Bibliotheek Zoutleeuw V. Betsstraat 16, 3440 Zoutleeuw T zoutleeuw.bibliotheek.be

Transcriptie

1 Bibliotheek Zoutleeuw V. Betsstraat 16, 3440 Zoutleeuw T bibliotheek@zoutleeuw.be zoutleeuw.bibliotheek.be VERSLAG VERGADERING BEHEERSORGAAN Aanwezig Verontschuldigd Afwezig Ilse Beelen (schepen van de bibliotheek) Lutgarde Denivel Fien De Plancke Henk Foriers José Helaers Renée Huybrechts Vanessa Peerenbooms Gaston Pulinckx (voorzitter) Elke Lambilotte (secretaris) Michel Herremans Nicole Krahy Jan Laporte Etienne Heeren Hilda Vandevelde 1. Verslag vorige vergadering Er zijn geen vragen of opmerkingen. Het verslag van de vergadering van wordt goedgekeurd. 2. Consultancy (her)inrichting - 19/4: plaatsbezoek Beeldteam van Landmark Libraries (gratis via Provincie) - 26/5: voorstelling plan van (her)inrichting van onze bibliotheek door Aat Vos Het resultaat van de vrijblijvende consultancy (her)inrichting wordt toegelicht aan de hand van een presentatie: Werkpunten en voorstellen voor Bib Zoutleeuw: - RFID Zelfservice overwegen: draagt bij tot de positieve perceptie van een bibliotheek die mee-evolueert met haar tijd en afgestemd is op hedendaagse noden. - Inkomruimte: balie = barrière. Nieuwe en vaak uitgeleende boeken in de buurt van de inkom uitstallen. - Herschikking en reorganisatie van het hele grondplan. Hierbij rekening houden met de architectuur van het gebouw, ramen meer vrijhouden, geen rekken rond zuilen enz. zodat doorzichten gecreëerd worden en de inrichting overzichtelijker en ordelijker wordt - Volwassen afdeling: waaiervorm vervangen door parallelle opstelling van de kasten en de kant aan de ramen (zicht op nieuw plein Aen den Hoorn) inrichten als verpozingsplek (huiskamer-bib). - Organisatie van jeugd- en activiteitenruimte: verrijdbare rekken op wieltjes en zware, maar makkelijk verschuifbare gordijnen om ruimte tijdelijk af te sluiten. - Kleuradvies inwinnen: een muur een kleur geven of muren wit houden en d.m.v.

2 meubilair subtiel kleur toevoegen. - Organiseren van aantrekkelijkere positionering en meer frontale display van de materialen. - Mede hierdoor: meer filteren, meer afvoeren. - Toegankelijkheid collectie vergroten door signalisatie te vernieuwen en uniformiseren. - Allerlei toevoegingen (provincierek, kastjes, ) kritisch evalueren op noodzaak. - Patio: verven en planten plaatsen - Gaskast op achterste patio laten beschilderen door graffitikunstenaar. Het resultaat van de consultancy is een interessant startpunt voor een meer concretere uitwerking: - Beperkt (2 dagen): BTW + verplaatsing: +/ Uitgebreid (4 dagen): BTW + verplaatsing: +/ Intensieve workshops met direct voorstelling van resultaat na dag 2 (plattegrond en ontwerpen meubilair, maatwerk en signalisatie) of dag 4 (aparte tekeningen en voorstellen per collectie, kasten en meubilair, vloeren, wanden en plafonds, verlichting en andere installaties. Met kleurenschema.) Een alternatief kan zijn om een masterplan te laten opmaken door een leverancier bibliotheekmeubilair: geen extra kosten, maar wel minder gericht op sfeer en meer op meubels. 3. Zelfuitleen Naar aanleiding van een informele communicatie van de provincie Vlaams-Brabant over een mogelijke laatste subsidieronde voor zelfuitleen, wordt een voorstel toegelicht aan de hand van een presentatie. Wat is (RFID)-zelfservice? RFID = Radio Frequency Identification. In alle bibliotheekmaterialen zit een chip met alle info over de materialen die door middel van radiogolven snel, correct en contactloos gelezen kan worden in selfservice-stations. Bij een systeem van zelfservice kunnen leden zelf op een snelle manier materialen inleveren en uitlenen en betalingen doen via de betaalautomaat. Dit zorgt voor: - Automatisering van repetitieve handelingen: lenen, betalen, beveiligen - Automatisering van het leenproces: contactloos lezen van ID-chips in één beweging Wat zijn de voordelen van zelfservice? - automatisering van repetitieve handelingen leenproces: bij het inleveren en uitlenen moeten de leden niet meer wachten tot de materialen één voor één uit- of ingescand zijn. In één beweging wordt een stapel materialen ingeleverd of uitgeleend. - minder lange wachtrijen op piekmomenten, betere stroomlijning: klasbezoeken, zaterdag, woensdag namiddag, avonden met slechts één personeelslid. - tijdswinst voor personeel = meer tijd voor kerntaken: routineprocessen zonder personele meerwaarde versus begeleiding nieuwe leden, informatiebemiddeling, presentatie materialen, - automatisering van betalingen: betalen via betaalautomaat aan het uitleenstation. Nu enkel cash betalen mogelijk. Meer service voor de leden. - automatisering van beveiliging: Een materiaal dat niet ingelezen werd laat een alarm

