VERSLAG VERGADERING BEHEERSORGAAN

Transcriptie

1 Bibliotheek Zoutleeuw V. Betsstraat 16, 3440 Zoutleeuw T bibliotheek@zoutleeuw.be zoutleeuw.bibliotheek.be VERSLAG VERGADERING BEHEERSORGAAN Aanwezig Verontschuldigd Afwezig Ilse Beelen Lutgarde Denivel Fien De Plancke Henk Foriers Michel Herremans Renée Huybrechts Elke Lambilotte (secretaris) Jan Laporte Gaston Pulinckx (voorzitter) Hilda Vandevelde (schepen van bibliotheek) Etienne Heeren Nicole Krahy Willy Minschart (ondervoorzitter) ontslag Annemie Humblet - Verwelkoming Fien De Plancke in het beheersorgaan van de bibliotheek. - Willy Minschart stapt uit de politiek en verlaat ook het beheersorgaan. Willy heeft als schepen van cultuur veel betekend voor de ontwikkeling van de bibliotheek. Vermits hij afgevaardigde van de sp.a was, dient de partij een nieuwe afgevaardigde op te geven. Het nodige wordt gedaan. 1. Goedkeuring verslag vorige vergadering d.d Vraag Michel Herremans: In het verslag staat dat ondanks het negatief advies van het beheersorgaan het schepencollege de taalkeuze toch wil aanbieden in de online catalogus. Hij wenst de motivering hiervoor te kennen. Het beheersorgaan vraagt een motivering waarom de taalkeuze (Frans en Engels) in de online catalogus toch zal worden aangeboden, ondanks negatief advies beheersorgaan (30/9/13). Het verslag van de vergadering van wordt goedgekeurd.

2 2. Aanpassing gebruikersreglement vanaf 1 april Zoutleeuw is lid van het PBS en heeft het eenheidsreglement van het PBS goedgekeurd. De huidige financiële realiteit noopt veel lokale besturen om te besparen en/of inkomsten te verhogen. Verschillende gemeenten waren vragende partij om de tarieven aan te passen. Op de PBS stuurgroep van werd een compromis bereikt. De volgende tarieven worden aangepast en zullen gelden vanaf 1 april 2014: - verloren lenerskaart: 3 (in plaats van 2,50) - lidmaatschap: 5 (in plaats van 3) -tarief IBL (interbibliothecair leenverkeer) wordt uit het gemeenschappelijke reglement gehaald. Iedere gemeente bepaalt zelf het IBL tarief. Rekening houdend met de portkosten (2,50 of 5,76, ongeveer gelijk verdeeld), de personeelsinzet (+/- 25 min. per aanvraag van begin tot einde), de subsidies (2,50 per aanvraag) en enkele voorbeelden van tarieven van andere gemeenten, wordt het tarief van IBL vastgelegd op 2. Het is technisch niet mogelijk om 2 verschillende IBL tarieven aan de klanten aan te rekenen afhankelijk van de grootte van het pakje. Opmerking: vermits na juni ook e-boeken worden aangeboden en hier ook een tarief voor geldt (5 voor 3 uitleningen) wordt dit best meteen opgenomen in het aangepaste retributiereglement. Overleg en communicatie - beheersorgaan ( ), CBS ( ), cultuurraad ( ) en GR ( ) - tarievenblad moet opnieuw gedrukt worden - aanpassing website stad en blog en berichtje - publicatie ZP - aankondiging uithangen in de Bib en briefje voor bezoekers Het beheersorgaan keurt de wijzigingen aan het gebruikersreglement en het retributiereglement goed en stelt het tarief voor IBL vast op 2. Het tarief voor ontlening van e-boeken wordt ook mee opgenomen.

