Handleiding SpoorWeb. Versie 1.1 (t.b.v. schaduw draaien)

Transcriptie

1 Handleiding SpoorWeb Versie 1.1 (t.b.v. schaduw draaien) Deze handleiding is gedurende 2015 doorlopend in ontwikkeling. Schermafbeeldingen en beschreven functionaliteiten kunnen daarom veranderen. Grote veranderingen worden duidelijk vooraf gecommuniceerd. Gebruik je een papieren versie van deze handleiding? Dan kan de inhoud van deze handleiding verouderd zijn. SpoorWeb kan doorlopend aangepast worden op basis van ervaringen uit de praktijk. De grote lijnen van de handleiding zullen hetzelfde zijn, maar schermen of teksten kunnen misschien afwijken van de nieuwste versie. Op de 2e pagina van de handleiding vind je de link naar de nieuwste versie. Van Jacco Hoving, Robert de Bruin versie 1.1 Datum 09 december 2015 Bestand Handleiding SpoorWeb versie 1.1 ( ) Status final

2 Colofon Redactie, inhoud: Programma SpoorWeb Digitale verstrekking Revisies Versie Auteur Status Datum Omschrijving 0.1 Jacco Hoving Concept 26 augustus 2015 Eerste versie 0.2 Robert de Bruin Concept 31 augustus 2015 Herontwerp 0.6 Robert de Bruin Concept 15 september 2015 Nieuwste schermafbeeldingen 0.7 Robert de Bruin Concept 19 september 2015 Feedback verwerkt van: Jorine Takkenberg 0.9 Jacco Hoving Concept 25 september 2015 Feedback verwerkt diversen 0.98 Jacco Hoving Concept 14 oktober 2015 Aangepast aan informatie in e-learning. Tevens nieuwe schermafbeeldingen toegevoegd. 1.0 Jacco Hoving en Final 15 oktober 2015 Laatste check Robert de Bruin 1.1 Jacco Hoving Final 9 december Hoofdstuk 4; schermafbeeldingen SpoorWeb vervangen - Blz 10; nieuw zijn bullet 4 en 5 (filter op dossiers) - Blz 11; bullet 3 verwijderd (indicator aantal taken) - Blz 12; volgorde tabs gewijzigd, tab logboek opgenomen, tekst toekomstige tab gewijzigd - Blz 13; paragraaf opgenomen Tekstgrootte aanpassen - Blz 14; nieuw zijn bullet 1,2 en 3 (totaalbeeld; wat en wanneer, nieuws en indicator) - Blz 16; aangepast is bullet 2 (logboek weergaven), nieuw is bullet 3 (Logregels zichtbaar / niet zichtbaar maken) - Blz 17; bullet 5 is nieuw (logboek printen) - Blz 17; bullet 2 is aangepast ( twee knoppen Open taken Alle taken) - Blz 23 antwoordformulieren afbeeldingen vervangen - Blz 24 losse opmerkingen afbeelding vervangen - Blz 33; lijst van afkortingen opgenomen Contactgegevens Functie Telefoon Functioneel Beheer SpoorWeb spoorweb@prorail.nl - ProRail Servicedesk servicedesk.prorail@prorail.nl Handleiding SpoorWeb 1.1 ( ) 2 van 33

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding 4 2 Over SpoorWeb Wat is SpoorWeb? Geschiedenis van SpoorWeb Waarom gebruiken we SpoorWeb? 5 3 Rolvast werken in de keten Waarom rolvast werken? SpoorWeb helpt bij rolvast werken in de keten Werk ik in SpoorWeb anders dan voorheen? 7 4 Basisonderdelen van SpoorWeb Inloggen Welkomstscherm en dossieroverzicht Navigatie Tab Totaalbeeld Tab Logboek Tab Taken Tab Kaart Mobiel gebruik van SpoorWeb 19 5 Taakafhandeling met SpoorWeb Eigenaarschap en taken afhandelen namens anderen De vijf soorten taken Versperringsmaatregelen (alleen voor logistieke functionarissen) Evaluatieformulier (alleen voor Algemeen Leiders) 27 6 Omgaan met storingen Hoe ga ik om met storingen? Waaraan herken je een storing? Wat te doen bij verschillende type storingen 28 7 Vragen en wijzigingsverzoeken 30 8 Bijlagen Incidenticonen Lijst van afkortingen 33 Handleiding SpoorWeb 1.1 ( ) 3 van 33

4 1 Inleiding Alle informatie die je nodig hebt om in jouw werk gebruik te kunnen maken van SpoorWeb is ondergebracht in deze handleiding van SpoorWeb. De handleiding gaat ervan uit dat je over voldoende vakmanschap beschikt om over een groot aantal zaken zelfstandig te beslissen. De basis van het vakmanschap wordt verkregen door opleiding en ervaring. Daarom beschrijft deze handleiding vooral de achterliggende visie en de praktische bediening van SpoorWeb, gericht op het op juiste wijze uitvoeren van acties, het nemen van besluiten van het delen van informatie. Deze handleiding is gericht op een groot aantal operationele functionarissen die werkzaam zijn voor vrijwel alle spoorse partijen en die zich bezig houden met het verhelpen van incidenten en infrastoringen en de logistieke bijsturing daarbij. Het merendeel van de handleiding is van belang voor iedereen, maar enkele onderdelen zijn alleen relevant voor specifieke functiegroepen. Deze onderdelen zijn duidelijk gemarkeerd. Relatie met andere documenten Naast deze handleiding is er nog een aantal gebruikershandleidingen, voor systemen die je bij jouw dagelijkse werkzaamheden gebruikt: E-Learningmodule SpoorWeb, deze presenteert in grafische en interactieve vorm de voornaamste onderdelen van deze handleiding. Werkwijze uitval SpoorWeb, hierin wordt beschreven hoe te handelen bij kleine, plaatselijke en grote en volledige uitval van SpoorWeb. Instructiemateriaal SpoorWeb, dit materiaal is ontwikkeld voor klassikale SpoorWeb trainingen en train-de-trainer opleidingen. Instructiemateriaal Meldkamer Spoor, de Meldkamer Spoor gebruikt een andere versie van SpoorWeb en heeft daarin andere functies (intake en alarmering). Dit instructiemateriaal is separaat van deze handleiding. Voor wie is SpoorWeb? SpoorWeb is voor alle functionarissen die betrokken zijn bij het verhelpen van incidenten en infrastoringen en de logistieke bijsturing daarbij. Het gaat in ieder geval om de volgende afdelingen en/of functionarissen: ProRail: o Landelijk Coördinator Rail o Landelijke Verkeersleiding o Decentrale Verkeersleiding o Meldkamer Spoor (voorheen Backoffice / OBI) o Algemeen Leiders o Ploegleiders Incidentenbestrijding NS: o Landelijk Besturingscentrum Rail o Regionaal Besturingscentrum Rail o Operationeel Manager o Klantmonitor o Reisinformatie o Medewerker Contact Centrum o Veiligheidscentrale, BTS/Alarmcentrale en cameratoezicht NedTrain Materieel Besturingscentrum Regionale reizigervervoerders Goederenvervoerders Vervoerende aannemers Diverse meekijkers (veiligheidsfuncties, onderzoekers, stafmedewerkers) Handleiding SpoorWeb 1.1 ( ) 4 van 33

