EXPOSITIE PROSPECTUS 45 e Voorjaarscongres. Woensdag 5 t/m vrijdag 7 april 2017 MECC Maastricht

Transcriptie

1 EXPOSITIE PROSPECTUS 45 e Voorjaarscongres Woensdag 5 t/m vrijdag 7 april 2017 MECC Maastricht

2 INHOUDSOPGAVE Introductie Algemene informatie Datum Locatie Programma Openingstijden Expositie Activiteiten Voorjaarscongres 2017 Hotelinformatie Expositiemogelijkheden Overige Sponsormogelijkheden Toelichting expositie Procedure inschrijving en toewijzing Activiteiten exposanten Annulering Activiteitenoverzicht Bepalingen & voorschriften Voorjaarscongres NVvP

3 INTRODUCTIE Geachte exposant, Op woensdag 5, donderdag 6 en vrijdag 7 april 2017 vindt het 45ste NVvP Voorjaarscongres plaats in het MECC te Maastricht. Het thema voor 2017 is Veerkracht. De NVvP zet zich als wetenschappelijke beroepsvereniging van psychiaters in voor goede psychiatrische patiëntenzorg in Nederland. Dat kan alleen wanneer psychiaters kwalitatief goed hun werk kunnen doen. De NVvP investeert onder andere in het onderhouden en verwerven van wetenschappelijke kennis van psychiaters en organiseert daarom ieder jaar het Voorjaarscongres. Het Voorjaarscongres wordt ieder jaar door ongeveer 2500 van haar leden en andere professionals in het vakgebied bezocht. Ook dit jaar biedt De Nederlandse Vereniging voor Psychiatrie (NVvP) aan bedrijven en organisaties de mogelijkheid om zich tijdens haar Voorjaarscongres te presenteren en zodoende de doelgroep nader te informeren over haar producten en diensten. Dit geschiedt in een speciaal daarvoor aangewezen expositiehal. In deze prospectus vindt u onder andere informatie over de mogelijkheden voor het huren van een stand en de procedure voor inschrijving en toewijzing. Nieuw dit jaar is de mogelijkheid tot het afnemen van een satellietsymposium. Wij hopen u komend voorjaar te mogen ontmoeten in Maastricht! Met vriendelijke groet Noortje Sax Directeur Nederlandse Vereniging voor Psychiatrie

4 ALGEMENE INFORMATIE Datum Woensdag 5 tot en met vrijdag 7 april 2017 Locatie MECC Maastricht Forum GV Maastricht Programma Het wetenschappelijk programma bestaat uit een veelheid van symposia en vergaderingen al dan niet plenair. Daarnaast is er een specifieke ruimte waar de expositie plaatsvindt. Daar heeft u ruim de gelegenheid om met de deelnemers in contact te treden. Het programma ziet er als volgt uit (onder voorbehoud van wijzigingen): Opzet indeling Voorjaarscongres 2017 Dag 1 Woensdag 5 april uur uur uur uur uur uur uur uur Dag 2 Donderdag 6 april uur uur uur uur uur uur uur uur uur Dag 3 Vrijdag 7 april uur uur uur uur uur uur uur plenaire sessie (officiële opening congres) lunch + satelliet symposium postersessie met borrel plenaire sessie lunch + satelliet symposium plenaire sessie postersessie met borrel feestavond (externe locatie) plenaire sessie lunch + satelliet symposium afsluitende plenaire sessie

