Commissie PR en Communicatie (CPC)

Transcriptie

1 Commissie PR en Communicatie (CPC) Plaats van de Cie binnen de VDN De CPC heeft een centrale rol wat betreft de identiteit van de VDN. Zorgt dat alle communicatie in- en extern uitstraalt en in lijn is met dat wat we als vereniging willen zijn en doen. Consistentie in vorm en inhoud, passend bij beleidslijnen en uitgangspunten. De CPC speelt een verbindende en vertegenwoordigde rol bij het realiseren van alle doelstellingen van de VDN (zie beleidsplan VDN). Resultaten/opdracht voor 2007/2008 In het komende seizoen is essentieel dat: - de VDN duidelijk plaats gaat vinden en innemen in het krachtenveld van de Nederlandse danswereld. Door haar bijdrage en toegevoegde waarde expliciet en zichtbaar te maken wordt de kans op blijvende zeggenschap voor dansers en dansliefhebbers vergroot; - de VDN intern op orde komt, dusdanig dat ze haar toegevoegde waarde naar dansers op een efficiënte en effectieve wijze kan realiseren. De CPC speelt in het bereiken van beide een centrale, verbindende en toonaangevende rol. Concrete opdracht voor 2007/2008: - Formuleren en tot uitvoering brengen van een strategie en aanpak om de identiteit van de VDN verder te ontwikkelen en uit te dragen: de VDN is een vereniging voor en vooral met alle NADB-stijldanssporters! Speciaal aandachtspunt voor dit seizoen: aandacht voor activiteiten en initiatieven van de leden. - Ondersteuning bieden bij het realiseren van de resultaten wat betreft: o Invulling adviesfunctie, met daarbij vooral aandacht voor de gerichte nieuws- en adviesservice; o Invulling belangenbehartiging; o Basisinformatie toegankelijk, met daarbij vooral aandacht voor het beschikbaar maken van kennis en informatie - VDN als vereniging - Dansen - Danssport - In samenwerking met de ICT-Commissie invulling geven aan het realiseren en onderhouden van een èchte verenigingssite: NB: De VDN steunt op de kwaliteiten, inzichten en verantwoordelijkheid van haar vrijwilligers. Om die reden kan deze lijst niet uitputtend zijn en kan worden aangevuld met resultaten op voordracht van de CPC (na afstemming met het bestuur) of op verzoek van het bestuur. Taken/activiteiten Taken/activiteiten van de CPC omvatten onder meer: - Inrichten van de eigen CPC-organisatie; - Formuleren communicatiestrategie (verwoord in een PR- en Communicatieplan) om doelstellingen VDN te realiseren en af te stemmen met Hierin staat onder meer: o De doelstellingen waarop de PR-activiteiten worden gebaseerd; o De doelgroepen die de VDN wil bereiken; o Hetgeen de VDN de doelgroepen wil mededelen, op welke manier en wat dat gaat kosten; o Uitgewerkte omschrijving van de werkzaamheden die moeten worden verricht bij de voorbereiding, de uitvoering en de nazorg van de voorgenomen activiteiten. - (Ondersteunen van) uitvoeren/regisseren van voorgestelde acties in de communicatiestrategie; - Initiëren, schrijven/redigeren, ondersteunen van communicatie-uitingen VDN extern (ALV, bijeenkomsten, nieuwsbrieven, ledenblad, persberichten, berichten aan bijv sponsoren, ); - Ondersteunen van interne communicatie VDN (interne berichten, werkdocumenten/formats voor VDN-vrijwilligers);

