Verslag van de tweedaagse bijeenkomst In co-creatie aan de slag met de nieuwe cao Provincies

Transcriptie

1 Verslag van de tweedaagse bijeenkomst In co-creatie aan de slag met de nieuwe cao Provincies Datum: Woensdag 1 en donderdag 2 februari 2017 Locatie: Woudschoten Hotel en Conferentiecentrum, Zeist Deze bijeenkomst was de aftrap van het co-creatieve proces om te komen tot een nieuwe cao Provincies. Deelnemers waren delegaties van cao-partijen, IPO, FNV CNV en AVV, aangevuld met een aantal vertegenwoordigers van werkgevers en werknemers van provincies. Er is door de deelnemers een intensief programma doorlopen aan de hand van de drie vragen van de Golden Circle van Simon Sinek; het WAAROM, HOE en WAT. De bijeenkomst heeft de volgende resultaten opgeleverd: a. Deelnemers hebben gezamenlijk de WAAROM-vraag beantwoord, die tijdens een eerdere brainstormbijeenkomst in Zwolle door cao-partijen afzonderlijk is beantwoord. Hiervoor is gebruik gemaakt van het resultaat van de brainstormsessie, de analyse die ten grondslag ligt aan de werkgeversvisie gebaseerd op de IPO-beleidsnota Kompas 2020 en de input van vakbonden uit de in december te houden rondgang langs de provincies. Hierover hebben partijen consensus bereikt. b. De HOE-vraag is beantwoord met de inrichting van het co-creatieve proces om te komen tot een nieuwe cao Provincies, er zijn werkgroepen geformeerd van werkgevers en werknemers van provincies die de inhoudelijke onderwerpen bespreken en cao-partijen daarover van advies voorzien. Ook hierover bestaat consensus. Er is gesproken over een enquête als middel om input de verkrijgen. Daarover bestaat (nog) geen overeenstemming. c. De daarbij behorende Coördinatiegroep is ingericht door cao-partijen die samen regie voeren: zij zorgen voor de samenhang en verbinding tussen de onderwerpen, hakken noodzakelijke knopen door en onderhandelen over onderwerpen die dat vereisen (zoals de loonontwikkeling). d. De WAT-vraag is beantwoord door thema s en concept-opdrachtformuleringen voor de werkgroepen te formuleren; onderwerpen die zich niet lenen voor bespreking in de werkgroepen, omdat die evident onderhandelingen vereisen, worden geïnventariseerd voor behandeling in de Coördinatiegroep. e. Er is een communicatieplan opgesteld voor gezamenlijke communicatie tijdens het gehele proces. De bijeenkomst was voorbereid en werd begeleid door HS Arbeidsvoorwaarden (Henk Strating en Wilco Brinkman) en CAOP (Patrick Banis en Paulien van der Meulen). Programmaonderdeel 1: Het beantwoorden van de WAAROM-vraag Gestart werd met een kennismakingsspel waarin in vier gemengde groepen verwachtingen van de bijeenkomst werden gewisseld. Dit deden de deelnemers door relevante plaatjes en passages uit tijdschriften te knippen en vervolgens op een flap te plakken. Vervolgens werden de vier flappen plenair gepresenteerd om vervolgens verder te gaan met het beantwoorden van de WAAROM-vraag. 1

2 Voor het beantwoorden van de WAAROM-vraag werd de groep verdeeld in twee werkgevers- en twee werknemersgroepen. Eén werkgeversgroep en één werknemersgroep beantwoordden de vraag Waarom is vernieuwing van de cao nodig (met de bril terugkijkend)? De andere twee groepen beantwoordden de vraag Waarom is vernieuwing van de cao nodig (met de bril vooruitkijkend)?. Iedereen beantwoordde de vraag eerst individueel in een essay van maximaal 100 woorden. Vervolgens werd met de buurman gewisseld met de vraag de kernwoorden te omcirkelen. Die werden vervolgens kort gewisseld. Al deze woorden werden op puzzelstukken geplaatst. Deze kwamen op tafel te liggen en werden met elkaar besproken. Puzzelstukken waarover men het niet eens was, werden terzijde geschoven. Vervolgens werden de tafels van de groepen bij elkaar geplaatst. De resultaten werden besproken en op dezelfde wijze bleven puzzelstukken liggen waar consensus over was en andere puzzelstukken werden terzijde geschoven. Wat overbleef waren twee tafels met allemaal puzzelstukken waarover men het eens was en die de basis vormden voor de gezamenlijke beantwoording van de WAAROM-vraag. De uitkomsten zijn als volgt geformuleerd en vastgesteld: Terugkijkend: waarom voldoet de huidige cao niet meer? Te complex, te gedetailleerd, oude taal en cultuur, niet aangepast aan deze tijd Teveel nadruk op proces in plaats van op bedoeling o dwingend keurslijf o geen flexibiliteit Geen uitkomst brede verkenning Onvoldoende gericht op loopbaan- en talentontwikkeling Onvoldoende bijdrage aan organisatie-ontwikkeling o functie-denken in plaats van toegevoegde waarde o reageren op veranderende rol overheid Werkzekerheid beter regelen Afspraken nakomen Vooruitkijkend: Welke doelen heeft de nieuwe cao? Bijdragen aan de maatschappelijke functies van de provincies Waardering zacht en hard Ontplooiing en talenten Perspectief bieden Flexibiliteit en dynamiek Arbeidsverhouding op basis van vertrouwen o ruimte voor maatwerk o goed werkgever- en werknemerschap Herstel van vertrouwen Bodem basis 2

