Needs assessment Report on strengthening Citizen Participation Committee Nickerie (document 1)

Transcriptie

1 Needs assessment Report on strengthening Citizen Participation Committee Nickerie (document 1) 1 Decentralization and Local Government Strengthening Program (DLGP II) - Ministry of Regional Development Assignment name: Strengthening Citizen Participation Committee of Nickerie Loan number: 2087/OC-SU September, 2010 Henrie Wesenhagen Consultant Kolonistenweg 13 Paramaribo Suriname Tel: / henriewesenhagen@yahoo.com

2 Achtergrond 2 Deze needs assessment is onderdeel van de opdracht tot versterking van de Bevolkingsparticipatie Commissie (BPC) van Nickerie. Het instellen van een Bevolkingsparticipatie Commissie is één van de activiteiten binnen de component Bevolkingsparticipatie van het DLGP welke als doel heeft burgers en stakeholders structureel te betrekken in het besluitvormingsproces op lokaal niveau waarmee grotere transparantie en verantwoordingsaflegging wordt bereikt. In maart 2004 is de BPC van Nickerie door de Districtsraad formeel ingesteld. De commissie is tussen 2006 en 2008 zeer actief geweest en het districtsbestuur ondersteund in het verspreiden van informatie, het organiseren en faciliteren van openbare bijeenkomsten. Na het overlijden van de voorzitter in october 2008 is de commissie vervallen tot inactiviteit.

3 Versterking van de BPC 3 Het doel van de opdracht aan de consultant is het versterken van de coördinatie en mobilisatie functie van de BPC in Nickerie. Uit te voeren activiteiten binnen deze opdracht: evalueren van de richtlijnen en taakomschrijving van de BPC; uitvoeren van een needs assessment; ontwikkelen van een actieplan voor het verbeteren van de rol van de BPC bij het bevorderen van goed bestuur, verantwoordingsaflegging, transparantie en participatie; implementatie van het actieplan, waaronder training en technische assistentie, in twee fasen.

4 Benadering uitvoering needs assessment (1/2) 4 De needs assessment is opgezet als een onderzoek dat inzicht moet geven in het volgende: De belemmerende en bevorderende factoren bij het functioneren van de BPC. De taakomschrijving van de BPC. De plaats van de BPC binnen de structuur van het commissariaat, en meer in het bijzonder de relatie tot de bestuursdienst. De interne organisatie van de BPC. De samenstelling van de BPC. De faciliteiten ter ondersteuning van het functioneren van de BPC. De onderwerpen voor het uit te voeren trainingsprogramma.

5 Benadering uitvoering needs assessment (2/2) 5 Voor het onderzoek is gebruik gemaakt van diverse bronnen, waaronder: De eigen ervaringen met de BPC in Nickerie als local consultant in de periode Diverse basisdocumenten. Interview met een welwillend lid van de inactieve BPC. Interview met de Coördinator van het Burger Informatie Centrum. Interview met de Districts Commissaris. Informatie uit verschillende ontmoetingen met de Task Manager Bevolkingsparticipatie van de PIU DLGP en de Managing Director PIU DLGP waarbij de BPC tevens aan de orde is geweest. Beleidsplan Bevolkingsinformatie en Burgerparticipatie

6 Taakomschrijving BPC 6 In 2005 is een Reglement voor de BPC opgesteld, bedoeld als handvat bij het functioneren van deze participatiestructuur. In dit reglement worden geregeld: de installatie, het lidmaatschap, eisen van benoembaarheid, een taakomschrijving, de structuur en logistieke zaken van de BPC. Ter verduidelijking van de verhouding tussen de BPC en de districtsorganen zijn de taken van de Districts- Commissaris, van de Districts- en Ressortraad en van het Districtsbestuur als bijlage opgenomen.

