teamverantwoordelijke secretariaat en aankoop departement organisatie & ondersteunging contractueel niveau B (B1-B3)

Transcriptie

1 aanwervingsbrochure teamverantwoordelijke secretariaat en aankoop departement organisatie & ondersteunging contractueel niveau B (B1-B3) Antwerpsesteenweg 246 B-2390 Malle

2 Kennismaking met de gemeente Malle De gemeente Malle is een rustige en landelijke gemeente van hectare groot. Binnen dit gebied liggen twee dorpskernen (Oost- en Westmalle), samen goed voor zo n inwoners. Malle kent een bewogen geschiedenis. In de 11 de eeuw werd het oostelijke en het westelijke deel gescheiden en ontstonden Oost- en Westmalle. In 1977 werden Westmalle en Oostmalle terug herenigd. De nieuwe fusiegemeente kreeg eerst de naam Westmalle mee. Twee jaar later, namelijk op 30 juli 1979, werd deze naam terug gewijzigd in de oorspronkelijke naam "Malle". Taalkundigen raken het niet eens over de herkomst van het woord Malle. Sommigen beweren dat het uitgestrekte vlakte, grens of halte betekent, anderen beweren dan weer dat het van het Latijnse woord Mallum komt. Dit betekent maalberg en is de plaats waar de Franken hun rechtspraak en vergaderingen hielden. Wie in Malle rondkijkt, merkt al snel dat de gemeente verschillende karakters heeft die elkaar vervolmaken en verrijken. Oostmalle is een voor Vlaamse begrippen compact dorp waarvan de wegen als een spinnenweb rond de Sint-Laurentiuskerk liggen. Het Domein de Renesse ligt vrijwel in het dorpshart en vormt een schitterende groene zone die doorloopt tot aan de autosnelweg E34 in het zuidelijkste puntje van de gemeente. In Westmalle ligt rond de Abdij van de Trappisten nog zo n gebied dat zelfs beschermd is als landschappelijk waardevol gebied. Aansluitend beginnen de residentiële wijken, die overgaan in het centrum waarvan de Antwerpsesteenweg de vitale hoofdader is. Daaromheen wordt het landelijk karakter van de ganse gemeente benadrukt door de aanwezigheid van talrijke landbouwbedrijven met akkers en weiden. Buiten dit landelijke karakter kent Malle echter ook heel wat bedrijvigheid. Gelegen in de Antwerpse Noorderkempen, langs de drukke verkeersader Antwerpen-Turnhout, vormt Malle het kruispunt van een aantal drukke gewestwegen. Daarom is de gemeente ook erg goed te bereiken met het openbaar vervoer. Meerdere trajecten lopen door het dorp en verbinden de twee dorpskernen met elkaar. De industriezone van Malle is een belangrijke getuige van de bedrijvigheid in onze gemeente. Deze industriezone ligt midden tussen de twee deelgemeenten en strekt zich uit over ongeveer 150 hectare met enkele grote ondernemingen met meer dan 300 werknemers. Daarnaast zorgen allerlei dienstverlenende instanties voor bijkomende tewerkstelling. De openbare besturen, de medische- en sociale voorzieningen, de vijf basisscholen en zes scholen voor secundair onderwijs. Verder heeft Malle een aantal kloostergemeenschappen en zeven verzorgingsinstellingen. Om al die bedrijvigheid in goede banen te leiden en op elkaar af te stemmen, is er een degelijk bestuur nodig. Aan het roer van onze gemeente staat een dynamische ploeg die vooruit wil. Samen bouwden we reeds een stevige organisatie uit met zo n 150 medewerkers. Om dit team nog te versterken, zijn we op zoek naar een nieuwe, dynamische medewerker. Aanwervingsbrochure gemeente Malle p. 2 van 11

