HAND-OUT. Fase 1: Oefenen. Inleiding. Overig nieuws. Verloop van de oefeningen. Nummer 7, 20 januari 2016, 1/5

Transcriptie

1 HAND-OUT Nummer 7, 20 januari 2016, 1/5 Inleiding Hand-out schaduw draaien met SpoorWeb Editie 7 Januari 20 Welkom bij deze SpoorWeb hand-out. Elke 2-3 weken wordt een nieuwe handout verspreid naar alle SpoorWeb coördinatoren. Het doel van deze handout is om praktische informatie over SpoorWeb beschikbaar te stellen op de werkplekken van alle medewerkers die gebruik (gaan) maken van SpoorWeb. In deze hand-out staat informatie over de volgende grote update van SpoorWeb en behandeling van enkele veel gestelde vragen. Verloop van de oefeningen Fase (voorbereiding oefenen incidenten live) Fase 1: Oefenen Haal de nieuwste versie op: Overig nieuws De taaknotificaties zijn er! Met stip de meest gevraagde functionaliteit is het hebben van een duidelijk signaal als er nieuwe taken voor je klaar staan. In deze nieuwe versie van SpoorWeb wordt daarin voorzien. De dossierlijst toont nu per verstoring: Of je wel of geen open taken hebt (voor jouw huidige rol) (oranje bolletje) Hoeveel taken dat zijn (= cijfer in bolletje) Wanneer er een wijziging komt in het takenaantal (bolletje wordt rood). Na ruim 11 weken schaduw draaien zijn er 184 oefeningen met SpoorWeb uitgevoerd. Hoewel de verdeling over het land redelijk gelijk is, komen nog dagelijks (regionale) medewerkers voor het eerst in aanraking met SpoorWeb. De verdeling (naar Postgebied) tot nu toe: Postgebied # Postgebied # Alkmaar 14 Kijfhoek 8 Amersfoort 13 Maastricht 15 Amsterdam 15 Roosendaal 14 Arnhem 15 Rotterdam 15 Den Haag 14 Utrecht 14 Eindhoven 17 Zwolle 15 Groningen 15 Totaal 184 Wanneer je een dossier geselecteerd heb, zie je aan het tabblad ook hetzelfde takenbolletje met het aantal open taken. Vervolgens zie je in de takenlijst zelf welke taken horen bij jouw rol door een oranje balk links van de taken. Generieke taken (zoals losse opmerkingen) of taken waarin

2 je meekijkt (vooral voor landelijke / regisseurs) worden bewust niet meegeteld. bedoeling, want per afdeling moet bekeken worden of gemaakte opmerkingen breed gedeeld is en misschien zelfs impact op werkwijzen kan hebben. Wijzigingsverzoeken die binnen de oefening in SpoorWeb worden gedaan, worden dus niet in behandeling genomen! Houd elkaar aub scherp op deze afspraak! Nummer 7, 20 januari 2016, 2/5 Status herplanning Op 11 januari is een nieuwsbrief naar alle SpoorWeb geïnteresseerden gestuurd waarin we hebben aangekondigd dat SpoorWeb niet op de geplande datum van 31 januari in productie genomen zal worden. We willen zorgen dat de belangrijke feedback die jullie geven verwerkt eerst verwerkt wordt en dat we daar ook weer mee kunnen oefenen. Een aantal technische problemen met de snelheid van het systeem moeten we ook eerst grondig oplossen. Zeker tot begin februari gaan we daarom wel door met de huidige opzet van schaduw draaien. Begin februari hebben we een beter beeld van de nieuwe planning. Oproep aan landelijke coördinatoren Na afloop van elke oefening evalueren de betrokkenen met behulp van SpoorWeb het verloop van de oefening met rapportcijfers (voor de oefening én voor het systeem) en vaak een toelichting. Alle cijfers worden uiteraard verzameld en gebruikt om gericht met coördinatoren van bepaalde functiegroepen na te gaan waar hoge of lage cijfers door komen. Ook bellen we zoveel mogelijk de betrokkenen direct na om te horen waar ze tegenaan gelopen zijn. Vierde grote SpoorWeb Update Op woensdag 20 januari krijgt SpoorWeb de volgende grote update. Status van het Totaalbeeld Opgelost: bij