Een goede sfeer bind en verbind onze leden

Transcriptie

1 Projectplan Tennisvereniging Mijdrecht Een goede sfeer bind en verbind onze leden Opdrachtgever(s): Het bestuur van Tennisvereniging Mijdrecht Auteur(s): Rosemarie Groot (voorzitter sponsorcommissie) Datum: 2 augustus 2011 Aanleiding tot Projectplan Onze tennisvereniging biedt kansen aan alle doelgroepen. Zowel ongeoefende- als geoefende, zowel jeugd als senioren en 50plussers krijgen bij ons de mogelijkheid zich het tennisspel aan te leren en uit te oefenen. TVM kan het Meer en Beter bewegen bevorderen door voldoende leden te behouden en nieuwe aan te trekken. Ledendaling bij tennisverenigingen is een landelijk gegeven bij de KNLTB. TVM wil niet afwachten dat het zich verder doorzet maar er positief mee omgaan door het proactief aan te pakken! De daling bij onze vereniging zit vooral zit in het verliezen van jeugdleden en jongere senioren. Jonge leden vormen de vrijwilligers van de toekomst. Vrijwilligers vormen de basis van iedere vereniging. De ledendaling willen wij positief omzetten in een ledengroei, hiermee kunnen wij als verenging blijven voortbestaan en leveren wij een positieve bijdrage aan de gezondheid van de inwoners van onze gemeente. Doelstelling en resultaat In juni 2012 beschikt onze verenging over een eigentijds clubhuis. De nodige renovaties hebben plaatsgevonden en het is opnieuw ingericht waarmee er een goede sfeer die wenselijk was, is bereikt. Er zal in 2012 een groots evenement plaatsvinden, welke zal worden georganiseerd door vrijwilligers van TVM. Hier worden alle sponsoren van de vereniging uitgenodigd, dit zal gekoppeld worden aan het lopende projectplan en een goed doel, wat gezamenlijk met het bestuur zal worden gekozen. In december 2012 zien we dat het ledenverloop niet verder is teruggelopen omdat de sfeer in de vereniging is verbeterd, mede doordat het projectplan is uitgevoerd en succesvol is geworden. Projectbeschrijving: In het najaar van 2011 wordt er gestart met het schilderwerk van het clubgebouw. Tientallen vrijwilligers zijn bereid gevonden om te helpen met de voorbereidingen en het schilderwerk. De middelen die hiervoor benodigd zijn zal uit eigen middelen, en gedeeltelijk sponsormiddelen bekostigd worden. 1

2 Ook vinden er diverse renovatiewerkzaamheden plaats, zoals de dakbedekking en het aanpassen van het plafond en de vernieuwing van deurplaten. Onze kleedkamers en de toiletten zullen ook worden gemoderniseerd. Voor het vernieuwen van de vloer zal een sponsor worden gezocht die ons voorziet van nieuwe plavuizen. Wordt deze sponsor niet gevonden dan zal het vernieuwen van onze vloer worden uitgesteld tot er wel budget voor beschikbaar komt, hetzelfde geldt voor andere zaken waarbij het sponsorgeld minder hoog uitvalt dan in de begroting is opgenomen. In 2012 zal een groot evenement worden georganiseerd waarbij we het projectplan mede gaan inzetten. Door de samenwerking met een groot maatschappelijk goed doel zullen wij de samenwerking met fondsen stimuleren en verder uitbouwen. De veranderingen in het clubhuis Het clubhuis verdient een facelift. De inrichting is sterk gedateerd. De volgende wensen zullen bij voldoende budget/sponsoring vervangen/geplaatst gaan worden. Nieuwe tafels en stoelen Tweetal vergadertafels met elk 6-tal nieuwe stoelen Aan de ramen komen nieuwe gordijnen die een warme maar rustige uitstraling hebben en er worden nieuwe kussens op de verschillende banken neergelegd. De banken worden verhoogd met hardhout en het geheel dient daarna van een nieuwe verflaag te worden voorzien. Kubustafels worden geverfd/gespoten. Banken worden voorzien van nieuwe kussens met nieuwe foamvulling Aan de muren komen frisse platen die de tennissfeer benadrukken. Er komt een rek met brochures van sponsoren en tennisevenementen Er komen nieuwe barkrukken en de bar wordt sfeervoller gemaakt. Het clubhuis wordt voorzien van een stereo-installatie met microfoon Er worden sterke groene planten geplaatst die een gemoedelijke sfeer benadrukken. De bar zal worden voorzien van een professioneel koffiezetapparaat Het clubhuis wordt voorzien van een goede en sfeervolle verlichting Het terras buiten zal worden verbreed. Overkapping nieuw terras. Er komen nieuwe terrastafels. Kasten die in de behoefte voorzien Open gashaard Het een en ander zal worden uitgevoerd door vrijwilligers die zich kunnen aanmelden voor dit plan of dat al hebben gedaan. De looptijd van dit project (aankleeddeel) is 6 maanden vanaf maart Randvoorwaarden Het clubhuis moet ook toegankelijk zijn en blijven voor mensen met een lichamelijke beperking Het project zal gerealiseerd moeten worden met een maximale subsidie door fondswerving ( ,- )aangevuld door eigen middelen, sponsorgelden of sponsoring in natura. (arbeid, diensten en middelen) Het (re)organisatieadvies mag niet in strijd zijn met de geldende verenigingsstatuten, huishoudelijk reglement. Her resultaat mag niet brandgevaarlijk zijn en zal moeten voldoen aan alle veiligheidsvoorschriften wettelijk vereist zijn. De renovatie/vernieuwing mag niet in strijd zijn met het verenigingsbeleidsplan. 2

