Vergadering beheerraad

Transcriptie

1 Booischotseweg Hulshout Tel: Fax: hulshout@bibliotheek.be VERSLAG Vergadering beheerraad Datum vergadering Maandag 9 februari 2015 Aanwezig Katrijn Maelfeyt, Marcel Van Lommel, Gunther Van Rooy, Marina Clé, Meino De Bruijn Van Slooten, Gust Van den Bruel, Rist Heylen, Diana Ghys, Ilse Mariën, Hildegarde Raeymaekers, Koen Tobback, Lily Van Roosbroeck, Gunther Vleugels Afwezig/verontschuldigd Ann peeters, Marjan Verhaegen Verslaggever Hanne De Vos Start: uur Voor de vergadering van start gaat wordt het ontslag van Elias De Wever aangekondigd. Ilse Mariën zal vanaf nu de vergaderingen bijwonen in zijn plaats. Haar aanstelling als nieuw lid van de beheerraad moet nog op de gemeenteraad komen dus vandaag woont ze de vergadering bij als nietstemgerechtigd lid. 1) Goedkeuring verslag vorige vergadering: Het verslag van 5 november 2014 wordt goedgekeurd. 2) #iedereen bibliothecaris: Stand van zaken In vorige vergaderingen werd het concept van de actie #iedereen bibliothecaris al besproken. Nu wordt er nog eens kort een stand van zaken gegeven. De maanden zijn allemaal verdeeld onder de verenigingen, ook de zomermaanden werden opgevuld. Het overzicht ziet er als volgt uit: Maand Welke vereniging is bibliothecaris? Ideeën/activiteiten/planning voor de maand December 14 KVLV Hulshout Workshops (glas decoreren, breien voor kinderen ), voorlezen, filmvoorstelling en tentoonstelling. Januari 15 Fanfare EMM Hulshout Openbare repetities tijdens de openingsuren. 1

2 Februari 15 Davidsfonds Hulshout Zoektocht voor kinderen rond vikings, boekenverkoop. Maart 15 KWB Hulshout April 15 OKRA Hulshout Tentoonstelling met grootletterboeken en luisterboeken, kaartnamiddagen, spelotheek. Mei 15 Gezinsbond Houtvenne Iets rond week van de opvoeding Juni 15 Ziekenzorg Hulshout Juli 15 Toneelkring De Hulst Augustus 15 Willemsfonds Hulshout September 15 Born2Act Oktober 15 Femma Hulshout De voorbije maanden waren al een succes voor de bib. Er komen mensen over de vloer die er anders misschien niet komen en aan de balie krijgen we positieve reacties van andere leners. 2