prognosetijden die in de volgende dag liggen werd geen datum getoond. Opgelost: alle logboekregels die op het totaalbeeld getoond moeten worden zijn nu in de goede tijdsvolgorde zichtbaar (met een scrollbalk bij teveel meldingen) Verbetering: eventuele toelichtingen bij prognoses worden nu getoond. Loopt: onderzoek naar verdere uitbreiding van het Totaalbeeld op basis van ontvangen feedback. Open: de locatie-informatie van treinen wordt nog niet getoond. Status van het Logboek Verbetering: in het Logboek kan nu snel naar elk subdossier gesprongen worden. Verbetering: de sortering van de subdossiers is nu consistent gemaakt: Hoofdincident; Betrokken treinen; Gestrande treinen; Overige incidentendossiers; Infraherstel dossier(s); Logistiek dossier(s). Verbetering: het logboek gebruikt nu de volle breedte van het venster. Bug: het Logboek toont soms dubbele regels, die na het verversen van de browser weg zijn. Volgt: sorteervoorkeuren onthouden (per dossier of chronologisch) Volgt: het Logboek verwijderde de oude logboekregels als stappen in 1 e -fase tussentijds opnieuw gestart werden. De reacties die mondeling of met een losse opmerking in SpoorWeb gegeven worden bevatten nuttige feedback. Het blijkt dat deze opmerkingen niet altijd (ook) gestuurd worden aan de regionale of landelijke SpoorWeb coördinator. Dit is echter wel de Status van de takenlijst Verbetering: het tabblad Taken toont of je open taken hebt en hoeveel voor jouw huidige rol. Verbetering: taakformulieren schuiven

3 Nummer 7, 20 januari 2016, 3/5 automatisch midden in beeld als ze buiten het beeld zouden vallen. Verbetering: elke eigen taak heeft een oranje streep links van de taak, waardoor snel te zien is wat voor jou direct relevant is. Verbetering: naam van de vervoerder wordt nu per treindossier in de titel genoemd (ook in het logboek) Opgelost: soms kon je meerkeuze-taken meerdere keren beantwoorden als je snel achter elkaar op een optie klikte. Volgt: diverse formulieren gaan (extra) ipad -vriendelijk worden gemaakt om ze makkelijker in te vullen op mobiele apparaten. Open: als een taak voor meer dan 1 rol wordt neergezet, zie je nu alleen de naam van de 1 e rol. Deze is blauw en klikbaar om andere rollen te zien, maar deze indicatie moet duidelijker om verwarring te voorkomen. Status van de kaart Loopt: er wordt nu een ProRail-eigen ondergrond kaart getoond die ook bruikbaar is voor gebruikers zonder Internettoegang (DVL). Er moet nog wel een netwerkaanpassing doorgevoerd worden Open: de kaart zoomt nog niet automatisch naar de incidentlocatie. Status van de dossierlijst Verbetering: per dossier wordt getoond of er openstaande taken zijn voor jouw huidige rol (oranje bolletje) en hoeveel (getal in het bolletje). Verbetering: bij veranderingen van het aantal openstaande taken voor jouw rol wordt de taken-indicator rood bij het betreffende dossier. Verbetering: bij belangrijke wijzigingen in een dossier kan nu een i -icoon getoond worden in de dossierlijst (komende tijd bepalen welke updates hiervoor in aanmerking komen). Bug: het aangegeven het aantal open taken wordt in de huidige versie nog niet altijd goed bepaald (wordt opgelost). Specifieke taakondersteuning Incidentenregie (IR) Opgelost: bij incidenten met brand/rook in trein werd de vervoerder niet naar de materieelsamenstelling van de betrokken trein gevraagd. Verbetering: nieuw Prognoseformulier voor de AL met 3 knoppen: Onbekend, Bijgesteld en Definitief en het opgeven van datum/tijd en toelichting. Verbetering/opgelost: taken en procedures van het 3-sporenbeleid zijn nu ook optioneel beschikbaar voor treinen van