HAND-OUT. Voorbereiding. Inleiding. Oefenfase. Kort nieuws. Nummer 2, 1 november 2015, 1/6. Hand-out schaduw draaien met SpoorWeb Editie

Transcriptie

1 HAND-OUT Nummer 2, 1 november 2015, 1/6 Inleiding Hand-out schaduw draaien met SpoorWeb Editie 2 November 1 Welkom bij deze tweede SpoorWeb handout. Elke 2-3 weken wordt een nieuwe hand-out verspreid naar alle SpoorWeb coördinatoren. Het doel van deze hand-out is om praktische informatie over SpoorWeb beschikbaar te stellen op de werkplekken van alle medewerkers die gebruik gaan maken van SpoorWeb. In deze hand-out staat vooral praktische informatie ter voorbereiding op de eerste fase van het schaduw draaien met SpoorWeb vanaf zondag 15 november a.s. Fase (voorbereiding oefenen incidenten live) Voorbereiding Haal de nieuwste versie op: Binnen de NS zijn voor de afdelingen Transportbesturing en het Security Operations Center specifieke trainers opgeleid die op de werkplek trainingen verzorgen voor nog eens ruim 100 medewerkers. ProRail hanteert criteria om te beoordelen of SpoorWeb gereed is voor de volgende fase. In dit kader hebben validatiesessies met de afdelingen Verkeersregie en Incidentenregie plaatsgevonden met positief resultaat. De oefenscenario s voor het schaduw draaien zijn bijna gereed. Oefenfase Kort nieuws De klassikale SpoorWeb opleidingen zijn gestart sinds 21 oktober. In totaal worden ruim 500 spoormedewerkers opgeleid die actief gaan muteren in SpoorWeb. De opleidingen worden positief ervaren, hoewel iedereen graag vooral de eigen rol verder zou willen verdiepen in SpoorWeb. Dit gaat in de oefenfase zeker gebeuren. Vanaf 15 november start de eerste fase van het schaduw draaien: de oefenfase. Tijdens deze oefenfase blijft ISVL het leidende systeem voor de afhandeling van spoorincidenten. Gedurende de dienst worden daarnaast oefenincidenten in SpoorWeb gestart die zo realistisch mogelijk afgehandeld moeten worden. De oefenfase heeft een aantal doelen: Alle betrokken medewerkers zoveel mogelijk oefening geven in het werken met SpoorWeb (vlieguren maken). De inhoudelijke werking van SpoorWeb verder beoordelen en op basis van feedback verbeteren. Het technisch functioneren van SpoorWeb in de praktijk beoordelen en waar nodig verbeteren (snelheid,

