Gemeentelijke Openbare Bibliotheek De Pinte Vergadering Beheersorgaan 13 juni 2018

Transcriptie

1 Gemeentelijke Openbare Bibliotheek De Pinte Vergadering Beheersorgaan 13 juni 2018 DEDRIE Ann DE STERCKE Lieve DE VRIESE Chantal GALLE Walter HAEMERS Christian LEKENS Lieven LIEVENS Stefan NAESSENS Guido OTTE Chris POELMAN Ann VANDENABEELE Peter VANDERBIESEN Greet VANDERMEERSCH Katleen VAN GELDER, Els VAN NIEUWENHUYZE Antoine VLASSENBROECK Walter GRYFFROY Leen, Schepen DE VOS Annelies, Bibliothecaris Er wordt een extra punt aan de agenda toegevoegd: punt 5. GDPR 1. Goedkeuring en opvolging vorig verslag 27/03/ blokken@debib: advies van het beheersorgaan werd op college gebracht er zijn 40 plaatsen voorzien in de bib + een aantal plaatsen in de kerk (zonder wifi), tijdens enkele weekends kunnen de studenten ook in de refter van de gemeentelijke basisschool studeren er wordt enkel water voorzien (naar analogie met de kerk): studenten dienen eigen bekers mee te brengen, probleem van niet afwassen of afdrogen is hiermee opgelost - jaarverslag: werd op college gebracht: geen opmerkingen - Bibster: werd goedgekeurd door het college: we gaan 5 tablets aankopen + beheerssysteem waarin tablets zullen worden opgenomen + licentie Bibster, zodat een digitaal introductiespel zal kunnen gespeeld worden. Voor de 6 de tablet die we op het algemene gemeentelijke budget voor ICT wilden aankopen, dienen we te wachten tot het einde van het jaar (indien nog genoeg algemeen budget voorhanden, mogen we een 6 de tablet aankopen). Het vorige verslag wordt goedgekeurd. 2. BIOS 2016 Via het kennisportaal van de Vlaamse Administratie waar gegevens van bibliotheken onderling kunnen vergeleken worden, werden de BIOS-gegevens van 2016 vergeleken. Sinds vorig jaar is het echter niet meer verplicht dat bibliotheken hun gegevens doorgeven aan BIOS, 3 gemeenten die vorige jaren nog in onze vergelijkingsgroep zaten hebben geen cijfers meer doorgegeven, zij worden dus niet meer opgenomen (Melle, 1

