgevoerd. Nog niet gestart. Aflevering 1ste plan ten vroegste juni 2017 (volgens planning van eind maart) Het beheersorgaan adviseert om het tweede plan van Schulz af te wachten en daarna een beslissing te nemen over Biblidesign. 5. Werkingsverslag Bib 2016 Het werkingsverslag wordt besproken aan de hand van een presentatie op het scherm. Indien gewenst kunnen leden het werkingsverslag digitaal ontvangen. - Infrastructuur: vanaf 2018 ook RFID en betaalautomaat - Openingsuren: 17u publiek + 9u scholen op afspraak = 26u - Personeel en vrijwilligers: 1,83 FTE + 6 vrijwilligers (173u) - Leners: lichte daling, maar minder groot dan in Leners instellingen blijft op peil. Een stijging van het aantal leden is te verwachten bij de invoering van het RFID zelfuitleen systeem omdat een lidkaart noodzakelijk is om te kunnen uitlenen. - Uitleen: Zeer lichte daling na sterke daling in Meer verlengingen - Daling groter bij gedrukte materialen volwassenen dan bij jeugd - Uitleen dvd s voorlopig nog stabiel - IBL: minder aanvragen door wegvallen subsidies - Collectiebudget: Na vier magere jaren sinds 2017 weer een zeer lichte stijging van het budget. Nog steeds een van de laagste budgetten van de regio. - Activiteiten, diensten en projecten: opsomming van alle nieuwe en bestaande activiteiten en projecten. Groot aantal activiteiten in verhouding met het personeel.

5 Interessant in 2016 waren: de lezing van Lize Spit, het Digit-ontbijt i.s.m. de seniorenraad en de cd-verkoop. 6. Activiteiten 2017 Sinds een aantal jaar steeds meer activiteiten. Hierbij de planning voor 2017: - 11/01/2017-1/02/2017 Invoeren in de Uitdatabank (cursus Vormingplus) - 6/02/2017 Auteurslezing Mark Tijsmans voor het 6 de leerjaar - 8/02/ Doorlopend: wedstrijd zelfportret (Jeugdboekenmaand) - 1/03/2017 (VOLZET) Workshop striptekenen 6-9 jaar (Jeugdboekenmaand) - 6/03/2017 Auteurslezing Siska Goeminne voor het 4 de leerjaar (Jeugdboekenmaand) - 8/03/2017 (Jeugdboekenmaand) - 12/04/ /05/ /05/2017 (VOLZET) Haal meer uit je Android smartphone (cursus Vormingplus) - 29/05/2017 Apps voor smartphones en tablets (cursus Vormingplus) - 14/06/2017-1/07 31/08/2017 Leeszomer - 1/07 31/08/2017 Schatten van Vlieg - 16/10/2017 Auteurslezing Stefan Hertmans (Bibliotheekweek/Digitale Week) - 19/10/2017 Auteurslezing Johan Vandevelde voor het 1 ste middelbaar (Bibliotheekweek/Digitale Week) - 20/10/2017 Verwendag (Bibliotheekweek/Digitale Week) - 25/10 + 8/11/2017 Grafisch design? Doe het zelf met Canva! (Vormingplus/Bibliotheekweek/Digitale Week)

6 - 22/11/2017 Aan de slag met Windows 10 (Vormingplus) - 23/11/2017 Voorleesweek: Voorstelling Voor jou van mij van Pikarnel voor de 3 de kleuterklas - December 2017 Amnesty International: startmoment met Zoutleeuwe schrijvers. Nog uit te werken. Na evaluatie eventueel verlenging vanaf september (1 ste of 2 de woensdag van de maand) Niet meer tijdens vakanties en september en juni. 7. E-readers Gemeenschappelijk project Regio Hageland en Regio Leuven met subsidies provincie Het project omvat: - projectleiding Ilse Depré - 5 Kobo s met hoesje (samenaankoop) - krediet van ongeveer 270 voor e-boeken bij Standaard Boekhandel (prepaid) - opleidingen (basis en gevorderd) voor elke bibmedewerker over gebruik e-reader en e-boeken - start: vrije keuze, maar zomer is interessant. Digitaal promotiemateriaal wordt ter beschikking gesteld. - Kost: max. 500 voor alles dankzij subsidies en grotere korting door samenaankoop. - voordelen: grootletterboek en dwarsligger in één. Focus op veelgevraagde exemplaren. Upto-date producten in de Bib. To do: uitleenreglement voor e-readers (volgende vergadering) 8. Varia -eid en Apps voor lidkaart: Oplossing voor probleem dat veel leners de lidkaart niet bij hebben. eid: rijksregisternummer wordt opgenomen in lenersrecord waardoor uitlenen met eid mogelijk is. In verband met privacy en informatieveiligheid: conformiteitsverklaring inzake informatieveiligheid is in orde gebracht. Apps: lidkaart scannen in apps als ishopy, FidMe, - Schepen Ilse Beelen laat weten dat de seniorenraad vragende partij is om een Internetcafé in de Bib te organiseren. Mensen kunnen er op vaste tijdstippen terecht met vragen over internet, mail, tablet, De begeleiding zou gebeuren door een vrijwilliger van de seniorenraad, net als de organisatie en de promotie. Tijdstip: best tijdens de openingsuren. De zichtbaarheid van het internetcafé is op die manier groter en er moet geen extra personeel voorzien worden buiten de openingsuren. Beheersorgaan gaat akkoord met de organisatie van een Internetcafé door de Seniorenraad in de Bib.

7 9. Datum volgende vergadering dinsdag 13/6 om 20u