Vastgoed gemeente Roerdalen

Transcriptie

1 Vastgoed gemeente Roerdalen Beheer en onderhoud 2014, versie 1.4 Pagina 1

2 Inhoudsopgave Vastgoed gemeente Roerdalen... 1 Inhoudsopgave Inleiding Kader Initiatief Functie maatschappelijk vastgoed Vastgoedbeleid Inleiding Omvang vastgoed portefeuille Onderwijs Sociaal culturele accommodaties Sporthallen en sportzalen Zwembaden Binnenbad Buitenbaden Sportparken Overig vastgoed Tennisparken Ontwikkeling vastgoed Onderhoudsbeleid Onderhoud versus investering Uitvoering onderhoud Planmatig onderhoud Exploitatie maatschappelijk vastgoed Pagina 2

3 3.1 Inleiding Huurovereenkomst Gebruiksovereenkomst Marktconformiteit Uitvoering Exploitatie Resumé Bijlage 1: Rapportage Conditiemeting Maatschappelijk Vastgoed, Bremen bouwadviseurs, d.d. 30 juni Bijlage 2: Overzicht lopende overeenkomsten V 4.0 Pagina 3

4 1. Inleiding De gemeente Roerdalen beschikt over een uitgebreide vastgoed portefeuille. Naast maatschappelijk vastgoed spreken we over vastgoed dat ten dienste staat van de gemeentelijke organisatie (bijvoorbeeld gemeentehuis en gemeentewerf) en vastgoed met cultuurhistorische waarde zonder directe gebruiksfunctie (bijvoorbeeld wegkruizen en molens). Deze nota heeft betrekking op het beheer en onderhoud van het vastgoed op basis van de huidige vastgoed portefeuille. De samenstelling van de bevolking van de gemeente Roerdalen is in beweging. Vanaf 2015 zal het aantal inwoners van de dorpen dalen. Tussen 2010 en 2029 daalt het aantal schoolkinderen met 23%, terwijl het aantal 55 plussers in dezelfde periode zal stijgen van 35% naar 46% tot Deze ontwikkeling heeft invloed op de behoefte aan bepaalde type accommodaties, maar ook op de zelfredzaamheid bij het gebruik van de accommodaties. Het aantal vrijwilligers zal afnemen. In het raadsbesluit van 9 januari 2014 over het accommodatiebeleid is vastgesteld welke koers is gekozen voor de ontwikkeling van de portefeuille van het maatschappelijk vastgoed. De totstandkoming van deze ontwikkeling en het beheer van de toekomstige vastgoed portefeuille moet nog plaatsvinden. Met beheer wordt de zachte kant van vastgoed bedoeld; verhuur, overeenkomsten, huurprijzen/ tarieven, exploitatie en wetgeving voor beheer. Onderhoud staat voor de harde kant van vastgoed en behandelt het correctief en preventief onderhoud. Een deel van deze nota kent een overlap met de eerder vastgestelde documenten, te weten, Kadernota voorzieningenbeleid 2011 en nota Ontwikkeling maatschappelijk vastgoed Roerdalen In deze nota zal daarnaar verwezen worden indien van toepassing. 1.1 Kader In de nota Ontwikkeling maatschappelijk vastgoed Roerdalen zijn de ambities van de gemeente Roerdalen omschreven met betrekking tot de realisatie van haar maatschappelijke vastgoed portefeuille. In deze nota wordt separaat van de gewenste vastgoed portefeuille ingegaan op het beheer en onderhoud van vastgoed en de bekostiging. Onderliggend aan dit raadsbesluit blijkt in algemene zin dat: - De vastgoed portefeuille van de gemeente voor de sportaccommodaties niet in balans is met de noodzaak cq. dat deel dat de gemeente wil financieren; - Er geen doorgerekende onderhouds- en exploitatiemodellen per object beschikbaar zijn; Pagina 4