5 Programma en sprekers Met het thema Veerkracht zal dit jaar weer een aansprekend programma gevuld worden met binnenlandse en buitenlandse sprekers. Uitgenodigd zijn onder andere George Bonanno, Michael Ungar en Tania Singer. Toegezegd hebben inmiddels Bas Bloem, Arne Popma, Bart Rutten, Therese van Amelsvoort en Marieke Wichers. Openingstijden Expositie De expositie vindt plaats in de Zuidhal van het MECC te Maastricht. Verderop in deze prospectus treft u de opzet van de expositieplattegrond (onder voorbehoud van de definitieve vaste facilitaire- en horecavoorzieningen). Openingstijden (onder voorbehoud): Woensdag 5 april 2017 Donderdag 6 april 2017 Vrijdag 7 april 2017 Opbouwtijden expositie: Dinsdag 4 april 2017 Afbouwtijden: Vrijdag 7 april :00 17:00 uur 08:00 16:00 uur 08:00 15:30 uur 08:00 00:00 uur 16:00 00:00 uur Activiteiten Voorjaarscongres 2017 (dit zijn activiteiten die op dit moment bekend zijn. De organisator houdt zich het recht voor activiteiten toe te voegen) Posterborrel Op woensdag en donderdag zal er in een aparte ruimte een posterborrel plaatsvinden van uur Feest Op donderdagavond 6 april vindt er een feestavond plaats op een externe locatie. Deelname door de farmaceutische industrie aan het feest is niet mogelijk. Hotelinformatie In samenwerking met de organisatie, heeft MECC Hotel Services opties geplaatst in verschillende hotels in Maastricht tegen zeer concurrerende prijzen. Deze services is kosteloos. U betaalt GEEN reserveringskosten. De eenvoudigste manier om accommodatie te boeken in Maastricht is ons online reserveringssysteem. U vindt ook aanvullende gegevens van elk hotel, bijvoorbeeld de hotelfaciliteiten, prijzen en foto's. Indien u niet on-line wenst te reserveren, of indien u meer dan 9 kamers wenst te reserveren, kunt u ons een sturen naar hotelservices@mecc.nl of bellen MECC Hotel Services kan u eveneens behulpzaam zijn bij het organiseren van vervoer en partnerprogramma s. Voor meer informatie over onze dienstverlening, kijk op onze website

6 EXPOSITIEMOGELIJKHEDEN De Nederlandse Vereniging voor Psychiatrie (NVvP) biedt aan bedrijven en organisaties de mogelijkheid om zich tijdens haar Voorjaarscongres te presenteren en zodoende de doelgroep nader te informeren over haar producten en diensten. Dit geschiedt in een speciaal daarvoor aangewezen expositiehal. Het plaatsen van advertenties is mogelijk. Hiervoor dient u contact te zoeken met BPM Medica, adverteren@depsychiater.nl / tel Er worden vier soorten pakketten aangeboden. U kunt maximaal één pakket afnemen. De volgende pakketten zijn beschikbaar: Pakket A Standruimte van 100 m² (20x5) Bergruimte ad 10 m² Vermelding als hoofdexposant met logo in de VJC Special 12 standhouderbadges per dag Pakket B Standruimte van 50m² (10x5) Bergruimte ad 10 m² Vermelding als exposant met logo in de VJC Special 8 standhouderbadges per dag Pakket C Standruimte van 25m² (5x5) Vermelding als exposant met logo in de VJC Special 6 standhouderbadges per dag VJC Presentatie Lounge Standruimte van 16m² (4x4) De gehuurde standruimte is, net als in 2016, voorzien van twee zijwanden (hoogte 3,5 meter) voorzien van witte doeken, vloerbedekking, een elektriciteitsaansluiting (2KW) en lichtpunten. De ruimte wordt goud/oranje uitgelicht. Er is voldoende licht in de stand aanwezig. Tevens zal de stand worden voorzien van een banner met naamsvermelding. Het plaatsen van een logo is niet mogelijk. Vermelding als exposant (in een lijst) in de VJC Special 2 standhouderbadges per dag Bovenstaande bedragen zijn exclusief BTW. Kosten voor additionele standhoudersbadges bedragen 75 per persoon per dag. Per pakket is er een maximum vastgesteld als het gaat om het bestellen van additionele standhoudersbadges per dag: Pakket A: 10 Pakket B: 6 Pakket C: 4 VJC Presentatie Lounge: 2

