26 oktober 2004 Nr , C Nummer 37/2004

Transcriptie

1 26 oktober 2004 Nr , C Nummer 37/2004 Voordracht van Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten van Groningen betreffende opheffing van de Groninger Borgen Stichting (GBS). SAMENVATTING: De onderhavige voordracht vloeit voort uit het verzoek van de Groninger Borgen Stichting (GBS) aan Provinciale Staten om in te stemmen met het opheffen van de GBS conform artikel 12 van de statuten van de GBS. Met ons schrijven d.d hebben wij opdracht verleend aan Wijn Organisatieadvies om het proces van ontmanteling van het GBS te begeleiden en de (individuele) 'borgen nieuwe stijl' vorm te geven. Wijn Organisatieadvies heeft ons de Eindrapportage gestuurd waarin de partijen zich akkoord hebben verklaard met de opheffing van de GBS en de daaruit voortvloeiende gevolgen en oplossingen. Inleiding/Historie Eind 2002 zochten wij naar overeenstemming met de GBS en de besturen van de borgen Menkema, Verhildersum en Fraeylema over een plan van aanpak. Een plan van aanpak dat wij niet alleen nodig vonden (good governance), maar waarin wij ook de regie ter hand zouden nemen, om de sturingsproblemen, de moeizame samenwerking en de dreigende financiële problemen het hoofd te bieden. Dit plan van aanpak heeft de volledige instemming gekregen van de betrokken besturen. Daarop hebben wij in februari 2003 Wijn Organisatieadvies en mevrouw R. Broekhuis van het Museumhuis Groningen opdracht gegeven voor een 1e fase onderzoek om voorstellen te doen voor een toekomstige structuur. De verantwoordelijke gedeputeerde was hierbij voorzitter van een stuurgroep. In augustus 2003 kon deze 1e fase worden afgesloten, met een aantal belangrijke conclusies en voorstellen. Die conclusies waren dat hoewel de GBS 25 jaar geleden door de provincie in het leven is geroepen voor instandhouding en beheer van de Groninger Borgen, de drie 'museale' borgen steeds dwang tot samenwerking hebben gevoeld, zonder deze zelf te willen. Er bestond een aanzienlijk verschil van opvattingen over rol en positie van de GBS. De dienstverlening van de GBS werd als diffuus ervaren door de 'museale' borgen. De aansturing van het personeel was onduidelijk geregeld en de communicatie tussen de betrokken partijen was te geschakeld. De GBS bleek niet in staat om gelijke subsidieverdeling tussen de 'museale' borgen te bewerkstelligen. De doelen bleken onduidelijk van de door de provincie beoogde samenwerking. Verder zat er spanning tussen het formele werkgeverschap en de wijze waarop dit in de praktijk vorm kreeg. 37-1