3 Kennismaking met de gemeentelijke organisatie met daarin de plaats van de vacante functie Beknopt organogram van de gemeente: secretaris financien organisatie & ondersteuning welzijn & leven ruimte & wonen woonzorgcentrum vrije tijd & onderwijs secretariaat & aankoop onthaal staf staf facilitaire dienst personeel sociale dienst ruimtelijke ordening & mobiliteit leefmilieu openbare werken zorg vrije tijd informatica gezinsondersteunin g wegen paramedici GBS De Horizon communicatie dienstencentrum groen facilitaire dienst WZC burgerzaken gebouwen Het gemeentebestuur wenst momenteel over te gaan tot de aanwerving van een teamverantwoordelijke secretariaat & aankoop. De vacante betrekking hoort thuis onder het departement organisatie & ondersteuning, meer bepaald onder de dienst secretariaat & aankoop, die gevestigd is in het gemeentehuis, Antwerpsesteenweg 246 in de deelgemeente Westmalle. De dienst staat onder toezicht van de coördinator organisatie & ondersteuning in voor de ondersteuning en controle van overheidsopdrachten, de ondersteuning van organisatiebeheersing en de besluitvorming, algemene juridische ondersteuning. Aanwervingsbrochure gemeente Malle p. 3 van 11

4 Functiebeschrijving De hierna vermelde functiebeschrijving geeft een beschrijving van het globaal doel van de functie, de plaats in de organisatie, het niveau van de functie, de taken en het verwachte profiel. 1. GLOBAAL DOEL VAN DE FUNCTIE De teamverantwoordelijke secretariaat en aankoop staat in voor de ondersteuning en controle van overheidsopdrachten de ondersteuning van organisatiebeheersing en ondersteuning van de besluitvorming algemene juridische ondersteuning De teamverantwoordelijke secretariaat en aankoop zorgt voor de coördinatie en de goede werking van het team en de medewerkers. 2. PLAATS IN DE ORGANISATIE Departement: Organisatie & Ondersteuning Team: Secretariaat en aankoop Rapporteert aan de coördinator Organisatie & Ondersteuning 3. NIVEAU Salarisschaal B1-B2-B3 4. RESULTAATGEBIEDEN EN TAAKOMSCHRIJVING Ondersteuning en controle van overheidsopdrachten Je ondersteunt medewerkers bij het uitvoeren van overheidsopdrachten. Je ondersteunt de uitvoering van het aankoopbeleid van de organisatie en werkt mee aan de verdere ontwikkeling van het aankoopbeleid. Je beheert raamcontracten en voert overheidsopdrachten uit. Je analyseert de behoeften en verbetert de processen van de verschillende diensten en adviseert de organisatie over prioriteiten voor aankopen. Je bewaakt de kwaliteit van de aankopen door steeds te zoeken naar verbeteringen en door klachten, meldingen en voorstellen tot verbetering op te volgen. Je volgt trends en nieuwe ontwikkelingen in je vakgebied op. Ondersteuning van organisatiebeheersing Je werkt samen alle betrokken partners om interne beheersmaatregels toe te passen. Je ondersteunt medewerkers bij het omgaan met interne beheersmaatregels. Je werkt mee aan projecten om de ontwikkeling van de organisatie verder uit te bouwen. Ondersteuning van de besluitvorming Je bent verantwoordelijk voor de correcte afhandeling van vergaderingen van de bestuursorganen. Je bewaakt de kwaliteit van de besluitvorming door steeds te zoeken naar verbeteringen en door klachten, meldingen en voorstellen tot verbetering op te volgen. Je ondersteunt de medewerkers bij het opmaken van voorstellen voor de bestuursorganen. Algemene juridische ondersteuning Je ondersteunt medewerkers met vragen met een algemene juridische insteek (bvb. in het kader van klachten bij de toezichthoudende overheid, het ontwerp van eenvoudige overeenkomsten, ) Opvolging meerjarenplan Je staat in voor het opvolgen van de budgetten van de dienst informatica. Je levert informatie aan voor het opmaken van budget / meerjarenplan Personeelsopvolging Onder toezicht van de coördinator Organisatie & Ondersteuning actief deelnemen aan een goede en continue coördinatie tussen het eigen domein en de andere domeinen binnen het departement Verzorgen van de inhoudelijke begeleiding en samen met de coördinator Organisatie & Ondersteuning leiding geven aan en coachen van de medewerkers Voeren van functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken met de medewerkers Aanwervingsbrochure gemeente Malle p. 4 van 11

