Benodigde apparatuur: Aantal stafstations Aantal paystations zelfbedieningsapparaten Made Terheijden 2 1 niet Lage Zwaluwe 1 1 niet

Transcriptie

1 Gemeente Drimmelen Invulling opgelegde bezuinigingsmaatregelen De gemeente Drimmelen heeft Theek 5 een bezuiniging op gelegd in 2012 van , en vanaf 2013 een bezuiniging van , Wethouder van Oosterhout heeft Theek 5 opdracht gegeven om berekeningen te maken van de volgende investeringen : Opgave van de kosten van de inrichting in de nieuwbouw in de brede scholen te Terheijden en Lage Zwaluwe Berekening van de kosten van implementatie van zelfbediening in de drie vaste vestigingen te Drimmelen Doorrekening van de inzet van zelfbedieningsuren en fullserviceuren in de drie vestigingen Doel is de opgelegde bezuiniging te behalen. De afspraak om deze uitwerking en berekening te presenteren is gemaakt met de wethouder en de verantwoordelijke ambtenaren. Uitgangspunten Terheijden en Lage Zwaluwe moeten meer worden dan schoolbibliotheken. Dit worden vestigingen volgens het Jeugd+ concept Bibliobus : zo lang mogelijk in stand houden, schrappen alleen als allerlaatste strohalm Neem de inzet van vrijwilligers mee, daarbij wel rekening houdend met de beperkingen i.v.m. de cao openbare bibliotheken Ontwikkelingen m.b.t. multimedia en digitalisering (* zie bijlage3 voor de stand van zaken m.b.t. e books in openbare bibliotheken) Invoering van zelfbedieningsapparatuur niet alleen in Made, ook in Terheijden en Lage Zwaluwe i.v.m. het gebruik van de bibliotheek tijdens schooltijden Meerwaarde van de Brede School meenemen bij de berekeningen, wellicht zijn ruimere openingstijden mogelijk De wethouder denkt na over het betalen van de investeringen uit de reserve van de bibliotheek in Drimmelen Zelfbedieningsapparatuur Benodigde apparatuur: Naam kern Aantal Aantal stafstations Aantal paystations zelfbedieningsapparaten Made Terheijden 2 1 niet Lage Zwaluwe 1 1 niet We kunnen besluiten geen RFID beveiligingspoorten aan te schaffen in de brede scholen en deze alleen in Made in te zetten. Behalve bovenstaande apparatuur moet rekening worden gehouden met installatiekosten, licentiekosten, aanleg van leidingen en RFID labels. In totaal zijn, na de afschrijfronde, in de drie vestigingen in totaal ca banden aanwezig. Ca. 50% daarvan moet nog worden voorzien van RFID labels (overzicht kosten in de bijlage). Vervolgens moet de gehele collectie geschikt worden gemaakt voor het zelfbedieningssysteem, door middel van het zgn. taggen. 1