3 In mei is de Gezinsbond bibliothecaris en ze zouden iets willen doen rond de week van de opvoeding (16 tot 23 mei). Hierbij zouden ze graag vlaggetjes uitdelen aan de kinderen die deze week in de bib komen. Marina Clé vraagt of de bibliothecaris kan inschatten hoeveel kinderen er tijdens die week langskomen. Moeilijk om zo op te antwoorden dus de bibliothecaris belooft het na te kijken. Die week krijgen we acht klassen over de vloer (+/- 160 kinderen), als we dan nog wat voorzien voor de kinderen die buiten de school om naar de bib komen dan zou ik 200 vlaggetjes bestellen. De vraag wordt gesteld of het een project is dat zich beperkt tot dit jaar. Dit was wel de oorspronkelijke bedoeling maar de bib hoopt dat het de samenwerking met verenigingen wel stimuleert. Eventueel kunnen we het volgend jaar verderzetten, indien er nog interesse moest zijn van verenigingen. 3) Besparingen Provincie In december 2014 kregen we een brief van de provincie waarin ze hun plannen rond dienstverlening streekgericht bibliotheekbeleid vanaf 2015 uit de doeken doen. Ook de provincies ontsnappen niet aan besparingen. We overlopen de brief. De provincie blijft investeren in het Provinciaal Bibliotheeksysteem (PBS), de gemeenschappelijke catalogus. Ook op de subsidies voor intergemeentelijke culturele samenwerking kunnen gemeenten in 2015 nog beroep doen. Wij gaan proberen dit met de werkgroep bibliotheken van Kempens Karakter te doen. We werken momenteel aan een subsidiedossier rond moeilijk bereikbare doelgroepen waaronder de aankoop van een laptopklas en de samenaankoop van grootletterboeken en luisterboeken vallen. Vanaf 2015 is er geen budget meer voor subsidies voor interbibliothecair leenverkeer (IBL) en bibliotheekinnovatie door middel van zelfuitleenbalies. Het wegvallen van de subsidies voor IBL heeft voor ons financiële gevolgen. Een IBL versturen kost al snel 7 euro, postkosten alleen en dan rekenen we nog geen werkuren mee voor opzoeking, klaarmaken van pakketje... Gebruikers betalen voor een aanvraag bij ons 1,50 euro, wat de kosten niet dekt. Als we kijken naar de cijfers van 2013 gaat het voor Hulshout over 161 eigen aanvragen en 266 leveringen aan andere bibliotheken, waar we normaal een subsidie van 1305,50 euro voor zouden gekregen hebben. Vanuit de sector is er algemene ontgoocheling over het wegvallen van de subsidies en eensgezindheid wat betreft het behouden van deze service. De bibliothecarissen hopen met een schrijven vanuit de sector de provincie duidelijk te maken dat de IBL s voor ons belangrijk zijn. Hoe we in de toekomst gaan werken is nog onzeker. Impala, de software die gebruikt wordt om de aanvragen te doen en op te volgen zal na november 2015 ook niet langer betaald worden door de provincie. De bibliothecarissen van regio Kempen willen wel graag vasthouden aan deze software. We bespreken samen het belang van deze service. De voorzitter verduidelijkt dat de IBL voornamelijk bedoeld is om gespecialiseerde werken aan te vragen en net daarom is de service interessant voor kleine bibliotheken. Die zijn beperkt in collectiebudget en plaats om de collectie onder te brengen en kunnen via IBL hun gebruikers toch bijna alle werken aanbieden. De bibliothecaris vertelt dat de IBL-service ook vaak gebruikt wordt voor auteurslezingen. Als er boekenpakketten gemaakt worden rond een bepaalde auteur worden er boeken van deze auteur opgevraagd bij andere bibliotheken, om zo elke klas een goed gevuld pakket aan te bieden. De uitwisseling gebeurt in dat geval via vergaderingen dus hier zijn geen postkosten. 3