5 2 Over SpoorWeb 2.1 Wat is SpoorWeb? SpoorWeb is hét operationele informatie, communicatie en samenwerkingsplatform voor de Nederlandse spoorsector. Dankzij SpoorWeb hebben 35 spoorbedrijven een actueel gedeeld beeld bij de afhandeling van incidenten, infrastoringen en logistieke bijsturing op het spoor. Met de vervanging van de ISVL comm- en meldkaarten alarmeert SpoorWeb betrokkenen en ondersteunt hen in de taakuitvoering door middel van voorgedefineerde acties die klaarstaan. Door het afhandelen van acties zorgt SpoorWeb ervoor dat iedereen een actueel gedeeld beeld heeft. Informatie delen, communiceren en samenwerken is snel, eenduidig en rolvast in de hele keten. Door de gestructureerde vastlegging van de afhandeling is het mogelijk om alle relevante gebeurtenissen en de afhandeling hiervan te evalueren en verbeterpunten direct door te voeren in de vastgelegde scenario s. 2.2 Geschiedenis van SpoorWeb SpoorWeb is sinds 2012 in ontwikkeling en vanaf maart 2014 gebruikt de Meldkamer Spoor het intelligente digitale intakeformulier dat tijdens het gesprek met de treindienstleider en andere melders van incidenten automatisch veel extra informatie verzamelt uit vele tientallen bronsystemen. Bij kilometerpunten is bijvoorbeeld direct bekend of deze in tunnels of op de HSL liggen en welke vervoerders daar kunnen rijden. Bij treinen worden de vervoerder en het type trein automatisch vastgesteld en wordt de aanwezigheid van gevaarlijke stoffen direct gecontroleerd aan de hand van de wagenlijst. Op basis van alle verzamelde informatie en vooraf ingevoerde landelijke en plaatselijke procedures en werkinstructies maakt SpoorWeb een afhandelscenario op maat voor de centralist van de meldkamer, met daarin de juiste acties in de juiste volgorde, ter ondersteuning van rolvaste taakafhandeling. Sinds maart 2015 verzorgt SpoorWeb daarnaast ook de automatische alarmering van partijen binnen en buiten de spoorsector. Hiervoor worden met de verzamelde informatie ingevuld in diverse berichtsjablonen en deze berichten worden naar de juiste ontvangers verstuurd per telefoon, SMS, , semafoon en naar de Tom Tom navigatiesystemen van dienstvoertuigen van de Algemeen Leiders en ProRail Incidentbestrijding. De alarmering is nu gemiddeld binnen 4-5 minuten volledig afgerond. Voorheen kon dit tot 15 minuten duren. 2.3 Waarom gebruiken we SpoorWeb? Bij incidenten, storingen en de logistieke bijsturing daarbij zijn veel verschillende processen van verschillende spoorbedrijven betrokken. Met het inmiddels 15 jaar oude systeem ISVL (InformatieSysteem VerkeersLeiding) en specifiek het communicatie- en meldkaarten deel werd een communicatieplatform gecreëerd om informatie te delen en tot besluitvorming te komen. In theorie hadden alle betrokkenen dankzij ISVL altijd een actueel gedeeld beeld van de verstoring en de voortgang van de afhandeling. In praktijk werkte ISVL niet altijd zoals bedoeld. Er zijn geen duidelijke afspraken of gebruiksaanwijzingen. Het was onduidelijk wie welke informatie mocht vastleggen, sterker: iedereen kon alles opschrijven. Het op moeten schrijven van alle communicatie kostte veel tijd en maakte dat dezelfde informatie op veel verschillende manieren opgeschreven werd. Het kostte ook veel tijd om terug te halen wat er gebeurd was en informatie over alle betrokken processen stond door elkaar. Tot slot was het niet mogelijk om structurele analyses te maken over meerdere meldkaarten heen, omdat de informatie niet automatisch te vergelijken is. Onduidelijkheden in de communicatie zorgen voor vertraging en ruis. Dit zorgt voor vertraging in de samenwerking en besluitvorming wat ten koste gaat van de klant. Met de vervanging van de ISVL comm- en meldkaarten ondersteunt SpoorWeb veel operationele spoorprocessen door afhandelscenario s op maat te maken voor alle betrokken spoormedewerkers. Hiermee wordt het delen van informatie versneld en wordt rolduidelijkheid en rolvastheid ondersteund. Hierdoor wordt uiteindelijk de samenwerking door de hele keten heen verbeterd. Handleiding SpoorWeb 1.1 ( ) 5 van 33

6 Het gebruik van SpoorWeb voor samenwerking, communicatie en besluitvorming heeft de volgende voordelen: Snelle en eenvoudige vastlegging van informatie, acties en besluiten Rolvastheid: afspreken wie wat wanneer doet, en vervolgens doen wat afgesproken is Borgen dat belangrijke informatie van de juiste bron komt en gedeeld wordt Eenvoudige voortgangsmonitoring Automatische sturing op doorlooptijden Ondersteuning van gestructureerde evaluaties, analyses en rapportages. Handleiding SpoorWeb 1.1 ( ) 6 van 33