7 OVERIGE SPONSORMOGELIJKHEDEN Nieuw dit jaar is de mogelijkheid tot het organiseren van een lunchsymposium. Hiervoor zijn de volgende richtlijnen van toepassing: Satelliet Symposium Alleen mogelijk in combinatie met stand op de expositie (standprijs + bijdrage voor symposium) Per lunch plek voor max 1 satellietsymposium (3 x lunch) Duur van het symposium: 45 minuten Satellietsymposia vinden plaats in bijbouwzaal in Zuidhal MECC Maximaal 200 aantal bezoekers per symposium NVvP neemt satellietsymposia niet op in eigen programmaboek en maakt geen overige reclame voor deze symposia NVvP vraagt geen accreditatie aan voor deze symposia (aanbieder kan dit zelf wel doen) Organisatie van het satellietsymposium maakt via zijn communicatie duidelijk dat de sessie los staat van het inhoudelijk programma van het NVvP-Voorjaarscongres NVvP biedt standaard Audiovisuele middelen (beamer, scherm en laptop) en 1 microfoon. In overige zaken voor bijvoorbeeld video-opnames en een live-verbinding voorziet de NVvP niet Bovenstaande bedragen zijn exclusief BTW. Logo in Congresapp Woensdag en Vrijdag Donderdag Alleen mogelijk in combinatie met stand op de expositie (standprijs + bijdrage voor logo in de congresapp) Naast de standaard sponsorlijst van alle exposanten in de congresapp, krijgt u hiermee de mogelijkheid om een sponsorlogo op één van de congresdagen in een balk onderaan het home scherm te plaatsen (plaats voor maximaal 2 sponsoren per dag) TOELICHTING EXPOSITIE Standruimte is beschikbaar in vaste pakketten met standafmetingen van 16, 25, 50 of 100m². De gehuurde standruimte voor pakket A, B en C is niet voorzien van enige vorm van standaard standbouw Standruimte is beschikbaar volgens de plattegrond (zie online website) De beschreven VJC Presentatie Lounges zijn niet voorzien van meubilair Stands dienen te voldoen aan de Bepalingen en Voorschriften Voorjaarscongres (zie de laatste twee pagina s van dit document) PROCEDURE INSCHRIJVING EN TOEWIJZING Toewijzing van expositieruimte geschiedt op basis van volgorde van inschrijving. De inschrijving eindigt zodra alle beschikbare standruimte is afgenomen. Wanneer u niet rechtstreeks deze prospectus heeft ontvangen, maar wel geïnteresseerd bent, kunt u contact opnemen met B. Huntink, of per sponsoring@congresscompany.com.

8 ACTIVITEITEN EXPOSANTEN Om een indruk van de door exposanten geplande activiteiten te krijgen en om te bezien of activiteiten geen overlast voor andere exposanten bezorgen, zijn alle exposanten verplicht om voor 1 maart 2017 een activiteitenoverzicht expositie in te dienen. Dit overzicht dient een korte beschrijving te geven van alle activiteiten die de sponsor vanuit de stand wenst te ontwikkelen (muziek, catering, give-aways etc.). U kunt daarvoor gebruik maken van het formulier Activiteitenoverzicht Exposanten. De organisatie houdt zich het recht voor activiteiten die niet passen in het karakter van het Voorjaarscongres of die storend c.q. hinderlijk kunnen zijn voor bezoekers en andere exposanten, te verbieden. ANNULERING Tot 1 januari 2017 wordt in geval van annulering 50% van het totaalbedrag in rekening gebracht. Daarna wordt het volledig bedrag in rekening gebracht.

9 ACTIVITEITENOVERZICHT EXPOSANTEN NAAM EXPOSANT:... naast standbemanning navolgende persoon(en) in/om stand aanwezig: demonstratie van: computerpresentatie over: drankjes, eten op stand aanwezig t.w.: organisatie borrel op:.. dag van... tot... uur verloting navolgende item(s): expositie kunst van: uitreiking boek(en) van (titel en auteur invullen): dienen vooraf verzonden enquêtes/antwoordformulieren te worden ingeleverd? promotiemateriaal: give-aways: Plaats, datum Handtekening, naam en functie Voor 1 maart 2017 zenden naar: de heer B. Huntink, Postbus 2428, 5202 CK s-hertogenbosch of per fax of sponsoring@congresscompany.com.