2 De veranderingen die wij in gang hebben gezet waren noodzakelijk voor een toekomst met meer zelfstandigheid voor de Groninger borgen en dan in het bijzonder voor de drie 'museale' borgen: Verhildersum, Fraeylema en Menkema. Alle voorstellen uit de rapportage destijds waren er op gericht dat de borgen meer mogelijkheden zouden krijgen zich te ontwikkelen tot zelfstandige borgen met hun eigen landschappelijke, museale, toeristische en educatieve kenmerken, mogelijkheden en daaruit voortvloeiende activiteiten. Tegelijkertijd diende er wel samengewerkt te worden op het gebied van promotie en publiciteit. Om die doelen te bereiken diende de organisatievorm te worden aangepast, op zodanige wijze dat facilitering bedrijfsmatig plaats kon vinden en tegelijkertijd bestaande sturingsproblemen zouden verdwijnen. Zo werd voorgesteld in twee jaar de Groninger Borgen Stichting te vervangen door een nieuwe stichting om de promotie te bevorderen en dat er met ingang van 1 januari 2005 een directe subsidierelatie met de drie 'museale' borgen zou komen. De 'eigen' borgen zouden elders worden ondergebracht. Voor het kantoorpersoneel van de Groninger Borgen Stichting zou in principe een passende oplossing worden gevonden. De Federatie Monumenten Organisaties Groningen zou uitsluitend een werkgeversfunctie houden, omdat het de uitgang verzorgt naar de bedrijfsvereniging. De subsidierelaties zouden vanaf 1 januari 2005 niet alleen rechtstreeks worden met de drie 'museale' borgen, maar ook met de bij de Federatie aangesloten Stichting Oude Groninger Kerken en de Stichting De Groninger Molen. De verschillen in omvang van de subsidie aan de 'museale' borgen zouden vanaf 1 januari 2005 verkleind worden. De verhelderde verhoudingen tussen besturen en directeur/conservatoren van de 'museale' borgen zouden worden bekrachtigd met een directiestatuut. Op basis van deze voorstellen hebben wij met ons schrijven d.d Wijn Organisatieadvies opdracht gegeven voor procesleiding van de implementatiefase. Mevrouw R. Broekhuis van het Museumhuis Groningen is in goed overleg uit project- en stuurgroep gestapt om schijn van belangenverstrengeling te voorkomen. Genoemde voorstellen zijn op 5 september 2003 besproken in een plenaire startbijeenkomst 2e fase met alle betrokkenen (inclusief een personeelsvertegenwoordiging), onder voorzitterschap van de verantwoordelijke gedeputeerde. Alle betrokkenen stonden achter de voorstellen. Tussenrapportage Wij hebben u in december 2002 en december 2003 geïnformeerd over de gang van zaken rondom het proces Borgen Nieuwe Stijl. Huidige Eindrapportage (Wijn) In december 2003 heeft de projectgroep 'Groninger Borgen nieuwe stijl' voorstellen gedaan voor een heldere communicatie- en besluitvormingsstructuur in de relatie tussen de Groninger Borgen en de Provincie. De voorstellen raakten ook aan de competentie en werkwijze van de stichtingen die met elkaar verbonden zijn in de Federatie Monumenten Organisaties Groningen (FMOG). Te weten de Stichting Oud Groninger Kerken (SOGK) en de Stichting De Groninger Molen (SDGM). In de projectgroep en de diverse werkgroepen zijn de voorstellen uitgewerkt tot zaken die rijp zijn voor besluitvorming. De SOGK en de SDGM zijn bij de besprekingen over de vormgeving van de FMOG betrokken geweest. Een juridisch adviseur van Deloitte & Touche heeft assistentie verleend bij de juridische aangelegenheden rondom de FMOG. De OR is geïnformeerd over de plannen en heeft in twee werkgroepen als adviseur geparticipeerd. De eindconclusies in de Eindrapportage zijn voorgelegd aan de betrokken instellingsbesturen. Deze gaan akkoord met (de eindconclusies in) de Eindrapportage. De ondertekende akkoordverklaringen van de afzonderlijke instellingen gaan als bijlage bij de Eindrapportage. Uitgangspunt voor de voorstellen van de projectgroep 37-2