2 Nummer 2, 1 november 2015, 2/6 eventuele storingen, accounts en rechten, etc). Pas als de oefeningen in de oefenfase goed verlopen zal overgegaan worden naar de tweede fase van het schaduw draaien: het daadwerkelijk afhandelen van spoorincidenten, met ISVL als back-up systeem. De exacte overgangsdatum naar deze fase wordt daarom pas gedurende Fase 1 vastgesteld (streefdatum was 6 december, dit wordt waarschijnlijk begin januari). Het verloop van de SpoorWeb oefeningen tijdens de eerste fase van het schaduw draaien is als volgt: 1. Vaste tijden Oefenincidenten worden dagelijks (in principe 7 dagen/week) op vaste momenten uitgevoerd, zodat er een voorspelbaar ritme van oefenen bestaat. Er is daarbij rekening gehouden met gebruikelijke spitstijden en dienstwisselingen. De vaste tijden zijn: 1) 9:30 4) 16:30 2) 11:00 5) 19:30* 3) 12:30 6) 20:30* oefening in op trein-trein-evacuatie voor oefeningen met gestrande reizigerstreinen. Als er geen oefening gestart kan worden ivm drukte, wordt dit ook gemeld. 4. Oefenincident start in SpoorWeb De Meldkamer Spoor maakt het oefenincident aan in de SpoorWeb Opleidingsomgeving. Er komt geen alarmering via de telefoon/semafoon, dus houd de tijden goed in de gaten. Iedereen die een rol heeft bij de afhandeling van het incident werkt zijn of haar deel van het scenario af. De snelheid ligt hierbij hoger dan bij een normaal incident, binnen 30 tot 60 minuten is de oefening afgelopen. 5. Evaluatie van de oefening Als je tijdens het oefenscenario bevindingen hebt (taken die ontbreken of niet kloppen, antwoordformulieren die verbeterd moeten worden, etc.) of vragen hebt, meldt je deze zo volledig mogelijk bij jouw SpoorWeb coördinator: meld welke oefening het betreft, wat er gebeurde of wat je deed en wat je daarbij anders wilt zien. De SpoorWeb coördinator verzamelt en toetst alle meldingen en geeft deze aan het Programma SpoorWeb door (zie ook de laatste pagina van deze hand-out). *) Voor Algemeen Leiders gelden de volgende specifieke instructie in verband met consignatiedienst: de dagelijkse oefening om 20:30 wordt standaard gedaan door de AL in de haven. In het weekend wordt de ook de oefening van gedaan door de AL in de haven. 2. De RIIB selecteert een oefenscenario Rekening houdend met lopende verstoringen en in afstemming met regisseurs op het OCCR selecteert de Regisseur Incidenten en Infrabeschikbaarheid (RIIB) een regio waarin de volgende oefening gaat plaatsvinden. De RIIB heeft diverse oefenscenario s beschikbaar en borgt dat alle regio s gelijkmatig alle soorten oefeningen kunnen doorlopen. 3. ISVL Commkaart met instructies Vóór aanvang van de oefening wordt in ISVL een commkaart gemaakt met informatie over de oefening (wat en waar), met enkele beknopte instructies voor een aantal functies. Deze instructies helpen om het oefenscenario goed in gang te zetten. Bijvoorbeeld voor de AL: Zet de volgende Vul ook bij de laatste taak in SpoorWeb een rapportcijfer in dat je geeft voor de wijze waarop je het werken met SpoorWeb hebt ervaren bij deze specifieke oefening. De oefenleiding vanuit het Programma SpoorWeb evalueert ook tijdens en na elk oefenscenario en kijkt daarbij naar de snelheid van het systeem, eventuele storingen, maar ook het al dan niet terechte gebruik van de vrije logging. Op deze wijze worden zoals gezegd 6 oefenincidenten per dag doorlopen. Dit klinkt veel, maar voor een functiegroep zoals de Decentrale Verkeersleiders van ProRail of de diverse regionale monitoren moeten minimaal 80 oefenincidenten doorlopen worden voordat iedereen een oefening heeft kunnen meemaken. Tijdens de oefenperiode zal daarom bekeken worden of gericht extra oefeningen kunnen worden gestart voor specifieke functiegroepen, processen of regio s.

3 De volgende situaties zullen pas later in de oefenperiode aan bod komen: Versperringsmaatregelenproces voor regionale vervoerders, goederenvervoerders en combinatiesituaties. Afhandelscenario s HSL zijn nog niet volledig geïmplementeerd. Met welk account kan je inloggen? Vanaf 15 november kan je inloggen met hetzelfde account zoals je die nu voor ISVL gebruikt ( FA-P-ISVLxxx ). Aan jouw account zijn één of meerdere rollen gekoppeld, zoals Meelezen (alleen meekijken) of een duidelijke functienaam. Dit is uiteraard specifiek per account bepaald. Nummer 2, 1 november 2015, 3/6 SpoorWeb op jouw werkplek SpoorWeb gaat gebruikt worden bij 35 spoorbedrijven die ieder op een andere manier hun werkplekken beheren en verbindingen met Internet en specifiek met ProRail hebben. De instructie hoe SpoorWeb precies te benaderen verschilt dus en is niet altijd bij ons bekend. Jouw werkplekbeheerder heeft alle details wanneer onderstaande informatie niet voldoet. SpoorWeb heeft 3 omgevingen, elk met een eigen doel. Vanaf jouw werkplek kan je naar (een deel van) deze omgevingen: SpoorWeb Productieomgeving (vanaf schaduw draaien Fase 2) SpoorWeb Opleiding Opleidingsomgeving ( deze wordt gebruikt voor schaduw draaien fase 1) SpoorWeb Acceptatie Acceptatieomgeving (bedoeld voor toekomstige gebruikerstests van nieuwe versies). ProRail Algemeen Leiders, Ploegleider OGB en Landelijke wachtdienst kunnen (ook) met hun persoonlijke ProRail-account inloggen. In de e-learning module, handleiding en/of klassikale opleiding is uitgelegd hoe je met vervolgens met rollen kan werken. Werkplek-specifieke aanwijzingen Hierna wordt de werking van aantal veelgebruikte werkplekken toegelicht: OCCR werkplekken (meerdere partijen) Op alle OCCR relevante werkplekken (inclusief de uitwijklocatie) staan op zowel het bureaublad als in het startmenu onder de map SpoorWeb snelkoppelingen klaar naar de drie omgevingen. De snelkoppelingen hebben het SpoorWeb logo als icoon. Je komt rechtstreeks op de inlogpagina van SpoorWeb. Je kunt hier inloggen met een ISVL account. Kijk of je op jouw werkplek de SpoorWeb snelkoppelingen al ziet en of de SpoorWeb inlogpagina wordt getoond (zie hieronder). Vraag anders dit na bij jouw werkplekbeheerder. SpoorWeb inlogpagina Let op: inloggen op de Opleidingsomgeving kan niet eerder dan vanaf de vrijdagmiddag 13 november. ProRail Decentrale Verkeersleiding Op de Generieke Post21 Werkplek (GPW) van de DVL komt de link naar de SpoorWeb productieomgeving als link in het startmenu. De snelkoppelingen naar de Opleiding en Acceptatieomgeving komen onder de submap Beproeving te staan. De links starten de Firefox-browser op (dus geen Citrix!) en je komt gelijk op het inlogscherm van SpoorWeb. Hier kan je inloggen met een ISVL account. SpoorWeb komt als extra applicatie op de werkplekken erbij.

