Sponsoringofferte maart Foto van Bram Goots. Werk mee aan het grootste dermatologische congres van België

Transcriptie

1 Sponsoringofferte maart 2015 Foto van Filip Dujardin Werk mee aan het grootste dermatologische congres van België Positioneer uw bedrijf als voorname speler in de sector Uw producten en/of diensten onderscheiden zich van de concurrentie Grijp unieke kansen om te netwerken met de specialisten van uw doelmarkt

2 Over de Belgian Dermatology Days De Belgian Dermatology Days (BDD) zijn een congres dat door de Koninklijke Belgische Vereniging voor Dermatologie en Venerologie wordt georganiseerd in samenwerking met de Beroepsvereniging voor de Belgische Dermatologie en Venerologie en de Belgische Vereniging voor Dermatologie en Venerologie. Het congres is bedoeld voor alle dermatologen die al dan niet lid zijn van de Vereniging, evenals assistenten en verpleegkundigen uit de dermatologische sector. Aantal deelnemers 500 personen in 2014 Meer dan 550 verwachte deelnemers in 2015 De eerste editie in maart 2014 bracht meer dan 500 deelnemers samen. We zijn er gezien het vorige succes van overtuigd dat de BDD 2015 nog groter zullen worden en nog meer specialisten uit de sector zullen aantrekken. Locatie Square, Brussels Meeting Center Kunstberg 1000 Brussel square-brussels.com Het programma van het congres wordt voortaan gespreid over drie dagen i : van donderdag 26 tot en met zaterdag 28 maart De sessies beginnen op 26 maart s avonds met workshops, gevolgd door een volledige dag op 27 maart en nog een halve dag op 28 maart. Het congres zal bestaan uit plenaire sessies, workshops en een exhibitie. Het thema van deze editie legt de nadruk op Managing chronicity, Our specialty!. Data Van 26 maart tot en met 28 maart 2015 Programma (voorlopige uren) Donderdag 26 maart 2015 Vrijdag 27 maart 2015 Zaterdag 28 maart u Workshops u Welkomstreceptie u Onthaal u Satellietsymposium u Plenaire sessie u Lunch u Plenaire sessie u Satellietsymposium u Cocktailparty gesponsord door de BDD u-einde Galadiner u Onthaal u Satellietsymposium u Plenaire sessie u Lunch De exhibitie wordt opgezet op donderdag 26 maart vanaf 16 uur en/of vrijdag 27 maart tussen 7.00 en 8.00 uur. i Vorig jaar duurden de BDD twee dagen 1

3 Mogelijkheden voor partners Pakket Diamant ii Rechtstreeks contact met de deelnemers Zichtbaarheid vóór de BDD 2015 Zichtbaarheid tijdens de BDD 2015 Een exhibitieruimte van 5 m x 4 m (20 m²) 5 toegangskaarten voor de exhibitie 3 toegangskaarten voor het galadiner Logo op de homepage van de website Logo op de sponsorpagina van de website Logo op alle communicatie 2 goodies in de zak van het congres Logo in het programma Een A4-pagina in het programma Logo op Save the Date 2016 Goodie in de zak voor verpleegkundigen Ook inbegrepen bij het aanbod: een symposium U krijgt 3 kwartier presentatietijd, een unieke kans om uw wetenschappelijke innovaties te delen met de deelnemers van de BDD o De symposia vinden plaats op vrijdag 27 maart s ochtends ( u) en s avonds ( u), evenals op zaterdagochtend ( u). Gelieve er rekening mee te houden dat het onderwerp van het symposium door het directiecomité van de KBVDV moet worden goedgekeurd en dat alle kosten van de inschrijving, de accommodatie en het vervoer van uw sprekers voor rekening van uw onderneming zijn. Prioriteit Voorrang bij de keuze van de exhibitieruimte tijdens de BDD 2015 Foto van Bruno Delamain ii Voor slechts drie ondernemingen 2

