Maandelijkse rapportage [ ]

Transcriptie

1 Maandelijkse rapportage [ ] Maand [...] [ ] Datum: [..] Auteur: [ ] D.d. [ ]

2 1. Algemeen Met [ ] (hierna: [ ]) is d.d. [ ] een Beheerovereenkomst overeen gekomen waarin is bepaald dat [ ] het beheer van het activiteitencentrum, locatie Elizabeth Cady Stantonplein 1, 1102 AP Amsterdam (hierna: het activiteitencentrum) uitvoert van [ ] tot en met [ ].[ ] heeft het beheer van het activiteitencentrum in het verleden uitgevoerd over de periode [ ] tot en met [ ]. Uitgangspunt is dat het beheer van het activiteitencentrum wordt voortgezet op basis van dezelfde situatie als in [ ]. Om het beheer inzichtelijk te maken is afgesproken dat [ ] maandelijks verantwoording af legt ten aanzien van het beheer van het activiteitencentrum. In de maandelijkse rapportage worden de activiteiten die plaats hebben gevonden in de afgelopen maand in kaart gebracht. De bezettingsgraad van het activiteitencentrum dient in de rapportage te worden aangetoond. Daarnaast dienen de uitgevoerde beheeractiviteiten, de financiële resultaten en eventuele overige zaken inzichtelijk te worden gemaakt. Leeswijzer De rapportage beschrijft in hoofdstuk 2 als eerste de activiteiten die de afgelopen maand in het activiteitencentrum hebben plaats gevonden. Vervolgens wordt in hoofdstuk 3 de onderhoudsactiviteiten ten opzichte van het activiteitencentrum inzichtelijk gemaakt. Hoofdstuk 4 geeft inzicht in de financiën. In hoofdstuk 5 wordt de bezettingsgraad van het activiteitencentrum aangegeven. In hoofdstuk 6 is ruimte om overige knelpunten aan te geven. 2

3 2. Activiteiten Op grond van artikel 9.4, 1 t/m 4 e streep van de Beheerovereenkomst moet Opdrachtnemer de daadwerkelijke openingstijden van het activiteitencentrum, evenals de zaalactiviteiten en verhuringen inzichtelijk maken. In dat kader dient het als bijlage 1 aangehechte document te worden ingevuld. Instructie voor het invullen van bijlage 1 Inzichtelijk dient gemaakt te worden welke activiteit hebben plaats gevonden, in welke zaal de activiteit heeft plaats gevonden, of er begeleiding bij de activiteit aanwezig is geweest, wat de inkomsten zijn die zijn gegenereerd door de activiteit en of er gebruik is gemaakt van horeca. De ingevulde tabel dient inzichtelijk te maken op welk uur en op welke dag de activiteit plaats heeft gevonden. Als een activiteit langer heeft geduurd dan een uur, dient het woord idem in het vak onder het vak waar de aanvang van de activiteit in is genoteerd ingevuld te worden. - Activiteit - Zaal - Begeleiding - Inkomsten - Met/zonder horeca Als er twee activiteiten tegelijk in een andere zaal plaats vinden, dient de cel gesplitst te worden. Met kleur is aangegeven wat de reguliere openingstijden zijn. Activiteiten buiten de reguliere openingstijden dienen met kleur aan te geven of ze plaats hebben in opdracht van Opdrachtgever of aan te merken zijn als commerciële activiteiten. Zodoende wordt inzichtelijk voor welk deel een variabel deel verschuldigd is en voor welke uren geen variabel deel verschuldigd is. Groen is: open op schriftelijk verzoek van Opdrachtgev er. Variabel deel verschuldigd Oranje is: open ten behoeve van een commerciële activiteit. Geen variabel deel 3

4 3. Onderhoudsactiviteiten Op grond van artikel 9.3, 5 e streep van de Beheerovereenkomst moet Opdrachtnemer de onderhoudsactiviteiten inzichtelijk maken. In dat kader dient onderstaande tabel te worden ingevuld. Beheeractiviteit Korte beschrijving aanleiding activiteit Kosten 4