2 Sint-Lievens-Houtem en Waasmunster). We vergeleken deze keer dus 20 gemeenten die ongeveer evenveel inwoners hebben als de Pinte (tussen en inwoners). Zulte (heeft meer dan inwoners) wordt hier terug in opgenomen omdat het de vorige keren ook in deze vergelijkingsgroep zat. Sommige cijfers verschillen ook met de cijfers in het jaarverslag, dit komt door een andere manier van inputten van de gegevens in BIOS (de totalen kloppen wel, maar soms worden er andere onderdelen gebruikt b.v. jeugdleners en volwassenenleners verschillen met de cijfers in het jaarverslag omdat er andere leeftijden gebruikt worden, het totaal komt wel overeen). Er wordt ook telkens vermeld op welke plaats De Pinte staat en de vergelijking met 2015 werd gemaakt, maar toen waren er dus wel 3 bibliotheken meer. Bezit gedrukte materialen: exemplaren (zonder magazijnwerken en tijdschriften): hiermee staan we op de 7de laatste plaats (in 2015: 6de laatste met ). Bezit AVM: exemplaren (zonder CinéBib): op de 6de laatste plaats (in 2015: ook 6de laatste met 1.964). Uitleningen gedrukte materialen: uitleningen en verlengingen (zonder wisselcollecties, magazijnwerken en IBL s): we blijven op de 9de laatste plaats staan (in 2015: 9de laatste met ), we zijn in vergelijking met de andere bibliotheken wel veel gestegen in ons aantal uitleningen (maar toch blijven we op die 9de plaats hangen, verhouding blijft hetzelfde). Uitleningen AVM: uitleningen en verlengingen (zonder CinéBib en IBL s): op de 9de laatste plaats (in 2015: 9de laatste met 5.119). leners jeugd: 771, hiermee staan we op de 8ste plaats (in 2015: 10de plaats met 842, Melle is er van tussengevallen). leners volwassenen: met leners op de 6de plaats (in 2015: 9de plaats met 1.921, Melle is er van tussengevallen), we hebben hiermee 2 bibliotheken ingehaald. Het totaal aantal leners en kaarten (klassen, instellingen) bedraagt leners waarmee we op de 8ste plaats staan (in 2015: 10de plaats met 2.896). Aantal bezoekers (incl. niet-leden): bezoekers: 7de plaats (in 2015 ook 7de plaats met ), dit gaat over iedereen die de bib bezocht heeft (dus ook bezoekers van de activiteiten, klasbezoeken, studenten, ) Aantal bezoekers per uur: 46: 2de plaats (2015: ook 2de plaats met 42): dit hangt natuurlijk samen met het aantal openingsuren: hoe minder een bib open is, hoe meer bezoekers er per uur zullen komen. Personeel in vte (1 vte = 38u/week): op de 5de laatste plaats met 2,64 vte (in 2015: 6de laatste met 2,64, maar Waasmunster stond hier toen nog tussen). Aantal uren vrijwilligerswerking: met uur op de 3de plaats (in 2015: 7de plaats met 974), er zijn veel nieuwe vrijwilligers bijgekomen met bijna een verdubbeling in het aantal uren. Inkomsten: met euro op de 7de plaats (in 2015 op de 8ste laatste plaats met ,98 euro). Sinds 2016 ontvangen we geen aparte subsidies meer voor de bibliotheek. Inkomsten gaan nu nog over de subsidies voor IBL, boetegelden, portkosten, boekenverkoop, fotokopieën, Uitgaven: met euro op de 8ste laatste plaats (in 2015 op de 3de laatste plaats met ,11 euro). Nu werden ook de personeelskosten erbij geteld, in 2015 niet. Uitgaven per inwoner: met 23,78 euro op de 7de laatste plaats (in 2015 op de 4de laatste plaats met 20,08 euro). Besluit: Wat de leners betreft, zitten we in de bovenste helft van de vergelijkingsgroep. Ons lenersaantal blijft ook nog stijgen ondanks de dalende trend. Ook wat het aantal bezoekers betreft staan we tussen de grotere gemeenten, en komen er op één bibliotheek na het meeste aantal bezoekers per uur (afhankelijk van de openingsuren). 2

3 Qua bezit blijven we in de onderste helft zitten: onze collectie blijft kleiner in vergelijking met de anderen. Reden hiervoor kan wel zijn dat we meer materialen afvoeren dan andere bibliotheken. Met de uitleningen en de verlengingen zitten we in de middengroep. Met het aantal personeelsleden in vte blijven we helaas aan de staart hangen. De uren die door vrijwilligers gedaan worden zijn dan weer bijna verdubbeld waardoor we hiermee in de top 3 belanden. Inkomsten die de gemeente ontvangt voor de bib, zijn gemiddeld hoger dan in de andere gemeenten. Voor de uitgaven scoren we dan terug lager dan de anderen (dit heeft ook te maken met het feit dat er minder uitgaven voor het personeel zijn). De vraag wordt gesteld om met meer vergelijkbare cijfers te werken zodat alles procentueel in de juiste verhouding kan gezien worden in vergelijking met het aantal inwoners per gemeente. Ook een opsplitsing van de uitgaven in uitgaven voor collectie, werking en personeel zou interessant zijn. De nieuwe cijfers worden berekend en op de volgende vergadering besproken. 3. Activiteiten. Reeds voorbij: Cursus ipads: 23 en 26 april (Ilse Depré): 12 aanwezigen Woe 25 april: vertelkaravaan (i.s.m. ZOVLA): meneer Zee en Hans Mortelmans: echt succes: 93 kinderen Do 3/5: Petra de Sutter: zeer interessante lezing: 74 aanwezigen Op de planning: Do 14/06: lezing door thrillerauteur Toni Coppers: voorlopig 25 ingeschrevenen Zomer van het spannende boek: themastand maken Schat van Vlieg: kinderen van de lagere school kunnen opnieuw op zoek gaan naar een schat in de bib er werden extra gadgets besteld, zodat we zeker toekomen: deze keer zijn het memoryspellen van Vlieg leesvalies : kinderen van de lagere school lezen zoveel mogelijk boeken tijdens de zomermaanden, vanaf 5 boeken krijgen ze een geschenkje. Het aantal boeken wordt per kind bijgehouden d.m.v. kralenkettingen die in de bib worden uitgehangen Di 18/09: theatervoorstelling Ule: ik was 14 in 1914 (Marc de Bel): voor alle 6 de leerjaren + senioren vr 12/10: Griet Op de Beeck za 13/10: Verwendag: versnapering + muzikaal intermezzo do 25/10: David de Wulf: mindfulness lezingen rond gezondheid za 27/10: Workshop 3D-printing (i.s.m. ZOVLA): voor kinderen do 08/11: lezing Mireille Versyck: burn-out en stress lezingen rond gezondheid do 22/11: Karolien Olaerts: gezonde voeding lezingen rond gezondheid za 24/11: vertelnamiddag met Hilde Rogge /04/2019: Bart Van Loo: lezing over de Bourgondiërs Jeugdboekenmaand 2019: liggen reeds vast: Jonas Boets, Jef Aerts, Stefan Boonen en Siska Goeminne 3