3 afgaan. Leden moeten niet meer wachten tot de dvd-doosjes gevuld zijn met de schijfjes: meer klantvriendelijk. Nu is er geen beveiligingssysteem: minder verlies materialen. - meer privacy voor de leden - foutreductie: RFID is een nauwkeuriger systeem dan inscannen van barcodes. Regelmatig wordt een materiaal niet correct in- of uitgescand. - Digitale producten en diensten van de Bib zijn up-to-date - Modern en eigentijds imago van de Bib door technologische innovaties: aandacht in de pers en bij de gebruikers is een boost voor de Bib. - Restyling van de bib in de lijn van de adviezen van de Consultancy (her)inrichting: inkom en balie Algemeen: een klantvriendelijk systeem dat meer en betere service mogelijk maakt voor de leden en meer tijd vrijmaakt voor kerntaken van de bibliotheekmedewerkers met personele waarde. Een zelfservice-bib = Bib van de 21 ste eeuw! Welke ondersteuning is er mogelijk? - Subsidies provincie: uitzonderlijk zal 2017 het laatste jaar zijn dat er subsidies worden verdeeld: de provincie betaalt 50% van de geraamde kosten met een maximum van Samenaankoop via VERA: virtuele centrumsteden. Bestek (4 delen) gegund aan 3 verschillende leveranciers zodat de gemeente zelf geen gunning meer moet schrijven en de beste prijs van toepassing is. Stand van zaken zelfuitleen in Vlaams-Brabant 58% van de bibliotheken in Vlaams-Brabant hebben zelfservice, waarvan bijna de helft kleine bibliotheken (< inw) zijn. Vlaams-Brabant hinkt achterop in vergelijking met de andere provincies waar de percentages veel hoger liggen (soms meer dan 80%). Enkele bibliotheken uit de buurt met zelfservice: Landen, Hoegaarden, Tielt-Winge, Boutersem 19 Bibliotheken hebben hun interesse doorgegeven aan de provincie. Als deze allemaal zouden omschakelen zouden er slechts enkele kleine bibliotheken achterblijven zonder zelfuitleen. Verandering ingang bibliotheek Als zelfuitleen zou worden geïmplementeerd, zou de inkom zone sowieso moeten aangepast worden. De huidige balie zou moeten verdwijnen en er zouden twee zelfuitleenstations en een kleinere infobalie in de plaats komen. De bibliothecaris stelt voor om deze kans aan te grijpen om de ingang van de bibliotheek aan te passen aan de gewijzigde zone tussen het nieuw AC en de Bib. De natuurlijke stroom van mensen loopt nu recht op de zijkant van de Bib. Het zou heel uitnodigend zijn om de ingang naar daar te verplaatsen. Overzicht kosten (zie punt 4. Begroting) Totaal kost 2017: (stations, betaalautomaat, labels, netwerk) zonder infrastructuuraanpassingen ingang. Vanaf 2018: +/ onderhoud systemen. Totaal kost 2017: (stations, betaalautomaat, labels, netwerk) zonder