5 - Er geen heldere en eenduidige contracten ten grondslag liggen aan de exploitatie van het vastgoed; - Er onvoldoende inzicht is in het onderhoud en de meerjaren onderhouds planning van het vastgoed en dit niet volgens een universele gecertificeerde systematiek is vastgelegd. De gemeente Roerdalen kiest voor een duidelijke positie in de rolverdeling tussen gemeente en inwoners/organisaties met behulp van dorpsgericht werken. De gebruikers krijgen meer verantwoordelijkheid en moeten ook zelf het initiatief nemen. De gemeente wil als partner de randvoorwaarden scheppen voor lokaal maatwerk en in samenspraak met de gebruikers de faciliteiten en de afgewogen middelen ter beschikking stellen passend binnen het vastgoedbeleid (participatie maatschappij). Het initiatief hiervoor moet echter wel vanuit de dorpen komen. NB. Het moment van effectueren van bovenstaande ambitie is nog niet bepaald. Dit betekent dat de huidige vastgoed portefeuille in haar geheel als kader moet worden gehanteerd. 1.2 Initiatief Gezien het besluit van de gemeenteraad (accommodatiebeleid) dient de ontwikkeling van een maatschappelijke accommodatie te ontstaan vanuit het initiatief van de gebruikers. Een initiatief is een realistisch plan van participanten waarin zij een beheersstichting vormen en zich hier aan committeren. Een essentiële vraag in relatie tot het uit te voeren beheer en onderhoud die vanuit de gemeente beantwoord moet worden is welke keuze wordt gemaakt wanneer dit initiatief niet ontstaat of er geen realistisch plan wordt opgezet. Blijft de situatie dan zoals deze nu is (inclusief bestaande eigendomssituatie en exploitatiemodellen), of wordt het vastgoed afgestoten cq. gesloopt? Vooralsnog is alleen besloten dat de tennisparken worden geprivatiseerd, dat het Apollobad per 1 januari 2016 zal gaan sluiten, het aantal sportparken zal worden teruggebracht van 6 naar 3 en het aantal binnensportfaciliteiten zoals sporthallen en sportzalen wordt gemaximaliseerd op 6. Voor de instandhouding van het gemeentelijke vastgoed dient op enigerlei wijze (planmatig) onderhoud uitgevoerd te worden. Een Meerjaren Onderhouds Planning (MOP) geeft inzage in het uit te voeren onderhoud en noodzaak hiervan. Tot op heden wordt onderhoud voornamelijk correctief 1 uitgevoerd. 1 Onderhoud dat wordt uitgevoerd nadat een gebrek manifest wordt. Zie hoofdstuk 2.5 Pagina 5

6 Voor de tennisparken en het Apollobad zal het beheer en onderhoud worden afgewogen aan de nabije ontwikkelingen. 1.3 Functie maatschappelijk vastgoed Maatschappelijk vastgoed heeft als doel de sociale samenhang te bevorderen in de dorpskernen en buurten. De gemeente wil dat zoveel mogelijk mensen kunnen meedoen met het maatschappelijke leven. Het maatschappelijk vastgoed moet deze ambitie ondersteunen. Bij de invulling van deze ambitie verschuift de rol van de gemeente van beheerder naar partner. Dat wil zeggen dat de gemeente waar mogelijk ondersteunt. Het initiatief zal echter vanuit de gemeenschap moeten worden genomen. Pagina 6

7 2 Vastgoedbeleid 2.1 Inleiding De gemeente is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van het maatschappelijk vastgoed van de gemeente Roerdalen. Zij realiseert de faciliteiten die vanuit het raadsbesluit accommodatiebeleid zijn vastgesteld en eventuele aanvullingen die op een later moment worden genomen. De vastgoed portefeuille dient zo goed als mogelijk aan te sluiten bij de behoefte. De doelgroep waarvoor het maatschappelijk vastgoed dient zijn in eerste instantie organisaties die zich richten op maatschappelijke ontwikkeling. Voorbeelden hiervan zijn onderwijs, sport, welzijn en cultuur. Maar dit kan ook van toepassing zijn op instellingen die op basis van de WMO een beroep doen op maatschappelijk vastgoed en op inwoners die geen lid zijn van een vereniging maar wel activiteiten ontwikkelen waar ruimtes voor nodig zijn. De huidige omvang van de vastgoed portefeuille is niet in balans met de behoefte. Het is wenselijk deze omvang aan te laten sluiten op toekomstige ontwikkelingen. Zolang hierbij nog geen keuzes gemaakt kunnen worden in instandhouding en eigendom zal de gemeente de gehele portefeuille moeten beheren en onderhouden. Dit dient uiteraard plaats te vinden binnen zorgvuldig afgewogen kaders en risico s. 2.2 Omvang vastgoed portefeuille In het raadsbesluit van 9 januari 2014 is vastgesteld dat in iedere dorpskern uiteindelijk 1 BMV 1 en tenminste 1 BMV 2 gerealiseerd zal worden 2. Daarnaast moet een transformatie plaatsvinden naar 6 binnensport faciliteiten en naar 3 sportparken. De tennisparken worden geprivatiseerd en maken geen onderdeel uit van het vastgoedbeleid. Het binnenzwembad zal per 1 januari 2016 worden gesloten en maakt derhalve ook geen onderdeel uit van het vastgoedbeleid. 2 Zie nota Ontwikkeling Maatschappelijk Vastgoed Roerdalen d,d, 28 oktober 2013 Pagina 7