3 Programmaonderdeel 2: Het beantwoorden van de HOE-vraag Dit onderdeel werd begonnen met een mini-seminar van touwtrekken naar puzzelen. Daarna een kleine oefening This is my land waarin de uitgangspunten van principieel onderhandelen volgens de Harvard methode werden toegepast. Deze uitgangspunten zijn: Scheid de mensen van het probleem Concentreer je op belangen, niet op posities Creëer alternatieven voordat je een besluit neemt Sta erop dat het resultaat is gebaseerd op een objectieve norm Vervolgens werd aan de hand van onderstaand model uitvoerig ingegaan op de context waarin de co-creatie plaatsvindt, structuur, Coördinatiegroep, werkgroepen. De uitgangspunten werden door de deelnemers onderschreven en vastgesteld. Programma-onderdeel 3: het beantwoorden van de WAT-vraag Voor dit onderdeel waren alle thema s die in de sessies in Utrecht en Zwolle naar boven zijn gekomen op puzzelstukken gezet. De groene puzzelstukken bevatten de proces-elementen, de rode puzzelstukken de inhoudelijke onderwerpen. Deelnemers gingen wederom in gemengde groepen aan de slag. De opdracht luidde te kijken naar de verschillende thema s en te bepalen welke wel of niet passend zijn voor een nieuwe cao. Ook was er de mogelijkheid eventuele aanvullende onderwerpen op lege puzzelstukken te zetten. Dit leverde vier tafels met vele groene en rode bouwstenen op die grotendeels overeen kwamen en nagenoeg alle onderwerpen omvatten. 3

4 Vervolgens gingen de deelnemers aan de slag met het clusteren van de onderwerpen in verschillende thema s. De hoofdthema s die eruit naar voren kwamen zijn: 1. Waarderen en belonen 2. Flexibiliteit en een wendbare organisatie 3. Duurzame inzetbaarheid en sociale zekerheid 4. Pre-ambule, basis op orde inclusief regelruimte De aanwezigen konden zich vervolgens intekenen op één van de vier thema s. Intermezzo regietheater Drie acteurs komen ten tonele. Ze startten met een eerste werkgroepvergadering rondom het thema Duurzame inzetbaarheid. De voorzitter biedt weinig structuur, het is onduidelijk wat de werkgroep op dient te leveren, er wordt niet naar elkaars standpunten geluisterd, de sfeer verhardt en onverrichterzake keert men huiswaarts. Het toneelspel start opnieuw. Deelnemers in de zaal worden uitgenodigd regieaanwijzingen te geven wat ertoe dient te leiden dat het wèl een zinvolle vergadering wordt. Dit ludieke en komische intermezzo dient ervoor deelnemers een spiegel voor te houden en te behoeden voor veel voorkomende fouten in paritaire werkgroepen. Als opmaat naar de volgende opdracht na de pauze waarin men aan de slag gaat met de werkwijze van de werkgroepen. Programma-onderdeel 4: Aan de slag binnen de werkgroepen De werkgroepen werden aan de hand van de volgende thema s aan de slag gezet: Prioriteiten aanbrengen Hoe willen we samenwerken? Wat verwachten we van elkaar? Wat zijn onze sterke kanten? Wat hebben we nodig om ons werk goed te kunnen doen? Deskundigheid, ondersteuning, aantal bijeenkomsten. Voorzitterschap Hoe zien we de link met de Coördinatiegroep? Als er nog tijd over is: wat gaan we morgen doen? (i.i.g. werken aan de opdrachtformulering) Uit de werkgroep preambule, de basis op orde inclusief regelruimte (4) kwam naar voren dat men geen werkgroep opteerde vanwege het feit dat het onderwerp overstijgend is en beter op die wijze kan worden aangepakt. Geadviseerd werd het onderwerp voordat de werkgroepen van start gaan in de Coördinatiegroep uit te werken in een visie/pre-ambule op volwassen arbeidsverhoudingen, goed werkgeverschap en goed werknemerschap en de vertaling daarvan in de cao. Tevens werd geadviseerd die visie/preambule als leidraad voor de werkgroepen en als referentiekader bij de beoordeling/bespreking van de resultaten van de werkgroepen te gebruiken. Er zijn uit alle werkgroepen diverse wensen naar voren gekomen over de wijze van samenwerken, de verwachtingen en noodzakelijke ondersteuning. De Coördinatiegroep heeft alle wensen bijeen gebracht en is na afloop tot enkele afspraken gekomen (zie onderaan). 4