7 3 Rolvast werken in de keten 3.1 Waarom rolvast werken? Ben jij je bewust van welke rol jij bij een verstoring speelt en welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden daarbij horen? Van welke andere rollen ben jij afhankelijk voor jouw werk? En wie zijn er van jou afhankelijk? De antwoorden op deze vragen zijn niet altijd eenvoudig te geven. Wel is het nodig om je eigen rol goed te kennen en ook te weten wat anderen van jouw rol verwachten. Rolvast werken betekent dat je je voortdurend bewust bent van welke rol of rollen jij hebt en welk handelen daarbij hoort. Hoe meer mensen van elkaar afhankelijk zijn voor hun eigen werk, hoe belangrijker rolvastheid wordt. Het gaat daarbij om herkenbaar en voorspelbaar samenwerken. Je kunt natuurlijk niet rolvast werken als je rol onduidelijk is. Er kunnen daardoor soms grote verschillen ontstaan tussen hoe de ene persoon werkt en hoe de ander. Zeker in 24-uursfuncties, waarin een groot aantal mensen dezelfde rol vervullen, worden deze verschillen snel merkbaar. Bij verstoringen op het spoor moeten tientallen rollen onder tijdsdruk samenwerken, op verschillende locaties en vaak over diensten heen. Het belang van herkenbaar en voorspelbaar werken is daarmee nog eens veel belangrijker dan wanneer je elke dienst met exact dezelfde mensen op één vaste locatie zou werken. 3.2 SpoorWeb helpt bij rolvast werken in de keten In SpoorWeb leggen alle betrokken organisaties en afdelingen vooraf de beste werkwijzen voor elke rol vast, in afstemming met de werkwijzen van andere rollen. De basis hiervoor zijn gemaakte afspraken, wetgeving, maar vooral ook praktijkervaring. De werkwijzen worden daarom ook doorlopend bijgesteld op basis van nieuwe ervaringen. In SpoorWeb wordt een werkwijze vastgelegd door concrete taken, besluiten en vragen te beschrijven die aan een bepaalde rol moeten worden voorgelegd bij een specifiek type verstoring. Ook de ernst, locatie, type treinen, etc. kan bepalend zijn. Zo kent de afhandeling van een defecte reizigerstrein een ander scenario dan bij een defecte goederentrein. De specifieke lading van een goederentrein kan weer bepalend zijn voor welke rollen actief moeten worden. Zodra jij een actieve rol hebt bij een verstoring, geeft SpoorWeb jou een op maat gemaakt afhandelscenario, passend bij jouw rol en de situatie. Sommige taken voer je uit buiten SpoorWeb, bijvoorbeeld door te overleggen met anderen of door een ander systeem te bedienen. Andere taken zijn juist gericht om informatie of besluiten vast te leggen in SpoorWeb. Bij elke taak die je afhandelt, zorgt SpoorWeb ervoor dat die informatie direct gedeeld wordt met de andere rollen die daarvan afhankelijk zijn. Ook kan een bepaalde taak of besluit leiden tot vervolgtaken voor jouzelf of een ander. 3.3 Werk ik in SpoorWeb anders dan voorheen? De betrokken organisaties en afdelingen gebruiken SpoorWeb om verstoringen volgens een landelijk uniforme werkwijze af te handelen, gebruik makend van de kennis en ervaring uit het verleden. In de praktijk kan dit betekenen dat sommige voorgestelde taken uit het SpoorWeb afhandelscenario anders zijn dan wat je misschien nu gewend bent. Het is belangrijk dat je deze verschillen bespreekt met jouw staf of leidinggevende. Mogelijk dat de standaard werkwijze daarmee verbeterd kan worden of dat er andere afwegingen gemaakt kunnen worden (bijv.: we doen altijd A, behalve als, want dan doen we B). Soms zal je tijdens een verstoring ontdekken dat de standaard werkwijze in SpoorWeb verbeterd kan of moet worden. Probeer op dat moment nog wel zoveel mogelijk de voorgestelde werkwijze te volgen. Andere rollen zijn namelijk afhankelijk van de acties die jij wel of niet in SpoorWeb vastlegt en zij kunnen hun werk niet goed doen als je op dat moment afwijkt van de werkwijze. In SpoorWeb kan je met het vrije opmerkingenveld altijd losse informatie delen met alle betrokkenen. Elke verbetering die op deze manier in SpoorWeb wordt doorgevoerd, komt gelijk beschikbaar voor iedereen die in dezelfde rol werkt, maar wordt ook afgestemd op anderen in de keten. Zo maken we optimaal gebruik van elkaars kennis en ervaring, zonder zelf het wiel opnieuw uit te vinden. Handleiding SpoorWeb 1.1 ( ) 7 van 33

8 4 Basisonderdelen van SpoorWeb Dit hoofdstuk laat je door middel van schermafbeeldingen kennis maken met de verschillende hoofdonderdelen van SpoorWeb. Daarbij wordt aanbevolen ook de interactieve e-learning module te volgen en uiteraard zelf actief te oefenen met SpoorWeb. De volgende onderwerpen komen aan bod in dit hoofdstuk: 1. Inloggen 2. Welkomstscherm 3. Navigatie 4. Dossieroverzicht 5. Totaalbeeld 6. Logboek 7. Takenoverzicht 8. Geografische kaart 9. Mobiel gebruik van SpoorWeb 4.1 Inloggen SpoorWeb kan op vele verschillende manieren benaderd worden: via een operationele 24x7 werkplekken, mobiel of een kantoorwerkplek. In de tabel hieronder zie je de meest voorkomende toegangsroutes: Locatie van de werkplek Hoe start je SpoorWeb? OCCR (LCR, LVL, NSR LBC/Klantmonitor, NedTrain MBN, CSD, Weerbureau, OBI, DB Schenker) Snelkoppeling op het bureaublad of in het startmenu (gebruikt de internet browser). Verkeersleidingspost (DVL) Snelkoppeling in het startmenu of via ProRail Citrix. NSR Regionaal Besturingscentrum (RBC) Tegel binnen SIGMA. Regionale vervoerder Snelkoppeling op het bureaublad of in het startmenu (gebruikt de internet browser). Goederenvervoerder Snelkoppeling op het bureaublad of in het startmenu (gebruikt de internet browser). Vervoerende aannemer Snelkoppeling op het bureaublad of in het startmenu (gebruikt de internet browser). Algemeen Leider / Incidentbestrijding Snelkoppeling op de ipad (gebruikt de secure browser). De beheerders van de werkplekken zijn gevraagd om snelkoppelingen aan te maken naar drie SpoorWeb omgevingen: Productieomgeving, (bedoeld voor de afhandeling van verstoringen) Opleidingsomgeving, (bedoeld voor opleidingen) Acceptatieomgeving, (bedoeld voor het testen met nieuwe versies) Let op: elke locatie kan een afwijkende beveiligingsmethode kennen voor je SpoorWeb kunt gebruiken. Dit wordt apart door jouw locatiebeheerder bekend gemaakt. Handleiding SpoorWeb 1.1 ( ) 8 van 33

9 Korte toelichting van de schermonderdelen: # Onderdeel Toelichting 1 Gebruikersnaam (veld) In dit veld vul je jouw gebruikersnaam in. 2 Wachtwoord (veld) In dit veld vul je jouw wachtwoord in. 3 Inloggen (knop) Deze knop controleert de ingevulde gebruikersnaam en het wachtwoord. Zijn deze juist, dan krijg je het SpoorWeb welkomstscherm te zien. Zijn deze niet juist, dan krijg je feedback over wat er niet goed ging. 4 Help (knop) Via deze knop krijg je korte informatie over hoe te handelen bij problemen. Toelichting: Gebruikersnaam en wachtwoord (velden) Per functiegroep zijn afspraken gemaakt of je gebruik maakt van een functioneel account (één account voor alle medewerkers in dezelfde functie) of een persoonlijk account (één account per persoon). Gebruik je een functioneel account (zoals het ISVL account), gebruik dan de accountgegevens die je hiervoor hebt gekregen (de gebruikersnaam heeft een volgende opbouw: FA-P-ISVL### ). Gebruik je een persoonlijk account, dan hangt het af voor welk bedrijf je werkt hoe dit in zijn werk gaat: o Ben je een ProRail-medewerker? Log dan hier in met jouw ProRail-gebruikersnaam en wachtwoord. o Heeft jouw organisatie een gegevenskoppeling met ProRail (ADFS), log dan in met jouw gebruikersnaam, gevolgd o Overige bedrijven: gebruik het account dat je van ProRail hebt gekregen (zogenaamde EX_ accounts). Heb je geen toegang tot SpoorWeb, maar heb je dit wel nodig voor jouw werk? Dan kan je dit aanvragen als volgt aanvragen: ProRail medewerkers via idm.prorail.nl. Externe medewerkers: via > Vervoerders > Diensten voor Vervoerders > Informatiediensten > SpoorWeb. Let op: tijdens de pre-productiefase moet dit nog via of support@spoorweb.net. Meer dan 5 keer jouw wachtwoord verkeerd ingevuld? Dan wordt jouw account geblokkeerd. Je moet dan bij de ProRail Servicedesk (zie contactpagina) vragen om jouw wachtwoord te herstellen. Dit is 24/7 mogelijk. Als je een account van jouw eigen bedrijf gebruikt, meldt dit dan bij jouw eigen servicedesk. Handleiding SpoorWeb 1.1 ( ) 9 van 33