8 De doelgroepen in relatie tot het vastgoed worden onderstaand nader toegelicht Onderwijs De gemeente is verantwoordelijk voor het bieden van adequate huisvesting ten behoeve van het onderwijs. Daarbij moet gekeken worden naar het aantal leerlingen en de lange termijn ontwikkeling van het aantal leerlingen om deze huisvesting zo goed mogelijk te laten aansluiten. De gemeente heeft ervoor gekozen de onderwijshuisvesting te koppelen aan andere maatschappelijke faciliteiten ten behoeve van het kind. Dit vindt plaats in zogenaamde BMV 1 locaties. In het raadsbesluit is gesteld dat in iedere dorpskern een BMV 1 wordt voorzien. De fysieke verschijningsvorm hiervan is naast ruimte voor onderwijshuisvesting, ruimte voor kinderopvang en spreekkamers t.b.v. organisaties die zijn betrokken bij de ontwikkeling van jeugd en gezin. Op dit moment is de aanwezigheid van 1 BMV 1 per dorpskern nog niet aan de orde. De gemeente is eigenaar van de Brede scholen en van de basisschool in Montfort. Van de overige scholen is de gemeente geen (juridisch) eigenaar. Dit betreffen de scholen t Kempke in St. Odiliënberg, De Draaiende Wieken in Posterholt en de Martinusschool in Vlodrop. Het onderhoud aan de buitenzijde van de Brede scholen en van de basisschool in Montfort wordt uitgevoerd door de gemeente op basis van de MOP (Meerjaren Onderhouds Prognose). Bij leegstand als gevolg van een teruglopend aantal leerlingen wordt voor een praktische insteek gekozen waarbij de exploitatielasten voor rekening komen van de gemeente. Dit vindt uiteraard plaats in onderling overleg tussen betrokkenen. Met ingang van januari 2015 wordt het schoolbestuur als gevolg van de wetgeving rond buitenonderhoud en aanpassing van schoolgebouwen voor basisonderwijs, verantwoordelijk voor zowel het binnen als het buitenonderhoud. De volledige exploitatie komt daarmee voor de verantwoordelijkheid van het schoolbestuur te liggen. De gemeente is enkel nog verantwoordelijk voor het realiseren van nieuwbouw en uitbreiding (indien hier sprake van is door groei). Het buitenonderhoud, aanpassingen en het binnen onderhoud komen voor rekening van het schoolbestuur. Met het ingaan van de nieuwe regelgeving per 1 januari 2015 worden de schoolgebouwen opgeleverd in de staat van onderhoud waarin zij verkeren. In de regelgeving is opgenomen dat de wetgever er van uit gaat dat de schoolbesturen via de jaarlijkse aanvraagprocedure in de gelegenheid zijn geweest noodzakelijk onderhoud aan te geven Pagina 8

9 en er dus geen sprake kan zijn van achterstallig onderhoud. Voorwaarde is echter wel dat er een actueel MOP voorhanden is. Dit is pas recentelijk het geval. Het zal in de overgang dus aannemelijk zijn dat de scholen een financiële tegemoetkoming nodig hebben om het buiten- en binnen onderhoud te kunnen bekostigen Sociaal culturele accommodaties Sociaal culturele accommodaties zijn dorps brede of buurtgerichte voorzieningen ten behoeve van de maatschappelijke ontwikkeling, sociaal- en cultureel welzijn. De locaties bieden mogelijkheid tot ontmoeting. In het raadsbesluit is vastgesteld dat in iedere dorpskern tenminste 1 BMV 2 wordt gerealiseerd. NB. Op dit moment zijn er in Roerdalen geen gemeenschapshuizen die volledig voldoen aan de uitgangspunten van een BMV 2. Voor de gemeenschapshuizen die in eigendom zijn van de gemeente geldt dat de gemeente als goed huisvader zorg draagt voor het onderhoud van de accommodaties en de omgeving. Zie hoofdstuk 2.6 Uitvoering onderhoud. In de nota ontwikkeling maatschappelijk vastgoed Roerdalen is vastgesteld dat voor een gemeentelijk gemeenschapshuis dat omgebouwd wordt tot een BMV 2 geldt dat de accommodatie tegen de werkelijke kosten aan de beheersstichting wordt verhuurd. De hoogte van de vergoeding van de instandhouding van het vastgoed wordt bepaald op basis van een door de gemeente opgesteld MOP. De beheerstichting (indien hiervan sprake is) is verantwoordelijk voor het niet gebouw gebonden onderhoud zoals onderhoud aan inventaris en voor de exploitatie van het gebouw Sporthallen en sportzalen In het raadsbesluit is vastgesteld dat er in de gemeente uiteindelijk maximaal 6 binnensport faciliteiten worden aangeboden. Dit kan variëren van sportzaal tot sporthal. Zowel in de sporthallen als in de sportzalen kan bewegingsonderwijs worden gegeven. Er is nog geen keuze gemaakt in welke kern een sportzaal of een sporthal gehandhaafd blijft of wordt gerealiseerd. De primaire functie van beide accommodaties is verschillend. In een sportzaal betreft de primaire gebruiksfunctie bewegingsonderwijs en daarnaast de mogelijkheid voor recreatieve sport. In een sporthal zal de primaire functie liggen op sport en daarnaast de mogelijkheid voor het aanbieden van bewegingsonderwijs. Er is geen sprake van een beheersstichting. De gemeente is vooralsnog verhuurder van de sporthallen en sportzalen. Op drie sporthallen is een brouwerijcontract van toepassing voor het kantinegedeelte. Een brouwerijcontract is een leverancierscontract Pagina 9