2 - Produktlijn advies en belangenbehartiging: A Monitoring. CPC ondersteunt in het signaleren van VDN-thema s en geeft hierover advies. Wat leeft er binnen/buiten de vereniging (DP, NOC*NSF, etc). B Standpunt innemen CPC o Ondersteunt organisatie rondom ledenraad (verwerking reacties afhankelijk van het thema). Advies/ondersteunen proces ledenraad. Betekent dus gewoonlijk NIET inhoudelijk reageren. o Adviseert over proces van innemen standpunt en communicatie naar buiten o Adviseert over tool wedstrijdzaken op site (Cie Wedstrijdzaken is eigenaar!!) C Advisering alle publieke adviezen worden gezien door de CPC. Zij checken op consistentie vorm en inhoud. Daarnaast spelen zij een rol in het bepalen van de strategie (aanpak, momentum, ondersteuning communicatie). - Ontwikkelen en doorvoeren huisstijl in alle VDN-documenten; - Ondersteunen van bestuur en andere commissies in het bereiken van de resultaten (bijv. organiseren van een Teammatch - nice to have) - Invulling geven aan, realiseren en onderhouden van onze virtuele thuisbasis (interaction design site). Dat wil zeggen: bepalen welke dingen belangrijk zijn en waar ze een plek op de site moeten krijgen (structuur en vormgeving). Dit alles in nauwe afstemming met de ICT-Commissie. De ICTC is van de look, CPC is van de feel. - Bijhouden wedstrijd/evenementkalender, uitzending en resultaten, signaleren wat betreft VDN-leden aan bestuursvoorzitter/secretaris. NB 1: Het feit dat een taak/resultaat onder verantwoordelijkheid van de CPC valt wil niet automatisch zeggen dat zij ook alle ontwerp, ontwikkeling etc. moeten doen (voorbeeld: Huisstijl). In veel gevallen wordt capaciteit en kwaliteit ingeleend van andere Commissies/vrijwilligers. Hier dienen onderlinge afspraken over te worden gemaakt. NB 2: Ook deze lijst is niet uitputtend en kan worden aangevuld met taken op voordracht van de CPC (na afstemming met het bestuur) of op verzoek van het bestuur. Vacatures De CPC zoekt nog: - Strateeg op het gebied van PR- en Communcicatie, bij voorkeur met praktijkervaring. Degenen die zitting nemen in de CPC verdelen onderling de rollen, waaronder die van voorzitter. Gezien taken van de CPC is enige kennis van de danswereld vereist. Deelname in deze commissie is wellicht interessant voor wedstrijddansers en ouders/fans, maar ook voor eenieder die de danswereld een warm hart toe draagt. Voor meer informatie over de vacatures kun je contact opnemen met David Kramer ( ) of vdn@danssporter.nl. Afstemming - Bestuursverantwoordelijke CPC: Renée van Tulder. - Gezien het verantwoordelijkheidsgebied van de CPC is nauwe afstemming vereist met alle andere commissies en het bestuur van de VDN.