7 Evaluatie taakomschrijving BPC (1/3) 7 Aan de hand van het BPC Reglement van 2005: T.a.v. Ondersteunen van de Districts- en Ressortraden bij de mobilisatie van de burgers: Er is sprake van onduidelijkheid over de mobilisatietaak tussen de BPC en de DR/RR, maar vooral de RR. Enige onduidelijkheid bestond ook met de Bestuursdienst; dit wordt toegeschreven aan onwetendheid over de rol en taken van de BPC. Bij de openbare hoorzittingen zat een lid van de BPC aan de hoofdtafel en was het contact met de burgers heel goed; de opkomst was ook groter dan toen de BPC een meer teruggetrokken positie kreeg. Er was ook onduidelijkheid over de buurtcommitees, in relatie tot het bestaan en de taken van de BPC.

8 Evaluatie taakomschrijving BPC (2/3) 8 T.a.v. Helpen monitoren van de uitvoering van de Ressort en Districtsplannen: Geen activiteiten ontplooid. T.a.v. Assisteren bij de ontwikkeling van het Bevolkingsinformatie Centrum (BIC): BPC heeft geen activiteiten ontplooid. T.a.v. Deelname aan de workshops voor de ontwikkeling van een Bevolkingsparticipatie Plan (BPP) en de uitvoering daarvan: De BPC heeft in 2004 meegewerkt aan de formulering van het BPP, maar dit plan is niet in uitvoering gebracht.

9 Evaluatie taakomschrijving BPC (3/3) 9 T.a.v. Deelname aan de consultaties voor de samenstelling van het Districts Strategisch Ontwikkelingsplan: In 2008 heeft de BPC voor het laatst geparticipeerd in consultatie meetings. T.a.v. Ondergaan van trainingen en participeren als trainers en assistenten bij Districts Workshops en andere trainingen: Leden van de BPC hebben in 2007 deelgenomen aan de Training of Trainers en een trainingsplan opgesteld en uitgevoerd voor de RR over het decentralisatieproces. T.a.v. Identificeren van financiële mogelijkheden voor ontwikkelingsprojecten (voorl. HIV/Aids, scholing, recreatie): De BPC heeft geen activiteiten ontplooid.

10 Samenstelling BPC 10 Er was een redelijk goede representatie van civil society binnen de BPC. Na het overlijden van de voorzitter van de BPC in october 2008 is geen vervanger aangewezen. De Districts Administrateur en de BIC Coördinator hebben als de trekkers gefungeerd.

11 Evaluatie samenstelling BPC 11 Uit de verschillende evaluatiemomenten komt het volgende naar voren: De BPC is geen vertegenwoordigend lichaam; de samenstelling van dit orgaan moet een weerspiegeling zijn van de diversiteit aan belangen en kenmerken van de lokale bevolking. De BPC is in essentie een Adviesraad voor de Bevolkingsparticipatie (advies en ondersteuning naar Districtsbestuur, DR/RR en BIC). Ambtenaar en/of politiek actief zijn levert een belangenconflict op voor wat betreft het lidmaatschap van de BPC. Proeve van een profielschets voor leden van de BPC: Trekker zijn vanuit zijn/haar ressort. Goed onderlegd zijn. Bekend zijn in zijn/haar omgeving. Voorbeeldfiguur zijn. Lid zijn van een actieve organisatie/sleutelfiguur in de gemeenschap.

12 Functioneren BPC 12 De BPC Nickerie kende globaal twee actieve perioden: en ; in deze laatste periode is zij het meest actief geweest. De leden waren gemotiveerd, goed getraind en begrepen het concept en de taken van burgerparticipatie binnen het decentralisatieproces. Ten aanzien van de vergaderingen van de BPC: - frekwentie: gemiddeld 1x per maand - agendapunten: te houden hoorzittingen; eigen initiatieven, waarvan één is uitgevoerd (stadsverfraaiing) - kosten: tijdens DLGP I uit projectbegroting en daarna uit districts-begroting - vergaderlokatie: eerst bij de Districts Administrateur op kantoor, daarna in de ruimten van het BIC Onderlinge taakverdeling: voorzitter, secretaris, penningmeester; daarnaast werden BPC leden gekoppeld aan de 5 ressorten als trekker in verband met de organisatie van de openbare hoorzittingen. Tijdsbesteding: de meeste tijd werd gegeven rondom de openbare hoorzittingen en tijdens het 1 ste wegen proefproject (huis-aan-huis campagne); volgens de DC zijn er in de actieve perioden 28 vergaderingen belegd.