5 Programma-onderdeel 5: WAT willen we bereiken? De werkgroepen gingen vervolgens aan de slag met de opdrachtformulering aan de werkgroep. De werkgroepen dachten ook na over de benodigde communicatiemiddelen en de wijze waarop medewerkers kunnen worden betrokken. Dit leidde tot de volgende uitkomsten per werkgroep: 1. Waarderen en belonen De werkgroep heeft de volgende onderwerpen als het veld vastgesteld: Flexibel belonen; Modern belonen, op basis van beoordeling, loon naar werk; Het waarderen van prestaties Individueel keuzebudget in de zin van; vrijheid in hoe een medewerker gewaardeerd wil worden. Het IKB zoals dat nu is geregeld in de cao is te beperkt als onderwerp voor de werkgroep; Andere verdeling loon over arbeidscarrière; Harmonisatie belonen gemeenten/waterschappen/provincies in de zin van: belemmeringen voor de arbeidsmobiliteit. De werkgroep heeft de volgende opdrachtformulering vastgesteld: Benoem op/voor [hier de hierboven genoemde onderdelen invullen] de verschillende subonderdelen en onderzoek daarvoor vanuit de antwoorden op de Waarom-vraag de vooren nadelen. Maak hierbij een onderscheid naar de korte en lange termijn en kom tot een advies voor het cao-overleg. Om de opdracht te kunnen vervullen heeft de werkgroep het volgende nodig: Zoveel als mogelijk gebruik maken van bestaande informatie. Onder andere kennis nemen van het functioneren BBCF (onderzoek Leeuwendaal), leren van huidige experimenten en huidige teksten/afspraken BBCF. Input van potentiële toekomstige medewerkers waarom zij wel/niet kiezen voor de provincies als werkgever (vanuit waarderingsperspectief). Analyse verschillen loon/extra beloningen tussen gemeenten, waterschappen en provincies. Inhoudelijke (ervarings)deskundigheid over de relatie waarderen en mobiliteit. Hoe wil de werkgroep werken? Met een open blik op de toekomst. Nieuwe werkvormen. Bijvoorbeeld meerdaagse met alle werkgroepen, korte inleiding deskundige voor brede groep medewerkers met actieve betrokkenheid van hen. Bij principiële keuzes medewerkers breed betrekken. 2. Flexibiliteit en een wendbare organisatie Men is gekomen tot de volgende opdrachtformulering uit de groep voor deze werkgroep. 5

6 Hoe kunnen we (interne) flexibiliteit bevorderen in het belang van de organisatie en de medewerkers met als doel/uitgangspunten: 1) Beter inspelen op veranderingen 2) Beter de talenten van de medewerkers benutten 3) Vast werk voor vaste medewerkers Met interne flexibiliteit wordt hier bedoeld dat het gaat om medewerkers in dienst van de provincies en waar dus de cao provincies op van toepassing is. Uitgangspunten voor de werkgroep moeten zijn dat we van ist naar soll gaan. Dat betekent dus een beweging van wat er nu is naar wat er straks moet zijn. Andere uitgangspunten zijn dat er alleen zaken moeten worden geregeld die ook echt geregeld moeten worden en dat het zo concreet mogelijk moet worden. De belangrijkste bouwstenen voor de werkgroep zijn wendbare provincies (uitgangspunt), opgavegericht werken en sturen, brede inzetbaarheid, minder gedetailleerde functiebeschrijvingen en minder functies en meer klassen. Uit de discussie kwam naar voren dat men meer gebruik wil maken van de aanstelling in algemene dienst (geen functie en klassen en dus zou dit het uitgangspunt moeten zijn). Het doel is een wendbare en flexibele organisatie met wendbare en flexibele medewerkers. Wat communicatie betreft denkt men aan een website met daarop een poll en een forum als middelen. Wel is belangrijk om de verwachtingen te managen bij de medewerkers. Als minimale groepsgrootte van de werkgroep wordt gedacht aan 6 mensen, maximaal 10 mensen. De samenstelling is gelijk tussen werkgevers en werknemers met een onafhankelijk voorzitter. 3. Werkgroep Duurzame inzetbaarheid en sociale zekerheid Na de verschillende sessies kwam de volgende opdrachtformulering uit de groep voor deze werkgroep. Hoe kunnen we het beleid richting duurzame inzetbaarheid en sociale zekerheid op een goede manier inrichten, rekening houdend met veranderende rollen, de benodigde prikkels, de dialoog met de leidinggevende en de benodigde instrumenten? De cao-tekst wordt daarbij als sluitstuk gezien. Gekeken moet worden wat er nu in de cao/cap staat wat belemmerend of juist faciliterend is. Aangegeven werd dat er al veel input is ontwikkeld waar ook medewerkers bij zijn betrokken. Er is niet op voorhand behoefte om opnieuw uitvraag onder medewerkers te doen, wel gaat de werkgroep mee indien het coördinatieteam besluit tot een collectieve uitvraag. De voorkeur voor maximaal 10 leden, van beide kanten maximaal 5, werd uitgesproken. Er is geen behoefte aan een onafhankelijk voorzitter, deze rol kan rouleren onder de leden van de werkgroep. Het onderwerp Sociale Zekerheid kan heel goed aan het thema duurzame inzetbaarheid worden toegevoegd. 6