10 gecombineerd met een huurcontract. In een brouwerijcontract wordt de levering van bier en aanverwante artikelen door de brouwerij geregeld in combinatie met het ter beschikking stellen van apparatuur en inrichting van de bar. De kantine wordt door de gemeente verhuurd tegen een commercieel tarief 3. Voor de sporthallen en sportzalen geldt dat de gemeente als goed huisvader zorg draagt voor het onderhoud van de accommodaties en de omgeving. Zie hoofdstuk 2.6 Uitvoering onderhoud Zwembaden Binnenbad Het binnenzwembad wordt met ingang van 1 januari 2016 gesloten. Tot die datum ligt het beheer en onderhoud bij gemeente. Onderhoud vindt plaats op basis van een risico-inventarisatie. Binnen verantwoorde risico s als veiligheid, techniek en beveiliging worden geen investeringen meer gepleegd. Deze situatie wordt geconsolideerd tot de sluiting van het binnenzwembad. Zie bijlage 1; Rapportage conditiemeting maatschappelijk vastgoed, Bremen Vastgoed adviseurs Buitenbaden Toezicht en beheer van de buitenbaden wordt tijdens de zomerperiode uitgevoerd door betaalde oproepkrachten met ondersteuning van vrijwilligers. De gemeente is verantwoordelijk voor het onderhoud. Dit geschied op basis van de MOP. In 2016 verandert deze situatie vanwege de sluiting van het binnenbad Sportparken Op dit moment zijn er nog 6 sportparken die allen eigendom zijn van de gemeente. Er is nog geen besluit genomen welke sportparken uiteindelijk blijven bestaan. Zolang dit nog niet is gedaan en de gemeente eigenaar is van de sportparken is zij verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de sportparken. In de gemeente worden uiteindelijk 3 sportparken gefaciliteerd. 3 De sportkantines worden in het kader van de Wet Markt en Overheid gezien als een commerciële instelling en mogen geen concurrentiepositie innemen. Dit betekent dat de accommodaties tegen een marktconform tarief moeten worden verhuurd aan de verenigingen tenzij de gemeenteraad besluit de sportkantines aan te wijzen als activiteit in het algemeen belang (wet Markt en Overheid). Pagina 10

11 De uitvoering van het onderhoud wordt op basis van het MOP uitgevoerd. De onderhoudskosten zijn verdisconteerd in de kostendekkende huur. De verenigingen zijn zelf verantwoordelijk voor het niet gebouw gebonden onderhoud zoals doelen en overige inventaris voor de velden Overig vastgoed Naast het bovengenoemde maatschappelijke vastgoed heeft de gemeente vastgoed in eigendom dat ten dienste staat aan de gemeentelijke organisatie (bijvoorbeeld het gemeentehuis en de gemeentewerf) en vastgoed zonder directe maatschappelijke gebruiksbestemming maar met een cultuur historische waarde. Voorbeelden hiervan zijn molens, wegkruizen, schuilhutten, etc Tennisparken In het raadsbesluit is vastgesteld dat de tennisparken worden geprivatiseerd en volledig worden overgedragen aan de verenigingen. Er zijn in totaal 3 tennisparken waarvan de gemeente eigenaar is. Voor het overdragen van het park aan de vereniging is een MOP opgesteld. Op basis hiervan kan worden bepaald welke financiële voorwaarden worden gesteld aan de overdracht (achterstallig onderhoud, toekomstig onderhoud). Voor de overdracht kan ervoor gekozen worden eerst het achterstallige onderhoud uit te voeren en daarna de overdracht te laten plaatsvinden of de overdracht te laten plaatsvinden in de huidige onderhoudsstaat. Met beide scenario s zal een andere financiële vergoeding van toepassing zijn. Op het moment dat de overdracht heeft plaatsgevonden zijn de verenigingen volledig zelf verantwoordelijk voor de instandhouding van het vastgoed. 2.3 Ontwikkeling vastgoed De gemeente moet zorg dragen voor een vastgoed portefeuille die zo goed mogelijk past bij de ruimtebehoefte. Vooralsnog dienen er echter een behoorlijk aantal keuzes gemaakt te worden om invulling te geven aan de nota Ontwikkeling Maatschappelijk Vastgoed en moeten er vanuit de dorpskernen realistische initiatieven worden uitgewerkt. Daarna kan de vastgoed portefeuille worden aangepast zodat deze beter in balans komt met de behoefte. Tot die tijd zal de gemeente het onderhoud en beheer van het vastgoed (voor zover in eigendom van de gemeente) voor haar rekening moeten nemen. Pagina 11