5 Organisatie van de afdeling/dienst Deelnemen aan periodieke teamgesprekken (naargelang de noodzaak: dagelijks, wekelijks, tweewekelijks, ) met het volledige team van medewerkers van het departement of van het team. Zich, samen met het hele team, inzetten voor de realisatie van de doelstellingen van het team en de organisatie. Er kunnen steeds bijkomende taken en verantwoordelijkheden worden opgenomen indien de werking en de dienstverlening dit vereisen. Van de teamverantwoordelijke secretariaat en aankoop worden, inherent aan de functie, zo nodig prestaties verwacht die, hoewel zij buiten de normale diensttijd dienen verricht te worden, beschouwd worden als gewone arbeidstijd. 5. PROFIEL Specifieke kennis bij aanwerving Grondige kennis van de meest courante informaticasystemen en pakketten Algemene kennis van wetgeving van toepassing op openbare besturen Algemene kennis van de werking van een gemeente en OCMW Algemene kennis van de structuur en diensten van gemeente en OCMW Algemene kennis van management- en organisatietechnieken Te verwerven bij de uitoefening van de functie Grondige kennis van de wet overheidsopdrachten Grondige kennis van de wetgeving van toepassing op openbare besturen Grondige kennis van de werking van een gemeente Grondige kennis van management- en organisatietechnieken Algemene kennis van beleids- en beheerscyclus 6. Competenties Administratief leidinggevend Wegingsfactor A1 Werkinzet en dynamisme 2 A2 Deskundigheid en bekwaamheid 4 A3 Verantwoordelijkheid en betrokkenheid 4 A4 Samenwerking en aandacht voor groepsgeest 1 A5 Openheid in communicatie 2 A6 Efficiënt materiaalbeheer 1 A7 Efficiëntie en werkorganisatie 2 A8 Klantvriendelijkheid 1 A9 Vakkennis 2 C1 Leiderschapsvaardigheden 2 C2 Organisatorische vaardigheden 3 C3 Communicatievaardigheid 3 C4 Financieel management 1 C5 Personeelsmanagement 1 C6 Beleidsvoorbereiding en adviesondersteuning 2 C7 Veiligheid 1 Hoe hoger de wegingsfactor, hoe groter het belang voor de functie. Aanwervingsbrochure gemeente Malle p. 5 van 11

6 Uurregeling De gemiddelde arbeidsduur van een voltijds werknemer bedraagt 38 uur per week. Normaal werkt men niet op zaterdag en zondag. Nochtans kan voor sommige diensten en/of functies een dienstregeling opgelegd worden die hiervan afwijkt. Stam- en glijtijden administratief personeel gemeentehuis niveau B-C4/5 Stamtijd Glijtijd Opmerking Ma Di Wo Do Vr Permanentie per dienst tot 12 uur Verplichte middagpauze van minimum 30 minuten Permanentie per dienst tot 12 uur en in sommige diensten van tot uur. Verplichte middagpauze van minimum 30 minuten. Medewerkers die na 18 uur werken moeten minimum 30 minuten avondpauze nemen. Permanentie per dienst tot 12 uur en vanaf 13 uur Verplichte middagpauze van minimum 30 minuten Permanentie per dienst tot 12 uur Verplichte middagpauze van minimum 30 minuten Permanentie per dienst tot 12 uur. De prestaties geleverd op dinsdag tussen 18 en uur worden door het bestuur beschouwd als gepresteerd a rato van 150 %. De prestaties tussen en uur op dinsdag worden enkel aanvaard voor een personeelslid met een loketfunctie en enkel voor de tijd die dit personeelslid nodig heeft om een aanwezige burger/klant die na sluitingstijd van het gemeentehuis nog aanwezig is, van dienst te zijn. Aanwervingsbrochure gemeente Malle p. 6 van 11