3 3. Meerjarenplanning De meerjarenplanning werd goedgekeurd op de GR van 19 december Alle nodige documenten zijn beschikbaar via de website van de stad (financiële beleidsdocumenten): - Meerjarenplan (Strategische nota en financiële nota) voor de periode Detail van de niet-prioritaire beleidsdoelstellingen Voor de bibliotheek werd alles goedgekeurd zoals voorgesteld behalve: - RFID: zelfuitleenbalies (2016): geschrapt ( waarvan subsidies) - inrichtingsproject, meestal gekoppeld met RFID (2016): geschrapt ( waarvan subsidies) Collectiebudget 2014 ACT-29: Collectie bibliotheek aantrekkelijk en actueel houden omvat aankoop boekmaterialen aankoop AVM boekverzorging 250 documentatie ACT-32: Aanbod collectie bibliotheek op maat van scholen 5.000: aankoop boekmaterialen Nieuw E-boeken: 500 voorzien uitgaven en 300 inkomsten - GoPress: 750 voorzien 4. Cijfers 2013 Iedereen ontvangt het verslag van de bibliotheek De cijfers, activiteiten, projecten en diensten van 2013 worden kort besproken: - Leden: stabiel sinds Ontleningen: daling met (68.493). De daling zit bij jeugd fictie, jeugd strips, cd s en dvd s. Stijging bij jeugd info. Volwassen fictie stabiel. In 2013 is een periode geweest dat er amper nieuwe materialen geleverd werden door het tekort in het collectiebudget.

4 Vraag Michel Herremans: Het zou interessant zijn de uitleencijfers te kunnen vergelijken met de grootte van de desbetreffende collectie. De gegevens zullen worden aangevuld. Vraag Jan Laporte: Wie zijn de ontleners van DIASY? Voornamelijk middelbaar studenten met leesproblemen. De collectie kwam er na vraag van de leerkrachten. De leerlingen mogen ook een luisterboek beluisteren in plaats van een boek te lezen. Jan stelt nog voor om te helpen bij de aankoop van een Daisy speler. (budget 2014) Elke vraagt na bij ontvanger hoe de aankoop moet gebeuren, Jan bezorgt namen van enkele firma s die tweedehands verkopen. 5. Activiteiten en projecten 2014 Vet gedrukt = open activiteit - GoPress: toegang tot digitaal krantenarchief via online catalogus vanaf nu. Vanaf maart: promotie en scholen. - E-boeken: vanaf juni, afhankelijk van start in Vlaanderen. - Tatertaal ouders: infoavond + uitleen voorleesrugzakjes. Donderdag om 20u in de Bib. Eerst wisselcollectie, later aankoop via werkingsmiddelen regio Hageland. - LEADER Project Vormingplus: Altijd geslaagd! Gemeenten Landen, Linter, Geetbets, Glabbeek, Kortenaken en Zoutleeuw werken samen om samen met verenigingen een gevarieerd opleidingsaanbod te kunnen aanbieden. Vanaf juni eerste publicatie. Elke stuurt het document met uitleg voor verenigingen door naar Jan Laporte. -Introductiespel 1 ste leerjaar: 7 klassen, +/- 130 lln. - Week van de Poëzie: Lezing Gerda de Preter over de 8 pootjes van een gedicht voor lln. van 4 de leerjaar. Bereik: 7 klassen, 130 lln. - Jeugdboekenweek Gevaar! (maart) - Spel Gevaar doorlopend in de Bib voor alle leden van 6-12j tijdens de JBW (15 tot 30 maart) - 5 de leerjaren: Ontmoeting met Luc Descamps (3 klassen, +/- 60 lln.) - 3 de leerjaren: Pas op! Hier wordt voorgelezen Annemie Coninckx (5 klassen, +/- 100 lln.) - Collectie in de kijker