10 4.2 Welkomstscherm en dossieroverzicht Na succesvol inloggen zie je het welkomstscherm van SpoorWeb. Aan de linkerzijde van het scherm staat het dossieroverzicht. Door te klikken op een dossier, vult de lege ruimte in het midden zich met dossierinformatie. Rechts boven aan het scherm staat de rol waarmee je bent ingelogd Korte toelichting van de schermonderdelen: # Onderdeel Toelichting 1 Dossieroverzicht (lijst) Aan de linkerzijde van het scherm staat het dossieroverzicht met daarin de actieve dossiers. De dossiers verschijnen na hun registratie door de Meldkamer Spoor (= ProRail Backoffice). Dossiers blijven nadat deze gesloten zijn nog drie dagen in het dossieroverzicht zichtbaar in SpoorWeb (dit geldt niet voor de oefenincidenten tijdens het schaduwdraaien). Hierna verdwijnen de dossiers naar de archief en evaluatiesystemen. 2 Minimaliseren dossieroverzicht (icoon) Met behulp van dit icoon kan je het dossieroverzicht minimaliseren. Hiermee creëer je meer ruimte in het scherm om dossierinformatie te tonen. 3 Zoeken (veld) Type hier (een deel van) een dossiernaam in, zoals locatie, incidentlabel of treinnummer. Alleen de dossiers waar de ingetypte tekst in voor komt blijven zichtbaar. Klik in het zoekveld op het kruisje of maak het veld leeg om alle dossiers weer te zien. 4 Filter op dossiers 1 De knop updates laat alleen de updates (nieuw binnen gekomen dossiers) zien. Het klikken op deze knop heeft tot resultaat dat in de dossierlijst alleen updates zichtbaar zijn. De naam op de knop Updates verandert naar Alle dossiers zodra je erop klikt. Met het klikken op de knop Alle dossiers keer je weer terug naar alle dossiers in de dossierlijst. 5 Filter op dossiers 2 Door te klikken op het icoon klapt een menu open met drie opties; Handleiding SpoorWeb 1.1 ( ) 10 van 33

11 1. Sorteer op aanmaakmoment; Toont het nieuwste dossier bovenaan / of onderaan in de dossierlijst. 2. Sorteer op updates; Toont de updates bovenaan / of onderaan de in de dossierlijst. 3. Markeer alles als gelezen; Markeert alle updates in de dossierlijst als gelezen. 6 Welkom (in wit scherm) Klik het juiste dossier aan en deze lege ruimte vult zich met informatie over het dossier. Dit zijn op dit moment; jouw taken, het totaalbeeld, de geografische kaart en het automatische logboek. Deze informatie is in afzonderlijke tabbladen ondergebracht. 7 Ingelogde rol en uitloggen (knop) Op deze plek zie je met welk account je bent ingelogd en onder welke rol je actief bent. Door op de knop te klikken verschijnt een venster (zie hiernaast). Als je meer dan één rol hebt die gekoppeld is aan jouw account, dan is het hier mogelijk om te wisselen van rol. Als laatste is het mogelijk om hier uit te loggen. Mis je een rol die je formeel wel vervuld? Meld dit dan bij het Functioneel Beheer van SpoorWeb (zie de contactpagina) Dossiers nader uitgelegd Dossiers zijn openstaande gebeurtenissen, zoals incidenten, infrastoringen of grote logistieke beperkingen. De dossiers verschijnen na registratie door de Meldkamer Spoor (voorheen bekend als de ProRail Backoffice). Door te klikken op een dossier in het dossieroverzicht verandert de kleur van het dossier van wit naar blauw. De informatie die je daarin ziet staat hieronder uitgelegd. 1 2 Korte toelichting van de schermonderdelen: # Onderdeel Toelichting 1 Icoon (icoon) Elk incident heeft een eigen incidenticoon waaraan je snel kan zien welk type incident het betreft (in de bijlage vind je een overzicht van alle incidenticonen). 2 Incidentsamenvatting (info) In het midden zie je: baanvak, type verstoring, eventueel betrokken treinnummer, gevolgd door een identificatienummer (ID). Elk SpoorWeb dossier heeft een uniek identificatienummer (ID) dat in alle communicatie tijdens en na een verstoring wordt gebruikt. Als laatste zie je de datum en tijd van registratie door de Meldkamer Spoor. Handleiding SpoorWeb 1.1 ( ) 11 van 33

12 4.3 Navigatie In deze paragraaf lees je hoe je door SpoorWeb navigeert. Dit scherm zie je nadat je op een dossier hebt geklikt. Aan de linkerzijde van het scherm staan de actieve dossiers. Midden in beeld is informatie per dossier te benaderen, onderverdeeld in een aantal tabbladen Korte toelichting van de schermonderdelen: # Onderdeel Toelichting 1 Dossier Doordat het dossier is aangeklikt is deze blauw gekleurd. Je kunt eenvoudig wisselen tussen dossiers door erop te klikken. Het midden van het scherm vult zich automatisch met informatie over dat betreffende dossier. Het actieve tab blijft open, ook als je schakelt tussen dossiers. 2 Tab Totaalbeeld Met de tab Totaalbeeld kan je in één pagina de huidige status van het incident bekijken. De informatie wordt automatisch bijgewerkt met reacties op de taken en vragen die voor alle betrokkenen zijn klaargezet in SpoorWeb. Je ziet eenvoudig welke informatie bijgewerkt is sinds de laatste keer dat je het beeld bekeek. 3 Tab Logboek Het logboek houdt chronologisch of per sub-dossier bij wat de geregistreerde acties (volbrachte taken) zijn geweest van de deelnemers. 4 Tab Taken In de tab Taken vind je het overzicht met relevante taken voor jouw rol, zoals acties of vragen. Een taak wordt zoveel mogelijk aan één specifieke rol toegekend die de verantwoordelijkheid daarvoor heeft. Zo wordt rolvastheid ondersteund en komt informatie altijd bij de juiste bron vandaan. Dit onderdeel wordt verderop in deze handleiding verder uitgewerkt. 5 Tab (geografische) Kaart Door op de tab Kaart te klikken zie je op een geografische kaart de locatie van het incident en van eventuele betrokken treinen. Van elke locatie is daarnaast ook een aparte routelocatie bekend, die gebruikt kan worden om te communiceren naar relevante vervoerders of hulpdiensten. 6 Toekomstige tabs SpoorWeb blijft in ontwikkeling. Er is rekening gehouden met ruimte voor mogelijk toekomstige tabs; bijvoorbeeld een tab specifiek voor de Versperringsmaatregel(en). Handleiding SpoorWeb 1.1 ( ) 12 van 33