4 Nummer 2, 1 november 2015, 4/6 Specifiek voor de DVL-werkplek is de vraag gesteld hoe SpoorWeb het beste gebruikt kan worden naast ISVL (t.b.v. Orders/Buta ) en de vele andere applicaties. Samen met beheerders en enkele key-users van de posten Asd en Ehv hebben we een indelingsvoorstel uitwerkt. Samengevat komt het erop neer dat SpoorWeb dermate flexibel te gebruiken in de hoogte, breedte en grootte van de tekst, dat SpoorWeb inpasbaar is in vrijwel elke configuratie. Er zijn veel individuele indelingen die medewerkers maken, dus ieder moet voor zichzelf nagaan hoe SpoorWeb te gebruiken. Hieronder twee varianten: SpoorWeb op normale grootte, samen met ISVL gelijktijdig op 1 monitor: De snelkoppelingen die via de beveiligde AirWatch browser naar SpoorWeb gaan. Deze heten SpoorWeb (= productie), SWopleiding en SW-acceptatie en zijn herkenbaar aan het SpoorWeb logo. Je logt eerst in met jouw ProRailaccount. In SpoorWeb kan je daarna met jouw eigen ProRail-account óf ISVL account inloggen (beiden kunnen gebruikt gaan worden). Je kunt ook via de Safari of Chrome browser op de ipad ook naar de internetadressen gaan. Je moet dan eerst inloggen op het ProRail netwerk met de gridtoken. Daarna moet je inloggen op SpoorWeb. SpoorWeb in smalle stand, naast het ISVL venster dat net als nu bijna de halve monitor beschikbaar blijft houden. Van SpoorWeb wordt alleen de dossierlijst getoond. Pas bij belangrijke updates of nieuwe taken wordt SpoorWeb tijdelijk vergroot, gebruikt en daarna weer verkleind. ProRail Managed ipad s ProRail Algemeen Leiders, Ongevallenbestrijding en de Landelijke Wachtdienst gebruiken speciaal beveiligde ipad s. Er zijn twee manieren om via deze Managed ipad s bij SpoorWeb te komen: Begin volgend jaar zal SpoorWeb aangepast zijn dat je automatisch op SpoorWeb inlogt als je via Airwatch of de ProRail-website al bent ingelogd. ProRail kantoorwerkplek / Citrix Op reguliere ProRail werkplekken is geen standaard snelkoppeling naar SpoorWeb beschikbaar. De onderstaande internetadressen kunnen worden gebruikt. Omdat je op een ProRail-werkplek al in het netwerk zit, kom je rechtstreeks binnen op de inlogpagina van SpoorWeb NS werkplekken (RBC, SOC/VCNS, OM) Voor NS werkplekken zullen de SpoorWeb omgevingen toegankelijk worden als tegeltjes op de intranetpagina InSite.