10 BEPALINGEN & VOORSCHRIFTEN VOORJAARSCONGRES NEDERLANDSE VERENIGING VOOR PSYCHIATRIE Definities De in deze Bepalingen en Voorschriften opgenomen regels voor de Exposant zijn eveneens van toepassing op alle partijen die rondom het Voorjaarscongres activiteiten van promotionele aard ontplooien. Opbouw en afbraak Opbouw van stands voor het Voorjaarscongres dient plaats te vinden binnen de door de organisatie daarvoor aangegeven tijden. Wanneer de stand niet gereed is voor opening van de expositie kan de standhouder niet deelnemen aan de expositie. Aan de exposant wordt direct na de laatste van het Voorjaarscongres (vanaf uur) gelegenheid gegeven tot ontruiming van de stand. Het achterlaten of storten in rolcontainers van grof standbouwmateriaal, zoals grote houtschotten, friezen en vloerbedekking is strikt verboden. Indien er na afbraak van de stand grof afval door de standbouwer op de locatie wordt achtergelaten, worden de afval- en verwijderingkosten die aan de organisatie in rekening zijn gebracht aan de exposant doorbelast. Betaling De betaling van de standhuur, overige faciliteiten en eventueel bijkomende kosten, vermeerderd met de verschuldigde B.T.W., dient ten laatste 14 dagen vóór de eerste opbouwdag volledig te zijn voldaan. Zolang niet aan de betalingsvoorwaarden is voldaan is de exposant uitgesloten van opbouw en kan de exposant geen rechten, in welke vorm dan ook, doen gelden. Alle incassokosten, voortvloeiend uit het niet tijdig voldoen van onze nota's, zijn geheel voor rekening van de exposant. Onderverhuur van standruimte is niet toegestaan. Annulering van standruimte Bij annulering van de standruimte tot 1 januari 2017 wordt 50% van het totaal overeengekomen sponsorbedrag in rekening gebracht. Bij annulering vanaf 1 januari 2017 is geen restitutie mogelijk. Wijzigingen in afmeting standruimte De organisatie behoudt zich het recht voor om een exposant een nieuwe locatie op de expositie toe te wijzen zodra de afmetingen van de standruimte worden gewijzigd. Wijzigingen in expositieplattegrond De organisatie behoudt zich het recht voor om kleine wijzigingen in de definitieve versie van de expositieplattegrond aan te brengen indien dit nodig is om aan de voorschriften en vereisten van de locatie tegemoet te komen. Standbouwreglement Om onevenwichtige verhouding tussen stands van exposanten te voorkomen wordt een standbouwreglement gehanteerd. Dit houdt in dat de hoogte en uitvoering van de stand gebonden zijn aan maxima en regels: a) De advieshoogte is conform de standaardhoogte van standwanden: 3,50 meter. b) De maximaal toegestane bouwhoogte voor de zijwanden van de stands in de buitenring (nr. 1 t/m 6) bedraagt, inclusief eventuele houten vloer, 5,00 meter. c) Een eventuele hogere inbouw dan 2,79 meter dient voor het hogere gedeelte aan alle zijden te worden afgewerkt. d) Het is niet toegestaan een gangpadzijde van een stand met een gesloten wand dicht te bouwen. Maximaal 50% van een open gangpadzijde mag worden dichtgebouwd. e) De maximale bouwhoogte is ook van toepassing op hang/tuidraden en banieren. De afmetingen van materialen die boven de stand worden opgehangen mogen niet buiten de afmetingen van de stand komen en dus binnen het gehuurde oppervlak blijven. Voor het ophangen van banieren, tuidraden of trussen die allen gebruikt worden voor het verlichten van de standruimte met spots of andere soort lichtbronnen geldt geen maximale hoogte. Wel dienen deze eveneens binnen de afmetingen van de stand te blijven en mogen geen uitingen bevatten of ter bevestiging van andere materialen (tentdoeken, barnieren, vlaggen etc.) dienen die onderdeel maken van de stand. f) Om een open expositie te creëren worden exposanten verzocht de zijden van de stand die aan gangpaden grenzen open te houden. g) De VJC Presentatie Lounge wordt onder andere voorzien van vloerbedekking. Het is niet toegestaan om eigen vloerbedekking te gebruiken. h) In situaties waarin deze regelgeving niet voorziet, beslist de organisatie. handhaving van dit reglement geschied door de organisatie. Delen van standruimte / onderhuur Het is exposanten niet toegestaan om standruimte onder te verhuren of te delen met anderen zonder schriftelijke toestemming van de organisatie. Doorgang van congresdeelnemers Niets mag de vrije doorgang van congresdeelnemers in de weg staan. Het plaatsen van materialen in de gangpaden is verboden en worden door de organisatie verwijderd.