2 Ten behoeve van het taggen is er per vestiging een mobiel tagstation nodig. Theek 5 heeft er 1 in eigen bezit, twee zullen er moeten worden gehuurd à 383, per maand De kosten voor het zelfbedieningsmeubel bedragen 1.500,. Daarvan moeten er 6 worden aangeschaft. De invoering van de zelfbediening leidt tot 2.286, aan jaarlijkse exploitatiekosten (exclusief afschrijvingen). Zie bijlage 1 voor een overzicht van de kosten van de invoering van zelfbediening in de gemeente Drimmelen. Collectie Op basis van het type vestiging: Naam vestiging Type vestiging Verdeling collectie Made Centrumbibliotheek : Brede collectie voor alle doelgroepen, met accenten op de meest voorkomende doelgroepen in de directe omgeving Terheijden Lage Zwaluwe Jeugdbibliotheek+ : Breed aanbod voor 0 14 jarigen, beperkt aanbod voor jongeren, volwassenen en ouderen; inclusief diensten als reserveren en afhalen voor alle leden Jeugdbibliotheek+ : Breed aanbod voor 0 14 jarigen, beperkt aanbod voor jongeren, volwassenen en ouderen; inclusief diensten als reserveren en afhalen voor alle leden 50% voor volwassenen en 50% voor jeugd 30% voor volwassenen en 70% voor jeugd 30% voor volwassenen en 70% voor jeugd Uitgangspunt bij de vaststelling van de collectie in Terheijden en Lage Zwaluwe zijn de huidige aantallen van de jeugdcollectie (70% jeugd en 30% volwassenen). Op basis daarvan wordt bepaald hoe groot de collectie voor volwassenen gaat worden in de brede scholen. In Made wordt de verhouding jeugd/volwassenen ca. 50%/50% aangehouden. Daar moet eveneens in de collectie voor volwassenen worden gesaneerd. In 2011 wordt een eerste grote start gemaakt met het bereiken van de gewenste aantallen. In 2012 zullen, indien nodig, de laatste acties daarvoor worden ondernomen. Naam vestiging Gewenste collectie Made Jeugd : Volw : Terheijden Jeugd : Volw : Lage Zwaluwe Jeugd : Volw : totaal

3 Uit oogpunt van efficiency moet er eerst worden afgeschreven voordat de materialen in de bibliotheken worden voorzien van RFID chips, het zgn. taggen. Tijdsbesteding afschrijven : op basis van ervaring m.b.t. het afschrijven van materialen zal dat ongeveer 200 personeelsuren gaan kosten. 200 x 22,00 = 4.400,- Dit kan worden opgevangen binnen de huidige begroting Collectiebudget : Als uitgangspunt hanteren we het budget en aantallen voor de jeugdcollectie, met uitzondering van kranten en tijdschriften, in 2011 en hanteren voorts de percentages voor de collectie zoals vastgesteld volgens de vestigingstypes. Dit leidt tot een besparing van ongeveer , in Zie onderstaande tabel. Naam vestiging Budget media Budget kranten en Budget media overige* tijdschriften Made in , 3.000, , Terheijden in , , Lage Zwaluwe in , , Totaal in , 6.000, , Bedrag in , 8.100, , *De post budget media overige houdt onder andere de leenrechtvergoedingen ( , in 2011, , in 2012), de vergoeding digitale media ( 6.100, ) en de vergoeding voor de landelijke centrale dienstverlening ( 1.600, ) in. Openingstijden en zelfservice uren Made: Streven is dat de zelfbediening op 1 januari 2012 operationeel is. Na de opstart en gewenningsperiode kunnen we op 1 juli 2012 starten met de zelfservice uren en fullservice uren Tijdens zelfservice uren is 1 medewerker aanwezig in de vestiging die 80% van de tijd besteedt aan backofficetaken en 20% in de frontoffice Tijdens de fullserviceuren zijn 2 en op woensdagmiddag 3 medewerkers aanwezig in de bibliotheekruimte Met ingang van 1 januari 2012 zal de bibliotheek op maandagavond gesloten zijn en zal de zelfbedieningsapparatuur geïnstalleerd zijn. Nieuwe openings Oude 3