4 Enkele leden van deze raad vragen zich af of door het IBL-systeem onze boeken vaak weg zijn naar andere bibs en we hierdoor onze eigen leners tekort doen. De bibliothecaris en de voorzitter relativeren. Recente werken worden al niet opgestuurd en IBL s mogen ook niet verlengd worden dus ze zijn hoogstens drie weken weg. Dat de subsidies voor bibliotheekinnovatie wegvallen is voor ons ook jammer. De RFID-systemen zijn duur en zonder subsidies is de kans kleiner dat we mee op de kar kunnen springen. Het stopzetten van het project Integraal collectiebeheer en het project Makkelijk Lezen Pleinen is jammer maar treft ons niet meteen. Een Makkelijk Lezen Plein hadden we wel graag gehad maar is op de huidige locatie niet mogelijk. Er is te weinig plaats om een apart, in het oog springend rek te zetten. De samenwerking met Inovant stopt. Dit betekent dat het gedaan is met het gratis aanbod rond vorming, opleiding en consultancy. Het digitaal kenniscentrum Dokeos wordt herzien. Dit is een online platform waar bibliotheekmedewerkers kennis kunnen delen. Het bevat een forum waar je vragen kan stellen maar er worden ook documenten gepost die betrekking hebben op opleidingen, auteurslezingen, vergaderingen De voorzitter en de bibliothecaris merken op dat Dokeos niet zo vaak gebruikt wordt en dus ook niet erg hard gemist zal worden moest het wegvallen. Vlaanderen Schepen Rist Heylen vertelt dat er dan eindelijk toch een officieel schrijven is geweest i.v.m. de Vlaamse besparingen. Bibliotheken zullen rond de 5 % moeten besparen. Hoe wij dit gaan doen is nog niet beslist. Nadat An van der Borght terug is uit zwangerschapsverlof zal er een voorstel worden uitgewerkt dat we jullie bij een volgende bijeenkomst zullen voorleggen. 4) Reglement vrijetijdspas Hulshout wil graag starten met een vrijetijdspas. Met deze pas willen we kwetsbare groepen korting geven op vrijetijdsactiviteiten. Een eerste voorstel van reglement ligt voor. We geven nog mee dat dit de eerste stap is. Naar de toekomst toe hopen we ook verenigingen bereid te vinden om kortingen te geven aan mensen met de vrijetijdspas. Verenigingen betrekken zouden we bv. kunnen doen door dit te integreren in de cultuursubsidies of door een systeem te hanteren waarbij X % door de gemeente betaald wordt en X % door de vereniging gedragen wordt. Dit zijn denkpistes die verder moeten worden onderzocht. Nu willen we reeds starten met de gemeentelijke activiteiten. Iedereen kan zich vinden in dit reglement. 5) Aanpassingen retributiereglement Vanuit de cluster vrije tijd werd gevraagd de vraag nog eens voor te leggen om toch de leeftijd voor het toekennen van seniorenkorting te verlagen naar 55+. In een vorige vergadering werd beslist dit voor activiteiten wel te doen maar het gratis lidmaatschap zouden we behouden vanaf 60+. De cluster vrije tijd vindt uniformiteit erg belangrijk en hoopt dat wij er nog eens willen over nadenken. Hoewel er begrip is voor de noodzaak aan uniformiteit wordt toch beslist de leeftijd voor het krijgen van gratis lidmaatschap niet te verlagen naar 55. Volgende argumenten worden aangehaald: 4