regionale vervoerders en NS Internationaal (voorheen werd de OM van NSR altijd onterecht taakhouder). Verbetering: vele optimalisaties in het 3- sporenbeleid op basis van een gezamenlijke input van Verkeersleiding en Incidentenregie (nieuwe/gewijzigde taken, formuleringen, formulieren voor elk evacuatiespoor). Verbetering: het is nu mogelijk voor de AL om terug te komen op gemaakte keuzes in het 3-sporenbeleid om zo om te gaan met gewijzigde situaties. Alle resterende taken van het betreffende spoor worden geannuleerd en alle taken worden opnieuw neergezet. Eerder ingegeven informatie wordt wel bewaard om snel hetzelfde antwoord te geven op taken die niet veranderd zijn. Verbetering: bij alle relevante taken van het 3-sporenbeleid wordt nu de opgegeven opstelplaats genoemd in de taaktitel of het taakformulier. Verbetering: vervolgtaken voor de ICB ploegleider worden geannuleerd als deze aangeeft niet ter plaatse te komen. Accounts Doorlopend: diverse rollen bij bestaande ISVL accounts goed gezet zodat deze passen bij de huidige gebruikers van die accounts (RBC s, DVL). Logistiek (LOG) Opgelost: VL/Vervoerder: de knop Terug naar oorspronkelijke VSM werkte niet naar behoren. Verbetering: Taak voor het doorvoeren van mutaties in

4 Nummer 7, 20 januari 2016, 4/5 VOS leek ten onrechte uitvoerbaar voor de LVL (is voor de DVL). Verbetering: invoeren van dienstregelpunten in het verdeelbesluit (door de DVL) is logischer gemaakt: het zoekveld wordt leeg na het toevoegen van een dienstregelpunt. Verbetering: het is voor het LBC nu mogelijk om NS Internationaal te kiezen voor het toetsen van VSM s. Verbetering: de diverse taakformulieren binnen het logistieke proces zijn qua opmaak consistenter gemaakt. Verbetering: via de openingspagina van SpoorWeb (klik op het SpoorWeb logo) kan je snel naar de VSM-portal ( Deze online zoekpagina geeft toegang tot ALLE VSM s (tot voor kort zaten nog niet alle VSM s erin). Onderzocht wordt of iedereen die toegang moet hebben dit ook kan, anders worden hiervoor de komende tijd nog aanpassingen doorgevoerd in het netwerk. inzien. Dit gaat in volgende versies ingebouwd worden. Infraherstel (IH) Verbetering: AL kan nu losse opmerkingen plaatsen in het IH-dossier Technische/niet-zichtbare verbeteringen Open: specifiek voor ProRail ipad gebruikers (AL en ploegleider ICB) is vastgesteld dat de ProRailbeveiligingslaag ververs- en stabiliteitsproblemen geeft. Open: er zijn de nodige aanvullende performancetest uitgevoerd waarmee maatregelen zijn ontdekt die extra snelheid en stabiliteit gaan brengen. Deze worden komende tijd ingevoerd. Alle VSM s kunnen makkelijk ingezien worden via de VSM portal (klik op het SpoorWeb logo en kies voor VSM Portal) Bug: bij sommige incidenttypen worden meerdere logistieke dossiers aangemaakt (zoals bij gladde sporen), waarvan 1 zich richt op het VSM proces. Bij deze incidenten toont het Totaalbeeld het VDB, IFB en VSM niet. Tijdens het schaduw draaien worden dit soort oefenincidenten zoveel mogelijk nog vermeden tot de volgende update. Volgt: bij het herzien van logistieke besluiten kan de LVL nu alleen reeds genomen besluiten herzien (voorheen kon je elke stap in het logistieke proces kiezen, ook als je daar nog niet was). Open: concept-vsm s worden (op verzoek) nu aan beperkte functies getoond, maar meerdere functies geven aan de concept-vsm te moeten kunnen Ps: hier en daar wordt genoemd welke werkzaamheden nog open staan. We hebben alleen de zeer veel gevraagde punten hier genoemd. Er staan nog meer punten open waar ook werk van gemaakt wordt. Zie voor het volledige overzicht van meldingen.