12 2.4 Onderhoudsbeleid Alle vastgoed is conform de NEN 2767 conditiemeting in kaart gebracht. De NEN 2767 geeft een methode om de conditie van bouw- en installatiedelen op objectieve en eenduidige wijze vast te leggen. De conditiemeting vindt plaats op basis van het kwalificeren en kwantificeren van gebreken aan bouw- en installatiedelen. Middels deze methode wordt duidelijk wat de staat van het onderhoud is, van welk achterstallig onderhoud sprake is, op welke onderdelen de wet- en regelgeving in het geding komt en welk onderhoud in de komende jaren te verwachten is. Door het onderhoud van het gebouw uit te voeren middels de conditiemeting kan de technisch verwachte levensduur van bouwkundige of installatietechnische elementen worden gerealiseerd c.q. verlengd met behoud van de functie van het element en worden de te verwachten kosten bij het nastreven van een bepaald kwaliteitsniveau inzichtelijk gemaakt. Daarnaast is het toezicht de vigerende wet- en regelgeving geborgd in de NEN Deze conditiescore loopt van 1 (uitstekend) tot 5 (slecht - zeer slecht). Er bestaat nog een conditie 6 (zeer slecht), het gebouw heeft dan haar functionaliteit verloren. Een nadere toelichting op de conditiescores is als volgt: Conditie 1: Uitstekende onderhoudstoestand Conditie 2: Goede onderhoudstoestand Conditie 3: Redelijke onderhoudstoestand Conditie 4: Matige onderhoudstoestand Conditie 5: Slechte onderhoudstoestand Conditie 6: Zeer slechte onderhoudstoestand Nieuwbouwkwaliteit op basis van een gedegen ontwerp, uitvoering en materiaalkeuze. Zeer incidenteel kan een gebrek worden aangetroffen, veroorzaakt door een calamiteit (bijv. vandalisme) maar zeker niet als gevolg van veroudering. Invloeden vanuit het gebruik, weer en wind manifesteren zich in geringe mate. Het bouwdeel is ingelopen, het nieuwe is er af. De primaire functievervulling is zonder meer gewaarborgd. Invloeden vanuit het gebruik, weer en wind manifesteren zich in de eerste echte gebreken, zoals houtrot en corrosie. Het verouderingsproces is over de gehele linie duidelijk op gang gekomen. Incidenteel kan een verstoring van de primaire functievervulling optreden. Het verouderingsproces heeft het bouwdeel duidelijk in zijn greep. De beste tijd is voorbij, het einde nadert. Storingen in functievervulling komen plaatselijk voor en/of zijn reeds meerdere malen voorgekomen. Het verouderingsproces is min of meer onomkeerbaar geworden. Regelmatig worden ernstige gebreken aangetroffen. De primaire functievervulling is niet meer gewaarborgd. Het bouwdeel heeft het einde van z n levensduur bereikt. Het verouderingsproces is dusdanig vergevorderd dat er geen sprake meer is van functievervulling. De conditie 6 wordt gebruikt voor gevallen die niet binnen de eerste vijf condities in te kaderen zijn. Pagina 12

13 In een onderhoudsmeting worden alle gebouwelementen individueel geïnspecteerd en van een conditie voorzien. We spreken daarnaast van een gemiddelde conditie voor het gehele gebouw. Uitgangspunt in de MOP is een conditiescore van 2. Dit is enerzijds de hoogste haalbare score bij een bestaand gebouw. Anderzijds is conditiescore 2 een conditie waarbij het gebouw technisch en esthetisch in goede staat verkeerd en er geen functionele gebreken worden verwacht. Na het uitvoeren van onderhoud aan een element volgt automatisch conditie 2, ongeacht de conditie waar het element zich in bevond. De MOP is ingericht op het terugbrengen tot conditie 2 en het gebouw en de elementen hier ook in te houden. Er kan echter om allerlei redenen overwogen worden onderdelen na het uitvoeren van het onderhoud op een verantwoorde manier te laten terugzakken naar een lagere conditie dan 2. Belangrijk is te realiseren dat dit proces niet lineair verloopt. Het verloop naar een lagere (slechtere) conditie van het gebouw gaat steeds sneller. Wanneer een gebouw zich in conditie 4 bevindt is onderhoud noodzakelijk om te voorkomen dat een onomkeerbaar proces ontstaat en onderdelen vervangen moeten worden of onderdelen uit het gebouw de functionaliteit verliezen. Het uitstellen van onderhoud is per definitie duurder dan het uitvoeren ervan omdat bijvoorbeeld de levensduur van een element waar onderhoud voor nodig is, wordt verkort. Binnen de onderhoudssystematiek is sprake van correctief en preventief onderhoud. Correctief onderhoud is onderhoud dat wordt uitgevoerd wanneer een gebrek manifest is. Preventief onderhoud wordt uitgevoerd vóór dat een gebrek ontstaat. Wanneer wordt besloten het conditieniveau van een gebouw gecontroleerd te verlagen ontstaan risico s. Deze risico s worden in kaart gebracht. Er worden een 7-tal prioriteiten onderscheiden: - Veiligheid: Het ontstaan van risico s op lichamelijk letsel of gevaar voor de gezondheid; - Esthetica: Het ontstaan van risico s ten aanzien van het aanzien en het beleven van een gebouw. Bijvoorbeeld als gevolg van verkleuring, vergeling, corrosie of bekladding; - Beveiliging: Het ontstaan van risico s op het gebied van in- of uitbraak. Bijvoorbeeld middels signaleringssystemen, observeringssystemen of fysieke barrières; - Bedrijfsvoering: Het ontstaan van risico s op het niet meer kunnen gebruiken van ruimten en installaties en het niet meer werkzaam kunnen zijn van medewerkers of gebruikers van de gebouwafnemer (huurder); - Financieel: Het ontstaan van risico s op het ontstaan van meer- of minder grote vervolgschades als gevolg van het niet (goed) uitvoeren van onderhoud; - Technisch: Het ontstaan van risico s op de technische functionaliteit van onderdelen. Bijvoorbeeld voor zaken die kapot zijn, rot zijn, vastzitten of verroest zijn; Pagina 13