13 Evaluatie functioneren BPC 13 Korte, maar actieve perioden van inzet vanuit de BPC: bij de organisatie van openbare hoorzittingen en het 1 ste wegen proefproject. Na wegvallen van de voorzitter is de BPC in elkaar gestort; volgens de DC voornamelijk vanwege drukke werkzaamheden van de overige leden. Het wegvallen van de BPC heeft volgens de DC het decentralisatieproces in Nickerie verlamd. Ondanks dat er een bestuur was gevormd en er van een taakverdeling sprake was, is er geen vastlegging geweest van het interne functioneren van de BPC; bijv. blijken er geen notulen te bestaan van vergaderingen van de commissie en is kennelijk geen archief bijgehouden. De periode van inactiviteit van de BPC was dermate lang dat maar weinig leden bereid waren om deel te nemen aan het evaluatiegesprek met de consultant. De aansturing en facilitering van de BPC zou moeten geschieden door de afdeling Beheer Bestuursressorten, maar door het komen te ontvallen van de desbetreffende DS als hoofd van deze afdeling, is er in dat opzicht een gab ontstaan. Deze werd in de praktijk ingevuld door de DA en de Coördinator BIC.

14 Activiteiten BPC periode Juni december 2004: deelname aan bijeenkomsten en workshops in het kader van de samenstelling van het Bevolkingsparticipatie Plan Nickerie. Buurtvergaderingen in verband met het 1 ste wegen proefproject. Mobiliseren van burgers in verband met openbare hoorzittingen. Keuze voor 2 e wegen proefproject. Project stadsverfraaiing uitgevoerd. 3 leden van de BPC hebben deelgenomen aan de Training voor Trainers en hebben in dat kader een training ontwikkeld en uitgevoerd gericht op de RR leden in Nickerie. In 2008: evaluatie meeting met de TM Bevolkingsparticipatie en de TM Civiele Werken van de PIU DLGP. Een voorgenomen enquête in de buurten is niet doorgegaan. Deze opsomming is niet uitputtend, maar is bedoeld om een globaal beeld te geven van de activiteiten van de BPC.

15 Aannames en beïnvloedende factoren 15 In het Bevolkingsparticipatie Plan zijn de volgende aannames en beïnvloedende factoren geïdentificeerd: Aannames 1. Burgers willen betrokken blijven in deze belangrijke participatiestructuur. 2. Het districtsbestuur wil de BPC blijven ondersteunen en haar betrekken bij bevolkingsparticipatie. 3. Decentralisatie in Suriname zal redelijk op tijd worden uitgevoerd, waardoor zowel de belangstelling van de BPC als van de burgers zal worden vastgehouden. Beïnvloedende factoren 1. Vanwege de vrijwilligersfunctie in de BPC zullen burgers niet willen deelnemen in activiteiten die veel tijd vergen en niet betaald worden. 2. Ondersteuning voor de BPC van de kant van de ambtenaren kan teruglopen. 3. Vertraging in de decentralisatie kan de BPC leden ontmoedigen, waardoor ze zich kunnen terugtrekken.