5 Nummer 7, 20 januari 2016, 5/5 Algemene informatie Omgaan met een storing Sluit de browser en/of de werkplek af en probeer opnieuw. Probeer ook een andere werkplek. Houdt de storing aan? Meldt dit dan bij de eigen ICT helpdesk. Deze kan de storing 24/7 aanmeldingen bij de ProRail Servicedesk: / servicedesk.prorail@prorail.nl (stuur altijd een schermafbeelding van SpoorWeb mee waarop het probleem zichtbaar is). Tijdens de storing Bij een plaatselijke storing bel je belangrijke informatie door naar het OCCR. Bij een landelijke storing wordt tijdens de oefenfase de oefening stilgelegd. ISVL is het leidende systeem. De officiële uitvalprocedure staat hier: Probleem met account, rollen of rechten? Deze kunnen 24/7 aangemeld worden bij de ProRail Servicedesk: / servicedesk.prorail@prorail.nl Heb je een vraag over SpoorWeb? Mail deze naar jouw eigen SpoorWeb coördinator. Deze beantwoord de vraag of stelt deze bij de SpoorWeb Supportdesk. Veel gestelde vragen en een overzicht van alle SpoorWeb coördinatoren zijn te vinden op: Heb je een wijzigingsverzoek? Kom je iets tegen in SpoorWeb dat je anders wilt of moet hebben? Dan kan je een wijzigingsverzoek indienen. Gebruik het digitale bevindingenformulier. Alle verzoeken worden eerst getoetst op draagvlak bij de collega s en werkwijzen. Dit gebeurt door jouw eigen SpoorWeb coördinator. Getoetste verzoeken worden ingediend bij de SpoorWeb Supportdesk. Kleine wijzigingen worden binnen enkele werkdagen verwerkt. Grotere verzoeken worden geprioriteerd en kunnen langer duren. De status van meldingen is bekend bij de SpoorWeb coördinatoren. Een overzicht van alle openstaande en reeds behandelde wijzigingsverzoeken en het bevindingenformulier is te vinden op: Aanwijzingen voor coördinatoren Als SpoorWeb coördinator ben je het centrale aanspreekpunt voor jouw collega s als het gaat om vragen en wijzigingsverzoeken. Ook ontvang je updates vanuit de SpoorWeb Supportdesk die je terugkoppelt naar de eigen collega s. Ontvang je een vraag? Bekijk of je deze zelf of met elkaar kunt beantwoorden. Bekijk het overzicht van reeds gestelde vragen op de website. Stuur anders de vraag naar de SpoorWeb Supportdesk (zie hieronder). Ontvang je een wijzigingsverzoek? Ga dan na of het wijzigingsverzoek duidelijk is (gebruik het bevindingenformulier), het verzoek breed gedragen is bij de andere collega s en past bij de werkwijzen. Check ook de website om na te gaan of het verzoek al bekend en wellicht behandeld is. Stuur het verzoek daarna door naar de landelijke SpoorWeb coördinator. Deze toetst het verzoek bij verschillende standplaatsen, gaat na of het verzoek conform werkwijze is en indien relevant toetst bij andere processen die geraakt kunnen worden. De SpoorWeb Supportdesk Vragen en getoetste wijzigingsverzoeken worden door de landelijke coördinatoren ingediend bij de SpoorWeb Supportdesk. Alle informatie hiervoor is te vinden op Als coördinator tijdelijk niet beschikbaar? Probeer altijd een collega s als back-up te regelen. Maak deze bekend bij de SpoorWeb Supportdesk, dan zal jouw achtervang ook meegenomen worden in de communicatie.