4 infrastructuur Vanaf 2018: +/ onderhoud systemen. Ieder lid van het beheersorgaan kan zijn/haar mening geven over: - een verdere uitwerking van een concreet masterplan door Landmark Libraries - de invoering van zelfuitleen in de Bib - de aanpassing van de inkom van de Bib in functie van zelfuitleen en gewijzigde situatie nieuw AC Het beheersorgaan geeft een unaniem positief advies over: - de invoering van zelfuitleen in de Bib - de wijziging van de inkom naar de zijkant van de Bib Het beheersorgaan vindt de kost van de verdere uitwerking van een concreet masterplan door Landmark Libraries te duur. Een oplossing via een leverancier van bibliotheekmeubilair wordt beter bevonden. 4. Begroting 2016 Iedereen heeft het begrotingsvoorstel ontvangen via mail. Dit is grotendeels het voorstel zoals vastgesteld in de meerjarenplanning. Voorziene wijzigingen: vernieuwing publiekspc s boeken activiteiten Raming kosten zelfuitleen : : (stations, betaalautomaat, labels, netwerk) + infrastructuurwerken aanpassing deur (nog niet gekend op vergadering) - Vanaf 2018: +/ onderhoud systemen. 5. Activiteiten Alle vrije activiteiten in UiT in Zoutleeuw. - 3/09/2016 Prijsuitreiking Leeszomer (6-12j) - 14/09/2016 Maak je eigen fotoalbum online (Vormingplus-activiteit) VOLZET - Maandelijks voorleesmoment op woensdag namiddag door vrijwilligers o 14/09/2016 o 12/10/2016 o 9/11/2016 o 14/12/ /09/2016 Aan de slag met Windows 10 (Vormingplus-activiteit) VOLZET - 4/10/2016 (i.k.v. Bibliotheekweek) Auteurslezing Lize Spit voor vrij publiek, i.s.m. cultuurraad. 3, studenten gratis Kosten: 350 (gedeeld met cultuurraad) + 20 vervoerskosten = 145-8/10/2016 (i.k.v. Bibliotheekweek) Verwendag - 8/10/2016 tem 31/10/2016: boekenverkoop. Voorstel: 3 halen, 2 betalen. 0,50 /jeugdstrip en 1 /boek. - 10/10/2016 (i.k.v. Bibliotheekweek) 3 auteurslezingen Gerda Van Erkel voor lln. 1 ste middelbaar St-Leonardus en Tintelstroom

5 Kosten: 3x 175 (- 100 subsidie) + 30 vervoerskosten = 455-8, /11/2016 (i.k.v. Voorleesweek) Kamishibai-vertelling voor kleuters St-Leonardus - 10/11/2016 (i.k.v. Voorleesweek) 2 voorstellingen SapperdePIETJES van Pikarnel voor lln. 1 ste leerjaar (max. 80 lln. per voorstelling) Kosten: 250 (1 voorstelling betaald door provincie) - 14/11/2016 (i.k.v. Seniorenweek) Info Appwijs! Ontdek tientallen onmisbare apps voor je smartphone en tablet Kosten: gratis, lezing wordt betaald door provincie - 18, 25/11/ /12/2016 Kennismaken met kalligrafie (Vormingplus-activiteit) - 6/02/2017 Lezing Mark Tijsmans voor lln. 6 de leerjaar. Kosten vervoer = /03/2017 Lezing Siska Goeminne voor lln. 4 de leerjaar. Kosten: vervoer = Opleidingen Vormingplus 2017 worden dit najaar vastgelegd. Voorstellen in Bib: - Android Smartphone - Misschien Inge Vrancken, journalist - UitDatabank leren gebruiken voor verenigingen 6. Varia - Verkoop cd s was heel succesvol: op de eerste dag werden er maar liefst 1572 cd s verkocht op 2u tijd. Dat zijn 13 cd s per minuut, een echte overrompeling. In totaal werd er tot nu voor cd s verkocht. In oktober: collectie weghalen. Wat met overgebleven cd s? 2765 cd s 2229= 536 over. Het beheersorgaan adviseert om de overgebleven cd s aan de Kringloopwinkel te schenken.