7 Er zijn vangnetten nodig voor als medewerkers niet langer inzetbaar zijn en/of dient er juist meer te worden geïnvesteerd aan de voorkant. Deze discussie zal terugkomen aan de cao-tafel. De eerste bijeenkomst zal worden gestart met compacte presentaties van wat er al is, bijvoorbeeld van A&O Provincies, Werkconferentie Sociale Zekerheid. Hiervan zal zoveel mogelijk gebruik worden gemaakt en op worden aangesloten. Deze bijeenkomst vraagt een goede voorbereiding. Er is behoefte aan door te kunnen pakken op dit thema. De bij de werkgroep behorende bouwstenen zijn: Duurzame inzetbaarheid Gezondheidsprogramma s Talentontwikkeling Ruimte voor persoonlijke keuzes Opleiding en ontwikkeling Flexibel verlof Ontwikkeling van medewerkers Goede werk-privébalans Vitaliteitsbeleid Ruimte voor persoonlijke keuzes Leven lang leren Sociale zekerheid Programmaonderdeel 6: Communicatie Als laatste onderdeel hebben de werkgroepen gewerkt aan de aanzet voor een communicatieplan. Hiervoor zijn collages gemaakt en zijn in kernwoorden de volgende vragen beantwoord: Waarom is communicatie over het co-creatie proces (en inhoud) nodig? Hoe willen we communiceren? Wat willen we communiceren? Met wie willen we communiceren? 7

8 De werkgroepen hebben hun resultaten gepresenteerd. De plenaire discussie leidde tot de volgende uitkomsten: Waarom is communicatie over het co-creatie proces (en inhoud) nodig? Draagvlak onder medewerkers voor het proces Rekening houden met verschillende doelgroepen Wederkerig: niet alleen informeren maar ook input voor het co-creatie proces opleveren Hoe willen we communiceren? Gezamenlijk communiceren op basis van gemeenschappelijk boodschap/teksten (Partijen kunnen wel eigen kanalen/instrumenten gebruiken) Provincies plaatsten gezamenlijk tekst op eigen websites Een project-site inrichten? (Deze wel koppelen aan bestaande websites) Actief communiceren, bijvoorbeeld: enquêtes, stellingen, (korte)polls Met veel focus, to the point, niet wollig Met trots (bijzonder proces, mogen we best trots op zijn) Wat willen we communiceren? Voortgang van het process Resultaten (waarom, pre-ambule) Informatie/vragen van werkgroepen (via coördinatiegroep, afgesproken is dat dit een snel proces wordt) Wat we met de resultaten doen. Daarover is afgesproken dat IPO en vakbonden het beoogde gezamenlijke eindresultaat ieder op hun eigen wijze aan hun achterban/leden voorleggen, daarover zo veel mogelijk vanuit een gezamenlijk opgestelde basistekst communiceren en elkaar daarover informeren. Met wie willen we communiceren? Alle medewerkers bij de provincies Cao-volgers (in beeld brengen, over het proces met gelegenheid te reageren) Na afloop bij (principe) akkoord: Gezamenlijke boodschap/toon Ruimte voor reacties Transparant, geen verrassingen (wel eigen besluit-proces) Gezamenlijk cao gaan toelichten 8