5 - Ten aanval! Door Wim Collin (22 april 14) Vertelling over WOI voor 6 de leerjaren. Bereik 5 klassen, 85 lln.) - Lezing Waar is mijn kind mee bezig? donderdag 5 juni 14 (Ida Dom) - Leeszomer: leeswedstrijd tijdens zomervakantie (6-12 jaar) met afsluitend feestje (i.s.m. Provincie: betaling gadgets en Regio Hageland: uitwerking wedstrijd) - Tentoonstelling Graphic Novel van 1 augustus tot en met 31 augustus 2014 De keuze voor de periode was erg beperkt, maar in augustus komen er toch heel wat bezoekers naar de bib. - Bibliotheekweek (oktober) - Verwendag: zaterdag 11 oktober 14 - Lezing Grote oorlog op kleine schaal: 15 oktober 13 om 20u - Ontmoeting met Do Van Ranst in de Bib: 1 ste middelbaar datum nog te bepalen - Voorleesweek (november): Kamishibai vertelling voor de 3 de kleuterklassen (+/- 100 kleuters) - Avonturenkoffer 3 de leerjaar: kist staat in de klas gedurende 2 maanden. Bereik: 5 klassen +/- 80 lln. Kinderen kunnen op vrije momenten opdrachten doen met boeken. - MO6 (Mozes): tablets in de bib (3 jaar, opleiding, proefprojecten, leerplatform). Projectsubsidies Provincie - Durf te vergelijken: datum nog te bepalen - 2-jarigen project: verjaardagskaart met uitnodiging om lid te worden van de Bib + rugzakje met voorleestips cadeau. (rugzakjes via werkingssubsidies Provincie voor Regio Hageland) - Introducties: na aanvraag voor 1 ste leerjaren, 1 ste middelbaren, verenigingen, - Nieuwe inwoners: nieuwe inwoners ontvangen bij inschrijving in de gemeente een bon 1 jaar gratis lid van de Bib - Instellingen: scholen, rustoorden, jeugdinstellingen en bibliotheken (speciale uitleenvoorwaarden) - Promotie collectie via bladwijzers (Regio Hageland met werkingssubsidies Provincie ), thema s (sint, kerst, Pasen, carnaval, tuin, Valentijn ), Literaire Prijzen, Genres (Zomer spannende boek, Gedichtendag)

6 6. Openingsuren Tijdens het beheersorgaan van werd al besproken dat de personeelsuren efficiënter zouden kunnen worden ingezet. Door gewijzigd gedrag (meer online verlengingen) is de uitleen op vrijdag avond zéér rustig geworden. Op dinsdagavond en zaterdag is het opmerkelijk drukker terwijl er toch telkens maar één personeelslid kan voorzien worden. Cijfers: meer dan 2x zoveel bezoekers en uitleningen/inleveringen op zaterdag (10-12u) in vergelijking met vrijdag avond (18-20u). 50% meer bezoekers en 90% meer uitleningen op dinsdag avond (17-20u) in vergelijking met vrijdag avond (17-20u). Vandaar de vraag om de bibliotheek op vrijdag te sluiten na 17u om de personeelsuren (-7u vanaf 2013) efficiënter te kunnen inzetten. Het beheersorgaan had echter graag een kleine bevraging onder de leden om te controleren of bij veel mensen vrijdagavond de enige optie is om naar de bibliotheek te komen. Resultaten bevraging: - Bij sluiting vrijdag avond zouden de meeste bezoekers evenredig verdeeld op een van de andere avonden komen (dinsdag avond, woensdag avond of donderdag avond) of op zaterdag. - De meeste mensen hadden geen probleem met een vroegere sluiting op vrijdag, vele mensen vonden de openingsuren zeker ruim genoeg. - Slechts één persoon uit Landen gaf aan niet meer naar de bibliotheek te kunnen komen bij een sluiting na 17u. Besluit: geen probleem voor bezoekers om vrijdagavond na 17u te sluiten. De meerderheid van het beheersorgaan kiest echter voor sluiting om 18u in plaats van 17u. Opmerking: vermits de openingsuren op het tarievenblad gedrukt zijn en dit tarievenblad moet worden aangepast naar aanleiding van de gewijzigde tarieven, is het interessant om de gewijzigde openingsuren ook te laten ingaan vanaf 1 april. Overleg en communicatie Idem gebruikersreglement en retributiereglement.

7 Rekening houdend met de lage uitleencijfers en het beperkt aantal bezoekers op vrijdag en de resultaten van de enquête, stelt het beheersorgaan voor de bibliotheek te sluiten na 18u en dat vanaf 1 april Varia Opmerking van Michel Herremans: Willy Minschart was ondervoorzitter van het beheersorgaan. Hij moet niet enkel als vertegenwoordiger van de sp.a vervangen worden, maar ook als ondervoorzitter. De sp.a moet inderdaad laten weten of de vervanger ook kandidaat ondervoorzitter is. Indien dit niet het geval is, moet er een andere kandidaat ondervoorzitter gezocht worden. Datum volgende vergadering: nog te bepalen