13 4.3.1 Schermgrootte aanpassen SpoorWeb past zich automatisch aan aan de beschikbare ruimte binnen het venster waarin het getoond wordt: wanneer het venster te smal wordt, wordt automatisch het dossieroverzicht ingeklapt. Met de extra knop die dan links bovenaan verschijnt (zie schermafbeeldingen hieronder) kan het beeld geschakeld worden tussen de dossierlijst (linker schermafbeelding) en de details van het actieve dossier (rechter schermafbeelding) Tekstgrootte aanpassen Is de tekst niet goed leesbaar in SpoorWeb? De tekstgrootte kan makkelijk aangepast worden door de toetscombinatie CTRL-Plus (+) en CTRL-Min (-). Je kunt ook de CTRL toets ingedrukt houden en met het scrollwiel van de muis omhoog (+) en omlaag (-) draaien. 4.4 Tab Totaalbeeld Door op het tabblad Totaalbeeld te klikken zie je het Totaalbeeld van het geselecteerde dossier. Het Totaalbeeld geeft in één oogopslag de laatste stand van zaken van de taakafhandeling door alle rollen. Op deze manier heeft iedereen hetzelfde gedeelde beeld bij het geselecteerde dossier. De informatie op het Totaalbeeld wordt automatisch bijgewerkt als taken en vragen door betrokkenen in SpoorWeb worden afgehandeld. Je ziet eenvoudig welke informatie bijgewerkt is sinds de laatste keer dat je het beeld bekeek. Het Totaalbeeld toont belangrijke informatie voor elk deelaspect. Minder belangrijke informatie wordt alleen in het logboek getoond. Handleiding SpoorWeb 1.1 ( ) 13 van 33

14 De bovenstaande schermafbeelding laat niet alle informatie zien dat op het Totaalbeeld staat, omdat dit meer dan 1 scherm bevat. Voor de volledigheid staat hieronder een schermafbeelding met de hele pagina aan informatie. Korte toelichting van de schermonderdelen: # Onderdeel Toelichting 1 Wat en waar Bovenaan het Totaalbeeld staat altijd wat er aan de hand is en waar het incident precies is doormiddel van het kilometrage punt en het traject. 2 Indicator Rechts bovenin het Totaalbeeld verschijnt een indicator met de status van het incident / de intake. In dit voorbeeld staat de indicator Einde incident weergegeven. Een andere status van de indicator is bijvoorbeeld wanneer de Meldkamer Spoor een nieuwe intake start. Dan wordt meteen een nieuw dossier aangemaakt, echter niet alle informatie is gelijk beschikbaar. Dan geeft de indicator Intake is nog niet verwerkt. 3 Nieuws Op deze plek staan de losse opmerkingen waarvan gekozen is om die op het totaalbeeld te tonen. 4 Tijdlijn Bovenaan het Totaalbeeld staat de geregistreerde starttijd van de verstoring, de huidige tijd en de laatst geregistreerde prognose van het einde van de verstoring. 5 Diverse onderdelen In het Totaalbeeld staan diverse onderdelen die dynamisch bijgewerkt worden. Onderdelen die bijgewerkt zijn sinds de laatste keer dat het Totaalbeeld werd bekeken worden onderscheidend weergegeven (in dit voorbeeld niet zichtbaar). 6 Gelezen (knop) (volgt nog) Gebruik de Gelezen knop om alle markeringen tot dat moment te wissen, zodat alleen nieuwe updates weer gemarkeerd worden (nog in ontwikkeling). Handleiding SpoorWeb 1.1 ( ) 14 van 33

15 Handleiding SpoorWeb 1.1 ( ) 15 van 33

16 4.5 Tab Logboek Onder het tabblad Logboek vind je het logboek van het geselecteerde dossier. In het logboek worden de voltooide acties door alle betrokkenen in het betreffende dossier vastgelegd. Hierbij kan je denken aan vastlegging van: Afgehandelde taken Toevoegen van losse opmerkingen Automatische meldingen uit andere systemen (vooral updates over infraherstelproces uit SAP) Automatische systeemacties (escalaties, alarmering, overschrijding van normtijden) Korte toelichting van de schermonderdelen: # Onderdeel Toelichting 1 Zoekveld (tekstveld) Met de zoekfunctionaliteit in het logboek kan je op (delen van) een woord zoeken in alle logboekregels. Bij een groot incident wordt veel informatie gedeeld. Het is dan nuttig om te kunnen zoeken in de logboekregels mocht je iets specifieks willen terugvinden. 2 Weergaven (2 knoppen) Het logboek kent twee weergaven. De eerste weergave (standaard) is dat logboekregels gegroepeerd worden per sub-dossier. De tweede weergave is een chronologische weergave. Hierbij staan alle logboekregels onder elkaar chronologisch weergegeven. De nieuwste bovenaan en de oudste onderaan. 3 Logregels zichtbaar / niet zichtbaar maken. De logregels kan je per sub-dossier zichtbaar maken of verbergen door op het sub-dossier of het naamgevende incident te klikken. In de afbeelding zie je dat de logregels in het naamgevende incident zijn ingeklapt / niet zichtbaar zijn gemaakt (pijltje wijst naar rechts). In het sub-dossier daaronder zijn de logregels uitgeklapt / zichtbaar gemaakt (pijltje wijst naar onderen). 4 Sorteren (knop) Binnen een subdossier kan je sorteren op de nieuwste of oudste logboekregels. Door op de titels boven de kolommen te klikken (tijd, log, auteur) kan je de logboekregels hieronder sorteren op alfabet (A-Z of Z-A) of op tijd (eerste-laatste of Handleiding SpoorWeb 1.1 ( ) 16 van 33

17 laatste-eerste). 5 Printen (knop) Hiermee print je het logboek met de standaard browser printerfunctionaliteit. Om een PDF te maken kies je in het Print venster een pdf-printer en maak je een afdruk. Volg de instructies van jouw apparaat waarmee je op dat moment bent ingelogd. Dit kan per apparaat verschillen. 4.6 Tab Taken Wanneer je het tab Taken aanklikt opent zich het onderstaande scherm. Je vindt hier de taken die voor jouw rol relevant zijn Korte toelichting van de schermonderdelen: # Onderdeel Toelichting 1 Takenoverzicht (lijst) Je ziet hier jouw overzicht aan taken bij het geselecteerde dossier. Een dossier kan subdossiers bevatten. Subdossiers zijn bijvoorbeeld elke betrokken trein, een verstoord infra element of de logistieke bijsturing bij een verstoring. Het takenoverzicht is gegroepeerd per subdossier. Elk subdossier heeft een eigen titel en toont daaronder de taken. De taken worden gedurende het verloop van het incident doorlopend toegevoegd onder de eventueel nog openstaande taken. Door middel van de iconen herken je de verschillende type taken. In het volgende hoofdstuk wordt specifiek ingegaan op taakafhandeling binnen SpoorWeb. 2 Open taken Alle taken(knop) De knop Open taken toont alleen de openstaande taken. De knop Alle taken toont zowel de openstaande taken als de reeds afgesloten taken. Inzien van reeds afgesloten taken kan soms nuttig zijn om te zien door wie taken afgehandeld zijn, wanneer deze door een gedelegeerde zijn afgehandeld. 3 Deelnemers (kolom) Deze kolom toont de taakeigenaar (de bron). Dat is de rol die primair verantwoordelijk is voor afhandeling van de taak. Wanneer er meerdere rollen aan één taak zijn toegekend is de deelnemer tekst Handleiding SpoorWeb 1.1 ( ) 17 van 33