14 - Cultuurhistorisch: Het risico op het verloren van gaan cultuurhistorische of architectonische waarde van een gebouw als gevolg van het niet uitvoeren van het onderhoud. Er kan door middel van risicomanagement worden bepaald welke prioriteiten worden gesteld. Dat wil zeggen voor welke onderhoudswerkzaamheden in ieder geval budget wordt gereserveerd omdat de risico s onverantwoord zijn, voor welke onderhoudswerkzaamheden geen budget wordt gereserveerd en voor welke risico s nader kan worden bepaald of deze ondervangen moeten worden. Voor deze laatste categorie is van toepassing dat dit in onderling overleg met gebruikers en beheerders moet plaatsvinden. Het is belangrijk op te merken dat het gaat om het reserveren van de middelen. Er kan, uit kostenoverweging ook voor gekozen worden locaties (gedeeltelijk af) te sluiten en op die wijze een risico elimineren. In de conditiemeting wordt geen onderscheid gemaakt tussen huurder en gebruikerskosten van het onderhoud. De gebouwelementen worden onafhankelijk beoordeeld. Het spreekt voor zich dat de conditie van de buitenzijde mede van invloed is op de conditie van de binnenzijde van het gebouw en visa versa. Van elementen die op het snijdvlak liggen kan een onderhouds planning over het algemeen alleen worden gehaald wanneer onderhoud gelijktijdig binnen en buiten wordt uitgevoerd. Het onderhoud van gebouwen die gemeentelijk eigendom zijn wordt in opdracht van de gemeente uitgevoerd. 2.5 Onderhoud versus investering Er wordt onderscheid gemaakt tussen onderhoud en investering. Onderhoud zijn alle (preventieve) werkzaamheden die voortvloeien uit de MOP s. Investeringen zijn aanpassingen of verbeteringen aan de gebouwen. En uiteraard is dit ook van toepassing bij nieuwbouw. Investeringen uitgevoerd in opdracht van de gemeente worden verdisconteerd in de exploitatievergoedingen die worden verrekend. Onderhoud uitgevoerd in opdracht van de gemeente wordt op basis van de actuele MOP s begroot en de bedragen worden opgenomen in de onderhoudsvoorziening. Correctief onderhoud wordt gefinancierd vanuit het jaarlijks beschikbare budget. Pagina 14

15 2.6 Uitvoering onderhoud Er is conform de NEN 2767 methodiek inzicht in de omvang en de kosten van het planmatige onderhoud voor alle accommodaties. Daarbij wordt er van uitgegaan dat de uitvoering van het onderhoud in beginsel wordt gedaan door professionele partijen met professionele kwalitatieve producten. Dit lijkt in beginsel een dure oplossing. Uitvoering van onderhoud door zelfredzaamheid van gebruikers kan echter invloed hebben op de onderhoudscycli, bijvoorbeeld door de kwaliteit van de toegepaste materialen of de wijze van uitvoering waardoor de MOP een verkeerd beeld kan vormen. Dit zal voor accommodaties waarvan de gemeente eigenaar is niet gebeuren. Zolang er geen concrete keuzes zijn gemaakt met betrekking tot de gebouwen is de gemeente verantwoordelijk voor gedegen onderhoud van alle gebouwen. Zonder meer wegwerken van alle achterstallig onderhoud en het daarna handhaven van alle vastgoed op conditieniveau 2 is vanwege de financiële impact niet haalbaar. Er zullen derhalve weloverwogen keuzes gemaakt moeten worden met betrekking tot het aanhouden van gebouwen. De gemeente is als gebouweigenaar en verhuurder verantwoordelijk voor de veiligheid en functionaliteit van haar vastgoed. Gebruikers moeten kunnen rekenen op het volle genot van het door hen gehuurde. Daarnaast zal daar waar niet voldaan wordt aan de wettelijke eisen van brand, veiligheid, milieu en gezondheid direct actie ondernomen moeten worden. De gemeenteraad heeft besloten om in samenwerking met de kernen en de gebruikers de keuzes te maken. Voor het bepalen en uitvoeren van onderhoud kan deze samenwerking eveneens worden gezocht. Niet waar het gaat om veiligheid, gezondheid en financiële risico s (zie onderstaande tabel). Wel waar het gaat om esthetica, bedrijfsvoering, techniek en cultuurhistorische waarde. In die gevallen wordt de uitvoering in overleg met de kernen en de gebruikers bepaald. Daarbij zijn wel duidelijke afspraken noodzakelijk met de kernen en de gebruikers omtrent de voorwaarden waaronder dit kan plaatsvinden. Er zullen afspraken gemaakt worden omtrent eventuele consequenties van de keuze van het niet uitvoeren van het onderhoud en consequenties van het wel uitvoeren van het onderhoud. Gezien de aard en omvang van het achterstallig onderhoud zal de inzet van gebruikers klein zijn omdat veel werk uitgevoerd moet worden wat alleen door gespecialiseerde bedrijven kan worden verricht. Het is dus heel belangrijk de gebruikers goed te informeren en te betrekken bij het onderhoud van de gebouwen en duidelijkheid te scheppen over verantwoordelijkheid, risico s en consequenties. Pagina 15

