managementinformatie sturen met cijfers

Transcriptie

1 sturen met cijfers Als ondernemer, filiaalmanager of afdelingsmanager moet je kunnen beschikken over betrouwbare en bruikbare. Deze informatie is de verbindende factor op basis waarvan je met behulp van cijfers (bij)stuurt en verantwoording aflegt aan jouw leidinggevende. De kernvragen hierbij zijn: hoe zijn de omzet, de brutowinst, de derving en de loonkosten vergeleken met: n het budget en/of de begroting? n de vorige periode? n met andere vestigingen/filialen/afdelingen? Voor deze belangrijke heeft het grootwinkel- en grootfiliaalbedrijf de beschikking over een systeem, afgekort MIS. Eenvoudig geformuleerd is een MIS een systeem dat ondersteunt bij het nemen van beslissingen op basis van gerealiseerde cijfers. Tegenwoordig klinkt de naam MIS ouderwets. Beter is te spreken over een Business Intelligence systeem, afgekort BI-systeem. De kreet Business Intelligence, vertaald als kennisvergaring van de bedrijfsvoering, gaat een stapje verder dan informatie verwerken. Een BI-systeem stelt de gebruiker in staat om op basis van veel online beschikbare informatie het kennisniveau te vergroten om betere beslissingen te nemen als het gaat over winstmaximalisatie en andere bedrijfsdoelstellingen. Ook leidt dit tot een verbetering van de klantenservice. begrippen Het aanbod van MIS is groot, elke branche beschikt over een op maat gemaakt systeem. Er is echter geen sprake van standaardisatie van de begrippen. Zo komt het voor dat voor het woord gebudgetteerde het woord normatieve gebruikt wordt. Bij de meeste vormen van commerciële samenwerking wordt het gebudgetteerde bruto-winstpercentage insturingsmarge genoemd. De insturingsmarge is dan de door de commerciële organisatie brutowinst die theoretisch behaald kan worden wanneer er geen sprake zou zijn van lekkage (geregistreerde en niet-geregistreerde derving). voorbeeld De heer J. Mandemakers exploiteert een levensmiddelenwinkel in de omgeving van Maastricht. Voor dit jaar zijn de volgende insturingsmarges afgesproken: n Kruidenierswaren, m.u.v. huismerken: 13% n Rookwaar: 7% n Aardappelen, groenten en fruit: 30% n Vlees- en vleeswaren: 50% n Huismerken: 18% n Zuivel: 25% n Brood en banket: 28% n Non-food, inclusief drogmetica: 32,5% n Overig assortiment: 27,4% 247

2 opgaven budgettering 49. Gegeven een gedeelte van een managementrapportage van het tweede kwartaal uit het MIS van een vestiging van een filialenorganisatie in mode. Damesmode Herenmode Kindermode Totaal Omzetaandeel: gebudgetteerd 25,0% 20,0% 55,0% 100,0% Omzetaandeel: werkelijk 30,0% 25,0% 45,0% 100,0% Omzet: gebudgetteerd , , , ,00 Omzet: werkelijk , , , ,00 Insturingsmarge 45,0% 40,0% 55,0% 49,5% Derving: gebudgetteerd 10,0% 12,5% 15,0% 13,2% Derving: werkelijk 15,0% 17,5% 20,0% 17,9% Brutowinst gebudgetteerd , , , ,50 36,3% Brutowinst werkelijk , , , ,75 30,4% Loonkosten Loonkosten: gebudgetteerd 7.656, , , ,00 17,5% Loonkosten: werkelijk Loonkosten per uur Uren Asmaa Yaagoubi 19, , ,00 Agneta Gerrits 16, , ,00 Muhammed Solak 22, , ,50 Patrick Meijer 18, , ,00 Daniëlle Roffel 21, , ,00 Shenna Ritchi 22, , ,00 Totaal/gemiddeld , , , ,50 22,0% Overige exploitatiekosten Gebudgetteerd 3.750, , , ,00 Werkelijk 3.750, , , ,00 Resultaat Gebudgetteerd 3.906,25 500, , ,50 Werkelijk 1.200, , , ,25 OPWU norm 125,00 (excl. btw) OPWU werkelijk 94,66 (excl. btw) EIW BV bedrijfseconomisch rekenen: exploitatiekosten 248