7 Hoeveel zal ik verdienen? Het salaris bij een openbaar bestuur ligt op voorhand vast. Er wordt rekening gehouden met barema s. Je kan hierover dus niet onderhandelen. Het bestuur zal wel rekening houden met de ervaring die je opgedaan hebt bij een vorige werkgever indien die terug te gebruiken is in de job. Er wordt maximum 8 jaar anciënniteit overgenomen indien je niet bij een ander openbaar bestuur gewerkt hebt. De functie waar jij voor wilt solliciteren, wordt vergoed volgens salarisschaal B1-B3. Als het schepencollege de ervaring die je meebrengt uit vorige jobs aanvaardt, dan heeft dat een weerslag op je salaris. Normaal gezien bedraagt je beginsalaris (in een voltijdse functie aan index ) euro bruto per maand. Met 1 à 2 jaar ervaring wordt het beginsalaris euro bruto per maand. Met 3 à 4 jaar ervaring, euro. Met 5 à 6 jaar ervaring, euro. Met 7 à 8 jaar ervaring, euro. Naast dit basisloon krijg je (als je minder dan 4 jaar ervaring hebt), nog een extraatje (haard- of standplaatstoelage). Voor een voltijdse functie is dit een bedrag van maximum 42,00 euro. Hoeveel dit voor jou precies zal zijn, kunnen we pas weten op het moment dat we al jouw gegevens binnen hebben. In de salarisschaal is ook voorzien dat je regelmatig (meestal tweejaarlijks) een salarisverhoging op je basisloon krijgt. Met een anciënniteit van 4 jaar zal je naar een volgende salarisschaal (van B1 naar B2) overgaan. Meer informatie hierover krijg je zeker nog na de indiensttreding. Naast dit loon zijn er nog enkele extra-legale voordelen. De maaltijdcheques (6,00 euro per gewerkte dag) kunnen we in geld uitdrukken. Maar daarnaast zijn er nog een heleboel andere voordelen. We sommen ze op de volgende bladzijde even voor je op. Aanwervingsbrochure gemeente Malle p. 7 van 11

8 Andere voordelen aan werken bij de gemeente Malle Malle is gemakkelijk bereikbaar omdat het gelegen is aan belangrijke kruispunten van gewestwegen. Ben je van Malle of uit de directe omgeving dan werk je zowat thuis. De korte verplaatsing bespaart je niet enkel veel tijdverlies en ander fileleed, je realiseert bovendien een aanzienlijke besparing op je brandstof- en onderhoudskosten. Indien je voor je woon- werkverkeer gebruik kan maken van het openbaar vervoer betaalt het bestuur de kostprijs van je abonnement volledig terug. Wij maken gebruik van een tikklok in het kader van een stelsel van glijdende werktijden. Door het gebruik van dit stelsel kan je zelf (gedeeltelijk) bepalen wanneer je het werk aanvat en eindigt. Je hebt recht op een fietsvergoeding van 0,20 EUR per km indien je het woon-werkverkeer met de fiets doet. Voor dienstverplaatsingen staat er een dienstwagen ter beschikking. Indien je uitzonderlijk geen gebruik zou kunnen maken van een dienstwagen kan je nog aanspraak maken op een kilometervergoeding van 0,3404 EUR per km. Ons statuut geeft je recht op een verlof van 35 werkdagen en naast de 10 wettelijke feestdagen, zijn er nog 4 bijkomende feestdagen vastgesteld. Bovenop zijn er nog heel wat andere verlofmogelijkheden voorzien. Eventuele overuren worden meestal gecompenseerd door compensatieverlof. Afhankelijk van de periode waarin je extra uren presteert, krijg je 100, 125, 150 of 200 % van de gewerkte uren gecompenseerd. Je extra inspanningen blijven dus niet zonder tegenprestatie. Ons bestuur gaat een hospitalisatieverzekering aan voor haar vaste personeelsleden. Aan voordelige voorwaarden kan je gezin eveneens aansluiten. Voor contractuele medewerkers wordt er ook een groepsverzekering afgesloten zodat je een extra spaarcent hebt als je met pensioen gaat. Maandelijks keert het gemeentebestuur maaltijdcheques uit aan haar personeelsleden ter waarde van 6,00 EUR per gewerkte dag. Je persoonlijk aandeel hierin is 1,09 EUR per cheque. De kinderen van gemeentepersoneel kunnen genieten van een reductie van 50% op de tarieven van de buitenschoolse kinderopvang Pinkeltje en op de grabbel- en swappas. Elk jaar tussen half oktober en half november krijgen de personeelsleden de kans om op kosten van het bestuur te worden gevaccineerd tegen griep. Ons bestuur is aangesloten bij de Gemeenschappelijke Sociale Dienst. Via deze weg kan je vakantiewoningen boeken, maar je kan ook vakanties bestellen bij een aantal grote reisoperatoren met een korting van om en bij 8%. Bovendien verstrekt de Gemeenschappelijke Sociale Dienst nog heel wat andere tegemoetkomingen waarover de dienst personeel je graag de details bezorgt. De gemeente stelt een zeer aanzienlijk bedrag ter beschikking voor permanente vorming van haar personeelsleden. Vorming wordt voorzien op initiatief van het schepencollege, maar kan ook zeker op vraag van het personeelslid (in zover nuttig voor professioneel gebruik) voorzien worden, betaald door het bestuur. Initiatief wordt sterk op prijs gesteld en krijgt dikwijls gevolg. Kritiek wordt geapprecieerd, althans in zoverre deze constructief is en er aandacht is voor mogelijke verbetering van ons functioneren. Het gemeentepersoneel heeft een vereniging opgericht met de naam "Vriendenkring Gemeentepersoneel Malle". Deze vereniging organiseert meerdere activiteiten per jaar waarbij niet enkel het personeelslid, maar ook de partner of zelfs de kinderen betrokken worden. Werken voor het gemeentebestuur van Malle mag zeker niet onderschat worden en staat al zeggen wij het zelf veraf van de karikatuur die al eens van overheidsinstellingen gemaakt wordt. Aanwervingsbrochure gemeente Malle p. 8 van 11

