AGP Business Software

Transcriptie

1 AGP Business Software AGP Business Software is een softwareleverancier met al meer dan 30 jaar ervaring. Sinds 1977 houden wij ons bezig met het automatiseren en optimaliseren van bedrijfsprocessen in diverse branches. Aanvankelijk was dit in de vorm van maatwerk software, waarna dit evolueerde tot standaard ERP branche software. Bent u op zoek naar specifieke ERP software voor uw branche om uw bedrijfsprocessen volledig te ondersteunen, dan hebben wij beslist de juiste oplossing voor uw organisatie. Maar behalve de juiste oplossing, zoekt u ook een automatiseringspartner die zich betrokken voelt en uw automatiseringsbehoeften begrijpt. Waarom AGP Business Software Dankzij gedegen vakmanschap, betrokkenheid bij de klanten en gevoel voor kwaliteit is AGP gestaag gegroeid tot een allround systeemhuis waar continuïteit de boventoon voert. Met een nuchtere, klantgerichte mentaliteit en een diepgaande branchekennis in diverse bedrijfstakken, leveren de medewerkers van AGP totaaloplossingen op het gebied van administratieve en logistieke automatisering. Doordat wij ons breed georiënteerd hebben in diverse softwaretechnologieën en branches, kunnen wij u te allen tijde deskundig en objectief adviseren. Samen met onze gebruikers, hebben wij gekeken naar de automatiseringsbehoeften binnen de diverse branches. Wij hebben ons verdiept in de wensen en eisen van gebruikers en kennis verzameld van vele bedrijfsprocessen. Alle disciplines in uw bedrijf krijgen de juiste softwaregereedschappen aangeboden en u biedt uw medewerkers een gebruiksvriendelijk hulpmiddel bij de dagelijkse werkzaamheden. Onze branche specifieke ERP software is zo voor en door de eindgebruiker ontwikkeld. Met onze gespecialiseerde medewerkers ondersteunen wij een zeer breed scala Branche oplossingen van AGP Business Software AGP Installware AGP Rent Installatiebedrijven Verhuurbedrijven aan klanten. AGP Projects Project en serviceorganisaties AGP Trade Handel en groothandel It s a pleasure running business

2 Het aanbod aan ERP software leveranciers is enorm. Maar behalve de beste software oplossing, zoekt u ook een automatiseringspartner die zich betrokken voelt en uw automatiseringsbehoeften begrijpt. Modulaire opbouw Onze software oplossingen zijn modulair opgebouwd en de instellingen kunnen tot op de gebruiker specifiek worden aangepast. Hierdoor bieden zij een hoge mate van flexibiliteit en zijn zij volledig af te stemmen op uw bedrijfsvoering. Samen met u bepalen wij welke onderdelen van toepassing zijn op uw bedrijfsstructuur. De software past zich aan uw organisatie aan, want goed functionerende software is het fundament voor uw zakelijk succes. Volledig geïntegreerd Bedrijven zijn enthousiast over de integrale opzet van onze software, ook richting de financiële administratie. Eén oplossing voor al uw administratieve, logistieke en financiële processen. Door de vergaande integratie van alle modules, hoeft u gegevens maar één keer in te voeren en kunt u deze door de gehele software raadplegen. Met onze software verhoogt u het rendement van uw onderneming, de toegevoegde waarde is direct merkbaar door het efficiënter en eenvoudiger kunnen werken. Branche expertise Onze dienstverlening is medebepalend voor het succesvol werken met onze software. Om er voor te zorgen dat u optimaal gebruik kunt maken van onze software, leveren wij ook alle daarbij horende service, zoals: implementatie, conversie, opleiding en helpdesk. Onze consultants komen vaak uit uw branche en weten daarom als geen ander hoe uw branche werkt. Hun vergaande kennis van de software en van uw branche zorgt voor een unieke combinatie om uw organisatie het beste van dienst te kunnen zijn. Continuïteit Door een intensieve samenwerking met onze gebruikers, volgen wij de ontwikkelingen op de voet en blijft onze software voldoen aan de allerlaatste eisen. Uw software is altijd up-to-date met nieuwste trends en volledig afgestemd op uw bedrijfsprocessen. De nieuwste technologische ontwikkelingen worden bij voldoende stabiliteit geïmplementeerd in onze software en bij nieuwe releases beschikbaar gesteld voor onze gebruikers. En omdat wij de softwareontwikkeling in eigen beheer hebben, kunnen wij, indien nodig, een stuk meerwerk leveren om u de flexibiliteit te bieden die u nodig heeft. AGP Business Software +31 (0) info@agp.nl Copyright 2014 AGP Group