16 Groep Veiligheid Esthetica Beveiliging Bedrijfsvoering Financieel Technisch Cultuur historisch Wet- en regelgeving Onderstaande tabel geeft inzicht in het risicomanagement van het onderhoud: Onderwijs Ja Nee Nee Ja Nee Nee Nee Ja Sociaal cultureel Ja Nee Nee Nee Nee Nee Nee Ja Sporthallen Ja Nee Nee Nee Nee Nee Nee Ja Sportparken Ja Nee Nee Nee Nee Nee Nee Ja Gemeentelijke Ja Nee Ja Ja Ja Ja Nee Ja organisatie Overige Ja Nee Nee Nee Nee Nee Nee Ja Groen: onderhoud wordt uitgevoerd Rood: onderhoud wordt niet uitgevoerd Oranje: onderhoud wordt uitgevoerd in overleg en in samenwerking met gebruikers De toelichting is als volgt: Ad Veiligheid) Onder veiligheid worden alle onderhoudswerkzaamheden volstaan die nodig zijn om veilig van een accommodatie gebruik te kunnen maken. Dit kan zowel fysiek zijn als bijvoorbeeld het uitvoeren van risicocontroles zoals legionella en NEN Dit wordt voor alle locaties uitgevoerd of om kosten te besparen worden maatregelen genomen om de risico s te elimineren, bijvoorbeeld door (gedeeltelijke) sluiting Ad Esthetica) Voor het onderwijs, de objecten van de gemeentelijke organisatie en voor het overige vastgoed wordt niet gestuurd op Esthetica. Dit betekent dat voor deze objecten wordt geaccepteerd dat het aanzien en de beleving als minder fraai wordt ervaren. Voor de gemeenschapshuizen, de sporthallen en de sportparken geldt dit in principe ook tenzij in de gesprekken met betrokkenen andere keuzes worden gemaakt. Ad Beveiliging) Risico s op beveiligingsgebied voor de gemeentelijke gebouwen worden niet geaccepteerd. Voor de overige locaties wordt hier niet op gestuurd. Pagina 16

17 Ad Bedrijfsvoering) Voor het onderwijs en voor de gemeentelijke gebouwen wordt onderhoud dat risico s uitsluit die de bedrijfsvoering in het geding kunnen brengen uitgevoerd. Voor de gemeenschapshuizen, de sporthallen en de sportparken wordt dit overwogen en voor de overige gebouwen wordt dit niet uitgevoerd. Ad Financieel) Voor het risico financieel is dezelfde overweging van toepassing als voor het risico beveiliging. Ad Technisch) Er wordt niet actief gestuurd op risico van technische aard voor het onderwijs en voor de overige locatie. De gemeenschapshuizen, de sporthallen en de sportparken kunnen dit in overweging nemen. Ad Cultuur historisch) Voor dit risico is dezelfde overweging van toepassing als voor de esthetica. Ad Wet- en regelgeving) Wet- en regelgeving is in principe geen te bepalen risico aangezien hierin geen keuze mogelijk is. Aangezien de gemeente als handhaver optreedt dient zij zelf ook aan alle wet- en regelgeving te voldoen. Dit is nu niet het geval. Daarbij wordt per geval wel gekeken naar een logisch moment van uitvoeren. Bijvoorbeeld het aanbrengen van valvoorzieningen wanneer er ook onderhoud wordt uitgevoerd en niet separaat. Onderhoud en verplichte acties op basis van wet- en regelgeving waar een onverantwoord risico wordt gelopen worden wel direct uitgevoerd (legionella, veiligheid elektra (NEN-3140), keuringen stook- en veiligheidsinstallaties) Planmatig onderhoud Voor het planmatige onderhoud gaat de gemeente onderhoudscontracten aan met partijen die meerdere accommodaties in onderhoud nemen waardoor er een schaalvoordeel kan ontstaan. Deze onderhoudscontracten zullen voor minimaal 3 en maximaal 5 jaar worden afgesloten. Wanneer in tussenliggende periode een wijziging in de eigendoms- of exploitatiesituatie ontstaat heeft de gebruiker de mogelijkheid mee te liften op het gemeentelijke contract. Hierbij worden alleen de contractuele verplichtingen bij de gebruiker in rekening gebracht. Pagina 17