9 Aanwervingsvoorwaarden Om in aanmerking te komen voor de betrekking moet je tenminste 18 jaar oud zijn op de datum van afsluiten van de kandidaturen en beschikken over één van onderstaande diploma s en/of getuigschriften: een bachelordiploma uitgereikt door: o een gesubsidieerde of erkende instelling voor hoger onderwijs o een examencommissie ingesteld door de Staat of één van de gemeenschappen of een diploma van een afdeling van hoger onderwijs voor sociale promotie van één cyclus uitgereikt door een gesubsidieerde of erkende instelling voor hoger onderwijs of een gelijkwaardig diploma Bijkomende aanwervingsvoorwaarden: Je dient in het bezit te zijn van een rijbewijs B. Bovendien moet je nog slagen voor een aanwervingsexamen en moet je een voor de functie gunstig geschiktheidsprofiel bekomen. Hierover verder meer. Aanwervingsprocedure Spijtig genoeg kunnen we je niet met alleen een sollicitatiegesprek in onze kring opnemen. We zijn ertoe verplicht bepaalde voorgeschreven procedures te volgen. Indien je deze functie ziet zitten, moet je slagen voor een niet-vergelijkend aanwervingsexamen. Vervolgens word je nog onderworpen aan een psychotechnisch onderzoek dat een erkend bureau zal afnemen. Indien je in dit onderzoek een gunstig geschiktheidsprofiel bekomt, kom je eventueel in aanmerking voor een aanstelling. Een omslachtige procedure die we hierna in detail nog eens weergeven. Indienen van je kandidatuur Wil je in aanmerking komen voor deze functie, stel dan je kandidatuur online via de website link vacatures, je komt dan terecht op de website van jobpunt Vlaanderen: Voeg bij je online kandidatuur: o een uitgebreide levensloop (curriculum vitae); o een recente (pas)foto of een duidelijke kopie; o het gevraagde diploma; o het rijbewijs. Je kandidatuur moet uiterlijk op 1 maart 2016 om middernacht via de website van jobpunt Vlaanderen gesteld zijn. Onvolledige kandidaturen en kandidaturen per brief of mail worden niet in aanmerking genomen. Beoordeling van de ingekomen kandidaturen Het college van burgemeester en schepenen gaat onmiddellijk na de uiterste datum van indienen van de kandidaturen over tot de beoordeling ervan. Bij die beoordeling kijken ze of je sollicitatie voldoet aan alle voorwaarden zoals bijvoorbeeld het door jou behaalde diploma. Indien je voldoet aan alle voorwaarden word je uitgenodigd voor het examen. Samenstelling van de selectiecommissie Voor het afnemen van het aanwervingsexamen wordt een selectiecommissie samengesteld bestaande uit het diensthoofd en minimum twee deskundigen die niet tot het gemeentebestuur van Malle behoren. Zij zijn allen vertrouwd met de vacante functie of hebben kennis van de problematiek die ermee samenhangt. Een medewerker van Ascento zal aangeduid worden als secretaris van deze selectiecommissie. Het aanwervingsexamen Het aanwervingsexamen is een niet-vergelijkend examen en is bedoeld om te testen of je geschikt bent voor de functie. Het selectieprogramma bestaat uit minimum twee delen. Er wordt getest op Aanwervingsbrochure gemeente Malle p. 9 van 11