3 AGP Rent Geen branche is zo dynamisch als de verhuurbranche. De werkzaamheden vergen een nauwkeurig samenspel en ruime flexibiliteit van diverse AGP Rent is een breed opgezette, modulaire software oplossing voor de gehele verhuurbranche. Het systeem biedt een volledig geïntegreerde totaaloplossing voor onder andere acquisitie, calculatie, werkvoorbereiding, verhuur, inhuur, inkoop, verkoop, projectuitvoering, planning en facturatie. U heeft behoefte aan betrouwbare informatie om snel en effectief uw organisatie te kunnen sturen. AGP Rent voorziet u van deze informatie. Met AGP Rent beschikt u over flexibele ERP software die gemaakt is om in te kunnen springen op de wensen en behoeften van uw organisatie en de dynamische verhuurketen. disciplines. Het behalen van een optimaal resultaat is in de verhuurbranche van wezenlijk belang. Prijs en plaats zijn voor Optimaal resultaat Het behalen van optimaal resultaat is in de verhuur van wezenlijk belang. Het verhuren van artikelen en diensten is een arbeidsintensief proces en u wilt uw artikel en/of dienst zo vaak mogelijk verhuren met minimale inspanning. AGP Rent helpt u om tot een concurrerende prijs/kwaliteit verhouding te komen zonder rendementsverlies, door personeel, materieel en logistiek beter op elkaar af te stemmen. u een belangrijk instrument. Om succesvol te zijn en de concurrentie voor te blijven, dienen personeel, materieel en logistiek naadloos op elkaar te worden afgestemd. Altijd en overal inzicht Om projecten en evenementen nauwkeurig te plannen met het juiste materiaal en personeel, is het voor u belangrijk om te weten waar welke artikelen en werknemers in welke periode zijn. Bij het opstellen van een offerte wilt u realtime inzicht hebben in de beschikbare voorraad en het personeel voor een bepaalde huurperiode, zodat er geen dubbele boekingen ontstaan. Altijd en overal realtime inzicht in uw projecten en bijbehorende documenten, actueel inzicht in de voorraad voor een bepaalde huurperiode en optimale inzet van uw medewerkers. Dit zijn enkele speerpunten van AGP Rent. Relaties beheren Tegenwoordig is relatiebeheer uit geen enkele branche meer weg te denken. Ook voor de verhuurbranche is het optimaal beheren van bestaande relaties en het uitbreiden met nieuwe relaties van wezenlijk belang. U hebt graag alle relevante gegevens van een klant bij elkaar om zo een gedegen klanthistorie op te bouwen. Huurcontracten, prijsafspraken en facturen moeten snel op te vragen zijn, zodat u efficiënt en nauwkeurig kunt werken. Door een upto-date relatiebeheer te voeren, blijft uw huidige klantenkring tevreden en bent u in staat om gegevens van potentiële klanten nauwkeurig te volgen. Relatiebeheer betekent groei van uw organisatie en AGP Rent biedt u de tools om uw relatiebeheer optimaal te kunnen voeren.

4 Software afgestemd op uw organisatie AGP Rent ondersteunt de dagelijkse werkprocessen in uw organisatie om zo uw projecten nog succesvoller te maken. Een uitgebreid basispakket is voor u beschikbaar, dat naar behoefte is aan te vullen met de voor u belangrijke extra modules. Door het inzetten van de juiste modules maken wij de optimale samenstelling, toegespitst op uw organisatie en uw medewerkers. Geen overbodige functionaliteit en de mogelijkheid om gefaseerd te starten. Volledig geïntegreerd De integratie met MS Outlook en de zeer uitgebreide DMSfunctionaliteit zorgen voor een correcte en continue afhandeling van alle dataverkeer binnen uw organisatie. Ook kunnen periodieke rapportages per project, relatie, debiteur, crediteur etc. worden getoond. Deze functionaliteit kan verder worden uitgebreid middels krachtige analyses in dashboards van Qlikview. Tot slot voorziet AGP Rent uiteraard ook in een financiële administratie, waarin indien gewenst, meerdere bedrijven ondergebracht kunnen worden. Eenvoudig werken Uw medewerkers halen meer uit uw informatiesysteem als functies helder en toegankelijk zijn. Bij de ontwikkeling van AGP Rent is iedere module volgens dezelfde basisprincipes opgezet met een zeer consequent en herkenbaar gebruik van knoppenbalken en tabbladen. Uw medewerkers leren in korte tijd eenvoudig en optimaal te werken met het systeem. Alle onderdelen van AGP Rent die u wenst te gebruiken, vormen één geïntegreerd geheel, waardoor u gegevens slechts eenmaal in hoeft te geven om vervolgens in diverse disciplines te kunnen gebruiken. De mogelijkheden Relatiebeheer Artikelbeheer Voorraadbeheer Meerdere magazijnen Verhuuradministratie Verkoopadministratie Projectadministratie Personeel- en urenregistratie Personeelsplanning Materiaalplanning Voertuig/ritplanning Service en onderhoud Barcodescanning Websuite met o.a.: - E-commerce - Planning en uren Elektronische berichten Documentmanagement (DMS) Managementrapportages (BI) Financiële administratie AGP Business Software +31 (0) info@agp.nl