18 3. Exploitatie maatschappelijk vastgoed 3.1 Inleiding De exploitatie van maatschappelijk vastgoed heeft betrekking op de bekostiging van de accommodatie. De gemeente kan eigenaar, beheerder of gebruiker zijn. Zij kan ook meerdere rollen vervullen. In alle gevallen dient dit door middel van gebruikers- of huurovereenkomsten te worden vastgelegd. Op dit moment is voor veel accommodaties geen uniform en eenduidig contract aanwezig. In enkele gevallen is zelfs helemaal geen contract aanwezig. Zie bijlage 2; overzicht actuele overeenkomsten v Huurovereenkomst Een huurovereenkomst wordt afgesloten tussen de eigenaar en de huurder van een accommodatie. Dit is een rechtspersoon (bijvoorbeeld een beheerstichting) die als hoofdhuurder fungeert. De hoofdhuurder betaalt aan de eigenaar een huurvergoeding als tegenprestatie voor de in de huurovereenkomst opgenomen gebruiksrechten. Hij geniet daarbij huurbescherming. Op haar beurt kan de huurder de ruimte of delen hiervan onderverhuren. De baten hiervan komen ten gunste van de hoofdhuurder. De eigenaar kan de ruimte niet zelf aan onderhuurders of gebruikers verhuren. Indien er geen sprake is van een stichting zal de gemeente als eigenaar/gebruiker met de huurders een huurovereenkomst aangaan. 3.3 Gebruiksovereenkomst Een gebruiksovereenkomst is een overeenkomst tussen eigenaar (gemeente) en gebruiker van een accommodatie. Dit kan een stichting, een vereniging of marktpartij zijn. In het geval er een gebruiksovereenkomst wordt afgesloten is de gebruiker verantwoordelijk voor de exploitatie van de accommodatie. Er is geen sprake van een huurvergoeding. Het planmatige (groot) onderhoud wordt uitgevoerd door de eigenaar. De gemeente zal de kosten voor het planmatige onderhoud doorbelasten in de kostendekkende huur. Pagina 18

19 3.4 Marktconformiteit Uitgangspunt conform het raadbesluit en de wet Markt en Overheid is marktconformiteit. Dat wil zeggen dat huurders ten hoogste een marktconform bedrag betalen voor de huur. In enkele gevallen is sprake van een tekort in kostendekkendheid wanneer er een marktconforme huur wordt berekend. De kosten van het vastgoed liggen hoger. Een consequentie hiervan is dat er door middel van subsidiëring moet worden bijgedragen aan de bekostiging. Daarnaast wordt in voorkomende gevallen per object bekeken welke aanpassingen realistisch zijn om de exploitatielasten te verlagen. 3.5 Uitvoering Contractueel moet huur en gebruik goed en verantwoord worden vastgelegd. Er zijn een viertal standaarden ontwikkeld voor het aangaan van overeenkomsten, te weten 1. Brede school, 2. Sportaccommodaties, 3. Horecagelegenheid en 4. Overige accommodaties. Deze formats zullen uniform worden toegepast waarbij het overzetten naar het nieuwe format telkens op een logisch moment wordt uitgevoerd. Bijvoorbeeld bij het aflopen van de huidige overeenkomst. 3.6 Exploitatie De exploitatie van de objecten zal als gevolg van de uitvoering van het onderhoud gaan veranderen. Zeker wanneer deze kosten worden doorgerekend aan de gebruikers. Tot op heden zijn de financiële gegevens gebaseerd op de huidige situatie. Met het opstellen van de MOP s zijn de gegevens voor de toekomst beschikbaar. Na besluitvorming en het maken van keuzes kan de financiële doorrekening plaatsvinden voor de exploitatie van het maatschappelijk vastgoed. Pagina 19

20 4. Resumé De gemeente wenst de vastgoed portefeuille zo goed mogelijk aan te laten sluiten bij de behoefte aan maatschappelijke accommodaties in de dorpskernen waarbij de keuzes in het accommodatiebeleid worden gerealiseerd. Deze keuzes dienen echter eerst nog gemaakt te worden. Vooralsnog is de gemeente als eigenaar van het maatschappelijk vastgoed verantwoordelijk voor het beheer en het onderhoud hiervan. Om hier op een professionele wijze invulling aan te geven is er van iedere accommodatie een NEN 2767 Meerjaren Onderhouds Planning gemaakt waarin het uit te voeren onderhoud is omschreven. De benodigde middelen hiervoor zijn middels de onderhoudssystematiek inzichtelijk waardoor deze middelen tijdig kunnen worden gereserveerd. Het is evident dat de financiële impact enorm is wanneer alle onderhoud wordt uitgevoerd en de accommodaties daarna op conditie 2 worden gehouden. Er zullen dus weloverwogen keuzes moeten worden gemaakt. In de risicomatrix is hiervoor een aanzet gegeven. De gevolgen van de keuzes hebben financiële gevolgen voor zowel de gemeente als de gebruikers. Gelijktijdig kunnen de keuzes ook gevolgen hebben voor de praktische bruikbaarheid van de accommodaties indien wordt besloten onderhoud op onderdelen niet uit te voeren. Ook hier zullen zaken over vastgelegd moeten worden. St. Odiliënberg, 16 juli 2104 Marijke Kempen Coördinator Vastgoed Eric de Wit Sr. Consultant Huisvesting TFM Pagina 20

21 Bijlage 1: Rapportage Conditiemeting Maatschappelijk Vastgoed, Bremen bouwadviseurs. Pagina 21

22 Bijlage 2: Overzicht lopende overeenkomsten V 4.0 Pagina 22