10 vakkennis en vaardigheden afgestemd op de taakinhoud van de functie persoonlijkheid, algemene ontwikkeling, interesse voor het werkterrein, motivatie en sociale vaardigheden De selectiecommissie bepaalt op welke manier dit best getoetst kan worden (schriftelijk, praktisch, mondeling). De selectiecommissie bepaalt vooraf de puntenverdeling van de verschillende delen en eventuele onderdelen. Meer informatie hierover krijg je voor aanvang van het examen. De data van het examen zijn vastgesteld als volgt: o deel 1-17 maart 2016 om uur o deel 2 - de datum wordt later bekend gemaakt (het precieze tijdstip wordt aan de geslaagde kandidaten meegedeeld). Voor het eerste deel breng je je identiteitskaart mee alsook wat schrijfgerief. Om geslaagd te zijn, moet de kandidaat op elk deel en onderdeel van het selectieprogramma tenminste 50% van de punten behaald hebben en minimum 60% op het geheel van 100 punten (= 60 punten). De mogelijkheid bestaat dat een aantal gemeenteraadsleden en/of vakbondsafgevaardigden tijdens het aanwervingsexamen komen kijken of alles objectief gebeurt. Zij zijn daarbij enkel aanwezig als waarnemer en mogen zich niet mengen in de vraagstelling of mogen niet aanwezig zijn bij de deliberatie door de examencommissie. Psychotechnisch onderzoek De 5 best gerangschikte kandidaten van het examen nodigen we uit voor psychotechnisch onderzoek bestaande uit een interview, persoonlijkheidstests en vaardigheidstests. Het selectiebureau maakt voor het gemeentebestuur een verslag op met de bevindingen over je persoonlijkheid. De eindconclusie zal gunstig of ongunstig voor de functie zijn. Aanstelling Het college van burgemeester en schepenen zal overgaan tot de aanstelling van één van de kandidaten die uit het psychotechnisch onderzoek een gunstig profiel voor de functie bekwam. Uittreksel uit het strafregister Als werknemer moet je aantonen dat je een passend gedrag vertoont. Hiervoor zal je een uittreksel uit het strafregister moeten bezorgen. Dat vraag je op in het gemeentehuis van je woonplaats. Je kan pas bij ons starten, als dit document bij ons aanwezig is. Arbeidsgeneeskundig onderzoek De laatste hindernis voor je in dienst kan treden, is een bezoek aan de arbeidsgeneesheer van het gemeentebestuur. De dienst personeel zal in overleg met jou een afspraak beleggen bij de arbeidsgeneesheer. Als alle stappen gunstig verlopen zijn, zal de dienst personeel, opnieuw in overleg met jou, de datum van indiensttreding voorstellen aan het college van burgemeester en schepenen. Indiensttreding Vooraleer je effectief in dienst komt, mag je van ons nog een onthaalbrochure verwachten waarin je terug kan vinden wat je van je eerste werkdagen mag verwachten. Wervingsreserve Was je wel geslaagd in alle proeven, maar heb je spijtig genoeg naast de functie gegrepen, dan word je toch nog opgenomen in een wervingsreserve die geldig is voor 36 maanden. Dit betekent dat, indien we de functie binnen de 3 jaar na de invulling om één of andere reden opnieuw open schrijven, het college opnieuw een keuze maakt tussen de kandidaten die in de wervingsreserve zijn opgenomen. Aanwervingsbrochure gemeente Malle p. 10 van 11

11 Nog inlichtingen nodig? We hopen dat je met deze brochure een goed beeld gekregen hebt van de functie en de aanwervingsprocedure. Wens je nog meer informatie dan kan je tijdens de kantooruren terecht bij Ascento: via of telefonisch op het nummer Zij staat je graag te woord of kan je, in geval van specifieke vragen, doorverwijzen. Ze helpt je in ieder geval graag verder. Wie weet zie ik je binnenkort ons team vervoegen. Sven Brabants gemeentesecretaris Aanwervingsbrochure gemeente Malle p. 11 van 11