3 Vanaf 2005 verstrekt de Provincie de subsidie rechtstreeks aan de bij de FMOG aangesloten instellingen, te weten de SOGK, de SDGM, de Stichting Borg Verhildersum, de Stichting Museum Menkemaborg en de Stichting Landgoed Fraeylemaborg. De hoogte van de subsidiebedragen wordt voor de komende vier jaar vastgesteld in de Cultuurnota van de Provincie Groningen. Voorstellen en conclusies uit de Eindrapportage 1: Hef de Groninger Borgen Stichting op. Conclusie: De partijen/stuurgroep stemmen/stemt in met het voorstel om de Groninger Borgen Stichting op te heffen. Dit heeft diverse gevolgen die in de hierna beschreven voorstellen terugkomen. De stichting zal nog tot ca. medio 2006 blijven voortbestaan om m.n. twee lopende projecten (Piloersema en Ewsum) af te ronden. Overdracht in deze is niet aan de orde vanwege de in verhouding te grote inspanning die dit met zich meebrengt, vanwege het feit dat voor Ewsum geen ervaren rechtspersoon aanwezig is en dat een snelle afronding gegarandeerd dient te worden. Voor de 'eigen' borgen wordt een goede overname geregeld. Dit punt komt later terug. De SOGK zal als interim uitvoerder voor de GBS optreden. Statutair dient opheffing van de organisatie te worden voorgelegd aan Provinciale Staten. Per medio 2006 zal de GBS overgaan naar de status van 'stichting in liquidiatie'. 2: Zorg dat de promotie van de borgen in gezamenlijkheid wordt uitgevoerd. Conclusie: Er wordt geen nieuwe stichting opgericht. De algemene promotionele activiteiten voor de borgen worden verzorgd door Marketing Groningen, die o.a. ook door de Provincie wordt gesubsidieerd. Hiermee vloeit het gereserveerde bedrag ad ,- terug naar de Provincie. De platformfunctie en de verbinding tussen alle borgen (gemeenschappelijk verhaal) en Marketing Groningen wordt ingevuld en uitgevoerd door het Museumhuis Groningen. Hiervoor is ,-- gereserveerd. Dit bedrag is opgenomen in de Cultuurnota Het Museumhuis treft inhoudelijke voorbereidingen. 3: Tref goede regelingen voor het huidige personeel van de GBS! Conclusie: Voor al het personeel is een goede regeling getroffen, met volledige instemming van alle partijen. Het personeel van de borgen wordt per rechtstreeks door de FMOG gedetacheerd bij de borgen. Met de directeur van de GBS is een passende regeling getroffen ten laste van de GBS. Het kantoorpersoneel GBS wordt per door de FMOG gedetacheerd bij de SOGK. Van daaruit blijft het nog diensten verrichten voor de borgen en de GBS in afbouw. Hierover zijn onderling financiële afspraken gemaakt voor de periode 2005 t/m In de Eindrapportage Wijn staat dat de Provincie zich garant stelt voor het jaar 2005 voor een eenmalige tegemoetkoming aan de SOGK voor de overname van de secretaresse GBS ad ,--. Inmiddels is er ambtelijk overleg geweest met de directeur a.i. van de GBS, de heer P. Breukink, waarin duidelijk is geworden dat er voldoende batig saldo overblijft binnen de GBS om deze kosten daaruit te kunnen dekken. De directeur ziet geen belemmeringen om dit op deze wijze op te lossen. De verwachting is dat na aftrek van deze kosten er nog ca zal resteren. Dit is nog exclusief van eventuele opbrengsten uit verkoop van de borg Rusthoven. Het resterende saldo zal conform de statuten worden ingezet voor het doel 'borgen'. Hierover vindt nader overleg plaats. 4: Beperk de taken van de FMOG tot een strikt formele werkgeverstaak. Conclusie: De partijen/stuurgroep stemmen/stemt in met een beperkte taakstelling voor de FMOG. Deze heeft m.n. betrekking op het uitoefenen van het formele werkgeverschap en verbindingselement met de CAO van de bedrijfsvereniging Woningbouwcorporaties. Er is juridisch advies (Deloitte & Touche) gevraagd voor een opzet van raam-, detacherings- en arbeidsovereenkomsten waarbij uitgangspunt is dat de deelnemende organisaties zo autonoom mogelijk zijn en niet afhankelijk zijn van elkaars financiën. 37-3