4 4. ZOVLA Regionale collectievorming Op de vorige vergadering werd vermeld dat voor de regionale collectievorming we wilden samenwerken met COMEET maar dat het beheerscomité onze vraag niet had goedgekeurd. Ondertussen hebben we hierover meer feedback ontvangen van COMEET, het bleek niet om een principiële nee te gaan, maar de timing voor samenwerking bleek niet opportuun te zijn: jaar van de verkiezingen (geen beslissingen), geen zicht op mogelijke consequenties van de samenwerking, COMEET zelf is in evolutie (fusie Nevele + Deinze). Afspraak is dat we nu wel informeel zullen samenwerken voor de collectieonderdelen waarmee we sowieso zouden starten nl. thrillers volwassenen en de NF jeugd, maar dan zonder de door hen gehanteerde tools. We zullen ook 2 werkvergaderingen van hen bijwonen om de praktische werking te bekijken. We starten hiermee in september. Begin 2019 wordt hier dan een evaluatie van gemaakt en dienen we opnieuw een officiële vraag tot samenwerking in aan het nieuwe beheerscomité. Boekstart Het project waarbij kinderen op 6 maanden en op 15 maanden een boekenpakketje krijgen van de bib via Kind en Gezin loopt goed. Ondertussen kwamen al 11 ouders een peuterpakketje ophalen in onze bib, de babypakketjes krijgen de baby s direct mee in Kind en Gezin. Toekomst ZOVLA Op de vorige vergadering werd reeds vermeld dat de Interlokale Vereniging ZOVLA in zijn huidige vorm niet zal kunnen blijven verder bestaan indien er nog subsidies willen verkregen worden. We zullen met ZOVLA niet meer als bibliotheken op zichzelf kunnen werken, maar er zal sowieso met andere partners moeten worden samengewerkt, tenzij binnen de gemeente met andere actoren, tenzij intergemeentelijk: de sectorspecifieke grenzen overstijgend en transversaal. De projecten en activiteiten die we nu met ZOVLA organiseren zullen dan ook van een heel andere orde zijn. ZOVLA zou in het najaar een vergadering willen beleggen met alle diensthoofden Vrije Tijd, cultuurbeleidscoördinatoren en jeugdconsulenten van alle gemeenten van ZOVLA om te bekijken hoe we een eventuele verdere bovenlokale samenwerking zouden kunnen uitbouwen. 5. GDPR Onze werking gebeurt conform de nieuwe privacywetgeving (GDPR): nieuwsbrieven, persoonsgegevens, adressen, Wat echter niet conform is, is dat de leden van het beheersorgaan met naam en adres op de gemeentelijke website staan: hiervoor is een schriftelijke toestemming nodig. Elk lid krijgt een briefje dat hij/zij ondertekent en waarin akkoord gegaan wordt met het verschijnen van de naam en voornaam op de site. Er zal een opdeling worden gemaakt tussen de politieke vertegenwoordiging en de vertegenwoordiging van de strekkingen en de gebruikers zonder verdere opsplitsing. 4

5 6. Varia - Post uit Lapland: een vriendelijke Fin heeft een boek van onze bibliotheek dat in een vakantiehuisje was blijven liggen in Finnish Lapland teruggevonden en heel wat moeite gedaan om dat boek terug naar ons te sturen. Het was een boek dat niet meer verkrijgbaar was, dus waren we zeer dankbaar dat we het terug in onze collectie konden opnemen! - trouwen@debib: aangezien de raadzaal vanaf september zal verbouwd worden, wijken de trouwplechtigheden tijdelijk uit naar de bib. De volgende vergadering vindt plaats op woensdag 10 oktober 2018 om 20 uur in de bibliotheek. Met vriendelijke groeten, Annelies De Vos Bibliothecaris Katleen Vandermeersch Voorzitter 5