11 Serveren van voedsel en dranken Exposanten die voedsel en dranken vanuit de stand willen aanbieden aan congresdeelnemers dienen hierbij de plaatselijke regels en de voorschriften van de locatie in acht te nemen. Activiteiten buiten de gehuurde standruimte De exposant is gehouden van de door hem gehuurde standruimte gebruik te maken op een wijze, die overeenkomt met het doel waarvoor hem deze is verhuurd. Het is de exposant en zijn personeel voorts verboden; a) zodanig gebruik te maken van de aan hem verhuurde ruimte, dat daardoor voor andere deelnemers of voor bezoekers hinderlijk geraas, belemmering van toegang, lichtval, uitzicht of andere hinder, gevaar of schade kan ontstaan, één en ander uitsluitend ter beoordeling van de organisatie; b) af te wijken van de voorschriften, die vanwege bevoegde instanties zijn gegeven ter zake brandveiligheid, radioactieve bronnen, ioniserende straling uitzendende toestellen, lasers, isotopen, cilinders met samengeperste gassen enz; c) voor, tijdens of na het open zijn van de tentoonstelling voor het publiek tegen betaling drank te schenken; d) buiten de stand activiteiten te ontplooien. e) zonder toestemming van de NVvP additionele ruimten te huren in de congreslocatie. Mediacontacten Exposanten dienen alle contacten met media (radio, TV, schrijvende pers) rondom en tijdens het Voorjaarscongres te melden bij de organisatie (gegevens Marloes Hollander: tel / ). De organisatie (NVvP) zal alle exposanten uiterlijk op de eerste ochtend van het Voorjaarscongres informeren over de (geplande) media-activiteiten. Het maken van filmopnamen en foto s in de expositiehal voor gebruik in de media is voor zowel exposanten als de organisatie alleen toegestaan als zowel organisatie als de betreffende exposant(en) daarmee instemmen. In overleg met de organisatie mogen foto s en filmopnamen gemaakt worden voor eigen gebruik. Verstoring van andere stands De organisatie behoudt zich het recht voor om beperkingen op te leggen aan standruimten die vanwege geluid, wijze van gebruik of aanwezige materialen aan bezwaar onderhevig zijn. Het gebruik van microfoons en luidsprekers is verboden. Aansprakelijkheid De organisatie stelt zich niet aansprakelijk voor vermissingen en schades aan stand van exposanten. Schade aan de expositieruimte ten gevolge van standbouw worden aan de betreffende exposant in rekening gebracht. De exposant dient zich te houden aan de bouwvoorschriften van de locatie. Schade aan de eigendommen van de locatie die voorvloeit uit overtreding van deze voorschriften komen direct voor rekening van de exposant. Badges standpersoneel Door de organisatie zullen toegangskaarten/badges beschikbaar worden gesteld ten behoeve van de standbemanning en eventueel ten behoeve van het bij de opbouw en afbraak van de stand betrokken personeel. Aan exposanten worden de badges voor standbemanning beschikbaar gesteld op basis van de gereserveerde standruimte meters: Standgrootte Aantal kaarten Maximum additionele kaarten Pakket A, 100m² 12 kaarten 10 kaarten Pakket B, 50m² 8 kaarten 6 kaarten Pakket C, 25m² 6 kaarten 4 kaarten VJC Presentatie Lounge, 16m² 2 kaarten 2 kaarten De badges voor standpersoneel zijn persoonlijk en mogen uitsluitend worden verstrekt aan personen, die behoren tot het bedrijf of de organisatie van de exposant; bij misbruik kunnen de kaarten onmiddellijk door de organisatie worden ingetrokken. Meerdere badges voor standpersoneel zijn verkrijgbaar tegen het door de organisatie verstrekte tarief ( 75,- p.p.p.d.). Standpersoneel en medewerkers van sponsors dienen te allen tijde middels een naambadge herkenbaar te zijn, waarbij naam en kleuren van het bedrijf zichtbaar gevoerd moeten worden.