18 blauw van kleur en aanklikbaar. Je ziet na het klikken een overzicht van alle gedelegeerde rollen. 4.7 Tab Kaart Door op de tab Kaart te klikken zie je op een geografische kaart de locatie van de verstoring en van eventueel betrokken treinen. Van elke locatie is daarnaast ook een aparte routelocatie bekend, die gebruikt kan worden om te communiceren naar relevante vervoerders of hulpdiensten. Als de tab Kaart openstaat en je schakelt tussen dossiers, dan springt de kaart automatisch naar de locatie van het geselecteerde dossier. Op deze manier kan je ook eenvoudig terugspringen naar de locatie als je die kwijt bent geraakt tijdens het in- en uitzoomen of verplaatsen van de kaart Korte toelichting van de schermonderdelen: # Onderdeel Toelichting 1 Iconen op de kaart De locatie van een verstoring en van eventuele betrokken treinen worden getoond door middel van iconen op de kaart. Voor zowel de verstoring als voor elke betrokken en gestrande treinen berekent SpoorWeb de dichtstbijzijnde aanrijdlocatie. Ook hiervoor toont SpoorWeb iconen op de kaart. Door op een icoon te klikken zie je een beschrijving. In de bijlage van deze handleiding vind je een volledige lijst van gebruikte iconen en de betekenis daarvan. Handleiding SpoorWeb 1.1 ( ) 18 van 33

19 2 In- en uitzoomen (knop) Links boven aan de kaart vind je de in- en uitzoomfunctionaliteit. Door op de plus te klikken kan je op de kaart inzoomen. Door op de min te klikken kan je op de kaart uitzoomen. Met het scrollwiel van de muis kan je daarnaast ook eenvoudig de kaart in- en uitzoomen. 3 Kaart ondergronden (knop) Door te klikken op de knop zie je een menu om tussen verschillende ondergronden te wisselen. 4 Kaart verplaatsen De kaart verplaatsen is mogelijk door ergens op de kaart de linker muisknop ingedrukt te houden en te slepen met de muis. 4.8 Mobiel gebruik van SpoorWeb SpoorWeb is te gebruiken op mobiele apparaten, zoals tablets en smartphones. De technische ondersteuning wordt officieel alleen gegeven op het gebruik van Apple ipad met de nieuwste ios versies, maar andere apparaten kunnen ook goed functioneren. Gebruik op ProRail Managed ipad s (door Algemeen Leiders en Incidentbestrijding): 1. Log in op de ipad (gebruik eventueel vingerafdrukherkenning / TouchID). 2. Klik op het SpoorWeb icoontje op het bureaublad. 3. Log in met jouw ProRail gebruikersnaam en wachtwoord. 4. Je wordt nu automatisch ingelogd op SpoorWeb (of log in met jouw SpoorWeb account). Ontbreekt het SpoorWeb icoon op jouw managed ipad? Bel dan met de ProRail Servicedesk (zie contactpagina). Voor overige mobiele gebruikers: 1. Log in op je mobiele apparaat. 2. Start de browser (bij voorkeur Safari (op ios) of Google Chrome (overige apparaten). 3. Ga naar spoorweb.prorail.nl (maak hier eventueel snelkoppeling van, indien mogelijk). 4. Log in met jouw ProRail gebruikersnaam en wachtwoord en vul de softgrid in (een additionele beveiligingslaag waarin je met een geheim patroon nummers moet aflezen). 5. Je bent nu bij SpoorWeb. Afhankelijk van het soort account dat je gebruikt wordt je automatisch ingelogd of moet je nog apart inloggen met een SpoorWeb-specifiek account. Schermweergaven SpoorWeb past haar weergave aan aan de breedte van het scherm waarop het bekeken wordt. Vaste onderdelen zoals het dossieroverzicht en de tabbladen veranderen in eenvoudige uitklapmenu s als dat nodig Handleiding SpoorWeb 1.1 ( ) 19 van 33

20 is. Bij de bediening van SpoorWeb is rekening gehouden dat dit bij tablets grotendeels via een vinger of stylus gebeurd. Zo kan je bijvoorbeeld eenvoudig in- en uitzoomen in de kaart door gebruik van je vingers. Je ziet hieronder een aantal schermindrukken van SpoorWeb op een ipad. Het dossieroverzicht is in deze weergave op de ipad losgekoppeld is van de rest van het scherm. Door te klikken op het dossier zie je de dossierinformatie in de diverse tabbladen weergegeven. Handleiding SpoorWeb 1.1 ( ) 20 van 33