4 uren openingsuren zelfservice Fullservice(aantal mw f.o.) maandag (2medew) woensdag (2medew) (3medew) donderdag (2medew) vrijdag (2medew) zaterdag (2medew) totaal 6 uur (28,5%) 15 uur (71,5%) 24 uur Personeelsuren nodig in de frontoffice : Zelfbedieningsuren 6x 0,2 uur = 1,2 uur Fullserviceuren 5x 2 medew en 1x 3 medew =32 uur Opstarten en afsluiten 5x per week 1 uur extra = 5 uur Totaal aantal uren F.O. = 38,2 Benodigd aantal uren in de backoffice t.b.v. werkzaamheden voor de gehele gemeente: 39,75 Totaal aantal uren per week : x 22,00 x 52 weken is : , Bovendien de kosten van de vestigingscoördinator voor deze vestiging : ,- (12 uur per week). Terheijden: Zelfbediening wordt ingevoerd in de nieuwe Brede School per ca. half augustus/1 september 2012 De bibliotheek is gedurende schooltijden altijd geopend voor gebruik door de drie basisscholen in Terheijden. Dit in goed onderling overleg tussen de basisscholen. Uitgangspunt hierbij is dat basisschool de Zonzeel hiervoor de verantwoordelijkheid neemt Tijdens schooluren wordt de bibliotheek bemand door vrijwilligers vanuit de 3 basisscholen met gebruikmaking van de zelfbedieningsapparatuur. Tijdens de schooluren worden geen kashandelingen verricht. Tijdens de schoolvakanties zal de bibliotheek niet geopend zijn tijdens de gebruikelijke schooluren Tijdens de zomervakantie is de bibliotheek 3 weken gesloten De openingsuren van de bibliotheek buiten schooltijd sluiten aan op de schooltijden en zullen fullserviceuren zijn. Uitzondering is de woensdagmiddag, gezien de uniformiteit en conform de huidige openingsuren De zaterdagopenstelling vervalt met ingang van 1 januari 2012 In de beginperiode van de invoering van zelfbediening zal wellicht een grotere bezetting in de uitlening noodzakelijk zijn Schooltijden Nieuwe openingsuren Oude openingsuren 4

5 Buiten de schooltijden Maandag (1 medew) Dinsdag Woensdag (2 medew waarvan 1 f.o. en 1 b.o. om pieken op te vangen) donderdag Vrijdag (1 medew) (2 medew waarvan 1 f.o. en 1 b.o. om pieken op te vangen) Zaterdag totaal 31,5 uur 9,5 uur 12 uur Personeelsuren nodig in de vestiging : Tijdens openingsuren buiten de schooltijden = 14 uur Opstarten en afsluiten 3x per week 0,5 uur = 1,5 uur Totaal aantal uren : 15,5 Kosten personele inzet : 15,5 x 22,00 x 52 weken is : , Bovendien de kosten van de vestigingscoördinator voor deze vestiging : 8.753, (5 uur per week). Lage Zwaluwe: Zelfbediening wordt ingevoerd in de nieuwe Brede School per ca. 1 januari 2012 De bibliotheek is tijdens schooltijden altijd geopend voor gebruik door de twee basisscholen van Lage Zwaluwe. Dit in goed onderling overleg tussen de basisscholen. Tijdens schooluren wordt de bibliotheek bemand door vrijwilligers vanuit de 2 basisscholen met gebruikmaking van de zelfbedieningsapparatuur. Tijdens de schooluren worden geen kashandelingen verricht. Tijdens de schoolvakanties zal de bibliotheek niet geopend zijn tijdens de gebruikelijke schooluren Tijdens de zomervakantie is de bibliotheek drie weken gesloten De openingsuren van de bibliotheek buiten schooltijd sluiten aan op de schooltijden en zullen fullservice zijn. Uitzondering is de woensdagmiddag, gezien de uniformiteit en conform de huidige tijden De maandagavondopenstelling vervalt met ingang van 1 januari 2012 In de beginperiode van de invoering van zelfbediening zal wellicht een grotere bezetting in de uitlening noodzakelijk zijn Schooltijden Nieuwe openingsuren Buiten de schooltijden Oude openingsuren Maandag (1 medew) Dinsdag Woensdag (1 medew) Donderdag Vrijdag (1 medew) Totaal 32 uur 6 uur 10 uur Benodigde personele inzet in de vestiging: Tijdens openingsuren buiten schooltijden = 6uur 5