3 Er wordt op een veilige manier gewerkt en ieders veiligheid tijdens de werkzaamheden moet worden bewaakt. Eisen vanuit bestuur Het resultaat moet interessant zijn voor de regionale media om er tenminste tweemaal aandacht aan te besteden. In ieder geval na realisatie en ter aankondiging van het grootse sponsorevenement Er dienen minstens 20 vrijwilligers bereid zijn mee te werken aan het totale project. Het project dient het imago van de vereniging te versterken. Het project levert een blauwdruk op voor in de toekomst te organiseren evenementen. Eisen vanuit gebruiker Het resultaat moet de leden in alle doelgroepen staat stellen, optimaal gebruik te kunnen maken van het clubhuis. Het projectresultaat dient voor iedereen in de vereniging begrijpelijk en inzichtelijk te zijn. Aan het eind van het project worden alle leden en sponsoren uitgenodigd het resultaat te komen bekijken. Het projectplan mag de leden niet hinderen, het clubhuis moet tijdens werkzaamheden in het zomerseizoen geopend blijven, in de winter alleen voor de vrijwilligers die eraan mee werken. Alle leden van de vereniging worden op de hoogte gehouden van de vorderingen van het project. Succesfactoren Motivatie van projectteam, bestuur en vrijwilligers Besluitvaardigheid van het projectteam Beschikbare tijd bij de vrijwilligers Inzet en betrokkenheid van leden Bekendheid met project- en resultaatgericht werken Goede communicatie tussen betrokken medewerkers Door het aanstellen van coördinatoren met kennis van zaken, zullen de succesfactoren nauwlettend worden gevolgd, ondersteund en begeleid. Er zullen voor de diverse werkzaamheden mensen worden ingezet die beschikken over de benodigde vakkennis en vaardigheden Projectorganisatie: In het projectteam zitten: - de secretaris van het bestuur (coördinator ontwerp en inrichting en PR naar media en communicatie naar leden ) - voorzitter sponsorcommissie (sponsoren zoeken, fondswerving, sponsoring in natura zoeken, organiseren sponsorevenement, maker projectplan) - voorzitter vereniging (juiste mensen op juiste plaats vragen) - vrijwilligers (voorbereidend schilderwerk, timmerwerk, elektricien) - Sponsoren (ontwerp inrichtplan en ontwerp meubels, schilderwerk, timmerwerk) - Uitvoerende vrijwilligers (min.10) - Kleurspecialiste (juiste kleur gordijnen, verf, kussens, meubels) - Vrijwillig-Inrichtingsadviseur (adviseur inrichting)met praktijkkennis 3

4 Aan de meewerkende sponsoren zal in overleg een tegenprestatie worden geboden. Afhankelijk van de waarde van de sponsoring zal uit de verschillende sponsoritems gekozen kunnen worden, waarbij ook de mogelijk bestaat om een sponsoritem in een meerjarig contract vast te leggen. Sponsoren kunnen tegen bepaalde voorwaarden hun lidmaatschap of dat van hun partner/kind laten opnemen in het sponsporpakket. De sponsorcommissie verstrekt aan belangstellenden graag haar sponsormanual. Onderlinge afspraken en procedures: De afspraken worden vanaf september 2011 vastgelegd tussen opdrachtgever, (bestuur), opdrachtnemer (coördinatoren) en het projectteam. De inhoud van deze afspraken betreft: Wie, wanneer wat doet, welke hulpmiddelen er zijn en hoe de communicatie geschiedt. Tevens worden de eisen, de randvoorwaarden en de succesfactoren met de betrokkenen doorgenomen. Er zal tevens een complete activiteitenplanning worden opgesteld waarin actie, beschrijving, uitvoerende en eindresultaat worden opgenomen. Deze planning zal in het clubhuis worden opgehangen zodat het werkschema voor iedereen inzichtelijk is. Een begroting en kostenverdeling tussen eigen bijdrage van de vereniging, subsidies, fondsen, sponsors, donateurs, acties etc. treft u in de bijlage. Risicoscan: Het uiteindelijk beschikbare budget is afhankelijk van de uitkering, voortkomende uit de uitkering van de fondswerving en de opbrengsten van het te organiseren sponsorevenement. De totale kosten zijn op basis van reguliere prijzen samengesteld, zonder beschikbare offerte. De kosten kunnen mogelijk nog worden beïnvloed door tegenvallers die wij pas tijdens de uitvoering van het project aan het licht zouden kunnen brengen. De tegenvallers zullen wij echter zoveel mogelijk uit eigen middelen bekostigen. Geïnteresseerde sponsoren: Wij zouden graag in contact komen met bedrijven die de mogelijkheid hebben om het projectplan met ons te realiseren Kunt u met uw bedrijf/of met het bedrijf waar u werkzaam bent medewerking verlenen om ons projectplan te helpen realiseren? (in natura of met financiële middelen) Neem dan contact op met onze sponsorcommissie. Wij bespreken uw bijdrage graag met u door en verzorgen een passende tegenprestatie. Wij helpen u graag daarmee uw naam bekender te maken en uw diensten onder onze leden en bezoekers aan te bevelen. sponsorcommissie@tvm-mijdrecht.nl voorzitter sponsorcommissie Rosemarie Groot 4

5 5