5 AGP Rent modules AGP Rent is ontwikkeld in samenwerking met een aantal vooraanstaande relaties uit de verhuurbranche. Hierdoor sluit het pakket naadloos aan op uw bedrijfsprocessen en de uitdagingen die u als verhuurder dagelijks tegenkomt. AGP Rent is modulair opgebouwd en volledig geïntegreerd, waardoor u gegevens maar één keer in hoeft te voeren om overal in AGP Rent te kunnen gebruiken. Met AGP Rent beschikt u over flexibele ERP software die gemaakt is om in te kunnen springen op de wensen en behoeften van uw organisatie en de dynamische verhuurketen. AGP Rent wordt dagelijks verder uitgebreid om ervoor te zorgen dat uw software meegroeit met de ontwikkelingen in de markt. De modules Relatiebeheer en CRM Transportplanning Artikelbeheer Barcodescanning en RFID Voorraadbeheer Websuite en E-commerce Meerdere magazijnen Documentmanagement Verhuur- en verkoopadministratie Financiële administratie Projectadministratie Managementinformatie en rapporten Service en onderhoud Vaste activa Personeel- en urenregistratie Koppeling tekenprogramma Diverse modules voor nichemarkten Relatiebeheer en CRM Uw relatiegegevens worden op één punt onderhouden en zijn in alle onderdelen van het pakket actueel beschikbaar. Alle relevante gegevens van de relatie kunnen worden geregistreerd en ook kunnen er nog vrije velden door u worden gedefinieerd. Meerdere contactpersonen en afwijkende afleveradressen behoren tot de standaard mogelijkheden. AGP Rent stelt de verhuurder in staat om contracten vast te leggen, zowel in een offerte als in een opdrachtenstadium. Voor het opstellen van een contract zijn diverse bronnen beschikbaar, zoals; een debiteurenbestand, een artikelbestand, sets, dienstenportefeuille en personeelsbestand. U kunt documenten registreren op relatieniveau en vanuit de relatie direct documenten opvragen uit het geïntegreerde Document Management Systeem. Het onderdeel Relatiebeheer en CRM biedt ook koppelingen met onder andere MS office, MS outlook en de digitale telefooncentrale. Een uitbreiding op het Relatiebeheer van AGP Rent is de CRM-functie, die ondersteuning biedt in de contact- en taakregistratie. U heeft inzicht in klantperformance, contactregistratie en contacthistorie. Artikelbeheer De grote hoeveelheid informatie, die opgeslagen kan worden in AGP Rent, maakt het noodzakelijk dat de toegang tot artikelen op een gebruiksvriendelijke en efficiënte manier mogelijk is. In het basis onderhoudsscherm voor artikelen kunt u eenvoudig alle relevante gegevens van zowel verhuur- als verkoopartikelen onderhouden. U heeft diverse tabbladen, velden en vrije velden tot uw beschikking om alle gewenste gegevens te registreren. Naast informatie over het artikel zelf, kan er aanvullende informatie worden vastgelegd en kunnen verbanden tussen artikelen worden aangegeven in de vorm van samengestelde artikelen.