6 Opstarten en afsluiten 3x per week 0,5 uur = 1,5 uur Totaal aantal uren : 7,5 Kosten personele inzet : 7,5 x 22,00x 52 weken is : 8.580, Bovendien de kosten van de vestigingscoördinator voor deze vestiging : 3.504, (2 uur per week). Totaal salariskosten in de gemeente : Made (incl. backoffice taken voor de drie , 78 uur vestigingen in de gemeente) Terheijden , 15,5 uur Lage Zwaluwe 8.580, 7,5 uur Vestigingscoördinator , 19 uur Totaal , 120 uur Huidige bezetting is 155 uur per week. Dit leidt tot een besparing van 32 uur per week x 22, per uur x 52 weken is: , op jaarbasis. Overig : Huisvesting Made: Als we in Made een bibliotheekruimte moeten huren conform marktprijs ( 100, per m2) kunnen we op basis van de huidige huursom een ruimte huren van 270 m2. Het huidige aantal m2 bedraagt 520 m2 Onderzoeken mogelijkheid om VVV onder te brengen in de bibliotheek als huurder van m2 in het huidige pand Mogelijk zijn er andere huurders zodat wij de kosten kunnen drukken, kunnen wij daarbij actieve steun van de gemeente verwachten? Centrale werkzaamheden: Wat kan/moet er vervallen? Bijvoorbeeld KBW, lezingen enz. dit bespaart kosten direct voor de vestiging evenals in de centraal uitgevoerde taken. We nemen een stelpost op van , te bezuinigen op de centraal uitgevoerde taken in Een eventuele extra bezuiniging hierop in 2013 en volgende jaren moet nog nader worden onderzocht en is ook afhankelijk van bezuinigingen in de andere gemeenten waar Theek 5 mee te maken heeft. Bibliobus: Opdracht deze zo lang mogelijk in stand te houden, kosten zijn echter per jaar (2011) Inkomsten : Als de bibliotheken in de brede scholen jeugd+ vestigingen worden met een collectie vooral gericht op de basisscholen moeten we rekening houden met een verlies van betalende leden van ca. 50%. We hebben straks nog 431 betalende leden in Terheijden en Lage Zwaluwe. (Een gemiddelde abonnementsprijs van 40, ofwel inkomstenderving van , ) Reserve: 6

7 Noodzaak van inzet van de reserve voor de implementatie zelfbediening en inrichting en aanpassingen van de vestigingen. Zie bijlage 2 voor een inschatting van de benodigde investeringen voor de drie bibliotheekvestigingen. Samenvatting realisatie bezuinigingen De genoemde bezuinigingsmaatregelen in dit document leiden naar verwachting tot de volgende bezuinigingen in 2012 en 2013: Opgelegde bezuiniging gemeente Bezuinigingsmaatregelen: Aanpassing collectie Minder personeel door invoering zelfbediening en inzet zelfservice uren Stelpost bezuiniging centrale taken en overhead Totaal Hogere exploitatiekosten/lagere inkomsten Licenties en onderhoud zelfbediening Inkomstenderving door verlies betalende leden Totaal Nog te bezuinigen Opmerkingen Ook dient er nog rekening gehouden te worden met frictiekosten ten aanzien van het personeel. Dit is nog niet in bovenstaande cijfers verwerkt. Wie gaat de frictiekosten betalen? Er is geen rekening gehouden met eventuele afschrijvingskosten naar aanleiding van de benodigde investeringen in zelfbediening en inrichting. Er is in dit financieel overzicht uitgegaan van het feit dat de investeringen worden gedekt uit het bestemmingsfonds bibliotheken gemeente Drimmelen of op een andere wijze door de gemeente wordt gefinancierd. 7