5 Dit geldt in ieder geval voor de Productieen Opleidingsomgeving. Voor Operationeel Managers met een ipad is in ieder geval de route via Sigma/InSite beschikbaar, maar we onderzoeken de mogelijkheid om ook zonder Sigma bij SpoorWeb te komen via de browser op de ipad. Nummer 2, 1 november 2015, 5/6 Via Internet Wanneer je een geldig ProRail-account hebt (ook als niet-prorail-er), dan kan je vanaf elke willekeurige internetverbinding ook naar SpoorWeb. Gebruik de volgende internetadressen: Je moet dan wel eerst inloggen op het ProRail netwerk en ziet daarvoor onderstaande inlogvenster. Voorbeeld-notificaties van nieuwe taken In de nieuwe update van SpoorWeb kan je ook makkelijker de dossierlijst filteren op dossiers waarin updates komen of waarin je 1 of meer openstaande taken hebt: Wat is er nieuw in SpoorWeb Nieuw in SpoorWeb ten opzichte van de e-learning en handleiding is hoe belangrijke updates worden getoond. Een update kan een belangrijke toevoeging of verandering van informatie zijn, maar ook nieuwe taken die voor jouw rol verschijnen in een bepaald dossier. Voor updates van taken wordt dat met een rood taakicoon getoond, waarin ook het aantal open taken voor dat dossier vermeld staat: Filteren op updates / Alleen mijn taken Wat gebeurt er binnenkort Met nog twee weken te gaan is alles gericht op het starten met fase 1 van het schaduw draaien, zoals het toevoegen van extra procedures, extra testwerk, alle accounts en rollen goed zetten, etc. De laatste opleiding vinden plaats. De technische voorbereidingen worden getroffen om elke 3-4 dagen nieuwe updates van SpoorWeb beschikbaar te stellen als gevolg van bevindingen tijdens het schaduw draaien.

6 Nummer 2, 1 november 2015, 6/6 Algemene informatie Omgaan met een storing Sluit de browser en/of de werkplek af en probeer opnieuw. Probeer ook een andere werkplek. Houdt de storing aan? Meldt dit dan bij de eigen ICT helpdesk. Deze kan de storing 24/7 aanmeldingen bij de ProRail Servicedesk: / servicedesk.prorail@prorail.nl (stuur altijd een schermafbeelding van SpoorWeb mee waarop het probleem zichtbaar is). Tijdens de storing: Bij een plaatselijke storing bel je belangrijke informatie door naar het OCCR. Bij een landelijke storing wordt tijdens de oefenfase de oefening stilgelegd. ISVL is het leidende systeem. De officiële uitvalprocedure staat hier: Probleem met account, rollen of rechten? Deze kunnen 24/7 aangemeld worden bij de ProRail Servicedesk: / servicedesk.prorail@prorail.nl Heb je een vraag over SpoorWeb? Mail deze naar jouw eigen SpoorWeb coördinator. Deze beantwoord de vraag of stelt deze bij de SpoorWeb Supportdesk. Veel gestelde vragen en een overzicht van alle SpoorWeb coördinatoren zijn te vinden op: Heb je een wijzigingsverzoek? Kom je iets tegen in SpoorWeb dat je anders wilt of moet hebben? Dan kan je een wijzigingsverzoek indienen. Alle verzoeken worden eerst getoetst op draagvlak bij de collega s en werkwijzen. Dit gebeurt door jouw eigen SpoorWeb coördinator. Getoetste verzoeken worden ingediend bij de SpoorWeb Supportdesk. Kleine wijzigingen worden binnen enkele werkdagen verwerkt. Grotere verzoeken worden geprioriteerd en kunnen langer duren. De status van meldingen is bekend bij de SpoorWeb coördinatoren. Een overzicht van alle openstaande en reeds behandelde wijzigingsverzoeken is te vinden op: Aanwijzingen voor coördinatoren Als SpoorWeb coördinator ben je het centrale aanspreekpunt voor jouw collega s als het gaat om vragen en wijzigingsverzoeken. Ook ontvang je updates vanuit de SpoorWeb Supportdesk die je terugkoppelt naar de eigen collega s. Ontvang je een vraag? Bekijk of je deze zelf of met elkaar kunt beantwoorden. Bekijk het overzicht van reeds gestelde vragen op de website. Stuur anders de vraag naar de SpoorWeb Supportdesk (zie hieronder). Ontvang je een wijzigingsverzoek? Ga dan na of het verzoek breed gedragen is bij de andere collega s en past bij de werkwijzen. Check ook de website om na te gaan of het verzoek al bekend en wellicht behandeld is. Stuur het verzoek daarna door naar de landelijke SpoorWeb coördinator. Deze toetst het verzoek bij verschillende standplaatsen, gaat na of het verzoek conform werkwijze is en indien relevant toetst bij andere processen die geraakt kunnen worden. De SpoorWeb Supportdesk Vragen en getoetste wijzigingsverzoeken worden door de landelijke coördinatoren ingediend bij de SpoorWeb Supportdesk. Alle informatie hiervoor is te vinden op Als coördinator tijdelijk niet beschikbaar? Probeer altijd een collega s als back-up te regelen. Maak deze bekend bij de SpoorWeb Supportdesk, dan zal jouw achtervang ook meegenomen worden in de communicatie.