4 Pakket Goud iii Rechtstreeks contact met de deelnemers Zichtbaarheid vóór de BDD 2015 Zichtbaarheid tijdens de BDD 2015 Een exhibitieruimte van 4 m x 4 m (16 m²) 4 toegangskaarten voor de exhibitie 2 toegangskaarten voor het galadiner Logo op de homepage van de website Logo op de sponsorpagina van de website Logo op alle communicatie 2 goodies in de zak van het congres Logo in het programma Een A4-pagina in het programma Logo op Save the Date 2016 Goodie in de zak voor verpleegkundigen Congresmateriaal Uw logo of naam op een van volgende voorwerpen iv : o o o o De zakken van het congres De badges en sleutelkoorden De balpennen en notitieboekjes De USB-sticks Prioriteit Als tweede de exhibitieruimte tijdens de BDD 2015 kiezen Pakket Zilver 5500 Rechtstreeks contact met de deelnemers Zichtbaarheid vóór de BDD 2015 Zichtbaarheid tijdens de BDD 2015 Een exhibitieruimte van 3 m x 3 m (9 m²) 3 toegangskaarten voor de exhibitie Logo op de sponsorpagina van de website 1 goodie in de zak van het congres Logo in het programma Een halve A4-pagina in het programma Logo op Save the Date 2016 Goodie in de zak voor verpleegkundigen Pakket Brons 2500 Rechtstreeks contact met de deelnemers Zichtbaarheid vóór de BDD 2015 Zichtbaarheid tijdens de BDD 2015 Een exhibitieruimte van 3 m x 2 m (6 m²) 2 toegangskaarten voor de exhibitie Logo op de sponsorpagina van de website 1 goodie in de zak van het congres Logo in het programma ¼ de van een A4-pagina in het programma iii Voor slechts vier ondernemingen iv De organisatie van de BDD kiest zelf hoe de verschillende opties voor het congresmateriaal worden verdeeld 3

5 o Extra mogelijkheden voor partners De extra aanbiedingen voor partners zijn uitsluitend beschikbaar voor bedrijven die hebben gekozen voor het pakket Diamant, Goud, Zilver of Brons. Bordjes en aanduidingen 7500 Breng uw logo aan op alle bordjes die de weg wijzen. De samenwerking voor deze bordjes omvat: Uw logo op alle bordjes waarmee de deelnemers zich tijdens de BDD 2015 kunnen oriënteren v Uw logo op de grote affiche aan de ingang van de BDD 2015 Welkomstreceptie op donderdag 26 maart 3500 De welkomstreceptie zal plaatsvinden in de zaal Panoramic Hall. We verwachten zo n 100 aanwezigen. U kunt er genieten van een vrij uitzicht op Brussel. De samenwerking voor de welkomstreceptie omvat: Uw logo in alle ruimtes die voor de welkomstreceptie worden ingericht De mogelijkheid om promotiemateriaal uit te delen vi Cocktailparty op vrijdag 27 maart 4250 De cocktailparty zal plaatsvinden tijdens de exhibitie op vrijdagavond en staat met andere woorden garant voor een grote zichtbaarheid bij ongeveer 200 aanwezigen. De samenwerking voor de cocktailparty omvat: Uw logo in alle ruimtes die voor de cocktailparty worden ingericht De mogelijkheid om promotiemateriaal uit te delen vi v Met uitzondering van de bordjes en aanduidingen voor het galadiner, de lunches en de symposia vi Na goedkeuring door de organisatie van de BDD 4

6 Koffiepauzes: - Vrijdag 27 maart (volledige dag) - Zaterdag 28 maart (halve dag) In de exhibitieruimte (toegankelijk voor alle dermatologen en assistent-dermatologen) en in de zaal voor de verpleegkundigen (alleen op vrijdag) zullen permanent voorzieningen aanwezig zijn voor een koffiepauze. De samenwerking voor de koffiepauzes omvat: Voortdurende mogelijkheid van koffiepauzes voor de congresgangers Uw logo in alle ruimtes die voor de koffiepauzes worden ingericht De mogelijkheid om promotiemateriaal uit te delen vii Lunches: - Vrijdag 27 maart Zaterdag 28 maart De lunches vinden voor de dermatologen en assistenten altijd plaats in de exhibitieruimte. Voor de verpleegkundigen wordt het middagmaal voorzien in een andere zaal (alleen op vrijdag). De samenwerking voor de lunches omvat: Uw logo in alle ruimtes die voor de lunches worden ingericht Uw logo (één kleur) op de servetten die ter beschikking worden gesteld Galadiner op vrijdag 27 maart Het galadiner zal in de Square zelf plaatsvinden. We verwachten een honderdtal aanwezigen. De samenwerking voor het galadiner omvat: Uw logo op de menukaarten De mogelijkheid om uw roll-up s in de zaal van het galadiner te installeren vii Na goedkeuring door de organisatie van de BDD 5

7 Draadloos internet 2500 Draadloos internet is op elk congres onmisbaar geworden voor de deelnemers. Bij elke verbinding met het draadloos internet linken wij de homepage naar uw website. De samenwerking voor draadloos internet omvat: Een link naar uw website op de homepage Neem voor meer informatie over de voorgestelde mogelijkheden gerust contact op met Mimi VANG van de Belgian Dermatology Days. Wij zijn steeds beschikbaar voor een gesprek om u aanbiedingen op maat te kunnen verschaffen zodat uw aanwezigheid tijdens de BDD 2015 optimaal rendeert. Belgian Dermatology Days (BDD) Tervurenlaan 300 B-1150 Brussel, Belgium bdd@mci-group.com Telefoon: +32 (0)