8 Bijlage 1: Overzicht investeringen invoering zelfbediening in de gemeente Drimmelen Investeringen Made Terheijden Lage Zwaluwe Totaal Afschrijvingen Toelichting Leverancier Aantal Bedrag Aantal Bedrag Aantal Bedrag Bedrag per jaar Stafstation personeel Autocheck Zelfbedieningsapparaat klanten Autocheck Betaalautomaat Xafax RFID beveiligingspoort (2 stuks) Autocheck Licentiekosten per zelfbedieningsapparaat 800,- Infor Meubilair zelfbediening Autocheck Leidingen van Loon RFID-labels Autocheck Tijdsbesteding taggen Theek Huur tagstations 1/2 jaar Autocheck Onvoorzien Totale kosten zelfbediening Made Jaarlijks Made Terheijden Lage Zwaluwe Kosten Toelichting Leverancier Aantal Bedrag Aantal Bedrag Aantal Bedrag per jaar Servicecontract paystation Xafax Onderhoud SIP2 licenties Infor Totaal TOTAAL

9 Bijlage2: Inschatting benodigde investeringen in de gemeente Drimmelen Made Terheijden Lage Zwaluwe Totaal Aantal vierkante meters INVESTERINGEN Inventaris (kasten, decoratie, lampjes, stoelen, tafels, boekenwagens, ed.) op basis van m Vloerbedekking (PM) 40,- per m Invoering zelfbediening zie specificatie Totaal investeringen INRICHTING ÉÉNMALIG Kosten verhuizing:, afvoer spullen, schoonmaak e.d. onafhankelijk van m Reserve per na storting reservering leenrechtvergoeding over verlengingen: Bij de inrichting van de bibliotheken in Terheijden en Lage Zwaluwe wordt voorzien in standaard vloerbedekking. Indien deze niet voldoet moet rekening worden gehouden met meerkosten. 9

10 10

11 Bijlage 3: Stand van zaken E BOOKS in openbare bibliotheken Laatste stand van zaken over het uitlenen van ebooks in openbare bibliotheken. EPORTAL Landelijk is er het initiatief van Eportal (NBD/Biblion en Netlibrary). Hier kunnen leden zo'n 440 ebooks en 350 luisterboeken downloaden. Helaas is het aanbod te gering en het heeft een publieksonvriendelijke navigatie. Tot nu toe hebben we hierop om bovenstaande redenen geen abonnement genomen. Zeker gezien de prijs die ervoor berekend wordt. Het laatste nieuws was: geen contractverlening met een aantal uitgevers, dus weer minder aanbod. Landelijk is men nu ook begonnen met een Stuurgroep ebooks (Stichting Bibliotheek.nl). Zij willen starten met een proeftuin voor 6 maanden media Om in de proeftuin een zo breed mogelijk publiek te trekken is een breed aanbod noodzakelijk. Daarom worden ook kinderboekenuitgevers en uitgevers van vakbladen benaderd voor deelname. Qua techniek zou aansluiting gezocht kunnen worden bij de diverse initiatieven voor e-portals, zoals van NBD/Biblion, Centraal Boekhuis en van de KB. Daarnaast hebben uitgevers en boekverkopers het initiatief genomen om te starten met een nieuwe e-portal. Om te onderzoeken welke optie het beste past bij de e-bookpropositie van bibliotheken, vinden gesprekken plaats binnen en buiten de branche." Nu maar afwachten of de uitgevers mee willen werken. EBOOKSTICK en EBOOKSTICK Yheek 5 heeft recentelijk een aanbod van NBD/Biblion ontvangen met een aanbod van ebookdisc en ebookstick. Op elk stick/disk staan 5 tot 8 titels rondom een thema. (o.a. Moorddisc, managementdisc, vrouwendisc, werelmeidendisc, Ruslanddisc) en er worden rechten afgedragen aan uitgevers en auteurs; dus uitlenen is geen probleem. Het formaat is epub en vrijwel op alle eraders te lezen (ook op ipad, iphone en ipod). Een mooi initiatief en m.n. de ebookstick is verrassend leuk voor ons publiek. Deze sticks zijn aangeschaft door Theek 5 en opgenomen in de collectie. 11