3 De economische crisis is de oorzaak van de omzetdaling in het tweede kwartaal. De normatieve omzet van het derde kwartaal is ,-. De filiaalmanager heeft de opdracht gekregen om het resultaat van het derde kwartaal te verbeteren. Mogelijkheden hiervoor zijn: n het verlagen van de (loon)kosten, De filiaalmanager doet dit door in vergelijking met het tweede kwartaal: de werkelijke loonkosten met 30% terug te dringen, de gerealiseerde overige exploitatiekosten met 50% te verlagen. De filiaalmanager verwacht dat de omzetafdelingen van de assortimentsgroepen niet veranderen. Wel gaat hij uit van een verwachte omzetdaling van 15% van de normatieve omzet. n het streven naar omzetgroei. Door het aanpassen van het reclamebudget verwacht de filiaalmanager een omzetstijging van 10% ten opzichte van de normatieve omzet. Wel is de verwachting dat als gevolg van de reclame-inspanningen de omzetaandelen veranderen. Het verwachte omzetaandeel van de afdeling A verandert in 32%, dat van de afdeling B wordt 28% en dat van afdeling C wordt 40%. De verwachte exploitatiekosten bedragen ,-. In de loonkosten en dervingpercentages worden geen wijzigingen verwacht. a. Bereken het verwachte bedrijfsresultaat van als gekozen wordt voor het verlagen van de loonkosten. b. Bereken het verwachte bedrijfsresultaat van als gekozen wordt voor het streven naar omzetgroei. c. Welke conclusie trek je uit de verwachte uitkomsten van de twee mogelijkheden? Betrek in je conclusie ook de loonkosten en de verwachte OPWU. 249

4 50. Gegeven een gedeelte van een weekrapportage uit het MIS van een van de filialen van Mandemakers Kleding voor het Gezin. budgettering Herenmode Damesmode Tienermode Kindermode Totaal Omzetaandeel: gebudgetteerd 17,5% 37,5% 30,0% 15,0% 100,0% Omzetaandeel: werkelijk 15,0% 40,0% 32,5% 12,5% 100,0% Omzet: gebudgetteerd 7.000, , , , ,00 Omzet: werkelijk 5.625, , , , ,00 Insturingsmarge 45,0% 58,0% 45,0% 60,0% 52,1% Derving: gebudgetteerd 7,5% 9,0% 5,0% 5,0% 6,9% Derving: werkelijk 10,0% 11,0% 12,5% 15,0% 11,8% Brutowinst gebudgetteerd 2.625, , , , ,00 45,2% Brutowinst werkelijk 1.968, , , , ,06 40,2% Loonkosten Loonkosten: gebudgetteerd 770, , ,00 660, ,00 11,0% Loonkosten: werkelijk Loonkosten per uur Uren Gerhard Braak 19, ,00 711,00 José Wonink 20, ,00 738,00 Maruschka Pals 19, ,00 468,00 Melanie Leusink 16, ,50 247,50 Regine Lansink 23, ,00 658,00 Corine Veltman 15, ,00 240,00 Henri Kolkman 18, ,00 675,00 Mirjam Farro 21, ,00 765,00 Totaal/gemiddeld , ,50 898, , ,50 12,0% Overige exploitatiekosten Gebudgetteerd 481, ,25 825, ,00 Werkelijk 487, , ,25 406, ,00 Resultaat Gebudgetteerd 1.373, , , , ,00 Werkelijk 620, , ,69 263, ,56 OPWU norm OPWU werkelijk 175,00 (excl. btw) 165,20 (excl. btw) EIW BV bedrijfseconomisch rekenen: exploitatiekosten 250