21 5 Taakafhandeling met SpoorWeb Het takenoverzicht en het afhandelen van die taken is voor veel betrokkenen de kern van SpoorWeb. De taken die SpoorWeb aanbiedt zijn samengesteld op basis van honderden werkinstructies, procedures en de praktijkervaring die door alle betrokkenen in de voorbereiding en het dagelijks onderhoud van SpoorWeb zijn toegevoegd. Op basis van de informatie uit de eerste melding van een verstoring, maar ook door het afhandelen van taken, verschijnen voor verschillende rollen de benodigde (vervolg)taken in volgorde van belangrijkheid. De taken in SpoorWeb bieden twee hoofdfuncties: 1. Het ondersteunt alle betrokkenen in de juiste, rolvaste afhandeling van een verstoring, en 2. Door taken af te handelen in SpoorWeb wordt eenvoudig en uniform de vastlegging en communicatie daarvan verzorgt. Wanneer je een taak afhandelt, dan heeft dat in SpoorWeb een aantal gevolgen: SpoorWeb toont van bij belangrijke de uitkomst in het gedeelde Totaalbeeld van het betreffende dossier. Er komt een nieuwe regel in het chronologische logboek (tijdstip > uitvoerende > uitgevoerde taak). Er kunnen vervolgtaken voor jouw rol of voor anderen neergezet worden. SpoorWeb kan zelf automatisch acties uitvoeren, zoals informatie van of naar andere systemen sturen of haar automatische alarmeerfunctionaliteit gebruiken. 5.1 Eigenaarschap en taken afhandelen namens anderen Taken worden in SpoorWeb zoveel mogelijk aan één hoofdverantwoordelijke rol toegekend. In dat geval is het uitvoeren van de taak en het eventueel leveren van extra informatie bij die taak alleen maar mogelijk door de betreffende rol. Het is echter ook mogelijk om één taak aan meerdere rollen tegelijk toe te kennen. Degene die dan als eerste de taak afhandelt, verzorgt de registratie daarvan. De taak verdwijnt dan uit beeld voor alle betrokkenen. Soms kan hiermee collegiale ondersteuning worden geboden: verschillende rollen kunnen binnen één dossier elkaar helpen. In andere gevallen kan er sprake zijn van een functionele hiërarchie, waarbij bijvoorbeeld een landelijke functionaris in overleg taken overneemt van een regionale collega om deze te ondersteunen of omdat hiervoor landelijke afstemming noodzakelijk is. Een aantal rollen is standaard bevoegd om taken van andere rollen waar te nemen: ProRail Landelijke Verkeersleiding kan altijd logistieke taken van decentrale verkeersleiders, regionale vervoerders en goederenvervoerders gedelegeerd afhandelen. ProRail Meldkamer Spoor kan altijd incidentbestrijdingstaken van een algemeen leider, ongevallenbestrijding, regionale vervoerders en goederenvervoerders gedelegeerd afhandelen. Regisseurs op het OCCR kunnen altijd taken afhandelen voor rollen die onder hun verantwoordelijkheid werken (binnen het OCCR of op regionaal niveau). Het zou daarom kunnen gebeuren dat jouw taken afgehandeld worden zonder dat je dat zelf hebt gedaan in SpoorWeb. Doorgaans mag dit echter niet zonder afstemming gebeuren. 5.2 De vijf soorten taken In het takenoverzicht kom je allerlei soorten taken tegen. SpoorWeb kent in de basis vijf soorten taken. Onderstaande tabel geeft een korte beschrijving van deze vijf manieren van taakafhandeling. Een uitgebreidere toegelicht over de werking daarvan vind je daarna terug in de subparagrafen. Handleiding SpoorWeb 1.1 ( ) 21 van 33

22 Icoon Soort taak Toelichting Afvinktaken Deze taken beschrijven vooral een uit te voeren actie buiten SpoorWeb om. Door af te vinken registreer je het feit dat de taak is voltooid. Meerkeuzevragen Deze taken worden afgehandeld door uit één van een aantal vaste antwoordopties te kiezen die worden getoond als je de taak aanklikt. Antwoordformulieren Bij deze taken moet een kort formulier beantwoord worden met één of enkele in te vullen velden, bijvoorbeeld een prognosetijd of een getal. Vergelijkbare taken hebben zoveel mogelijk eenzelfde soort antwoordformulier. Losse opmerkingen Het is mogelijk voor alle rollen (behalve meelezers) om losse opmerkingen vast te leggen. Let op: ga hier bewust mee om! Gebruik deze manier van communiceren alleen wanneer je in jouw rol iets wilt melden wat niet met voorgedefinieerde taken mogelijk is. Log geen informatie die eigenlijk door andere rollen vastgelegd moet worden. Taken die een website openen Sommige taken openen automatisch een website, bijvoorbeeld met naslaginformatie of naar een ander systeem. Een taak die je afhandelt wordt afgesloten en verdwijnt uit beeld In veel gevallen geldt gedaan is gedaan. Sommige taken zijn echter ontworpen om terug te blijven komen, omdat daarvan vooraf is aangegeven dat er vaak achteraf nog wijzigingen kunnen komen. Wil je achteraf een correctie of update sturen op een afgesloten taak, gebruik dan de losse opmerking functie Afvinktaken Een afvinktaak geeft geen vraag of bevestiging wanneer deze wordt aangeklikt: het vakje voor de taak aanklikken (afvinken) betekent dat de beschreven taak is voltooid en niet meer zichtbaar is in het openstaande takenoverzicht. De voltooiing van de taak wordt opgeslagen het logboek en eventuele gedeeld in het totaalbeeld. De daarna afgesloten taak kan je terugvinden in het takenoverzicht onder de knop open taken Meerkeuzevragen Meerkeuzetaken zijn meestal geformuleerd als vraag Door op de vraag te klikken toont SpoorWeb twee of meer vaste antwoorden om de vraag te beantwoorden. Pas als één van de antwoorden wordt geselecteerd, wordt de taak afgehandeld. Het antwoord op de vraag kan bepalend zijn om vervolgtaken voor de eigen rol of andere rollen klaar te zetten. Het beantwoorden van deze taak kan geannuleerd worden door nog een keer op de taak zelf te klikken zonder een keuze te maken. Handleiding SpoorWeb 1.1 ( ) 22 van 33

23 5.2.3 Antwoordformulieren SpoorWeb kent meerdere soorten antwoordformulieren die gebruikt kunnen worden voor het beantwoorden van taken en het delen van informatie met alle betrokkenen. Door de grote variatie aan antwoordformulieren wordt de inhoud van elk afzonderlijk antwoordformulier niet in detail behandeld in deze handleiding. Afhankelijk van jouw rol krijg je met sommige antwoordformulieren wel of juist niet te maken. Sommige antwoordformulieren worden voor verschillende taken opnieuw gebruikt, zoals voor tijdstippen, getallen of losse tekst. Sommige formulieren worden automatisch uitgebreid afhankelijk van de informatie die je in de eerste velden invult. Veel antwoordformulieren kun je in stappen invullen of corrigeren, totdat je kiest voor Opslaan en afhandelen, waarna de taak definitief afgesloten wordt. Door te klikken op dit soort taken toont SpoorWeb het bijbehorende antwoordformulier. Vul de eventuele betreffende velden in en / of klik op de groene knop onderaan om de informatie op te slaan en de taak af te vinken. Een aantal voorbeelden van antwoordformulieren zie je hieronder: Handleiding SpoorWeb 1.1 ( ) 23 van 33

24 5.2.4 Losse opmerkingen Het is mogelijk voor alle rollen (behalve meelezers) om losse opmerkingen vast te leggen. Door te klikken op deze taak toont SpoorWeb een speciaal type antwoordformulier. Vul het tekstveld in met je losse opmerking. Let op: er kunnen maximaal 255 tekens ingevoerd worden. Als de opmerking met grote spoed aan alle betrokkenen moet worden gemeld, dan kan de opmerking ook op het Totaalbeeld worden getoond. Mocht je de losse opmerking namens een andere rol plaatsen (omdat deze daar (tijdelijk) niet toe in staat zijn), selecteer dan de juiste rol aangevuld met de persoonsnaam van degene namens wie je logt. Met de knop Opslaan wordt de losse opmerking opgeslagen in het logboek van SpoorWeb, wat voor iedereen te bekijken is. Ga bewust om met het gebruik van losse opmerkingen Gebruik deze manier van communiceren alleen wanneer je in jouw rol iets wil melden wat niet met voorgedefinieerde taken mogelijk is. Log geen informatie die eigenlijk door andere rollen vastgelegd moet worden Taken die een website openen Sommige taken kunnen een internetadres bevatten dat verwijst naar een website met extra informatie. Door op de taak te klikken wordt een nieuw venster of tabblad geopend met daarin de inhoud van de website (afhankelijk van het soort werkplek waarop je werkt). Een schermafbeelding van dit type taak is op dit moment nog niet beschikbaar. Handleiding SpoorWeb 1.1 ( ) 24 van 33