3 ICT Commissie (ICTC) Plaats van de Cie binnen de VDN De VDN wil een vereniging zijn voor alle dansers en dansliefhebbers. De site moet een belangrijke thuisbasis voor allen worden: plaats- en tijdonafhankelijk toegankelijk voor leden, potentiële leden en geïnteresseerden. De place to be als je achtergronden wilt weten over stijldans en stijldanssport (en in de toekomst ook wat betreft andere dansvormen). De website en vormen de officiële communicatiekanalen van de vereniging. Onze ICTC is dan ook één van de meest essentiële commissies voor de VDN. Zij bouwt en onderhoudt een site die vooral bijdraagt aan de doelstellingen: - Verenigen van dansers en dansliefhebbers; - Danssporters helpen bij het uitoefenen van hun sport; - Bereiken van groei en verdere professionalisering van de danssport. De site zal in functionaliteit en uitstraling uiteindelijk niet mogen misstaan in het rijtje of misschien zelfs Het is een stapsgewijs proces om dit uiteindelijk te bereiken. Resultaten/opdracht voor 2007/2008 De ICTC is direct verbonden aan het realiseren van een échte verenigingssite. Door verantwoordelijkheid te nemen voor de site ondersteunt de ICTC ook het bereiken van de overige geformuleerde resultaten, te weten: - VDN is de vereniging voor en met de NADB-stijldanssporters; - VDN als coördinatiepunt; - Adviseren en belangenbehartiging; - Informeren. Concrete opdracht voor 2007/2008: Uiterlijk in januari 2008 (en zoveel eerder als mogelijk) is een een èchte verenigingssite alsmede de benodigde commissieorganisatie gerealiseerd voor de VDN. Daarnaast is een stabiele basis gelegd voor de toekomst wat betreft uitbouw, onderhoud en invulling van de site. Aandachtspunten wat betreft de site zijn dat: - Deze toekomst-proof is, dat wil zeggen mogelijkheden biedt voor de voorziene uitbouw van de NADB en de VDN; - Deze de VDN-administratie ondersteunt doordat leden er on-line hun eigen profiel kunnen aanmaken en onderhouden; - Dansers deze kunnen gebruiken om zich direct in te schrijven voor wedstrijden; - Basisinformatie en nieuwsvoorziening (zo mogelijk op maat) biedt voor de doelgroepen; - Deze wat betreft vorm en inhoud uitdrukking geeft aan de identiteit van de VDN: een vereniging voor en vooral met alle NADB-stijldanssporters. NB: De VDN steunt op de kwaliteiten, inzichten en verantwoordelijkheid van haar vrijwilligers. Om die reden kan deze lijst niet uitputtend zijn en kan worden gewijzigd of aangevuld op voordracht van de ICTC (na afstemming met het bestuur) of op verzoek van het bestuur. Taken/activiteiten Activiteiten van de ICTC omvatten onder meer: - Inrichten en onderhouden van een ICTC-organisatie zodanig dat deze de gewenste functionaliteit van de website kan garanderen (continuiteït); - Advisering rondom website wat betreft alle aspecten die relevant zijn om aan de VDN-doelstellingen bij te dragen en de VDN-resultaten te bereiken (waaronder over functionaliteit en informatiemanagement); - Realiseren van een contentmanagementsysteem; - Als uitvloeisel van het hiervoorgenoemde: o ontwerp; o (door)ontwikkeling; o beheer VDN-website, incl. actuele backups en archivering; - Realisatie - Online toegang tot de vereniging en ledenadministratie, regelen lidmaatschap, mogelijke link naar financiële administratie (laten zien contributie betaald etc), koppeling naar buiten (profiel), achterkant/autorisaties geregeld. Mogelijkheid om op basis van de profielen op eenvoudige wijze mailingbestanden te maken voor diverse doelgroepen;

4 - Realiseren on-line Wedstrijdinschrijving; - Creëren van een systeem voor VDN als Coördinatiepunt (in- en uitkomende signalen). Lead: Secretariaat en ICTC; - Realiseren van intranet voor bestuur (must have), voor onder meer notulen, agenda, beleidsdocumenten, adresgegevens vrijwilligers, gegevens vrijwilligers beschikbaar/ledenkaart, besluitenlijsten, (project)planning, (flow) in & uitgaande documenten; - Nice to have: realiseren van intranet voor vrijwilligers; - Ondersteunen tool Wedstrijdevaluatie (eigenaar Commissie Wedstrijdzaken); - Verzorgen van de nodige documentatie en goede overdracht (site documenteren, procesbeschrijvingen, rechtenmanagement/beschrijvingen). Gelet op de gewenste functionaliteit van de website (toenemende activiteiten op en via de website) is permanente paraatheid van de ICTC essentieel. NB: Ook deze lijst is niet uitputtend en kan worden aangevuld met taken op voordracht van de ICTC (na afstemming met het bestuur) of op verzoek van het bestuur. Vacatures Vacatures - De ICTC zoekt nog twee programmeurs. Deelname in de ICTC is wellicht interessant voor eenieder die de sport een warm hart toedraagt. Voor meer informatie over de vacatures kun je contact opnemen met Ernest Demaret (ernest.demaret@danssporter.nl), David Kramer ( ) of vdn@danssporter.nl. Afstemming - Bestuursverantwoordelijke ICTC: Bert Huizing - Gezien het verantwoordelijkheidsgebied van de ICTC is in ieder geval nauwe afstemming vereist met het VDN-bestuur en de CPC.