16 Knelpunten voor goed functioneren BPC 16 Burgers willen betrokken zijn bij de BPC, maar willen ondanks (of juist vanwege) het vrijwilligerskarakter van de commissie een vergoeding voor het gebruik van hun eigen transportmiddel en telefoon. Dit geldt niet voor iedereen; hangt mede af van de inkomenssituatie van het lid en daarnaast van de hoogte van de kosten die gemaakt (moeten) worden om deel te nemen aan bepaalde activiteiten. De ondersteuning vanuit het districtsbestuur blijkt mede uit de beschikbare faciliteiten, waaronder een vaste vergaderruimte. Bij mobilisatie activiteiten is onduidelijkheid gerezen over rol en plaats van de BPC, mede in relatie tot de RR leden. Bij openbare hoorzittingen is de BPC door een ambtenaar van het Ministerie van Regionale Ontwikkeling teruggewezen: BPC leden mochten geen plaats nemen aan de hoofdtafel.

17 Voorwaarden voor goed functioneren BPC 17 Vergoeding voor gebruik eigen transportmiddel en telefoon. Vaste vergaderruimte. Logistieke voorzieningen/accomodatie. Duidelijkheid over rol en plaats van de BPC bij mobilisatie activiteiten ten opzichte van leden Districtsbestuur en DR/RR. Duidelijkheid over de plaats van de BPC tijdens de hoorzittingen (aan de hoofdtafel of niet). Goedgekeurd Bevolkingsparticipatie Plan. Secretariaat (kan bij BIC in verband met de nauwe samenwerking). Trainingen. Budget voor activiteiten BPC.

18 Trainingen voor de BPC 18 Kennis over decentralisatieproces/bevolkingsparticipatie/bic. Kennis over de structuur en werkwijze van het Districtsbestuur, inclusief taken en bevoegdheden. Vergadertechnieken. Mobilisatie en communicatie. Bijzondere aandachtspunten: Plaats van de BPC in de organisatiestructuur van het commissariaat en de relatie tot het districtsbestuur. BPC in relatie tot de buurtcomités. BPC model/ Para Force model

19 Conclusies en aanbevelingen (1/2) 19 De belangrijkste conclusie ten aanzien van de BPC Nickerie is dat deze non-existent is. De DC heeft in juli 2010 de DA gevraagd om voorstellen te doen gericht op de heractivering van de BPC, inclusief de bemensing. Hij heeft daarbij de verwijzing gedaan naar het voorbeeld van het buurtcomité Groot-Henar dat als pilot is opgezet en dat getrokken zou moeten worden door de BPC. Bij de samenstelling van de nieuwe BPC is hij voorstander van de sleutelpersonen benadering. Daarnaast zijn er nog vele andere issues die opgelost moeten worden op weg naar een goed functionerende BPC: vervullen van de randvoorwaarden, plaats binnen de structuur van het commissariaat, aansturing en facilitering, kerntaken, vrijwilligersfunctie, enz. Intussen zijn er nieuwe inzichten ontwikkeld ten aanzien van burgerparticipatie in het kader van het decentralisatieproces, zoals vastgelegd in het Beleidsplan Bevolkingsinformatie en Burgerparticipatie.

20 Conclusies en aanbevelingen (2/2) 20 Ten aanzien van burgerparticipatie is in het beleidsplan aangegeven dat deze het best kan worden benaderd en georganiseerd vanuit de ressorten met de Bestuurskantoren als focal point voor aansturing en facilitering. Deze inzichten zijn tijdens de gesprekken in Nickerie globaal voorgelegd en door alle betrokkenen als een goed en werkbaar perspectief beoordeeld. Aanbevolen wordt, op basis van de bevindingen uit deze assessment van de BPC Nickerie en gegeven het bestaan van nieuwe inzichten ten aanzien van burgerparticipatie, om: 1. de BPC Nickerie op te bouwen c.q. te transformeren naar het model dat beschreven is in het eerder genoemd beleidsplan; 2. een Handleiding voor de ontwikkeling (samenstelling, functioneren) van de BPC vanaf ressortniveau op te stellen waarin tevens de sturende en faciliterende rol van de BO kantoren in de ressorten wordt uitgewerkt en vastgelegd; 3. aan deze handleiding toe te voegen een trainings- en begeleidingsplan voor het succesvol realiseren van deze essentiële participatiestructuur.