8 Algemene voorwaarden voor sponsoring Uiterste datum voor inschrijving Sponsors kunnen zich inschrijven tot 25 februari Contract Het contract moet binnen 14 dagen na de datum van bestelling per post of via worden verstuurd. Contracten zijn alleen geldig wanneer ze door beide partijen zijn ondertekend. Als het ondertekende contract twee weken na de datum van activering niet in het bezit is van de organisatie, dan heeft die laatste het recht om het sponsorpakket en het standnummer door te verkopen aan iemand anders. Facturering De in 2014 en 2015 opgestelde facturen voor de aankoop van sponsorpakketten moeten binnen 14 dagen na factuurdatum worden betaald. Betalingswijzen Elke factuur moet binnen 14 dagen worden betaald. Als het secretariaat van de BDD binnen die termijn nog geen betaling heeft ontvangen, dan behoudt de organisatie zich immers het recht voor de stand te schrappen van de plattegrond en de sponsor niet te vermelden op de website of in de documentatie van het congres. Het pakket kan dan opnieuw te koop worden aangeboden. Bovendien kan de onderneming of deelnemer van die onderneming de toegang tot het evenement worden ontzegd. Medestandhouders Meerdere ondernemingen mogen samen een stand delen. Het secretariaat van de BDD moet daar echter een geldige schriftelijke toelating voor geven. Voor medestandhouders moet naast het bedrag van het aanvankelijke sponsorpakket nog 1000 worden betaald. Als de standhouder en medestandhouder(s) niet correct zijn ingeschreven of als ze onvolledige of foutieve informatie hebben doorgegeven, dan behoudt de organisatie van de BDD zich het recht voor de onderneming een factuur te sturen in overeenstemming met de algemene verkoopvoorwaarden. Annuleringsvoorwaarden Voor de annuleringsvoorwaarden zijn onderstaande regels van toepassing: 1. Annulering vóór 25 februari 2015: 50% van het verschuldigde totaalbedrag 2. Annulering na 26 februari 2015: 100% van het verschuldigde totaalbedrag Er wordt alleen rekening gehouden met annuleringen die correct en schriftelijk naar worden gestuurd. De datum van ontvangst van die geldt als datum van de annulering. Afvalbeleid De organisatoren van de Belgian Dermatology Days willen zo groen mogelijk zijn. Elke standhouder is voor een optimale bescherming van het milieu zelf verantwoordelijk voor het verwijderen van zijn afval. 7

9 Reserveringsformulier: Belgian Dermatology Days 2015 Partner worden van de BDD is heel eenvoudig. Kies gewoon een of meerdere van de bovenstaande mogelijkheden voor partners en stuur het formulier via of per fax ( ) naar ons terug. Ondergetekende (naam + volledige functie)..... verklaart te handelen in naam van de onderneming (bedrijfsnaam)... Gegevens van de onderneming Naam:..... Merknaam: Productnaam:.. Adres:... Gemeente:.... Postcode:.... Land:... Gegevens van de contactpersoon Tel.:.... Fax:.. Website:.. Btw-nummer:.. Bestelnummer: Verantwoordelijke van de stand (deze persoon zal alle praktische informatie ontvangen) ... Gsm:... Keuze van het pakket Pakket Diamant * Pakket Goud Pakket Zilver 5500 Pakket Brons 2500 * Informatie over het symposium: (thema s sprekers, samenvatting): Extra opties Bordjes en aanduidingen 7500 Welkomstreceptie (do. 26 maart) 3500 Cocktailparty (vr. 27 maart) 4250 Koffiepauze (vr. 27 maart) 7500 Koffiepauze (za. 28 maart) 5000 Lunch (vr. 27 maart) Lunch (za. 28 maart) 9500 Galadiner (vr. 27 maart) 7500 Draadloos internet 2500 Totaalbedrag: (Het bovenstaande tarief is exclusief btw) Begian Dermatology Days Secretariaat (c/o MCI BENELUX NV) Tervurenlaan Brussel, België Btw-nr: BE

10 Factuurgegevens Factuuradres: (gelieve dit alleen in te vullen als de factuurgegevens verschillen van voorgaande gegevens) Onderneming: Straat + nr.: Gemeente: Postcode: Land: Tel.: Fax: Website: Btw-nr.: Handtekening viii : Stempel van de onderneming viii Via uw handtekening verklaart u akkoord te gaan met de sponsorvoorwaarden op blz. 7 van de brochure voor sponsors 9