5 Commissie Wedstrijdzaken (CW) Plaats van de Cie binnen de VDN Context en doelstelling De CW is een belangrijke commissie gezien de doelstellingen van de VDN. Direct en indirect wordt bijgedragen aan onder meer: - Verenigen van dansers en hun belangen behartigen; - Danssporters helpen bij het uitoefenen van hun sport; - Bijdragen aan hogere kwaliteit en professionalisering. Tot op heden zijn de mogelijkheden tot contact over wedstrijdzaken tussen danssporters en de NADB over en weer beperkt en soms moeizaam. Contact verloopt vaak op individuele basis. De CW houdt zich bezig met allerlei zaken die met de wedstrijden te maken hebben - onderwerpen die van belang zijn voor alle wedstrijddansers. Resultaten / Opdracht voor 2007/2008 De CW speelt een belangrijke rol in het bereiken van de volgende resultaten als geformuleerd in het beleidsplan van de VDN: - VDN is de vereniging voor en met de NADB-stijldanssporters, - Adviesfunctie ingevuld, met name: adviesfunctie aan NADB èn aan danssporters; - Belangenbehartiging ingevuld, met name gezicht en stem geven aan (belangen) danssporters (indien nodig op vertrouwelijke basis). Concrete opdracht voor 2007/2008: - Zo snel mogelijk gedegen invulling geven aan de Commissie Wedstrijdzaken. Hierbij wordt ook een voorstel verwacht wat betreft het invullen van het Coördinatiepunt, kanaal direct contact oftewel de aanspreekfunctie van de VDN op wedstrijden. Dit voorstel wordt in ieder geval afgestemd met de CPC en eventueel met de AtletenCommissie (AC). Belangrijk is dat o wedstrijddansers weten dat ze bij de VDN terecht kunnen met hun vragen en problemen; o de CW op de hoogte is en blijft rondom de thema s en issues die leven bij sportdansers, deze signaleert en hierover adviseert o realiseren van constructieve wedstrijdevaluatie. - Advies kan worden uitgebracht op eigen initiatief van de CW, maar ook op verzoek van bijvoorbeeld het VDN-bestuur of de NADB. Bij het voorbereiden van het advies kan eventueel gebruik worden gemaakt van de Ledenraad. NB: De VDN steunt op de kwaliteiten, inzichten en verantwoordelijkheid van haar vrijwilligers. Om die reden kan deze lijst niet uitputtend zijn en kan worden gewijzigd of aangevuld op voordracht van de CW (na afstemming met het bestuur) of op verzoek van het bestuur. Taken/activiteiten Activiteiten van de CW omvatten onder meer: - Formuleren en afstemmen van aandachtspunten voor het komende seizoen, inclusief een plan van aanpak; - Doen van een voorstel wat betreft de invulling en inrichting van de aanspreekfunctie op wedstrijden; - Maken van een voorstel wat betreft het evalueren van wedstrijden, alsmede het daardwerkelijk constructief evalueren van Wedstrijden (de ICT-Commissie wordt gevraagd hiervoor een ondersteunend tool te realiseren); - Gevraagd en ongevraagd formuleren van adviezen aan de VDN en de NADB, waaronder: o Het evalueren van het wedstrijdreglement op regelmatige basis; o Voeren van overleg met VDN-bestuur en NADB. NB: Ook deze lijst is niet uitputtend en kan worden aangevuld met taken op voordracht van de CW (na afstemming met het bestuur) of op verzoek van het bestuur.

6 Vacatures De CW zoekt nog 2 personen die zitting willen nemen. Gezien de taken van de CW is kennis van de danswereld vereist. Deelname in deze commissie is wellicht interessant voor wedstrijddansers, ouders/fans en oudwedstrijddansers die regelmatig wedstrijden bezoeken of eraan deelnemen, degenen die weten wat er speelt. Degenen die zitting nemen in de CW verdelen onderling de rollen, waaronder die van voorzitter. Voor meer informatie over de vacatures kun je contact opnemen met David Kramer ( ) of vdn@danssporter.nl. Afstemming - Bestuursverantwoordelijke CW: Jan Jager (tijdelijk) - Gezien het verantwoordelijkheidsgebied van de CW is nauwe afstemming vereist met het bestuur van de VDN en met de AC.