5 -Inkomsten die we mislopen. Redelijk veel leners zitten in de leeftijdscategorie 55 tot 60. -Men vraagt zich af waarom de leeftijd om kortingen te geven zo laag moet liggen. Uiteindelijk zijn 55-plussers vaak niet diegenen die 2,50 euro moeilijk kunnen missen. Vaak zijn ze kapitaalkrachtiger dan jongeren (huis afbetaald, kinderen het huis uit ). Met de besparingen van de provincie in het achterhoofd bekijken we ook het tarief voor het aanvragen van een IBL. Momenteel kost een IBL-aanvraag de lener 1,50 euro. We bekijken of de prijs moet worden opgetrokken. Omdat er nog veel onduidelijkheid heerst over de toekomst van IBL, impala en hoe de bibliothecarissen dit gezamenlijk willen aanpakken wordt er beslist de prijs (voorlopig) op 1,50 euro te houden. Er wordt wel al gezegd dat mensen die een boek echt nodig hebben, het niet erg zullen vinden om meer te betalen dan 1,50 euro. Ook het idee van één bibkaart voor alle bibliotheken komt hier ter sprake. Momenteel kunnen leners met hun digitale identiteitskaart wel bijna in elke bib uitlenen en met deze kaart krijg je toegang tot de Mijnbibliotheek-service. Kosten voor lidmaatschap en retributies overal gelijk te maken zou mooi zijn maar dat zit er niet meteen aan te komen. Ook de komst van de vrijetijdspas vraagt om een aanpassing in ons retributiereglement. Kennen we een korting toe aan mensen met een vrijetijdspas als het gaat om bibliotheeklidmaatschap? Iedereen is akkoord om een korting toe te kennen op lidmaatschapskost voor mensen met een vrijetijdspas. We bekijken de mogelijkheden. Ofwel maken we het gratis, ofwel vragen we de helft (1,25 euro). In het reglement van de vrijetijdspas staat De vrijetijdspas geeft recht op een korting van 50 % op deelnameprijzen of inkomkaarten van de vrijetijdsdiensten jeugd, sport, cultuur, senioren, andersvaliden, toerisme. Bij bepaalde activiteiten kan het bestuur de beslissing nemen om geen of een aangepaste korting toe te passen. Een korting geven van 50 % op het lidgeld is waarschijnlijk wel mogelijk maar er moet dan aan Cipal gevraagd worden om een nieuw tarief aan te maken. Gratis lidgeld zal makkelijker toe te passen zijn in het systeem. Er wordt beslist het lidgeld voor mensen met een vrijetijdspas gratis te maken. Dit zal zo aangepast worden in het retributiereglement. 6) Voorstelling jeugdboekenweek De bibliothecaris licht kort de plannen voor de jeugdboekenweek in maart toe: -Bibspel voor klassen Alle klassen van de lagere school (met uitzondering van 5de en 6de leerjaar) komen naar de bib voor een boekenspel. Het thema dit jaar is humor. De opzet van het spel is de volgende: In een hilarisch boek in onze bibliotheek is Kobe de lachmicrobe opgedoken. Gelukkig niet gevaarlijk, integendeel. Het is net belangrijk om die lachmicrobe zo snel mogelijk te verspreiden onder de bevolking. Aan de hand van opdrachten proberen de kinderen dit te doen. -Vertelling Robin Hood voor 5de en 6de leerjaren Op 17 maart zijn alle 5de en 6de leerjaren uitgenodigd voor de muzikale vertelling van De Verhalenkat (Kathleen van der Velde) rond Robin Hood. Omdat de bib hiervoor te klein is, gaat de voorstelling door in zaal de Vloeikens. -Workshop Boekidoe op zaterdag 21 maart, uur uur Workshop voor kleuters gegeven door iemand van vzw Karton. Er wordt één boek gekozen waarvan het verhaal wordt verteld. Daarna komt het boek tot leven aan de hand van dansjes, muziek, spelen, knutselen, Ouders samen met de kinderen ontdekken het plezier van voorlezen of luisteren, maar vooral tijd besteden met elkaar. 5

6 -Centrale uitdaging (ook voor bezoekers): Fotowedstrijd met je grappigste boek We zetten bezoekers op de foto met hun grappigste boek en sturen deze foto s in. De origineelste foto kan een voorleessessie winnen van Maaike Cafmeyer. We proberen deze wedstijd ook te integreren in het opdrachtenspel voor de scholen. 7) Varia Koen Tobback stelt zich vragen bij de website van de bib. Er staat weinig op en de openingsuren zijn moeilijk terug te vinden. De layout is niet goed, er moet te veel doorgeklikt worden naar info. Er wordt voorgesteld om de openingsuren als nieuwtje te posten, zodat ze duidelijker in het oog springen. Of aan de communicatiedienst vragen om op de gemeentewebsite, op de pagina over de bib, toch de openingsuren toe te voegen. Ook het overzicht van #iedereenbibliothecaris zou op de website moeten staan. De bibliothecaris erkent dat er de laatste tijd weinig gepost werd op de website, ze brengt hier snel verandering in. Dat de openingsuren moeilijk zijn terug te vinden is al van bij de start van deze website een pijnpunt. Rist Heylen deelt mee dat er een podium werd aangekocht door de gemeente, dat door verenigingen kan uitgeleend worden. Het uitleenreglement wordt momenteel afgewerkt. Het zijn mobiele podiumelementen die makkelijk op te stellen zijn. De bib kreeg ook een nieuwe banner. Een vaste en één voor het project #iedereenbibliothecaris. Einde: uur Volgende vergadering: maandag 11 mei 2015 om uur de voorzitter, de secretaris, Maelfeyt Katrijn De Vos Hanne 6