5 a. Bereken de normale verandering van het bedrijfsresultaat als gevolg van een veranderde weekomzet. b. Bereken de extra lekkage (= extra derving). c. Bereken het bezettingsresultaat. d. Bereken het (efficiency)verschil van de totale exploitatiekosten. e. In welke afdeling is de extra derving het hoogste? Motiveer het antwoord door een berekening. f. Welke afdeling scoort als het gaat over de arbeidsproductiviteit het slechtste? Motiveer het antwoord door een berekening. g. Mirjam is de afgelopen week 12 uur ziek geweest. De filiaalmanager heeft vergeten dit in het MIS te verwerken. Wat is hiervan het gevolg voor de - OPWU van de afdeling, - OPWU van de hele winkel. 251

6 51. Gegeven een gedeelte van een weekrapportage van week 23 uit het MIS van een supermarktfiliaal. budgettering Vlees/ Zuivel Brood/ Groenten/ vleeswaren Zuivel banket fruit Totaal Omzetaandeel: gebudgetteerd 35% 25,0% 18,0% 15,0% 100,0% Omzetaandeel: werkelijk 30,0% 27,5% 20,0% 22,5% 100,0% Omzet: gebudgetteerd , , , , ,00 Omzet: werkelijk , , , , ,00 Insturingsmarge 50,0% 25,0% 28,0% 30,0% 35,4% Derving: gebudgetteerd 3,0% 4,0% 2,5% 3,0% 3,2% Derving: werkelijk 4,0% 6,0% 3,0% 4,5% 4,5% Brutowinst gebudgetteerd , , , , ,50 32,2% Brutowinst werkelijk , , , , ,81 29,8% Loonkosten Loonkosten: gebudgetteerd 2.730, , , , ,00 12,0% Loonkosten: werkelijk Loonkosten per uur Uren Slager 22, ,00 855,00 8 medewerkers 6, , ,50 Eerste verkoper 19, ,00 741,00 4 medewerkers 5, ,00 798,00 Eerste verkoper 18, ,50 712,50 5 medewerkers 5, ,00 828,00 Groentechef 19, ,00 741,00 7 medewerkers 4, ,50 832,50 Totaal/gemiddeld , , , , ,50 9,4% Overige exploitatiekosten Gebudgetteerd 2.275, , , , ,00 Werkelijk 2.055, , , , ,00 Resultaat Gebudgetteerd 5.687, ,50 715, ,50 10,2% Werkelijk 5.757,50 365,38 714, , ,31 10,9% OPWU norm 125,00 (excl. btw) OPWU werkelijk 85,60 (excl. btw) EIW BV bedrijfseconomisch rekenen: exploitatiekosten 252

7 a. Analyseer het verschil tussen het gebudgetteerde en het werkelijke bedrijfsresultaat van week 23 van deze supermarkt in: n normale toename van het bedrijfsresultaat als gevolg van een hogere werkelijke omzet, n lekkage, n bezettingsresultaat, n verschil van de exploitatiekosten. b. Welke conclusie kun je trekken als het gaat om de arbeidsproductiviteit en relatie tot de loonkosten? De supermarktmanager denkt dat hij het resultaat voor week 27 kan verbeteren. In het exploitatiebudget van week 27 staat een gebudgetteerde omzet van ,- Met de commerciële organisatie is overeengekomen dat de insturingsmarge van de zuivelaf-deling met ingang van week 27 verhoogd wordt naar 28%. Gezien de verwachte weersomstandigheden veranderen de omzetaandelen. Het omzetaandeel van vlees/vleeswaren wordt 32%, van zuivel wordt 29%, van brood/banket wordt 19% en dat van groenten/fruit wordt 20%. De verwachte exploitatiekosten stijgen tot 7.000,-, waardoor de verwachte exploitatiekosten voor de afdeling zuivel 2.000,- worden. De personele bezetting is voldoende om de omzetstijging op te vangen. De overige gegevens blijven hetzelfde. c. Bereken het verwachte bedrijfsresultaat van week 27. d. Bereken het verwachte gemiddelde brutowinstpercentage van week 27 (afronden op één decimaal nauwkeurig). 253