5 4. Financiën In het onderhavige overzicht wordt verantwoording afgelegd over de inkomsten en uitgaven met betrekking tot de kalendermaand: (in te vullen door Opdrachtnemer). Desgevraagd kan Opdrachtgever onderliggende stukken opvragen. Opbrengsten van de exploitatie Opbrengsten Verhuuropbrengsten binnen Regulier + Openingstijden Verhuuropbrengst Commerciële Activiteiten + (buiten Reguliere Openingstijden) Kosten beheer voor Commerciële Activiteiten - (buiten Reguliere Openingstijden), als bedoeld in artikel 11.2 Beheerovereenkomst i. Totaal verhuuropbrengsten + Bar-en keukenopbrengsten + Inkoopkosten van de verkochte producten (bar-en keuken), artikel 7.2 Beheerovereenkomst - ii. Totaal opbrengsten minus + inkoopkosten Totaal verhuur- en horecaopbrengsten (i+ii) artikel 8.3 onderdeel B Beheerovereenkomst Overzicht van de Beheervergoeding Vast deel Inkomsten - uitgaven [ ],-, exclusief BTW Variabel deel tbv open buiten Reguliere Openingstijden op schriftelijk verzoek van de Gemeente artikel 5.4 Beheerovereenkomst Totaal variabel deel artikel 8.3 onderdeel A Beheerovereenkomst Onderhouds-en exploitatiekosten die vallen onder artikel 6 Beheerovereenkomst 5

6 Rubriek Uitgaven Artikel 6.2 Beheerovereenkomst Gas Water Licht Huurdersonderhoud Beveiligingsapparatuur Schoonmaakkosten (excl. Arbeid) Afvalverwerking Verzekeringen Vergunningen en heffingen Kantoorkosten Telefonie Internet ICT kosten Keukenvoorraad Horecavoorraad Evt. vervangen van inventaris Totaal Uitgaven 6

7 5. Bezettingsgraad [ ] dient te streven naar een bezettingsgraad van 70% tijdens de reguliere openingstijden. De reguliere openingstijden zijn als volgt. Op maandag tot en met vrijdag dient het activiteitencentrum geopend te zijn tussen 9:00 en 22:00 uur. Dat houdt in dat het activiteitencentrum 65 openingsuren per week kent. De bezettingsgraad geldt voor geheel van het activiteitencentrum en wordt niet naar gelang zaal berekend. De bezettingsgraad dient aan de hand van de volgende formule vastgesteld te worden:100%/(maximaal aantal uren per maand) x (daadwerkelijk aantal activiteitenuren per maand 1 ) = bezettingsgraad. De bezettingsgraad in de maand [ ] bedraagt [in te vullen door [ ]]. 6. Knelpunten en overige bevindingen In dit hoofdstuk is ruimte om eventuele knelpunten en overige bevindingen naar eigen inzicht weer te geven. 1 Indien meerdere zalen gelijktijdig bezet zijn, gelden deze uren niet dubbel. 7

8 Bijlage 1 Dag Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag Zaterdag Zondag 7:00 8:00 9:00 - Activiteit - Zaal - Begeleiding - Inkomsten - Met/zonder horeca 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 19:00 20:00 21:00 22:00 23:00 24:00

9 Invulvoorbeeld tabel. Dag Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag Zaterdag Zondag 7:00 8:00 9:00 - Querido - Zaal1 - Geen begeleiding inkomsten - Met horeca Groen is: open op schriftelijk verzoek van Opdrachtgev er. Variabel deel verschuldigd 10:00 Idem 11:00 12:00 13:00 14:00 - Babysho wer - Zaal 2 - Begeleidi ng inkomste n - Zonder horeca 15:00 16:00 17:00 18:00 Oranje is: open ten behoeve van een commerciële activiteit. Geen variabel deel 9

10 19:00 20:00 21:00 22:00 23:00 24:00 10