25 5.3 Versperringsmaatregelen (alleen voor logistieke functionarissen) Dit onderdeel is op dit moment nog sterk in ontwikkeling en daarom nog niet volledig uitgewerkt in deze handleiding. Zie onderstaande schermafbeeldingen van enkele taakformulieren uit het proces van versperringsmaatregelen en het opstartplan. Qua werkwijze wordt de huidige VSM procedure gevolgd. Handleiding SpoorWeb 1.1 ( ) 25 van 33

26 Handleiding SpoorWeb 1.1 ( ) 26 van 33

27 5.4 Evaluatieformulier (alleen voor Algemeen Leiders) Het evaluatieformulier is bij de publicatie van deze versie van deze handleiding nog niet beschikbaar. Deze functionaliteit wordt later beschikbaar gesteld voor de Algemeen Leiders. Algemeen Leiders krijgen de mogelijkheid om elk incident te evalueren. In SpoorWeb kan de Algemeen Leider bij alle uitgevoerde acties opmerkingen en actiepunten plaatsen. Geconstateerde verbeteringen kunnen daarna snel, waar mogelijk in SpoorWeb, verwerkt worden of anders doorgegeven worden aan een actiehouder. Handleiding SpoorWeb 1.1 ( ) 27 van 33

28 6 Omgaan met storingen Dit is een samenvatting van het document Werkwijze Uitval SpoorWeb. De volledige storingsprocedure is te vinden op Hoe ga ik om met storingen? Hoewel de kans op uitval van SpoorWeb zo klein mogelijk wordt gemaakt, kunnen technische storingen niet 100% voorkomen worden. Daarnaast kan ook de werkplek waarop je werkt uitvallen of is er af en toe sprake van onderhoud. Daarom is het belangrijk dat er goede afspraken en procedures zijn wanneer SpoorWeb gedurende enige tijd niet beschikbaar is. De uitvalprocedure van SpoorWeb is met opzet zo eenvoudig mogelijk gehouden, zonder losse backupsystemen of complexe procedures. Wel wordt er een onderscheid gemaakt tussen een plaatselijke storing, een landelijke storing en een storing in specifieke onderdelen van SpoorWeb. 6.2 Waaraan herken je een storing? Een aantal problemen kan optreden: SpoorWeb wordt niet geladen. Er verschijnt geen inlogvenster. Je kunt niet inloggen, terwijl je zeker bent van je accountgegevens. Je bent ingelogd en ziet geen dossiers of taken, terwijl deze er wel horen te zijn (je bent ervoor gealarmeerd of hebt dit op een andere manier vernomen) Tijdens het gebruik van SpoorWeb krijg je onverwacht de melding dat de connectie is verbroken. Let op: dit laatste geval kan vooral optreden bij mobiele gebruikers. SpoorWeb probeert doorlopend opnieuw een verbinding op te zetten en zal automatisch verder gaan als dit lukt. 6.3 Wat te doen bij verschillende type storingen SpoorWeb is lokaal niet beschikbaar SpoorWeb werkt op andere werkplekken, maar alleen jouw eigen werkplek geeft problemen: Probeer de werkplek opnieuw op te starten, gebruik een andere werkplek of een back-up systeem (bij voorkeur met een eigen internetverbinding) Geef anders belangrijke informatie of besluiten door aan de regisseurs op het OCCR (Verkeersleiding, NSR, NedTrain, Incidenten en Infrabeschikbaarheid) SpoorWeb is landelijk niet beschikbaar SpoorWeb is landelijk niet beschikbaar: De Meldkamer Spoor gebruikt haar eigen back-upsysteem om te blijven alarmeren. Zij stuurt ook een alarmeerbericht uit over de storing in SpoorWeb. Alle rollen stappen over op telefonische communicatie. Voor de te volgen werkwijzen wordt verwezen naar de relevante handboeken. Handleiding SpoorWeb 1.1 ( ) 28 van 33

29 Na herstel van de storing stuurt de Meldkamer Spoor een afmelding uit Specifieke SpoorWeb onderdelen doen het niet In het geval dat specifieke onderdelen van SpoorWeb het niet doen: Storing in het intakeformulier nieuwe incidenten (specifiek voor de Meldkamer Spoor) o Maatregel: de Meldkamer Spoor heeft een eigen back-up systeem waardoor zij kan blijven alarmeren. Als ook dit systeem niet beschikbaar is, alarmeert zij alle betrokkenen handmatig via de telefoon. Storing in de alarmeerfunctionaliteit (specifiek voor de Meldkamer Spoor) o Maatregel: Handmatig alarmeren via MIR3 indien MIR3 bereikt kan worden. Telefonisch alarmeren indien MIR3 niet functioneert. Storing in de evaluatiefunctionaliteit (specifiek voor de Algemeen Leiders) o Maatregel: Evaluaties vinden initieel handmatig plaats en kunnen na de storing alsnog ingevoerd worden in SpoorWeb. Handleiding SpoorWeb 1.1 ( ) 29 van 33

30 7 Vragen en wijzigingsverzoeken Deze handleiding is bedoeld voor zowel de voorbereidende fase, te weten het opleiden en schaduw draaien, als ook het definitief gebruik van SpoorWeb. Werkwijze tijdens de projectfase Vragen en wijzigingsverzoeken: o Vragen en wijzigingsverzoeken worden ingediend bij de lokale SpoorWeb Coördinator, een vast aanspreekpunt die zich bij jou bekend zal maken. o De SpoorWeb Coördinator toetst eerst lokaal en daarna landelijk op de bredere wenselijkheid en bruikbaarheid van het wijzigingsverzoek en gaat de impact na op formele werkwijzen. o Na deze interne toetsing wordt het wijzingsverzoek door de landelijke SpoorWeb Coördinator ingediend bij de SpoorWeb Supportdesk. o Zie voor nadere informatie. Storingen en vragen over accounts en rechten: o Deze moeten direct doorgezet worden naar de ProRail Servicedesk, of servicedesk.prorail@prorail.nl (24/7). Vragen en wijzigingsverzoeken tijdens de gebruiksfase (vanaf 31 januari) Vragen en wijzigingsverzoeken: o Nog te bepalen, mogelijk via bestaande SpoorWeb coördinatoren. o Na deze interne toetsing wordt het wijzingsverzoek door de landelijke SpoorWeb Coördinator ingediend bij de SpoorWeb Beheerorganisatie (spoorweb@prorail.nl. Storingen en vragen over accounts en rechten: o ProRail Servicedesk: servicedesk.prorail@spoorweb.net of Handleiding SpoorWeb 1.1 ( ) 30 van 33

31 8 Bijlagen 8.1 Incidenticonen 1 1 OGS = Ongeval Gevaarlijke Stoffen. Handleiding SpoorWeb 1.1 ( ) 31 van 33

32 Handleiding SpoorWeb 1.1 ( ) 32 van 33