6 Voorraadbeheer De artikelen c.q. sets en diensten worden vastgelegd voor de periode waarin ze verhuurd zijn. De verkoopartikelen worden afgeboekt van de voorraad. De beschikbaarheid van de voorraad wordt bepaald middels de tijdlijnmethode (voorraad in de toekomst gezien). Met de diverse planningsfuncties kunt u eenvoudig inzicht krijgen in de beschikbaarheid van de artikelen en eventuele tekorten. Tekorten kunt u via AGP Rent eenvoudig oplossen door artikelen in te huren of artikelen uit andere, bijvoorbeeld nog niet bevestigde, contracten te halen. Het systeem controleert automatisch op problemen of dubbele boekingen en waarschuwt uw medewerkers hiervoor. Meerdere magazijnen Middels de module Meerdere magazijnen is het mogelijk om binnen één contract artikelvoorraden uit verschillende magazijnen te reserveren. Per artikel wordt extra tijd gereserveerd voor transport van en naar het betreffende magazijn. Naast de haal- en brengbonnen wordt er per magazijn een pakbon afgedrukt. U heeft overzichtelijk op het tabblad Artikelen de reserveringen per magazijn en de huurperiode met begin- en einddatum. Verhuur- en verkoopadministratie Bij een opdracht kunnen optioneel en geheel variabel diverse logistieke gegevens worden vastgelegd o.a.: locatiegegevens, projectbeschrijving, planninggegevens en personeelsgegevens. Deze gegevens zijn geheel vrij in te vullen of middels tekstmodellen. Gegevens die reeds zijn vastgelegd worden automatisch overgenomen. Bij het verhuren/verkopen van artikelen is het noodzakelijk dat er een juiste verslaglegging van de huurcontracten en prijsafspraken plaatsvindt, dat opdrachten goed en tijdig gepland kunnen worden en dat de verhuurder overzicht heeft over de beschikbare voorraad van het materiaal, in meerdere magazijnen en wanneer wenselijk in meerdere bedrijven. Artikelen die verkocht worden, worden direct van de voorraad afgeboekt. Het systeem bepaalt de contractwaarde aan de hand van de in de stambestanden vastgelegde huur- en verkoopprijzen en de huurperiode. Hierbij wordt rekening gehouden met de vastgelegde prijsafspraken. Van de contractwaarde kan tenslotte nog een contractprijsafspraak worden gemaakt. Een offerte of contract kan men afdrukken, en of faxen. Projectadministratie Via de functie Projectadministratie hebt u inzicht in de opbrengsten, kosten en marges van één of meerdere projecten. Tevens kunt u een begroting vastleggen en doordat het projectresultaat op elk moment opgevraagd kan worden, is tijdige bijsturing mogelijk. Service en onderhoud Door het systeem heen worden onderhoudsopdrachten en -contracten collectief en preventief vastgelegd. Dat alles gebeurt inclusief de benodigde materialen, het plannen van het personeel en het registreren van de gewerkte uren. Personeels- en Transportplanning en Urenregistratie Er kan een planning worden gerealiseerd voor het personeel dat nodig is bij een contract. Ook kan er een planning worden gemaakt op basis van de vereiste kwaliteiten van het personeel dat nodig is bij een contract. Verder voorziet het systeem in mogelijkheden om onder andere hotelovernachtingen, vervoer en ritten te plannen. Na het uitvoeren van de

7 opdracht, kunnen de gerealiseerde uren en gemaakte kosten worden vastgelegd en eventueel in het contract worden bijgesteld in verband met de nacalculatie. Bij het gebruik van meerdere bedrijven is het mogelijk om via één centrale planning het personeel en het transport over alle bedrijven te regelen. Barcodescanning Een reeds jaren bekende toepassing op het gebied van voorraadbeheer is het gebruik van barcodescanning. Elk artikel is voorzien van een unieke streepjescode. Als een artikel het magazijn verlaat, kan dit artikel gescand worden met een barcodescanner, waarna de gegevens automatisch in de opdracht verwerkt worden. Websuite en E-commerce Internettechnologie is de toekomst. AGP Rent biedt vergaande koppelingen met internet, zodat uw relaties kunnen huren via internet. In de websuite zijn onder andere opgenomen E-catalogus, E-reserveringen en E-planning. Enerzijds zijn deze gericht op werkzaamheden die eigen medewerkers verrichten en anderzijds op uw relaties. Bedrijven en particulieren kunnen online uw catalogus inkijken, een offerte aanvragen of het benodigde materiaal reserveren. En uw personeel kan van huis uit inloggen om de actuele planning op te vragen of een urenregistratie in te geven. De weboplossingen maken het mogelijk om via het internet diverse functies uit te voeren. De te gebruiken pagina s worden opgenomen in uw website; lay-out, kleur en stijl van de te gebruiken pagina s worden naadloos ingepast. Documentmanagement Het document management systeem van AGP Rent stelt u in staat om centraal en digitaal documenten op te slaan en te koppelen aan relaties, orders, facturen en offertes. De gebruiker is in staat de volledige documentenstroom van zowel intern gegenereerde als extern ontvangen documenten te beheren en te stroomlijnen. U kunt uw interne documenten automatisch laten toevoegen aan het DMS als u werkt met de Officekoppeling van AGP Rent. Deze koppeling zorgt ervoor dat gegevens uit het systeem eenvoudig in de door u gedefinieerde Word-sjablonen worden geladen. Na het afronden van het document in Word, wordt het document opgeslagen bij de betreffende relatie in AGP Rent. Als u niet digitale documenten van derden ontvangt, kunnen deze na inscannen middels gegenereerde zoekkenmerken intern worden gekoppeld. Documenten die u digitaal ontvangt, kunnen zonder scanning worden toegevoegd. Het DMS bevat namelijk een directe koppeling met MS Outlook voor het opslaan van s. Naast een beheerderfunctie bestaat er ook een archiefscherm (zowel geïntegreerd als in browserformaat) die medewerkers kunnen gebruiken voor het raadplegen van de opgeslagen documenten in het centrale archief. In dit scherm kunnen documenten eenvoudig opgezocht, gegroepeerd naar onderwerp en geraadpleegd worden. Hierdoor bespaart u niet alleen op papier, maar heeft u ook een perfect instrument in handen om uw medewerkers snel en effectief te informeren. Financiële administratie AGP Financial, de financiële administratie van AGP stelt u in staat om op snelle en eenvoudige wijze inzicht te krijgen in het financiële reilen en zeilen van de organisatie. AGP Financial bestaat uit de basisonderdelen grootboek-, crediteuren en debiteurenadministratie en het aantal bedrijfsadministraties is hierbij onbeperkt. De grootboekadministratie is de basis voor alle andere in gebruik zijnde modules voor zover in die modules financiële transacties voorkomen. De grootboekadministratie is uiteraard voorzien van kolommenbalans, saldibalans, mutatieoverzichten, voorafgaande journaalposten, standaard journaalposten, kostenverdeling, btwaangifte, meerdere valuta s, herwaardering van vreemde valuta, importeren en exporteren van mutaties en het