7 AtletenCommissie (AC) Plaats van de Cie binnen de VDN Evenals de CW is de AC een belangrijke commissie gelet op de doelstellingen van de VDN. Direct en indirect wordt bijgedragen aan onder meer: - Verenigen van dansers en hun belangen behartigen; - Danssporters helpen bij het uitoefenen van hun sport; - Bijdragen aan hogere kwaliteit en professionalisering. Voor (aankomende) topsporters, anders dan de andere wedstrijddansers, geldt dat zij met een aantal specifieke zaken te maken hebben, bijvoorbeeld rondom: - Reglementen voor toppers (ranking, selectie, doping, etc.),; - Organisatorische zaken (denk aan uitzending); - Danscarrière-invulling en -planning (denk aan mentale begeleiding); - Fysieke aspecten (gezondheidszaken). Om de Nederlandse danssport kwalitatief te bevorderen is afzonderlijke aandacht voor deze groep dan ook noodzakelijk. De AC wordt ingesteld als belangenbehartiger voor de Nederlandse topsporters en draagt bij als stuwende kracht voor nieuw talent. Resultaten/opdracht voor 2007/2008 De AC speelt een belangrijke rol in het bereiken van de volgende resultaten als geformuleerd in het beleidsplan van de VDN: - VDN is de vereniging voor en met de NADB-stijldanssporters; o Adviesfunctie ingevuld, met name: adviesfunctie aan NADB èn aan andere danssporters. - Bij het voorbereiden van het advies kan eventueel gebruik worden gemaakt van de Ledenraad; o Belangenbehartiging ingevuld, met name gezicht en stem geven aan (belangen) topdansers (indien nodig op vertrouwelijke basis). Concrete opdracht voor 2007/2008: De AC kan in hoge mate zelf invulling geven aan haar bijdrage, passend bij de wensen van de specifieke doelgroep en de mogelijkheden van de commissieleden. Uiterlijk in januari 2008 (en zoveel eerder als mogelijk) inhoudelijk invulling geven aan de AC. Belangrijk is dat Toppers weten dat zij bij de VDN terecht kunnen: - Met vragen en problemen (indien gewenst op vertrouwelijke basis); - Voor (bemiddeling naar) begeleiding; - De doelgroep toppers bekend is met de VDN en deze weet te vinden (er gebruik van maakt); - De AC op de hoogte is en blijft rondom de thema s en issues die leven bij de topsporters, deze signaleert en hierover adviseert; - De AC contact onderhoudt met alle relevante partijen. Hierbij wordt gedacht aan VDN-bestuur, NADB-verantwoordelijken en de AC van NOC*NSF. NB: De VDN steunt op de kwaliteiten, inzichten en verantwoordelijkheid van haar vrijwilligers. Om die reden kan deze lijst niet uitputtend zijn en kan worden gewijzigd of aangevuld op voordracht van de AC (na afstemming met het bestuur) of op verzoek van het bestuur. Taken/activiteiten Activiteiten van de AC omvatten onder meer: - Formuleren en afstemmen van aandachtspunten voor het komende seizoen, inclusief een plan van aanpak; - Invullen van VDN-ambassadeursfunctie richting topdansers: onderhouden van contacten; - Gevraagd en ongevraagd formuleren van adviezen aan de VDN en de NADB, waaronder: o regels voor topsporters (op regelmatige basis); - Contact onderhouden met relevante partijen, waaronder VDN-bestuur, NADB-verantwoordelijken en de AC van NOC*NSF. NB: Ook deze lijst is niet uitputtend en kan worden aangevuld met taken op voordracht van de AC (na afstemming met het bestuur) of op verzoek van het bestuur.

8 Vacatures De AC zoekt nog 1 persoon die zitting wil nemen. Gezien de huidige bezetting gaat de voorkeur uit naar iemand uit de Latin afdeling. Degenen die zitting nemen in de AC verdelen onderling de rollen, waaronder die van voorzitter. Omdat AC de topsporters vertegenwoordigt gaat de voorkeur uit naar invulling van de posities door topsporters, hun ouders/ fans of toppers die recent gestopt zijn. Voor meer informatie over de vacatures kun je contact opnemen met David Kramer ( ) of vdn@danssporter.nl. Afstemming - Bestuursverantwoordelijke AC: Bert Huizing. - Gezien het verantwoordelijkheidsgebied van de AC is in ieder geval nauwe afstemming vereist met het VDN-bestuur. - Gezien de beoogde resultaten/activiteiten van de AC is nauwe afstemming met de CW vereist.