4 5: Zorg dat de eigen borgen op een goede manier onder dak komen. Conclusie: De eigen borgen worden goed onder dak gebracht. Het gaat hierbij om Allersmaborg (in erfpacht van Staatsbosbeheer), Ewsum (in erfpacht van Staatsbosbeheer) en Rusthoven (eigendom GBS). Voor alle 3 lopen inmiddels besprekingen, maar zijn nog niet afgerond. De publieke functie wordt hierbij zoveel mogelijk gewaarborgd. De verkoop van borg Rusthoven zal het eindsaldo van de GBS in liquidatie mede bepalen. 6: Verdeel de subsidie op een meer evenwichtige wijze over de 'museale' borgen. Conclusie: De Borgen zijn gelijkwaardig maar niet gelijk aan elkaar. De verdeling van de subsidiegelden tussen de 'museale' borgen is evenwichtiger geworden, t.w. voor Menkemaborg , voor Borg Verhildersum en voor Fraeylemaborg Naast de verdeling van de administratieve gelden voor het FMOG (onderlinge afspraak voor de periode ), is hierin ook verdisconteerd een extra compensatie voor Fraeylema ad ter versterking van het management en voor Verhildersum extra ter versterking van het onderzoeksgedeelte. De definitieve totaalbedragen zijn opgenomen in de Cultuurnota : Stel een directiestatuut op. Conclusie: De borgbesturen zijn op weg om te gaan werken met een directiestatuut. Er zijn enkele modellen uitgewerkt. Ontwikkelingen moeten niet geforceerd worden en beschrijvingen moeten realistisch zijn in verband met de eigen situatie en cultuur van de afzonderlijke borgen. > De toekomst: Er rest in het najaar een aantal afrondende werkzaamheden. Zo zullen de statuten van de FMOG door de notaris moeten worden aangepast aan de nieuwe situatie. De FMOG moet detacheringovereenkomsten gaan opstellen tussen haar en de participerende instellingen. Voor al het personeel zullen arbeidsovereenkomsten moeten worden opgesteld en aan hen voorgelegd. Tussen de 'museale' borgen en de provincie zullen budgetcontracten moeten worden opgesteld, waarin wordt aangegeven wat de provincie van de borgen verwacht. De Platformfunctie moet worden ingevuld door het Museumhuis Groningen in samenwerking met de borgen. In december zal de cultuurnota worden vastgesteld door Provinciale Staten. Daarmee worden de organisatorische en financiële afspraken bezegeld. Eind december 2004 of januari 2005 zullen de besturen de overeenkomsten ondertekenen. Overzicht financiën Uitgangspunt was om de operatie Borgen Nieuwe Stijl budgettair neutraal uit te voeren. Voor 2004 is voor de borgen ,-- subsidie beschikbaar. Vanaf 2005 krijgen Menkemaborg, Borg Verhildersum en Fraeylemaborg resp , , subsidie. Verder is er voor de platformfunctie gereserveerd. De resterende vloeit terug naar de provincie. De kosten IZR voorziening (personeel B3 status) ad per jaar en de eenmalige tegemoetkoming SOGK voor overname van de secretaresse GBS ad worden gedekt uit het saldo van de GBS in liquidatie. Hierover is overeenstemming bereikt met de directeur a.i. van de GBS, de heer P. Breukink. Afronding Nu alle instellingsbesturen akkoord zijn met de eindrapportage en conclusies die daarin zijn opgenomen, zullen wij Wijn Organisatieadvies verzoeken om de laatste zaken af te ronden. Wij concluderen dat het proces naar tevredenheid van alle partijen grotendeels is afgerond en dat de afzonderlijke borgen vanaf 01 januari 2005 een autonome positie innemen binnen het veld van culturele instellingen. Het gemeenschappelijke van alle borgen is gegarandeerd in de platformfunctie. 37-4

5 Als laatste willen wij opmerken dat wij in de komende cultuurnotaperiode willen komen tot een meer gefundeerde afweging van subsidiering van enerzijds de instandhouding van gebouwd erfgoed en anderzijds de museale taakstelling. Wat betreft museale collecties willen wij dit mede afzetten tegen de collecties en taakstelling van de (overige) musea. Op het terrein van museale collecties vindt reeds een inventarisatie plaats op deelcollectieniveau (MUSIP). Onder andere dit onderzoek kan dienen tot een objectivering en integrale afweging wat betreft subsidie en prestatie - eisen. Dit kan tot gevolg hebben dat subsidiebedragen worden aangepast, eventueel al tijdens deze cultuurnotaperiode. Wij stellen u voor het in ontwerp bij deze voordracht gevoegde besluiten vast te stellen. Groningen, 26 oktober Gedeputeerde Staten der provincie Groningen: J.G.M. Alders, voorzitter. H.J. Bolding, secretaris. 37-5

6 Nr. 37/2004 Provinciale Staten van Groningen: Gelezen de voordracht van Gedeputeerde Staten van 26 oktober 2004; nr , C; Gelet op artikel 12 van de statuten van de Groninger Borgen Stichting te Groningen; Gehoord het Algemeen Bestuur van de Stichting BESLUITEN: tot opheffing van de Groninger Borgen Stichting voornoemd. Groningen, Provinciale Staten voornoemd:, voorzitter., griffier. 37-6