8 aanmaken van een auditfile voor de belastingdienst. Een belangrijk voordeel van een geïntegreerd financieel systeem is de eenduidigheid in verslaglegging en verantwoording binnen alle onderdelen van het systeem. Mocht u liever niet met de financiële administratie van AGP Rent willen werken, dan maken wij voor u graag een koppeling met u w huidige boekhoudpakket. Rapportage en analyse AGP Rent bevat zelf zeer uitgebreide statistische informatie en rapportage mogelijkheden om analyses mee te maken. Daarnaast bieden wij u middels Qlikview een BI-tool. Qlikview biedt u dashboards, analyses, rapportages, queries, simulatie en communicatie. Hiermee heeft u eenvoudig inzicht in het rendement van uw organisatie en daarbij horende procesinformatie. Met deze informatie kunt vervolgens snel en adequaat beslissingen nemen. Qlikview is volledig gekoppeld aan de software van AGP, zodat het alle relevante informatie direct uit de BackOffice haalt. Vaste activa Activa kunnen in groepen worden ingedeeld. Aan zowel serienummers als aan bulkartikelen kunnen vaste activa gekoppeld worden. Voor serienummers wordt bij goederenontvangst direct een activa aangemaakt wat één op één gekoppeld is aan het unieke artikel. Voor bulkartikelen wordt eveneens een activa aangemaakt voor de betreffende ontvangsthoeveelheid. Voor één bulkartikel kunnen meerdere activa aanwezig zijn. Er vindt direct een boeking in AGP Financieel plaats. Aan de hand van diverse parameters worden de vaste activa afgeschreven. De hieruit voortvloeiende journaalpost wordt direct in AGP Financieel geboekt. Wanneer een activa wordt verkocht (occasion verkoop of manco) kan een desinvesteringsvoorstel worden afgedrukt. Bij de facturatie wordt automatisch in de registratie van het vaste activum de verkoop verwerkt en de afschrijving wordt hierop afgestemd. Koppeling tekenprogramma AGP Rent bevat een koppeling met tekenprogramma s, zoals bijvoorbeeld Autocad. Van de tekeningen die in dit programma gemaakt worden, kunnen de stuklijsten ingelezen worden in AGP Rent in een offerte of contract, waardoor u deze niet meer handmatig in hoeft te geven. Diverse modules voor nichemarkten AGP Rent bevat diverse modules die voor bepaalde niches binnen de verhuurbranche interessant zijn. Denk hierbij aan een tenten calculator, balieverhuur of een module steigerbouw. Mocht u meer willen weten over de diverse specifieke modules van AGP Rent, neemt u dan contact op met AGP Business Software. AGP Veghel B.V. De Amert GH Veghel Postbus AE Veghel Telefoon +31 (0) Fax +31 (0) info@agp.nl Internet